Programme de modernisation de la plateforme numérique : Plateforme de gestion de cas

Sur cette page

• Attestation d'assurance
• Exigence de l'activité
• Mandat de surveillance de l’équité et observations
• Documents de référence
• Addenda au rapport final

Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant la Plateforme de gestion de cas (PGC) à l’appui du processus d’approvisionnement de la phase 3 (P3) du Programme de modernisation de la plateforme numérique (MPN) jusqu’à et y compris la conclusion de la phase d’évaluation.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigence de l'activité

RFP Solutions Inc. a été embauchée en tant que surveillant de l’équité, le 12 octobre 2021, pour observer les activités d’approvisionnement pour la PGC à l’appui de la P3 du Programme de MPN, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) dans le cadre de l’invitation WS3228586309. RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE pendant la phase de consultation de l’industrie, y compris l’invitation à se qualifier (IQ), la phase d’examen et amélioration des exigences (EAE), la phase de demande de propositions (DDP) et l’évaluation des soumissions aboutissant à la recommandation de partenariat avec un soumissionnaire classé au premier rang pour entamer des négociations. Le rapport couvre la période du 12 octobre 2021 au 5 août 2024.

IRCC a besoin de biens et services divers pour un programme multi-phases conçu pour moderniser et optimiser les systèmes et processus du ministère servant à traiter les demandes de services d’immigration, de réfugié et de citoyenneté des clients. La stratégie d’approvisionnement de la PGC de la solution de la P3 de la MPN a été améliorée par une série d’activités de consultation de l’industrie entre le Canada et les fournisseurs potentiels.

La stratégie d’approvisionnement multi-phases comprenait :

• une IQ visant à dégager et à sélectionner les partenariats admissibles, comprenant un fournisseur principal de technologie (FPT) et un premier intégrateur système (IS), pour devenir un fournisseur qualifié (FQ) / un partenariat de fournisseurs qualifiés (PFQ) admissible à participer plus avant au processus d’approvisionnement
• un processus EAE, dont l’objectif est d’obtenir la rétroaction des PFQ sur les exigences préliminaires du Canada concernant le programme
• une DDP qui devrait aboutir à l’adjudication de jusqu’à 3 contrats
  • 1 contrat à un FPT qui fournira, exploitera et entretiendra un service sécurisé
  • 1 contrat de tâches à un IS principal pour configurer et mettre en œuvre et en production la PGC
  • contrat à un fournisseur de technologie auxiliaire (qui peut être le FPT ou un tiers fournisseur) qui fournira une plateforme de données d’entreprise (PDE)

Nous avons examiné la totalité des renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes. Le présent rapport comprend :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• les observations pertinentes tirées des activités entreprises

Mandat de surveillance de l’équité et observations

Conformément aux conditions de notre mandat, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observé la phase de consultation de l’industrie
• avons examiné la totalité des documents d’appel d’offres et de consultation de l’EAE avant leur publication
• avons observé les activités de sollicitation d’IQ et de la période postérieure à sollicitation, y compris l’évaluation des réponses
• avons observé le processus d’EAE
• avons observé les activités de sollicitation et d’évaluation de la DDP
• avons ciblé les questions relatives à l’équité auprès de l’autorité contractante (AC)
• nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Nous donnons ci-dessous un aperçu de nos activités au cours du mandat, accompagné des observations afférentes, le cas échéant. À remarquer que certaines des demandes d’offre ont été affichées simultanément. Nous donnons dans les sections qui suivent les activités et observations du SE pour chaque invitation.

Dans cette section

• Demande d’information 1
• Demande d’information 2
• Demande d’information 3
• Avis de divulgation proactive
• Invitation à se qualifier
• Processus d’évaluation
• Examen et amélioration des exigences
• Demandes de propositions
• Processus d’évaluation

Demande d’information 1

La demande d’information (DDI) 1 a été publiée sur AchatsCanada le 15 décembre 2021 et sur achatsetventes.gc.ca. L’objet de la DDI était d’informer l’industrie du besoin d’IRCC concernant la P3 de la MPN et de donner à l’industrie l’occasion de fournir sa rétroaction sur le besoin et les activités planifiées subséquentes du mandat. Le SE a examiné plusieurs versions de la DDI avant sa publication et fourni des commentaires qui ont été gérés avant la publication.

Il y a eu une journée de l’industrie le 14 janvier 2022; les représentants de 27 entreprises étaient présents. La journée de l’industrie a été menée par réunion en ligne. Le SE a examiné et fourni des commentaires sur les documents de présentation qui ont été adressés avant la journée de l’industrie. Le SE a également observé un test technologique avec les participants avant de tenir la réunion et observé la journée de l’industrie. Aucune préoccupation d’équité n’a été soulevée.

Huit modifications ont été publiées concernant la DDI, pour répondre aux questions de l’industrie et réviser la date de clôture de la DDI au 7 février 2022. Le SE a fourni des commentaires sur les modifications et celles-ci ont été adressées avant la publication.

On a reçu 22 réponses à la clôture de la DDI.

Dans la DDI, on demandait aux fournisseurs intéressés et inscrits de participer à des rencontres individuelles pour fournir de la rétroaction sur une série de questions établie par le Canada avant les séances. Le SE a examiné les protocoles des réunions individuelles et l’ordre du jour préparé par le Canada avant sa communication aux participants de l’industrie et fourni des commentaires qui ont été adressés avant la publication.

Il y a eu 18 rencontres individuelles au cours de la période du 24 février au 11 mars 2022. Le SE a observé chacune de ces réunions et à la suite, examiné les comptes rendus des réunions pour vérifier la concordance avec les séances observées. Aucune préoccupation d’équité n’a été identifiée.

Après la conclusion des rencontres individuelles, le Canada a préparé un résumé de la rétroaction et rapport des résultats qui a été publié sur AchatsCanada le 13 avril 2022 et qui est demeuré accessible à l’industrie jusqu’au 31 mars 2023. Le SE a examiné et fourni des commentaires sur le rapport qui a été adressée avant sa publication.

Demande d’information 2

La DDI 2 a été publiée sur AchatsCanada le 14 juin 2022 et sur achatsetventes.gc.ca. L’objet était d’obtenir de la rétroaction de l’industrie sur le découplage de la couche d’expérience client en première ligne de la solution technologique de la P3 de la MPN des composantes technologiques de base d’arrière-plan. Le SE a examiné l’ébauche de DDI avant sa publication et fourni des commentaires qui ont été adressés avant la publication.

À la date de clôture de la DDI le 27 juin 2022, 17 réponses avaient été reçues.

La DDI demandait également aux fournisseurs intéressés et inscrits de participer à des séances individuelles pour obtenir de l’information sur l’expérience, l’analyse et les leçons retenues de l’industrie sur des projets exécutés mettant en application des solutions découplées. Le SE a examiné les protocoles des réunions individuelles et le document d’ordre du jour des procédures préparé par le Canada avant sa communication aux participants de l’industrie et fourni des commentaires qui ont été adressés avant la publication.

Au cours de la période du 13 au 18 juillet 2022, 13 réunions individuelles ont eu lieu. Le SE a observé chacune des réunions individuelles. Aucune préoccupation d’équité n’a été identifiée.

Après la fin des réunions individuelles, le Canada a préparé un rapport sommaire de la rétroaction et des résultats sur AchatsCanada le 8 août 2022 et qui est demeuré accessible à l’industrie jusqu’au 31 mars 2023. Le SE a fait un examen et fourni des commentaires sur le rapport qui ont été adressés avant la publication.

Demande d’information 3

La DDI 3 a été publiée par AchatsCanada le 30 juin 2022. L’objet de la DDI était d’informer l’industrie de la stratégie et de l’approche d’approvisionnement d’IRCC pour la P3 de la MPN et d’obtenir sa rétroaction.

Une deuxième journée de l’industrie a eu lieu le 12 juillet 2022 pour présenter la stratégie et l’approche d’approvisionnement d’IRCC. Y assistaient les représentants de 13 entreprises. La journée de l’industrie a été menée dans le cadre d’une réunion en ligne. Le SE a examiné plusieurs versions de la documentation de présentation avant la deuxième journée de l’industrie et observé cette journée de l’industrie. Aucune préoccupation d’équité n’a été identifiée.

La documentation de présentation de la journée de l’industrie a été publiée sur AchatsCanada à titre de modification à la DDI.

À la date de clôture de la DDI le 21 juillet 2022, 13 réponses avaient été reçues.

Le Canada a préparé un rapport résumé de la rétroaction et des résultats sur AchatsCanada le 8 août 2022 et qui est demeuré accessible à l’industrie jusqu’au 31 mars 2023. Le SE a procédé à un examen et ses commentaires adressés avant sa publication.

Avis de divulgation proactive

Tout au long de la phase de consultation de l’industrie, le Canada a examiné ses travaux en cours concernant le programme de la MPN et a décidé de publier à l’intention de l’industrie un avis de divulgation proactive. Le but de l’avis était d’afficher une invitation ouverte dans le cadre de laquelle le Canada pourrait fournir aux entrepreneurs les documents sources du programme MPN et mettre à la disposition de la collectivité générale des fournisseurs les documents contractuels pertinents (énoncé des travaux, livrables). L’objet de l’avis était de partager avec l’industrie les documents contextuels pertinents, dans le but d’éviter de créer des cas où cela offrirait à un fournisseur un avantage non équitable sur les autres ou serait à l’origine d’un conflit d’intérêts concernant les processus d’approvisionnement de la P3 de la MPN.

Le Canada a examiné avec le SE l’intention et la structure du processus de divulgation proactive et le SE a fourni des commentaires qui ont été prises en considération. Le SE a examiné l’ébauche d’avis avant sa publication et a fourni des commentaires qui ont été intégrées avant la publication.

L’avis de divulgation proactive a été publié sur AchatsCanada le 25 octobre 2022. Au cours de sa période d’affichage, le Canada a continué de publier du matériel source, les tâches du contrat et les livrables du Canada touchant le travail en cours à IRCC de façon périodique au fil de l’avancement du travail au sein d’IRCC. Le SE a eu la possibilité d’examiner les documents publiés dans le cadre de l’avis. Aucune préoccupation d’équité n’a été observée.

De plus, au cours de la période d’affichage, le Canada a également publié à l’intention de l’industrie 2 avis spécifiques à un sujet par rapport à l’avis de divulgation proactive.

Le premier avis a été publié le 3 mars 2023, informant l’industrie d’un cas d’embauche d’une ressource contractuelle recrutée en préparation de divers aspects du programme de la MPN par une entreprise potentiellement intéressée à soumissionner sur les approvisionnements de P3 de la MPN. Il était en outre précisé à l’avis l’examen exécuté par le Canada et les mesures prises. Le SE a examiné l’ébauche d’avis et fourni des commentaires qui ont été adressés avant la publication. Aucune préoccupation d’équité n’a été identifiée.

Un deuxième avis a été publié le 7 février 2024 à la suite de modifications dans les échelons supérieurs de la fonction publique, informant l’industrie du fait qu’un membre de la famille d’un haut fonctionnaire ministériel récemment nommé était un employé d’un des partenariats de fournisseurs qualifiés participant au processus d’approvisionnement de la plateforme de gestion de cas de la P3 de la MPN. Il était en outre précisé à l’avis l’examen exécuté par le Canada et les mesures prises. Le SE n’a pas été appelé à examiner cet avis avant sa publication, mais l’a examiné à la suite de la publication. Aucune préoccupation d’équité n’a été identifiée.

La documentation publiée relativement à l’avis de divulgation proactive est demeurée accessible à l’industrie au cours de la période d’affichage. L’avis de divulgation proactive a été fermé le 31 mars 2024, après la publication de la DDP pour la solution de plateforme de gestion de cas d’arrière-plan.

Invitation à se qualifier

L’invitation à se qualifier a été publiée le 27 octobre 2022 à l’aide de la solution d’approvisionnement électronique (SAE) SAP Ariba, avec un avis public également publié sur AchatsCanada. Le SE a examiné les ébauches et la version finale de l’IQ avant sa publication et fourni au besoin à l’AC des commentaires liées à l’équité.

Sept modifications à l’IQ ont été publiées pour répondre aux questions et apporter des changements à l’IQ. Le SE a examiné les modifications et fourni au besoin à l’AC des observations liées à l’équité. Nous avons également surveillé la publication de la documentation dans le SAE.

À la date de clôture de l’IQ le 9 janvier 2023, 7 réponses avaient été reçues et traitées conformément à l’échéancier et aux instructions énoncées dans l’IQ. Les réponses reçues concernant l’IQ représentaient 4 IS principaux partenaires avec 2 FPT. Les partenariats étaient conformes aux règles de l’IQ.

Aucune préoccupation liées à l’équité n’a été observée au cours de la période d’invitation à se qualifier.

Processus d’évaluation

Avant d’évaluer les réponses, l’AC a préparé les cahiers d’évaluation à utiliser par l’équipe d’évaluation.

Le SE a examiné les cahiers d’évaluation pour vérifier leur alignement avec l’IQ et les modifications publiées. Le SE a également examiné avec l’AC la structure de l’équipe d’évaluation et les lignes directrices d’évaluation, y compris ce qui suit :

• responsabilités des évaluateurs
• code de déontologie
• sécurité
• confidentialité
• exigences concernant les conflits d’intérêts

L’évaluation des réponses a été entreprise par 5 équipes, chacune étant responsable d’un sous-ensemble de critères d’évaluation pour toutes les réponses.

L’AC et l’équipe d’approvisionnement ont mené une formation à l’évaluation pour les membres des équipes d’évaluation, y compris la présentation de la méthodologie d’évaluation. La formation des évaluateurs a été menée par l’intermédiaire de Microsoft (MS) Teams le 26 janvier 2023 pour les évaluateurs affectés aux critères d’évaluation dont l’examen était prévus en premier et le 7 février 2023 pour les évaluateurs affectés aux critères d’évaluation dont l’examen était prévu ultérieurement dans le processus d’évaluation. Le SE a observé les séances d’évaluation.

Les membres de l’équipe d’évaluation ont d’abord examiné de façon autonome les réponses avant de se réunir pour les évaluations de consensus sur leurs critères respectifs d’évaluation.

Les rencontres d’évaluation de consensus ont eu lieu les 8, 21 et 24 février et les 6, 13, 17, 20 et 31 mars, ainsi que les 13, 14, 17 et 18 avril 2023 sur MS Teams. Les vérifications de référence ont été menées pour valider le contenu des réponses des fournisseurs tout au long du processus d’évaluation.

L’évaluation des réponses était soumise à un processus de conformité des soumissions en phases pour les critères d’évaluation obligatoires. L’AC a publié un rapport d’évaluation de la conformité (REC) pour chaque partenariat répondant conformément aux conditions de l’IQ. Sur réception des réponses au REC, les membres de l’équipe d’évaluation ont examiné et évalué de façon indépendante l’information fournie avant de se réunir à nouveau pour une évaluation de consensus.

Les réponses au REC ont été également évaluées par vérification des références menée par l’AC, et les résultats ont été examinés par les membres de l’équipe d’évaluation avant de finaliser leurs évaluations.

On a établi que les 7 réponses répondaient à tous les critères d’évaluation obligatoires et elles ont été évaluées par rapport aux critères techniques cotés. Les réponses devaient obtenir au minimum la note de passage sur les critères techniques cotés. Les 7 réponses ont obtenu la note requise. À la conclusion du processus d’évaluation, les réponses ont été classées en fonction du total des points attribués. Conformément à l’IQ, les 4 réponses ayant obtenu les notes les plus élevées étaient admissibles pour passer au processus de PFQ.

Le SE a observé chacune des rencontres d’évaluation de consensus, y compris les processus REC et de vérification des références, fournissant au besoin à l’AC des commentaires en matière d’équité. Le SE a fait une vérification du processus de vérification des références pour s’assurer qu’il a été mené conformément à l’IQ. Nous avons examiné les questions rédigées par l’AC avant leur transmission aux références du client nommé et examiné les réponses et les décisions respectives des équipes d’évaluation à cet égard.

Après la fin du processus d’évaluation, le SE a examiné le compte rendu des résultats.

L’AC a préparé des ébauches d’avis pour chaque partenariat répondant, leur communiquant un avis de leur situation dans le processus et donnant une rétroaction détaillée de leurs résultats respectifs dans le processus d’évaluation d’IQ. Le SE a examiné ébauches d’avis avant leur publication pour vérifier leur concordance avec les résultats d’évaluation observés.

Les partenariats de répondants ont été informés par l’AC de leur situation dans le processus le 24 avril 2023. Un partenariat répondant a présenté une réponse écrite demandant des éclaircissements à l’AC le 25 avril 2023. Le SE a examiné la réponse et s’est renseigné auprès de l’AC quant à la décision à prendre.

Le 15 mai 2023, le Canada a publié un avis de qualification des PFQ en vertu de l’IQ sur la SAE et AchatsCanada.

Aucune préoccupation en matière d’équité n’a été observée concernant le processus d’évaluation de l’IQ.

Examen et amélioration des exigences

Au cours de la période du processus d’évaluation de l’IQ, le Canada a préparé et publié un avis de mise à jour à tous les partenariats répondants afin de les informer des plans préliminaires et de l’échéancier prospectif pour la tenue du processus d’EAE. Le SE a examiné l’ébauche d’avis avant sa publication et fourni au besoin des commentaires à l’AC.

En préparation pour l’EAE, le Canada a entamé une planification et une réparation du contenu, à savoir :

• préparation du mandat détaillé pour les PFQ
• établissement d’un site sécurisé de partage des fichiers à utiliser par le Canada et les PFQ pour les échanges de documentation au cours du processus EAE (Central Collab), y compris la structure d’autorisation pour maintenir la confidentialité de la documentation fournie au PFQ
• préparation des accords de non-divulgation (AND) à conclure par les participants du Canada
• préparation des instructions du processus d’EAE pour les participants du Canada

Le SE a demandé des renseignements sur les plans et processus pour le processus d’EAE et fourni des commentaires à l’AC au besoin, y compris un examen et des observations liés à l’équité à propos du mandat de PFQ le 25 avril et l’examen et les observations sur l’équité concernant les plans de configuration du Central Collab. Le SE a également examiné les AND et les instructions du processus préparées pour les participants du Canada.

Après la conclusion du processus d’IQ, les 4 PFQ ont été officiellement invités par l’AC à participer au processus d’EAE. Cela comprenait une rencontre individuelle initiale et des rencontres d’accueil avec chaque PFQ le 26 avril 2023 afin de les remercier de leur participation au processus jusqu’à ce jour et répondre aux questions logistiques liées aux plans d’EAE prévus. Le SE était présent et a observé chacune des 4 rencontres individuelles.

Le processus EAE a officiellement commencé par une rencontre de lancement comprenant un exposé par le Canada, suivi par une séance ouverte de questions et réponses le 2 mai 2023. Les représentants de chaque PFQ y ont assisté en personne dans les installations du Canada et en mode virtuel par MS Teams. Le SE a examiné l’invitation adressée aux PFQ et analysé les documents de présentation avant le début de la réunion. Le SE était présent et a observé la rencontre de lancement en personne et virtuellement.

Après le lancement, le processus d’EAE a été exécuté de façon itérative dans la période du 4 mai 2023 au 22 février 2024.

Le processus d’EAE se composait d’une série de réunions plénières avec les représentants de tous les PFQ, de rencontres individuelles avec les représentants de chacun des 4 PFQ ainsi que de rencontres individuelles avec des représentants de chaque partenaire FQ. Au cours de la phase d’ EAE, le Canada a aussi préparé et publié des ébauches d’approche pour la DDP, une série de questions ainsi que des ébauches et finales des composantes raffinées du dossier de la DDP pour rétroaction avec les PFQ et des partenaires FQ, à la fois dans le cadre de réunions planifiées et de soumissions écrites.

Le SE a examiné les documents préparés pour les séances d’EAE par le Canada et a fourni de la rétroaction à l’AC au besoin. Le SE a été présent et a observé chaque plénière d’EAE et chaque rencontre individuelle. Le SE avait accès au Central Collab pour superviser la présentation de la documentation tout au long du processus.

Chaque PFQ a obtenu des occasions, conditions et possibilités réelles de fournir de la rétroaction au Canada au cours du processus d’EAE. La séquence dans laquelle les PFQ ont été invités à participer à chaque cycle de réunions a été également modifiée tout au long du processus pour offrir à chaque PFQ les mêmes possibilités de participer plus tôt ou plus tard aux activités de réunion respectives.

Tout au cours de la phase d’EAE, le Canada a également publié des mises à jour du processus, des notes de réunion et des documents de questions et réponses pour tenir à jour tous les PFQ, les renseigner sur les plans d’EAE et les questions générales posées et les réponses données par le Canada. Le SE a examiné les mises à jour du processus et a analysé les notes de réunion et les documents des questions et réponses à des fins de conformité avec les réunions d’EAE observées et a offert à l’AC des commentaires liées à l’équité tel que requis avant leur communication aux PFQ.

Le SE a examiné la documentation sur l’approche à la DDP et les ébauches des composantes du dossier de DDP et fourni à l’AC des commentaires liés à l’équité, tel que requis, avant leur communication aux PFQ.

Au cours du processus d’EAE, le Canada a apporté d’autres améliorations aux composantes du dossier de DDP afin d’élaborer le dossier final complet de la DDP. Le SE a examiné le dossier final de DDP avant sa communication aux PFQ.

Le processus d’EAE s’est terminé officiellement avec la communication du dossier final de DDP aux PFQ.

Aucune préoccupation d’équité n’a été observée au cours de la phase d’EAE.

Demandes de propositions

La DDP a été communiquée aux PFQ par l’intermédiaire de la plateforme Web sécurisée Central Collab d’IRCC le 20 mars 2024, avec une date initiale de clôture fixée au 1er mai 2024. Un avis public a également été publié sur AchatsCanada.

Au cours de la période d’appel d’offres de la DDP, un PFQ a informé l’AC de son intention de se retirer du processus de DDP de la PGC. La confirmation officielle du retrait d’un PFQ a été reçue par le Canada le 12 avril 2024. Nous avons demandé des précisions et examiné l’avis de retrait.

Le Canada a émis 20 modifications à la DDP au cours de la période de l’invitation afin de répondre aux questions et d’apporter des modifications à la DDP. Cela comprenait l’introduction d’une date de clôture échelonnée pour la réception des composantes écrites et propositions enregistrées le 1er mai et le 15 mai 2024 respectivement, suivie par une extension de ces dates de clôture au 13 mai et au 27 mai 2024 respectivement.

Le SE a examiné les modifications et transmis au besoin à l’AC des commentaires liés à l’équité. Le SE a également examiné la publication de la documentation dans le Central Collab.

À la date et à l’heure de clôture du 15 mai 2024 pour la réception des propositions écrites, les éléments de réponse de 3 PFQ ont été reçus par le Canada.

À la date et à l’heure de clôture du 27 mai 2024 pour la réception des composantes de proposition enregistrées, le Canada a reçu les réponses de 3 FPQ (ci-après appelés les partenariats de soumissionnaire).

Le SE a confirmé la réception des réponses auprès de l’AC.

Aucune préoccupation d’équité n’a été observée concernant le processus d’appel d’offres de la DDP.

Processus d’évaluation

Avant les évaluations, l’AC a préparé des cahiers d’évaluation à l’usage des évaluateurs.

Le SE a examiné les cahiers d’évaluation pour vérifier leur alignement avec la DDP publiée et aux modifications. Le SE a également examiné avec l’AC la structure de l’équipe d’évaluation et les lignes directrices d’évaluation, notamment :

• responsabilités de l’évaluateur
• code de déontologie
• sécurité
• confidentialité
• exigences concernant les conflits d’intérêts

L’évaluation a été entreprise par 9 équipes, chacune affectée à un sous-ensemble des critères d’évaluation pour toutes les propositions.

L’AC et l’équipe d’approvisionnement ont mené une formation à l’évaluation à l’intention des évaluateurs, notamment la présentation de la méthodologie d’évaluation. La formation des évaluateurs s’est faite sur MS Teams les 13, 21, 22, 23 et 29 mai et 12 juin 2024, la formation des évaluateurs pour les membres de chaque équipe d’évaluation ayant eu lieu avant le début des évaluations pour chaque équipe respective. Le SE a observé les séances de formation.

Les évaluateurs ont d’abord examiné de façon indépendante les propositions avant de se regrouper pour les évaluations de consensus selon leurs critères respectifs d’évaluation.

La rencontre d’évaluation par consensus pour les critères techniques obligatoires a eu lieu le 21 mai 2024. Le SE a observé les rencontres d’évaluation de consensus. Les 3 propositions ont été jugées conformes à tous les critères techniques et évaluées en fonction des critères techniques cotées.

Les propositions ont été d’abord notées en fonction des critères techniques cotés concernant les ressources principales de l’équipe de base IS. Les propositions devaient obtenir une note de passage minimum sur ces critères afin de demeurer dans le processus d’évaluation. Les rencontres d’évaluation par consensus pour les critères techniques cotés concernant les ressources principales des équipes de base IS ont eu lieu les 29 et 30 mai 2024. Il s’est avéré que les 3 propositions satisfaisaient à la note de passage minimum pour ces critères et elles ont été évaluées plus en profondeur en fonction des autres critères techniques cotés. L’évaluation des autres critères techniques cotés s’est déroulée comme suit :

• Évaluation des propositions écrites par rapport aux autres critères techniques cotés
  • les rencontres d’évaluation consensuelles ont eu lieu le 31 mai, les 3 et 4 juin 2024, les 13, 14 et 18 juin 2024, le 27 juin et le 12 juillet 2024 et les 9, 10 et 11 juillet 2024
• Évaluation des vidéos de démonstration soumises
  • les rencontres d’évaluation consensuelles ont été menées les 25 et 26 juin 2024
• Entrevues des ressources de l’équipe de base
  • les entrevues ont eu lieu sur place dans les locaux d’IRCC les 5, 6 et 7 juin 2024 par évaluations indépendantes, suivies par des évaluations consensuelles terminées après les entrevues respectives
• Énoncé d’entrée rapide des présentations d’approche dans la mise en œuvre des travaux
  • les présentations ont eu lieu en mode virtuel sur MS Teams les 9, 10 et 11 juillet 2024 et les évaluations indépendantes ont été suivies par des évaluations consensuelles terminées après chacune des présentations suivi d’une période de questions et réponses d’éclaircissements
• Présentations guidées techniques des scénarios d’entrée rapide
  • les parcours guidés ont été menés virtuellement sur MS Teams les 18, 20 et 21 juin 2024 et les évaluations indépendantes ont été suivies par des évaluations consensuelles menées après le parcours guidé respectif suivies d’une période de questions et réponses d’éclaircissements

Le SE a examiné en totalité les invitations et instructions aux partenariats de soumissionnaires avant leur publication et examiné les documents de questions et réponses de suivi préparés par l’AC avant leur transmission. Le SE a observé en totalité les entrevues et les présentations ainsi que toutes les réunions de consensus. Après avoir terminé le processus d’évaluation, le SE a examiné le dossier des résultats.

L’AC a effectué l’évaluation des soumissions financières et compilé les résultats globaux du processus d’évaluation. Le SE a examiné le dossier des résultats.

L’AC a préparé un projet d’avis, pour le partenariat de soumissionnaires le mieux coté, de la lettre d’intention d’amorcer la période de négociation conformément à la DDP. Nous avons examiné le projet d’avis et fourni des observations à l’AC avant sa publication. L’avis a été transmis le 23 juillet 2024 au soumissionnaire le mieux coté.

Aucun problème d’équité n’a été observé concernant le processus d’évaluation de la DDP.

Documents de référence

Les documents liés à l’invitation WS3228586309 se trouvent sur AchatsCanada ou au du bureau de projet.

Addenda au rapport final

Le 1 novembre 2024

Addenda au rapport final du 15 août 2024 pour le programme MPN concernant la PGC.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les activités de compte rendu.

Après avis au partenariat de soumissionnaires le plus disant le 23 juillet 2024, le Canada a mené des négociations avec le fournisseur de la technologie de base du partenaire de soumissionnaires le plus disant. L’observation des négociations était hors de la portée du travail du SE, mais le SE a demandé des renseignements et a été tenu au courant par l’AC de l’état des négociations. Tel que précisé dans la DDP, la période de négociation a été prolongée par le Canada et s’est terminée avec succès le 29 août 2024.

L’AC a préparé des ébauches d’avis pour chaque partenariat de soumissionnaires, précisant leur situation dans le processus, les détails des adjudications de contrat et la rétroaction détaillée sur les résultats respectifs de chaque partenariat de soumissionnaires dans le processus d’évaluation de la DDP. Le SE a étudié les ébauches d’avis sur le plan de la concordance avec résultats de l’évaluation observés et a fourni des commentaires à l’AC avant leur publication.

Les 3 partenariats de soumissionnaires ont été informés par écrit de l’attribution des contrats le 19 septembre 2024.

Les attributions de contrats ont été publiées sur AchatsCanada le 21 septembre 2024.

Deux des partenariats de soumissionnaires ont écrit au Canada demandant des renseignements supplémentaires sur les résultats de l’évaluation. L’AC a répondu, demandant que toute question spécifique soit présentée par écrit, afin d’offrir un compte rendu écrit conformément à la DDP. Le SE a examiné la lettre de réponse avant qu’elle soit transmise.

Au cours de l’examen de l’attribution des contrats et du processus de compte rendu, aucun problème d’équité n’a été observé.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant la PGC à l’appui du processus d’approvisionnement de la P3 du Programme de MPN jusqu’à et y compris la conclusion de l’attribution du contrat et des activités de compte rendu.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :