Modernisation des véhicules logistiques : Examen et amélioration des exigences

Sur cette page

• Introduction
• Attestation d’assurance
• Exigences du projet
• Objectifs du mandat du surveillant de l’équité et méthodologie
• Documents de référence

Introduction

HKA Global (Canada), Inc. a été embauché comme surveillant de l’équité (SE) le 10 septembre 2014 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le projet de modernisation des véhicules logistiques (MVL) du ministère de la Défense nationale. Ce processus d’approvisionnement concurrentiel est lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, par le biais d’une lettre d’intérêt (LI) portant le numéro W847L-150067/A, d’une ébauche d’invitation à se qualifier (ISQ) portant le numéro W847L-190122/A, d’une ISQ finale portant le numéro W847L-190122/B et d’une demande pour l’examen et l’amélioration des exigences (EAE), portant le numéro W8847L-190122/C. HKA Global (Canada), Inc. est un tiers indépendant en ce qui concerne cette activité.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente notre rapport EAE qui couvre nos activités chronologiquement depuis le 10 septembre 2014 jusqu’à la publication de la demande de proposition (DP) aux fournisseurs qualifiés (FQ) le 9 décembre 2021.

Ce rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les méthodologies appliquées
• les détails de nos activités, y compris toute constatation pertinente découlant des activités menées

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le projet de MVL.

Notre opinion professionnelle est que la phase de demande pour EAE du processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observée ou surveillée a été menée de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par :

Exigences du projet

Le projet de MVL est un projet de remplacement des capacités qui vise à garantir que les Forces armées canadiennes disposent d’une capacité de transport et de logistique suffisante pour opérer partout où elles seront déployées et pour s’entraîner au Canada. Il permettra d’acquérir moins de véhicules que la flotte actuelle, tout en assurant la capacité de transport et de logistique requise grâce à l’augmentation de la capacité de chargement des véhicules, à l’introduction de conteneurs maritimes et à la modularité, ainsi qu’à l’utilisation accrue de grandes remorques de transport. Il permettra aussi d’acquérir de nouveaux véhicules logistiques légers et lourds dotés d’une :

• charge utile
• fonctionnalité
• mobilité
• durabilité
• protection accrues par rapport aux flottes de véhicules existantes

Les acquisitions envisagées comprennent, entre autres, des nouveaux :

• véhicules logistiques
• remorques
• modules montés sur des véhicules spécialisés
• des conteneurs spéciaux
• des systèmes de manutention de matériaux en vrac
• des équipements de manutention

Les acquisitions comprendront également un soutien initial en matière de service et de logistique.

La portée du ou des contrats résultant de toute invitation subséquente peut couvrir :

• les véhicules, les modules, les remorques et les équipements connexes
• la formation des opérateurs et la formation technique
• l’installation du câblage des systèmes de communication des véhicules et des modules fourni par le Canada
• une période initiale de soutien pour les nouvelles flottes
• la prestation du soutien en service nécessaire pour permettre aux nouvelles flottes d’atteindre leur pleine capacité opérationnelle

La Politique des retombées industrielles et technologiques (RIT) du Canada, y compris la proposition de valeur, s’appliquera au projet.

Objectifs du mandat du surveillant de l’équité et méthodologie

L’objectif global était d’assurer la surveillance indépendante du processus d’approvisionnement et de soumettre tout commentaire relatif à l’équité aux responsables du projet, le plus tôt possible, afin que des mesures appropriées puissent être prises pour donner suite aux commentaires avant que l’équité ne soit affectée. Le directeur, Programme de surveillance de l’équité, serait informé de tout problème lié à l’équité qui n’aurait pas été résolu rapidement. À l’issue du processus d’approvisionnement, un énoncé d’assurance de l’équité du processus serait fourni.

Dans cette section

• Phase de mobilisation de l’industrie
• Phase d’invitation à se qualifier
• Évaluation de l’invitation à se qualifier
• Phase d’examen et d’amélioration des exigences

Phase de mobilisation de l’industrie

Le 17 octobre 2014, nous avons examiné la LI qui avait été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 14 août 2014. Aucun manquement à l’équité n’a été observé.

Nous avons examiné les modifications 1 à 10 apportées à la LI aux dates indiquées ci-dessous :

• modification 1 : 22 octobre 2014
• modification 2 : 13 avril 2015
• modification 3 : 9 décembre 2015
• modification 4 : 17 août 2016
• modification 5 : 22 novembre 2016
• modification 6 : 22 novembre 2016
• modification 7 : 2 mai 2017
• modification 8 : 22 novembre 2017
• modification 9 : 15 août 2018
• modification 10 : 5 septembre 2018

Les modifications ont fourni des versions actualisées de la LI et des exigences techniques connexes, ainsi que des exigences relatives aux RIT. Des commentaires relatifs à l’équité ont été formulés et les responsables du projet ont pris des mesures pertinentes.

Nous avons observé des réunions individuelles avec les fournisseurs aux dates indiquées ci-dessous :

• 12 novembre 2014
• 16 et 22 juin 2015
• 1er mars et 24, 26 et 27 mai 2016
• 30 mai, 13 et 14 juin et 5 octobre 2017
• 2 et 14 février, 8 et 16 mars, 11 avril, 29 mai, 6 juin, 13 et 30 août, 15 et 18 octobre 2018
• 22 et 23 janvier 2019

Aucun manquement à l’équité n’a été observé.

Phase d’invitation à se qualifier

Le 7 mars 2019, nous avons examiné une ébauche de l’ISQ. Des commentaires relatifs à l’équité ont été formulés et les responsables du projet ont pris les mesures appropriées.

L’ébauche de l’ISQ a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 18 mars 2019.

Entre le 26 mars et le 5 avril 2019, nous avons examiné les questions des fournisseurs et les réponses proposées. Le 27 mars et le 5 avril 2019, nous avons examiné les modifications 1 et 3 apportées à l’ébauche de l’ISQ. Les réponses proposées aux questions des fournisseurs ont fait l’objet de commentaires relatifs à l’équité. Les responsables du projet ont pris les mesures adéquates qui ont été reflétées dans les modifications 1 et 3. Nous n’avons pas examiné la modification 2, qui a servi à reporter la date de clôture de l’ébauche de l’ISQ du 4 au 9 avril 2019.

Le 26 avril 2019, nous avons examiné la version finale de l’ébauche de l’ISQ. Des commentaires relatifs à l’équité ont été formulés et les responsables du projet ont pris des mesures pertinentes.

L’ISQ a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 30 avril 2019.

Évaluation de l’invitation à se qualifier

Le 9 mai 2019, nous avons examiné le manuel d’évaluation de l’ISQ et formulé à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Des mesures appropriées ont été prises pour répondre à ces commentaires.

Lors de la réunion de lancement de l’évaluation du 17 mai 2019, nous avons reçu la confirmation que tous les évaluateurs avaient signé le formulaire d’instructions et de reconnaissance de l’évaluateur qui contenait une déclaration selon laquelle aucune situation de conflit d’intérêts n’existait entre les évaluateurs et les soumissionnaires ainsi que l’engagement de l’évaluateur à garder confidentiels les renseignements contenus dans l’offre et les résultats de l’évaluation.

Le 17 mai 2019, nous avons assisté à la réunion de lancement de l’évaluation au cours de laquelle le responsable du projet et l’autorité contractante ont fourni des directives d’évaluation basées sur le manuel d’évaluation de l’ISQ. Le même jour, nous avons assisté à la réunion de consensus d’évaluation de l’équipe d’évaluation pour les critères obligatoires, au cours de laquelle les résultats (réussite/échec) et les justifications des décisions de consensus et du rapport d’évaluation qui en découle ont été convenus. Aucun manquement relatif à l’équité n’a été observé.

Le 21 mai 2019, nous avons examiné les instructions pour les évaluateurs et le formulaire de reconnaissance signé par tous les évaluateurs. Aucun manquement relatif à l’équité n’a été observé.

Le 28 mai 2019, nous avons examiné une demande de clarification adressée à l’un des soumissionnaires. Le 11 juin 2019, nous avons examiné une question de clarification complémentaire adressée au même soumissionnaire. Aucun manquement relatif à l’équité n’a été observé.

Le 19 juin et le 4 juillet 2019, nous avons examiné les ébauches de lettres informant les 8 soumissionnaires des résultats de l’évaluation, qui ont été publiés le 4 juillet 2019. Sept soumissionnaires ont été qualifiés. La liste des FQ a été publiée sur achatsetventes.gc.ca sous le numéro de dossier W847L-190122/C le 8 juillet 2019. Aucun manquement relatif à l’équité n’a été observé. Aucun des 8 soumissionnaires n’a demandé de réunion de compte rendu.

Phase d’examen et d’amélioration des exigences

Le 17 juillet 2019, nous avons reçu une copie de l’ébauche de règles d’engagement pour la phase EAE et avons formulé à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Nous avons fourni d’autres commentaires les 29 et 30 juillet 2019. Tous les commentaires ont été traités de manière appropriées.

Les 16, 19 et 20 août, ainsi que le 4 octobre 2019, nous avons suivi les réunions individuelles de lancement par téléconférence avec les FQ et formulé des commentaires relatifs à l’équité à l’autorité contractante. Tous les commentaires ont été traités de manière appropriés.

Au cours de la période du 6 au 19 septembre 2019, nous avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité concernant les prochaines réunions individuelles avec les FQ. Tous les commentaires ont été traités de manière appropriée.

Durant la période du 7 octobre 2019 au 3 décembre 2021, nous avons réalisé les activités suivantes :

• observer ou surveiller les réunions individuelles avec les FQ
• examiner les communications écrites et surveiller les communications orales avec les FQ
• surveiller les visites de sites
• examiner les ébauches de la DP avant qu’elle ne soit communiquée aux FQ
• passer en revue les questions et les commentaires des FQ ainsi que les réponses et les commentaires fournis par le Canada
• examiner les questions et les commentaires du Canada ainsi que les réponses et les commentaires fournis par les FQ
• surveiller les présentations faites aux FQ sur le projet de MVL

Des commentaires relatifs à l’équité ont été formulés à l’autorité contractante et des mesures appropriées ont été prises.

Le Canada a informé les FQ que la DP W847L-190122/D a été publiée le 9 décembre 2021 et a fourni des instructions sur la manière de la télécharger.

Documents de référence

Les documents relatifs aux invitations relatives à la MVL sont disponibles auprès du bureau de projet de la MVL.