Archivée - Série d'orientation - Pratiques exemplaires en matière d'enquêtes

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Loi et lignes directrices
• 3. But de l'enquête
• 4. Pour commencer
  • 4.1 Choisir un enquêteur ou une enquêteuse
  • 4.2 Établir le mandat de l'enquêteur ou l'enquêteuse ou le cadre de référence de l'enquête
  • 4.3 Ouverture d'un dossier d'enquête
  • 4.4 Revoir l'information disponible
  • 4.5 Préparer le plan d'enquête
• 5. Méthodes d'enquête
  • 5.1 Entrevues
  • 5.2 Rencontre
  • 5.3 Présentations écrites
• 6. Principes de l'équité procédurale
• 7. Rapport d'enquête
• 8. Conclusion
• 9. Ressources documentaires

Annexe 1 Rapport du groupe de travail sur les enquêtes relevant des

1. Introduction

Depuis l'entrée en vigueur de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), les administrateurs généraux et les administratrices générales ont, pour la première fois, le pouvoir de révoquer les nominations internes qu'ils ou elles ont faites ou de prendre des mesures correctives. Ils et elles peuvent faire ces révocations quand, après enquête, ils ou elles sont convaincus qu'une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a pu avoir une incidence sur la sélection d'une personne pour fins de nomination.

Le présent document a pour objectif d'énoncer des pratiques exemplaires en matière d'enquêtes relatives à des questions de dotation.

Les organisations savent déjà comment faire des enquêtes dans un certain nombre de domaines relevant de la compétences de l'administratrice générale ou l'administrateur général. Dans le domaine des ressources humaines par exemple, les organisations ont déjà fait des enquêtes sur des accusations d'inconduite présumées, des griefs, des plaintes de harcèlement et des plaintes relatives à des allégations de conflits d'intérêts. Cependant, le fait d'enquêter au sujet des plaintes et des appels relatifs aux décisions en matière de dotation a toujours relevé de la seule compétence de la Commission de la fonction publique (la Commission) jusqu'à l'entrée en vigueur de la nouvelle LEFP. Ce document fait connaître des pratiques exemplaires que la Commission a élaborées en se basant sur son expérience des enquêtes sur les plaintes relatives à la dotation.

Le document aidera l'administrateur général ou l'administratrice générale à déterminer comment faire enquête sur un problème relatif à la dotation. Il ne se penche pas sur la question de savoir si un administrateur général ou une administratrice générale devrait ou ne devrait pas enquêter sur une erreur ou une omission ou une conduite irrégulière possible dans un processus de nomination, ni de savoir si un ou une fonctionnaire pourrait vouloir porter l'affaire à l'attention de l'administrateur général ou de l'administratrice générale. L'annexe 1 ci-jointe est le Rapport du groupe de travail sur les enquêtes qui relèvent de l'administrateur général ou de l'administratrice générale. On y énumère un certain nombre d'éléments à prendre en compte pour décider si une enquête est justifiée.

La référence à l'administrateur général ou à l'administratrice générale dans ce document désigne aussi toute personne à qui l'administrateur général ou l'administratrice générale a délégué le pouvoir de prendre des décisions relativement aux enquêtes ou aux mesures correctives. À noter que l'administrateur général ou l'administratrice générale ne peut déléguer la décision de révoquer une nomination.

2. Loi et lignes directrices

La nouvelle LEFP ne fait qu'une seule référence directe aux enquêtes faites par l'administrateur général ou l'administratrice générale. Le paragraphe 15. (3) indique ce qui suit :

Ainsi la seule exigence légale est qu'une enquête ait lieu. L'étendue et le degré de formalité de l'enquête dépendront de la nature de l'erreur, de l'omission ou de la conduite irrégulière faisant l'objet de l'enquête.

Les Lignes directrices de la CFP en matière de révocation et de mesures correctives exigent que les administrateurs généraux et les administratrices générales établissent des lignes directrices organisationnelles dans le domaine. À tout le moins, les lignes directrices organisationnelles doivent comprendre l'exigence suivante : on doit offrir aux personnes, dont la nomination est affectée, la possibilité d'être entendues avant de décider de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination. Pour ce qui est de la révocation d'une nomination, les lignes directrices prévoient d'autres exigences.

À noter que l'exigence à l'égard de l'équité procédurale (possibilité d'être entendu) s'applique à la décision de l'administrateur général ou de l'administratrice générale de prendre des mesures correctives ou de révoquer la nomination. La loi prévoit qu'une personne dont la nomination est révoquée par un administrateur général ou une administratrice générale peut faire une plainte au Tribunal de la dotation de la fonction publique à l'effet que la révocation était déraisonnable. Elle aura alors une possibilité d'être entendue par une tierce partie neutre dans un contexte quasi-judiciaire.

3. But de l'enquête

L'enquête a pour but de trouver des faits sur lesquels l'administrateur général ou l'administratrice générale se basera pour décider si une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a eu une incidence sur qui a été choisi pour fins de nomination. Si l'enquêteur ou l'enquêteuse constate qu'une telle erreur s'est produite, il peut avoir à jouer un rôle supplémentaire, à savoir de recommander à l'administrateur général ou à l'administratrice générale les mesures correctives appropriées. Cependant, cette recommandation ne se ferait qu'à la demande précise de l'administrateur général ou de l'administratrice générale en fonction des circonstances particulières du cas.

4. Pour commencer

La façon dont une enquête est menée dépend beaucoup de la question qui a été portée à l'attention de l'administrateur général ou de l'administratrice générale. Si une information reçue indique que certaines des qualifications essentielles n'ont pas été évaluées, l'enquête peut se résumer à un bref appel téléphonique au gestionnaire ou à la gestionnaire ou encore un examen du dossier afin de confirmer ce qui a été évalué. La confirmation que l'évaluation de certaines qualifications essentielles n'a pas été faite pourrait donner lieu à un bref rapport soumis à l'administrateur général ou à l'administratrice générale corroborant ce fait. Si ce dernier ou cette dernière le lui demande, l'enquêteur ou l'enquêteuse pourrait recommander, comme mesure corrective, que les qualifications essentielles soient évaluées. Dans ce cas, l'enquête sera conduite de façon plutôt informelle. En décidant des mesures correctives appropriées, l'administrateur général ou l'administratrice générale devra informer les personnes concernées des mesures proposées et de la façon dont elles seront appliquées. Une approche plus structurée pourrait être nécessaire en fonction de la complexité de la situation.

Durant l'enquête, on doit garder à l'esprit les deux points suivants. Le premier est que l'enquête doit être menée dans la ou les langues officielles de préférence des personnes consultées. Il faudrait également porter attention à toute demande de mesure d'adaptation que peuvent formuler ces personnes.

4.1 Choisir un enquêteur ou une enquêteuse

Les personnes choisies pour enquêter sur un processus de nomination peuvent provenir de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation. Le choix d'un enquêteur ou d'une enquêteuse peut varier en fonction de la nature de l'enquête. À titre d'exemple, si le problème est simple, l'administrateur général ou l'administratrice générale peut le confier à un conseiller ou une conseillère en ressources humaines qui n'a pas participé au processus. Si, par contre, l'enquête porte sur des allégations complexes ou délicates, l'administrateur général ou l'administratrice générale pourrait vouloir retenir les services d'un enquêteur ou une enquêteuse de l'extérieur qui n'a aucun lien antérieur avec l'organisation. Dans chaque cas, le rôle de l'enquêteur ou de l'enquêteuse est alors d'obtenir les faits afin de permettre à l'administrateur général ou à l'administratrice générale de prendre une décision éclairée.

Voici une liste de certains attributs qu'un administrateur général ou une administratrice générale peut prendre en compte en décidant qui mènera l'enquête :

• rigueur
• tact
• discrétion
• jugement
• respect des autres
• capacité de manipuler de l'information délicate
• expérience dans la conduite d'enquêtes
• connaissance des principes de l'équité procédurale
• connaissance des techniques d'enquête
• capacité de déterminer les questions et les faits importants
• capacité d'analyser les faits
• communication verbale efficace
• capacité de rédiger clairement et de manière concise
• compétence dans les langues officielles

L'enquêteuse ou l'enquêteur choisi doit pouvoir exécuter l'enquête de manière juste et objective. Cela signifie qu'elle ou qu'il ne doit pas avoir d'intérêt personnel dans la question et doit pouvoir rechercher les faits sans prendre parti dans le conflit. À titre d'exemple, il est recommandé que l'enquêteuse ou l'enquêteur choisi n'ait pas participé au processus de nomination visé, ni n'ait de liens familiaux, personnels ou sociaux avec aucune des personnes en cause. L'enquêteur ou l'enquêteuse ne doit pas avoir exprimé d'opinion en public sur la situation, ni avoir démontré de favoritisme ou d'hostilité envers l'une ou l'autre des personnes en cause.

4.2 Établir le mandat de l'enquêteur ou l'enquêteuse ou le cadre de référence de l'enquête

L'administrateur général ou l'administratrice générale devrait établir un mandat pour l'enquêteur ou l'enquêteuse afin de s'assurer qu'ils ont tous deux la même compréhension du motif de l'enquête. À titre d'exemple, si l'administrateur général ou l'administratrice générale a des raisons de croire que toutes les qualifications essentielles n'ont pas été évaluées au cours du processus de nomination, le mandat donné à l'enquêteur ou à l'enquêteuse pourrait être d' « examiner si toutes les qualifications essentielles ont été évaluées ».

Établir le cadre de référence de l'enquête

Voici d'autres éléments à prendre en compte dans le cadre de l'enquête :

• Documents examiner : par exemple, la LEFP, le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), les lignes directrices de la CFP, les lignes directrices organisationnelles, et les normes de qualification pertinentes.
• Méthode d'enquête : l'administrateur général ou l'administratrice générale pourrait vouloir spécifier que l'enquête doit se faire au moyen d'entrevues, par écrit ou par quelque autre méthode.
• Autorisation : l'administrateur général ou l'administratrice générale pourrait exiger que l'enquêteur ou l'enquêteuse demande l'autorisation de faire des entrevues ou des rencontres, de recueillir des documents et d'utiliser les locaux de l'organisation.
• Examen de l'information fournie : on pourrait mentionner que toute personne qui a fourni de l'information aura la possibilité de revoir le compte rendu fait propos de cette information et de faire des commentaires quant son exactitude.
• Demande de rapport : l'administrateur général ou l'administratrice générale pourrait vouloir recevoir un rapport des constatations.
• Examen du rapport : l'administrateur général ou l'administratrice générale pourrait vouloir revoir une copie du rapport avant la finalisation de celui-ci.
• Demande de dossier : en fonction de la complexité du cas, l'administrateur général ou l'administratrice générale pourrait demander que des notes soient prises et que tous les documents pertinents soient conservés en dossier, et ce, afin qu'ils puissent lui être envoyés lors de la conclusion de l'enquête.
• Calendrier de l'enquête.

4.3 Ouverture d'un dossier d'enquête

Dans bon nombre de cas, c'est une bonne pratique de conserver en dossier tous les documents et les enregistrements des conversations pertinents à l'enquête. Cette information sera utile dans la préparation d'un rapport d'enquête (s'il y a lieu). Il peut y avoir des cas très simples où l'enquêteur ou l'enquêteuse peut revoir le dossier du processus de nomination ou parler au ou à la gestionnaire et compléter son enquête sur-le-champ, mais dans de nombreux cas, les faits ne pourront être établis aussi aisément et il faudra pour ce faire, recourir à plusieurs entrevues et rencontres. C'est pourquoi il est recommandé d'avoir un dossier d'enquête.

Ce dossier est un dossier du gouvernement; il est donc assujetti à la fois à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l'accès à l'information. Une personne au sujet de laquelle un enquêteur ou une enquêteuse recueille de l'information a le droit d'avoir accès à l'information la concernant. Le dossier fera également l'objet de mesures de conservation selon les exigences de l'organisation.

4.4 Revoir l'information disponible

Avant de commencer l'enquête, l'enquêteur ou l'enquêteuse devrait examiner toute l'information disponible. Celle-ci peut être contenue dans une lettre d'une partie intéressée qui a demandé que l'administrateur général/l'administratrice générale mène une enquête. Il peut s'agir d'un rapport de vérification, d'information provenant de la haute direction ou d'information recueillie par la personne qui a décidé qu'une enquête devrait être menée. Il est impératif que l'enquêteur ou l'enquêteuse comprenne les enjeux en question afin de déterminer sur quoi il ou elle doit enquêter. Si les problèmes ne sont pas clairs, l'enquêteur ou l'enquêteuse pourrait avoir à retourner à la source (par exemple, la personne qui a fait la vérification, la personne qui a demandé qu'une enquête soit faite) pour fins de clarification. Il ou elle peut alors obtenir de l'information additionnelle déjà disponible, telle que les documents d'évaluation, l'énoncé des critères de mérite ou l'annonce du processus de nomination.

4.5 Préparer le plan d'enquête

Les caractéristiques ci-après font partie d'un bon plan d'enquête :

• Détermination du ou des enjeux
  • Quelle est l'erreur, l'omission ou la conduite irrégulière alléguée?
  • Quels sont les points litigieux?

• Application de la Loi, du Règlement, des lignes directrices de la CFP, des lignes directrices organisationnelle
  • Quelles articles de la Loi et du Règlement sont pertinents à l'enjeu?
  • Quelles lignes directrices s'appliquent?
• Détermination de l'information dont on a besoin
  • Quels documents ou dossiers doivent être examinés?
  • Quelles personnes faut-il interviewer?
  • Y a-t-il d'autres documents ou directives pertinents?
• Élaboration des questions requises pour obtenir l'information
  • Quelles questions doit-on répondre afin de trouver les faits?
• Détermination de l'ordre dans lequel l'information devrait être obtenue
  • Certains documents devrait-ils être examinés avant d'interroger des personnes?
• Détermination de la méthode d'enquête
  • Quelle serait la meilleure méthode pour obtenir l'information, étant donné les circonstances de l'affaire?

5. Méthodes d'enquête

5.1 Entrevues

L'entrevue est une méthode d'enquête selon laquelle l'enquêteur ou l'enquêteuse rencontre individuellement toute personne qui peut lui fournir de l'information pertinente par rapport à l'enjeu ou aux enjeux. Parmi les personnes à interviewer, il peut y avoir les membres du comité d'évaluation, le ou la gestionnaire, les personnes concernées, le conseiller ou la conseillère en ressources humaines, la personne qui a porté l'affaire à l'attention de l'administrateur général ou de l'administratrice générale et d'autres personnes qui ont une connaissance directe du ou des problèmes.

Si le cas est complexe, un énoncé écrit de l'enjeu ou des enjeux peut être envoyé aux personnes à interviewer en faisant état du contexte et des questions auxquelles il faudra répondre dans le cadre de l'enquête. Les entrevues sont généralement menées sur les lieux de travail ou dans des lieux mutuellement acceptables.

5.2 Rencontre

Une rencontre est une méthode d'enquête grâce à laquelle les personnes touchées par l'affaire se rencontrent afin de présenter l'information et leurs points de vue sur le ou les enjeux faisant l'objet de l'enquête. La rencontre peut se faire en personne, par téléconférence ou vidéoconférence ou selon une combinaison de ces moyens. Elle fournit aux personnes l'occasion d'être entendues et leur permet d'expliquer ce qu'elles ont fait concernant l'affaire. Les personnes qui pourraient être invitées à assister à la rencontre sont les membres du comité d'évaluation, le ou la gestionnaire, les personnes concernées, le conseiller ou la conseillère en ressources humaines et d'autres personnes qui ont une connaissance directe de l'affaire.

5.3 Présentations écrites

L'enquête peut être menée au moyen de présentations écrites. Ce peut être une méthode utile si les personnes en cause sont de diverses régions géographiques, quand il n'y a qu'un point à discuter ou quand les personnes s'entendent sur la plupart des faits.

L'enquêteur ou l'enquêteuse écrirait à ces personnes en leur exposant la nature de l'enquête et les questions à régler. L'enquêteur ou l'enquêteuse inviterait ensuite ces personnes à faire des commentaires ou leur poser des questions spécifiques. Un inconvénient de cette méthode est que l'information présentée par écrit pourrait ne pas être claire. Dans ce cas, l'enquêteur ou l'enquêteuse peut juger nécessaire de faire un suivi pour clarifier les choses.

6. Principes de l'équité procédurale

La Cour suprême du Canada a décrété que la personne qui a à prendre une décision de nature administrative a l'obligation d'agir de manière juste quand la décision prise aura des conséquences sérieuses pour les personnes concernées. Ainsi, l'administratrice générale ou l'administrateur général est obligé d'agir avec justice et de respecter les principes de l'équité procédurale lorsqu'elle ou qu'il décide de prendre des mesures correctives ou de révoquer une nomination. L'enquêteur ou l'enquêteuse peut aussi avoir l'obligation d'agir de manière juste, et l'ampleur de cette obligation dépend de la nature de l'enquête et de son incidence sur les personnes concernées.

Le passage ci-après d'une décision plus récente de la Cour suprême du Canada concernant l'affaire Baker c. Canada (Ministre de Citoyenneté et Immigration), [1999] 2 R.C.S. 817 jette plus de lumière sur les principes de l'équité procédurale :

L'administrateur général ou l'administratrice générale devra prendre sa décision d'une manière respectant l'équité procédurale et elle ou il sera tenu d'adopter un niveau d'équité procédurale plus élevé encore dans une affaire résultant d'une révocation de nomination que dans une affaire concernant une mesure corrective.

Quel effet l'exigence pour un administrateur général ou une administratrice générale d'agir selon une procédure équitable peut-elle avoir sur la conduite de l'enquête? La réponse semblerait dépendre de la nature du problème en cause. Le devoir d'agir selon une procédure équitable suppose, par exemple, de donner au ou à la fonctionnaire dont la nomination est contestée la possibilité d'examiner la preuve relative à sa nomination et de lui fournir l'occasion de présenter sa preuve et ses arguments relativement à sa nomination.

7. Le rapport d'enquête

Dans la plupart des cas, l'enquêteur ou l'enquêteuse se verra probablement demander de fournir un rapport à l'administrateur général ou à l'administratrice générale. Le rapport d'enquête est un rapport écrit sur le ou les enjeux soulevés, les constatations, l'analyse et les conclusions de l'enquêteur ou de l'enquêteuse. Le rapport devrait être rédigé clairement et présenter une description logique de l'information obtenue et des conclusions justifiées.

Voici d'autres aspects importants d'un bon rapport :

• il atteint son but en répondant aux questions qui étaient exposées dans le mandat de l'enquêteur ou de l'enquêteuse;
• il est conçu de manière répondre aux besoins de la personne qui doit décider;
• il est rigoureux - le décideur ou la décideuse doit pouvoir se fier aux faits présentés dans le rapport, et ces faits doivent être fondés sur les preuves au dossier;
• le rapport est clair et rédigé dans une langue qui sera comprise par les décideurs et d'autres lecteurs; le ton doit être neutre;
• le rapport est concis et véhicule toute l'information nécessaire mais pas plus; l'enquêteur ou l'enquêteuse ne traite que des enjeux décrits dans son mandat;
• le rapport est structuré de manière telle que l'information puisse être retrouvée facilement. On y trouve, par exemple, des sections établissant clairement le mandat d'enquêter, le contexte, les enjeux, les constatations, l'analyse et les conclusions.

Voici certaines des pratiques exemplaires suggérées aux enquêteurs et enquêteuses :

• avant de présenter un rapport, mettez-le de côté pour un jour ou deux puis relisez-le nouveau – cela vous permettra d'avoir une opinion plus claire sur les changements qui doivent être apportés;
• demandez-vous si quelqu'un qui n'est pas familier avec la situation pourrait comprendre facilement le rapport;
• lorsque vous relisez le rapport, assurez-vous qu'il est cohérent, non répétitif et que l'information se trouve là où elle devrait être;
• assurez-vous que le rapport correspond au mandat confié.

S'il est probable que le résultat final soit la révocation, l'enquêteur ou l'enquêteuse devra se conformer aux règles de l'équité procédurale. L'enquêteur ou l'enquêteuse doit s'assurer que l'information pertinente rassemblée durant l'enquête est communiquée à la personne nommée et au représentant ou à la représentante de l'organisation. Cela peut se faire au moyen d'un rapport préliminaire sur le dossier dans lequel on retrouve les points en litige, les faits et l'information recueillis durant l'enquête où les destinataires sont invités à faire leurs commentaires par écrit. Tout changement apporté suite à ces commentaires sera communiqué à toutes les personnes concernées. L'enquêteur ou l'enquêteuse analysera ensuite l'information et les commentaires reçus et en arrive à une conclusion. Enfin il ou elle émet le rapport d'enquête final.

8. Conclusion

En résumé, les enquêtes doivent être conduites dans le cadre de la loi, des lignes directrices applicables et en accordant toute la considération voulue aux exigences de l'équité procédurale déterminées par les circonstances particulières de l'affaire. Parmi les pratiques importantes, il y a le choix d'un enquêteur ou d'une enquêteuse possédant la compétence voulue, la définition d'un mandat clair pour l'enquêteur ou l'enquêteuse, la tenue d'un dossier exact, l'établissement d'un plan d'enquête complet et la production d'un rapport d'enquête clair et justifié qui va permettre à l'administrateur général ou à l'administratrice générale de prendre une décision juste et informée.

9. Ressources documentaires

Direction générale des enquêtes de la CFP

Pratiques et lignes directrices ministérielles se rapportant aux enquêtes

• Politique concernant les conditions régissant la décision d'enquêter en vertu de l'article 7.1 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Annexe 1 - Rapport du groupe de travail sur les pouvoirs d'enquête des administrateurs généraux (AG)

1. Introduction

Le présent document fait état des travaux du groupe de travail sur les pouvoirs d'enquête des administrateurs généraux (AG) constitué par le Groupe de travail sur les recours en matière de dotation. Formée de représentants des agents négociateurs, de ministères et d'organismes centraux, cette équipe a pour mandat de guider les administrateurs généraux en ce qui concerne les enquêtes qu'ils peuvent mener sur des plaintes portant sur des questions d'emploi.

2. Discussion

Ce qui a été constaté, c'est que les ministères auraient peut-être besoin d'une orientation concernant ce qui suit :

• le pouvoir conféré aux administrateurs généraux de révoquer des nominations;
• le pouvoir discrétionnaire conféré aux administrateurs généraux de faire enquête sur des problèmes liés aux processus de dotation.

En vertu de la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), les candidats non reçus dans le cadre d'un processus de nomination interne peuvent déposer une plainte devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP). Ils peuvent y recourir s'ils croient ne pas avoir été nommés par suite d'un abus de pouvoir dans l'application du principe du mérite ou dans la décision d'opter pour un processus annoncé ou un processus non annoncé, ou encore s'ils jugent ne pas avoir été évalués dans la langue officielle de leur choix. S'ils estiment que la révocation découlant d'une enquête par un administrateur général ou la Commission de la fonction publique (CFP) est abusive, ils peuvent également déposer une plainte devant le Tribunal.

Bien que le groupe de travail reconnaisse que le TDFP sera le mécanisme de recours officiel utilisé en cas de plainte, les employés ont toujours pu et pourront encore soumettre leurs préoccupations auprès de l'administrateur général. Ce dernier peut d'ailleurs prendre connaissance de problèmes par divers moyens (par l'intermédiaire de personnes, des médias, de leurs propres employés, à partir de leurs propres observations, par suite d'une vérification, etc.). Les administrateurs généraux disposent, et disposeront toujours du pouvoir discrétionnaire de faire enquête s'ils le jugent nécessaire.

En ce qui concerne les enquêtes, on a constaté que même si le pouvoir d'un ministère de mener des enquêtes dans divers domaines n'est pas nouveau, la capacité interne de certains ministères à ce chapitre ne semble pas toujours au point. On rappelle aux administrateurs généraux que la CFP peut être appelée à enquêter sur des problèmes de dotation en leur nom.

3. Paragraphe 15(3) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Le paragraphe 15(3) de la LEFP définit ainsi les nouveaux pouvoirs conférés aux administrateurs généraux :

S'il est clair qu'un administrateur général peut mener une enquête dans le cadre du système actuel, en vertu de la nouvelle Loi, il aura le pouvoir de révoquer les nominations au sein de son organisation après enquête si une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a influé sur le processus de sélection.

4. Étapes à suivre

Communications

Il faudrait que les ministères préparent des documents de communication comprenant tous les éléments des nouveaux pouvoirs et nouvelles responsabilités résultant de la LEFP, puis qu'ils les distribuent à l'ensemble du personnel. Il pourrait s'agir notamment de renseignements sur le nouveau pouvoir de l'administrateur général de révoquer des nominations après enquête et la latitude pour enquêter sur des questions liées au processus de dotation.

Une enquête est-elle justifiée?

Dès qu'un problème est porté à l'attention de l'administrateur général, celui-ci doit exercer son jugement et son pouvoir discrétionnaire afin de déterminer s'il y a matière à enquête. L'administrateur général n'est pas tenu d'ouvrir une enquête pour chaque problème qui lui est signalé. Les éléments suivants peuvent guider sa décision à cet égard :

• Quelle est la nature du problème?
  • L'administrateur général dispose-t-il de tous les renseignements nécessaires pour comprendre le dossier?
  • Le problème a-t-il été porté à l'attention dans un délai raisonnable?
  • Existe-t-il une allégation qu'une erreur, une omission ou une conduite irrégulière a été commise?
  • Le problème justifie-t-il la tenue d'une enquête?
• Y a-t-il un autre organisme qui a le pouvoir d'étudier la question?
  • Est-ce que le problème pourrait être solutionné par d'autres moyens internes au ministère (comme par le biais d'une vérification ou d'une revue), ou par d'autres processus externes, par exemple le Tribunal de la dotation de la fonction publique, la Commission des relations de travail dans la fonction publique, la Commission d'accès l'information, le Bureau du commissaire la protection de la vie privée, la Commission de la fonction publique, la Commission canadienne des droits de la personne, etc.?
  • Le problème est-il à ce point sérieux que l'administrateur général désire mener une enquête de toute façon?
• Si l'enquête confirme l'existence d'un problème, quelles en seraient les conséquences?
  • Cela influe-t-il sur la nomination ou sur la nomination proposée?
  • Cela pourrait-il mener à la révocation?
• Le problème se limite-t-il à une situation en particulier ou soulève-t-il des questions quant à une application plus large des valeurs dans la fonction publique et à l'application du principe du mérite?
  • Est-il semblable à une autre allégation soulevée antérieurement?
  • S'il s'avère fondé, pourrait-il être une pratique systémique au sein du ministère?
  • Touche-t-il globalement l'application du principe du mérite?

Nota : la décision de faire enquête repose sur l'examen au cas par cas des faits à l'époque dont il est question, et elle se prend à la discrétion de l'administrateur général ou de l'administratrice générale. Ce dernier pourra choisir d'utiliser les ressources et les organismes d'enquête en place pour l'aider à déterminer si une enquête est justifiée.

5. Enquête

Une fois qu'on a décidé de se pencher sur un cas en particulier, on doit procéder en fonction des circonstances et à la discrétion de l'administrateur général ou de l'administratrice générale. Si ce dernier ou cette dernière décide d'enquêter, il importera de préciser dans chaque cas qui enquêtera en son nom ainsi que le rôle de l'employé ou de l'employée et celui du syndicat. L'administrateur général ou l'administratrice générale voudra peut-être recourir aux ressources d'enquête et aux organisations déjà en place. À cet égard, certaines ressources énumérées à la fin du document peuvent l'aider dans la conduite de ses enquêtes.