Rapport annuel au Parlement 2022 à 2023 : Application de la Loi sur l’accès à l’information

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Octobre 2023

N^o de catalogue : En104-12/1F-PDF
ISSN 2562-766X

GCdocs n^o 21144788

Agence d’évaluation d’impact du Canada
Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Adresse municipale et postale :
160, rue Elgin, 22^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H3

Téléphone : 613.297.2320

Courriel : atip-aiprp@aeic-iaac.gc.ca

Sur cette page

• Liste des tableaux
• Liste des abréviations et des acronym
• Introduction
• Structure organisationnelle
• Pouvoir de délégation
• Rendement 2022-2023
  • Pourcentage des demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi
  • Nombre de demandes traitées
  • Nombre de demandes actives
  • Nombre de plaintes actives
  • Prorogations
  • Consultations réalisées pour d’autres institutions
  • Impact de la COVID-19
  • Rapport statistique de l’Agence sur la Loi sur l’accès à l’information pour 2022-2023
    • Source et disposition des demandes d’accès reçues
    • Demandes informelles
    • Tendances pluriannuelles
    • Exceptions et exclusions
    • Traduction
  • Rapport statistique supplémentaire de l’Agence sur l’AIPRP pour 2022-2023
    • Capacité à recevoir des demandes
    • Capacité à traiter les demandes sur papier et par voie électronique
    • Rapport statistique – Interprétation et analyse
• Formation et sensibilisation
  • Formation et sensibilisation aux responsabilités et aux exigences de la publication proactive
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI
• Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
• Résumé des questions clés et des mesures prises concernant les plaintes
• Rapport sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
  • Frais
  • Coût
• Contrôle de la conformité
  • Demandes d’accès à l’information
  • Consultations interinstitutionnelles
  • Informations fréquemment demandées
  • Approvisionnement
  • Publication proactive d’informations
• Registre canadien d’évaluation d’impact
• Annexes
  • Annexe A : Arrêté de délégation
  • Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
    • Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
      • 1.1a Nombre de demandes
      • 1.1b Nombre de demandes reportées à la période suivante
      • 1.2 Source des demandes
      • 1.3 Mode des demandes
    • Section 2 : Demandes informelles
      • 2.1a Nombre de demandes informelles
      • 2.1b Nombre de demandes informelles reportées à la période suivante
      • 2.2 Mode des demandes informelles
      • 2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles
      • 2.4 Pages communiquées informellement
      • 2.5 Pages communiquées informellement
    • Section 3 : Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande
      • 3.1a Nombre de demandes reçues par le commissaire à l’information
      • 3.1b Décision du commissaire à l’information
    • Section 4 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports
      • 4.1 Disposition et délai de traitement
      • 4.2 Nombre d’exemptions par article de la Loi
      • 4.3 Nombre d’exclusions par article de Loi
      • 4.4 Format des documents communiqués
      • 4.5 Complexité
        • 4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique
        • 4.5.2 Pages pertinentes traitées par disposition de la demande pour les formats d’enregistrement papier et électronique par taille
        • 4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio
        • 4.5.4 Comptes rendus traités par dépôt de demande pour les formats audio pour toutes les tailles de demandes
        • 4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo
        • 4.5.6 Comptes rendus traités par disposition de la demande pour les formats vidéo pour toutes les tailles de demandes
        • 4.5.7 Autres complexités
      • 4.6 Demandes fermées
        • 4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi
      • 4.7 Présomptions de refus
        • 4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi
        • 4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)
      • 4.8 Demandes de traduction
    • Section 5 : Prorogations
      • 5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
      • 5.2 Durée des prorogations
    • Section 6 : Frais
      • 6.1a Frais perçus
      • 6.1b Frais dispensés
      • 6.1c Frais remboursés
    • Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
      • 7.1a Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
      • 7.1b Nombre de demandes de consultation émanant d’autres institutions du gouvernement du Canada reportées à la période de référence suivante
      • 7.1c Consultations reçues d’autres organisations
      • 7.1d Nombre de demandes de consultation émanant d’autres organisations reportées à la période de référence suivante
      • 7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
      • 7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada
    • Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
      • 8.1 Demandes de services juridiques pour toutes les tailles
      • 8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
    • Section 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion
      • 9.1 Enquêtes
      • 9.2 Enquêtes et rapports des conclusions
    • Section 10 : Recours judiciaire
      • 10.1 Recours judiciaires sur les plaintes
      • 10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)
    • Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information
      • 11.1 Coûts répartis
      • 11.2 Ressources humaines

Liste des tableaux

• Tableau 1 – Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi
• Tableau 2 – Temps de traitement des demandes d’accès
• Tableau 3 – Traitement des demandes
• Tableau 4 – Nombre de demandes actives
• Tableau 5 – Plaintes actives par année
• Tableau 6 – Durée des prorogations
• Tableau 7 – Motifs des prorogations et disposition des demandes
• Tableau 8 – Délai de traitement pour les consultations reçues d’autres institutions du gouvernement fédéral
• Tableau 9 – Recommandations et délai de traitement pour les consultations reçues d’autres organisations
• Tableau 10 – Ventilation en pourcentage de la source des demandes
• Tableau 11 – Ventilation en pourcentage du canal des demandes
• Tableau 12 – Demandes d’accès à l’information
• Tableau 13 – Source des demandes
• Tableau 14 – Format électronique vs format papier
• Tableau 15 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
• Tableau 16 – Nombre total de sessions de formation programmées
• Tableau 17 – Tableau d’aperçu des éléments livrables relatifs aux exigences en matière de divulgation proactive
• Tableau 18 – Exigences auxquelles l’Agence est tenue
• Tableau 19 – Exigences relevant de la seule responsabilité d’ECCC
• Tableau 20 – Rapports publiés dans les délais
• Tableau 21 – Motif de la plainte
• Tableau 22 – Constatations du Commissariat à l’information
• Tableau 23 – Données relatives aux plaintes sur une tendance pluriannuelle

Liste des abréviations et des acronym

AEIC

Agence d’évaluation d’impact du Canada

AI

Accès à l’information

AIPRP

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

BPR

Bureau de première responsabilité

BCI

Bureau du Commissariat à l’information du Canada

DP/GO

Divulgation proactive/gouvernement ouvert

ECCC

Environnement et Changement climatique Canada

ESCC

Clauses et conditions générales d’achat

LAI

Loi sur l’accès à l’information

LEI

Loi sur l’évaluation d’impact

Registre, le

Registre de l’Agence d’évaluation d’impact du Canada

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

SPAC

Services publics et Approvisionnement Canada

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) donne aux citoyens canadiens, ainsi qu’à toute personne physique et morale présente au Canada, le droit d’accéder aux documents de l’administration fédérale qui ne sont pas de nature personnelle et qui sont assujettis à certaines exceptions limitées et précises. La Loi complète, mais ne remplace pas, les autres procédures permettant d’obtenir des renseignements du gouvernement. Elle n’entend en aucun cas limiter l’accès aux renseignements du gouvernement qui peuvent être normalement rendus publics sur demande.

Le présent rapport est présenté conformément au paragraphe 94(1) de la Loi sur l’accès à l’information, qui oblige le dirigeant de chaque institution du gouvernement fédéral à présenter un rapport au Parlement sur l’application de la Loi au sein de l’institution au cours de la période de référence. Le rapport présente un aperçu des activités réalisées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au sein de l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (anciennement connue sous le nom d’Agence canadienne d’évaluation environnementale et ci-après nommée « l’Agence ») au cours de la période de référence, soit du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

L’Agence a été instituée en 1994 pour préparer la mise en œuvre de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale, qui est entrée en vigueur au début de 1995. L’Agence est un organisme fédéral qui relève du ministre de l’Environnement et du Changement climatique. Elle fournit des évaluations d’impact de grande qualité qui contribuent à une prise de décisions éclairées en faveur du développement durable. L’Agence est l’autorité responsable de la plupart des évaluations d’impact fédérales. La Loi sur l’évaluation d’impact (LEI) est entrée en vigueur le 28 août 2019, et ses règlements connexes constituent le cadre législatif des évaluations d’impact.

Structure organisationnelle

La prestation des services d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) au sein de l’Agence est la responsabilité globale du dirigeant principal de l’information, et est directement gérée par le gestionnaire du programme qui relève du président par l’entremise du vice-président des services ministériels, pour assumer les responsabilités de l’Agence en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. L’Agence d’évaluation d’impact du Canada n’a été partie à aucun accord de service en vertu de l’article 96 de la Loi au cours de la période de référence du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Au cours de la période de référence 2022-2023, 4,9 ETP ont travaillé sur des dossiers liés à l’accès à l’information.

L’équipe d’AIPRP applique la Loi en :

• recevant des demandes d’accès au titre de la Loi, en créant des dossiers de demandes et en surveillant le traitement de ces demandes à l’aide du logiciel AccessPro Case Management;
• évaluant les délais de traitement requis et tous les frais qui étaient encore applicables, et en communiquant avec les demandeurs relativement à ces évaluations;
• coordonnant la récupération de documents en réponse aux demandes d’accès;
• envoyant des préavis statutaires aux demandeurs, aux tierces parties et au commissaire à l’information du Canada;
• effectuant les consultations nécessaires;
• informant les demandeurs et les tierces parties de leurs droits et obligations en vertu de la Loi;
• négociant avec les tierces parties pour obtenir leur consentement à la divulgation en vertu de la Loi;
• traitant les dossiers aux fins de divulgation en réponse aux demandes d’accès, à l’aide du logiciel AccessPro Redaction;
• fournissant de la formation et des conseils aux agents de l’Agence sur l’interprétation et l’application de la Loi ainsi que son interaction avec la Loi sur l’évaluation d’impact (2019);
• négociant la résolution de plaintes officielles;
• compilant des statistiques;
• répondant aux questions parlementaires liées à l’application de la Loi;
• rédigeant et en mettant à jour les documents de procédure de l’Agence relatifs au traitement des demandes d’accès;
• préparant, présentant au Parlement et publiant le rapport annuel de l’Agence sur l’application de la Loi;
• préparant, présentant et publiant la mise à jour annuelle de la publication Info Source de l’Agence.

Les responsabilités en matière de publication proactive associées à la partie 2 de l’AI sont confiées au responsable de l’unité de coordination exécutive et de breffage (UCEB), au sein du cabinet du président. Cette personne est également connue sous le nom d’analyste en divulgation proactive/gouvernement ouvert (DP/GO). Chaque équipe responsable de la compilation des données brutes soumettra son rapport à l’analyste de la DP/GO qui s’assurera que les rapports répondent aux normes d’accessibilité, de traduction, de formatage et d’exhaustivité avant de les publier sur le site Web du gouvernement ouvert.

Pouvoir de délégation

Aux fins de la Loi, le « responsable de l’institution » est le président de l’Agence, tel qu’il est énoncé à l’article 3 de la Loi.

Les responsabilités associées à l’application de la Loi sont déléguées par le président aux membres de la haute direction relevant directement du président (les vice-présidents et l’avocat général) ainsi qu’au coordonnateur de l’AIPRP aux fins de l’application efficace du programme. La responsabilité décisionnelle associée à l’application des diverses dispositions de la Loi est établie officiellement et énoncée dans l’instrument ministériel du pouvoir de délégation, lequel est présenté à l’annexe A.

Rendement 2022-2023

Le rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information traitées par l’Agence du 1er avril 2022 au 31 mars 2023 est présenté à l’annexe B du présent rapport. Les paragraphes suivants présentent un survol des principales données sur le rendement de l’Agence pour l’exercice financier ainsi que des explications, interprétations et analyses du rapport statistique de 2022-2023.

Pourcentage des demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi

Sur les 58 demandes clôturées au cours de la période 2022-2023, 55 l’ont été dans les délais prévus par la Loi. Cela représente un pourcentage de 94,83 %.

Nombre de demandes traitées

Au cours de la période de référence 2022-2023, 28 (48,28 %) des demandes traitées l’ont été dans le délai initial de 30 jours. Parmi ces demandes, 14 ont été traitées dans les 15 premiers jours et 14 entre 16 et 30 jours. Plus de 25 500 pages de documents ont été traitées dans le cadre de ces consultations sur l’accès.

Sur les 58 demandes traitées, 3,45 % (2) ont été divulguées intégralement et 67,24 % (39) ont été divulguées partiellement. Le Tableau 3 présente le traitement accordé à ces demandes.

Nombre de demandes actives

Au total, 57 demandes ont été reçues au cours de la période de référence 2022-2023 et 10 demandes ont été reportées de la période 2021-2022. Sur les 67 demandes actives, un total de neuf demandes (13,43 %), telles qu’identifiées dans le tableau 4, ont été reportées à l’année de rapport 2023-2024. Tous les dossiers actifs ont été reçus au cours de la période de référence 2022-2023 et respectaient les délais prescrits par la Loi au 31 mars 2023.

Nombre de plaintes actives

Au cours de la période de référence 2022-2023, 11 plaintes ont été déposées contre l’Agence auprès du Commissariat à l’information du Canada. Parmi ces plaintes, dix ont été ouvertes au cours de la période de référence 2022-2023, et une a été ouverte au cours de la période précédente 2021-2022. Aucune autre plainte ouverte n’a été reportée.

Prorogations

L’article 9 de la Loi autorise les institutions à proroger les délais de traitement d’une demande prescrits par la Loi s’il est impossible de trouver les documents concernés dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la demande ou si l’institution doit consulter d’autres institutions ou de tierces parties.

En 2022-2023, l’Agence a demandé une ou plusieurs prorogations (au-delà des 30 premiers jours) pour 29 demandes traitées durant la période visée par le rapport. Le tableau 6 indique la durée souhaitée pour chaque prolongation.

Des 29 demandes nécessitant une ou plusieurs prorogations, 16 prorogations étaient requises puisque le respect du délai initial aurait entravé de manière déraisonnable les activités de l’Agence. Dix-sept prorogations ont été nécessaires pour des consultations avec d’autres institutions gouvernementales et 21 pour des avis de tiers. La raison de la prolongation et du traitement des demandes est indiquée dans le tableau 7.

Consultations réalisées pour d’autres institutions

Les détails des demandes de consultation traitées au cours de la période de référence 2022-2023 sont présentés à la section 7 du rapport statistique à l’annexe B.

L’Agence a reçu 50 demandes d’accès d’autres institutions fédérales et six demandes d’autres organisations, pour un total de 56 demandes de consultation reçues au cours de la période de référence 2022-2023. De plus, une demande a été reportée de la période de référence 2021-2022.

Quarante-cinq des demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et d’autres organisations ont été traitées dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Deux demandes de consultation ont été reportées à la période de référence 2023-2024. Plus de 4 500 pages de documents ont été traitées dans le cadre de ces consultations sur l’accès.

Les Tableaux 8 et 9, lorsqu’ils sont consultés ensemble, montrent que l’Agence a recommandé une divulgation complète pour 10 demandes de consultation, le transfert de deux demandes aux fins de consultation avec une autre institution et une divulgation partielle pour 11 autres demandes.

Impact de la COVID-19

Au cours de la période considérée, nos activités n’ont pas été affectées par la pandémie de Covid-19. Malgré les difficultés rencontrées à l’échelle mondiale, notre organisation a réussi à maintenir ses activités régulières, en veillant à ce que nos employés, nos clients et nos parties prenantes ne subissent qu’un minimum de perturbations.

Rapport statistique de l’Agence sur la Loi sur l’accès à l’information pour 2022-2023

Source et disposition des demandes d’accès reçues

Les demandes reçues par le public (61,4 %) et les entreprises (21 %) représentent la plus grande partie des demandes reçues. La Figure 10 présente une ventilation en pourcentage des sources des demandes d’accès à l’information reçues au cours de la période de référence 2022-2023.

Sur les 57 demandes reçues, 18 l’ont été par voie électronique et 39 par courrier électronique. Cela représente un taux de réception global de 31,58 % et 68,42 % respectivement, comme le montre le tableau 11.

Demandes informelles

Au total, deux demandes informelles ont été reçues au cours de la période de référence 2022-2023. Les deux demandes ont été reçues par courriel.

Une demande, contenant 104 pages, a été relancée dans un délai de 1 à 15 jours. Le reste de la demande, soit 1 472 pages, a été à nouveau publié dans un délai de 61 à 120 jours. La section 2 de l’annexe B du présent rapport fournit une ventilation de chacun d’entre eux.

Tendances pluriannuelles

Ce qui suit présente les tendances au cours des trois dernières périodes de référence par rapport à la période de référence en cours.

Comme indiqué ci-dessous dans le tableau 12, 58 dossiers ont été fermés au cours de la période de référence 2022-2023, contre 54 en 2021-2022 et 51 en 2020-2021.

Comme indiqué précédemment, la majorité des demandes ont été reçues de la part d’entreprises et du public. Par rapport à l’année précédente, le nombre de demandes reçues des entreprises a diminué de 7,69 % et a augmenté de 66,67 % pour celles du public.

La figure 14 présente la tendance constante de diffusion de documents en format électronique plutôt que papier. Au cours des quatre dernières années, tous les demandeurs ont précisé qu’ils souhaitaient recevoir leur dossier de diffusion par voie électronique, la dernière demande de diffusion sur papier ayant été soumise en 2018-2019.

En ce qui concerne les consultations sur l’accès à l’information, on note dans cette période de référence qu’il y a eu une augmentation des consultations de 66.66 % par les institutions fédérales et de 100 % d’autres organisations

Exceptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information exempte certaines informations de la divulgation. En 2022-2023, 39 demandes contenaient des informations faisant l’objet d’exemptions ou d’exclusions en vertu de la Loi et ces informations n’ont pas été divulguées. Une demande peut faire l’objet de plusieurs exemptions, ce qui fait que le nombre d’exemptions invoquées est supérieur à celui des demandes expurgées.

La plupart des demandes ont fait l’objet d’exemptions parce que les documents demandés contenaient les informations suivantes, tel qu’indiqué à l’annexe B du présent rapport :

• informations relatives à l’application de la Loi et à la sécurité (25 demandes) (article 16 de la Loi)
• informations personnelles (37 demandes) (article 19 de la Loi)
• informations commerciales de tiers (37 demandes) (article 20 de la Loi)
• informations relatives aux processus décisionnels internes du gouvernement (44 demandes) (article 21 de la Loi)

La Loi exclut ou ne s’applique pas aux documents confidentiels du Cabinet. De nombreux documents du SCT sont classés dans la catégorie des documents confidentiels du Cabinet, car le SCT fournit un soutien administratif au comité du Cabinet du Conseil du Trésor et assure une fonction centrale de contestation des soumissions du Cabinet d’autres institutions gouvernementales. Les documents accessibles au public (par exemple, les publications gouvernementales et les documents conservés dans les bibliothèques ou les musées) sont également exclus.

En 2022-2023, toutes les demandes d’exclusion concernaient des informations qui comprenaient des informations publiées (article 68 de la Loi).

Traduction

Aucune demande de traduction n’a été formulée au cours de l’année de référence 2022-2023.

Rapport statistique supplémentaire de l’Agence sur l’AIPRP pour 2022-2023

Capacité à recevoir des demandes

L’Agence a assuré une prestation de services ininterrompue et a été en mesure de recevoir des demandes par courrier, par courriel et par l’intermédiaire du service de demande numérique pendant les 52 semaines de la période de référence.

Capacité à traiter les demandes sur papier et par voie électronique

L’Agence a assuré une prestation de services ininterrompue et a été en mesure de traiter des documents papier et électroniques à tous les niveaux de classification (c’est-à-dire classifié, protégé B, secret et très secret) pendant les 52 semaines de la période couverte par le rapport.

Rapport statistique – Interprétation et analyse

Les demandes reçues durant la période visée par le présent rapport portaient sur des sujets variés, notamment :

• des projets d’évaluation environnementale et des examens par une commission;
• des réunions et de la correspondance qui concernent les cadres supérieurs et les représentants de l’industrie;
• des séances d’information pour la ministre et pour le Ministère;
• des documents de l’Agence portant sur divers projets industriels;
• des processus de dotation;
• des questions d’approvisionnement.

Formation et sensibilisation

Les employés de l’Agence reçoivent une formation et des conseils pour les aider à s’acquitter de leurs fonctions en vertu de la Loi. L’équipe de l’AIPRP fournit des conseils et du soutien en fonction des besoins.

Les employés ont également été avisés de la formation en matière d’AIPRP qui est offerte par l’École de la fonction publique du Canada. Du matériel de formation et des documents de référence sont également mis à la disposition des employés sur le site intranet de l’Agence.

Formation et sensibilisation aux responsabilités et aux exigences de la publication proactive

Toutes les séances de formation relatives à la divulgation et à la publication proactives sont généralement organisées de manière ponctuelle avec les employés concernés. Chaque séance couvre les exigences et la fréquence des responsabilités de l’équipe concernée. Par exemple, si un employé de l’équipe financière demande une formation supplémentaire ou une clarification des exigences, l’analyste de la DP/GO organisera une réunion, généralement d’environ 30 minutes, au cours de laquelle il couvrira les exigences pour les seuls rapports qui touchent aux exigences financières. Le tableau suivant indique le nombre total de séances de formation programmées depuis qu’elles sont suivies. Cela n’inclut pas les réunions impromptues en personne ou par vidéoconférence. Elle n’inclut pas non plus les formations à la divulgation proactive dispensées dans le cadre d’un autre type de formation, par exemple la formation sur les cahiers de transition pour le ministre ou les cahiers produits pour la comparution du président devant une commission parlementaire.

