Régime canadien de soins dentaires

Dans cette section

• Phase de demande de renseignements
• Étape 1 : Invitation à se qualifier
• Invitation à qualifier l'évaluation
• Étape 2 : Examen et amélioration des exigences
• Étape 3 : Demande de propositions
• Phase d'évaluation de la demande de propositions

Phase de demande de renseignements

Une DDR a été publiée via buyandsell.gc.ca le 25 juillet 2022 et fermée le 23 août 2022. L'objectif de la DDR était d'informer l'industrie des exigences potentielles de SC pour le RCSD, ainsi que de solliciter les commentaires de l'industrie. La DDR contenait 37 questions visant à solliciter les commentaires des intervenants intéressés sur divers aspects du RCSD.

Le Canada a reçu 26 réponses à la DDR à la date de clôture. Après avoir examiné les réponses, le Canada a prévu 10 rencontres individuelles entre le 30 août et le 2 septembre 2022, avec les répondants qui étaient considérés comme des sociétés d'assurance de niveau 1 et/ou de traitement des réclamations, ainsi qu'avec d'autres parties prenantes qui ont demandé une rencontre. Le but de ces réunions était de donner au Canada l'occasion de poser des questions concernant les réponses à la DDR et de discuter d'autres renseignements pertinents liés aux exigences du RCSD.

Le SE a examiné le document de DDR et toutes les réponses fournies par les parties intéressées. Le SE a également participé à toutes les réunions individuelles avec les intervenants.

Aucun problème d'équité n'a été relevé.

Étape 1 : Invitation à se qualifier

L'ISQ a été affichée le 28 octobre 2022, avec une date de clôture fixée au 5 décembre 2022. L'objectif de l'ISQ était que le Canada sélectionne jusqu'à 3 répondants conformes qui ont obtenu la note la plus élevée. Les répondants sélectionnés seraient considérés comme des fournisseurs qualifiés et seraient pris en considération pour les prochaines étapes du processus d'approvisionnement.

Le SE a examiné l'ébauche de l'ISQ avant son affichage et a fourni des commentaires relatifs à l'équité à l'intention de l'autorité contractante (AC). Le SE a examiné les 28 questions et réponses qui ont été soumises pendant la période d'affichage de l'ISQ. Ces questions ont donné lieu à 3 modifications à l'ISQ. Le document de l'ISQ a été rédigé de manière claire et compréhensible, et toutes les questions soumises ont reçu une réponse compréhensible.

Le Canada a reçu 8 réponses à l'ISQ. Lors de l'examen initial des critères obligatoires, 6 réponses ont été considérées comme contenant tous les renseignements nécessaires, tandis que 2 répondants ont reçu des rapports d'évaluation de la conformité (REC) afin d'obtenir des éclaircissements et de donner l'occasion de fournir tout renseignement manquant afin de démontrer la conformité aux critères jugés non conformes. Le SE a examiné le REC ainsi que les nouveaux renseignements soumis par les répondants.

Aucun problème d'équité n'a été relevé.

Invitation à qualifier l'évaluation

Le SE a examiné le plan d'évaluation de l'ISQ, les outils d'évaluation et la présentation de la formation des évaluateurs. Une séance d'information pour les équipes d'évaluation a eu lieu le 2 décembre 2022, et une séance d'information distincte a été organisée pour le SE le même jour. L'évaluation des soumissions a consisté en un examen de la documentation soumise par les soumissionnaires, par l'une des 3 équipes d'évaluation indépendantes. Chaque équipe d'évaluation s'est vu attribuer un ou plusieurs critères, et leur examen a été indépendant des autres équipes. L'évaluation des soumissions a débuté le 6 décembre 2022. L'AC et le SE ont assisté aux réunions de consensus avec les équipes d'évaluation, qui ont eu lieu entre le 12 et le 21 décembre. Certaines observations relatives à l'équité ont été communiquées à l'AC et ont été résolues avec succès.

À la suite des séances d'évaluation consensuelles, les résultats ont été transmis au Comité d'examen de l'évaluation (CEE), composé de cadres supérieurs de SC et de TPSGC, pour examen final le 22 décembre 2022. Le rapport de projet soumis au CEE était un résumé général des résultats pour les critères obligatoires et cotés. Tous les noms d'entreprises ont été retirés du rapport; par conséquent, la discussion du CEE a été faite de manière anonyme afin d'éviter tout parti pris. Le CEE a fourni une rétroaction et des commentaires aux équipes d'évaluation, et un rapport d'évaluation consensuel final a été préparé et approuvé le 12 janvier 2023. Aucun problème d'équité n'a été relevé.

Les 3 répondants retenus ont été informés le 25 janvier 2023 qu'ils étaient des fournisseurs qualifiés. Les répondants non retenus ont été informés des résultats de l'ISQ le 27 janvier 2023. Trois des répondants non retenus ont demandé des comptes rendus sur leurs résultats de l'ISQ, et ils ont reçu des lettres de compte rendu écrites en février et mars 2023. Le SE a examiné toute la correspondance, et aucun problème lié à l'équité n'a été relevé.

