Réunion du président avec Dr. Pierre Béland, Commissaire, Commission mixte internationale 26 août 2019

Introduction

Administrateur général

Dr. Pierre Bélanda été nommé au poste de Commissaire à la Section canadienne de la Commission mixte internationale (CMI) le 9 mai 2019.

Dr. Pierre Béland exerce l’autorité de la Commission de la fonction publique (CFP) pour la première fois en tant qu’administrateur général (AG).  Une copie du document Faits Saillants de la Nouvelle orientation en dotation (NOD) pour les AG est jointe à l’annexe A.

Contexte organisationnel

Mandat

Les États-Unis et le Canada ont créé la CMI parce qu'ils reconnaissaient que chacun des deux pays subit les effets des activités de l'autre dans les réseaux lacustres et fluviaux le long de la frontière. Les deux pays collaborent à la gestion judicieuse de ces eaux en vue de les protéger au profit des générations d'aujourd'hui et de demain.

La CMI est investie de deux responsabilités principales : régir l'utilisation des eaux communes et enquêter sur les problèmes transfrontaliers en vue de recommander des solutions. Les recommandations et les décisions de la CMI prennent en compte les besoins correspondant aux différentes utilisations de l'eau, notamment comme l’eau potable, et pour la navigation commerciale, la production d'hydroélectricité, l'agriculture, les industries, la pêche, la navigation de plaisance et les propriétés riveraines.

Effectif et activités de dotation

Effectif

La CMI est une organisation de très petite taille avec un effectif de 30employés (au 31 mars 2019).

Activités de dotation

Au cours de l’exercice financier 2018-2019, l’organisation, par l’entremise de son fournisseur de services, Services publics et approvisionnement Canada, a exécuté 17mesures de dotation, détaillées comme suit :

• 12 nominations à la fonction publique (dont 1 embauche d’employé occasionnel et 7 embauches d’étudiants);
• 4 promotions;
• 1 déplacement latéral ou vers un échelon inférieur.

Se reporter à l’annexe B pour obtenir des détails supplémentaires sur les activités de dotation. 

Durée du processus de dotation

Les données sont insuffisantes pour fournir des résultats sur la durée de dotation des processus internes et externes pour la CMI.

Cadre de dotation

Mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation

Suite à la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation (NOD), la CMI a développé sa politique de nomination et de dotation.  Cette politique qui est en vigueur depuis juillet 2016, a été partagée avec la CFP.

En janvier 2019, la CMI a partagé avec la CFP son instrument ainsi que ses lignes directrices sur la subdélégation. La CFP a fourni sa rétroaction et félicité la CMI pour son travail à l’égard de ses documents. Il convient de noter que son instrument comprend toutes les exigences découlant de l’Instrument de délégation et de responsabilité en matière de nomination (IDRN).

Rapport prévus par l’annexe D de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Recours au Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP) et au Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique (RELOFP).

La CMI n’a pas eu recours au DELOFP et au RLONFP pendant la période du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.

Exceptions approuvées par l’Administrateur général aux exigences de la Zone nationale de sélection (ZNS) pour un processus de nomination externe annoncé

L’AG de la CMI n’a approuvé aucune exception à la ZNS.

Résultats de l’évaluation cyclique de l’organisation

La CMI a soumis son intérêt à participer au projet pilote de la CFP visant à effectuer des évaluations cycliques pour des organisations de plus petite taille.

Demandes de renseignements et tendances

La CFP a reçu un total de 15 demandes de renseignements entre le 1er avril 2018 et le 31 janvier 2019. Il existe une très bonne relation entre le conseiller au soutien en dotation (CSD) et les personnes-ressources de l’organisation.

Surveillance

Enquêtes

Aucune enquête pour la CMI.

Résultats du sondage sur la dotation et l’impartialité politique (SDIP)

Dans l’ensemble, les résultats du SDIP de la CMI présentent certains écarts par rapport à d’autres très petites organisations et à la fonction publique. Il importe de noter que la CMI n’a pas reçu de résultats pour toutes les questions du SDIP, car les résultats ne sont fournis que pour les questions pour lesquelles il y a au moins dix répondants.

Vous trouverez ci-dessous les principales conclusions des résultats du SDIP de 2018 pour la CMI:

• 93,4 % des employés ont indiqué que les personnes embauchées dans leur unité de travail pouvaient faire leur travail, contre 69,8 % dans des organisations d’une taille semblable et 53,8 % dans l’ensemble des organisations de la fonction publique fédérale.
• 93,3% des employés ont indiqué que le processus de sélection des personnes dans le but de pourvoir un poste est équitable, alors que la proportion était de 61,7 % dans des organisations d’une taille semblable et de 46,4 % dans l’ensemble des organisations de la fonction publique fédérale.
• 53,3% des employés ne sont pas d’accord que, dans leur organisation, les nominations dépendent des gens que les candidats connaissent, alors que la proportion était de 35,2 % dans des organisations d’une taille semblable et 23,5% dans l’ensemble des organisations de la fonction publique fédérale.
• 80% des employés ont indiqué que les activités de dotation sont menées de manière transparente, alors que la proportion était de 60,9% dans des organisations d’une taille semblable et 44,3% dans l’ensemble des organisations de la fonction publique fédérale.

Profil de la diversité

En vertu d’un petit nombre d’employés au sein de l’organisation, les statistiques d’équité en matière d’emploi ont été retirées de ce rapport dans le but de protéger la confidentialité individuelle des répondants.

Droits de priorité et Anciens combattants

Du 1er avril 2018 au 10 juillet 2019, la CMI a nommé un bénéficiaire de priorité. Au cours de la même période, la CMI a soumis 11 demandes d’autorisation en matière de priorités.

Au 30 juin 2019, la CMI n’avait nommé aucun membre des Forces armées canadiennes libérés pour des raisons médicales attribuables ou non attribuables au service, et ce, depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur l'embauche des anciens combattants le 1er juillet 2015.

En date du 23 juillet 2019, la CMI n’avait aucun bénéficiaire de priorité « actifs » dans le système de gestion des priorités de la CFP.

Impartialité de la fonction publique

Nick Heisler est le représentant désigné des activités politiques (RDAP) de la CMI. Le RDAP assure la liaison avec la CFP pour les questions liées aux activités politiques et à l'impartialité politique.

Au fil des ans, la CFP n'a reçu aucune demande de permission de se présenter à une élection, de la part d'employés de la CMI. Depuis le 1er avril 2015, la CFP n'a traité aucune demande fédérale, provinciale, territoriale ou municipale émanant de cette organisation.

Les résultats du sondage de 2018 sur la dotation et l'impartialité politique montrent que le niveau de sensibilisation des employés de la CMI à leurs droits et responsabilités en matière de participation à des activités politiques est de 87,5%, contre 80,1% pour l'ensemble de la fonction publique. Par ailleurs, 93,8% des employés ont indiqué qu’ils sont en mesure de prendre des décisions éclairées relativement à votre participation à des activités politiques, alors que la proportion était de 92,9% dans des organisations d’une taille semblable et 87,9% dans l’ensemble des organisations de la fonction publique fédérale.

Initiatives de la CFP

La CMI ne fait partie d’aucune des initiatives dirigées par la CFP pour le moment.

Soutien en dotation

Représentants de la Commission de la Fonction Publique et personnes-ressources de l’organisation

La conseillère au soutien en dotation (CSD) affectée à cette organisation est Muriel Ngombo et les principales personnes-ressources de l’organisation sont Isabelle Reid, Adjointe exécutive et Céline Desjardins, Agente administrative, en ressources humaines.

Préparé par:

Gaétane Clément,
Staffing Support Advisor

Annexes:

• Annexe A – Document Faits Saillants de la Nouvelle orientation en dotation (NOD) pour les AG
• Annexe B - Données sur l’effectif et les activités de dotation

Annexe A

Une nouvelle orientation en dotation - un système fondé sur le mérite et axé sur l’efficacité, l’efficience et la justice

Politique de nomination

L’accent est davantage mis sur  les exigences de base afin de fournir aux personnes subdéléguées une plus grande  latitude à l’égard des nominations

• Une seule politique de nomination, sans chevauchement des obligations juridiques
• Accent accru sur un système axé sur les valeurs plutôt que sur un système axé sur les règles
• Politique de nomination appuyée par une orientation rationalisée :
• Feuille de route précisant les exigences relatives aux lois, règlements et politiques
• Options et considérations relatives à  la prise de décisions dans les cas où il existe une certaine latitude
• Attentes clairement définies quant aux droits de priorité
• Aucune restriction quant aux méthodes d’évaluation pour la  nomination des cadres de direction (EX)
• Exceptions à la zone nationale de sélection approuvées

Délégation

• L’accent est davantage mis sur la capacité d’adapter le système de dotation  de l’organisation en fonction du contexte particulier et des besoins opérationnels en évolution
• L’administrateur général établit une orientation quant à l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés
• L’administrateur général établit les exigences pour les personnes subdéléguées de formuler, par écrit, la décision de sélection
• Exigences plus claires concernant les enquêtes
• Formulaire d’attestation réitérant les responsabilités des personnes subdéléguées

Toutes les exigences de la CFP en matière de surveillance et de présentation de rapports figurent maintenant dans l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Surveillance et rapports

La surveillance est établie par les organisations, ciblée à leurs besoins

• Le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation n’est plus requis
• Le rapport annuel à la CFP portera seulement sur :
• l’utilisation du Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique
• les exceptions à la zone nationale de sélection approuvée par l’administrateur général
• les résultats de toutes enquêtes internes
• les mesures prises à la suite de toutes enquêtes ou vérifications menées par la CFP
• L’administrateur général est responsable de la surveillance continue du système de dotation de l’organisation en fonction de son contexte particulier
• examen de la conformité aux exigences, fondé sur les risques spécifiques de l’organisation, au moins une fois tous les cinq ans

Surveillance de la CFP

Axée sur l’ensemble du système

• Vérification de la conformité pangouvernementale tous les deux ans
• Nouveau Sondage sur la dotation administré en alternance avec la vérification pangouvernementale
• Examens de l’efficacité et de l’efficience de l’ensemble du système pour appuyer l’amélioration continue
• Vérifications ciblées de la CFP suite aux risques pangouvernementaux ou organisationnels identifiés, ou à la demande de l’administrateur général
• Enquêtes menées lorsqu’il y a lieu de croire  qu’il pourrait y avoir ingérence politique, fraude ou conduite irrégulière dans le cadre d’un  processus de nomination

Ce document doit être lu conjointement avec la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique, la ligne directrice en matière de nomination de la CFP ainsi que l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination de la CFP.

Annexe B

Sondage sur la dotation et l’impartialité politique (2018) – Principales constatations

• 93,4% des employés estiment que les personnes embauchées peuvent effectuer le travail, comparativement à 69,8% dans les organisations de même taille et à 53,8% dans la fonction publique fédérale.
• Pour les questions supplémentaires, il n’y a pas suffisamment de données d’enquête disponibles pour la Commission mixte internationale.

Durée de dotation interne

Les données sont insuffisantes pour fournir des résultats sur la durée des processus de dotation interne pour la Commission mixte internationale.

La durée de dotation interne correspond au nombre de jours civils entre la date d'ouverture de l'annonce et la date de la première notification.

Durée de dotation interne pour l’exercice financier de 2018 à 2019

La durée médiane de dotation interne pour la fonction publique (organisations assujetties à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique) pour l’exercice financier 2018 à 2019 est 176 jours. Les données sont insuffisantes pour fournir des résultats sur la durée des processus de dotation interne pour la Commission mixte internationale.

Durée de dotation externe

Les données sont insuffisantes pour fournir des résultats sur la durée des processus de dotation externe pour la Commission mixte internationale.

La durée de dotation externe est calculée en tant que le nombre de jours civils entre la date d’ouverture de l’annonce et la date estimée de la première embauche externe.

Durée de dotation externe pour l’exercice financier 2018 à 2019

La durée médiane de dotation externe pour la fonction publique (organisations assujetties à la Loi sur l’emploi dans la fonction publiques (LEFP)) pour l’exercice financier 2018 à 2019 est 186 jours. Les données sont insuffisantes pour fournir des résultats sur la durée des processus de dotation externe pour la Commission mixte internationale.

Notes techniques

• Le temps nécessaire à la dotation – Nominations internes (TND-NI) est le nombre médian de jours civils entre la date d’ouverture d’une annonce interne et la date du premier avis de nomination ou de proposition de nomination (PANA) du Système de ressourcement de la fonction publique pour les postes internes de durée déterminée et indéterminée. Les PANA ne sont pas requis pour toutes les activités de dotation interne. Par conséquent, cette mesure se limite aux rapports sur les nominations promotionnels internes
• Seules les nominations à des postes de durée déterminée et les nominations à des postes pour une période indéterminée sont incluses (les mutations, les nominations occasionnelles et les nominations intérimaires sont exclues)
• Le temps nécessaire à la dotation - Nominations externes (TND-NE) est le nombre médian de jours civils entre la date d'ouverture d'une annonce externe et la date de la première nomination estimative d'une personne de l'extérieur d'une organisation assujettie à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique pour les postes de durée déterminée et pour les postes pour une période indéterminée. Seules les nominations d’une durée déterminée et les nominations pour une période indéterminée sont incluses (les mutations, les nominations occasionnelles et les nominations intérimaires sont exclues)
• Parce que le lien des données entre les systèmes utilise un jumelage probabiliste, des erreurs de mesure sont donc possibles
• Les données sur les activités d’embauche et de dotation sont tirées des renseignements du Fichier des titulaires du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.  Le Fichier des titulaires est extrait du système de rémunération de Services publics et Approvisionnement Canada.  Les données constituent une estimation des activités d’embauche et de dotation des organisations.
• L’information du Système de gestion de l’information sur les priorités et du Système de ressourcement de la fonction publique est également utilisée pour déterminer si les processus de dotation sont annoncés ou non annoncés, et pour calculer la durée du processus de dotation.
• Ces données ne correspondent pas nécessairement aux donnés sur les ressources humaines de chaque organisation en raison des différences de méthodologie et des périodes visées par l’analyse