Services infirmiers pour les communautés éloignées, isolées et semi-isolées des Premières Nations
Rapport final du surveillant de l'équité : Le 6 septembre 2023
Addenda au rapport final : Le 5 décembre 2023
Soumis au : Directeur, Programme de la surveillance de l'équité
Soumis par : Samson
Sur cette page
Attestation d'assurance
Par la présente, le surveillant de l'équité (SE) fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement des Services infirmiers pour les communautés éloignées, isolées et semi-isolées des Première Nations (PN) jusqu'à et y compris la conclusion de la phase d'évaluation inclusivement.
Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.
Original signé par :
Mathieu Farley
Comptable professionnel agréé auditeur
Comptable agréé
Auditeur certifié des systèmes d'information
Inspecteur des fraudes agréé
Associé, vérification et services-conseils
Samson
Jocelyne Lafrenière
Comptable professionnel agréé
Spécialiste en surveillance de l'équité
Exigence du projet
Samson a été embauché à titre de SE, le 14 octobre 2021, pour observer le processus d'approvisionnement pour les Services infirmiers pour les communautés éloignées, isolées et semi-isolées des PN entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom des Services aux Autochtones Canada (SAC) dans le cadre de l'invitation 5A090-213802/A to C and WS3761422780. Samson est un tiers indépendant en ce qui concerne cette activité.
Le présent rapport porte sur les activités du SE à partir de l'émission d'une lettre d'intérêt (LI) et demande de renseignement (DDR) le 7 septembre 2021 jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation de la demande de proposition (DP) le 5 septembre 2023.
L'objectif de ce projet est le réapprovisionnement des services infirmiers pour les communautés éloignées, isolées et semi-isolées des PN. SAC emploie des ressources humaines en santé pour fournir des services dans :
- 21 collectivités des PN et 2 hôpitaux du Manitoba
- 24 collectivités des PN de l'Ontario
- 2 collectivités des PN du Québec
- 4 collectivités des PN de l'Alberta
Le Canada prévoit attribuer le nombre suivant de contrats sous chaque volet et région à la suite de la présente DP :
| Région | Volet entrepreneur principal | Volet entrepreneur alternatif (jusqu'à) |
|---|---|---|
| Alberta | 1 | 3 |
| Manitoba | 2 | 3 |
| Ontario | 2 | 3 |
| Québec | 1 | 3 |
Nous avons examiné l'ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.
Ce rapport comprend :
- notre attestation d'assurance
- un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
- les observations pertinentes tirées des activités entreprises
Mandat et observations en matière de surveillant de l'équité
Conformément aux termes de notre engagement, nous :
- nous sommes familiarisés avec les documents
- avons observé les activités d'approvisionnement, par exemple
- les LI - DDR et les modifications connexes
- la DP et les modifications connexes
- le processus de questions et réponses connexes
- la participation aux réunions
- avons identifié les questions liées à l'équité aux autorités contractantes et techniques
- sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées
Dans cette section
Phase d'engagement de l'industrie
Une LI - DDR initiale a été publiée via Achatsetventes.gc.ca (5A090-213802/A) le 7 septembre 2021, afin d'obtenir les commentaires de l'industrie avant de finaliser la stratégie d'approvisionnement et la documentation connexe.
Une modification a été publiée sur Achatsetventes.gc.ca le 22 septembre 2021. Une question a été reçue d'un fournisseur intéressé et une réponse a été fournie et distribuée via Achatsetventes.gc.ca. La date clôture de la LI - DDR initiale était le 24 septembre 2021.
Huit répondants ont fourni des commentaires sur des questions d'intérêts et 7 ont participé à des rencontres individuelles qui ont eu lieu en novembre 2021.
Une deuxième LI - DDR a été publiée par Achatsetventes.gc.ca (5A090-213802/B) le 10 février 2022 pour assurer le suivi de la LI - DDR initiale et des réunions d'engagement; dans le but de fournir des réponses aux questions soulevées par les répondants au cours de la phase d'engagement de l'industrie. La date de clôture de la deuxième LI - DDR était le 28 février 2022.
Une troisième LI - DDR a été publiée par Achatsetventes.gc.ca (5A090-213802/C) le 31 mai, 2022 dans le prolongement des 2 LI - DDR précédentes afin d'assurer la transparence à l'égard d'une question soulevée par un répondant qui pourrait intéresser d'autre membres de l'industrie. La date de clôture de la troisième LI - DDR était le 29 juillet 2022.
Le SE a examiné les 3 documents de la LI - DDR ainsi que les commentaires fournis par les répondants intéressés sur les questions d'intérêt. Le SE a participé aux rencontres individuelles et a examiné toutes les questions et réponses fournies au cours de la phase d'engagement de l'industrie pour s'assurer que les considérations d'équité ont été adressé de manière satisfaisante.
Aucun problème d'équité n'a été relevé.
Phase demande de proposition
La DP (WS3761422780) a été publié via AchatsCanada le 1er décembre 2022 et sa date de clôture était le 23 janvier 2023. Avant la publication de la DP, une réunion a eu lieu le 24 novembre 2022 afin de fournir aux intervenants contractuels et du projet des directives de communication pendant la période de la DP.
Dix modifications ont été émises, dont la dernière datant du 20 janvier 2023. Les modifications comprenaient des réponses aux questions soulevées par les soumissionnaires potentiels, ainsi que la modification à la DP.
Le SE a examiné les documents de la DP, toutes les questions et réponses fournies pendant la période d'affichage de la DP, ainsi que les modifications pour s'assurer que les considérations d'équité ont été prises en compte de manière satisfaisante.
Dix-neuf soumissionnaires ont soumis des propositions. Le nombre de soumissions reçues dans le cadre de chaque volet et de chaque région est le suivant :
| Région | Volet entrepreneur principal | Volet entrepreneur alternatif |
|---|---|---|
| Alberta | 10 | 9 |
| Manitoba | 9 | 13 |
| Ontario | 12 | 11 |
| Québec | 7 | 9 |
Aucun problème d'équité n'a été relevé.
Phase d'évaluation de la demande de proposition
Un plan d'évaluation technique a été élaboré qui décrivait le processus d'évaluation, les rôles et responsabilités des équipes d'évaluation technique, les demandes de clarification, la tenue de dossiers, pour n'en nommer que quelques-uns.
La responsabilité de la réalisation de l'évaluation technique a été répartie entre 2 équipes d'évaluation. Chaque équipe était responsable de l'évaluation des critères d'évaluation obligatoires et techniques spécifiques pour toutes les soumissions reçues. L'une des équipes d'évaluation était composée de 3 évaluateurs, tandis que l'autre comprenait 2 évaluateurs.
Une séance d'information à l'intention de l'équipe d'évaluation technique a eu lieu le 24 janvier 2023. L'évaluation des soumissions a consisté en un examen de la documentation soumise par les soumissionnaires, tel qu'indiqué dans la DP. L'évaluation des soumissions a débuté le 25 janvier 2023. Conformément à la section sur les procédures d'évaluation et la base de sélection de la DP, le processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) a été appliqué et s'est déroulé en 3 phases.
Phase 1 : Soumission financière pour déterminer si la soumission comprenait une offre financière et si elle comprenait tous les renseignements exigés par la DP. Seules les soumissions jugées conformes aux exigences examinées au cours de cette phase ont eu droit à un examen de la phase 2 de l'évaluation.
Phase 2 : Soumission technique pour identifier les cas où le soumissionnaire n'a pas satisfait à un critère d'évaluation obligatoire admissible. Seules les soumissions jugées conformes aux exigences obligatoires examinées au cours de cette phase ont eu droit à une phase d'évaluation 3.
Phase 3 : Évaluation finale de la soumission pour terminer l'évaluation de toutes les soumissions jugées conformes aux exigences examinées à la phase d'évaluation 2.
Phase 1 du processus de conformité des soumissions en phases
Conformément à la phase 1 du PCSP, TPSGC a envoyé des avis à 6 soumissionnaires le 25 janvier 2023 pour les informer des renseignements manquants dans leurs soumissions financières. Quatre soumissionnaires ont répondu à l'avis avant la fin de la période de recours de la phase 1. L'autorité contractante (AC) a examiné les réponses des 4 soumissionnaires, et les soumissions ont été jugées conformes aux exigences et ont eu le droit de faire l'objet d'un examen de phase 2. Deux soumissionnaires n'ont pas répondu; par conséquent, leurs soumissions n'ont pas été prises en considération.
Phase 2 du processus de conformité des soumissions en phases
Au cours de la période de janvier à avril 2023, TPSGC a envoyé plusieurs demandes de clarification aux répondants. Certains répondants ont répondu aux demandes d'éclaircissements, d'autres non.
Des réunions de consensus ont eu lieu au cours de la période de février à avril 2023 afin d'évaluer les critères obligatoires d'admissibilité. Conformément à la phase 2 du PCSP, TPSGC a envoyé des rapports d'évaluation de la conformité (REC) à tous les soumissionnaires le 26 avril 2023 pour les informer si leur soumission démontrait qu'elle était conforme aux critères obligatoires admissibles.
Les soumissionnaires qui ne se conformaient pas aux critères obligatoires d'admissibilité ont été informés qu'ils avaient le droit de soumettre des renseignements supplémentaires ou différents dans le but de démontrer leur conformité aux critères obligatoires d'admissibilité énoncés dans le REC.
À l'exception de 2, les soumissionnaires qui ont reçu un REC demandant des renseignements supplémentaires ont soumis une réponse en temps opportun. Des réunions de consensus ont eu lieu en mai 2023 pour évaluer les réponses de la REC. Les soumissionnaires qui satisfaisaient aux critères obligatoires d'admissibilité avaient le droit de faire l'objet d'un examen de phase 3, tel qu'il est détaillé ci-dessous.
Phase 3 du processus de conformité des soumissions en phases
Dans le cadre de la phase 3 du PCSP, les soumissions ont été évaluées conformément à l'ensemble des exigences de l'appel d'offres, y compris les critères d'évaluation technique et financière.
En mai et juin 2023, des réunions de consensus ont eu lieu afin d'évaluer les soumissions jugées conformes aux exigences obligatoires examinées à la phase 2. Au cours de la période, TPSGC a envoyé des demandes d'éclaircissements à certains répondants qui ont fourni leurs réponses en temps opportun.
À la suite des réponses aux demandes de clarification envoyées à un soumissionnaire en juillet et août 2023, il a été déterminé qu'un critère obligatoire admissible et certains critères techniques devaient être réévalués. Une réunion de consensus a eu lieu le 11 août 2023 pour réévaluer la soumission. La soumission a été jugée non conforme aux critères obligatoires et un REC a été déposé le 11 août 2023. Une réunion de consensus a eu lieu le 29 août 2023 afin d'évaluer la réponse du soumissionnaire au REC. La soumission a été jugée non conforme aux critères obligatoires.
Dans l'ensemble, le nombre de soumissions jugées conformes aux critères obligatoires d'admissibilité à la phase 3 de la conclusion était le suivant :
| Région | Volet entrepreneur principal | Volet entrepreneur alternatif |
|---|---|---|
| Alberta | 2 | 3 |
| Manitoba | 2 | 6 |
| Ontario | 3 | 4 |
| Québec | 1 | 3 |
Le SE a examiné le ou les :
- plan d'évaluation technique
- grilles de notation individuelles
- grilles d'évaluation consensuelles
- demandes d'éclaircissements
- le résumé de l'évaluation du critère obligatoire
- les avis et les REC envoyés aux soumissionnaires dans le cadre du PCSP
- résumé de l'évaluation technique signé par les évaluateurs
- le rapport d'évaluation final de l'évaluation technique et financière globale pour confirmer l'entreprise gagnante
Le SE a assisté à :
- la séance d'information de l'équipe d'évaluation
- aux réunions de consensus avec l'équipe d'évaluation et l’AC
Aucun problème d'équité n'a été relevé.
Documents de référence
Les documents relatifs à l'invitation 5A090-213802/A to C et WS3761422780, sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.
Addenda au rapport final
5 décembre 2023
Addenda au rapport final du SE daté du 6 septembre 2023, concernant le processus d'approvisionnement des Services infirmiers pour les communautés éloignées, isolées et semi-isolées des PN.
Cet addenda au rapport final couvre la période qui suit la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution des contrats et les comptes rendus.
Activités de surveillance de l'équité liées à l'attribution des contrats et aux comptes rendus
Le nombre de contrats attribués sont les suivants :
| Région | Volet entrepreneur principal | Volet entrepreneur alternatif |
|---|---|---|
| Alberta | 1 | 3 |
| Manitoba | 2 | 3 |
| Ontario | 2 | 3 |
| Québec | 1 | 2 |
Le 3 novembre 2023, les soumissionnaires retenus ont été informés de l'attribution du contrat et des lettres de regret ont été envoyées aux autres soumissionnaires.
Des réunions de compte rendu ont été demandées par 7 soumissionnaires, et elles ont eu lieu durant la période du 21 au 30 novembre 2023. À la suite des réunions de compte rendu, ces soumissionnaires ont reçu un rapport écrit sur les résultats de l'évaluation.
Le SE a examiné la correspondance avec les soumissionnaires et a assisté aux réunions de compte rendu avec les soumissionnaires.
Attestation d'assurance
Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement des Services infirmiers pour les communautés éloignées, isolées et semi-isolées des PN jusqu'à et incluant la conclusion de l'attribution du contrat et des activités de compte rendu.
Selon notre opinion professionnelle, le process que nous avons observé ou surveillé a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.
Original signé par :
Mathieu Farley
Comptable professionnel agréé auditeur
Comptable agréé
Auditeur certifié des systèmes d'information
Inspecteur des fraudes agréé
Associé, vérification et services-conseils
Samson
Jocelyne Lafrenière
Comptable professionnel agréé
Spécialiste en surveillance de l'équité
Détails de la page
- Date de modification :