Îlot 2 : Services de gestion de la construction
Rapport final du surveillant de l'équité : Le 8 décembre 2023
Addenda au rapport final : Le 23 janvier 2024
Soumis au : Directeur, Programme de la surveillance de l'équité
Soumis par : RFP Solutions Inc.
Sur cette page
Attestation d'assurance
Par la présente, le surveillant de l'équité (SE) fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement pour l'Îlot 2 : Services de gestion de la construction jusqu'à et y compris la conclusion de l'étape de l'évaluation.
Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.
Original signé par :
Cathryn Kallwitz
Directeur général
RFP Solutions Inc.
Surveillante de l'équité
Rebecca Toman
Représentante de l'entrepreneur en surveillance de l'équité
Conseillère principale en approvisionnement et équité
RFP Solutions Inc.
Stephen Fleming
Ingénieur professionnel
Surveillant de l'équité
Steve Johnston
Surveillant de l'équité
Exigences de l'activité
RFP Solutions Inc. a été embauché en tant que SE, le 2 août 2019, pour observer la demande de propositions (DP) pour l'Îlot 2 : Services de gestion de la construction émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom de la Direction générale de la science et de l'infrastructure parlementaire dans le cadre de l'invitation WS4087594800. RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.
Le présent rapport porte sur les activités du SE pendant le processus de la DP du 2 mai 2022 au 5 décembre 2023.
TPSGC doit engager un fournisseur de services de gestion de la construction pour renouveler l'Îlot 2 dans la cité parlementaire. Le fournisseur de services de gestion de la construction doit travailler avec 3 entités de conception. Une entité architecturale (équipe de conception) formée du consultant, de sous-consultants et de consultants spécialisés doit fournir la plupart des services architecturaux et techniques et élaborer les solutions de conception pour les travaux dans le cadre de ce contrat. Un consultant en environnement doit fournir les services environnementaux, géotechniques, d'hygiène du travail ou d'enlèvement des déchets solides en collaboration avec l'équipe de conception et le fournisseur de services de gestion de la construction. Le Bureau de gestion du projet de technologie de l'information de la Chambre des communes doit fournir des services de conception liés à la technologie de l'information, au contenu multimédia et aux systèmes de sécurité intégrés.
Le fournisseur de services de gestion de la construction doit analyser et élaborer des options de mise en œuvre du projet, gérer le séquencement des travaux de déconstruction, de construction et de conservation du patrimoine et, par conséquent, la portée et le calendrier des avant-projets, le coût et les travaux de construction et de conservation du patrimoine connexes découlant des solutions de conception approuvées.
Nous avons examiné l'ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.
Ce rapport comprend :
- l'attestation d'assurance
- un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
- les observations pertinentes tirées des activités entreprises
Mandat de surveillance de l'équité et observations
Conformément aux termes de notre mandat, nous :
- nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
- avons observé la DP et les étapes de l'évaluation
- avons ciblé les questions relatives à l'équité auprès de l'autorité contractante (AC)
- nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées
Demande de propositions
La DP a été publiée sur le site AchatsCanada le 8 août 2023. Le SE a examiné plusieurs DP préliminaires avant la publication et a formulé des commentaires qui ont été abordés avant la publication.
Cinq modifications à la DP ont été publiées entre le 31 août 2023 et le 18 octobre 2023 pour répondre aux questions de l'industrie et modifier les conditions de la DP. Le SE a examiné les modifications avant la publication. Le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Une visite du site a été effectuée pendant la période de la DP, le 6 septembre 2023 et les représentants de 7 organisations ont participé. Le SE a examiné les préparations et a participé à la visite du site. Le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Six propositions ont été reçues avant la clôture de la DP, le 26 octobre 2023 à 14 h, heure avancée de l'Est. Le SE a examiné avec l'AC la manière dont les soumissions ont été reçues et traitées. Le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Étape de l'évaluation
Avant l'évaluation des soumissions, le SE a examiné les directives sur l'évaluation, notamment :
- les responsabilités de l'évaluateur
- le code de conduite
- les exigences relatives à la sécurité
- la confidentialité
- les exigences relatives aux conflits d'intérêts
Le SE a examiné le manuel d'évaluation qui devait être utilisé par l'équipe d'évaluation pour déterminer s'il était conforme à la DP publiée avec les modifications. L'AC a donné la formation sur l'évaluation aux 3 membres de l'équipe d'évaluation et le SE a observé le processus. Le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Après la clôture de la DP, l'AC a examiné les soumissions dans le cadre de l'étape 1 du processus de conformité des soumissions en phases (PCSP). Une soumission a été rejetée parce qu'elle ne comportait pas tous les renseignements financiers nécessaires. Le SE a examiné les résultats avec l'AC. Le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Une réunion d'évaluation initiale a été organisée le 6 novembre 2023 par l'AC pour examiner les processus d'évaluation. Les 3 évaluateurs ont participé à la réunion. Le SE a observé la réunion. Le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Chaque évaluateur a examiné les soumissions individuellement. Une réunion d'évaluation consensuelle dans le cadre de l'étape 2 du PCSP a été organisée le 15 novembre 2023. Les rapports d'évaluation de la conformité (REC) pour les soumissions conformes ont été transmis à 3 soumissionnaires. Les REC ont été transmis à 2 soumissionnaires demandant de fournir plus de renseignements. Les 2 soumissionnaires ont répondu dans les délais prévus. Le comité d'évaluation a organisé une réunion le 24 novembre 2023 pour examiner les réponses. Par conséquent, 5 propositions ont été jugées conformes aux exigences et ont pu passer à l'étape de l'évaluation des critères techniques cotés. Le SE a observé les réunions d'évaluation consensuelle du 15 et 24 novembre 2023 et examiné les résultats. Le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Le comité d'évaluation s'est réuni le 30 novembre et le 1er décembre 2023 pour évaluer les 5 propositions conformes par rapport aux critères techniques cotés. Quatre soumissions ont obtenu le minimum de points exigés pour les critères techniques cotés (C) de C1 à C5 et ont été jugées conformes aux exigences et ont pu passer à l'étape de l'évaluation des soumissions financières. Une soumission n'a pas obtenu le minimum de points exigés pour les critères techniques cotés et n'a pas pu passer à l'étape de l'évaluation des soumissions financières. Le SE a observé les réunions d'évaluation consensuelle pour les critères techniques cotés et a examiné les résultats. Le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Conformément à la DP, les enveloppes de proposition de prix ont été ouvertes et l'AC a déterminé le montant des soumissions. Le SE a examiné l'évaluation financière et le coût évalué par point pour les 4 propositions conformes et a confirmé avec l'AC que les formules ont été utilisées comme indiqué dans la DP. Après avoir déterminé le soumissionnaire ayant la meilleure note totale, l'AC a finalisé les résultats qui ont été examinée avec le SE. Le SE n'a relevé aucun problème d'équité.
Documents de référence
Les documents relatifs à l'invitation WS4087594800 sont disponibles auprès du bureau de projet.
Addenda au rapport final
23 janvier 2024
Addenda au rapport final du 8 décembre 2023 pour l'Ïlot 2 : Services de gestion de la construction.
Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution du contrat et les comptes rendus.
Le soumissionnaire retenu a été notifié par écrit de l'attribution du contrat le 22 décembre 2023. Le SE a examiné la lettre d'attribution avant qu'elle ne soit émise et le contrat pour s'assurer qu'il était conforme à la DP et à la soumission.
Les 4 soumissionnaires non retenus ont été notifiés à la même date et ont été informés qu'ils avaient droit à un compte rendu des résultats de l'évaluation. Le SE a examiné les notifications aux soumissionnaires non retenus avant qu'elles ne soient émises.
Des comptes rendus ont été organisés avec chacun des 4 soumissionnaires non retenus et avec le soumissionnaire retenu. Les comptes rendus avec les soumissionnaires non retenus ont duré 1 heure chacun et ont eu lieu les 12, 18 et 19 janvier 2024. Un compte rendu de 1 heure a été organisé avec le soumissionnaire retenu le 18 janvier 2024. Le SE était présent et a observé les comptes rendus. Au cours des comptes rendus, 2 soumissionnaires ont demandé des détails supplémentaires sur l'évaluation de leurs soumissions, qui ont été fournis par l'AC le 18 janvier 2024.
L'attribution du contrat a été publiée sur AchatsCanada le 22 janvier 2024.
L'examen du contrat attribué et l'observation des comptes rendus n'ont révélé aucun problème d'équité.
Attestation d'assurance
Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement de l'Îlot 2 : Services de gestion de la construction jusqu'à et y compris la conclusion de l'attribution du contrat et aux activités de comptes rendus.
Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé, a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.
Original signé par :
Cathryn Kallwitz
Directeur général
RFP Solutions Inc.
Surveillante de l'équité
Rebecca Toman
Représentante de l'entrepreneur en surveillance de l'équité
Conseillère principale en approvisionnement et équité
RFP Solutions Inc.
Stephen Fleming
Ingénieur professionnel
Surveillant de l'équité
Steve Johnston
Surveillant de l'équité
Détails de la page
- Date de modification :