Entretien d’équipement du système de sécurité électronique

Sur cette page

• Attestation d’assurance
• Exigence de l’activité
• Mandat de surveillance de l’équité et observations
• Documents de référence
• Addenda au rapport final

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement pour l’Entretien d’équipement du système de sécurité électronique (EESEE), jusqu’à et y compris la conclusion de la phase d’évaluation.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigence de l’activité

RFP Solutions Inc. a été embauché en tant que SE le 17 avril 2023 pour observer le processus d’approvisionnement pour l’EESEE émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom du Service correctionnel du Canada dans le cadre de la demande WS4365275858. RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant relativement à cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE pendant la phase d’évaluation de la demande de propositions (DDP) du 17 avril 2023 au 26 juin 2024.

La DDP vise à obtenir un entrepreneur dans chacun des 5 volets de travail pour les programmes régionaux d’entretien des systèmes de sécurité électronique et de l’équipement connexe dans les établissements correctionnels de l’ensemble du Canada. Si 1 seul soumissionnaire est adjudicataire de l’ensemble des 5 volets de travail, il est admissible à l’adjudication d’un contrat pour le volet de travail 6 et à agir en tant qu’entrepreneur national spécialiste de l’entretien. L’admissibilité à l’adjudication d’un contrat pour le volet de travail 6 repose sur une soumission conforme présentée par le soumissionnaire. Les volets de travail 1 à 5 visent à fournir des services de soutien, y compris les éléments d’entretien suivants :

• entretien préventif
• entretien correctif
• gestion du cycle de vie
• stratégie de maintien en poste des ressources
• gestion des ressources
• gestion de l’inventaire
• soutien en gestion des actifs
• rapports et documentation

Le volet de travail 6 vise à retenir les services d’un entrepreneur national spécialiste de l’entretien aux fins suivantes :

• administrer le système national informatisé de gestion de l’entretien
• fournir des conseils de technicien expert sur les questions d’entretien
• préparer des plans et procédures normalisés d’entretien périodique
• fournir une coordination globale dans l’ensemble du programme d’entretien

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.

Ce rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les observations pertinentes tirées des activités entreprises

Mandat de surveillance de l'équité et observations

Dans cette section

• Demande de propositions
• Phase d’évaluation

Conformément aux termes de notre mandat, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé les phases de la DDP et de l’évaluation
• avons ciblé les questions relatives à l’équité auprès des parties appropriées, par exemple l’autorité contractante (AC)
• nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Demande de propositions

La DDP a été publiée sur le site AchatsCanada le 11 janvier 2024. Le SE a examiné plusieurs versions de la DDP avant sa publication et les observations fournies ont été réglées avant la publication.

Il y a eu publication de 9 modifications à la DDP entre le 19 janvier 2024 et le 10 avril 2024 pour répondre aux questions de l’industrie et réviser les conditions de la DDP. Le SE a examiné les modifications avant leur publication. Le SE a fourni des observations sur les modifications, qui ont été gérées avant la publication.

Il y a eu une conférence des soumissionnaires tenue en anglais le 31 janvier 2024; y assistaient les représentants de 3 entreprises. Une conférence des soumissionnaires a eu lieu en français le 1 février 2024; y assistaient les représentants de 2 entreprises. Les conférences des soumissionnaires se sont déroulées en réunions en ligne. Le SE a examiné la documentation de présentation avant la réunion et a observé les 2 réunions. Aucun problème d’équité n'a été observé.

À la clôture de la DDP le 12 avril 2024 à 14 h, heure normale de l’Est, 3 soumissions sur l’ensemble des 6 volets de travaux ont été reçues. Voici le nombre de soumissions reçues pour chaque volet de travail :

• volet de travail 1 : 2 soumissions
• volet de travail 2 : 1 soumission
• volet de travail 3 : 2 soumissions
• volet de travail 4 : 2 soumissions
• volet de travail 5 : 2 soumissions
• volet de travail 6 : 1 soumission

Le SE a examiné les modalités de réception et de gestion des soumissions avec l’AC. Aucun problème d’équité n’a été observé.

Phase d’évaluation

Avant le début de l’évaluation des soumissions, le SE a examiné les lignes directrices d’évaluation, notamment :

• les responsabilités de l’évaluateur
• le code de déontologie
• la sécurité
• la confidentialité
• les exigences en matière de conflit d’intérêts

Le SE a examiné le cahier d’évaluation à utiliser par l’équipe d’évaluation aux fins d’harmonisation avec la DDP publiée et ses modifications. Les 3 membres de l’équipe d’évaluation ont reçu une formation d’évaluateur donnée par l’AC, le SE agissant comme observateur. Aucun problème d’équité n’a été observé.

À la suite de la clôture de la DDP, l’AC a effectué un examen des soumissions en vertu de la phase 1 du processus de conformité des soumissions par étapes (PCSE). L’examen a permis de dégager qu’une des soumissions du volet de travail 1 ne constituait pas une soumission en réponse à la DDP. Par conséquent, elle a été écartée et n’a pas été considérée. Toutes les autres soumissions ont été considérées comme admissibles pour passer à la phase suivante du processus d’évaluation. Le SE a examiné les résultats avec l’AC. Aucun problème d’équité n’a été observé.

L’AC a tenu le 16 avril 2024 une réunion de lancement de l’évaluation afin d’examiner le processus d’évaluation. Y assistaient les 3 évaluateurs. Le SE a agi à titre d’observateur de la réunion. Aucun problème d’équité n’a été observé.

Chaque évaluateur a examiné les soumissions individuellement. Les premières réunions d’évaluation de consensus en vertu de la phase 2 du PCSE ont eu lieu les 14 et 15 mai 2024, dans le but d’évaluer les soumissions par rapport aux critères obligatoires et aux critères techniques notés. Une deuxième rencontre d’évaluation de consensus a été menée le 30 mai 2024 pour confirmer les exigences concernant les rapports d’évaluation de la conformité (REC) pour les renseignements supplémentaires. Les REC concernant les renseignements supplémentaires ont été publiés le 30 mai 2024 pour 2 soumissionnaires sur 3 des volets de travail comme suit :

• volet de travail 3 : 1 soumissionnaire
• volet de travail 4 : 2 soumissionnaires
• volet de travail 5 : 1 soumissionnaire

À la demande d’un des soumissionnaires, le Canada a prolongé le délai afin de fournir des réponses au REC, L’un des soumissionnaires a fourni une réponse le 10 juin 2024, soit dans les délais demandés. À la suite de la réception des REC concernant les éléments non conformes, le Canada a également publié des REC à l’endroit des soumissions conformes pour les volets de travail 1, 2, 3 et 5. Le comité d’évaluation s’est réuni le 10 juin 2024 afin de finaliser l’évaluation des critères obligatoires et des critères techniques notés, sur la base des réponses des REC et compte tenu de la soumission initiale présentée où aucune réponse REC n’a été reçue.

L’évaluation des critères obligatoires et des critères techniques notés a permis de dégager pour chacun des volets de travail le nombre de soumissions conformes qui suit :

• volet de travail 1 : 2 soumissions reçues – 1 soumission était conforme aux critères techniques
• volet de travail 2 : 1 soumission reçue – 1 soumission était conforme aux critères techniques
• volet de travail 3 : 2 soumissions reçues – 2 soumissions étaient conformes aux critères techniques
• volet de travail 4 : 2 soumissions reçues – 1 soumission était conforme aux critères techniques
• volet de travail 5 : 2 soumissions reçues – 2 soumissions étaient conformes aux critères techniques
• volet de travail 6 : 1 soumission reçue – aucune soumission n’était conforme aux critères techniques

Le SE a agi à titre d’observateur le 15 mai, le 30 mai et le 18 juin 2024 pour les réunions de consensus et a examiné les résultats. Aucun problème d’équité n’a été observé.

Conformément à la DDP, les enveloppes budgétaires avaient déjà été ouvertes séparément et mises en sûreté par l’AC et cette dernière a déterminé le total des montants soumissionnés. Puisque les volets de travail 3 et 5 ont obtenu chacun 2 soumissions conformes, le soumissionnaire classé au premier rang dans chacun de ces volets de travail a été désigné le 18 juin 2024 à la conclusion de l’évaluation de consensus des critères obligatoires et des critères techniques notés. Des éclaircissements financiers ont été publiés concernant les volets de travail 1 et 2, car chacun n’avait reçu qu’une soumission conforme, afin de déterminer si les prix étaient raisonnables pour recommander une adjudication de marché. Les éclaircissements ont été reçus les 14 et 20 juin 2024 respectivement et les soumissionnaires les mieux classés ont été confirmés dans chaque cas. Le volet de travail 6 ne sera pas adjugé parce les volets de travail 1, 2, 3, 4 et 5 ne seront pas tous attribués au même entrepreneur. Le SE a examiné l’évaluation financière et le prix noté par point évalué pour les 4 soumissions conformes et a confirmé avec l’AC que les formules ont été appliquées de la façon établie dans la DDP. À la suite de la confirmation du soumissionnaire le mieux classé, l’AC a finalisé les résultats globaux et ceux-ci ont été examinés avec le SE. Aucun problème d’équité n’a été observé.

Document de référence

Les documents relatifs à l’invitation à soumissionner WS4365275858 sont disponibles auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

Le 4 septembre 2024

Addenda au rapport final du 26 juin 2024 pour l’EESEE.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les activités de compte rendu.

Les 2 soumissionnaires retenus ont été informés par écrit de l’adjudication du contrat le 28 juin 2024. Un des soumissionnaires retenus a obtenu les contrats pour les volets de travail 1 et 2 et l’autre, les contrats pour les volets de travail 3, 4 et 5. Le SE a analysé les lettres d’adjudication avant leur émission et a vérifié les contrats sur le plan de la conformité à la DDP.

Le soumissionnaire non retenu pour les volets de travail 3, 4, 5 et 6 (il n’y a pas eu de soumissionnaire non retenu pour les volets de travail 1 et 2) a été informé le même jour qu’il avait droit à un compte rendu des résultats de l’évaluation. Le SE a examiné l’avis destiné au soumissionnaire non retenu avant qu’il ne soit délivré.

Un des soumissionnaires a demandé une séance de compte rendu et celle-ci a eu lieu le 21 août 2024. Le SE a examiné les notes de l’autorité contractante et du responsable technique préparées pour la séance de compte rendu sur le plan de la conformité avec le consensus observé avant la réunion et était présent et a observé le compte rendu. Au cours du compte rendu, le soumissionnaire a demandé un exemplaire des notes de compte rendu sur l’évaluation de ses soumissions qui ont été fournies par l’AC le 22 août 2024. Le SE a examiné l’exemplaire des notes de compte rendu remis, sur le plan de la conformité avec les résultats du consensus et le compte rendu.

Les adjudications des contrats ont été publiées sur AchatsCanada le 1er juillet 2024.

Lors de l’examen des contrats attribués et l’observation du compte rendu, aucun problème d’équité n’a été constaté.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement pour l’EESEE, jusqu’à et y compris la conclusion de l’attribution du contrat et des activités de compte rendu.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :