Résumé à publier - Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de l’Environnement analytique de la Commission de la fonction publique

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de l’Environnement analytique de la Commission de la fonction publique

Le mandat de la Commission de la fonction publique (CFP) consiste à promouvoir et à protéger les nominations fondées sur le mérite et, de concert avec les autres intervenants, à préserver l’impartialité politique de la fonction publique. La CFP rend compte de l’exercice de son mandat au Parlement. Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP remplit son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu’en exerçant une surveillance efficace. De plus, la CFP offre des services de dotation et d’évaluation novateurs.

La CFP doit rendre compte au Parlement de l’intégrité générale du système de dotation dans la fonction publique fédérale pour les organisations assujetties à la LEFP. Elle tient les administrateurs généraux responsables de l’exercice des pouvoirs délégués au sein de leur organisation. La CFP s’assure de l’intégrité du système de dotation grâce à son cadre de surveillance (examens, vérifications et enquêtes), de même qu’à son pouvoir de réglementation et à sa fonction d’établissement de politiques. La CFP valide également les constatations et les tendances qu’elle observe au moyen d’échanges continus avec les ministères et organismes, ainsi que par les études et les recherches qu’elle entreprend sur divers enjeux d’intérêt au chapitre de la dotation et de l’impartialité politique.

La CFP s’appuie sur une grande quantité de données, d’information et de connaissances pour remplir son mandat. La Direction des services de données et de l'analyse (DSDA) à la Direction générale de la vérification et des services de données (DGVSD) appuie le mandat de la CFP en assurant la gestion de l’information, notamment par la publication des études qualitatives et quantitatives, la production d’analyses et de rapports statistiques, et la diffusion de cette information.

Conformément à son mandat, la DSDA à la DGVSD est chargée d’élaborer, de mettre en œuvre et de tenir à jour les données sur les activités d’embauche et de dotation dans l’environnement analytique de la CFP. Cet environnement soutient la CFP dans l’exécution de son mandat.

En tant que gardien et protecteur de l’environnement analytique de la CFP, la DSDA à la DGVSD vise les objectifs suivants :

1. Produire des données et analyses statistiques en soutien du mandat de la CFP;
2. Assurer l’intégrité et la qualité des données;
3. Communiquer et rapporter des renseignements statistiques aux clients internes et externes, y compris les statistiques publiées dans le Rapport annuel de la CFP;
4. Offrir du leadership et du soutien à toutes les directions générales de la CFP dans la production de renseignements stratégiques.

L’environnement analytique de la CFP comprend les bases de données suivantes :

• Dossiers du Système d'information analytique sur les emplois de la CFP (entrées et sorties);
• Résultats de tous les cycles du Sondage sur la dotation de la CFP;
• Rapports trimestriels des ministères et organismes sur les processus de nomination – données historiques;
• Données extraites du Système de gestion de l’information sur les priorités de la CFP;
• Données extraites du Système de ressourcement de la fonction publique – dotation externe et interne;
• Données extraites de la Banque de données sur l'équité en emploi du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les activités courantes pour soutenir l’environnement analytique incluent, entre autres :

• La mise en place d’un cadre de gestion de la qualité des données;
• La mise en œuvre des recommandations du rapport du Système d'information analytique sur les emplois quant à l’évaluation des menaces et des risques afin d’améliorer la gestion de la sécurité;
• L’adoption du Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels de la CFP, incluant les Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels, les Protocoles d’entente sur la protection des renseignements personnels, et l’élaboration d’ententes sur le partage des données.

Aperçu général et tenue de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La CFP est responsable de mener une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans l’environnement analytique, conformément au Cadre de gestion sur la protection des renseignements personnels de la CFP et à la Directive du Conseil du Trésor sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Il ne s’agit pas d’une évaluation pluri-institutionnelle. Pour appuyer le mandat de la Commission et de la CFP, la DSDA à la DGVSD mène diverses activités dans l’environnement analytique de la CFP afin d’améliorer et de moderniser la production de renseignements statistiques, des analyses quantitatives et qualitatives et la communication de cette information. Toutes les activités de la DSDA à la DGVSD sont menées à des fins liées à l’administration de la LEFP et du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP). Pour une description de l’environnement analytique et de ses usages, voir l’Info Source CFP PCE 761.

Identification et catégorisation des secteurs de risque

Les risques identifiés lors de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans l’environnement analytique de la CFP concernent divers enjeux liés aux activités en matière d’administration et de sécurité, dont les mesures favorisant une transparence accrue dans la communication des renseignements personnels pour la conduite des activités soumises aux dispositions de la LEFP et du REFP. Diverses mesures d’atténuation sont présentement appliquées afin de réduire les risques identifiés : Mise à jour des énoncés d'avis de confidentialité et de l’Info Source pour informer les personnes intéressées des usages autorisés des renseignements personnels qui les concernent; élaboration et mise en œuvre d’ententes sur le partage des données pour la communication de renseignements personnels lorsque de telles ententes n’existent pas encore; mise en œuvre des recommandations du rapport du Système d'information analytique sur les emplois quant à l’évaluation des menaces et des risques afin d’accroître la sécurité; mise en place du cadre de gestion de la qualité des données pour améliorer la qualité de l’information à des fins d’analyse et de statistiques; adoption du Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels de la CFP pour réduire les risques liés à la protection de la vie privée; présentation d’un cours de formation obligatoire sur la sécurité et la protection de la vie privée pour tout le personnel de la DSDA à la DGVSD et un groupe choisi d’analystes de la Direction des services de technologie de l’information, afin de parfaire leurs connaissances et d’accroître leur sensibilisation. Le thème commun derrière toutes les stratégies d’atténuation indiquées est la mise en œuvre de procédures dûment documentées pour gérer l’acquisition, le traitement, l’utilisation ainsi que l’accès aux données dans l’environnement analytique de la CFP.