Étape 2 : Examen et amélioration des exigences

L'objectif de l'étape de l'examen et de l'amélioration des exigences (EAE) était de permettre une interaction plus ciblée avec les fournisseurs qualifiés afin de préciser davantage les exigences en répondant aux préoccupations des fournisseurs qualifiés et en tenant compte des recommandations des fournisseurs qualifiés. Seuls les 3 fournisseurs qualifiés qui ont réussi l'étape de l'ISQ ont participé au processus de l'EAE. Les fournisseurs qualifiés ont signé un accord de non-divulgation (AND) à l'étape de l'EAE, ainsi qu'un accord de participation.

Le SE a assisté à la réunion de lancement qui a eu lieu le 2 février 2023, et les 3 fournisseurs qualifiés étaient présents. L'EAE comprenait 6 ateliers au total, où chaque semaine l'atelier commençait par une présentation pour tous les fournisseurs qualifiés, suivie d'une rencontre individuelle pour chaque fournisseur, qui étaient programmées comme suit:

Le SE a assisté à toutes les séances de l'atelier et a examiné toutes les questions et réponses préparées pour chacun des sujets. Certaines observations relatives à l'équité ont été communiquées à l'AC et ont été résolues avec succès.

À la suite des ateliers, le Canada a envoyé des versions mises à jour de l'ébauche de la DP et de l'énoncé des travaux (EDT) aux fournisseurs qualifiés pour obtenir leurs commentaires. Le SE a examiné les ébauches de documents, ainsi que les commentaires fournis par les fournisseurs et les réponses du Canada. Certaines observations relatives à l'équité ont été communiquées à l'AC et ont été résolues avec succès.

Au cours de la période d'examen de l'ébauche de la DP, 2 des fournisseurs qualifiés ont informé le Canada qu'ils avaient décidé de ne pas présenter de soumission pour cette invitation. Les 2 fournisseurs ont indiqué que le niveau de risque global du programme était supérieur à leur tolérance au risque. Ils ont cité des facteurs tels que les risques financiers, la taille et l'échelle du programme, ainsi que le calendrier de mise en œuvre. Le SE et l'AC ont examiné tous les facteurs qui ont mené à ce résultat et ont conclu que la décision n'était pas causée par une question liée à l'équité.

Étape 3 : Demande de propositions

La DP a été initialement publiée via AchatsCanada (WS4053399035) le 21 juin 2023 et avait une date de clôture fixée au 7 juillet 2023. Deux modifications ont été émises, la dernière ayant eu lieu le 7 juillet 2023. Les questions des soumissionnaires potentiels ont été acceptées et les réponses ont été fournies et distribuées grâce aux modifications. Le SE a examiné les documents de la DP, ainsi que toutes les questions et réponses fournies pendant la période d'affichage de la DP. Un seul fournisseur qualifié a présenté une soumission. Aucun problème d'équité n'a été relevé.

Phase d'évaluation de la demande de propositions

Étant donné qu'une seule soumission a été reçue, le processus d'évaluation technique prévu à l'origine n'était pas nécessaire. TPSGC et SC ont plutôt entrepris un processus complet de validation technique des propositions pour s'assurer qu'elles respectaient toutes les exigences essentielles, les spécifications et les échéanciers décrits dans la DP et l'EDT. Plusieurs précisions ont été demandés au répondant et des renseignements supplémentaires ont été fournis. Le processus de validation s'est conclu le 27 juillet 2023 et a permis de conclure que la proposition technique répondait aux exigences et aux échéanciers du Canada décrits dans la DP. Le SE a examiné la soumission technique et toutes les questions et réponses au cours de cet évaluation. Aucun problème lié à l'équité n'a été relevé.

Activités de surveillance de l'équité liées à l'attribution des contrats et aux comptes rendus

À la suite de la phase d'évaluation de la DP, le soumissionnaire retenu a conclu un contrat d'entente de travail anticipé le 22 août 2023 et dans les négociations contractuelles avec l'AC et l'autorité technique. Un examen détaillé de toutes les exigences du contrat a été effectué par toutes les parties à la négociation afin de s'assurer de la faisabilité et d'une interprétation mutuelle. L'équipe de projet a également entrepris une analyse exhaustive des coûts des prix du soumissionnaire avec la Direction du soutien des prix de TPSGC. Le SE a examiné la correspondance avec le soumissionnaire et a assisté aux réunions d'examen du contrat les 5, 6, 12, 13 et 19 octobre 2023. L'avis d'attribution du contrat a été publié sur AchatsCanada le 1er décembre 2023. Aucun problème d'équité n'a été relevé.

Aucune réunion de compte rendu n'a été demandée par les soumissionnaires.

Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement du RCSD jusqu'à la conclusion du contrat et les activités de compte-rendu.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

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