Services d’experts en matière d’essais automobile, exploitation et entretien

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel en matière d'essais automobile et d'exploitation et d'entretien du Centre d'essais des véhicules automobiles (CEVA) jusqu'à et y compris la conclusion de la phase de négociation.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

BDO a été embauché le 17 décembre 2020 à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel de Services d'experts en matière d'essais automobiles et d'exploitation et d'entretien du CEVA de Transport Canada (TC) sous l’invitation T8127-200020 émise pas Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Ce rapport porte sur les activités du SE du 17 décembre 2020 jusqu’à la conclusion de la phase de négociations tarifaires.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comporte :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• nos observations pertinentes découlant des activités exécutées

Mandat et observations du surveillant de l’équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents
• observé l’ensemble du processus d’approvisionnement
• relevé des points relatifs à l’équité à l'autorité contractante (AC)
• vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables et appropriées

Ce qui suit est un résumé des activités surveillées et des observations connexes depuis la date de début du processus du 17 décembre 2020 jusqu’à la fin de la phase de négociation qui s’est terminée le 6 juin 2023.

Dans cette section

• Demande de propositions
• Négociations des tarifs

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents
• observé l'ensemble du processus d'approvisionnement
• relevé des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante (AC)
• vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables et appropriées

Ce qui suit est un résumé des activités surveillées et des observations connexes depuis la date de début du processus du 18 octobre 2021 jusqu'à la fin de la phase d’évaluation qui s'est terminée le 4 août 2022.

Demande de propositions

Au cours de la phase de demande de propositions (DP), le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents provisoires et finaux de la DP
• questions et réponses de clarification pendant la période d'affichage
• modifications
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DP a été initialement publiée sur achatsetventes.gc.ca le 20 septembre 2021, dans le cadre de l'invitation T8127 200020/B. Pendant la période d'affichage des offres, 6 modifications ont été émises. La DP a pris fin le 16 novembre 2021. Aucunes offres ont été reçues avant la date et l'heure de fermeture de l'invitation.

La DP a été republiée sur AchatsCanada le 14 juillet 2022, dans le cadre de l'invitation T8127 200020/D. Pendant la période d'affichage des offres, 11 modifications ont été émises.

Le 27 juillet 2022, une conférence des soumissionnaires s'est tenue virtuellement, où :

• Le Canada a fourni un aperçu de :
  • la DP
  • l'énoncé des travaux
  • l'évaluation technique
  • la base de paiement pour le contrat subséquent
• Le Canada a fait une présentation pour les soumissionnaires internationaux sur le processus d'appel d'offres pour l'approvisionnement canadien
• Les soumissionnaires ont été invités à poser des questions aux autorités contractantes et techniques sur le contenu de tout document ou information présenté lors de la conférence des soumissionnaires

Le 3 août 2022, une visite complète du CEVA a été effectuée par TC avec les 2 soumissionnaires intéressés, où :

• La visite du site a commencé à 13h30
• Le Canada a fourni des remarques d'ouverture et des protocoles généraux de santé et de sécurité
• Les soumissionnaires ont visité les 4 principaux centres d'activités, dont :
  • pistes d'essai (centre d'activités 1)
  • chambres environnementales (centre d'activités 2)
  • laboratoire principal (centre d'activités 3)
  • atelier d'usinage, salles mécaniques et électriques
  • laboratoire d’essai (centre d'activités 4)
  • laboratoire piéton
  • laboratoire d'appareils de traction automatisés
  • caserne de pompiers
  • station-service et garage
  • laboratoire d'électronique et bureaux d'ingénierie
• Les 2 soumissionnaires ont eu l'occasion de poser des questions ou de fournir des commentaires au Canada à la fin de la visite
• La visite des lieux s'est terminée à 17h30

La DP a pris fin le 27 octobre 2022. Une réponse a été reçue avant la date et l'heure de clôture de l'invitation.

Les considérations d'équité identifiées concernant la phase de DP ont été discutées avec l'AC. Toutes les considérations d'équité ont été prises en compte et aucune n'a donné lieu à des lacunes en matière d'équité.

Évaluation de l’offre

Le matériel d'évaluation de la DP a été fourni au SE le 27 octobre 2022. Le SE a assisté à la réunion de lancement de l'évaluation tenue par l'AC le 31 octobre 2022. Le SE a assisté à la réunion d'évaluation consensuelle le 18 novembre 2022.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les soumissions :

1. Tous les évaluateurs ont effectué leur propre examen indépendant et noté la réponse dans leur cahier d'évaluation
2. Une fois les examens indépendants terminés, les évaluateurs ont participé à toutes les réunions pour s'entendre sur l'évaluation consensuelle
3. Les évaluateurs ont consigné et noté dans leurs cahiers individuels tous les changements convenus lors du consensus
4. L'AC a confirmé à chaque membre de l'équipe d'évaluation qu'il était d'accord avec les notes consensuelles finales et la justification
5. La soumission a été déclarée recevable

Les considérations d'équité identifiées concernant la phase de DP ont été discutées avec l'AC. Toutes les considérations d'équité ont été prises en compte, et aucune n'a entraîné de manquements à l'équité.

Observations du surveillant de l’équité : Demande de propositions

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DP et tous les ébauches de modifications à la DP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Le SE a examiné l'ordre du jour de la visite du site et les communications avant diffusion aux soumissionnaires potentiels. Les commentaires ont été intégrés, le cas échéant. Le SE a assisté et observé la visite complète du site.

Toutes les demandes de clarification des soumissionnaires pendant la période d'affichage, y compris la visite du site, ont été traitées par le biais de modifications par l'AC.

Toute préoccupation, observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

L'examen des documents par le FM et le suivi des activités pendant la phase d'évaluation de la DP ont donné lieu aux observations suivantes :

• Le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés
• Les membres de l'équipe d'évaluation ont été choisis et confirmés avant la réception de la soumission
• Tous les évaluateurs ont assisté à la séance d'orientation sur l'évaluation. L'AC a informé tous les évaluateurs de ce qui suit :
  • identité de la réponse reçue et demande aux évaluateurs de déclarer tout conflit d'intérêts et protocole de confidentialité
  • contrôle des documents
  • processus d'évaluation
  • processus de clarification
  • processus de consensus
  • vue d'ensemble des cahiers de notation et de la méthode d'évaluation individuelle
  • explication de l'équité et de la nécessité d'objectivité, de cohérence et de traitement équitable de la réponse
  • des conseils pour évaluer uniquement les informations contenues dans la réponse
• Les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception de la réponse et étaient conformes à la DP
• L'AC a confirmé au SE que la soumission a été évaluée conformément à l'ensemble des exigences de la demande de soumissions, y compris les critères d'évaluation techniques et financiers

Négociations des tarifs

L'AC a exercé les droits du Canada de négocier avec la seule soumission recevable afin d'assurer la meilleure valeur pour le Canada. L'AC a demandé au SE de surveiller cette activité.

Communications et réunions

Les négociations ont été menées du 24 novembre 2022 au 6 juin 2023 :

• Au cours de la phase de négociations des tarifs, l'AC, TC et le soumissionnaire privilégié, ci-après appelés les parties, ont échangé divers documents, notamment :
  • l'ordre du jour
  • des lettres
  • des formulaires
  • l'énoncé des travaux
  • des autorisations de tâches
  • la base de paiements
  • les fiches techniques et financières
  • divers courriels
• Le SE a assisté à toutes les réunions.

Les réunions de négociation ont commencé le 1er décembre 2022 et se sont terminées le 29 mai 2023 :

• Toutes les réunions se sont déroulées virtuellement, sauf une qui s'est déroulée en personne au CEVA le 20 janvier 2023
• Toutes les observations faites par le SE ont été prises en compte par l'AC
• L'AC a réagi en fournissant des informations supplémentaires ou des éclaircissements à la demande du SE

Les considérations d'équité identifiées concernant les négociations des tarifs ont été discutées avec l'AC. Toutes les considérations d'équité ont été prises en compte et aucune n'a donné lieu à des lacunes en matière d'équité.

Observations du surveillant de l’équité : Négociations des tarifs

Le suivi par le SE des réunions de négociation a permis de faire les constats suivants :

• Les négociations ont été habilement facilitées par l’AC, favorisant des discussions ouvertes entre les parties concernées
• Toutes les rencontres et tous les échanges entre les parties se sont déroulés de manière structurée, ouverte et transparente
• Chaque partie a eu amplement l'occasion et suffisamment de temps pour exprimer ses opinions et points de vue
• L'AC a tenu le SE informé de tous les échanges pertinents à l'avance avant de diffuser l'information à toutes les parties
• Chaque fois que nécessaire, des pièces justificatives ont été proposées et fournies par toutes les parties
• Des réunions supplémentaires ou de suivi ont été prévues, laissant suffisamment de temps à toutes les parties pour se préparer adéquatement
• L'AC a assuré l'équité et l'égalité dans les procédures, en promouvant l'intégrité et la transparence tout au long du processus de négociation
• Les exigences et les spécifications techniques de l'offre n'ont pas changé de façon importante ; cependant, des clarifications ont été fournies par toutes les parties, contribuant à réduire les risques de la proposition de prix
• À la conclusion des négociations, l'AC a informé le soumissionnaire privilégié qu'une lettre d'attribution suivrait après approbation du Conseil du Trésor

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation T8127-200020/D sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

26 juillet 2023

Addenda au rapport final du SE en date du 26 juillet 2023 concernant le processus de sélection concurrentiel en matière d'essais automobile et d'exploitation et d'entretien du CEVA.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Attribution du contrat, communications et compte rendu

Le contrat a été attribué le 6 juin 2023. Aucun compte rendu n’a été demandé ni fourni au soumissionnaire retenu. Le SE a examiné toute la correspondance et a observé toutes les rencontres avec les soumissionnaires. Le processus mené était conforme aux exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel en matière d'essais automobile et d'exploitation et d'entretien du CEVA jusqu’à sa conclusion le 6 juin 2023.

Selon notre avis professionnel, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :