Catégories de documents et fichiers de renseignements personnels propres à l’institution

Description :
Informations actualisées et rétrospectives (depuis 1975) concernant les acquisitions majeures et les dons de publications reçus par BAC. Ces informations comprennent le nom et les coordonnées des personnes et des organisations (numéros de téléphone, adresse courriel, adresse municipale). La base de données est d’abord organisée par exercice financier, puis par numéro séquentiel de chaque don. Chaque entrée comprend une brève description du don, sa nature ou son type, sa valeur marchande et l’historique des démarches entreprises.

Catégories de personnes :
Donateurs et donatrices de BAC.

But :
La base de données, qui fournit au personnel de BAC des renseignements sur les donateurs, leurs dons et leur valeur marchande, permet de mieux évaluer et gérer les dons à venir, et de répondre aux questions provenant des gestionnaires de l’Agence du revenu du Canada.

Usages compatibles :
Produire des statistiques sur les dons.

Normes de conservation et de disposition :
Les données sur les dons sont conservées pendant une période égale à la période de conservation des dons. En cours de révision.

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier : BAC CPD 030

Enregistrement (SCT) : 004478

Numéro de fichier : BAC PPU 060

Remarque :
Les ententes concernant les dons sont transmises à l’Agence du revenu du Canada aux fins d’impôt. Ces documents précisent la nature des dons et leur valeur marchande, et contiennent les coordonnées et les renseignements d’identification des donateurs.

Description :
Document entourant les résultats de recherches sur les acquisitions potentielles de documents archivistiques, ainsi que toute correspondance avec les éventuels donateurs.

Catégories de personnes :
Personnes et organisations non gouvernementales ayant communiqué avec BAC relativement à des acquisitions potentielles.

But :
Établir des priorités en matière d’acquisition, déterminer la valeur marchande des documents à acquérir et l’authenticité des acquisitions, et faire le suivi des collections archivistiques.

Usages compatibles :
Ces renseignements servent à corroborer la provenance des dons d’archives et des transferts de titres de propriété relatifs aux collections d’archives, afin d’établir le fondement des restrictions sur l’usage public et la protection des droits d’auteur concernant les dons, et de prévoir les tendances à long terme sur le prix d’achat des documents du patrimoine documentaire.

Normes de conservation et de disposition :
BAC conservera ces renseignements de façon permanente à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier : BAC CPD 114

Enregistrement (SCT) : 000549

Numéro du fichier : BAC PPU 025

Description :
Informations relatives aux correspondances avec BAC des participants aux stages de formation en techniques de conservation. Outre le nom du participant, ces renseignements personnels peuvent y figurer : coordonnées, citoyenneté, statut d’étudiant, profession, domaines d’intérêt pour les stages, expérience antérieure en matière de conservation, façon dont le stage s’intègre dans ses études et son plan de carrière, lettres de recommandation de ses superviseurs ou de ses professeurs actuels, avis sur ses compétences et ses qualités personnelles, et opinions des évaluateurs de la formation au sujet de son rendement.

Catégories de personnes :
Étudiants et employés des gouvernements fédéral et provinciaux, ainsi que des administrations municipales; superviseurs, professeurs ou évaluateurs de l’employé.

But :
Ces renseignements personnels, qui servent à l’évaluation des demandes et à l’administration des stages, sont recueillis conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Usages compatibles :
Il n’y a aucun usage compatible.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la date de la fin du stage, puis sont détruits.

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier : BAC CPD 320

Enregistrement (SCT) : 002339

Numéro du fichier : BAC PPU 060

Remarque :
Les personnes qui veulent obtenir des renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir les informations suivantes : nom au complet, ou initiales et nom de famille (et nom de jeune fille, le cas échéant), coordonnées et signature. Ce fichier de renseignements personnels s’appelait auparavant Formation en conservation – BAC PPU 060.

Description :
Renseignements sur les bibliothèques qui demandent le prêt de documents publiés de la collection de BAC. Les renseignements personnels incluent le nom et les coordonnées de l’employé.

Catégories de personnes :
Personnel des bibliothèques.

But :
Les renseignements personnels sont recueillis pour répondre aux demandes de prêts.

Usages compatibles :
Les renseignements personnels sont utilisés à l’interne pour répondre aux demandes de prêts.

Normes de conservation et de disposition :
En voie d’élaboration.

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier connexe : BAC BS 090

Enregistrement (SCT) : 2009/1701

Numéro de fichier : BAC PPU 040

Description :
Renseignements sur des personnes qui utilisent les installations de recherche, les collections et les services de BAC ou qui en sollicitent l’accès pour de la recherche, des références ou des demandes de renseignements généalogiques, en personne, par téléphone, par courrier ou par voie électronique, par exemple au moyen d’un formulaire Web ou d’un courriel. Ces renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la préférence linguistique, des renseignements biographiques, des renseignements personnels à titre d’employé, des données de carte d’utilisateur comme le numéro de code à barres et la date d’expiration, des renseignements liés aux études comme l’établissement scolaire et le programme, les champs d’intérêt en matière de recherche et des renseignements de carte bancaire ou de crédit ayant servi à l’achat de copies. Selon la nature de la recherche ou de la demande de renseignements, il peut aussi y avoir d’autres renseignements personnels sur la personne visée par la demande et sur d’autres personnes mentionnées dans celle-ci.

Remarque :
Les renseignements relatifs à la prestation de services à la clientèle et de référence peuvent être stockés dans le Système de gestion des demandes (SGD) et le Système de gestion de l’information sur les marchés (SGIM) de BAC.

Catégorie de personnes :
Personnes utilisant ou désirant utiliser les installations de recherche, les collections et des services de BAC, y compris celles s’inscrivant pour une utilisation sur place; personnes visées par une demande de référence ou y étant mentionnées, en particulier dans les demandes de recherche généalogique.

But :
Ces renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Ils servent à administrer des programmes et des activités de BAC donnant un accès public à l’information et aux collections par l’intermédiaire de services de recherche et de consultation, mais aussi à gérer les comptes d’utilisateurs et à émettre les cartes d’utilisateurs.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent également être utilisés et divulgués aux fins d’analyse, d’évaluation et de production de rapports. Les résultats de ces activités ne sont pas divulgués de façon à permettre l’identification des personnes.

Normes de conservation et de disposition : Quatre (4) ans

Numéro AD : 2015/007

Numéro de dossier : BAC BS 013

Numéro de fichier : BAC PPU 011

Enregistrement (SCT) : 20110255

Description :
Renseignements relatifs aux états de solde des anciens membres de la Réserve de l’Armée de terre créés de 1948 à 1979 par le ministère de la Défense nationale (MDN). Parmi ces renseignements personnels peuvent figurer le nom du militaire, son numéro matricule ou son numéro d’assurance sociale (NAS), sa date de naissance et son admissibilité à la solde.

Catégorie de personnes : Anciens membres de la Réserve de l’Armée de terre.

But :
Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels. Ceux-ci servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par Anciens Combattants Canada (ACC) et le MDN. Ces deux ministères peuvent utiliser le NAS pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus lorsqu’il s’agit du seul élément permettant d’identifier un ancien membre de la Réserve de l’Armée de terre.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter le FRP Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’acc. Pour l’administration des prestations et des services offerts aux anciens membres des Forces canadiennes après leur libération, veuillez consulter le FRP Avantages financiers – ACC PPU 510 et Pensions et indemnisations – ACC PPU 055.

Normes de conservation et de disposition :
À partir de leur date de création, les dossiers sont conservés pendant 54 ans; seuls ceux créés avant 1945 sont conservés de façon permanente.

Numéro AD : 2018/009

Numéro des dossiers : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000567

Numéro de fichier : BAC PPU 715

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que et sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature. Ce fichier de renseignements personnels s’appelait auparavant Feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre – BAC PPE 715.

Description :
Informations sur les dossiers de militaires créés de 1919 à 1954 par le MDN. Le nom, la date de naissance, le numéro matricule et l’admissibilité à la solde peuvent figurer parmi les renseignements personnels s’y trouvant.

Catégories de personnes :
Ancien personnel militaire.

But :
Ces renseignements servent de référence pour trouver une information manquante ou omise dans le dossier d’un ancien militaire. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels.

Usages compatibles :
Il n’y a aucun usage compatible.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant 54 ans à partir de la date de création, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés ci-dessus sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 20091661

Numéro de fichier : BAC PPU 727

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature.

Description :
Renseignements personnels limités et détails sur les états de service, par exemple les données d’emploi, la durée et le type de service. Les personnes qui désirent consulter ces dossiers doivent indiquer leurs prénoms et leur nom de famille au complet, leur date de naissance et le nom de leur unité. Les pompiers doivent également fournir leur numéro matricule.

Catégorie de personnes :
Le personnel qui a fait partie des troupes auxiliaires pendant la Seconde Guerre mondiale, notamment les pompiers, les membres de la Croix-Rouge, les opérateurs spéciaux, les correspondants de guerre et les détachements d’aide volontaire.

But : 
Ce fichier sert à vérifier les modalités et les périodes de service ainsi qu’à déterminer l’admissibilité aux prestations et aux services.

Usages compatibles :
Ces dossiers sont utilisés par les employés du gouvernement fédéral à des fins de mesures administratives sur les documents d’archives.

