Système de gestion de preuves numériques national et caméras corporelles

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’attestation d’assurance sans réserve ci-dessous à l’égard du processus d’approvisionnement du Système de gestion de preuves numériques national (SGPN) et caméras corporelles (CC).

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été effectué de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :

Exigences du projet

RFP Solutions Inc. a été embauché en tant que SE, le 28 octobre 2020, pour observer toutes les phases du processus d’approvisionnement concurrentiel pour le SGPN et CC lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) sous l’appel d’offres M7594-212120. RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant relativement à cette activité.

Ce rapport explique les activités du SE pendant l’étape de la demande d’information (DI) notamment l’invitation à se qualifier (ISQ), l’étape de l’examen et de l’amélioration des exigences (EAE), l’étape de la demande de propositions (DP) et l’étape de l’évaluation des soumissions donnant lieu à la recommandation d’un soumissionnaire pour l’étape des essais sur le terrain du processus d’approvisionnement. Le rapport vise la période du 28 octobre 2020 au 14 décembre 2022.

Le processus d’approvisionnement du SGPN et CC a été lancé avec l’objectif de mettre en place plus de 10 000 CC qui doivent être portées sur l’uniforme des agents de première ligne de la GRC. En outre, la GRC a essayé de trouver une solution efficace et sécuritaire à l’échelle nationale pour la collecte, l’entreposage et la communication des preuves numériques. Le SGPN permettra l’utilisation des CC et d’autres outils de collecte de preuves numériques importants.

Le processus d’approvisionnement sous l’appel d’offres M7594-212120 vise des concepts déjà explorés par la GRC dans le cadre de plusieurs DI.

L’appel d’offres M7594-162680/A a été publié en novembre 2015 pour demander les commentaires de l’industrie dans le cadre d’une initiative de collecte des données sur la viabilité des vidéos corporelles pour la GRC et pour orienter un plan pour la mise en œuvre.

L’appel d’offres M2989-190834/A a été publié en juin 2018 pour demander les commentaires de l’industrie sur une solution logicielle qui permet la collecte, l’entreposage, l’organisation, la protection et la destruction des preuves numériques en utilisant une solution logicielle en tant que service infonuagique.

L’appel d’offres M7594-192290/A a été publié en mai 2019 pour demander les commentaires de l’industrie sur une application pour l’obtention d’éléments de preuves sur le terrain qui peut être déployée sur un appareil mobile, compte tenu des différents types de preuves numériques que la GRC doit obtenir sur le terrain. Le SE n’a pas participé à ces activités d’approvisionnement.

Le processus d’approvisionnement a été lancé avec 7 DI publiées par TPGSC (appel d’offres M7594-212120) pour fournir des renseignements à l’industrie et obtenir des commentaires sur le processus d’approvisionnement notamment l’étape de l’ISQ. On a demandé à 3 soumissionnaires provisoirement qualifiés (SPQ) de participer aux étapes de l’EAE et de la DP. Pendant l’étape de l’EAE, chaque SPQ a été évalué pour déterminer s’il était un soumissionnaire qualifié (SQ) après avoir effectué l’évaluation préliminaire de l’intégrité de la chaîne d’approvisionnement (ICA) et de la propriété, contrôle et influence de l’étranger (PCIE) et s’il pouvait passer aux étapes de l’EAE et de la DP.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes.

Ce rapport comporte :

• notre attestation d’assurance
• un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat
• les observations pertinentes sur les activités effectuées

Activités et observations du surveillant de l’équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons :

• consulté les documents pertinents
• observé la préparation et les communications avec les SPQ et les SQ notamment la réception des soumissions
• déterminé les questions relatives à l’équité pour le compte de l’autorité contractante (AC)
• vérifié que les réponses et les mesures étaient raisonnables et pertinentes

Dans cette section

• Première demande d’information
• Séances de démonstration individuelles pour les fournisseurs
• Deuxième demande d’information
• Troisième demande d’information
• Quatrième demande d’information
• Cinquième demande d’information
• Invitation à se qualifier
• Évaluation de l’invitation à se qualifier
• Sixième demande d’information
• Examen et amélioration des exigences
• Demande de propositions
• Directives sur l’évaluation
• Examen administratif des soumissions
• Évaluation technique des soumissions
  • Évaluation technique cotée des soumissions écrites
  • Évaluation cotée du rendement de la solution
  • Évaluation cotée de la facilité d’utilisation de la solution
• Évaluation financière, vérification et sélection du soumissionnaire
• Communications et compte rendu

Première demande d’information

RFP Solutions Inc. a été engagé pour effectuer des activités de surveillance de l’équité après la publication de la DI (appel d’offres M7594-212120/A) sur le site achatsetventes.gc.ca le 20 octobre 2020. Pour se familiariser avec les exigences du SGPN et CC et le processus d’approvisionnement, le SE a examiné les documents de la DI.

Le SE a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les soumissionnaires intéressés

Une séance d’information de 2 heures (journée de l’industrie) a été organisée le 16 novembre 2020 pour expliquer à l’industrie l’approche d’approvisionnement et de mobilisation, les exigences du SGPN et CC et pour répondre aux questions. Pour la séance d’information pour l’industrie on a utilisé Microsoft Teams et les représentants de 13 fournisseurs ont participé. Le SE était présent et a observé la séance d’information.

Quatre modifications à la DI ont été publiées pour répondre à 27 questions de l’industrie, 11 modifications ont été apportées aux conditions de la DI et on a donné une mise à jour sur les procédures de la séance d’information. Chaque modification a été examinée par le SE avant la publication.

La date de clôture de la première DI a été le 27 novembre 2020 à 14 h, heure normale de l’Est.

Le SE a examiné avec l’AC la manière dont les réponses relatives à la DI ont été reçues et traitées.

Vingt-deux réponses ont été reçues et traitées conformément aux exigences et à l’échéance indiquées dans la DI. Une autre réponse a été reçue après l’échéance.

Lorsqu’il a examiné les documents de la DI et les modifications, observé la séance d’information pour l’industrie et la réception et le traitement des réponses à la DI, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Séances de démonstration individuelles pour les fournisseurs

La DI initiale indiquait que les fournisseurs qui voulaient démontrer leurs solutions devaient participer à une séance de démonstration pour les fournisseurs (après la clôture de la DI). Les séances de démonstration pour les fournisseurs visent à permettre aux fournisseurs de démontrer comment les solutions proposées satisfont aux exigences de 2 scénarios prédéfinis avec des questions connexes et à la GRC de poser des questions sur les solutions. Onze fournisseurs ont participé aux séances (2,5 heures chaque réunion) qui ont eu lieu entre le 7 et le 15 décembre 2020. On a utilisé Microsoft Teams pour chaque réunion qui a été organisée par TPSGC.

Le SE était présent et a observé les séances de démonstration individuelles pour les fournisseurs et n’a relevé aucun problème d’équité.

Deuxième demande d’information

La deuxième DI a été publiée pour demander et obtenir des commentaires supplémentaires de l’industrie sur le SGPN et CC, pour :

• publier d’autres questions posées pendant les séances de démonstration individuelles après la première DI
• obtenir d’autres commentaires sur une approche de services gérés, les méthodologies d’établissement des coûts et les modalités de paiement
• demande de commentaires sur les exigences de la proposition

Le SE a examiné la DI avant la publication.

Le SE a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les fournisseurs intéressés

La DI a été publiée le 22 février 2021 sur le site achatsetventes.gc.ca (appel d’offres M7594-212120/B) et la date de clôture était le 17 mars 2021, à 14 h, heure avancée de l’Est (HAE).

Cinq modifications de la DI ont été publiées pour répondre à 15 questions des fournisseurs et pour apporter 2 modifications aux conditions de la DI. Chaque modification a été examinée par le SE avant la publication.

Onze réponses ont été reçues et traitées conformément aux exigences et à l’échéance indiquées dans la DI.

Le SE a examiné avec l’AC, la manière dont les réponses relatives à la DI ont été reçues et traitées.

Lorsqu’il a examiné la DI, les réponses aux questions et les modifications de la DI et observé la réception et le traitement des réponses à la DI, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Troisième demande d’information

La troisième DI a été publiée pour informer l’industrie de l’intention du Canada de publier une ISQ pour une qualification préalable des répondants pour participer aux étapes de l’EAE et de la DP du processus d’approvisionnement et avant l’ISQ pour élaborer les exigences pour l’ISQ notamment publier un énoncé de travail et les critères d’évaluation pour permettre à l’industrie de présenter des commentaires et de soulever des préoccupations.

Le SE a examiné la DI avant la publication.

La DI a été publiée le 26 mars 2021 sur le site achatsetventes.gc.ca (appel d’offres M7594-212120/C) et la date de clôture était le 30 avril 2021, à 17 h HAE.

Aucune modification de la DI n’a été publiée. Aucune réponse de l’industrie n’a été reçue.

Le SE n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de la DI et lors de la clôture.

Quatrième demande d’information

La quatrième demande d’information a été publiée pour obtenir des commentaires de l’industrie sur l’aperçu et la description de haut niveau des exigences et des critères d’évaluation qui doivent être intégrés à l’ISQ officielle pour qualifier les fournisseurs pour leur permettre de participer à un appel d’offres à l’avenir pour acheter un SGPN et des CC.

Le SE a examiné la DI avant la publication.

Le SE a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les fournisseurs intéressés

La DI a été publiée le 1er avril 2021 sur le site achatsetventes.gc.ca (appel d’offres M7594-212120/D) et la date de clôture était le 15 avril 2021, à 14 h HAE.

Deux modifications de la DI ont été publiées pour répondre à 3 questions des fournisseurs et pour apporter 3 modifications aux conditions de la DI. Chaque modification a été examinée par le SE avant la publication.

Aucune réponse supplémentaire n’était nécessaire, sauf les questions des fournisseurs susmentionnées.

Lorsqu’il a examiné la DI, les réponses aux questions et les modifications de la DI et la clôture de la DI, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Cinquième demande d’information

La cinquième DI a été publiée pour expliquer et résumer les commentaires reçus de l’industrie pour répondre à la première DI (appel d’offres M7594-212120/A).

Le SE a examiné la DI avant la publication.

Le SE a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les fournisseurs intéressés

La DI a été publiée le 16 avril 2021 sur le site achatsetventes.gc.ca (appel d’offres M7594-212120/E) et la date de clôture était le 31 août 2021, à 14 h HAE. Aucune réponse n’a été demandée à l’industrie relativement à cette DI.

Une modification de la DI a été publiée pour expliquer et résumer les commentaires reçus de l’industrie pour répondre à la deuxième DI (appel d’offres M7594-212120/B).

La modification a été examinée par le SE avant la publication.

Le SE a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les fournisseurs intéressés

Le SE n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de la DI et lors de la clôture.

Invitation à se qualifier

Une ISQ a été publiée pour qualifier les fournisseurs intéressés conformément aux conditions pour devenir un SPQ ou un SQ pour toute étape ultérieure du processus d’approvisionnement du SGPN et CC.

Le SE a examiné l’ISQ avant la publication.

Le SE a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les soumissionnaires intéressés

L’ISQ a été publiée le 28 mai 2021 sur le site achatsetventes.gc.ca (appel d’offres M7594-212120/F) et la date de clôture était le 6 juillet 2021, à 14 h HAE.

Dix modifications de l’ISQ ont été publiées pour répondre à 22 questions des fournisseurs et pour apporter 9 modifications notamment la modification de la date de clôture et des conditions de l’ISQ. Chaque modification a été examinée par le SE avant la publication.

Le SE a examiné avec l’AC la manière dont les réponses relatives à l’ISQ ont été reçues et traitées.

Six réponses ont été reçues et traitées conformément aux exigences et à l’échéance indiquées dans l’ISQ.

Lorsqu’il a examiné l’ISQ, les modifications et la réception et le traitement des réponses à l’ISQ, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Évaluation de l’invitation à se qualifier

Avant l’évaluation des réponses, un plan d’évaluation a été préparé pour fournir des directives aux évaluateurs.

Le SE a examiné les directives sur l’évaluation notamment :

• les responsabilités de l’évaluateur
• le code de conduite
• les exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de conflits d’intérêts
• la méthodologie d’évaluation

Une réunion initiale visant l’évaluation pour tous les évaluateurs a eu lieu le 8 juillet 2021 pour examiner le plan d’évaluation. La réunion a eu lieu par conférence Web. Le SE était présent et a observé le processus.

L’évaluation des soumissions était assujettie à un processus de conformité des soumissions en phases pour ce qui est des exigences obligatoires et techniques. Il n’y avait aucune exigence cotée.

Le SE a déclaré que la méthode d’évaluation était impartiale.

Entre le 15 et le 20 juillet 2021, un examen des exigences obligatoires et techniques a été effectué par l’AC et le comité d’évaluation respectivement pour les 6 réponses reçues. Des rapports d’évaluation de la conformité (REC) ont été présentés à 4 répondants. Après le délai accordé pour remédier à la situation, les réponses au REC des soumissionnaires non conformes ont été évaluées par le comité d’évaluation qui a finalisé l’examen le 9 août 2021.

Par suite de l’évaluation, 3 répondants ont été considérés comme étant conformes aux exigences tel qu’il est indiqué dans l’ISQ et, par conséquent, ont été considérés comme des SPQ qui pouvaient participer aux étapes de l’EAE et de la DP. Trois répondants ont été jugés non admissibles en tant que SPQ. L’AC dans une lettre du 13 août 2021 a informé tous les répondants des résultats.

Le SE a observé les réunions du comité d’évaluation et examiné les résultats de l’examen obligatoire et des processus de conformité des soumissions en phases par rapport aux exigences de l’ISQ. En outre, le SE a examiné les avis avant qu’ils soient transmis aux répondants.

Lorsqu’il a examiné le plan d’évaluation, observé la réunion initiale visant l’évaluation et examiné l’évaluation de la conformité des répondants par rapport aux exigences obligatoires et techniques et les avis, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Sixième demande d’information

La sixième DI a été publiée pour informer l’industrie de la liste des SPQ et pour expliquer que les évaluations de la PCIE et de l’ICA seraient effectuées pendant l’étape de l’EAE et que les SPQ pouvaient être disqualifiés s’ils ne satisfaisaient pas aux exigences en matière de sécurité du Canada.

La DI a été publiée le 16 août 2021 sur le site achatsetventes.gc.ca (appel d’offres M7594-212120/G). La DI a été publiée directement en tant qu’avis sur le site achatsetventes.gc.ca sans pièces jointes. La date de clôture de la DI était le 27 septembre 2021 à 14 h HAE. Aucune réponse n’a été demandée à l’industrie relativement à cette DI.

Le SE a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par l’industrie

Le SE n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de la DI et lors de la clôture.

Examen et amélioration des exigences

Les 3 SPQ ont été invités à participer à l’étape de l’EAE par courriel le 31 août 2021.

L’objectif de l’étape de l’EAE était de partager les renseignements et d’obtenir des commentaires des SPQ sur les exigences préliminaires du Canada, le processus d’approvisionnement et les étapes ultérieures de l’approvisionnement.

Le SE a reçu une copie du courriel envoyé aux SPQ qui comportait un document décrivant l’objectif et le processus pour l’étape de l’EAE notamment les conditions.

L’étape de l’EAE comportait 3 volets :

• volet 1 concernait les
  • exigences techniques pour les CC et le SGPN
  • services interfonctionnels
• volet 2 concernait
  • les exigences en matière de sécurité et de confidentialité
  • les éléments de l’essai sur le terrain
  • la mise en œuvre du contrat
• volet 3 concernait les
  • conditions du contrat
  • services pendant la transition
  • services dans le cadre du contrat
  • services supplémentaires
  • exigences réglementaires et stratégiques

Le SE a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les SPQ

Une réunion initiale pour l’étape de l’EAE en utilisant Microsoft Teams a eu lieu le 8 septembre 2021 pour expliquer le processus et tous les SPQ ont participé. Le SE était présent et a observé la réunion initiale.

Des documents provisoires pour le volet 1, les exigences fonctionnelles et techniques pour les CC, le SGPN et les services interfonctionnels ont été transmis aux SPQ par courriel le 31 août 2021. Le SE a reçu une copie par courriel.

Avant la publication, le SE a examiné les documents et a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les SPQ

Les 22, 23 et 24 septembre 2021 on a organisé des séances d’un jour en utilisant Microsoft Teams avec chacun des SPQ pour examiner les exigences pour le volet 1 et obtenir des commentaires.

En fonction des commentaires reçus pendant la séance initiale, des réunions de 2 heures ont été organisées le 15 octobre 2021 avec chacun des SPQ en utilisant Microsoft Teams pour examiner les exigences et obtenir des commentaires sur la bande passante et l’architecture de la solution. Avant la réunion, un document qui donnait plus de contexte et de détails sur les exigences pour la bande passante et l’architecture de la solution a été partagé avec les SPQ.

Le SE a examiné le document avant la publication et a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les SPQ

Pour répondre au document, chaque SPQ a présenté un exposé pour orienter la discussion pendant la réunion.

Le SE était présent et a observé toutes les réunions sur l’EAE du volet 1.

Les documents provisoires pour le volet 2, les exigences en matière de sécurité et de confidentialité et les éléments de l’essai sur le terrain et de la mise en œuvre du contrat ont été transmis aux SPQ par courriel le 13 septembre 2021. Le SE a reçu une copie par courriel.

Avant la publication, le SE a examiné les documents et a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les SPQ

Les 5, 7 et 8 octobre 2021 on a organisé des séances d’un jour en utilisant Microsoft Teams avec chacun des SPQ pour examiner les exigences pour le volet 2 et obtenir des commentaires.

En fonction des commentaires reçus pendant la séance initiale pour le volet 2, des réunions de trois heures ont été organisées le 2, 3 et 4 novembre 2021 avec chacun des SPQ en utilisant Microsoft Teams pour examiner et discuter davantage des exigences pour l’essai sur le terrain et la mise en œuvre du contrat notamment comment régler les problèmes liés aux sites avec une connexion à faible bande passante. Avant la réunion, un document qui donnait plus de contexte et de détails sur les exigences pour l’essai sur le terrain et la mise en œuvre du contrat a été partagé avec les SPQ.

Le SE a examiné le document avant la publication et a confirmé:

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les SPQ

Les SPQ n’étaient pas tenus de présenter des commentaires avant les réunions.

Le SE était présent et a observé toutes les réunions sur l’EAE du volet 2.

Les documents provisoires pour le volet 3, les conditions du contrat, les services pendant la transition, les services dans le cadre du contrat, les services supplémentaires et les exigences réglementaires et stratégiques ont été transmis aux SPQ par courriel le 29 septembre 2021. Le SE a reçu une copie par courriel.

Avant la publication, le SE a examiné les documents et a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les SPQ

Les 22, 24 et 30 novembre 2021 on a organisé des séances d’un jour en utilisant Microsoft Teams avec chacun des SPQ pour examiner les exigences pour le volet 3 et obtenir des commentaires.

Le SE était présent et a observé toutes les réunions sur l’EAE du volet 3.

L’ébauche de la DP a été transmise aux SPQ par éléments entre le 15 février 2022 et le 15 juin 2022 et les commentaires finaux devaient être présentés le 16 juin 2022.

Avant la publication, le SE a examiné les documents et a confirmé :

• l’impartialité des exigences
• l’objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les SPQ

Le 21 avril 2022, TPSGC a transmis aux SPQ une présentation mettant en évidence les exigences en matière de sécurité et de confidentialité indiquées dans l’ébauche de DP pour s’assurer que tous les SPQ comprenaient toutes les exigences avant le lancement du processus d’appel d’offres. Après la présentation, le 25, 26 et 27 avril 2022 on a organisé une séance d’une heure et demi en utilisant Microsoft Teams avec chacun des SPQ. Le SE a examiné la présentation avant la publication et était présent et a observé toutes les réunions individuelles.

Le 6 mai 2022, TPSGC a publié une série de questions standardisées pour les SPQ pour demander des commentaires sur les objectifs de point de rétablissement. Le SE a examiné les questions avant la publication.

Après avoir reçu tous les commentaires de l’industrie sur les composantes de l’ébauche de DP, TPSGC a préparé et transmis aux SPQ un sommaire des changements le 27 juin 2022, pour déterminer les mises à jour envisagées pour les composantes de la DP en fonction des commentaires reçus. Le SE a examiné le sommaire des changements avant la publication.

Pendant le processus de l’EAE, des évaluations préliminaires de la PCIE et de l’ICA des SPQ sont effectuées par le Programme de sécurité des contrats de TPSGC et le Centre de la sécurité des télécommunications.

Le 18 mai 2022 tous les SPQ ont été informés par courriel que les évaluations préliminaires de la PCIE et de l’ICA avaient été effectuées et qu’ils étaient considérés comme des SQ. La liste des SQ a été publiée sur le site achatsetventes.gc.ca le 25 mai 2022.

En tant que SQ pour répondre à la DP, chaque SQ a été avisé le 13 juillet 2022 qu’il devait être inscrit au service Connexion Poste (Postes Canada) pour pouvoir recevoir la DP.

L’étape de l’EAE a pris fin par voie administrative avec la transmission de la DP aux SQ au moyen du service Connexion Poste (Postes Canada), le 19 juillet 2022.

Lors de l’examen de l’invitation et des documents de l’étape de l’EAE, de l’ébauche de DP, des communications avec les fournisseurs et de l’avis aux SQ et après avoir observé les réunions avec les fournisseurs, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Demande de propositions

La DP a été publiée au moyen du service Connexion Poste (Postes Canada) le 19 juillet 2022 (numéro d’appel d’offres M7594-212120/I). La date de présentation pour les renseignements sur les évaluations de la PCIE et de l’ICA et l’habilitation de sécurité (essai sur le terrain) était le 4 août 2022, à 14 h HAE. La date de clôture de la DP était le 30 août 2022, à 14 h HAE

Le 5 août 2022, TPSGC a établi une conversation Connexion Poste (Postes Canada) pour communiquer avec les SQ et distribuer la documentation. La nouvelle conversation a été établie pour atténuer les préoccupations au sujet de la protection de la vie privée découlant de la présentation de renseignements par un SQ qui n’a pas respecté les protocoles établis. La nouvelle conversation comportait la DP originale et les documents connexes et les modifications 1 à 5. La SE a examiné l’approche pour annuler et ouvrir de nouveau la conversation Connexion Poste (Postes Canada). Le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

L’AC a reçu 23 questions des SQ pendant la période de publication. Les réponses à ces questions et 22 modifications des conditions de l’appel d’offres ont été publiées dans 12 documents de modification; tous ont été transmis aux SQ au moyen du service Connexion Poste (Postes Canada). Le SE a examiné tous les documents de modification. Des problèmes d’équité mineurs soulevés par le SE ont été réglés par l’AC avant la publication des documents de modification.

Deux propositions liées à l’évaluation de la PCIE et de l’ICA et à l’habilitation de sécurité (essai sur le terrain) ont été reçues le 4 août 2022 à 14 h HAE et traitées conformément aux exigences de la DP. Le SE a examiné avec l’AC la manière dont les renseignements relatifs à l’évaluation de la PCIE et de l’ICA et à l’habilitation de sécurité (essai sur le terrain) ont été reçus et traités.

Deux propositions écrites et les équipements connexes pour l’évaluation ont été reçus le 30 août 2022 à 14 h HAE et traités conformément aux exigences et à l’échéance indiquées dans la DP.

Le SE a examiné avec l’AC la manière dont les réponses relatives à la DP ont été reçues et traitées.

Lorsqu’il a examiné la réception et le traitement des soumissions, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Directives sur l’évaluation

Avant l’évaluation, le SE a examiné les directives sur l’évaluation notamment :

• les responsabilités de l’évaluateur
• le code de conduite
• les exigences relatives à la sécurité, à la confidentialité et aux conflits d’intérêts
• la méthodologie d’évaluation

L’évaluation des soumissions était assujettie à un processus de conformité des soumissions en phases pour ce qui est des exigences obligatoires et techniques.

Le SE a confirmé que la méthode d’évaluation était impartiale.

L’AC et l’équipe chargée de l’approvisionnement ont organisé la formation des évaluateurs pour les équipes chargées de l’évaluation des soumissions notamment des présentations pour expliquer la méthodologie d’évaluation pour les soumissions écrites et les évaluations du rendement et de la facilité d’utilisation. Le SE a examiné les présentations avant la finalisation. Les 2 séances de formation des évaluateurs ont été organisées le 26 août et le 6 septembre 2022 en utilisant Microsoft Teams. Le SE a observé toutes les séances de formation.

Lors de l’examen de la méthodologie d’évaluation et des présentations sur la formation des évaluateurs et après avoir observé la formation des évaluateurs, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Examen administratif des soumissions

Après la clôture de la DP, un examen des exigences obligatoires et des exigences techniques a été effectué par l’AC et le comité d’évaluation respectivement relativement aux 2 soumissions reçues.

L’examen administratif comportait une vérification des échantillons de matériels présentés par les soumissionnaires. Les échantillons ont été expédiés et ouverts au bureau de la GRC au 73 Leiken Drive, Ottawa. Le SE a observé l’ouverture des échantillons.

Les membres de l’équipe d’évaluation ont examiné de manière indépendante les soumissions par rapport aux exigences techniques obligatoires. Les réunions de consensus pour les exigences techniques obligatoires ont été organisées le 16, 21 et 27 septembre 2022. Par suite de cet examen, les 2 soumissionnaires ont été jugés non conformes aux exigences techniques obligatoires. L’AC a transmis à chaque soumissionnaire un REC conformément aux conditions de la DP pour les informer qu’ils étaient non conformes et pour demander de présenter plus de renseignements pour démontrer la conformité.

Après réception des réponses relatives au REC, les membres de l’équipe d’évaluation ont examiné de manière indépendante les renseignements fournis. Les réunions de consensus pour évaluer les renseignements fournis dans les réponses relatives au REC ont été organisées le 4 et 5 octobre 2022.

En fonction des soumissions initiales et des réponses relatives au REC, on a déterminé que les 2 soumissionnaires satisfaisaient aux exigences. Ensuite, on a transmis aux 2 soumissionnaire un REC pour les aviser qu’ils satisfaisaient aux exigences obligatoires et techniques et qu’ils pouvaient passer à l’étape de l’évaluation technique cotée.

Le SE a observé chaque réunion de consensus relativement aux exigences techniques obligatoires, y compris les réunions pour évaluer les réponses relatives au REC. Le SE a aussi examiné les REC avant la publication et les résultats du processus de conformité des soumissions en phases pour assurer l’harmonisation avec les exigences de la DP.

Lors de l’examen des réunions de consensus et de la vérification de l’évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences obligatoires et techniques, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Évaluation technique des soumissions

L’évaluation technique cotée a été effectuée pour les 2 soumissions qui satisfaisaient à toutes les exigences obligatoires. L’évaluation technique cotée comportait 3 volets :

• évaluation des soumissions écrites par rapport aux exigences relatives à la soumission de gestion et aux exigences techniques cotées notamment les critères relatifs à la participation des Autochtones
• la vérification de l’évaluation du rendement des solutions (échantillons de matériels et logiciels infonuagiques) par rapport aux exigences cotées et la validation de l’évaluation des critères obligatoires et techniques cotés des soumissions écrites
• l’évaluation cotée de la facilité d’utilisation des solutions

Toutes les soumissions qui ont fait l’objet d’une évaluation du rendement qui a déterminé que les critères en matière de conformité étaient satisfaits étaient admissibles à passer à l’évaluation financière et ont reçu une note technique totale qui a été utilisée pour la sélection.

Évaluation technique cotée des soumissions écrites

La première évaluation technique visait les soumissions écrites par rapport à la soumission de gestion notamment la confirmation de l’expérience des membres de l’équipe du soumissionnaire au moyen de la vérification des références pour des projets antérieurs, les critères techniques cotés et l’évaluation de la composante de participation des Autochtones.

Les soumissions ont été examinées et ont reçu une note de chaque membre de l’équipe d’évaluation. Des réunions de consensus ont été organisées pour déterminer la note de chaque soumissionnaire. Les évaluateurs ont déterminé que les réponses à certains critères cotés étaient difficiles à trouver dans les réponses écrites de chaque soumissionnaire. Des questions ont été transmises à chaque soumissionnaire pour préciser où chaque réponse se trouvait dans la soumission. Les évaluateurs ont examiné de manière indépendante chaque réponse et d’autres réunions de consensus ont été organisées pour déterminer la note d’évaluation.

Pendant l’évaluation des soumissions écrites, l’AC a transmis des courriels avec des modèles de réponse aux références des soumissionnaires pour confirmer l’expérience des membres de l’équipe. Pour les 2 soumissionnaires, certaines références n’ont pas répondu dans les délais prévus et d’autres n’ont pas répondu à toutes les questions. Conformément à la DP, l’AC a avisé les soumissionnaires que des références n’avaient pas répondu et qu’ils pouvaient choisir d’autres références si la référence originale n’était plus disponible. L’AC a communiqué avec ces références en transmettant des modèles de réponse pour confirmer l’expérience des membres de l’équipe. Les réponses des références ont été examinées et ont reçu une note de chaque membre de l’équipe d’évaluation et les notes cotées pour les membres de l’équipe ont été déterminées pendant des réunions de consensus.

Des réunions de consensus ont été organisées en utilisant Microsoft Teams le 19, 20 et 21 octobre et le 17 novembre 2022. Une évaluation de consensus finale visant une réponse obtenue dans le cadre d’une vérification des références a été effectuée par voie administrative par chaque évaluateur qui a présenté sa confirmation de la note et du motif par courriel le 21 novembre 2022.

Le SE a observé chaque réunion de consensus et examiné la communication pour l’évaluation de consensus des critères cotés qui a été a été effectuée par voie administrative. Le SE a examiné les communications avec les soumissionnaires et leurs références avant la publication.

Lors de l’examen des réunions de consensus, le SE a observé des problèmes mineurs pendant la discussion qui ont été réglés en temps réel et avant l’établissement de la note finale. Lors de l’examen des communications avec les soumissionnaires et leurs références, le SE a observé des problèmes mineurs relativement à la clarté qui ont été réglés avant la publication des communications. Le SE n’a relevé aucun problème d’équité relativement à la note finale ou aux communications avec les soumissionnaires ou leurs références.

Évaluation cotée du rendement de la solution

Après avoir effectué l’évaluation des critères techniques cotés des soumissions écrites, on a évalué les solutions par rapport aux critères d’évaluation du rendement. L’évaluation du rendement a été effectué avec l’évaluation des critères pour les soumissions de gestion cotés puisque les notes des soumissions de gestion n’avaient aucune incidence sur la capacité d’effectuer l’évaluation du rendement.

L’évaluation du rendement cotée de la solution a été effectuée dans une salle de conseil au bureau de la GRC au 73 Leiken Drive, Ottawa. La solution de chaque soumissionnaire a été configurée conformément aux instructions indiquées dans le dossier de soumission respectif en fonction des exigences de la DP. Avant l’évaluation du rendement, on a organisé une conférence Web le 24 octobre 2022 et un des soumissionnaires devait confirmer la configuration de la connectivité du réseau. Pendant l’évaluation du rendement, il a été nécessaire d’obtenir des 2 soumissionnaires des précisions pour trouver dans leurs soumissions les directives pour effectuer des activités.

Lors de l’évaluation du rendement, chaque évaluateur a effectué de manière indépendante chaque test par rapport aux exigences obligatoires indiquées et a accordé une note par rapport aux critères cotés indiqués et, ensuite, on a organisé une réunion de consensus pour obtenir un consensus pour chaque critère.

L’évaluation du rendement a été effectuée les 26, 27, 28 et 31 octobre et le 1er, 9, 10 et 15 novembre 2022.

Le SE a examiné la préparation et les protocoles pour effectuer l’évaluation du rendement en harmonie avec la méthodologie d’évaluation indiquée à l’Annexe G de la DP et a observé les éléments des séances d’évaluation du rendement qui ont eu lieu le 26 et 28 octobre 2022 et le 1er, 10 et 15 novembre 2022. L’AC était présent pendant le processus et a communiqué fréquemment avec le SE pour discuter et examiner les problèmes pendant l’évaluation. Le SE a examiné les communications avec les soumissionnaires pendant l’évaluation du rendement avant la publication et a posé des questions à l’AC selon les besoins. À la fin du processus, le SE a examiné les documents contenant les résultats atteints avec l’AC.

Lorsqu’il a observé l’évaluation du rendement et l’explication du règlement proposé des problèmes, le SE a observé des problèmes mineurs qui ont été réglés en temps réel avant la publication des communications avec les soumissionnaires et avant l’établissement de la note finale. Lors de l’examen des communications avec les soumissionnaires, le SE a observé des problèmes mineurs relativement à la clarté qui ont été réglés avant la publication des communications. Le SE n’a relevé aucun problème d’équité relativement à la note finale ou aux communications avec les soumissionnaires.

Évaluation cotée de la facilité d’utilisation de la solution

Après avoir effectué l’évaluation cotée du rendement de la solution, les solutions ont été évaluées par rapport aux critères d’évaluation de la facilité d’utilisation cotés. L’évaluation de la facilité d’utilisation a été effectuée avec l’évaluation des critères pour les soumissions de gestion cotés puisque les notes des soumissions de gestion n’avaient aucune incidence sur la capacité d’effectuer l’évaluation de la facilité d’utilisation.

L’évaluation de la facilité d’utilisation cotée de la solution a été effectuée dans une salle de conseil au bureau de la GRC au 73 Leiken Drive, Ottawa. La solution de chaque soumissionnaire a été configurée conformément aux instructions indiquées dans le dossier de soumission respectif en fonction des exigences de la DP.

Lors de l’évaluation de la facilité d’utilisation, des agents de première ligne de la GRC (échantillon représentatif) ont participé à l’évaluation. Neuf évaluateurs ont effectué chaque test de facilité d’utilisation et ont accordé une note et les mêmes évaluateurs ont évalué les 2 soumissions. Chaque évaluateur a effectué chaque test de manière indépendante et a rempli un questionnaire pour chaque test en attribuant une note sur une échelle de 4 points (Likert). La note totale pour chaque soumissionnaire pour chaque critère était la note moyenne de tous les évaluateurs qui ont effectué l’évaluation du critère.

L’évaluation du rendement a été effectuée les 21 et 22 novembre 2022.

Le SE a examiné la préparation et les protocoles pour effectuer l’évaluation de la facilité d’utilisation en harmonie avec la méthodologie de vérification et les essais par les utilisateurs indiqués à l’Annexe G de la DP et a observé les éléments des séances d’évaluation de la facilité d’utilisation le 21 novembre 2022. L’AC était présent pendant le processus et a communiqué fréquemment avec le SE pour discuter et examiner les problèmes pendant la vérification et a posé des questions à l’AC selon les besoins. À la fin du processus, le SE a examiné les documents contenant les résultats atteints avec l’AC. Le SE n’a relevé aucun problème d’équité relativement à la note finale.

Évaluation financière, vérification et sélection du soumissionnaire

Conformément à la DP, il n’y avait pas de note minimale et les 2 soumissions satisfaisaient aux exigences obligatoires et les 2 propositions financières ont été ouvertes et l’AC a déterminé la cote de prix pour chaque soumission. Le SE a examiné la cote de prix et la note totale des propositions financières avec l’AC.

Le SE a aussi examiné la pondération totale et la note combinée de chaque soumission avec l’AC.

Lorsqu’il a examiné les résultats de l’évaluation financière, la vérification de la note totale et la sélection du soumissionnaire, le SE n’a relevé aucun problème d’équité.

Communications et compte rendu

Cette section sera remplie dans un addenda au présent rapport après l’octroi du contrat, qui est assujetti à la confirmation du respect des dispositions relatives à la sécurité et à l’intégrité, et un débreffage pour les soumissionnaires, selon les besoins.

Documents de référence

Les documents pour l’étape de la DI (y compris l’ISQ) sont disponibles sous les numéros d’appel d’offres M7594-212120/A, B, C, D, E, F et G sur AchatsCanada et au bureau du projet.

Les documents pour l’étape de l’EAE de l’approvisionnement du SGPN CC sont disponibles au bureau du projet.

L’avis public du SQ est disponible sous le numéro d’appel d’offres M7594-212120/H sur AchatsCanada.

Les documents pour l’étape de la DP de l’approvisionnement du SGPN CC sont disponibles au bureau du projet.

Addenda au rapport final

Le 21 avril 2023

Addenda au rapport final du 3 janvier 2023 pour le SGPN et CC.

Le présent addenda couvre la période qui suit la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les séances de compte rendu.

Le contrat a été officiellement attribué et le soumissionnaire retenu a été officiellement informé du résultat le 12 janvier 2023 par un courriel contenant le contrat signé. Le soumissionnaire non retenu a été informé du résultat le 13 janvier 2023 dans un courriel contenant une lettre de regret officielle. La lettre de regret identifiait le soumissionnaire retenu et la valeur du contrat et informait le soumissionnaire non retenu qu’il avait droit à un compte rendu des résultats. Le courriel contenait également les résultats de l’évaluation consensuelle du soumissionnaire non retenu, réalisée en fonction des exigences obligatoires et cotées, et de l’évaluation financière. Un avis d’adjudication de contrat a été publié sur AchatsCanada le 13 janvier 2023. Le SE examiné le contrat et les communications avec les soumissionnaires retenus et non retenus avant qu’ils ne soient émis.

Le 24 janvier 2023, le soumissionnaire non retenu a demandé des commentaires supplémentaires sur les points qu’il avait perdus lors de l’évaluation. Le soumissionnaire non retenu a de nouveau soumis cette demande à l’AC sous forme d’avis formel de contestation le 26 janvier 2023. L’AC lui a fourni des commentaires écrits le 22 février 2023. Le SE a examiné les commentaires avant qu’ils ne soient envoyés au soumissionnaire et n’a pas constaté de problème d’équité.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit par la présente la déclaration d’assurance sans réserve ci-dessous concernant les processus d’attribution de contrat et de compte rendu du processus d’approvisionnement relatif au SGPN et CC.

Selon notre avis professionnel, les processus d’attribution de contrat et de compte rendu que nous avons observés ou surveillés ont été menés de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :