Services de soutien en gestion de projets

Introduction

Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc. (RCGT) a été engagé le 28 septembre 2020 à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement de Services de soutien en gestion de projets (SSGP) pour les petits projets immobiliers, émis par Travaux publics et services gouvernementaux Canada suite à l’invitation à soumissionner EP758-210388. RCGT est une tierce partie indépendante par rapport à cette activité.

RCGT a examiné toutes les informations fournies et a observé toutes les activités pertinentes de ce processus d’approvisionnement, identifiées dans la section engagement de surveillance de l’équité et méthodologie du présent rapport. Par la présente, nous soumettons le rapport final du SE, couvrant les activités à compter du 2 novembre 2021 jusqu'à la conclusion de la phase d’évaluation le 22 avril 2022.

Ce rapport comprend:

• notre attestation d'assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mission
• des observations pertinentes tirées des activités entreprises

Attestation d’assurance

Le SE émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement pour le SSGP pour les petits projets immobiliers.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé s'est déroulé de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :

Exigences du projet

Le Secteur de la gestion et de la réalisation des projets (GEP) de la Direction générale de la science et de l’infrastructure parlementaire a besoin de SSGP qui doivent être fournis par des prestataires de services très expérimentés dans le domaine de la direction, de la gestion et de l’administration de projets. Le mandat consiste à assister le secteur de la GEP dans les tâches quotidiennes de gestion de projet pendant les étapes de planification, de conception et de mise en œuvre de son programme de travail. Le programme de travail en question comprend les étapes de lancement et d’identification des grands projets de réhabilitation futurs de la Cité parlementaire, secteur Ouest, ainsi que les étapes de lancement aux étapes d’exécution des programmes de réfection, d’éléments d’immeubles et de connectivité de la Cité parlementaire, la rénovation et l’aménagement d’autres immeubles pour fournir des locaux provisoires aux membres du Parlement, ainsi que la mise en œuvre du plan de conversion des bâtiments destinés aux utilisateurs dans le cadre du Programme d’acquisition de services énergétiques pour la Cité parlementaire.

Engagement de surveillance de l’équité et méthodologie

RCGT a été engagé à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement du projet de SSGP pour les petits projets immobiliers, et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence des activités surveillées.

Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes pour le processus d'approvisionnement.

Ce rapport comprend :

• notre attestation d'assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mission
• les observations pertinentes des activités entreprises

Conformément aux termes de notre engagement, nous avons:

• examiné les documents fournis par l'autorité contractante (AC)
• surveillé les communications fournies aux soumissionnaires par l’AC
• assisté aux réunions auxquelles l’AC à demander notre présence
• porté à l’attention de l’AC toute situation potentielle liée à l'équité
• veillé à ce que les réponses et les actions soient raisonnables et appropriées

Ce rapport est basé sur les informations qui ont été fournies à RCGT par l'AC pendant la période du 2 novembre 2021 au 22 avril 2022.

Phase de demande de proposition

Les activités suivantes ont été réalisées par le SE au cours de cette étape :

• du 2 novembre 2021 au 6 janvier 2022, un examen de la demande de proposition (DP) a été effectué et les questions, commentaires et problèmes identifiés ont été discutés.
  • RCGT a reçu la première ébauche de la DP le 2 novembre 2021.
  • la DP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 17 novembre 2021.
  • 5 modifications à la DP ont été émises du 17 novembre, 2021 au 7 janvier, 2022
• du 17 novembre, 2021 au 6 janvier 2022, un examen de toutes les questions et réponses et des modifications correspondantes de la DP a été effectué.

L'appel d'offres a été fermé le 25 janvier 2022 à 14 h 00, heure normale de l'Est.

Conformément aux termes de notre engagement, nous:

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé les activités ci-dessus, avons porté à l’attention de l’AC des questions liées à l’équité
• sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Le SE a fourni à l’AC des commentaires mineurs sur le document de DP proposé et les modifications connexes ont été résolues de manière appropriée par l'AC.

Il n'y a pas de problèmes non résolus liés à la phase de DP, ni d'observations à signaler qui auraient une incidence sur notre attestation.

Phase d’évaluation

Les activités suivantes ont été réalisées par le SE au cours de cette étape:

• participé aux réunions de consensus d'évaluation tenues le 21 janvier, 25 février et le 1er et le 20 avril, 2022
  • observé le processus d'évaluation, y compris les réunions de consensus de l'équipe d'évaluation reliés aux critères d’évaluation
  • examiné la documentation liée aux résultats de l'évaluation
• revue de la correspondance envoyée aux soumissionnaires, y compris les rapports d'évaluation de la conformité

Les évaluateurs ont d'abord effectué des évaluations individuelles, puis ont organisé une série de réunions pour parvenir à un score consensuel pour les critères obligatoires et cotés. Les réunions ont été médiatisées par le responsable technique avec le soutien de l’AC.

Quatre soumissions ont été reçues et évaluées pour les exigences obligatoires. Lors de l'évaluation des exigences obligatoires, les évaluateurs ont appliqué le processus de conformité des soumissions par étapes à 3 soumissions. Après avoir donné aux soumissionnaires l'occasion de fournir des renseignements manquants ou supplémentaires, seules 2 soumissions ont satisfait aux exigences et sont passées à l'évaluation des critères cotés. Une fois les réunions de consensus sur les critères obligatoires et cotés terminées, les évaluateurs ont examiné et approuvé les notes d'évaluation consensuelles. Les 2 offres restantes ont ensuite été évaluées pour les critères financiers et ont été jugées financièrement conformes. À l'aide des critères d'évaluations, les soumissionnaires retenus ont été identifiés.

Tous les commentaires ou problèmes identifiés par RCGT tout au long de la phase d’évaluation ont été résolus par l'AC. Il n'y a pas de questions non résolues reliées à la phase d’évaluation, ni d'observations à signaler qui auraient une incidence sur notre attestation.

Documents de référence

Les documents liés au numéro de demande EP758-210388 sont disponibles sur le site AchatsCanada ou par l'intermédiaire du bureau du projet.

Addenda au rapport final

Le 30 janvier 2023

Addenda au rapport final daté du 17 mai 2022 concernant le processus d’approvisionnement du projet de SSGP pour les petits projets immobiliers
Le présent addenda couvre la période suivant la fin de la phase d’évaluation incluant l’attribution du contrat et de l’activité de compte rendu.

Le SE a examiné toutes les informations fournies et a observé ou surveillé toutes les activités pertinentes de l'attribution du contrat et de l'activité de compte rendu, telles qu'identifiées dans le présent rapport.

Nous soumettons par la présente l'addenda au rapport final, qui est basé sur les informations mises à notre disposition par l’AC du 22 avril 2022 au 30 janvier 2023.

Les activités suivantes ont été réalisées ou surveillées par le SE au cours de cette phase:

• effectué, le 12 mai 2022, l’examen de 2 lettres d'attribution de contrat et de 2 lettres de regret à émettre aux soumissionnaires
  • aucun problème d'équité n'a été identifié
• assisté, à des réunions, organisées par l'AC, avec l'un des soumissionnaires retenus concernant les retards dans l'émission de l'un des contrats
• participé, les 26 mai et 9 juin 2022 ainsi que le 30 janvier 2023, à des rencontres de compte rendu
  • aucun problème d'équité n'a été identifié

RCGT se réserve le droit, mais n'aura aucune obligation, d'examiner et/ou de réviser le rapport si d'autres informations susceptibles d'avoir une incidence sur nos observations nous parviennent après la date de ce rapport.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous en ce qui concerne l'attribution du contrat et l'activité de compte rendu du projet SSGP pour les petits projets immobiliers:

Selon notre avis professionnel, l'attribution du contrat et l'activité de compte rendu que nous avons observées ou surveillées ont été menées en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :