Rapports de vérification 2014-2015 : 13 - Vérification du Comité externe d’examen des griefs militaires
Conclusion de la vérification
Le premier objectif de cette vérification était de déterminer si les pouvoirs de nomination que la Commission de la fonction publique (CFP) a délégués à l’administrateur général du Comité externe d’examen des griefs militaires (CEEGM) ont été gérés adéquatement. Nous avons conclu que ces pouvoirs étaient gérés généralement de façon adéquate. Le CEEGM disposait d’un cadre de subdélégation accessible à toute l’organisation. Nous avons aussi constaté que les personnes auxquelles avait été attribué un rôle dans les processus de nomination étaient informées de leurs rôles et responsabilités et qu’elles avaient accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de ressources humaines pour s’en acquitter.
Le second objectif de la vérification était de déterminer si les nominations effectuées par le CEEGM respectaient la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, le Cadre de nomination de la CFP et ses propres lignes directrices organisationnelles du CEEGM quant au mérite et aux droits de priorité. Nous avons conclu que les nominations respectaient toutes ces exigences. Dans le cadre des cinq nominations vérifiées, le CEEGM a été en mesure de démontrer que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administrateur général. Par ailleurs, nous avons observé que la candidature de bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant que les nominations n’aient été effectuées.
Table des matières
Vérification du Comité externe d’examen des griefs militaires
13.1 Le Comité externe d’examen des griefs militaires (CEEGM) a été établi en 1998 et est un tribunal administratif indépendant qui relève du Parlement par l’entremise du ministre de la Défense nationale. Il a pour raison d’être d’assurer l’examen indépendant et externe des griefs des militaires. En date du 30 septembre 2014, le CEEGM comptait 35 employés.
13.2 La présente vérification porte sur les nominations du CEEGM pour la période du 1er novembre 2012 au 31 octobre 2014. Durant cette période, le CEEGM a procédé à cinq nominations. Dans le cadre de la vérification, la Commission de la fonction publique (CFP) a réalisé des entrevues avec les membres de l’équipe des ressources humaines (RH) et des gestionnaires subdélégataires ayant participé aux activités de nomination. La CFP a également analysé la documentation pertinente et vérifié la totalité des nominations.
Observations sur la gestion des pouvoirs de nomination délégués
Attente de la CFP : La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination aux administrateurs généraux qui, à leur tour, peuvent subdéléguer ces pouvoirs. Par conséquent, la CFP s’attend à ce que l’organisation ait mis en place un instrument de subdélégation qui soit bien géré et accessible à l’échelle de l’organisation.
13.3 Au cours de la période visée par la vérification, l’administrateur général a établi un cadre pour subdéléguer les pouvoirs de nomination aux gestionnaires et a précisé les modalités et conditions de subdélégation. L’instrument et la ligne directrice étaient accessibles aux gestionnaires subdélégataires, employés et agents négociateurs.
13.4 Comme il est indiqué dans l’instrument de subdélégation du CEEGM, pour se voir subdéléguer des pouvoirs à un certain niveau, une personne devait occuper un poste de gestion et avoir suivi la formation requise, reçu une lettre de subdélégation de l’administrateur général et signé cette lettre pour confirmer qu’elle acceptait les pouvoirs subdélégués.
13.5 Sept des huit gestionnaires subdélégataires avaient rempli les conditions de la subdélégation. Cependant, nous avons constaté qu’un individu avait reçu sa subdélégation avant de terminer la formation exigée par l’administrateur général. Cette personne a, depuis, terminé la formation.
13.6 De plus, nous avons constaté que, dans l’instrument et la ligne directrice de subdélégation du CEEGM, la description de certains pouvoirs exclusifs à la CFP (p.ex. le pouvoir d’enquêter un processus externe de dotation) ou encore exclusifs à l’administrateur général du CEEGM (p.ex. le pouvoir de subdéléguer et celui de limiter ou de révoquer une subdélégation) n’était pas alignée avec la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN). Cependant, nous avons observé que ces pouvoirs n’avaient pas été exercés durant la période visée par cette vérification. Le CEEGM s’est engagé à modifier son cadre de subdélégation en conséquence.
Attente de la CFP : Les personnes auxquelles a été attribué un rôle dans les processus de nomination ont été informées de leurs rôles et responsabilités et ont accès aux outils et au soutien nécessaire en matière de RH pour s’en acquitter.
13.7 Nous avons constaté que les rôles et responsabilités étaient définis, consignés et communiqués au moyen de divers outils, tels que l’instrument de subdélégation et les lignes directrices de l’organisation en matière de nomination.
13.8 Nous avons de plus constaté que les gestionnaires subdélégataires du CEEGM avaient accès à un conseiller en RH qui avait réussi l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination de la CFP. Cet examen vise à évaluer les connaissances sur tous les éléments du Cadre de nomination de la CFP (lignes directrices, délégation et responsabilisation) et le cadre législatif.
Observations sur les nominations
Attente de la CFP : Les personnes nommées possèdent les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout exigées pour la nomination. Les exigences de la CFP et de l’organisation à l’égard des lignes directrices en matière de zone de sélection et des critères régissant l’utilisation de processus non annoncés sont respectées.
13.9 Nous avons constaté que, pour les cinq nominations vérifiées, le CEEGM avait démontré que la personne nommée possédait les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout établies par l’administrateur général.
13.10 Nous avons également constaté que les nominations vérifiées respectaient les exigences des lignes directrices de la CFP et du CEEGM sur la zone de sélection et les critères régissant l’utilisation de processus non annoncés.
Attente de la CFP : La candidature des bénéficiaires de priorité est prise en considération avant que ne soit effectuée la nomination, et une autorisation en matière de priorité est obtenue avant de lancer un processus de nomination ou d’effectuer une nomination.
13.11 Nous avons constaté que, pour toutes les nominations, la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant la nomination, c.-à-d. un numéro d’autorisation en matière de priorité avait été obtenu de la CFP avant que les nominations n’aient été effectuées.
13.12 Pour ce qui est d’obtenir un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination, nous avons noté que le CEEGM avait formulé l’intention de prendre en considération la candidature de bénéficiaires de priorité en même temps qu’il proposait la nomination d’un candidat à partir d’un bassin existant, c.-à-d. au cas où il n’y aurait aucun bénéficiaire de priorité disponible et jugé qualifié. Cette observation identifie un besoin pour la CFP de clarifier ses attentes quant à la façon d’appliquer cette exigence des lignes directrices en la matière.
Réponse globale du Comité externe d’examen des griefs militaires
Le Comité externe d’examen des griefs militaires (CEEGM) est d’accord avec les conclusions du rapport. Le cadre de subdélégation du CEEGM a été modifié. Les pouvoirs exclusifs de la CFP et ceux de l‘administrateur général du CEEGM sont adéquatement décrits.
Mesures prises par la Commission de la fonction publique
La Commission de la fonction publique (CFP) procède à un examen systématique des renseignements contenus dans le rapport de vérification et de la réponse de la direction de l’organisation lors de la vérification. Cette démarche a pour but de permettre à la CFP de déterminer si elle doit prendre des mesures à l’égard de cette organisation. À la suite de cet examen, la CFP est satisfaite de la réponse de la direction du Comité externe d’examen des griefs militaires.
La Commission a également constaté que les observations découlant de la vérification mettent en lumière la nécessité de clarifier les attentes de la CFP quant au respect de l’exigence prévue par la directive concernant l’obtention d’un numéro d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination. Elle s’engage à donner suite à cette constatation.
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