Politiques, lignes directrices et procédures

Aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure n’a été instaurée au cours de la période visée par le présent rapport.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

Les responsabilités en matière de publication proactive associées à la partie 2 de l’AI sont confiées au responsable de l’unité de coordination exécutive et de breffage (UCEB), au sein du cabinet du président. Cette personne est également connue sous le nom d’analyste en divulgation proactive/gouvernement ouvert (DP/GO). Chaque équipe responsable de la compilation des données brutes soumettra son rapport à l’analyste de la DP/GO qui obtiendra alors les approbations nécessaires pour que les rapports répondent aux normes d’accessibilité, de traduction, de formatage et d’exhaustivité avant de les publier sur le site Web du gouvernement ouvert.

L’Agence d’évaluation d’impact du Canada est une entité gouvernementale aux fins de la partie 2 de la LAI. À ce titre, les exigences auxquelles l’Agence est tenue sont notamment les suivantes.

Les rapports suivants relèvent de la seule responsabilité d’ECCC, l’Agence n’étant pas impliquée dans ces rapports pour le compte du ministre de l’Environnement et du Changement Climatique.

Les rapports de l’Agence sont publiés à trois endroits différents qui sont tous liés sur le site Web du gouvernement ouvert.

• Site Web du gouvernement ouvert :
  • https://open.canada.ca/fr
• La page Transparence et rapports de l’Agence :
  • https://www.canada.ca/fr/agence-evaluation-impact/organisation/transparence.html
• Page sur la transparence d’Environnement et Changement climatique Canada :
  • http://canada.ca/fr/environnement-changement-climatique/organisation/transparence.html

Divers problèmes ont entraîné des retards dans la publication des rapports, ceux-ci incluaient les suivants. Notez que les exercices de restructuration ont entraîné des problèmes imprévus de validation des données, donc toutes erreurs produites étaient hors de notre contrôle.

• Une réorganisation de certaines équipes au sein du Secteur des Services Intégrés en janvier 2022,
• Une réorganisation de la structure générale de l’Agence en fin novembre 2022, et
• Roulement du personnel dans certaines équipes impliquées dans la chaîne du traitement.

La période 2022-2023 étant la première année où les ministères et les agences ont été invités à présenter des rapports en fonction des délais de publication, cela a mis en évidence des problèmes de traitement interne qui ont entraîné de légers retards dans la publication de ces rapports. Par conséquent, les taux de conformité avec les délais fixés par la loi sont faibles. Pour s’assurer que les rapports futurs respectent des délais acceptables, les équipes impliquées dans le processus ont acceptées ce qui suit :

• Les équipes d’experts en la matière pour les résumés d’AI et de la reclassification se concentreront uniquement sur la production des rapports pendant que l’analyste du DP/GO contribuera à satisfaire aux exigences en matière d’affichage, ajoutant ainsi un autre niveau de surveillance pour répondre aux normes.
• Un examen du processus d’approbation avec les équipes impliquées pour s’assurer qu’il est aussi efficace que possible.

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

À l’automne 2022, l’Agence a adopté le nouveau système de gestion en ligne de l’AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor pour gérer la réception des demandes.

L’équipe de l’AIPRP a révisé les modèles utilisés pour la correspondance avec les bureaux de première responsabilité (BPR) selon les besoins et a poursuivi la simplification du processus d’approbation des demandes et des consultations. La procédure de récupération de documents et le processus d’attribution des tâches ont été révisés puis clarifiés. Les rôles et responsabilités en matière de liaison en vertu de la Loi ont été précisés, et d’autres conseils ont été formulés sur l’obligation de fournir des recommandations et une justification solide relatives à l’AIPRP.

Résumé des questions clés et des mesures prises concernant les plaintes

Les demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du Commissaire à l’information du Canada (BCI) pour toute question relative au traitement d’une demande.

Quinze plaintes ont été reçues au cours de la période de référence 2022-2023 et quatre demandes ont été reportées de la période de référence précédente. Le BCI a classé huit plaintes et en a jugé deux fondées. Les deux plaintes, jugées fondées, ont été résolues sans recommandations. À la fin de la période couverte par le présent rapport, 11 plaintes étaient en cours d’examen.

Aucun recours n’a été déposé auprès de la Cour d’appel fédérale concernant des plaintes classées.

Le Tableau 21 présente une ventilation des motifs des plaintes, le Tableau 22 résume les conclusions du BCI et le Tableau 23 indique le nombre de plaintes reçues, clôturées et reportées pour l’année en cours ainsi que pour trois des périodes de référence précédentes.

Rapport sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable présente un rapport annuel au Parlement sur les frais perçus par l’institution fédérale.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont présentés conformément aux exigences prévues à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Les frais de demande de 5 $ sont les seuls frais exigés pour une demande d’accès à l’information. Au cours de la période de référence 2022-2023, des frais totaux de 275 $ ont été perçus pour le traitement de 55 demandes. Deux frais de dossier ont été supprimés.

Coût

Le coût total de l’application de la Loi sur l’accès à l’information au cours de la période de référence 2021-2022 a été de 383,000 $. Ce montant représente le total des dépenses salariales.

Contrôle de la conformité

Demandes d’accès à l’information

L’Agence poursuit ses efforts pour s’assurer de la conformité à la Loi au moyen de mécanismes efficaces de production de rapports et de surveillance. Des rapports d’AIPRP hebdomadaires contenant des renseignements détaillés sur l’état des demandes individuelles sont préparés à l’intention du vice-président des Services intégrés et pour les membres de la haute direction de l’Agence.

Un rapport hebdomadaire sur l’accès à l’information est fourni au Cabinet de la ministre, lequel comprend les nouvelles demandes d’accès à l’information et les divulgations anticipées. Ces rapports comprennent la description des demandes et les états d’avancement de chaque demande.

Des rapports spéciaux sont également soumis pour fournir des justifications quant aux prorogations de délai et pour présenter des plans pour l’achèvement en temps opportun des demandes complexes ou de première importance. Les prorogations de plus de 90 jours doivent être approuvées par le président de l’Agence. Les prorogations de moins de 90 jours doivent être approuvées par le vice-président des Services intégrés et divulguées à la haute direction de l’Agence.

Consultations interinstitutionnelles

Pour s’assurer que l’Agence limite les consultations interinstitutionnelles au seul cas où elles sont nécessaires à l’exercice correct du pouvoir discrétionnaire ou à l’intention de divulguer, les analystes de l’AIPRP ont pour instruction d’examiner les documents page par page lorsqu’ils marquent les documents nécessitant une consultation. Cela permet non seulement de s’assurer que les institutions appropriées sont consultées, mais aussi de limiter le nombre de pages qu’une institution recevra. Dans la mesure du possible, les dossiers nécessitant plus d’une consultation sont séparés par page afin que les institutions n’aient à examiner que les informations les concernant. Par exemple, un tableau contenant plusieurs commentaires institutionnels sur 60 pages sera séparé par institution, plutôt que d’envoyer l’intégralité des 60 pages à tous.

Informations fréquemment demandées

Comme l’exige la section suivante de ce rapport, l’Agence facilite l’accès du grand public à l’information et aux documents portant sur les évaluations environnementales par l’entremise du Registre de l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (le Registre). Les Bureaux de première responsabilité collaborent avec l’équipe chargée du Registre pour déterminer si des informations supplémentaires fréquemment demandées, ne contenant pas d’informations sensibles et répondant à la politique opérationnelle de l’Agence peuvent être publiées sur le Registre.

Approvisionnement

L’Agence veille à ce que les mesures visant à soutenir le droit d’accès du public à l’information soient prises en compte dans les contrats, les accords de partage de l’information et les arrangements en matière de partage de l’information, conformément à la section 4.2.8 de la directive sur les demandes d’accès à l’information.

Les modèles utilisés par l’Agence pour préparer les appels d’offres et les clauses contractuelles qui en découlent proviennent de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et l’exigence de divulgation des informations est prise en compte dans ces modèles. Par exemple, le modèle le plus couramment utilisé par l’Agence pour les contrats de moins de 121 000 $ comprend les conditions générales de SPAC, qui figurent dans la clause 2010B 34 Accès à l’information. Pour les contrats de plus de 121 000 $, la clause 2035 44 Accès à l’information contenant les mêmes informations que la clause 2010B 34 est utilisée et une clause relative à la divulgation des informations sur les titulaires est utilisée.

En outre, l’Agence suit la Directive sur la gestion de l’approvisionnement qui exige la divulgation trimestrielle d’un contrat lorsque sa valeur est supérieure à 10 000 $, une modification positive ou négative lorsque sa valeur est supérieure à 10 000 $, et une modification positive lorsqu’elle modifie la valeur initiale d’un contrat en une valeur modifiée supérieure à 10 000 $.

Publication proactive d’informations

L’Agence contrôle l’exactitude et l’exhaustivité des informations publiées de manière proactive dans le cadre du processus d’approbation. Chaque équipe responsable de la compilation des données brutes soumettra son rapport à l’analyste de la divulgation proactive/du gouvernement ouvert (DP/GO), situé dans le bureau du président. L’analyste de la DP/GO s’assure que les rapports respectent les normes d’accessibilité, de traduction, de formatage et d’exhaustivité avant de les publier sur le site Web du gouvernement ouvert.

Registre canadien d’évaluation d’impact

Comme l’exige la Loi sur l’évaluation d’impact de 2019, l’Agence facilite l’accès du grand public à l’information et aux documents portant sur les évaluations environnementales par l’entremise du Registre canadien d’évaluation d’impact (le Registre). Des processus officiels sont en place pour permettre au grand public d’accéder aux documents d’évaluation environnementale sans avoir recours à la Loi sur l’accès à l’information.

Après la période de référence, l’Agence a entrepris le renouvellement du Registre selon l’article 105 de la Loi sur l’évaluation d’impact de 2019. Conformément aux nouveaux pouvoirs législatifs et aux directives stratégiques proposées, les commentaires obtenus en ligne seront automatiquement publiés lorsqu’un individu accepte les modalités et conditions pour la soumission des commentaires inclus au Registre.

De plus, l’équipe de l’AIPRP renvoie les demandeurs au programme responsable d’accorder l’accès aux documents du Registre conformément à la Loi sur l’évaluation d’impact.

Annexes

Annexe A : Arrêté de délégation

Arrêté de délégation

(Loi sur l‘accès à l’information)

En tant que responsable de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale aux fins de la Loi sur l’accès à l’information, je délègue, en vertu de l’article 73 de cette Loi, à des cadres et employés de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale qui détiennent les postes présentés à l’annexe ci-jointe, mes attributions conférées par les dispositions de la Loi sur l‘accès à l’information spécifiées dans cette annexe.

Signée en date du 23 juillet 2017 par Ron Hallman, président, Agence canadienne d’évaluation environnementale.

Annexe à l’Arrêté de délégation (Loi sur l’accès à l’information) datée juillet 2014

Toutes attributions du responsable de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale conférées par les dispositions ci-dessous de la Loi sur l’accès à l’information sont déléguées aux Agents principaux exécutifs qui se rapportent au président, ainsi qu’au Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Agence d’évaluation d’impact du Canada

Période d’établissement de rapport : 2022-04-01 to 2023-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1a Nombre de demandes

1.1b Nombre de demandes reportées à la période suivante

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1a Nombre de demandes informelles

2.1b Nombre de demandes informelles reportées à la période suivante

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages communiquées informellement

Section 3 : Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

3.1a Nombre de demandes reçues par le commissaire à l’information

3.1b Décision du commissaire à l’information

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Nombre d’exemptions par article de la Loi

4.3 Nombre d’exclusions par article de Loi

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées par disposition de la demande pour les formats d’enregistrement papier et électronique par taille

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Comptes rendus traités par dépôt de demande pour les formats audio pour toutes les tailles de demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Comptes rendus traités par disposition de la demande pour les formats vidéo pour toutes les tailles de demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 : Frais

6.1a Frais perçu

6.1b Frais dispensés

6.1c Frais remboursés

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1a Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

7.1b Nombre de demandes de consultation émanant d’autres institutions du gouvernement du Canada reportées à la période de référence suivante

7.1c Consultations reçues d’autres organisations

7.1d Nombre de demandes de consultation émanant d’autres organisations reportées à la période de référence suivante

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes de services juridiques pour toutes les tailles

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 : Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts répartis

11.2 Ressources humaines