Rapports de vérification 2014-2015 : 14 - Vérification du Conseil des produits agricoles du Canada

Conclusion de la vérification

Le premier objectif de cette vérification était de déterminer si les pouvoirs de nomination que la Commission de la fonction publique (CFP) a délégués à l’administrateur général du Conseil des produits agricoles du Canada (CPAC) ont été gérés adéquatement. Nous avons conclu que certaines composantes clés du Cadre de nomination de la CFP étaient en place. Une politique de subdélégation des pouvoirs en matière de ressources humaines (RH) et les lignes directrices exigées par la CFP étaient en place. Nous avons aussi constaté que les personnes qui prenaient part aux processus de nomination avaient été informées de leurs rôles et responsabilités et avaient accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter. Nous avons également constaté que le CPAC n’avait pas mis en place d’instrument de subdélégation en matière de nomination et utilisait, en pratique, celui du fournisseur de services. L’instrument de subdélégation de ce fournisseur ne mentionnait pas les employés du CPAC. Par conséquent, il n’a pas été possible de confirmer les pouvoirs de nomination qui avaient été subdélégués à ces derniers.

Le second objectif de la vérification était de déterminer si les nominations effectuées par le CPAC respectaient la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l’emploi de la fonction publique, le Cadre de nomination de la CFP et ses propres lignes directrices organisationnelles quant au mérite et aux droits de priorité. Nous avons conclu que les nominations étaient généralement conformes à ces exigences. Dans le cas des huit nominations vérifiées, le CPAC a été en mesure de démontrer que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administrateur général. Dans certains cas, nous avons noté que les exigences des lignes directrices de la CFP et de l’organisation sur la zone de sélection n’avaient pas été respectées. Par ailleurs, nous avons constaté que la candidature de bénéficiaires de priorités avait été prise en considération avant que les nominations n’aient été effectuées.

Table des matières

Vérification du Conseil des produits agricoles du Canada

14.1 Depuis sa création en 1972, le Conseil des produits agricoles du Canada (CPAC), a autorisé la mise sur pied d’offices nationaux de commercialisation de produits agricoles. Au nom du gouvernement du Canada, le CPAC veille à assurer aux Canadiens un accès abordable et continu aux aliments dont ils ont besoin, tout en maintenant des prix de marché équitables pour les agriculteurs. Le CPAC est situé dans la région de la capitale nationale et comptait 18 employés au 30 septembre 2014. Le CPAC, ne disposait pas d’une unité de ressources humaines (RH), mais avait conclu un protocole d’entente avec Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) pour ses activités de RH, y compris celles de la dotation. Le CPAC demeurait responsable des nominations effectuées au sein de l’organisation, même s’il faisait appel à un fournisseur de services en matière de dotation.

14.2 La vérification porte sur les activités de nomination du CPAC pour la période du 1er novembre 2012 au 31 octobre 2014. Dans le cadre de cette vérification, la Commission de la fonction publique (CFP) a réalisé des entrevues avec les membres de l’équipe des RH du fournisseur de services et un gestionnaire subdélégataire du CPAC. La CFP a également analysé la documentation pertinente et vérifié deux nominations découlant de processus annoncés et six, de processus non annoncés.

Observations sur la gestion des pouvoirs de nomination délégués

Attente de la CFP : La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. Par conséquent, la CFP s’attend à ce que l’organisation ait mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et accessible à l’échelle de l’organisation.

14.3 Au cours de la période visée par la vérification, nous avons constaté que l’administrateur général du CPAC avait mis en place une politique de subdélégation des pouvoirs en matière de RH ainsi que des lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocation, sur les processus de nomination non annoncés et sur les zones de sélection. Ces lignes directrices étaient accessibles aux quatre gestionnaires subdélégataires et aux autres employés

14.4 Nous avons également constaté que le CPAC n’avait pas établi d’instrument de subdélégation en matière de nomination et utilisait, en pratique, celui du fournisseur de services. Bien que de nombreux éléments de l’instrument du fournisseur de services soient transférables au CPAC, nous avons constaté que les niveaux de délégation précisés dans cet instrument ne correspondaient pas à l’organigramme du CPAC. De plus, cet instrument ne concernait que les employés occupant un poste au sein de l’organisation du fournisseur de services et ne mentionnait pas ceux du CPAC. Par conséquent, il n’a pas été possible de confirmer les pouvoirs de dotation qui s’appliquaient aux employés du CPAC alors qu’ils prenaient des décisions en la matière.

14.5 Tel qu’indiqué par les représentants du CPAC, pour se voir subdéléguer des pouvoirs à un certain niveau, une personne devait avoir suivi la formation nécessaire, reçu une lettre de subdélégation de l’administrateur général et signé cette lettre pour confirmer qu’elle acceptait les pouvoirs subdélégués.

14.6 Nous avons constaté que deux des quatre lettres de subdélégation n’avaient pas été datées au moment de la signature de l’administrateur général et des gestionnaires subdélégataires. Par conséquent, il n’a pas été possible de confirmer à quelle date les pouvoirs de nomination avaient été subdélégués à ces gestionnaires. De plus, l’un des quatre gestionnaires subdélégataires s’est vu subdéléguer des pouvoirs de nomination avant d’avoir terminé la formation sur la subdélégation des pouvoirs de dotation, ce qui ne répond pas aux exigences de l’administrateur général. Les représentants du CPAC nous ont informés que cette personne a, depuis, terminé la formation requise et qu’elle ne s’était pas prévalu de ses pouvoirs de nomination dans l’intervalle.

Recommandation 1 : L’administrateur général du CPAC devrait revoir son cadre de gestion de la subdélégation en dotation afin de s’assurer qu’il soit adapté aux besoins de son organisation, le communiquer à son fournisseur de services et veiller à ce que les conditions préalables de subdélégation soient respectées.

Attente de la CFP : Les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination ont été informées de leurs rôles et responsabilités et ont accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.

14.7 Les gestionnaires subdélégataires avaient accès aux outils et au soutien nécessaire pour s’acquitter de leurs obligations en matière de RH et avaient été informés de leurs rôles et responsabilités, à l’exception des pouvoirs de dotation subdélégués, au moment de la signature de l’entente de subdélégation avec l’administrateur général.

14.8 Nous avons de plus constaté que, grâce au protocole d’entente conclu avec le fournisseur de services, les gestionnaires subdélégataires du CPAC avaient accès à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.

Observations sur les nominations

Attente de la CFP : Les personnes nommées possèdent les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout exigées pour la nomination. Les exigences de la CFP et de l’organisation à l’égard des lignes directrices en matière de zone de sélection et des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés sont respectées.

14.9 Nous avons constaté que, pour les huit nominations vérifiées, le CPAC avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administrateur général. De plus, les nominations vérifiées respectaient les exigences des lignes directrices de la CFP et du CPAC sur les critères régissant l’utilisation de processus non annoncés.

14.10 Dans certains cas, nous avons noté que les exigences des lignes directrices de la CFP et de l’organisation sur la zone de sélection n’avaient pas été respectées. Dans un cas, la zone de sélection utilisée (Employés d’AAC qui occupent un poste dans la Région de la capitale nationale) ne comprenait pas le CPAC et, dans deux autres cas, l’avis de nomination intérimaire n’avait pas été affiché. En avril 2015, en réponse aux observations découlant de la vérification, le CPAC a affiché l’avis pour la nomination intérimaire qui était toujours en cours.

Recommandation 2 : L’administrateur général du CPAC devrait mettre en place des mécanismes de contrôle efficaces en collaboration avec son fournisseur de services afin de veiller à ce que les exigences des lignes directrices de la CFP et de l’organisation sur la zone de sélection soient respectées.

Attente de la CFP : La candidature des bénéficiaires de priorité est prise en considération avant que ne soit effectuée la nomination, et une autorisation en matière de priorité est obtenue avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.

14.11 Nous avons constaté que, pour les deux nominations où l’organisation était tenue de le faire, la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant la nomination, c.-à-d. un numéro d’autorisation en matière de priorité avait été obtenu de la CFP avant que les nominations n’aient été effectuées. Nous n’avons pas vérifié si le CPAC avait obtenu un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer les processus de nomination, car les deux nominations ont été effectuées avant que cette exigence ait été énoncée dans les Lignes directrices sur les nominations prioritaires de la CFP et sa directive connexe.

Réponse globale du Conseil des produits agricoles du Canada

Le Conseil des produits agricoles du Canada (CPAC) a analysé le rapport de vérification de la Commission de la fonction publique et est en accord avec les observations et les recommandations proposées.

Plus précisément, le CPAC appuie les constatations du rapport et les recommandations au sujet du cadre de gestion de la subdélégation de la dotation et de la zone de sélection. Un plan d’action a été établi par la direction du CPAC qui répondra aux observations et recommandations du rapport de vérification.

Mesures prises par la Commission de la fonction publique

Les organisations ayant fait l’objet d’une vérification de la Commission de la fonction publique (CFP) bénéficient des conseils et de l’assistance de celle-ci pour élaborer un plan d’action qui donne suite aux recommandations de la vérification. La CFP procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification, de la réponse de la direction de l’organisation et des mesures connexes que cette dernière a prises ou qu’elle prendra en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction du Conseil des produits agricoles du Canada et des mesures que l’organisation a prises ou s’est engagée à prendre en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification. La CFP s’attend à ce que l’administrateur général exerce une surveillance de la mise en œuvre du plan d’action organisationnel et elle peut demander un rapport de progrès du plan d’action. Elle peut fournir de l’aide, au besoin, pour sa mise en œuvre.

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