Services d’agent de sécurité : Région du Québec

Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l'équité (SE) fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement des services d'agent de sécurité pour la région du Québec, jusqu'à et y compris la phase de la demande de propositions (DP).

Selon notre opinion professionnelle, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigence de l'activité

P1 Consulting Inc. a été embauché à titre de SE le 9 janvier 2023 dans le but d'observer le processus d'approvisionnement des services d'agent de sécurité pour la région du Québec émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) dans le cadre de l'invitation WS3866550805. P1 Consulting Inc. est une tierce partie indépendante en ce qui a trait à cette activité.

Par la présente, nous soumettons le rapport final, couvrant les activités du SE, commençant par le début de notre engagement, jusqu'à l'achèvement de la vérification des propositions le 3 avril 2023. Nous avons passé en revue l'ensemble des renseignements fournis, et observé toutes les activités pertinentes tel que décrit ci-dessous.

L'ASFC exige des services d'agent de sécurité au Québec. Le personnel gardien doit prendre en charge et assurer :

• le contrôle des détenus de l'immigration
• le transport sécuritaire et sécurisé des détenus
• la vérification du départ de personnes du Canada qui font l'objet d'une mesure de renvoi conformément à la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, ou qui doivent autrement quitter le Canada
• exercer d'autres fonctions tel que décrit dans l'énoncé de travail

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d'assurance
• un sommaire de la portée et des objectifs de notre affectation
• les observations pertinentes à partir des activités entreprises

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l'équité

Conformément aux modalités de notre engagement, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents
• observé les activités de la DP
• avons ciblé les questions relatives à l'équité auprès de les autorités contractantes et techniques, le cas échéant
• nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables, appropriées et équitables

Dans le cadre de notre engagement, nous avons entrepris les éléments suivants.

Dans cette section

• Examen de la demande de propositions
• Examen des critères d'évaluation et des procédures
• Examen des modifications
• Interaction avec les soumissionnaires
• Examen de la clôture de la demande de propositions
• Préparation de l'évaluation
• Surveillance de l'évaluation des soumissions
• Évaluation financière et classement final
• Vérification de proposition

Examen de la demande de propositions

Le SE a examiné l'ébauche de la DP en ce qui a trait à l'équité, sur réception le 13 février 2023. Toute préoccupation a été convenablement abordée par l'autorité contractante (AC) avant l'affichage public le 16 février 2023.

Examen des critères d'évaluation et des procédures

Le SE a examiné les critères d'évaluation et les procédures de la DP pour veiller à ce que l'évaluation s'effectue de façon équitable, ouverte et transparente.

Examen des modifications

Il n'y a eu aucune modification liée au processus d'approvisionnement émis durant la période ouverte de la DP.

Interaction avec les soumissionnaires

Le SE était présent et a surveillé les visites de site obligatoires tenues le 28 février 2023. Les représentants de 3 soumissionnaires ont participé aux visites de site obligatoires.

Examen de la clôture de la demande de propositions

P1 Consulting Inc. a reçu confirmation de l'AC qu'aucune soumission tardive n'a été reçue après la date de clôture du 13 mars 2023 à 14 h, heure normale de l'Est. L'AC a fourni la confirmation que 2 soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences de clôture et à la date limite indiquées dans la DP.

Préparation de l'évaluation

Le 14 mars 2023, l'AC a envoyé un courriel à l'équipe d'évaluation offrant un aperçu de ses obligations quant aux formulaires d'évaluation, de confidentialité et de conflits d'intérêts, ainsi que des critères d'évaluation. Le SE a également été compris dans cette communication. Avant d'entreprendre l'évaluation, tous les membres de l'équipe d'évaluation ont signé une déclaration de confidentialité et de conflit d'intérêts.

Surveillance de l'évaluation des soumissions

L'évaluation technique a commencé avec chaque évaluateur entreprenant son évaluation individuelle des critères obligatoires et cotés des 2 soumissions. Des éclaircissements ont été fournis aux 2 soumissionnaires, et la clarification ainsi que la réponse ont été examinées par le SE après réception par l'AC. La réunion de consensus technique a eu lieu le 22 mars 2023, et le SE y était présent. Comme résultat de l'évaluation technique, les 2 soumissions ont satisfait les critères techniques obligatoires, et les soumissionnaires ont été avisés le 24 mars 2023 via un rapport d'évaluation de la conformité selon le processus de conformité des soumissions par phases dans la DP. Le 24 mars 2023, l'AC a fourni le chiffrier de consensus final comportant les résultats de l'évaluation technique qui ont été examinés par le SE. Le SE a observé que l'évaluation technique a été menée de façon équitable et uniforme.

Évaluation financière et classement final

Le 24 mars 2023, l'équipe d'évaluation financière a achevé l'évaluation financière, et l'AC a fourni le classement final des 2 soumissions conformément à la DP, et fourni le chiffrier aux fins d'examen par le SE le 28 mars 2023. Le SE a examiné les documents liés à l'évaluation financière et aux classements finaux, qui ont été observés comme étant conformes à la DP.

Vérification de proposition

Le 3 avril 2023, le soumissionnaire ayant la meilleure cote a été invité à une présentation pour aborder les questions de l'équipe d'évaluation concernant leur proposition. Le SE a examiné les questions posées avant la présentation, était présent lors de la réunion en plus de la surveiller, le tout ayant lieu conformément à la DP.

Documents de référence

Les documents liés au numéro d'invitation WS3866550805 sont disponibles sur AchatsCanada ou par l'entremise du bureau de projet.

Addenda au rapport final

24 août 2023

Addenda au rapport final daté du 27 juin 2023, pour le processus d'approvisionnement des services d'agent de sécurité pour la région du Québec.

Cet addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 28 mars 2023, une réunion a eu lieu avec le soumissionnaire ayant obtenu la note la plus élevée pour la vérification de la proposition conformément à la DP. Des représentants de l'autorité cliente et de l'AC étaient présents, ainsi que le SE. Le 26 juin 2023, le SE a examiné les lettres d'attribution et de regret qui ont ensuite été envoyées aux soumissionnaires. Les notes d'évaluation des soumissionnaires étaient jointes à chaque lettre. Le SE a estimé que les lettres étaient acceptables du point de vue de l'équité.

Une réunion de compte rendu a été organisée avec le soumissionnaire non retenu et s'est déroulée virtuellement le 14 juillet 2023. La réunion a été menée par l'AC et l'autorité cliente en présence du SE.

Aucun soumissionnaire n'a soulevé de questions qui ont eu une incidence sur notre attestation, en tant que SE pour ce projet, selon laquelle l'approvisionnement s'est déroulée de manière ouverte, équitable et transparente.

Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement des services d'agent de sécurité pour la région du Québec jusqu'à et y compris la conclusion de l'attribution du contrat et les activités de comptes rendus.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par :