Programme d’aide financière aux participants – Lignes directrices nationales du programme

Mise à jour : Décembre 2022

Avertissement

Ces lignes directrices sont présentées à titre d’information seulement. Elles ne se substituent pas à la Loi sur l’évaluation d’impact (la Loi) ou à un de ses règlements. En cas d’incompatibilité entre ces lignes directrices et la Loi ou son règlement, la Loi ou le règlement prévaudra.

Pour vous assurer d’avoir les versions les plus récentes de la Loi et de son règlement, veuillez consulter le site Web du ministère de la Justice.

Mises à jour

Ce document peut être revu et mis à jour périodiquement. Pour vous assurer d’avoir la version la plus récente, veuillez consulter la page des Programmes d’aide financière du site Web de l’Agence d’évaluation d’impact du Canada.

Droit d’auteur

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministre de l’Environnement et du Changement climatique, 2022.

Cette publication peut être reproduite sans autorisation pour usage personnel ou interne dans la mesure où la source est indiquée en entier. Toutefois, la reproduction multiple de cette publication, en tout ou en partie, aux fins de diffusion, nécessite l’autorisation écrite de l’Agence d’évaluation d’impact du Canada. Les communications peuvent aussi se faire par courriel en écrivant à information@aeic-iaac.gc.ca.

Le document est également publié en anglais, sous le titre : Participant Funding Program – National Program Guidelines

Table des matières

• Introduction
• Objectif
• Processus du programme
  • Normes de service à la clientèle
  • Détermination de l’aide financière
  • Évaluations d’impact en vertu de la Loi
  • Évaluations régionales et stratégiques
  • Aide financière régulière
  • Aide financière destinée aux Autochtones
• Avis de disponibilité de l’aide financière
  • Avis d’accessibilité de l’aide financière régulière
  • Avis d’accessibilité de l’aide financière autochtone
• Admissibilité
  • Bénéficiaires admissibles
  • Bénéficiaires non admissibles
• Dépenses
  • Dépenses admissibles
  • Dépenses non admissibles
• Présentation d’une demande
• Allocations de fonds
• Entente de contribution
• Entente de subvention
• Dépôt direct
• Paiements (entente de contribution)
  • Avance
  • Paiement provisoire
  • Paiement final
• Coordonnées des personnes-ressources

Introduction

Le Programme d’aide financière aux participants (PAFP) favorise la participation du public ainsi que la consultation et la mobilisation des Autochtones durant une évaluation – qu’il s’agisse d’une évaluation propre à un projet par l’Agence ou par une commission d’examen, d’une évaluation régionale ou d’une évaluation stratégique. Il y parvient en fournissant une aide financière à des étapes essentielles du processus d’évaluation, y compris la mise en œuvre de programmes de suivi. L’aide financière aux participants contribue à un processus d’évaluation ouvert et équilibré. Elle améliore ainsi la qualité et la crédibilité des évaluations fédérales.

Conformément à l’article 75 de la Loi sur l’évaluation d’impact (la Loi), l’Agence a établi un PAFP, administré par l’Agence, pour faciliter la participation du public et des peuples autochtones à la préparation de possibles évaluations de projets désignés, à la tenue d'évaluations d’impact (EI) de projets menées par l’Agence ou une commission d’examen, à la conception et à la mise en œuvre de programmes de suivi pour des projets, et à des évaluations régionales et stratégiques en vertu de la Loi.

L’objectif du présent document est de décrire les composantes et le processus du PAFP, ainsi que les rôles et responsabilités des demandeurs retenus.

L’Agence reçoit un budget annuel fixe pour le PAFP et l’administre de manière à offrir des contributions financières limitées aux demandeurs admissibles de façon équitable et transparente. L’Agence n’est pas en mesure d’absorber tous les frais engagés et elle invite les participants à chercher d’autres sources d’aide financière ou de soutien non financier.

Objectif

L’objectif général du PAFP est :

• d’encourager une participation efficace et efficiente du public et des peuples autochtones, notamment le soutien opportun de la participation en réduisant les obstacles financiers de sorte que les évaluations puissent être plus ouvertes, en veillant à ce que les divers avis, préoccupations et valeurs du public et des peuples autochtones en lien avec les impacts soient pris en compte avant, pendant et après les évaluations des projets ou lors des évaluations régionales et stratégiques ;
• de soutenir la mise en œuvre des obligations constitutionnelles et les engagements du gouvernement à l’égard du respect des droits des peuples autochtones ;
• de partager les informations avec les membres du public et les peuples autochtones qui peuvent avoir un intérêt ou être touchés par un projet proposé ou une évaluation, et qui s’intéressent à la protection ou à l’amélioration des composantes de l’environnement et de la santé, du développement social et économique et de la compétitivité, et recueillir leurs suggestions.

Processus du programme

Normes de service à la clientèle

Les normes de service à la clientèle du PAFP de l’Agence sont décrites ci-dessous :

La cible de rendement pour toutes les normes de service est de 95 %.

Détermination de l’aide financière

L’aide financière aux participants est accessible lorsqu’il y a une évaluation d’impact d’un projet, ou une évaluation régionale ou stratégique, ou une activité de mobilisation menée par :

• l’Agence ;
• une commission d’examen ou une commission conjoint ;
• une mise en œuvre de programmes de suivi pour un projet.

Le montant de l’aide financière n’est pas déterminé par activité, mais plutôt par bénéficiaire autochtone potentiellement touché et pour le public, pour chaque évaluation. L’Agence a préétabli des niveaux de financement maximum pour chaque bénéficiaire, afin que le même montant soit accessible pour tous les bénéficiaires, pour toutes les évaluations, et dans toutes les régions.

Évaluations d’impact en vertu de la Loi

Veuillez consulter le site Web suivant pour mieux connaître le processus d’évaluation d’impact du gouvernement fédéral, qui comprend les principales occasions de participation dans le cadre du PAFP : https://www.canada.ca/fr/agence-evaluation-impact/services/politiques-et-orientation/apercu-du-processus-devaluation-dimpact.html.

Évaluations régionales et stratégiques

La Loi permet la réalisation d’évaluations régionales et stratégiques, qui sont prises en compte dans les futures évaluations d’impact fédérales. Les évaluations régionales examinent les effets d’activités concrètes existantes ou futures menées dans une région. Les évaluations stratégiques examinent les politiques, les plans ou les programmes existants ou proposés du gouvernement du Canada qui sont pertinents pour l’évaluation d’impact. Elles peuvent également porter sur des questions pertinentes pour l’évaluation d’impact.

Le PAFP est également offert pour ces catégories d’évaluation. Pour de plus amples renseignements sur les évaluations régionales et stratégiques, veuillez consulter le site Web suivant : https://www.canada.ca/fr/agence-evaluation-impact/services/politiques-et-orientation.html

Aide financière régulière

Les principes utilisés pour déterminer l’aide financière offerte au public sont basés sur une variété de critères, tels que le nombre et la durée des réunions ou des séances concernées, la complexité des conditions sanitaires, sociales, économiques et environnementales dans la région, et la complexité et la longueur des documents que les participants doivent examiner.

Pour les évaluations de projets : Une aide financière sous forme de subvention est accessible pour la participation à l’étape préparatoire des projets, et une aide financière sous forme de contribution est accessible pour la participation du public aux activités de mobilisation menées par l’Agence ou par une commission d’examen, une fois qu’une évaluation d’impact est en cours. Une aide financière peut également être offerte pour les activités postérieure à l’EI, selon le projet.

Évaluations régionales ou stratégiques (ER/ES) : Une aide financière sous forme de subventions et de contributions est accessible au public pour les évaluations régionales et stratégiques. Cependant, comme chaque évaluation est unique, les niveaux de financement seront différents pour chaque ER ou ES.

Aide financière destinée aux Autochtones

Pour les évaluations de projets : Une aide financière sous forme de subvention est accessible pour la participation et la consultation à l’étape préparatoire des projets, et une aide financière sous forme de contribution est accessible pour la participation aux activités de mobilisation et de consultation menées par l’Agence ou par une commission d’examen, une fois qu’une évaluation d’impact est en cours. Une aide financière peut également être offerte pour les activités postérieures à l’EI, selon le projet.

Avant que l’aide financière ne soit accessible, l’Agence détermine les bénéficiaires autochtones potentiels qui peuvent être touchés par l’évaluation d’un projet. En prenant en compte ce qui représente une contribution raisonnable aux groupes autochtones pour soutenir leurs suggestions dans le cadre d’une activité de mobilisation ou pour soutenir leur mobilisation dans le cadre d’activités de consultation et de participation avec le gouvernement fédéral, l’Agence reconnaît trois catégories dans lesquelles des activités peuvent devoir être menées par des bénéficiaires autochtones :

• Consultation de la collectivité : discussions au sein de la collectivité autochtone sur un projet et ses effets potentiels sur l’environnement, l’économie, la société et la santé, ainsi que sur les répercussions sur les droits autochtones ou issus de traités, afin que les points de vue et les renseignements puissent être recueillis et présentés au cours du processus de mobilisation et des activités de consultation ;
• Examen et rétroaction techniques : examen des documents techniques préparés au cours du processus de mobilisation et suggestions concernant ces documents ;
• Consultation avec le gouvernement fédéral : présentation des points de vue des bénéficiaires autochtones au gouvernement fédéral.

En fonction des possibilités de participation et de consultation au cours du processus de mobilisation définies dans le plan de travail de consultation, l’aide financière à offrir à l’appui des activités décrites ci-dessus est déterminée par l’Agence à l’aide de niveaux de financement maximums préétablis.

Évaluations régionales ou stratégiques (ER/ES) : Une aide financière sous forme de subventions et de contributions est accessible aux groupes autochtones, sur la base de l’évaluation préliminaire de l’étendue et de la profondeur des consultations (EPEPC), qui demeure un document évolutif tout au long du processus d’ER/ES. Cependant, comme chaque évaluation est unique, les niveaux de financement seront différents pour chaque ER ou ES. Les principes utilisés pour déterminer les niveaux de financement reposent sur une variété de critères, tels que le nombre et la durée des réunions ou des séances concernées, la complexité des conditions sanitaires, sociales, économiques et environnementales de la région, la complexité de la recherche requise pour participer de façon significative, la complexité et la longueur des documents que les participants doivent examiner, et les renseignements sur les collectivités autochtones fournis dans l’EPEPC.

Avis de disponibilité de l’aide financière

Avis de disponibilité d’aide financière régulière

Pour informer le public de l’accessibilité d’une aide financière aux participants, l’Agence publie des avis publics dans les médias locaux et distribue un communiqué de presse aux médias provinciaux. Le communiqué de presse et l’avis public sont également accessibles dans le Registre canadien d’évaluation d’impact de l’Agence pour la durée de la présente occasion de participation.

Avis de disponibilité d’aide financière destinée aux Autochtones

L’aide financière destinée aux Autochtone est directement liée aux activités de consultation des Autochtones de l’Agence associées aux activités de mobilisation d’un projet, d’une évaluation régionale ou stratégique ou d’un processus d’examen. L’accessibilité de l’aide financière autochtone est communiquée par l’Agence directement aux bénéficiaires autochtones qui peuvent être potentiellement touchés par le projet. Cela se fait en même temps que l’annonce de l’aide financière régulière.

Admissibilité

Bénéficiaires admissibles

Les particuliers, les organisations sans but lucratif ainsi que les collectivités et les organisations autochtones qui veulent participer à une évaluation peuvent présenter une demande.

L’Agence contacte de façon proactive les bénéficiaires autochtones susceptibles d’être touchés par un projet et les informe des possibilités de participer aux activités de consultation et de recevoir un soutien financier pour cette participation. Les demandeurs doivent démontrer comment leur participation procurera une valeur ajoutée et apportera une connaissance ou une expertise pouvant s’appliquer à l’évaluation. Ils doivent également satisfaire à au moins un des critères suivants :

• avoir un intérêt direct et local pour le projet ou une évaluation régionale ou stratégique, notamment vivre ou posséder un bien foncier dans la zone du projet ;
• posséder un savoir local ou un savoir autochtone s’appliquant à l’évaluation d’impact ou à l’évaluation régionale ou stratégique ;
• posséder des renseignements pertinents liés aux effets prévus du projet ;
• avoir un intérêt pour les impacts potentiels du projet sur les terres visées par un traité, les terres visées par un règlement, un territoire traditionnel ou des répercussions sur les revendications ou les droits connexes.

L’aide financière rendue accessible par le PAFP de l’Agence soutient les actuelles occasions de participation affichées sur le site Web du Registre de l’Agence et les occasions de consultation des Autochtones décrites dans les plans de consultation propres aux Autochtones établis pour un projet.

Bénéficiaires non admissibles

Les organisations gouvernementales (telles que les gouvernements provinciaux ou les administrations municipales), autres que les gouvernements autochtones, ne sont pas admissibles pour recevoir une aide financière aux participants.

Tout individu, organisation ou groupe ayant un avis à l’égard des effets potentiels d’une évaluation peut toujours participer au processus d’évaluation, indépendamment des décisions d’aide financière.

Dépenses

Dépenses admissibles

Les dépenses ci-dessous sont admissibles à une aide financière dans le cadre du PAFP :

• Frais de préparation de rapports^{Note de bas de page 1}
• Services professionnels^{Note de bas de page 2}
• Frais de déplacement (y compris les kilomètres parcourus et les vols, les repas, les frais accessoires et l’hébergement, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte)
• Honoraires et offrandes cérémonielles (notamment les coûts associés à la transmission des connaissances traditionnelles autochtones ou des connaissances des collectivités pertinentes pour l’activité de mobilisation. Le bénéficiaire qui reçoit les honoraires ne peut pas recevoir de salaire ou tout autre revenu direct pour l’activité pour laquelle les honoraires sont demandés. Les offrandes cérémonielles, lorsque le bénéficiaire d’aide financière est un groupe autochtone qui reçoit une aide financière pour soutenir une consultation à propos des répercussions sur les droits ou titres ancestraux potentiels ou établis, ou parce que le groupe possède un savoir autochtone qui s’applique à l’EI ou à l’initiative de mobilisation.)

Les lettres de subvention ou les ententes de contribution détermineront les coûts admissibles, et les coûts engagés ne doivent être utilisés que pour des dépenses directement liées aux activités définies dans l’accord avec l’Agence. Aucun appui financier ne sera accordé pour des frais engagés pour une activité réalisée indépendamment de l’évaluation et des programmes d’aide financière.

Dépenses non admissibles

Les dépenses non admissibles comprennent les dépenses d’immobilisation^{Note de bas de page 3}, les coûts de construction, la perte de revenus et la rénovation de bâtiments. Les dépenses d’exploitation courantes de l’organisation requérante qui ne sont pas liées aux activités approuvées, ainsi que les frais divers non précisés, ne sont pas admissibles non plus.

En outre, l’Agence ne financera pas les activités qui font double emploi avec des services, des études ou des documents écrits qui sont financés par d’autres sources publiques ou privées. Cela comprend les renseignements préparés par l’Agence, par le promoteur ou par la commission d’examen (dans le cas d’un examen par une commission).

Les programmes d’aide financière de l’Agence ont une « limite cumulative », soit un montant maximal d’aide financière permis au total provenant des gouvernements fédéral, provincial, territorial et municipal pour la participation à une évaluation ou à des activités de consultation de la Couronne connexes. L’aide financière cumulative qu’offriront les gouvernements à un bénéficiaire pour sa participation à un projet ou à des activités de consultation de la Couronne ne peut dépasser 100 % des frais admissibles. L’Agence utilise les renseignements qui ont été fournis par un bénéficiaire admissible dans sa demande et dans les rapports financiers détaillés pour s’assurer que la demande d’aide financière et le rapport financier détaillé respectent la limite cumulative. Si cette limite est dépassée, l’Agence ajustera son niveau de contribution et exigera un remboursement, au besoin. L’entente conclu avec un bénéficiaire comprend un paragraphe sur la limite cumulative.

Présentation d’une demande

Un formulaire de demande de financement dûment rempli doit être présenté avant la date limite pour que la demande soit prise en compte. Les formulaires de demande sont accessibles sur le site Web du Registre de l’Agence, uniquement pendant les occasions de participation actuelles.

La date limite pour présenter une demande d’aide financière est généralement fixée à 30 jours civils suivant l’avis d’accessibilité de l’aide financière et elle est indiquée clairement dans les Avis publics et communiqués de presse.

Seuls les formulaires de demande dûment remplis reçus avant la date limite seront pris en compte.

Les demandes dûment remplies et les documents à l’appui doivent être présentés à l’Agence par l’un des moyens suivants :

Allocations de fonds

Les décisions d’aide financière sont prises conformément au Cadre de gestion du risque afin d’atteindre les résultats du programme. Le risque et l’importance relative du financement sont pris en compte lors de la détermination finale des allocations de fonds pour chaque évaluation. Les éléments déterminants incluent les répercussions potentielles du projet ou de l’évaluation sur les droits des Autochtones ou sur les peuples autochtones, la complexité des activités, toute allocation maximale de fonds préétablie et le budget annuel accessible pour les subventions et les contributions.

Certains demandeurs peuvent ne pas recevoir d’aide financière. D’autres peuvent être approuvés pour un montant inférieur à celui qu’ils ont demandé. Quelle que soit la décision, les demandeurs peuvent toujours participer aux activités de mobilisation.

L’Agence informe tous les demandeurs de la décision concernant l’aide financière. Les noms des demandeurs retenus et les montants des allocations de fonds approuvés sont rendus publics sur le site Web de la Divulgation proactive du gouvernement du Canada, dans le cadre des efforts de transparence du gouvernement du Canada.

Entente de contribution

Une fois l’aide financière approuvée, l’Agence communiquera avec le demandeur pour finaliser une entente de contribution. Une entente de contribution est un type de contrat entre l’Agence et un bénéficiaire des fonds.

L’entente de contribution, signé par le demandeur (désigné dans l’entente de contribution comme le « bénéficiaire ») et l’Agence, déterminera les conditions de l’aide financière et les obligations de tous les signataires.

Seules les dépenses engagées après la signature d’une entente de contribution par le bénéficiaire et l’Agence peuvent être remboursées (sauf indication contraire dans l’entente).

De plus, l’entente de contribution :

• précise les coûts admissibles ;
• précise les activités admissibles dans le plan de travail approuvé ;
• précise les modalités de paiement ;
• précise la date d’entrée en vigueur et la durée de l’entente de contribution ;
• exige du bénéficiaire qu’il rende compte des fonds publics reçus.

Comme les demandes d’aide financière sont fondées sur des montants approximatifs, un rajustement maximal de 20 % dans des catégories de dépenses peut être autorisé. Le bénéficiaire doit présenter une demande par courriel, accompagnée des pièces justificatives, pour modifier les dépenses admissibles originales approuvées dans le cadre de l’annexe A de l’entente de contribution. La demande doit être approuvée par l’Agence et le montant total réclamé doit rester dans les limites du niveau d’aide financière initialement approuvé.

L’Agence se réserve le droit de mener, ou de faire mener, une vérification financière des comptes et des ressources du bénéficiaire pour s’assurer de l’observation des dispositions de l’entente de contribution.

Entente de subvention

Des subventions peuvent être accordées pour certaines occasions de participation par l’entremise du PAFP. Les subventions conviennent mieux aux situations où les délais sont courts, où le risque global est faible et où leur utilisation peut permettre d’atteindre des objectifs importants.

Les subventions sont versées dès que l’entente de subvention est proposé par l’Agence et accepté par le bénéficiaire, et il n’est pas nécessaire de fournir une demande de remboursement des dépenses pour les subventions.

De plus, l’entente de subvention :

• détermine les coûts admissibles ;
• précise les activités admissibles à mener ;
• précise les modalités de paiement ;
• exige du bénéficiaire qu’il rende compte des fonds publics reçus.

L’Agence se réserve le droit de mener, ou de faire mener, une vérification financière des comptes et des ressources du bénéficiaire pour s’assurer de l’observation des dispositions de l’entente.

Dépôt direct

Le gouvernement du Canada est passé du paiement par chèque au dépôt direct, un virement de fonds électronique dans le compte bancaire du bénéficiaire. Pour plus d’information sur le dépôt direct, consultez votre banque ou institution financière, ou téléphonez sans frais au 1-800-O-Canada (1-800-622-6232). Vous pouvez également trouver plus d’information, y compris une courte vidéo informative, sur le site Web du gouvernement du Canada.

Si vous avez un compte bancaire ou si vous êtes en droit d’en ouvrir un, nous vous encourageons à contacter l’équipe de programmes d’aide financière au courriel suivant : fp-paf@aeic-iaac.gc.ca.

Paiements (ententes de contribution)

L’entente de contribution comprend des modalités de paiement. Les fonds peuvent être versés au bénéficiaire de deux manières : sous forme de paiements provisoires ou de paiement final.

Avance

Des avances de fonds peuvent être consenties aux bénéficiaires s’ils peuvent démontrer un besoin de trésorerie avant d’engager des dépenses admissibles. Les pourcentages des avances fournies aux bénéficiaires varient, et peuvent être fournis au bénéficiaire conformément à un plan de travail approuvé et à la discrétion de l’Agence.

Paiement provisoire

Un paiement provisoire peut être effectué après que certaines dépenses admissibles aient été engagées pour les activités de participation définies dans le plan de travail approuvé, mais avant que toutes les activités liées à l’occasion de participation finale aient été terminées.

Paiement final

Une demande de paiement final peut être présentée une fois que toutes les dépenses admissibles liées à la dernière occasion de participation ont été engagées et qu’il n’y a plus d’occasions de participer à l’évaluation.

Coordonnées des personnes-ressources