Projet de remise en état du 875 chemin Heron

Dans cette section

• Affichage de la demande de qualifications
• Clôture de la demande de qualifications
• Instructions concernant l'évaluation de la demande de qualifications
• Évaluation des demandes de qualifications
• Planification et étape de pré-émission de la demande de proposition
• Affichage de la demande de proposition
• Clôture de la demande de proposition
• Phase d'évaluation

Affichage de la demande de qualifications

Une DDQ a été émise auprès des fournisseurs intéressés préqualifiés conformément aux termes et conditions de la DDQ pour constituer une courte liste de promoteurs admissibles à participer à toute phase ultérieure du processus d'approvisionnement du projet de remise en état du 875 chemin Heron.

En préparation à l'affichage de la DDQ, le SE a examiné celle-ci pour s'assurer de :

• la neutralité des exigences
• l'objectivité des exigences et du processus
• la clarté de la documentation pour veiller à ce que les fournisseurs intéressés comprennent ce dont il s'agit

La DDQ a été émise le 3 décembre 2021 par l'intermédiaire d'AchatsCanada, la date finale de clôture étant le 19 avril 2022 à 14 heure, heure de l'Est.

Une séance d'information virtuelle a eu lieu le 15 décembre 2021 pour offrir aux fournisseurs de l'information sur le projet et le processus d'approvisionnement, notamment une vidéo sur le projet et une visite virtuelle. Le SE a examiné à l'avance les documents de présentation, y compris le diaporama de présentation et les transcriptions de la vidéo et a observé le déroulement de la séance d'information. La vidéo, la visite virtuelle et les transcriptions ont été également communiquées aux fournisseurs après la séance d'information.

Il y a eu visite des lieux le 23 et le 24 février 2022 à l'installation même, en présence des représentants des 3 consortiums. La visite des lieux comprenait une visite préenregistrée de l'installation. En raison des mesures attribuables à la COVID-19 en vigueur à l'époque, les participants étaient séparés chacun en 2 groupes de visiteurs simultanés, sur 2 jours, et accompagnés par les membres de l'équipe de projet offrant la visite préenregistrée, des représentants de la sécurité de l'ARC, la gestion des installations de BGIS et le responsable du projet de TPSGC. En raison du format de la visite sur place, chaque groupe de visiteurs a enregistré des prises vidéo de sa visite. Le SE a accompagné 1 des groupes de visiteurs chaque jour et a visualisé les prises de vues vidéo des autres groupes de visiteurs simultanés après la visite sur place.

Huit modifications à la DDQ ont été publiées pour répondre aux questions de 10 fournisseurs, leur fournir de l'information sur le plan de visite sur place et des renseignements supplémentaires sur le projet et apporter des modifications à la date de clôture. Les fournisseurs ont également reçu par courriel le 14 avril 2022 un avis leur offrant des éclaircissements sur l'interface de SAP Ariba par laquelle les réponses ont été présentées. Le SE a examiné les modifications et l'avis avant leur publication.

À l'examen de la DDQ, des modifications et de l'avis et après observation de la séance d'information et de la visite sur place, le SE n'a pas relevé de problème d'équité.

Clôture de la demande de qualifications

La date de clôture de la DDQ était le 19 avril 2022 à 14 heure, heure de l'Est.

Le SE a analysé la manière avec laquelle les réponses à la DDQ ont été reçues par le RA. Trois réponses ont été reçues et ont été traitées conformément à l'échéancier et aux instructions énoncés dans la DDQ.

À l'examen de la réception et du traitement des réponses à la DDQ, le SE n'a pas relevé de problème d'équité.

Instructions concernant l'évaluation de la demande de qualifications

Avant l'évaluation des réponses, un plan d'évaluation a été préparé pour offrir des instructions aux évaluateurs et des cahiers d'évaluation ont été préparés pour que les évaluateurs puissent les utiliser dans leurs évaluations indépendantes. Le SE a examiné les lignes directrices d'évaluation, notamment :

• responsabilités de l'évaluateur
• code de conduite
• sécurité
• exigences en matière de confidentialité et de conflit d'intérêts
• méthodologie d'évaluation
• cahiers d'évaluation

Une première réunion d'évaluation a eu lieu le 6 avril 2022 à l'intention de tous les évaluateurs, pour examiner le plan d'évaluation. La réunion s'est tenue par conférence Web (Microsoft Teams). Le SE était présent pour observer les procédures.

Aucun problème d'équité n'a été observé à l'examen des instructions et cahiers d'évaluation ou pendant l'évaluation de la première rencontre.

Évaluation des demandes de qualifications

L'évaluation des 3 réponses reçues a été menée par une série d'équipes d'évaluation, conformément au plan d'évaluation et avec l'appui d'experts en la matière. Avant la rencontre de consensus de chaque équipe d'évaluation, chaque évaluateur a mené une évaluation individuelle de sa propre partie de chaque réponse. Les évaluations de consensus ont ensuite eu lieu du 9 au 26 mai 2022 par conférence Web (Microsoft Teams). Le SE a observé les délibérations de consensus de chaque équipe d'évaluation.

Les évaluations de consensus terminées, le comité d'examen des évaluations (CEE) a reçu les résultats du consensus de chaque équipe afin de vérifier et d'attester que la notation a été entreprise conformément à la matrice de notation établie et que les notes étaient soutenues par les observations des évaluations. Même si la rétroaction fournie par le CEE a été gérée de façon autonome par les équipes d'évaluation, cette rétroaction n'a pas eu de répercussions sur les notes. Le SE a été observateur des réunions du CEE qui ont lieu le 30 et 31 mai et les 1er et 8 juin 2022 et le suivi selon la rétroaction du CEE.

À l'achèvement de l'évaluation de consensus, les 3 répondants ont été informés qu'ils s'étaient tous qualifiés pour passer à l'étape suivante du processus. Le SE a eu la possibilité d'examiner au préalable les avis. L'1 des répondants a demandé un compte rendu sur sa présentation de DDQ, qui a eu lieu le 13 septembre 2022.

Le SE n'a pas relevé le moindre problème d'équité au cours de l'évaluation des réponses et de l'avis subséquent des répondants (promoteurs préqualifiés) et du compte rendu demandé.

Planification et étape de la pré-émission de la demande de proposition

Après la DDQ, pour appuyer la préparation et la mise au point de la DDP, le Canada a amorcé des consultations, notamment des rencontres individuelles avec les promoteurs préqualifiés, afin de s'assurer de l'abordabilité et de la valeur technique du projet, avant de finaliser et d'émettre une DDP. Une DDR et les avis subséquents ont été émis aux promoteurs préqualifiés pour appuyer les consultations. Une rencontre de tous les promoteurs a eu lieu le 26 août 2022 et des rencontres individuelles ont eu lieu avec chaque équipe de promoteurs les 7 et 8 septembre, 12 et 13 octobre et finalement le 10 novembre 2022. Les promoteurs préqualifiés devaient remettre leurs propositions à l'appui de ces rencontres, tel que précisé dans la DDR. Il y a eu également une visite des lieux le 14 octobre 2022.

Le SE a examiné la DDR et les avis avant leur publication. Le SE a assisté aux rencontres de tous les promoteurs et aux rencontres individuelles. Même si le SE n'a pu assister à la visite des lieux, le RA a confirmé d'avance que cela suivrait le format préenregistré utilisé pendant le processus de DDQ. Le SE a effectué un suivi avec le RA après la visite sur place.

Le SE a également eu la possibilité d'examiner la version finale de la DDP avant qu'elle ne soit affichée.

Aucun problème d'équité n'a été observé par le SE pendant l'étape de planification et de pré-émission de la DDP.

Affichage de la demande de proposition

La DDP (numéro d'invitation EP095-228099/C) a été communiquée aux promoteurs préqualifiés par Firmex (système sécurisé de partage des fichiers) le 15 mars 2023. La DDP comportait 2 volumes :

• volume 1 : Directives aux soumissionnaires
• volume 2 : Accord de projet

Les dates et heures initiales de clôture pour la présentation des soumissions de la DDP étaient :

• soumission technique : Le 31 octobre 2023 (14 heure, heure de l'Est)
• soumissions financières et d'innovation (facultative) : Le 29 novembre 2023 (14 heure, heure de l'Est)

Chaque promoteur a reçu un accès Firmex spécifique par lequel il recevrait la totalité des documents d'approvisionnement connexes, y compris les addendas, les avis et les réponses aux demandes de renseignements. Firmex servirait également à présenter les soumissions provisoires et finales tel qu'indiqué dans la DDP.

Après l'affichage de la DDP, il y a eu une rencontre initiale des promoteurs le 22 mars 2023. Il y a eu également le 14 avril 2023 une visite facultative des lieux. Le SE a assisté à la rencontre initiale. Par contre, le SE n'a pu être présent à la visite des lieux, mais SPAC a confirmé d'avance qu'il suivrait un format préenregistré préalablement convenu par le SE, et confirmé lors d'un suivi avec le SE. La présentation de la rencontre initiale a été ensuite partagée avec les promoteurs.

Au cours de la période d'affichage, le RA a publié 7 addendas et 21 avis à l'intention des promoteurs, ainsi que les réponses à 521 questions des promoteurs, notamment 86 réponses à des questions confidentielles sur le plan commercial telles que précisées dans la DDP. Le SE a examiné la totalité des addendas, avis et réponses avant leur affichage sur Firmex. Le RA a également émis 5 versions actualisées de la DDP qui ont été examinées par le SE.

En vertu des addendas, les dates et heures finales de clôture étaient :

• soumission technique : Le 15 novembre 2023 (14 heure, heure de l'Est)
• soumissions financière et d'innovation (facultative) : Le 30 novembre 2023 (14 heure, heure de l'Est)

De plus, le RA a tenu 19 réunions confidentielles sur le plan commercial (RCC) et 3 ensembles de séances de consultations techniques (SCT) avec les promoteurs. Le SE a observé intégralement les 2 types de séances (RCC et SCT). Ces séances ont eu lieu entre le 25 avril et le 31 octobre 2023. Au cours de l'affichage de la DDP, les promoteurs ont eu également l'occasion de pouvoir avoir accès à l'installation pour mener de façon indépendante des évaluations de diligence raisonnable afin d'appuyer la préparation de leurs soumissions. L'accès était en fonction des plans de diligence raisonnable des promoteurs présentés et approuvés par le RA et ne donnait aucunement aux promoteurs la possibilité de poser des questions ou d'obtenir des renseignements supplémentaires à propos des exigences. Les promoteurs ont été informés de présenter leurs demandes supplémentaires par écrit s'ils avaient des questions connexes.

Il faut préciser que 2 des promoteurs se sont retirés du processus; le premier, le 1 avril 2023 et l'autre, le 13 octobre 2023.

Le SE n'a constaté aucun problème d'équité au cours de la période d'affichage de la DDP.

Clôture de la demande de proposition

À la clôture, 1 soumission technique a été reçue dans le délai et, par conséquent, la soumission financière et d'innovation connexe a été également reçue à la date et à l'heure prescrites.

Le SE a examiné la façon dont les soumissions relatives à la DDP ont été traitées par le RA.

À l'examen de la réception et du traitement des soumissions, le SE a constaté que la clôture a été effectuée conformément à la DDP et aux procédures établies et qu' aucun problème d'équité n'a été identifié.

Phase d'évaluation

Avant le début de l'évaluation, le SE a examiné ce qui suit :

• le plan d'évaluation et les lignes directrices, y compris les manuels d'évaluation et la documentation de formation des évaluateurs
• le code de conduite
• la sécurité
• la confidentialité
• les exigences en matière de conflit d'intérêts

Après la clôture, le RA a mené un examen d'intégralité de la soumission reçue pour veiller à ce que, en totalité, les renseignements demandés ont été fournis conformément aux exigences de présentation de la DDP. Cet examen a permis de confirmer la réception de tous les renseignements requis, ce qui a été confirmé par le SE.

Il faut préciser que les soumissions techniques et d'innovation ont été mises de côté en attendant l'achèvement de l'évaluation technique.

Le RA a donné de la formation pour tous les participants à l'évaluation les 7, 9 et 22 novembre 2023. Cette dernière séance a eu lieu pour rendre service aux évaluateurs qui n'ont pas pu être présents auparavant. Le SE a observé chacune de ces séances.

L'évaluation technique a été menée par diverses équipes d'évaluation avec le soutien et la contribution d'experts en la matière. L'évaluation technique a été lancée par une réunion tenue le 21 novembre 2023 avec chaque équipe d'évaluation pour examiner les lignes directrices et le processus avant de commencer l'examen du domaine d'évaluation attribué à chaque équipe. Le SE a assisté à chacune des séances de lancement.

Les membres de chaque équipe d'évaluation ont d'abord mené une évaluation individuelle avant de se réunir pour obtenir un consensus. La rencontre de consensus pour chaque équipe a eu lieu entre le 30 novembre et le 13 décembre 2023. Le SE était disponible pour répondre aux facteurs d'équité qui ont surgi au cours des évaluations individuelles et a observé toutes les délibérations de consensus.

Après l'achèvement des évaluations de consensus, on a présenté au CEE les résultats du consensus de chaque équipe aux fins d'un examen et d'une évaluation de la conformité de la note avec la matrice de notation établie et veillé à ce que les notes reposent sur les observations des évaluations. Même si le CEE a fourni aux équipes d'évaluation certaines rétroactions qui ont été par la suite gérées de façon autonome par chacune des équipes, cela n'a pas entraîné la modification des notes. Le SE a observé les réunions du CEE du 6, 8 et 15 décembre 2023 et surveillé tout suivi découlant de l'examen du CEE.

En totalité, la formation et les rencontres liées à l'évaluation ont eu lieu par conférence Web à l'aide de Microsoft Teams.

À l'achèvement de l'évaluation technique, le RA a procédé à l'examen et à la vérification de la notation de la soumission technique. Il a par la suite confirmé la note. D'après les résultats, il a été établi que la soumission satisfaisait aux exigences techniques exposées dans la DDP et pouvait passer au stade de l'évaluation financière.

Le RA a lancé l'évaluation financière à l'achèvement de l'évaluation technique, en respectant le processus énoncé dans les documents d'invitation. Par contre, avant la fin du processus d'évaluation financière, TPSGC a décidé d'annuler l'approvisionnement à la suite d'un examen de divers facteurs, notamment les changements récents dans les priorités et initiatives du ministère concernant son portefeuille immobilier.

Le promoteur a été informé de la décision le 15 février 2024 et de son admissibilité à recevoir une indemnité de résiliation conformément à la DDP sous réserve qu'il présente une renonciation libérant le Canada. Le SE a examiné l'avis au préalable. De plus, un avis public a été affiché sur AchatsCanada. Le promoteur a présenté la renonciation libératrice le 22 février 2024.

L'évaluation et l'annulation respectaient les paramètres énoncés dans la DDP et le SE n'a relevé aucun problème d'équité.