Foire aux questions – formulaire de rétroaction et demandes de rétroaction additionnelle
1. La CFP examine-t-elle la rétroaction fournie par l'organisation d'embauche avant qu'elle soit transmise au bénéficiaire de priorité?
La CFP n'examine pas la rétroaction fournie par l'organisation d'embauche avant que le bénéficiaire de priorité ne l’ait reçue. S’il s’agit d’un poste pour une période indéterminée, les renseignements fournis dans le formulaire de rétroaction sont envoyés automatiquement et simultanément au bénéficiaire de priorité, à la Commission de la fonction publique (CFP) et à l'organisation d'attache, dans certains cas (lorsque le bénéficiaire est un fonctionnaire excédentaire ou a droit à une priorité de réintégration, appelé antérieurement « fonctionnaire excédentaire » ou « personne mise en disponibilité »). La rétroaction de l'organisation d'embauche soumise par l'intermédiaire du SGIP doit être considérée comme une communication directe avec le bénéficiaire de priorité.
2. Qui pourra voir la rétroaction sur le bénéficiaire de priorité?
Les parties qui auront accès à cette information sont la CFP, l'organisation d'embauche et le bénéficiaire de priorité ainsi que l'organisation d'attache, lorsque le bénéficiaire est un fonctionnaire excédentaire ou a droit à une priorité de réintégration (antérieurement « fonctionnaire excédentaire » ou « personne mise en disponibilité »).
3. Les demandes de rétroaction additionnelle doivent être soumises dans un délai de trois jours suivant la réception de la rétroaction de l'organisation d'embauche. Comment ce délai est-il calculé?
Le délai accordé est de trois jours ouvrables (à l’exclusion des weekends et des congés fériés). Il commence le premier jour ouvrable suivant la date à laquelle la rétroaction de l'organisation d'embauche a été envoyée au bénéficiaire de priorité. Par exemple, si la rétroaction est fournie un lundi, le délai de trois jours commence le mardi et prend fin le jeudi suivant.
4. Dans quelles circonstances et pour quelles raisons l'organisation d'attache peut-elle recevoir une copie de la rétroaction envoyée au bénéficiaire de priorité?
L'organisation d'attache recevra une copie de la rétroaction envoyée au bénéficiaire de priorité uniquement si le bénéficiaire est un fonctionnaire excédentaire ou a droit à une priorité de réintégration (antérieurement « fonctionnaires excédentaires » et « personnes mises en disponibilité »). La rétroaction est alors fournie à l'organisation d'attache pour la tenir au courant des activités consignées au dossier du bénéficiaire (réception d’une offre d'emploi raisonnable, par exemple).
5. Cette procédure s'applique-t-elle à tous les bénéficiaires de la priorité de réintégration?
Non. Elle s'applique uniquement aux personnes qui bénéficiaient antérieurement d'un droit de priorité à titre de fonctionnaires excédentaires ou de personnes mises en disponibilité et qui ont maintenant droit à une priorité de réintégration.
6. Comment les bénéficiaires de priorité sont-ils informés du résultat de la rétroaction?
Si l’activité de dotation vise un poste pour une période indéterminée, le SGIP envoie automatiquement un courriel au bénéficiaire de priorité pour l’informer du résultat de la rétroaction.
Si l’activité de dotation vise un poste pour une durée déterminée, il n’y a pas de courriel automatique du SGIP. Les organisations d'embauche continueront d’utiliser les moyens de communication habituels, comme le courrier électronique, pour fournir de la rétroaction aux bénéficiaires de priorité, tel que prévu à la section 1.5.6 du Guide sur les droits de priorité. La CFP s'attend aussi à ce que les organisations d'embauche répondent à toutes les demandes de rétroaction additionnelle lorsque le bénéficiaire est pris en considération à l’égard d’un poste pour une durée déterminée.
7. Puisque la rétroaction est envoyée directement au bénéficiaire de priorité et à l’organisation d'attache, l’organisation d'embauche doit-elle fournir sa rétroaction en format bilingue?
Les organisations doivent fournir la rétroaction dans la langue de correspondance choisie par le bénéficiaire de priorité. Pour déterminer la langue de choix du bénéficiaire, sélectionnez son nom dans le formulaire de rétroaction et utilisez le bouton « Consulter le dossier du bénéficiaire de priorité ». Vous trouverez son choix de langue de correspondance à la section Information sur le bénéficiaire de priorité.
8. Quels renseignements l’organisation d'embauche doit-elle inclure dans sa rétroaction sur le bénéficiaire de priorité?
La CFP s'attend à ce que l'organisation d'embauche précise pour quelle(s) raison(s) le bénéficiaire de priorité a (ou n'a pas) été retenu aux fins de nomination. L'organisation d'embauche doit nécessairement indiquer les critères de mérite auxquels le bénéficiaire n'a pas satisfait et à quelle étape du processus d'évaluation. Par exemple, si le bénéficiaire ne répondait pas à une qualification essentielle liée aux connaissances, il faudra indiquer cette qualification dans le rapport de rétroaction ainsi que l'outil d'évaluation utilisé pour déterminer que le bénéficiaire ne satisfaisait pas aux exigences liées aux connaissances.
Nota : Le code 7, « Aucune réponse du bénéficiaire de priorité dans le délai de réponse alloué » peut être utilisé chaque fois qu’un bénéficiaire de priorité n’a pas communiqué avec l’organisation d’embauche pour confirmer son intérêt à être pris en considération pour une possibilité d’emploi. Un commentaire doit aussi être ajouté, dans la langue de correspondance choisie par le bénéficiaire, mais il peut être réduit à une brève annotation indiquant que le bénéficiaire n’a pas communiqué avec l’organisation afin de confirmer son intérêt pour cette possibilité d’emploi.
9. Si le bénéficiaire de priorité n’est pas satisfait de la rétroaction fournie par l’organisation d’embauche, que peut-il faire?
Tout bénéficiaire de priorité dispose d’un délai de trois jours ouvrables pour communiquer avec l’organisation d’embauche et soumettre une demande de rétroaction additionnelle. Si les préoccupations concernant la rétroaction persistent, le bénéficiaire devrait d’abord demander des éclaircissements à l’organisation d’embauche et en informer la CFP dans les meilleurs délais. S’il reste des questions non résolues, la CFP pourra communiquer avec le bénéficiaire et (ou) avec l’organisation d’embauche.
10. Le bénéficiaire de priorité dispose de trois jours ouvrables après l’envoi de la rétroaction de l'organisation d'embauche pour soumettre une demande de rétroaction additionnelle. Comment la CFP saura-t-elle que le bénéficiaire a communiqué avec l'organisation d'embauche?
Le bénéficiaire de priorité, ou l'organisation d'attache dans certains cas, sont tenus d’informer le conseiller en droits de priorité de la CFP lorsqu’une demande de rétroaction additionnelle a été soumise à l'organisation d'embauche.
11. Que se passe-t-il si un bénéficiaire de priorité soumet une demande de rétroaction additionnelle après le délai de trois jours ouvrables?
Le bénéficiaire de priorité peut soumettre une demande de rétroaction additionnelle à l'organisation d'embauche à tout moment, tant qu’une nomination n’a pas été effectuée, même après l’obtention d’un numéro d’autorisation en matière de priorité. L'organisation d’embauche doit alors fournir au bénéficiaire la rétroaction additionnelle demandée et ne peut procéder à une nomination avant que la CFP soit satisfaite de la réponse fournie. Dans certains cas, la CFP pourra suspendre le numéro d'autorisation.
12. Dans quelles circonstances la CFP peut-elle suspendre un numéro d’autorisation en matière de priorité?
Le numéro d’autorisation en matière de priorité peut être suspendu lorsque la CFP est informée d'une préoccupation justifiant un examen plus approfondi. La suspension peut survenir uniquement si le numéro d’autorisation en matière de priorité a déjà été émis. Lorsqu’elle sera convaincue que la préoccupation a été réglée de façon appropriée, la CFP émettra de nouveau le numéro d'autorisation en matière de priorité et avisera l'organisation d'embauche qu'elle peut poursuivre le processus de nomination. Tant que le numéro d'autorisation en matière de priorité n'aura pas été émis de nouveau, l'organisation d'embauche ne sera pas autorisée à effectuer une nomination à ce poste.
13. Si le bénéficiaire de priorité n'est pas satisfait de la rétroaction reçue, quelles mesures l’organisation d'embauche doit-elle prendre?
L'organisation d'embauche doit communiquer dans les meilleurs délais avec le bénéficiaire de priorité, surtout lorsque son droit de priorité est valide pour une période limitée seulement. Quand le bénéficiaire sera satisfait de la rétroaction fournie, l’organisation d’embauche devra soumettre à nouveau la version modifiée du Formulaire de rétroaction.
14. Quel type de rétroaction additionnelle le bénéficiaire de priorité peut-il demander à l’organisation d'embauche?
Voici quelques exemples des demandes de rétroaction additionnelle qui peuvent être soumises à l’organisation d'embauche :
- Pourquoi un autre bénéficiaire a-t-il été choisi pour cette nomination alors que le bénéficiaire de priorité était qualifié?
- Demande de détails supplémentaires sur les raisons pour lesquelles le bénéficiaire de priorité n'est plus pris en considération;
- Demande de renseignements complémentaires sur les outils d'évaluation utilisés pour évaluer le bénéficiaire.
15. Dans quelles circonstances la CFP peut-elle décider de mettre en attente une demande d'autorisation de priorité?
La CFP peut décider de mettre en attente une demande d'autorisation de priorité lorsqu'un bénéficiaire de priorité l’informe qu'il a soumis une demande de rétroaction additionnelle à l'organisation d'embauche. Si la demande d'autorisation est mise en attente, la CFP déterminera s’il y a lieu d’émettre le numéro d’autorisation en matière de priorité, une fois que l'organisation d'embauche aura fourni la rétroaction additionnelle demandée, par l'intermédiaire du SGIP.
16. Quand la CFP émettra-t-elle le numéro d’autorisation en matière de priorité?
La CFP émet le numéro d’autorisation en matière de priorité lorsque toutes les conditions suivantes sont satisfaites :
- Le délai de trois jours ouvrables alloué pour soumettre un demande de rétroaction additionnelle est terminé
- La CFP est satisfaite de la rétroaction fournie au bénéficiaire de priorité par l'organisation d'embauche, y compris dans les cas où le bénéficiaire n’a pas accepté la rétroaction fournie ou n’en était pas satisfait
- Tous les bénéficiaires de priorité qui ont postulé directement ont été pris en considération de façon appropriée
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