Réapprovisionnement du service de réservation version 3

Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité (SE) émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne le processus de sélection concurrentiel concernant le processus de réapprovisionnement du Service de réservation version 3 de Parcs Canada (SCRPCv3), en commençant par l’émission d’une invitation à se qualifier (ISQ) jusqu’à la fin de la phase d’évaluation de la demande de propositions (DP).

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé ci-dessous a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

Les services de Samson ont été retenus à titre de SE le 20 juillet 2022 pour observer le processus concurrentiel pour le réapprovisionnement du SCRPCv3 entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom de l’Agence Parcs Canada (APC) dans le cadre de la demande de soumissions WS3591211515. Samson est un tiers indépendant en ce qui concerne cette activité.

En décembre 2020, un contrat de service concurrentiel a été attribué pour le SCRPCv3 avec l’espoir que le SCRPCv3 serait lancé d’ici janvier 2022; cependant, le contrat a été résilié le 13 mai 2022.

Par conséquent, un nouveau processus concurrentiel a été entrepris pour le réapprovisionnement du SCRPCv3 avec l’émission d’une ISQ le 27 juillet 2022. L’objectif de l’ISQ était de rechercher d’autres fournisseurs intéressés à se qualifier pour participer au réapprovisionnement de la solution de réservation. Les 5 fournisseurs précédemment qualifiés n’avaient pas besoin de se requalifier. L’entrepreneur précédent a déclaré qu’il ne participerait pas au nouvel approvisionnement et n'a donc pas été invité.

Ce rapport couvre les activités du SE à partir de la délivrance de l’ISQ le 27 juillet 2022 jusqu’à la clôture des évaluations de la phase de DP le 13 mars 2023.

Le SCRPCv3 est une solution de réservation pour les parcs nationaux et lieux historiques nationaux de l’APC à travers le Canada. Il comprendra :

• un site Web public pour effectuer des réservations
• un centre d’appels
• une interface destinée aux employés
• une fonctionnalité administrative

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes à la suite de notre mobilisation.

Ce rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les méthodologies appliquées
• les observations pertinentes découlant des activités entreprises

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

Conformément aux termes de notre engagement, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé les activités d’approvisionnement, par exemple :
  • l’ISQ
  • la demande d’amélioration des exigences (DAE) et les documents connexes
  • la DP et les modifications
  • le processus de questions et réponses connexe
  • la participation aux réunions
• avons identifié les questions liées à l’équité aux autorités contractantes et techniques
• avons veillé à ce que les réponses et les mesures soient raisonnables et appropriées

Dans cette section

• Activités et observations: Phase d’invitation à se qualifier
• Activités et observations: Demande d’amélioration des exigences
• Activités et observations: Phase de demande de proposition
• Activités et observations: Phase d’évaluation de la demande de proposition

Activités et observations: Phase d’invitation à se qualifier

Un ISQ a été affiché via AchatsCanada (WS3591211515) le 27 juillet 2022 afin d’identifier d’autres fournisseurs qui seraient intéressés à participer à l’occasion. L’ISQ a pris fin le 22 août 2022.

Aucune question des fournisseurs intéressés n’a été reçue, et aucune modification n’a été requise à l’ISQ.

Un fournisseur a répondu à l’ISQ. Les directives d’évaluation ont été élaborées conformément aux exigences obligatoires de l’ISQ. L’équipe d’évaluation technique était composée de 3 évaluateurs. Une réunion d’évaluation consensuelle a eu lieu le 12 septembre 2022. Le répondant a été jugé non conforme aux exigences obligatoires.

Conformément au processus de conformité des soumissions par étapes (PCSE), un rapport d’évaluation de la conformité (REC) a été envoyé au fournisseur le 14 septembre 2022, demandant la présentation de renseignements supplémentaires ou différents dans le but de démontrer la conformité aux critères obligatoires admissibles énoncés dans le REC. Le fournisseur a fourni sa réponse en temps opportun. À la suite de l’examen de la réponse du fournisseur, une deuxième réunion de consensus a eu lieu le 23 septembre 2022. Le fournisseur a été jugé non conforme aux exigences obligatoires.

Le SE a examiné l’ISQ, le REC et le rapport de consensus, et a participé aux réunions de consensus pour s’assurer que les considérations d’équité étaient traitées de manière satisfaisante.

Aucun problème d’équité n’a été relevé.

Activités et observations: Demande d’amélioration des exigences

Le phase DAE a débuté le 28 novembre 2022, avec la délivrance (par courriel) aux 4 fournisseurs qualifiés du document DAE (5P047-22-0072A) et l’ébauche de la DP. Les objectifs de la phase RRR étaient les suivants :

1. solliciter des commentaires sur l’ébauche de la DP et les questions d’intérêt
2. obtenir des recommandations d’amélioration

Une modification au document de la DAE a été envoyée le 6 décembre 2022, avec quelques questions supplémentaires aux fournisseurs qualifiés.

Trois fournisseurs ont fourni des commentaires sur des questions d’intérêt et ont participé à des séances individuelles qui ont eu lieu les 14 et 15 décembre 2022. Les questions des fournisseurs qualifiés au cours des séances individuelles ont été acceptées et des réponses ont été fournies à tous les fournisseurs qualifiés.

La phase de la DAE a pris fin le 5 janvier 2023, à la suite de la publication de la DP officielle.

Le SE a :

• examiné le document de la DAE et sa modification
• examiné le projet de DP
• examiné les commentaires fournis par les fournisseurs qualifiés sur les questions d’intérêt
• participé aux séances individuelles
• examiné toutes les réponses aux questions des fournisseurs qualifiés au cours des séances individuelles
• examiné la DP officielle sur AchatsCanada

Aucun problème d’équité n’a été relevé.

Activités et observations: Phase de demande de proposition

La DP (WS3591211515) a été publiée via AchatsCanada le 5 janvier 2023 et avait une date de clôture du 31 janvier 2023.

Six documents de questions et réponses ont été émis pour répondre aux questions soulevées par les fournisseurs qualifiés, dont le dernier était le 27 janvier 2023. Trois modifications à la DP ont été émises pour clarifier certains aspects, dont la dernière a eue lieu le 27 janvier 2023.

Le SE a examiné

• les documents de la DP
• toutes les questions et réponses fournies pendant la période d’affichage de la DP
• les modifications pour s’assurer que les considérations d’équité étaient traitées de manière satisfaisante

Deux fournisseurs qualifiés ont présenté une proposition et 2 autres ont informé TPSGC qu’ils ne présenteraient pas de proposition.

Aucun problème d’équité n’a été relevé.

Activités et observations: Phase d’évaluation de la demande de proposition

Des directives d’évaluation décrivant l’objectif de :

• l’évaluation
• les principes de l’évaluation
• les mesures de sécurité
• le processus d’évaluation
• les demandes de clarification

Les directives d’évaluation ont été communiquées lors d’une séance d’information pour l’équipe d’évaluation technique qui a eu lieu le 31 janvier 2023. L’équipe d’évaluation était composée de 5 évaluateurs.

L’évaluation des soumissions a consisté d’un examen de la documentation soumise par les soumissionnaires et de la participation à une démonstration de produit, comme indiqué dans la DP. L’évaluation des soumissions a débuté le 1er février 2023.

Conformément à la section procédures d’évaluation et base de sélection de la DP, le PCSE a été appliqué et comportait 3 phases :

• Phase d’évaluation 1 : Offre financière :
  • Pour déterminer si la soumission comprenait une soumission financière et si elle comprenait tous les renseignements exigés par la DP
  • Seules les soumissions jugées conformes aux exigences examinées au cours de cette phase avaient le droit de faire l’objet d’un examen à la phase 2 de l’évaluation
• Phase d’évaluation 2 : Soumission technique :
  • Pour identifier les cas où le soumissionnaire n’a pas satisfait à un critère d’évaluation obligatoire admissible
  • Seules les soumissions jugées conformes aux exigences obligatoires examinées au cours de cette phase avaient droit à une phase d’évaluation 3
• Phase d’évaluation 3 : Évaluation finale de la soumission :
  • Pour terminer l’évaluation de toutes les soumissions jugées conformes aux exigences examinées à la phase d’évaluation 2

Des réunions de consensus concernant les critères obligatoires assujettis au SE ont eu lieu les 7 et 8 février 2023. Conformément au SE, des RECs ont été envoyés aux fournisseurs qualifiés le 9 février 2023. À la conclusion de la phase d’évaluation 2, 2 fournisseurs ont été jugés conformes aux exigences obligatoires.

La démonstration du produit par des fournisseurs qualifiés a eu lieu le 16 février 2023 et le 23 février 2023. Des réunions de consensus concernant l’évaluation de tous les autres critères ont eu lieu le 2 mars 2023. Le rapport d’évaluation final de l’évaluation technique et financière globale a été achevé le 8 mars 2023.

Le SE a examiné les :

• directives d’évaluation
• grilles de notation individuelles fournies à l’équipe d’évaluation
• grilles d’évaluation consensuelles

Le SE a assisté à :

• la séance d’information de l’équipe d’évaluation
• la démonstration du produit par les fournisseurs qualifiés
• à des réunions de consensus avec les équipes d’évaluation et l’AC

Le SE a examiné :

• les REC qui ont été envoyés aux fournisseurs qualifiés
• le résumé de l’évaluation technique signé par les évaluateurs
• le rapport d’évaluation final sur l’évaluation technique et financière globale afin de confirmer l’entreprise gagnante

Documents de référence

Les documents relatifs à la demande de soumissions WS3591211515 se trouvent sur le site d’AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Les documents relatifs au DAE (5P047-22-0072A) sont disponibles auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

9 août 2023

Addenda au rapport final SE daté du 13 mars 2023, concernant le processus de sélection concurrentiel pour le réapprovisionnement du SCRPCv3 entrepris par TPSGC.

Cet addenda au rapport final du SE couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Activités de surveillance de l’équité liées à l’attribution des contrats et aux comptes rendus

Deux fournisseurs qualifiés ont répondu à la DP. La soumission recevable ayant obtenu le plus grand nombre total de points a été recommandée pour l’attribution d’un contrat.

Le soumissionnaire retenu a été informé des résultats de l’évaluation de la soumission, le 2 juin 2023, et le contrat a été attribué le 17 juillet 2023. Une lettre de regret a été envoyée à l’autre soumissionnaire le 18 juillet 2023.

Une rencontre a eu lieu avec le soumissionnaire retenu le 5 juin 2023, pour discuter du calendrier des mesures précises qui devaient être prises avant l’attribution du contrat. Le 13 juin 2023, une réunion a eu lieu avec le soumissionnaire retenu pour discuter du plan de participation autochtone proposé.

Seul le soumissionnaire retenu a demandé un compte rendu écrit sur les résultats du processus d’appel d’offres. A cette fin, TPSGC a envoyé un rapport sommaires des résultats de l’évaluation au soumissionnaire le 24 juillet 2023.

Le SE a assisté aux réunions avec le soumissionnaire retenu et a examiné la correspondance avec les soumissionnaires, ainsi que les rapports sommaires respectifs sur les résultats de l’évaluation soumis au soumissionnaire retenu.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel pour le réapprovisionnement du SCRPCv3 jusqu’à et incluant la conclusion de l’attribution du contrat et des activités de compte rendu.

Selon notre opinion professionnelle, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :