Service de soutien sur place pour la Station des Forces canadiennes Alert

Introduction

P1 Consulting a été engagé le 4 septembre 2018 à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement lié aux Services de soutien sur place pour la Station des Forces canadiennes (SFC) Alert émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom du ministère de la Défense nationale (MDN) à la suite des appels d’offres numéros W6369-180007, W6369-180007-2, W6369-180007-3 et W6369-180007-4.

P1 Consulting est une tierce partie indépendante dans le cadre de cette activité. Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, qui porte sur les activités du SE à partir du début de notre engagement jusqu’à la fin des activités d’évaluation de la demande de propositions (DP).

Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre engagement
• des observations pertinentes découlant des activités entreprises

Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement lié aux Services de soutien sur place pour la SFC Alert.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

La SFC Alert est principalement une station de communications militaires située au Nunavut, à l’extrémité nord-est de l’île d’Ellesmere. La station se trouve à environ 817 kilomètres (Km) du pôle Nord et est la colonie habitée la plus septentrionale au monde. L’établissement le plus proche est la communauté inuite de Grise Fiord, à environ 725 km au sud. Les communications entre Alert et le sud du Canada sont assurées par les installations du MDN à Eureka, dans le centre de l’île d’Ellesmere.

L’activité principale de la station consiste à appuyer les activités de communications militaires pour les Forces canadiennes. Deuxièmement, la SFC Alert appuie d’autres activités parrainées par le gouvernement, y compris l’exploitation d’une station météorologique d’Environnement et Changement climatique Canada et des projets de recherche scientifique connexes. Le MDN prévoit que les activités du gouvernement à Alert continueront d’augmenter, tant dans les secteurs militaires que non militaires.

Le MDN a besoin de fournir des opérations non vouées à une mission et de maintenir divers services de soutien sur place pour la SFC Alert. Il s’agit d’un contrat unique qui comprendrait, sans nécessairement s’y limiter :

• les services de restauration
• l’entretien des routes et des terrains
• les services de transport
• les services d’entretien des véhicules et des infrastructures
• l’approvisionnement en électricité et la gestion de l’eau

Le besoin comprend également le soutien à d’autres activités du MDN sur l’île d’Ellesmere, comme le soutien aux installations du MDN à Eureka, au besoin. L’exigence est pour une période de 8 ans avec des options pour prolonger la période de rendement de 2 périodes de 4 ans pour une période potentielle de 16 ans.

Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

P1 Consulting a été engagée à titre de SE pour observer le processus d’approvisionnement lié à la SFC Alert et pour attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Dans cette section

• Demande de renseignements W6369-180007
• Demande de renseignements W6369-180007-2
• Invitation à se qualifier W6369-180007-3
• Demande de propositions W6369-180007-4

Conformément aux modalités de notre engagement, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé les processus d’invitation à se qualifier (IQ) et de la DP
• avons identifié les questions liées à l’équité aux autorités contractantes et techniques, le cas échéant
• avons veillé à ce que les réponses et les actions soient raisonnables, appropriées et équitables

Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé toutes les activités pertinentes décrites dans le présent document à compter de la date de notre engagement.

Demande de renseignements W6369-180007

Le SE a observé le processus d’approvisionnement lié aux SFC Alert relativement à la demande de renseignements (DDR) W6369-180007 émise par TPSGC. Dans le cadre de notre engagement en matière de SE, nous avons entrepris les activités suivantes.

Examen de la demande de renseignements et des modifications

Avant l’affichage, le SE a examiné la DDR affichée le 23 octobre 2018, qui a pris fin le 31 juillet 2020, y compris 4 modifications.

Examen des rapports sommaires de demandes de renseignements

Avant l’affichage, le SE a examiné les 2 rapports sommaires de la DDR qui ont été affichés sur Achatsetventes le 24 juin 2019 et le 23 juillet 2020.

Interaction avec les fournisseurs

Le SE a participé à 8 réunions individuelles avec des fournisseurs qui ont eu lieu entre le 16 juin 2020 et le 19 juin 2020. Le SE a également surveillé les communications tout au long de la période de la DDR.

Tout au long de notre engagement, les préoccupations soulevées en matière d’équité ont été adéquatement traitées par l’autorité contractante (AC).

Demande de renseignements W6369-180007-2

Le SE a observé le processus d’approvisionnement lié à la SFC Alert relativement à la DDR W6369-180007-2 émise par TPSGC. Dans le cadre de notre engagement en matière de SE, nous avons entrepris les activités suivantes.

Examen de la demande de renseignements et des modifications

Avant l’affichage, le SE a examiné la DDR affichée le 1er septembre 2020, qui a pris fin le 1er avril 2021, aucune modification n’a été émise.

Interaction avec les fournisseurs

Le SE a assisté à 2 réunions individuelles avec les fournisseurs qui ont eu lieu le 25 novembre 2020 et à 4 réunions individuelles avec les fournisseurs qui ont eu lieu entre le 3 mars 2021 et le 31 mars 2021. Le SE a également surveillé les communications tout au long de la période de la DDR.

Tout au long de notre engagement, les préoccupations soulevées en matière d’équité ont été adéquatement traitées par l’AC.

Invitation à se qualifier W6369-180007-3

Le SE a observé le processus d’approvisionnement lié à la SFC Alert relativement à la DDR W6369-180007-3 émise par TPSGC. Dans le cadre de notre engagement en matière de SE, nous avons entrepris les activités suivantes.

Examen de l’invitation à se qualifier et modifications

Avant l’affichage, le SE a examiné l’IQ qui comprenait l’ébauche de la DP et l’énoncé des travaux, et a été affiché le 20 avril 2021. Le SE a également examiné les 2 modifications relatives à l’IQ.

Examen de la clôture de l’invitation à se qualifier

P1 Consulting a reçu la confirmation de l’AC qu’aucune soumission n’a été reçue après la date limite du 9 juin 2021 à 14 heure normal de l’Est (HNE). Cinq demandes d’IQ ont été reçues avant la date limite.

Examen des critères et procédures d’évaluation

P1 Consulting a examiné les lignes directrices et les procédures d’évaluation de l’IQ afin de s’assurer que l’évaluation serait effectuée de manière équitable, ouverte et transparente. Une réunion de formation à l’évaluation a eu lieu le 8 juin 2021, à laquelle le SE n’a pas assisté, mais l’AC a fourni le matériel de la réunion et un résumé de la réunion au SE par la suite.

Évaluation des offres

Avant de procéder à l’évaluation individuelle des soumissions de l’IQ, les évaluateurs ont signé un formulaire de conflit d’intérêts et de confidentialité pour confirmer leur engagement à entreprendre l’évaluation de manière équitable et éthique. Les 5 soumissions ont été évaluées conformément aux critères établis dans l’IQ, qui comprenaient les critères obligatoires et les critères cotés exigeant une note de passage minimale.

Le 12 juillet 2021 et le 13 juillet 2021, le SE a assisté à la réunion de consensus où les évaluateurs sont parvenus à un consensus sur les résultats de l’évaluation. Conformément à la directive du Répertoire des entreprises inuites (REI) du Nunavut, si 2 entreprises inuites ou plus satisfont aux exigences de l’IQ, seules ces REI seraient admissibles à participer à l’étape de la DP du processus d’approvisionnement. Compte tenu de cette exigence et des résultats de l’évaluation, 2 entreprises étaient admissibles à participer à l’étape de la DP.

Lettres d’avis pour le processus de l’invitation à se qualifier

Le 19 juillet 2021, nous avons examiné les ébauches de lettres d’avis pour le processus de l’IQ qui informaient les soumissionnaires des résultats de l’évaluation de l’IQ. Le 27 juillet 2021, l’AC a envoyé les lettres de résultats de l’IQ aux 2 soumissionnaires présélectionnés et aux 3 soumissionnaires non retenus.

Tout au long de notre engagement, les préoccupations soulevées en matière d’équité ont été adéquatement traitées par l’AC.

Demande de propositions W6369-180007-4

Le SE a observé le processus d’approvisionnement lié à la SFC Alert relativement à la DP W6369-180007-4 émise par TPSGC. Dans le cadre de notre engagement en matière de SE, nous avons entrepris les activités suivantes.

Examen de la demande de propositions et des modifications

Le SE a examiné la DP distribuée aux soumissionnaires présélectionnés le 9 août 2021, qui a pris fin le 14 janvier 2022, y compris 11 modifications avec des questions et réponses. Tous les documents ont été fournis aux soumissionnaires par courriel.

Visite obligatoire sur place

Le SE a assisté et suivi la visite obligatoire sur place à la SFC Alert tenue du 4 octobre 2021 au 7 octobre 2021, y compris la période de quarantaine obligatoire de 14 jours qui a précédé la visite. Le SE a examiné et surveillé les communications échangées avec les fournisseurs en prévision de la visite ainsi que celles fournies sur place.

Examen de la clôture de la demande de propositions

P1 Consulting a reçu la confirmation de l’AC qu’aucune soumission n’a été reçue après la date limite du 14 janvier 2021 à 14 h (HNE). Deux soumissions de DP ont été reçues avant la date limite.

Examen des critères et procédures d’évaluation

P1 Consulting a examiné les lignes directrices et les procédures d’évaluation de la DP afin de s’assurer que l’évaluation serait effectuée de manière équitable, ouverte et transparente. Une réunion de formation à l’évaluation a eu lieu le 18 janvier 2022, à laquelle ont participé le SE et tous les membres de l’équipe d’évaluation en vue de leur rôle dans l’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et des mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

Évaluation des offres

Avant de procéder à l’évaluation individuelle des soumissions de DP, les évaluateurs ont signé un formulaire de conflit d’intérêts et de confidentialité pour confirmer leur engagement à entreprendre l’évaluation de manière équitable et éthique. Les 2 soumissions ont été évaluées conformément aux critères établis inclus dans la DP.

Le SE a assisté aux réunions de consensus qui ont eu lieu entre le 17 février 2022 et le 23 février 2022. Lors de la réunion, les évaluateurs sont parvenus à un consensus sur les résultats de l’évaluation. Dans l’ensemble, le SE a observé que l’évaluation avait été menée de manière juste et uniform.

Évaluation financière et résultats de l’évaluation finale

L’AC a fourni au SE le projet de feuilles de calcul consensuelles et les résultats financiers le 16 mars 2022. L’AC a fourni au SE les feuilles de calcul consensuelles finales le 28 mars 2022. Le SE a examiné les documents qui ont été jugés conformes à la méthodologie et au processus de notation de l’évaluation précisés dans la DP. Le SE a examiné les notes finales et n’a relevé aucune préoccupation en matière d’équité liée à ce processus.

Tout au long de notre engagement, les préoccupations soulevées en matière d’équité ont été adéquatement traitées par l’AC.

Documents de référence

Les documents relatifs aux invitations W6369-180007, W6369-180007-2 et W6369-180007-3 sont disponibles sur le site AchatsCanada.

Les documents de la DP, distribués directement aux soumissionnaires admissibles, sont disponibles auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

Le 3 mars 2023

Addenda au rapport final du 6 avril 2022, concernant le processus d’approvisionnement lié aux services de soutien sur place pour la SFC Alert émis par TPSGC au nom du MDN.

Le présent addenda au rapport final porte sur la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 26 septembre 2022, le SE a passé en revue la lettre d'évaluation qui a ensuite été envoyée au soumissionnaire non retenu. Le SE a jugé la lettre acceptable du point de vue de l'équité.

Le 3 octobre 2022 l’AC a délivré le contrat au soumissionnaire retenu.

Les 2 soumissionnaires ont demandé des réunions de compte rendu qui ont été conduites virtuellement le 16 novembre 2022 et le 24 novembre 2022. Les réunions ont été tenues par l’AC et l’autorité cliente en présence du SE. Aucun soumissionnaire n’a formulé de questions ou de commentaires qui ont eu une incidence sur notre attestation en tant que SE pour ce projet selon laquelle le processus d’approvisionnement a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Attestation d’assurance

Le SE fournit par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement lié aux Services de soutien sur place pour la Station des Forces canadiennes Alert.

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :