Construction d'un navire semi-hauturier de recherches halieutiques
Rapport final du surveillant de l'équité : Le 28 septembre 2023
Addenda au rapport final : Le 20 février 2024
Soumis au : Directeur, Programme de la surveillance de l'équité
Soumis par : P1 Consulting Inc.
Sur cette page
Attestation d'assurance
Le surveillant de l'équité (SE) fournit par la présente la déclaration d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement pour la construction d'un navire semi-hauturier de recherches halieutiques (NSHRH), jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation de la demande de proposition.
Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.
Original signé par :
Stephanie Braithwaite
Directeur des services d'équité
P1 Consulting Inc.
Martin Cukierman
Chef d'équipe surveillant de l'équité
Baccalauréat en sciences
Baccalauréat en droit civil
Baccalauréat en droit
Membre du Barreau de l'Ontario
P1 Consulting Inc.
Jill Newsome
Premier vice-président
P1 Consulting Inc.
Oliver Grant
Consultant
P1 Consulting
Exigence de l'activité
P1 Consulting Inc. a été embauché en tant que SE, le 8 août 2019 pour observer le processus d'approvisionnement pour la construction d'un NSHRH, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom du ministère des Pêches et des Océans (MPO) et de la Garde côtière canadienne (GCC) sous les numéros d'invitation suivants : F7013-200032 B à D , F7013-210006/A et F7013-220306/A. P1 Consulting Inc. est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.
Le présent rapport porte sur les activités du SE, pendant toute la durée du processus d'approvisionnement, soit du 8 août 2019 au 5 septembre 2023.
Le MPO et la GCC ont besoin de construire et de livrer un nouveau NSHRH. La fonction première du NSHRH est la science océanographique. Les missions secondaires requièrent des capacités compatibles avec la recherche et le sauvetage et l'intervention environnementale.
Nous avons examiné l'ensemble des renseignements fournis et avons observé toutes les activités pertinentes.
Ce rapport comprend :
- l'attestation d'assurance
- un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
- les observations pertinentes tirées des activités entreprises
Mandat de surveillance de l'équité et observations
Conformément aux termes de notre mandat, nous :
- nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
- avons observé les activités de demande d'identification (DI), de demande renseignements (DDR) et de demande de proposition (DDP)
- identifié les questions relatives à l'équité auprès des autorités contractantes et techniques, le cas échéant
- avons veillé à ce que les réponses et les actions soient raisonnables et appropriées
Les sous-sections suivantes du rapport décrivent les activités à chaque étape de l'approvisionnement.
Dans cette section
Projet de demande d'identification F7013-200032/B
Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris les démarches suivantes.
Examen du projet de la demande d'identification - propulsion
Le SE a examiné le projet DI - propulsion publié le 19 août 2020.
Examen des communications
Au cours de la période ouverte du 19 août 2020 au 2 septembre 2020, le SE a examiné les communications entre le Canada et les participants de la DI potentiels.
Demande d'identification F7013-200032/C
Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris les démarches suivantes.
Examen de la demande d'identification - propulsion
Le SE a examiné les révisions de la propulsion DI basées sur les commentaires de l'industrie suite au projet de propulsion DI du 22 septembre 2020 à la publication de la propulsion DI le 29 septembre 2020.
Examen de la période d'ouverture
Du 29 septembre 2020 au 2 novembre 2020, le SE a examiné la période d'ouverture des offres DI - propulsion liée au processus d'approvisionnement, qui comprenait l'examen de 2 modifications.
Examen de la clôture
Le SE a reçu la confirmation de l'autorité contractante (AC) qu'aucune soumission tardive n'a été acceptée après la date limite du 2 novembre 2020 à 14h00, heure normale de l'Est (HNE).
Examen des critères et procédures d'évaluation
Le SE a examiné les critères et les procédures d'évaluation pour le DI - propulsion afin de confirmer que l'évaluation serait réalisée de manière équitable, ouverte et transparente. Le 12 novembre 2020, le SE a assisté à la réunion d'évaluation des offres. Cette réunion de formation des évaluateurs comprenait un examen des protocoles et des procédures concernant la conduite de l'évaluation à distance.
Suivi de l'évaluation des exigences obligatoires
Cette phase a débuté par l'examen individuel de chaque évaluateur avant les réunions de consensus. L'évaluation des exigences obligatoires a eu lieu le 19 novembre 2020. Les réunions de l'équipe d'évaluation ont rassemblé l'équipe d'évaluation, le représentant de l'AC et le SE. Les réunions de consensus ont suivi le processus décrit dans la DI et le document d'orientation de l'évaluation.
Suivi de l'évaluation des exigences techniques cotées
Cette phase a débuté par l'examen individuel de chaque évaluateur avant les réunions de consensus. Les réunions ont eu lieu le 30 novembre 2020 et le 2 décembre 2020. L'équipe d'évaluation, l'AC et le SE étaient présents lors des réunions de l'équipe d'évaluation. Les réunions de consensus ont suivi le processus décrit dans la DI et le document d'orientation de l'évaluation.
Examen de l'évaluation financière et du classement final
Le 9 décembre 2020, l'AC a présenté les résultats de l'évaluation financière et le classement final au SE.
Examen des lettres de notification
Le 21 décembre 2020, le représentant de l'AC a fourni au SE les projets de lettres de notification avant qu'elles ne soient envoyées, le 21 décembre 2020, aux répondants non retenus.
Compte-rendu
Le SE a examiné le compte rendu écrit avant qu'il ne soit envoyé aux répondants par courrier électronique le 23 décembre 2020 et a observé le compte rendu verbal aux répondants par conférence web le 6 janvier 2021.
Demande d'identification F7013-200032/D
Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris les démarches suivantes.
Examen de la demande d'identification - documents relatifs à l'équipement de pont
Le SE a examiné la DI - l'équipement de pont avant sa publication le 18 décembre 2020. Il a également examiné les 3 modifications publiées pendant la période d'ouverture des offres, avant leur publication.
Examen de la clôture
Le SE a reçu la confirmation de l'AC que 2 réponses ont été reçues et qu'aucune soumission tardive n'a été acceptée après la date limite du 5 février 2021 à 14h00 HNE.
Examen des critères et procédures d'évaluation
Le SE a examiné les critères et les procédures d'évaluation afin de confirmer que l'évaluation serait réalisée de manière équitable, ouverte et transparente.
Le SE a assisté à la réunion de formation des évaluateurs qui s'est tenue le 17 février 2021. Cette réunion comprenait un examen des protocoles et des procédures relatifs à la conduite de l'évaluation à distance.
Suivi de l'évaluation des exigences obligatoires
Cette phase a commencé par l'évaluation individuelle des exigences obligatoires par chaque évaluateur avant la réunion de consensus qui s'est tenue le 19 février 2021. Les participants à la réunion de consensus comprenaient l'équipe d'évaluation, l'AC et le SE. La réunion de consensus a suivi le processus décrit dans la DI et le document d'orientation de l'évaluation. Les 2 offres ont été jugées conformes aux exigences et, par conséquent, ont été autorisées à passer à l'étape suivante du processus d'approvisionnement.
Suivi de l'évaluation des exigences techniques cotées
Cette phase a commencé par l'évaluation individuelle par chaque évaluateur des exigences techniques cotées avant la réunion de consensus qui s'est tenue le 10 mars 2021. L'équipe d'évaluation, l'AC et le SE étaient présents à la réunion de consensus. La réunion de consensus a suivi le processus décrit dans la DI et le document d'orientation de l'évaluation.
Examen financier et classement final
Le 11 mars 2021, l'AC a présenté les résultats de l'évaluation financière et le classement final au SE.
Examen des lettres de notification
Le SE a examiné les lettres de notification le 11 mars 2021 avant qu'elles ne soient émises le même jour par l'AC.
Demande de renseignements F7013-210006/A
Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris les démarches suivantes.
Examen de la demande de renseignements et des modifications
Le SE a examiné la DDR reçue le 27 octobre 2021, qui a été publiée le 28 octobre 2021. La DDR comportait 2 modifications qui ont également été examinées avant d'être publiées. La DDR a pris fin le 31 mai 2022.
Engagement des fournisseurs
Le SE a assisté à 3 réunions individuelles avec des fournisseurs qui ont eu lieu entre le 22 novembre 2021 et le 29 novembre 2021. Le SE a également surveillé les communications tout au long de la période de DDR.
Demande de proposition F7013-220306/A
Dans le cadre de notre mandat, nous avons entrepris les démarches suivantes.
Examen de la demande de proposition
Le SE a examiné l'ébauche de la DDP du point de vue de l'équité dès sa réception le 30 août 2022. Toutes les préoccupations ont été traitées de manière adéquate par l'AC avant sa publication publique le 21 septembre 2022.
Examen des critères et procédures d'évaluation
Le SE a examiné les critères et les procédures d'évaluation de la DDP afin de s'assurer que l'évaluation serait réalisée de manière équitable, ouverte et transparente.
Examen des modifications
Dix-huit modifications relatives au processus d'approvisionnement, publiées au cours de la période d'ouverture de la DDP, ont été examinées par le SE. Toutes les préoccupations ont été traitées de manière adéquate par l'AC avant la publication publique.
Examen de la clôture de la demande de proposition
Le SE a reçu la confirmation de l'AC qu'aucune soumission tardive n'a été reçue après la date limite de clôture du 19 mai 2023 à 14h00 HNE. L'AC a confirmé que 3 offres ont été reçues et traitées conformément aux exigences de clôture et à la date limite indiquées dans la DDP.
Préparation de l'évaluation
Le 1 juin 2023, le SE a participé à une réunion sur les lignes directrices de l'évaluation avec l'équipe d'évaluation et l'AC afin d'examiner les exigences, le processus et le calendrier de l'évaluation. Avant d'entreprendre l'évaluation, tous les membres de l'équipe d'évaluation ont signé une déclaration de confidentialité et de conflit d'intérêts. Des commentaires relatifs à l'équité ont été formulés et des mesures appropriées ont été prises par l'AC et l'équipe d'évaluation.
Suivi de l'évaluation des offres
L'évaluation technique a commencé par l'évaluation individuelle de chaque évaluateur des critères obligatoires et cotés pour chacune des 3 offres. Les réunions de consensus ont eu lieu le 8 juin 2023, le 15 juin 2023 et le 16 juin 2023 en présence du SE. Des clarifications ont été envoyées à l'un des soumissionnaires le 15 juin 2023 et le 23 juin 2023. Elles ont été examinées par le SE, ainsi que les réponses qui ont été communiquées à l'équipe d'évaluation pour qu'elle les prenne en considération. Le 29 juin 2023, l'équipe d'évaluation s'est réunie à nouveau pour discuter des réponses aux demandes de clarification. Conformément au processus de conformité des offres par étapes, les rapports d'évaluation de la conformité (REC) ont été envoyés aux soumissionnaires le 4 juillet 2023. Des réunions de consensus technique finales ont eu lieu le 25 juillet 2023 et le 14 août 2023 pour que l'équipe d'évaluation discute de la réponse au REC d'un soumissionnaire. À l'issue de l'évaluation technique, 2 des 3 offres ont satisfait aux exigences obligatoires et au seuil technique minimum établi dans la DDP pour passer à l'évaluation financière. Une offre n'a pas satisfait à ces exigences et n'a pas été examinée davantage. Le 5 septembre 2023, l'AC a fourni la feuille de calcul consensuelle finale contenant les résultats de l'évaluation technique qui a été examinée par le SE. Le SE a observé que l'évaluation technique avait été menée de manière équitable et cohérente.
Évaluation financière et classement final
L'AC a terminé l'évaluation financière et le classement final des 2 offres conformément à la DDP et a fourni la feuille de calcul pour examen par le SE le 5 septembre 2023. Le SE a examiné l'évaluation financière et le classement final, qui ont été jugés conformes à la DDP. Lors de l'examen de ces résultats, le SE n'a pas constaté de problèmes d'équité.
Documents de référence
Les documents relatifs aux invitations F7013-200032 B à D et F7013-210006/A sont disponibles auprès du bureau de projet. Les documents relatifs à l'invitation F7013-220306/A sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.
Addenda au rapport final
Le 20 février 2024
Addenda au rapport final du 28 septembre 2023, pour la construction d'un NSHRH.
Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l'attribution du contrat et les comptes rendus.
L'AC a confirmé que la lettre de notification a été envoyée le 12 octobre 2023 au soumissionnaire retenu et que les lettres de notification ont été envoyées le 18 octobre 2023 aux soumissionnaires non retenus. Ces lettres ont été examinées par le SE après leur envoi. Le contrat a été envoyé au soumissionnaire retenu le 20 octobre 2023.
Tous les soumissionnaires ont eu la possibilité de demander un compte rendu. En réponse à une demande de comptes rendus émanant d'un soumissionnaire non retenu, une lettre de comptes rendus a été envoyée le 27 octobre 2023, ainsi que des communications de suivi envoyées le 14 novembre 2023 et le 22 décembre 2023. La lettre et les communications ont été examinées par le SE avant d'être envoyées par l'AC. Aucun soumissionnaire n'a soulevé de questions qui ont eu une incidence sur notre attestation en tant que SE pour ce projet selon laquelle l'approvisionnement a été mené en conformité avec les critères d'ouverture, d'équité, et de transparence.
Attestation d'assurance
Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d'approvisionnement pour la construction d'un NSHRH jusqu'à et y compris la conclusion de l'attribution du contrat et les activités de comptes rendus.
Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.
Original signé par :
Stephanie Braithwaite
Directeur des services d'équité
P1 Consulting Inc.
Martin Cukierman
Chef d'équipe surveillant de l'équité
Baccalauréat en sciences
Baccalauréat en droit civil
Baccalauréat en droit
Membre du Barreau de l'Ontario
P1 Consulting Inc.
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