Normes de conservation et de disposition :
Ces dossiers sont conservés jusqu’à ce que la personne atteigne 90 ans; ensuite, ils sont conservés à BAC à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2018/009

Numéro de dossier : BAC GIIH 155

Enregistrement (SCT) : 000562

Numéro de fichier : BAC PPE 710

Description :
Renseignements compilés par le MDN sur les personnes dans les installations médicales. Les documents comprennent principalement des livrets d’admission à l’hôpital. Il peut cependant y avoir également des livrets de congé, d’inspection des unités médicales et de traitement de divers hôpitaux canadiens et d’autres installations médicales, lesquels étaient conservés par les Forces armées canadiennes (FAC). Le nom, le numéro matricule (s’il y a lieu) ou le NAS (s’il y a lieu), la nature de la maladie, le diagnostic, les avis et les commentaires cliniques, la nature des blessures et les traitements prescrits comptent au nombre des renseignements personnels qui peuvent figurer dans ce fichier.

Catégories de personnes :
Ancien personnel militaire des Forces canadiennes (active, régulière et de réserve), leurs personnes à charge, ainsi que des civils.

But :
Ces renseignements personnels servent de référence pour les traitements dispensés dans les installations médicales militaires. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter le FRP Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’ACC. Pour l’administration des services et des prestations aux anciens membres des Forces canadiennes après leur période de service, veuillez consulter les FRP Paiements versés à titre gracieux en rapport aux essais de l’agent Orange – ACC PPU 200, Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Prestations offertes immédiatement après la libération – ACC PPU 015, Aide au placement – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Versement des allocations à court terme – ACC PPU 025, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Soins en établissements – ACC PPU 016, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030, Programme pour l’autonomie des anciens combattants – ACC PPU 056 et Allocations aux anciens combattants – ACC PPU 040.

Normes de conservation et de disposition :
Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques, alors que le reste est détruit. Les dossiers médicaux collectifs des FAC sont datés de 1921 à aujourd’hui, répartis en deux séries distinctes : les dossiers d’admissions et de congés des unités médicales, et les dossiers de revue quotidienne des malades pour toutes les unités des FAC.

Les dossiers d’admissions et de congés sont conservés pendant 90 ans après la date de naissance de tous ceux y étant mentionnés. Ensuite, seuls sont conservés les dossiers d’admissions et de congés qui portent sur le service en temps de guerre, le service immédiat d’après-guerre ainsi que les opérations de déploiement. Pour ce qui est des dossiers de revue quotidienne des malades, créés à la suite de l’appel du matin, ils sont aussi conservés pendant 90 ans après la date de naissance de tous ceux y étant mentionnés, après quoi ils sont éliminés.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 20091653

Numéro de fichier : BAC PPU 017

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet de la personne visée par la demande, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), son numéro matricule (s’il y a lieu) ou son NAS (s’il y a lieu), ainsi que l’unité, l’endroit ou l’hôpital où l’examen a été effectué et les dates de l’examen. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu).

Description :
Informations sur les comptes rendus d’incident concernant d’anciens membres de l’Aviation royale canadienne créés par le MDN des années 1920 jusqu’en 1966. Ces dossiers sont organisés en fonction de l’unité de l’Aviation royale canadienne qui a émis la consigne. Le nom, le grade, l’unité, le numéro matricule, les affectations, les tâches, l’état matrimonial et les coordonnées comptent parmi les renseignements personnels qui peuvent y figurer.

Catégories de personnes :
Anciens membres de l’Aviation royale canadienne et anciens membres d’autres forces (par exemple, Forces australiennes et britanniques) stationnés avec les unités de l’Aviation royale canadienne, leurs personnes à charge et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements servent de référence pour trouver toute information manquante ou omise dans le dossier d’un ancien militaire, ou identifier d’autres anciens membres des Forces canadiennes qui étaient rattachés à l’Aviation royale canadienne. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels.

Usages compatibles :
Il n’y a aucun usage compatible.

Normes de conservation et de disposition :
Ces dossiers sont conservés pendant 90 ans à partir de la date de la dernière correspondance. Ensuite, une partie de dossiers est conservée de façon permanente à des fins archivistiques, et le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000560

Numéro de fichier : BAC PPU 027

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), son numéro matricule ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature. Ce fichier s’appelait auparavant Aviation royale du Canada – Ordres quotidiens de service courant – BAC PPE 708.

Description :
Informations compilées par le MDN sur les comptes rendus des procédures dentaires subies par les anciens militaires canadiens. Le nom, la date de naissance, le numéro matricule ou le NAS, les antécédents, les examens spéciaux, les commentaires, les avis et les radiographies comptent parmi les renseignements personnels qui peuvent y figurer.

Catégories de personnes :
Personnel des Forces canadiennes (de réserve, active et régulière) dont la période de service a commencé à partir de 1939. Les personnes qui faisaient partie des Forces armées et qui sont tombées au combat durant la Seconde Guerre mondiale sont exclues de cette catégorie.

But :
Ces renseignements servent de données de référence sur les anciens militaires, utilisées dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par ACC et le MDN. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter le FRP Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’acc. Pour l’administration des services et des prestations post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter les FRP Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers des membres de la Force de réserve sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 70 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les dossiers des militaires qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale, qui y ont survécu et qui ont ensuite quitté le service actif sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers des membres du Contingent spécial (guerre de Corée) sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers de ceux qui ont servi dans les Forces régulières et la Force de réserve de classe C sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéros AD : 85/012 et 99/014

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 001943

Numéro de fichier : BAC PPU 721

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Seul le point de service de Winnipeg de BAC peut fournir les radiographies dentaires directement au dentiste du demandeur (le patient) avec son autorisation écrite. Si un ancien militaire se réengage dans les Forces armées canadiennes, le MDN demande et reçoit les dossiers dentaires antérieurs. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier de renseignements personnels s’appelait auparavant Dossiers dentaires – Seconde Guerre mondiale, Contingent spécial, Force de réserve et troupes régulières des Forces armées canadiennes – BAC PPE 721.

Description :
Informations compilées par les institutions gouvernementales et utilisées dans la gestion des dossiers d’emploi des anciens employés civils du gouvernement. Le nom de l’employé, sa date de naissance, sa période d’emploi, ses coordonnées, son âge, son sexe, son NAS, son code d’identification de dossier personnel (CIDP), son statut de citoyen, ses renseignements biographiques et les renseignements sur ses études peuvent figurer parmi les renseignements personnels se trouvant dans ce fichier.

Catégories de personnes :
Les anciens employés civils du gouvernement du Canada, leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe, et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements personnels servent à trouver des informations sur l’emploi d’anciens fonctionnaires du gouvernement du Canada. L’autorisation de recueillir les renseignements personnels contenus dans les dossiers d’employés provient des différents pouvoirs mis en place au cours de l’histoire du gouvernement du Canada. Depuis 1988, le pouvoir de détruire les dossiers de personnel relève de la Loi sur les Archives nationales et, depuis 2003, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. L’utilisation du NAS est autorisée pour récupérer les dossiers du personnel historiques dans les cas où il s’agirait du seul moyen d’identifier un ancien employé du gouvernement. Cela est alors possible parce que le NAS était utilisé avant le passage aux numéros d’identification des employés.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués aux institutions gouvernementales qui ont compté parmi leurs rangs d’anciens employés civils du gouvernement du Canada; ils peuvent aussi se rapporter au fichier Dossiers d’employés – POE 901.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés jusqu’à ce que l’ancien employé ait 80 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2015/007

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000554

Numéro de fichier : BAC PCU 748

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet de l’ancien employé, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son NAS (s’il y a lieu) ou son CIDP (s’il y a lieu), le nom de son ancien ministère employeur et sa période d’emploi. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien employé d’une institution gouvernementale est réembauché par le gouvernement du Canada, son nouvel employeur demande et reçoit l’ancien dossier d’employé. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée à la nouvelle institution fédérale de l’employé, qui doit donner suite à toute demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Anciens employés civils – Dossiers d’employés – BAC PCE 748.

Description :
Informations sur les rapports médicaux compilés par le MDN. Le nom, la date de naissance, le numéro matricule ou le NAS, les rapports antérieurs, les examens spéciaux, les rapports de revue des malades, les tests, les avis et les commentaires cliniques comptent parmi les renseignements personnels qui peuvent y figurer.

Catégories de personnes :
Membres du personnel des Forces canadiennes (active, régulière et de réserve) dont la période de service a commencé à partir de 1939, ainsi que leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe, et leurs plus proches parents. Les personnes qui faisaient partie des Forces armées et qui sont tombées au combat durant la Seconde Guerre mondiale sont exclues de cette catégorie.

But :
Ces renseignements personnels servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par ACC et le MDN. Conformément au décret 1971­‑1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter le FRP Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’acc. Pour l’administration des services et des prestations aux anciens membres des Forces canadiennes après leur période de service, veuillez consulter : Paiements versés à titre gracieux en rapport aux essais de l’agent Orange – ACC PPU 200, Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Prestations offertes immédiatement après la libération – ACC PPU 015, Description des feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Versement des allocations à court terme – ACC PPU 025, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Soins en établissements – ACC PPU 016, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030, Programme pour l’autonomie des anciens combattants – ACC PPU 056 et Allocations aux anciens combattants – ACC PPU 040.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers des membres de la Force de réserve sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 70 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les dossiers des militaires qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale, qui y ont survécu et qui ont ensuite quitté le service actif sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers des membres du Contingent spécial (guerre de Corée) sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers de ceux qui ont servi dans les Forces régulières et la Force de réserve de classe C sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéros AD : 2018/009 et 99/01

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000569

Numéro de fichier : BAC PPU 018

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet de la personne visée par la demande, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien militaire se réengage dans les Forces armées canadiennes (FAC), le MDN demande et reçoit les anciens dossiers médicaux. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier de renseignements personnels s’appelait auparavant Dossiers médicaux – Seconde Guerre mondiale, Contingent spécial, Force de réserve et troupes régulières des Forces armées canadiennes – BAC PPE 717.

Description :
Ce fichier contient des renseignements concernant les radiographies et rapports de radiologistes compilés du MDN. Le nom du sujet, sa date de naissance, son numéro matricule, des photographies de parties de son corps, des commentaires et des avis médicaux comptent parmi les renseignements personnels pouvant figurer au dossier.

Catégorie de personnes :
Membres de la Force de réserve, des Forces régulières et de la Force de réserve de classe C.

But :
Ces renseignements servent de référence en matière de diagnostics médicaux. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels.

Usages compatibles :
Les renseignements peuvent être transmis directement par le point de service de Winnipeg de BAC au médecin traitant du sujet (patient) avec le consentement écrit de ce dernier.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant dix ans après leur arrivée au point de service de Winnipeg de BAC, puis ils sont détruits si aucune mesure administrative n’a été prise au cours des deux dernières années de la période de conservation. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers.

Numéro AD : 89/026

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 20091700

Numéro de fichier : BAC PPU 722

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet du sujet, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ainsi que la date à laquelle ont été prises les radiographies.

Description :
Renseignements personnels compilés par le MDN, parmi lesquels peuvent figurer le nom, le numéro matricule ou le NAS, l’état matrimonial, les renseignements médicaux, les motifs de libération et les renseignements biographiques.

Catégories de personnes :
Anciens membres de la Réserve et des Forces régulières, leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe, et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements font office de source de référence permettant de trouver toute information qui ne figure pas dans le dossier personnel d’un ancien militaire. Conformément au décret 1971­‑1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter le FRP Centre MDN–ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’acc. Pour l’administration des services et des prestations aux anciens membres des Forces canadiennes après leur période de service, veuillez consulter les FRP Paiements versés à titre gracieux en rapport aux essais de l’agent Orange – ACC PPU 200, Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Aide aux études – description des feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre – ACC PPU 010, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Citations et décorations – ACC PPU 110, Prestations offertes immédiatement après la libération – ACC PPU 015, Aide au placement – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Versement des allocations à court terme – ACC PPU 025, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Soins en établissements – ACC PPU 016, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030, Programme pour l’autonomie des anciens combattants – ACC PPU 056 et Allocations aux anciens combattants – ACC PPU 040.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés jusqu’à ce que le militaire ait 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000570

Numéro de fichier : BAC PPU 023

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien militaire se réengage dans les FAC, le MDN demande et reçoit son dossier personnel sur microfiche antérieur. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Dossier personnel sur microfiche – Force régulière et Force de réserve de classe C – BAC PPE 718.

Description :
Renseignements sur les militaires compilés par le MDN. Peuvent figurer au dossier les renseignements personnels suivants : nom, citoyenneté, numéro matricule ou NAS, renseignements biographiques, renseignements sur les études, renseignements militaires personnels; documents tels que les actes de naissance, fiches de conduite, ordonnances de divorce (conditionnelles et définitives), preuves de changement de nom, actes de naissance des personnes à charge, préférences linguistiques, condamnations au civil (sauf en cas de pardon), formulaires de consentement à servir, fiches d’enrôlement, certificats de mariage, accords de séparation, déclarations de résidence ordinaire, documents ayant trait aux niveaux de sécurité, demandes d’affectation pour motifs personnels ou considérations particulières, décisions de cours martiales, documents de sélection pour service outre-mer, certificats et rapports de réalisations scolaires.

Catégories de personnes :
Membres du personnel de la réserve et de la Force active et régulière dont la période de service a commencé à partir de 1939, ainsi que leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe et leurs plus proches parents. Les personnes qui faisaient partie des Forces armées et qui sont tombées au combat durant la Seconde Guerre mondiale sont exclues de cette catégorie.

But :
Ces renseignements personnels servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par ACC et le MDN. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter le FRP Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’acc. Pour l’administration des services et des prestations aux anciens membres des Forces canadiennes après leur période de service, veuillez consulter : Paiements versés à titre gracieux en rapport aux essais de l’agent Orange – ACC PPU 200, Fonds de secours – ACC PPU 045, Consultation, réadaptation, emploi protégé, indemnités d’inhumation, aide tirée des fonds fiduciaires et renseignements sur les successions – ACC PPU 005, Programme des indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Aide aux études – ACC PPU 010, Programme d’avantages financiers – ACC PPU 510, Programme de soins de santé/Régime de soins de santé de la fonction publique – ACC PPU 520, Programme des soins de santé (à l’égard d’affections n’ouvrant pas droit à la pension) – ACC PPU 020, Citations et décorations – ACC PPU 110, Prestations offertes immédiatement après la libération – ACC PPU 015, Aide au placement – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Versement des allocations à court terme – ACC PPU 025, Pensions et indemnisation – ACC PPU 055, Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550, Soins en établissements – ACC PPU 016, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030, Programme pour l’autonomie des anciens combattants – ACC PPU 056 et Allocations aux anciens combattants – ACC PPU 040.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers des membres de la Force de réserve sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 70 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les dossiers des militaires qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale, qui y ont survécu et qui ont ensuite quitté le service actif sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers des membres du Contingent spécial (guerre de Corée) sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers de ceux qui ont servi dans les Forces régulières et la Force de réserve de classe C sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéros AD : 2018/009 et 99/014

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000568

Numéro de fichier : BAC PPU 024

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS (s’il y a lieu) ainsi que et sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien militaire se réengage dans les FAC, le MDN demande et reçoit son dossier du personnel antérieur. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers, présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier de renseignements personnels s’appelait auparavant Personnel militaire – Seconde Guerre mondiale, Contingent spécial, Force de réserve et Force régulière – BAC PPE 716.

Description :
Informations sur des comptes rendus d’incident créés entre 1939 et 1966 par le MDN au sujet de particuliers. Les renseignements personnels peuvent inclure le rang, l’unité, la période de service, le nom, le numéro matricule, la situation familiale, les coordonnées et le salaire.

Catégories de personnes :
Anciens membres du personnel des Forces actives, de la Force spéciale et de la Force régulière ainsi que d’autres forces (les Forces britanniques, par exemple), leurs personnes à charge et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements servent de référence pour trouver toute information manquante ou omise dans le dossier d’un ancien militaire, ou identifier d’autres anciens membres des Forces armées canadiennes. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels.

Usages compatibles :
Il n’y a aucun usage compatible.

Normes de conservation et de disposition :
Ces dossiers sont conservés pendant 90 ans à partir de la date de la dernière correspondance. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000561

Numéro de fichier : BAC PPU 026

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), son numéro matricule, son unité et sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature. Ce fichier de renseignements personnels s’appelait auparavant Armée canadienne en temps de guerre, Contingent spécial et troupes régulières des Forces armées canadiennes – Partie II des ordres de service.

Description :
Renseignements compilés par le MDN concernant les évaluations du rendement d’anciens membres du service militaire canadien. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, la date de naissance, le rang, l’unité, le numéro matricule ou le NAS, les rapports de cours, les rapports d’évaluation personnelle, les évaluations personnelles confidentielles et les relevés d’emploi dans l’unité.

Catégorie de personnes :
Anciens membres des Forces actives, de la Force régulière et de la Réserve canadienne et leurs personnes à charge.

But :
Ces renseignements personnels servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par ACC et le MDN. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière et deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Pour l’administration des programmes et des services post-libération aux anciens membres des Forces canadiennes, veuillez consulter le FRP Centre MDN-ACC pour le soutien des militaires blessés ou retraités et de leurs familles – MDN PPU 824. Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’acc. Pour l’administration des services et avantages offerts aux anciens membres des Forces canadiennes après leur libération, veuillez consulter les FRP Indemnités d’invalidité, de décès et de captivité – ACC PPU 560, Avantages financiers – ACC PPU 510, Aide au placement – ACC PPU 530, Services juridiques pour les personnes qui demandent des indemnités ou qui font appel d’une décision rendue à l’égard d’une demande d’allocation – ACC PPU 090, Traitement à l’égard d’affections ouvrant droit à pension ou à indemnité – ACC PPU 030 et Services de réadaptation et d’assistance professionnelle – ACC PPU 550. Les renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’acc.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers des membres de la Force de réserve sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 70 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les dossiers des militaires qui ont servi pendant la Seconde Guerre mondiale, qui y ont survécu et qui ont ensuite quitté le service actif sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers des membres du Contingent spécial (guerre de Corée) sont conservés jusqu’à ce que les militaires aient 90 ans, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les dossiers de ceux qui ont servi dans les Forces régulières et la Force de réserve de classe C sont conservés jusqu’à ce que ces militaires aient 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéros AD : 2018/009 et 99/014

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000572

Numéro de fichier : BAC PPU 028

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son numéro d’assurance sociale (s’il y a lieu) ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien militaire se réengage dans les FAC, le MDN demande et reçoit les anciens dossiers d’évaluations du rendement. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Évaluations du rendement – Seconde Guerre mondiale, Contingent spécial, Forces de réserve et Forces régulières – BAC PPE 720.

Description :
Renseignements portant sur les dossiers de paie créés depuis 1979 par le MDN et concernant d’anciens membres de l’élément de la Réserve. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, la date de naissance, le rang, l’unité, le numéro matricule ou le NAS, les versements de paie et les motifs de libération.

Catégories de personnes :
Anciens membres de la Réserve.

But : 
Ces renseignements personnels servent de données de référence sur les anciens militaires dans le cadre des prestations et des programmes offerts après la période de service et administrés par ACC et le MDN. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels deux ans après la libération du personnel de la Force de réserve. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé d’acc. Pour l’administration des services et avantages offerts aux anciens membres des Forces canadiennes après leur libération, veuillez consulter le FRP Avantages financiers – ACC PPU 510 et Pensions et indemnisations – ACC PPU 055.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant 54 ans à partir de la date de création, puis de façon permanente à des fins archivistiques. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés ci-dessus sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 20091659

Numéro de fichier : BAC PPU 725

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature.

Description :
Renseignements compilés par le MDN concernant les dossiers de pension des anciens membres de la Force régulière. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, le numéro matricule, le NAS, la date de naissance et des documents concernant les pensions, comme des extraits de naissance d’anciens membres et de leurs personnes à charge, des documents de divorce et de séparation, des observations sur les pensions, de la correspondance concernant les pensions, des certificats de décès d’anciens membres et des versements aux survivants.

Catégorie de personnes :
Anciens membres de la Force régulière ainsi que leurs personnes à charge et ex-conjoints.

But :
Les renseignements personnels sont utilisés comme référence au sujet des contributions à un régime de pension ou du droit à pension des anciens membres des Forces. Conformément au décret 1971-1989, BAC a la responsabilité légale de ces renseignements personnels un an après la libération des membres de la Force régulière. S’il s’agit du seul renseignement permettant d’identifier un ancien membre de la Force active, régulière ou de réserve, le NAS peut être utilisé par le MDN ou ACC pour récupérer les renseignements mentionnés ci-dessus.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé du MDN. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre les prestations de pension des anciens membres des Forces canadiennes. Ces renseignements peuvent être communiqués aux administrateurs de régime de pension de SPAC.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés jusqu’à ce que le militaire ait 90 ans. Certains de ces dossiers sont conservés de façon permanente à des fins archivistiques alors que le reste est détruit. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers. Les renseignements du système électronique relatifs aux dossiers détenus de façon permanente sont conservés indéfiniment.

Numéro AD : 2018/009

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000571

Numéro de fichier : BAC PPU 719

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier de renseignements personnels doivent fournir le nom complet du militaire, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son numéro matricule ou son NAS ainsi que sa période de service. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature. Si un ancien militaire se réengage dans les FAC, le MDN demande et reçoit son dossier des pensions de guerre antérieur. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée au MDN, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Banque de données sur les pensions – Force régulière – BAC PPE 719.

Description :
Renseignements compilés par SPAC concernant toutes les transactions se rapportant à la pension des anciens employés du gouvernement faites en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom de l’employé, sa date de naissance, son NAS, son CIDP, ses coordonnées, ses versements, ses prestations, ses décisions concernant son régime de pension et le nom de ses bénéficiaires.

Catégories de personnes :
Anciens employés civils du gouvernement du Canada, leurs personnes à charge, leur conjoint ou conjointe, et leurs plus proches parents.

But :
Ces renseignements personnels servent de référence en ce qui concerne les contributions des anciens employés du gouvernement du Canada. L’autorisation de recueillir les renseignements personnels contenus dans les dossiers sur les pensions de retraite provient des différents pouvoirs mis en place au cours de l’histoire du gouvernement du Canada. Depuis 1988, le pouvoir de détruire les dossiers sur les pensions de retraite relève de la Loi sur les Archives nationales et, depuis 2003, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. L’utilisation du NAS est autorisée pour récupérer les dossiers sur les pensions de retraite historiques dans les cas où il s’agit du seul moyen d’identifier un ancien employé du gouvernement. Cela est alors possible parce que le numéro d’assurance sociale était utilisé avant le passage aux numéros d’identification des employés.

Usages compatibles :
Ces renseignements peuvent être communiqués au personnel autorisé de SPAC. Pour évaluer et calculer les années de service accumulées et les prestations de pension antérieures, veuillez consulter : Produits relatifs à l’administration des pensions – TPSGC DGCGBR 075. SPAC peut conserver ces dossiers jusqu’à ce que soient réalisées les procédures administratives qui s’imposent.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés jusqu’à ce que l’ancien employé ait 80 ans et sont ensuite détruits. Les renseignements du système électronique utilisés pour vérifier et surveiller l’emplacement et l’utilisation des dossiers mentionnés sont détruits un mois après la destruction des dossiers.

Numéro AD : 2015/007

Numéros de dossier : BAC GIIH 155, BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000556

Numéro de fichier : BAC PPU 029

Remarque :
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom complet de l’ancien employé, ou ses initiales et son nom de famille (et son nom de jeune fille, le cas échéant), sa date de naissance, son NAS (s’il y a lieu) ou son CIDP (s’il y a lieu) ainsi que le nom de son ancien ministère employeur et sa période d’emploi. Elles doivent aussi fournir leurs coordonnées et leur signature (s’il y a lieu). Si un ancien employé d’une institution gouvernementale est réembauché par le gouvernement du Canada, son nouvel employeur demande et reçoit l’ancien dossier de pension de l’employé afin de veiller à ce que le dossier des contributions et des versements soit complet. La responsabilité légale de ces renseignements est alors transférée à la nouvelle institution fédérale de l’employé, qui a l’obligation de répondre à toute demande concernant ces dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce fichier s’appelait auparavant Anciens employés civils – dossiers sur les pensions de retraite ASC – BAC PPE 704.

Feuilles de paie de la Réserve de l’Armée de terre (FRP)

Voir BAC PPU 715.

Feuilles de paie des unités militaires

Voir BAC PPU 727.

Dossiers médicaux collectifs

Voir BAC PPU 017.

Ordres quotidiens de service courant

Voir BAC PPU 027.

Dossiers dentaires

Voir BAC PPU 721.

Dossiers personnels des employés civils

Voir BAC PPU 748.

Dossiers médicaux

Voir BAC PPU 018.

Radiographies et rapports des radiologistes

Voir BAC PPU 722.

Dossier personnel sur microfiche

Voir BAC PPU 023.

Dossiers du personnel militaire

Voir BAC PPU 024.

Description :
Ce fichier contient des renseignements personnels et des renseignements sur les états de service. Outre le nom au complet du militaire, on y trouve son numéro matricule, sa période de service, son unité, ses renseignements médicaux, etc. Les personnes qui désirent consulter ces documents doivent indiquer leurs prénoms et nom de famille au complet, leur date de naissance et leur numéro matricule.

Catégorie de personnes :
Le personnel qui a servi dans les Forces armées de Terre-Neuve entre 1939 et 1946.

But :
Ces renseignements servent à vérifier les modalités et la période de service des anciens membres du personnel des Forces armées de Terre-Neuve afin de déterminer leurs droits aux prestations et aux services.

Usages compatibles :
Ce fichier est utilisé par les employés du gouvernement fédéral à des fins administratives.

Normes de conservation et de disposition :
Ces documents sont conservés jusqu’à ce que le sujet ait 90 ans, puis par BAC à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2018/009 et 99/014

Numéro de dossier : BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000565

Numéro de fichier : BAC PPE 713

Remarque :
Tout autre renseignement dans les dossiers relatifs aux forces armées de Terre-­Neuve peut être obtenu en communiquant avec ACC à St. John’s (Terre-Neuve-et-Labrador).

Ordres quotidiens – Partie II

Voir BAC PPU 026.

Dossiers d’évaluations du rendement

Voir BAC PPU 028.

Feuilles de paie de la Réserve

Voir BAC PPU 725.

Description :
Ce fichier contient les renseignements sur la rémunération des membres de la Marine royale canadienne, y compris le nom du militaire, son numéro matricule, son admissibilité à la solde, le bateau sur lequel il a servi et sa période de service. Les personnes qui désirent consulter ces dossiers doivent indiquer leurs prénoms et leur nom de famille au complet, leur numéro matricule et le bateau sur lequel elles ont servi.

Catégories de personnes :
Le personnel de la Marine royale canadienne qui a servi durant la Seconde Guerre mondiale.

But :
Ces renseignements servent à vérifier les états de service et les états de solde des membres de la Marine royale canadienne pour déterminer leurs droits aux prestations et aux services.

Usages compatibles :
Ce fichier est utilisé par les employés du gouvernement fédéral à des fins administratives.

Normes de conservation et de disposition :
Les dossiers sont conservés pendant 54 ans à partir de la date de création, puis à BAC de façon permanente à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2018/009

Numéro de dossier : BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000564

Numéro de fichier : BAC PPE 712

Dossiers des pensions de guerre

Voir BAC PPU 719.

Dossiers sur les pensions de retraite

Voir BAC PPU 029.

Description :
Renseignements personnels et militaires sur les personnes recrutées pour un entraînement spécial en vertu de la Loi sur la mobilisation des ressources nationales durant la Seconde Guerre mondiale. On y trouve des renseignements personnels tels que le nom, le numéro matricule, l’unité, la durée et les lieux du service ainsi que la catégorie médicale. Les personnes qui désirent consulter ces dossiers doivent indiquer leurs prénoms et leur nom de famille au complet, leur numéro matricule et leur date de naissance.

Catégories de personnes :
Les recrues qui ont reçu un entraînement spécial de 30 jours selon la Loi sur la mobilisation des ressources nationales de 1940.

But :
Ces renseignements servent à vérifier la durée de la période d’entraînement pour déterminer leurs droits aux prestations et aux services.

Usages compatibles :
Ce fichier est utilisé par les employés du gouvernement fédéral à des fins administratives.

Normes de conservation et de disposition :
Les documents sont conservés jusqu’à ce que la personne ait 90 ans. Ces dossiers sont conservés par BAC à des fins archivistiques.

Numéro AD : 2018/009

Numéro de dossier : BAC GIIH 170

Enregistrement (SCT) : 000563

Numéro de fichier : BAC PPE 711