Programme de Modernisation de la plateforme numérique : Services consultatifs stratégiques en gestion de programmes

Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l'équité (SE) fournit la déclaration d'assurance sans réserve ci-dessous concernant les Services consultatifs stratégiques en gestion de programmes (SCSGP) jusqu'à et y compris la conclusion de la phase d'évaluation.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigence de l'activité

RFP Solutions Inc. a été embauché en tant que SE, le 12 octobre 2021, pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel relatif aux SCSGP émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) dans le cadre de l'invitation numéro WS3626267714. RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE pendant la phase de demande de propositions (DDP) et d'évaluation des soumissions menant à la recommandation d'un soumissionnaire à retenir pour l'attribution d'un contrat. Ce rapport couvre la période allant du 5 juillet 2022 au 26 avril 2023.

IRCC avait besoin de SCSGP pour soutenir la mise en œuvre de la phase 3 (P3) de la modernisation de la plateforme numérique (MPN). L'entrepreneur retenu devait fournir :

• Les services d'une équipe de direction principale et d'une équipe auxiliaire d'experts de l'industrie pour :
  • conseiller l'équipe de direction de la P3 de la MPN d'IRCC
  • l'appuyer pour atteindre les objectifs de transformation de la MPN
  • promouvoir le programme de changement de la P3 de la MPN
  • interagir avec divers intervenants principaux
• Des avis et des conseils d'experts s'appuyant sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises d'autres grandes transformations des affaires opérationnelles

L'exigence faisait partie d'un investissement du Canada, échelonné sur plusieurs années, dans le cadre des efforts élargis de modernisation d'IRCC. Le programme est déployé selon une approche de mise en œuvre progressive qui produira la transformation en 3 phases consécutives se chevauchant. Les phases 1 (stabiliser) et 2 (normaliser) sont menées sur une période de 3 ans, qui a commencé avec le lancement de la phase 1 en décembre 2020. Ensemble, ces phases visent à :

• réduire le risque et stabiliser les systèmes existants
• réduire la dette technique
• établir une connectivité infonuagique sécurisée

Le travail effectué pendant ces phases antérieures permet la P3 de la MPN en stabilisant :

• l'infrastructure des technologies de l'information
• les opérations quotidiennes
• les systèmes

Nous avons examiné l'ensemble des renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes.

Ce rapport comprend :

• notre attestation d'assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les observations pertinentes tirées des activités entreprises

Mandat de surveillance de l'équité et observations

Conformément aux termes de notre mandat, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons examiné les documents de la DDP avant leur publication
• avons observé les activités de DDP et la période suivant la sollicitation, y compris l'évaluation des soumissions
• avons ciblé les questions relatives à l'équité auprès de l'autorité contractante (AC)
• nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Un survol des activités menées au cours de notre mandat ainsi que les observations connexes sont présentées ci-après.

Demande de propositions

La DDP a été émise le 19 août 2022 au moyen de la solution électronique d'approvisionnement SAP Ariba ainsi qu'un avis public sur le site AchatsCanada. Nous avons examiné la DDP avant qu'elle soit émise et fourni des commentaires relatifs à l'équité à l'AC comme exigé.

Quinze modifications à la DDP ont été proposées pour répondre aux questions et apporter des modifications aux critères d'évaluation et un report de la date de clôture de la DDP au 28 octobre 2022. Nous avons surveillé la publication de la DDP et les modifications à la solution d'approvisionnement électronique. Nous avons également examiné les modifications et fourni des commentaires relatifs à l'équité à l'AC comme exigé.

Quatre soumissions ont été reçues et traitées, en tout respect de l'échéance et des directives énoncées dans la DDP.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée à la phase de la DDP.

Processus d'évaluation

Avant l'évaluation des soumissions, l'AC a préparé des cahiers d'évaluation destinés à l'équipe d'évaluation des soumissions. Nous avons examiné les cahiers d'évaluation afin de vérifier qu'ils concordaient avec la DDP publiée et aux modifications.

Nous avons également examiné, avec l'AC, les directives d'évaluation, notamment :

• les responsabilités de l'évaluateur
• le code de conduite
• la sécurité
• la confidentialité
• les exigences en matière de conflits d'intérêts

L'AC et l'équipe chargée de l'approvisionnement ont organisé la formation des évaluateurs de l'équipe chargée de l'évaluation, notamment une présentation pour expliquer la méthodologie d'évaluation. La formation des évaluateurs a eu lieu le 3 novembre 2022 sur Microsoft Teams. Nous avons observé la séance de formation.

Les membres de l'équipe d'évaluation ont d'abord fait une évaluation individuelle des soumissions avant de se rassembler pour faire des évaluations consensuelles. Les rencontres d'évaluations consensuelles ont été tenues le 8 décembre 2022, les 12 et 26 janvier, 7, 13, 15 et 17 février, 6 mars et 6 avril 2023 sur Microsoft Teams.

L'évaluation des soumissions était assujettie au processus de conformité des soumissions pour ce qui concerne les critères techniques obligatoires. Pendant l'évaluation initiale des critères techniques obligatoires, des soumissions ont été jugées non conformes aux critères techniques obligatoires. L'AC a produit un rapport d'évaluation de la conformité (REC) à chaque soumissionnaire jugé n'ayant pas respecté les exigences de la DDP pour l'informer de la non-conformité et l'inviter à présenter une révision ou des renseignements supplémentaires pour satisfaire aux conditions de conformité. Après avoir reçu les réponses au REC, les membres de l'équipe d'évaluation ont examiné et évalué individuellement les renseignements fournis avant de se rassembler pour faire une évaluation consensuelle.

L'AC a préparé et demandé 2 éclaircissements aux soumissionnaires. Après avoir reçu les réponses aux éclaircissements demandés, les membres de l'équipe d'évaluation ont examiné et évalué individuellement les réponses fournies avant de se rassembler pour faire une évaluation consensuelle.

Trois soumissions ont été jugées conformes aux critères techniques obligatoires et ont été évaluées selon les critères techniques cotés.

Les soumissions devaient obtenir une note de passage minimale lors de l'évaluation selon les critères techniques cotés. Les 3 soumissions ayant obtenu la note de passage ont fait l'objet d'une évaluation financière.

Nous avons observé chacune des rencontres d'évaluation consensuelle, y compris les processus du REC et d'éclaircissement, et fourni à l'AC des commentaires relatifs à l'équité, comme requis. Une mesure appropriée a été prise par l'AC.

L'évaluation financière des soumissions a été menée par l'AC et examinée par le SE.

Une fois le processus d'évaluation terminée, le SE a examiné la compilation des résultats avec l'AC.

Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée pendant le processus d'évaluation.

Documents de référence

Les documents relatifs à l'invitation numéro WS3626267714 se trouvent sur le site AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

31 juillet 2023

Addenda au rapport final du 31 juillet 2023 pour les SCSGP.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution du contrat et les comptes rendus.

Le contrat a été officiellement attribué le 3 mai 2023 au soumissionnaire retenu. Les soumissionnaires non retenus ont été avisés du résultat le 4 mai 2023 par courriels qui comprenaient des lettres officielles de regret. Le nom du soumissionnaire retenu ainsi que la valeur du marché ont été indiqués sur les lettres envoyées aux soumissionnaires non retenus. Les lettres précisaient également les résultats de l'évaluation consensuelle de chaque soumissionnaire non retenu et, pour les soumissions évaluées en fonction de la proposition financière, les résultats de l'évaluation financière. Un avis d'adjudication du contrat a été publié le 3 mai 2023 sur AchatsCanada. Le SE a examiné les communications avec les soumissionnaires, retenu et non retenus, avant qu'elles soient émises.

Un des soumissionnaires non retenus a demandé des renseignements supplémentaires sur ses résultats du processus d'évaluation. L'AC a répondu à ces questions par courriel le 9 mai 2023. Le soumissionnaire a demandé des éclaircissements par courriel. L'AC a répondu aux questions par courriel le 12 mai 2023. Le SE a été tenu informé de cette correspondance par l'AC et il a eu l'occasion d'examiner les renseignements et les éclaircissements demandés ainsi que la réponse de l'AC, puis il a fourni des commentaires qui ont été diligemment pris en compte par l'AC. Aucune lacune en matière d'équité n'a été observée.

Le soumissionnaire retenu a demandé une rencontre de compte rendu à l'AC. Cette rencontre a eu lieu le 16 mai 2023 par MS Teams; elle a été animée par l'AC et un membre de l'équipe d'évaluation. Pendant la rencontre, le soumissionnaire retenu a eu la possibilité de poser des questions à propos du processus et des résultats obtenus à l'évaluation de la soumission. Le soumissionnaire a demandé une copie de son dossier d'évaluation. Cette copie lui a été remise par l'AC à la fin de la rencontre. Le SE a assisté au compte rendu et n'a observé aucune lacune en matière d'équité.

Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant les SCSGP jusqu'à la conclusion de l'attribution du contrat et aux activités de compte rendu.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par :