Comités de gouvernance de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale

Table des matières

Comité directeur exécutif (CDE)

Le Comité directeur exécutif assure la principale fonction de direction et d’établissement des priorités pour la gouvernance générale de l’Agence. Le CDE détermine les grandes priorités du Comité de la haute direction (CHD) et de ses sous-comités et révise les ordres du jour prévisionnels en conséquence. Ce comité soutient le président dans les décisions stratégiques relatives à la gouvernance et au fonctionnement de l’Agence.

Le CDE se réunit à la discrétion du président.

Composition

Comité exécutif de planification et de coordination (CEPC)

Le CEPC fournit un aperçu hebdomadaire des activités à venir pour coordonner les activités de l’Agence et assurer le suivi et la gestion des enjeux ciblés. Les membres discutent des enjeux à venir et passent en revue les principaux documents de suivi, y compris le rapport de survol de portefeuille, la correspondance ministérielle et les affaires à venir du Cabinet.

Composition

Comité de la haute direction (CHD)

Le Comité de la haute direction est le principal organe décisionnel de l’Agence. Le CHD examine et approuve les grandes politiques de l’Agence selon les recommandations des sous-comités compétents. Il sert de tribune pour assurer l’échange d’informations entre les secteurs et les régions, et oriente les activités de planification et d’établissement de rapports, tout en coordonnant l’élaboration de plans d’action et de stratégies pour répondre aux priorités de l’Agence et des secteurs. Des mises à jour et des rapports d’étape concernant les projets de premier plan et les questions et tendances émergentes seront régulièrement inscrits à l’ordre du jour.

Le CHD approuve également les principaux documents de planification et de rapport de l’Agence, y compris le plan ministériel, le rapport ministériel sur les résultats et les états financiers annuels. Les mémoires au Cabinet ou les présentations au Conseil du Trésor peuvent également être fournis au CHD aux fins d’examen.

Le CHD se réunit toutes les deux semaines ou à la demande du président.

Composition

Comité directeur de l’évolution (CDE)

Le Comité directeur de l’évolution assure la surveillance et fournit des orientations stratégiques pour faciliter la mise en œuvre du projet de loi C-69 et permettre à l’Agence canadienne d’évaluation environnementale d’évoluer vers l’Agence canadienne d’évaluation d’impact. Il complète les rôles et mandats actuels des comités, sans les remplacer ni faire double emploi. Le CDE examine les priorités stratégiques et les risques potentiels liés à l’exécution et donne des directives à cet égard aux principaux agents de prestation responsables. Le Comité appuie la communication, la coordination et l’harmonisation organisationnelles et suit l’avancement général de la mise en œuvre du projet de loi C-69.

Le CHD, le président ou la ministre de l’Environnement et du Changement climatique approuveront les produits et processus de mise en œuvre en fonction des enjeux. Le CDE peut confier au CHD, au CRH, au CPFM, au COP et au CGITI des activités précises pour faire en sorte que les recommandations appropriées concernant l’approbation des produits et processus de mise en œuvre du projet de loi C-69 sont fournies.

Le Comité se réunit chaque semaine ou au besoin.

Composition

Comité des ressources humaines (CRH)

Le Comité des ressources humaines fournit des conseils au CDE sur la gestion globale des ressources humaines, y compris le ressourcement des cadres supérieurs et les questions liées à l’effectif et au milieu de travail. Le CRH offre une tribune pour faire progresser les initiatives de renouvellement de la fonction publique et harmoniser la stratégie des ressources humaines aux initiatives principales ou objectifs principaux du gouvernement.

Le CRH se penche sur les questions liées à l’effectif et au milieu de travail, notamment la planification des ressources humaines, les relations de travail, la classification, le ressourcement, l’équité en matière d’emploi, les langues officielles, la rémunération, les valeurs et l’éthique, le mieux-être des employés, la prévention du harcèlement, la formation et le perfectionnement, les prix et la reconnaissance, la santé et la sécurité au travail, et les activités de gestion du rendement.

Le CRH approuve les lignes directrices pour traiter les points figurant dans son mandat et il fait des recommandations au CHD lorsque de nouvelles politiques ou des modifications aux politiques actuelles sont requises.

Le CRH se réunit tous les deux mois ou à la demande du président.

Composition

Comité des finances et de la planification intégrée (CFPI)

Le Comité des finances et de la planification intégrée conseille le président et le CHD dans l’exécution des obligations de l’Agence en matière de gestion financière, de planification organisationnelle, de services administratifs et d’activités liées aux rapports. Le CFPI est chargé d’assurer la saine gestion financière globale et l’intendance des ressources financières de l’Agence, et d’assurer la surveillance des services administratifs, y compris les activités de passation de marchés. Le CFPI élabore et approuve les plans stratégiques à long terme de l’Agence en matière de services organisationnels, financiers et administratifs. Il examine les instruments de politique de gestion financière et administrative, les analyses de rentabilisation, les principales demandes d’affectation des ressources et les rapports sur le rendement financier et administratif global de l’Agence, et en recommande l’approbation au CHD.

Le CFPI aide également le président à s’acquitter des responsabilités liées au système de contrôle interne de l’Agence, comme il est décrit dans la Politique sur la gestion financière et la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le CFPI fournit des conseils sur l’interprétation et l’application des politiques et procédures financières et administratives actuelles ou proposées du gouvernement et de l’Agence, sur les prévisions et rapports financiers, sur les contrôles financiers et la surveillance de la conformité, sur l’affectation et la réaffectation des ressources, sur les services administratifs, y compris l’approvisionnement, sur l’audit interne ou externe et l’évaluation, ainsi que sur les rapports connexes, sur les plans d’action en gestion, de même que sur la planification organisationnelle et l’élaboration de rapports, dont le Plan ministériel, le rapport ministériel sur les résultats et le Cadre de responsabilisation de gestion.

Le CFPI approuve les lignes directrices traitant des points figurant dans son mandat et il fait des recommandations au CHD lorsque de nouvelles politiques ou des modifications aux politiques actuelles sont requises. Le Comité approuve les prévisions financières et les rapports d’approvisionnement périodiques de l’Agence et recommande des rapports financiers trimestriels et annuels ou des rapports ministériels trimestriels et annuels à l’attention du CHD.

Les sous-groupes de travail du CFPI sont les suivants :

Le CFPI se réunit tous les deux mois ou à la demande du président.

Composition

Comité des politiques et des opérations (CPO)

Le Comité des politiques et des opérations discute de la mise en œuvre des lois actuelles et futures (notamment la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale [2012], la Convention de la Baie-James et du Nord québécois et la Convention du Nord-Est québécois, et la Loi sur l’évaluation d’impact proposée), des règlements, ententes, politiques, directives du Cabinet et des orientations opérationnelles concernant la Loi sur l’évaluation d’impact proposée, y compris des approches en matière de consultation des Autochtones et de mobilisation du public. Cette collaboration et le partage des pratiques exemplaires entre les secteurs et les régions aident l’Agence à trouver des solutions appropriées. Le CPO fournit des conseils et des orientations sur les nouveaux travaux ou sur les travaux révisés proposés dans ces domaines. Des mises à jour et des rapports sur l’état d’avancement concernant les projets de premier plan et les questions et tendances émergentes sont aussi régulièrement inscrits à l’ordre du jour.

Le CPO approuve les lignes directrices traitant des points figurant dans son mandat et il fait des recommandations au CHD lorsque de nouvelles politiques ou des modifications aux politiques actuelles sont requises.

Le Comité se réunit toutes les deux semaines ou à la demande du président.

Composition

Comité de gestion de l’information et de la technologie de l’information (CGITI)

Le Comité de gestion de l’information et de la technologie de l’information fournit des conseils sur les exigences de l’Agence en matière de GI-TI et d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, y compris la mise en œuvre du plan stratégique de GI-TI de l’Agence, la surveillance des investissements liés à la GI-TI et l’harmonisation des activités et des initiatives de GI-TI avec les priorités de l’Agence et l’orientation du gouvernement. Le CGITI aide le CHD à remplir ses obligations en matière de conformité à l’ensemble des politiques et des normes du gouvernement liées à la GI-TI, à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

Le CGITI approuve les lignes directrices traitant des points figurant dans son mandat et il fait des recommandations au CHD lorsque de nouvelles politiques et des modifications aux politiques actuelles sont requises.

Le CGITI se réunit tous les trimestres ou à la demande du président.

Composition

Rôles et responsabilités du secrétariat

Chaque comité dispose d’un secrétariat. Le secrétariat est responsable de ce qui suit :

  1. 1) Maintenir un ordre du jour prévisionnel et coordonner les points avec le CHD et d’autres comités, s’il y a lieu.
  2. 2) S’assurer que les ordres du jour et les décisions sont affichés dans Atrium dans le format voulu dans les 10 jours ouvrables suivant chaque réunion.
  3. 3) Utiliser l’adresse électronique générale Governance/Gouvernance pour la réservation de toutes les réunions et pour les communications avec les membres. Comme pratique exemplaire, le secrétariat peut choisir de créer une liste de diffusion par courriel pour les membres de son comité afin de faciliter les communications.
  4. 4) Tenir à jour la liste des membres des représentants de son comité et proposer des changements à la composition du secrétariat général au fur et à mesure qu’ils surviennent. Les changements de composition sont recommandés par le vice-président et approuvés par le président. Une fois les changements approuvés, mettre à jour la liste de diffusion générique des courriels pour le comité.
  5. 5) Tenir des dossiers, s’il y a lieu, dans GCdocs et distribuer les documents, au moins 48 heures à l’avance, en fournissant des liens vers GCdocs, le cas échéant, plutôt que de créer des dossiers papier ou d’envoyer de gros documents par courriel. Le secrétariat conserve les autorisations nécessaires dans GCdocs pour la sécurité des documents.
  6. 6) S’assurer que les documents bilingues du CHD sont fournis aux membres avant les réunions, conformément aux normes de service de l’Agence. Les points à l’ordre du jour pour lesquels les documents ne sont pas prêts à être distribués peuvent être reportés à une réunion ultérieure.

Veuillez prendre note qu’une séance d’information préalable peut être organisée pour tous les comités présidés par le président. Si des modifications sont apportées aux documents avant la séance d’information préalable, veuillez en informer le secrétariat à l’avance afin que les documents appropriés soient distribués.

Pratiques exemplaires pour la préparation de documents destinés aux comités et pour la collaboration

Mise à jour : Le 2 mai 2019

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