Services d’experts en matière d’équité salariale

Sur cette page

• Attestation d'assurance
• Exigence de l'activité
• Mandat de surveillance de l’équité et observations
• Documents de référence
• Addenda au rapport final

Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit la déclaration d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement des services d’experts en matière d’équité salariale (SEES), jusqu’à et incluant la conclusion de la deuxième phase d’évaluation de la demande de propositions (DDP).

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigence de l'activité

BDO a été engagé en tant que SE, le 13 juillet 2023, pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel des SEES, émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) dans le cadre de l’invitation WS4099368018. BDO est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE, depuis la date de notre engagement jusqu’à la conclusion de la deuxième phase d’évaluation de la DDP le 6 août 2024.

Le SCT requiert les services d’un contractant pour fournir des services d’équité salariale et d’évaluation des emplois (CES) en utilisant un outil et/ou une méthodologie pour chacun de ses comités d'équité salariale dans l'administration publique centrale (APC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC), comme l'exige la nouvelle législation. Le contractant devra personnaliser ou configurer sa méthodologie/outil, et fournir des services liés à leur utilisation, incluant :

• le soutien
• la formation
• l'éducation
• l'assurance qualité

Le contractant devra également fournir des conseils et un soutien à différentes étapes du développement d’un plan d'équité salariale pour chaque CES dans l'APC et pour le CES de la GRC. Il s'agit d'un besoin complexe et sensible impliquant plusieurs parties prenantes externes (agents négociateurs des syndicats) qui formeront des CES avec des représentants du SCT, lesquels serviront conjointement de clients finaux.

Nous avons examiné toutes les informations fournies et observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Ce rapport inclut :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• des observations pertinentes tirées des activités entreprises

Mandat de surveillance de l’équité et observations

Conformément aux modalités de notre mandat, nous :

• nous sommes familiarisés avec les documents pertinents
• avons observés les activités de demande de soumissions
• avons ciblés les questions relatives à l’équité à l'autorité contractante (AC)
• nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées

Au cours de ces observations, nous avons identifié des questions liées à l’équité et avons signalé ces préoccupations à l'AC.

De plus, nous avons surveillé et évalué les réponses et actions prises par l’AC pour nous assurer qu’elles étaient raisonnables et appropriées.

Dans cette section

• Phase consultative de l’industrie
• Phase de demande de propositions
• Évaluation des propositions
• Phase de deuxième demande de propositions
• Évaluation des soumissions de la deuxième demande de propositions

Phase consultative de l’industrie

L'objectif de la demande de renseignements (DDR) était de partager des informations avec les participants de l'industrie intéressés et d'obtenir des commentaires sur les SEES. Les informations recueillies auprès de l'industrie ont aidé à clarifier certains éléments des SEES et à anticiper la phase d'approvisionnement.

Pendant la phase de la DDR, le SE a observé plusieurs activités clés. L'AC a fourni tous les documents d’ébauche et finaux relatifs à la DDR pour examen par le SE avant leur publication officielle sur AchatsCanada le 11 août 2023. Le processus de sollicitation s'est terminé avec la clôture de la DDR le 31 août 2023, période durant laquelle toutes les directives et instructions pour la consultation avec l'industrie ont été communiquées.

En préparation des séances de consultations avec l'industrie, le SE a examiné le processus de consultation proposé, incluant l'évaluation de toutes les communications avant leur diffusion. De plus, l'AC a fourni tous les documents des séances à l'avance, permettant ainsi au SE de les examiner avant qu'ils ne soient présentés aux participants intéressés de l'industrie.

Le SE a assisté aux démonstrations du premier fournisseur, qui se sont déroulées lors de 2 séances tenues le 4 et 5 octobre 2023. Les démonstrations du second fournisseur ont également été observées, avec 2 séances tenues le 7 et 9 novembre 2023.

La phase de la DDR a culminé avec la transition à l'étape suivante, marquée par la publication de la DDP le 21 décembre 2023.

Le processus a été mené conformément aux exigences de la DDR. Nous avons discuté des considérations liées à l'équité avec l'AC, et toutes ont été traitées. Aucune préoccupation relative à l'équité n'a été soulevée.

Phase de demande de propositions

L'AC a fourni tous les documents d'ébauche et finaux de la DDP au SE pour révision avant leur publication sur AchatsCanada le 21 décembre 2023. Pendant la période de soumission, toutes les questions de clarification soulevées et leurs réponses respectives ont été communiquées par une série de modifications, toutes examinées par le SE avant leur publication.

Au total, 5 modifications ont été publiées, répondant à chaque question de clarification posée pendant la période de soumission. À la clôture de l’invitation, le 26 janvier 2024, 3 réponses avaient été reçues. Cependant, l'une d'elles a été rejetée en raison de sa soumission tardive.

Évaluation des propositions

Dans le cadre du processus de conformité des soumissions en phases (PCSP), les soumissions financières ont été examinées par l'AC. L'AC a déterminé que les offres financières des 2 soumissionnaires répondaient à tous les critères requis, leur permettant de passer à la phase 2 du processus d'évaluation.

Les documents d'évaluation de la DDP ont été révisés par le SE avant la réunion de lancement du comité d'évaluation des soumissions, qui s'est tenue le 12 février 2024. Par la suite, le SE a assisté à la réunion de consensus du 22 mars 2024, qui portait sur l'évaluation des exigences techniques obligatoires et cotées des 2 offres soumises. Aucune des offres n'a satisfait aux critères obligatoires établis lors de la phase 2 du PCSP. Par conséquent, un rapport d'évaluation de la conformité (REC) a été envoyé à chaque soumissionnaire, mettant en lumière les lacunes identifiées.

Les réponses aux REC ont été évaluées, mais ont finalement été jugées non conformes. Le SE était présent lors d'une réunion de suivi le 19 avril 2024 pour discuter de ces conclusions. Le 7 mai 2024, l'AC a informé les soumissionnaires qu'aucune des propositions ne répondait aux exigences techniques obligatoires et cotées, et qu'en conséquence, aucun contrat ne serait attribué et aucun compte rendu ne serait offert.

Phase de deuxième demande de propositions

L'AC a informé le SE qu'une deuxième DDP serait publiée. L'AC a fourni tous les documents d'ébauche et finaux de la DDP au SE pour révision avant leur publication sur AchatsCanada le 28 mai 2024. Pendant la période de soumission, toutes les questions de clarification soulevées et leurs réponses respectives ont été communiquées par une série de modifications, toutes examinées par le SE.

Des modifications ont été publiées pour répondre à chaque question de clarification posée pendant la période de soumission. À la clôture de l’invitation, le 25 juin 2024, 4 offres avaient été reçues.

Évaluation des soumissions de la deuxième demande de propositions

Dans le cadre du PCSP, les soumissions financières ont été examinées par l'AC. L'AC a déterminé qu'une seule offre était complète, tandis que 3 offres manquaient de la documentation nécessaire. Après révision par le SE, des REC ont été envoyés aux soumissionnaires pour souligner les lacunes dans leurs soumissions. Après avoir reçu les informations complémentaires requises de la part des soumissionnaires le 3 juillet 2024, l'AC a confirmé que les 3 offres étaient désormais complètes, leur permettant de passer à la phase 2 du processus d'évaluation.

Les documents d'évaluation de la DDP ont été révisés par le SE avant la réunion de consensus du comité d'évaluation des soumissions. Le SE a ensuite observé la réunion de consensus, tenue le 15 juillet 2024, qui portait sur l'évaluation des exigences techniques obligatoires et cotées des 4 offres soumises. Des REC ont été émis à 3 soumissionnaires pour souligner les lacunes identifiées. Ces REC ont été évalués lors de la réunion de consensus du 6 août 2024 et ont tous été jugés conformes. Le 4 septembre 2024, après la révision du SE, l'AC a informé le soumissionnaire retenu et envoyé des lettres de regret aux soumissionnaires non retenus.

Les demandes de clarification du SE ont été traitées par l'AC. Un plan d'évaluation a été établi et suivi. Les membres de l'équipe d'évaluation ont été confirmés avant la réception des réponses. De plus, toutes les soumissions ont été enregistrées et consignées.

Des discussions régulières concernant les considérations liées à l'équité ont eu lieu entre le SE et l'AC. Le processus a respecté les exigences énoncées dans la DDP.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation WS4099368018 sont disponibles auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

Le 25 octobre, 2024

Addenda au rapport final en date du 18 septembre 2024 concernant le processus d’approvisionnement des SEES.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Attribution du contrat, communications et compte rendu

Un contrat a été attribué le 3 septembre 2024. Simultanément à la notification d'attribution, un compte rendu écrit a été transmis aux 3 soumissionnaires non retenus, détaillant les résultats de l'évaluation. À la demande de 2 soumissionnaires non retenus, des comptes rendus supplémentaires ont eu lieu les 19 et 25 septembre 2024 par conférences téléphoniques. Le SE a examiné l’ensemble des correspondances et a assisté aux rencontres avec les soumissionnaires. Le processus suivi était conforme aux exigences de la DDP, et tous les soumissionnaires ont été traités de manière équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement des SEES.

Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :