Archivée - Lignes directrices de la Commission de la fonction publique en matière de nomination
Introduction
La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) constitue une loi habilitante, qui permet d'adapter le processus de nomination de la fonction publique et d'en augmenter l'efficience. Les gestionnaires doivent exercer un jugement sûr dans leur prise de décision en matière de nomination. Ils peuvent choisir la personne qui satisfait non seulement aux exigences du poste, mais aussi qui répond le mieux aux besoins actuels et futurs de l'organisation. La LEFP donnera également aux administrateurs généraux et aux administratrices générales une plus grande latitude pour adapter le processus de nomination aux besoins de leur organisation et offrir des services de grande qualité au public.
La Commission de la fonction publique (CFP) a élaboré ce cadre de lignes directrices élargi en s'attendant à ce que les administrateurs généraux et les administratrices générales entreprennent la planification des ressources humaines (RH), y compris les stratégies de dotation au sein de leur organisation, conformément à la politique de l'Employeur. Il est indispensable d'associer la planification des RH, la planification organisationnelle et celle des activités pour que les gestionnaires puissent prendre rapidement des décisions en matière de nomination qui soient conformes aux valeurs régissant les nominations.
Les valeurs fondamentales que sont le mérite et l'impartialité demeurent les pierres angulaires des nominations à et au sein de la fonction publique menant à une fonction publique qui est représentative, capable de servir la population avec intégrité et dans la langue officielle de son choix. De plus, les valeurs directrices de la CFP en matière de nomination que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité serviront de guide aux gestionnaires pour prendre des décisions en matière de nomination à l'intérieur d'un système où les pouvoirs peuvent être subdélégués au plus bas niveau décisionnel. Cette approche repose sur un cadre de responsabilisation visant à préserver l'intégrité du système de nomination.
Dans le système de nomination de la fonction publique canadienne :
Justice
- Les décisions sont prises de façon objective, exemptes d'influence politique et de favoritisme personnel, et les lignes directrices et pratiques témoignent d'un juste traitement des personnes.
- Dans le cadre d'un processus de nomination, les personnes ont le droit d'être évaluées dans la ou les langues officielles de leur choix.
Transparence
- Les renseignements concernant les stratégies, les décisions, les lignes directrices et les pratiques sont communiqués ouvertement et en temps opportun.
Accessibilité
- Les personnes de partout au pays ont la possibilité de poser leur candidature en vue d'un emploi dans la fonction publique, et ce, dans la ou les langues officielles de leur choix, et d'être pris en considération pour ce poste.
Représentativité
- Les processus de nomination sont menés de façon objective et ne créent pas d'obstacles systémiques afin que la fonction publique soit représentative de la population canadienne qu'elle dessert.
Ces valeurs sont inhérentes à la LEFP, notamment à son préambule. De plus, elles sont compatibles avec le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Le code fait mention du système de nomination sous la rubrique Valeurs liées aux personnes. On y précise que le principe du mérite est à la base des décisions de nomination dans la fonction publique et que les valeurs de la fonction publique devraient jouer un rôle de premier plan dans le recrutement, l'évaluation et la promotion. Le code énumère également des mesures pour éviter les situations de conflit d'intérêts, par exemple : « Au cours de la prise de décision liée au processus de dotation, les fonctionnaires doivent s'assurer qu'ils n'accordent aucun traitement de faveur ni aucune aide aux membres de leur famille ou à leurs amis. »1
Les lignes directrices de la Commission ont pour but :
- d'appuyer la réalisation d'une fonction publique compétente, impartiale, représentative et inclusive, dont les membres proviennent de partout au pays, témoignent de la diversité et de la dualité linguistique de la population canadienne, et sont représentatifs de la population qu'ils servent;
- de favoriser la confiance dans les décisions relatives aux nominations et dans l'intégrité du système de nomination;
- de préconiser une culture de communication ouverte dans laquelle, grâce à un dialogue efficace, il sera possible de traiter de questions et de préoccupations dans un climat de respect tout au long du processus de nomination;
- de favoriser un milieu de travail sain, où il est possible de corriger à temps les erreurs et les méprises et de réduire le nombre de recours officiels.
Sauf indication contraire dans des lignes directrices distinctes, les Lignes directrices en matière de nomination de la Commission de la fonction publique s'appliquent à toutes les nominations effectuées dans la fonction publique en vertu de la LEFP, y compris les nominations à des postes du groupe de la direction et équivalents.
Les présentes lignes directrices en matière de nomination ont été élaborées en vertu du paragraphe 29(3) de la LEFP, qui confère à la CFP le pouvoir d'établir des lignes directrices sur la façon de faire et de révoquer les nominations et de prendre des mesures correctives. Elles comprennent un certain nombre de lignes directrices portant sur des sujets donnés correspondant à des points de décision clés du processus de nomination et elles devraient être lues en parallèle avec le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP). Il existe aussi un certain nombre de décrets d'exemption (en cours d'élaboration) qui excluent certaines nominations de l'application de la LEFP ou de certaines de ses dispositions et, en conséquence, de celle de certaines des lignes directrices ou de leur ensemble.
Chacune des lignes directrices est présentée dans un format normalisé, précisé ci-dessous et dans lequel une courte explication est donnée pour chaque section.
L'énoncé des lignes directrices précise les attentes ou les intentions de la Commission par rapport au sujet des lignes directrices.
Les administrateurs généraux et les administratrices générales sont tenus d'exercer les pouvoirs de nomination qui leur sont délégués conformément à l'énoncé de chacune des lignes directrices.
L'objectif des lignes directrices établit le but que la Commission s'attend à réaliser par rapport au sujet particulier des lignes directrices. Celui-ci sera lié principalement aux valeurs de nomination et aux valeurs et aux principes prévus dans la Loi, notamment dans le préambule. L'objectif guide les administrateurs généraux et les administratrices générales.
Les exigences des lignes directrices sont contraignantes. Parallèlement à l'énoncé des lignes directrices, elles servent de fondement à l'élaboration de mesures et d'indicateurs de responsabilisation pour évaluer comment les administrateurs généraux et les administratrices générales exercent les pouvoirs qui leur sont délégués.
Les administrateurs généraux et les administratrices générales qui exercent des pouvoirs de nomination délégués seront responsables du respect des exigences particulières de chacune des lignes directrices.
Les administrateurs généraux et les administratrices générales devraient considérer la nécessité ou non d'élaborer des lignes directrices ou des guides concernant n'importe quelle étape du processus de nomination. Toutefois, dans le cas de la zone de sélection et des mesures correctives et révocations, la Commission exige qu'ils et elles élaborent des lignes directrices organisationnelles. Ils et elles sont en outre fortement invités à faire participer les représentants syndicaux ou les représentantes syndicales et les membres du personnel non représentés à l'élaboration des lignes directrices organisationnelles.
Le système de nomination de la fonction publique est régi par un éventail de lois et de lignes directrices que les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent respecter lorsqu'ils et elles prennent des décisions en matière de nomination. Chacune des lignes directrices établit les exigences pertinentes qui la concerne.
En plus d'être soumises à la LEFP, les nominations dans la fonction publique sont régies notamment par :
- la Loi canadienne sur les droits de la personne, qui établit quels types de discrimination sont considérés contraires à la loi et qui permet la mise sur pied de programmes pour pallier les désavantages;
- la Loi sur l'équité en matière d'emploi, qui fixe les principes clés sur la représentativité et les obligations du Conseil du Trésor, de la Commission de la fonction publique (la Commission), des ministères et des organismes;
- la Loi sur les langues officielles, qui définit les grands principes de la représentativité, les exigences linguistiques des postes, les exigences à l'égard du service dans les deux langues officielles et les droits linguistiques des personnes;
- la Charte canadienne des droits et libertés, qui garantit des droits essentiels comme l'égalité devant la loi et la mobilité;
- le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.
La LEFP confère à la CFP le pouvoir de faire des nominations internes et externes à la fonction publique, pouvoir qu'elle peut ensuite déléguer aux administrateurs généraux et aux administratrices générales. L'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) énonce les pouvoirs particuliers qui sont délégués officiellement par la Commission aux administrateurs généraux et aux administratrices générales, ainsi que les conditions de délégation applicables. L'IDRN stipule également la manière dont les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent rendre compte de l'usage qu'ils et elles font de ces pouvoirs à la Commission, qui devra à son tour en rendre compte au Parlement. Dans les cas où la Commission aura déterminé que les conditions de délégation n'auront pas été respectées, elle aura le pouvoir de prendre des mesures correctives. Celles-ci pourront prendre la forme de conditions supplémentaires, de limitations ou de la révocation, complète ou partielle, des pouvoirs délégués.
La surveillance active des systèmes de nomination permet aux administrateurs généraux et aux administratrices générales de définir, de gérer et d'atténuer systématiquement les risques en matière de nomination. Elle permet aussi de déterminer si les exigences des lignes directrices de la Commission et les attentes établies dans le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD) sont respectées dans leur organisation. Le CRGD constitue l'un des nombreux mécanismes, y compris la vérification, sur lesquels s'appuie la politique de responsabilisation élaborée par la Commission en vue de rendre les administrateurs généraux et les administratrices générales responsables de l'exercice des pouvoirs qui leur sont délégués. En vertu de la politique de la Commission en matière de responsabilisation et du CRGD, les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent rendre compte de leur rendement dans l'exercice de l'autorité qui leur est déléguée.
La LEFP donne à la Commission le pouvoir de mener des vérifications sur toute question relevant de sa compétence et de vérifier l'exercice, par les administrateurs généraux et les administratrices générales, de leur pouvoir d'établir les qualifications essentielles et celles qui constituent un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels. La CFP peut également formuler des recommandations à l'intention des administrateurs généraux et des administratrices générales. La Commission travaillera de concert avec eux et elles et veillera à ce que leur personnel comprenne que la Commission a droit à un accès rapide à l'information et au personnel.
Le maintien de renseignements justes sur le système de nomination dans son ensemble et sur les mesures de nomination individuelles dans l'organisation est indispensable pour satisfaire aux exigences de la CFP en matière de surveillance et de vérification. Ces renseignements permettent aux administrateurs généraux et aux administratrices générales de donner une représentation objective et fiable de leurs activités, conformément à la LEFP, aux lignes directrices et aux exigences en matière de délégation et de responsabilisation de la Commission.
Canada. Secrétariat du Conseil du Trésor. Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Ottawa, 2003. [Retourner]
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