Programme de modernisation de la plateforme numérique: Plateforme d’expérience client
Rapport final du surveillant de l'équité : Le 12 octobre 2023
Addenda au rapport final : Le 12 octobre 2023
Soumis au : Directeur, Programme de la surveillance de l'équité
Soumis par : RFP Solutions Inc.
Sur cette page
Attestation d'assurance
Par la présente, le surveillant de l'équité (SE) fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci dessous concernant le processus d'approvisionnement de la plateforme d'expérience client (PEC) à l'appui du Programme de modernisation de la plateforme numérique (MPN), phase 3 (P3), jusqu'à et y compris la conclusion de la phase de l'évaluation.
Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.
Original signé par :
Cathryn Kallwitz
Directrice générale
RFP Solutions Inc.
Surveillante de l'équité
Rebecca Toman
Représentante de l'entrepreneur de surveillance de l'équité
Conseillère principale en approvisionnement et équité
RFP Solutions Inc.
Todd Howard
Ingénieur
Spécialiste en gestion de projets
Surveillant de l'équité
Exigence de l'activité
RFP Solutions Inc. a été embauché en tant que SE, le 14 novembre 2022 pour observer les activités d'approvisionnement liées à la PEC à l'appui du Programme de MPN, P3, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) dans le cadre de l'invitation WS3833985677. RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.
Le présent rapport porte sur les activités du SE pour la phase de demande de propositions (DDP) et d'évaluation des soumissions menant à la recommandation d'un soumissionnaire gagnant pour la PEC à l'appui du Programme de MPN, P3, du 14 novembre 2022 au 25 juillet 2023.
IRCC avait besoin d'une PEC pour soutenir la mise en œuvre de son programme de MPN, P3. Cette demande de soumissions devait donner lieu à l'attribution de 2 contrats : l'1 à un éditeur de logiciel-services et l'autre à un intégrateur de systèmes (IS). Les 2 entrepreneurs doivent travailler en partenariat pour concevoir, mettre au point et mettre en œuvre la PEC.
L'IS fournira des services professionnels sur demande pour configurer et mettre en œuvre la PEC, ce qui consiste à :
- examiner, analyser et documenter les exigences opérationnelles pour la mise en œuvre de la PEC
- concevoir, configurer, adapter et personnaliser la PEC pour répondre aux besoins opérationnelles
- intégration de la PEC aux systèmes du Canada
- mise en œuvre de la PEC en production
- soutenir la PEC suite à la mise en œuvre
- offrir des services de formation et de transfert de connaissances
- fournir des services de gestion de projet connexes
L'éditeur de logiciel-services fournira et gérera le logiciel-service, ce qui consiste à :
- hébergement, exploitation, maintenance et prise en charge de la PEC sécurisée
- fournir aux utilisateurs internes et externes, au développement, à l'administration un accès au système basé sur l' éditeur de logiciel-services aux environnements de production et de non-production (tests, formation, mise en scène, etc.) de la PEC fondé sur l'informatique en nuage
- effectuer les travaux requis pour soutenir le processus d'évaluation et d'autorisation de sécurité
- fournir les meilleurs pratiques, l'expertise et les conseils de l'éditeur de logiciel-services pour la configuration, l'adaptation, la personnalisation et l'intégration de la PEC afin de répondre aux exigences opérationnelles et techniques du Canada pour la mise en œuvre
- fournir la documentation pour l'utilisateur final et l'administrateur dans les 2 langues officielles du Canada pour toutes les composantes du service de la PEC, sans frais supplémentaires
Nous avons examiné l'ensemble des renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes.
Ce rapport comprend :
- notre attestation d'assurance
- un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
- les observations pertinentes tirées des activités entreprises
Mandat de surveillance de l'équité et observations
Conformément aux termes de notre mandat, nous:
- nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
- avons examiné les documents de la DDP avant leur publication
- avons observé les activités de DDP et la période suivant la sollicitation, y compris l'évaluation des propositions
- avons ciblé les questions relatives à l'équité auprès de l'autorité contractante (AC)
- nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées
Un survol des activités menées au cours de notre mandat ainsi que les observations connexes sont présentées ci-après.
Demande de propositions
La DDP a été émise le 19 janvier 2023 au moyen de la solution d'achats électronique (SAE) SAP Ariba, et un avis public a été émis sur le site AchatsCanada. Nous avons examiné les ébauches et la version finale de la DDP avant qu'elle soit émise et fourni des commentaires relatifs à l'équité à l'AC comme exigé.
Au cours de la période de soumission, le Canada a publié un avis à l'industrie. Nous avons examiné l'avis et fourni des commentaires relatifs à l'équité à l'AC comme exigé.
Vingt-huit modifications à la DDP ont été publiées pour répondre aux questions, y compris des changements à la DDP et pour repousser la date de clôture de la DDP au 28 mars 2023. Nous avons surveillé la publication de la DDP et les modifications à la SAE. Nous avons également examiné les modifications et fourni des commentaires relatifs à l'équité à l'AC comme exigé.
Sept soumissions ont été reçues et traitées en tout respect de l'échéance et des directives énoncées dans la DDP.
Aucune lacune en matière d'équité n'a été observé à la phase de la DDP.
Processus d'évaluation
Avant l'évaluation des soumissions, l'AC a préparé des cahiers d'évaluation destinés à l'équipe d'évaluation des soumissions.
Nous avons examiné les cahiers d'évaluation afin de vérifier qu'ils concordaient avec la DDP publiée et aux modifications. Nous avons également examiné, avec l'AC, la structure de l'équipe d'évaluation, les directives d'évaluation, notamment :
- les responsabilités de l'évaluateur
- le code de conduite
- la sécurité
- la confidentialité
- les exigences en matière de conflit d'intérêts
L'évaluation a été réalisée par 5 équipes, chaque équipe étant chargée d'un sous-ensemble de critères d'évaluation pour l'ensemble des soumissions.
L'AC et l'équipe chargée de l'approvisionnement ont organisé la formation des évaluateurs de l'équipe chargée de l'évaluation, notamment une présentation pour expliquer la méthodologie d'évaluation. La formation des évaluateurs a eu lieu le 30 mars 2023, les 3 et 4 avril 2023, sur Microsoft Teams. Une dernière formation à l'évaluation a été dispensée le 9 mai 2023 à un membre de l'une des équipes d'évaluation des critères cotés avant le début du processus d'évaluation cotée. Nous avons observé les séances de formation.
Les membres de l'équipe d'évaluation ont d'abord fait une évaluation individuelle des soumissions avant de rassembler pour faire des évaluations consensuelles.
Les rencontres d'évaluation consensuelle ont été tenues les 11, 12, 18, 19, 25, 27 avril, les 4, 5, 9, 17 mai et du 23 au 26 mai 2023, sur Microsoft Teams.
L'évaluation des soumissions était assujettie au processus de conformité des soumissions pour ce qui concerne les critères techniques obligatoires. Pendant l'évaluation initiale des critères techniques obligatoires, aucun soumissionnaire n'a été jugé conforme aux critères techniques obligatoires. L'AC a produit un rapport d'évaluation de la conformité (REC) à chacun de ces soumissionnaires, conformément aux conditions de la DDP, les informant de leur non-conformité respective et les invitant à soumettre des renseignements révisés ou supplémentaires pour étayer leur conformité. Après avoir reçu les réponses au REC, les membres de l'équipe d'évaluation ont examiné et évalué individuellement les renseignements fournis avant de se rassembler pour faire une évaluation consensuelle.
Au cours de l'évaluation des critères techniques obligatoires, un soumissionnaire a informé l'AC de son retrait du processus de DDP pour la PEC.
L'AC a également préparé et envoyé des éclaircissements à 1 soumissionnaire. Après avoir reçu les réponses aux éclaircissements demandés, les membres de l'équipe d'évaluation ont examiné et évalué individuellement les réponses fournies avant de se rassembler pour faire une évaluation consensuelle.
Quatre soumissions ont été jugées conformes à tous les critères techniques obligatoires et ont été évaluées selon les critères techniques cotés. Les soumissions devaient obtenir une note de passage minimale lors de l'évaluation selon les critères techniques cotés. Quatre soumissions ont obtenu la note de passage requise.
Indépendamment du processus d'évaluation, 1 soumission a été mise en coté conformément à l'exercice par le Canada de ses droits légaux tels qu'ils sont énoncés dans la DDP.
Les 3 soumissions restantes ont été évaluées en fonction des soumissions financières.
Nous avons observé chacune des rencontres d'évaluation consensuelle, y compris les processus du REC et d'éclaircissement, et avons fourni à l'AC des commentaires relatifs à l'équité comme requis. Les mesures appropriée ont été pris par l'AC.
L'exercice par le Canada de ses droits légaux n'entrait pas dans le champ d'application du SE.
L'évaluation financière des soumissions a été menée par l'AC. Une fois le processus d'évaluation terminé, le SE a examiné le relevé des résultats.
Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée en ce qui concerne le processus d'évaluation.
Documents de référence
Les documents relatifs à l'invitation WS3833985677 se trouvent sur le site AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.
Addenda au rapport final
Le 12 octobre 2023
Addenda au rapport final du 12 octobre 2023 concernant la PEC à l'appui du Programme de MPN.
Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution du contrat et les comptes rendus.
Les 2 contrats (éditeur de logiciel-services et intégrateur de systèmes) ont été officiellement attribués à leurs soumissionnaires respectifs le 14 juillet 2023.
Les soumissionnaires non retenus ont été avisés du résultat le 20 juillet 2023 par des courriels qui incluaient des lettres officielles de regret. Les lettres de regret indiquaient les 2 soumissionnaires retenus ainsi que les valeurs de leurs contrats respectifs. Les lettres incluaient également les résultats respectifs de l'évaluation consensuelle de chaque soumissionnaire non retenu et, pour les soumissions évaluées en fonction de leur soumission financière, le résultat de l'évaluation financière. Le SE a examiné les communications avec les soumissionnaires non retenus avant qu'elles soient émises.
Le Canada a publié le 21 juillet 2023 un communiqué de presse indiquant les 2 soumissionnaires retenus ainsi que les valeurs de leurs contrats respectifs. Deux avis d'adjudication de contrat ont également été publiés sur AchatsCanada le 25 juillet 2023. Le SE a vérifié la publication du communiqué de presse et des avis d'adjudication.
À la suite de la publication des lettres d'avis, 1 des soumissionnaires retenus a demandé des renseignements au sujet de l'évaluation de sa soumission, que l'AC a fournis par écrit le 26 juillet 2023. De plus, 2 des soumissionnaires ont demandé une rencontre avec l'AC pour un compte rendu plus approfondi. L'AC a avisé les soumissionnaires que, conformément à l'article 1.5 de la DDP, les comptes rendus doivent être faits par écrit et avaient été fournis dans les lettres de regret. L'1 des soumissionnaires a demandé par écrit des renseignements supplémentaires au sujet de ses résultats, qui ont été fournis par l'AC par courriel le 2 août 2023. Le SE a eu l'occasion d'examiner cette correspondance à la suite de sa publication.
Attestation d'assurance
Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne la PEC à l'appui du Programme de MPN, P3, jusqu'à et y compris la conclusion de l'attribution des contrats et aux activités de compte rendu.
Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.
Original signé par :
Cathryn Kallwitz
Directrice générale
RFP Solutions Inc.
Surveillante de l'équité
Rebecca Toman
Représentante de l'entrepreneur de surveillance de l'équité
Conseillère principale en approvisionnement et équité
RFP Solutions Inc.
Todd Howard
Ingénieur
Spécialiste en gestion de projets
Surveillant de l'équité
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