Réunion du président avec Mme Leslie Weir, Bibliothécaire et archiviste du Canada de Bibliothèque et Archives Canada 21 octobre 2019

Introduction

Administratrice générale

Le 30 août 2019, Mme Leslie Weir a été nommée bibliothécaire et archiviste du Canada de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Comme Mme Weir est nommée de l’extérieur de la fonction publique, veuillez-vous reporter à la présentation ci-jointe pour obtenir des renseignements importants sur les rôles et les responsabilités en matière de dotation.

Mme Weir exerce l’autorité de la Commission de la fonction publique (CFP) pour la première fois en tant qu’Administratrice générale (AG).  Une copie du document Faits Saillants de la Nouvelle orientation en dotation (NOD) pour les AG est jointe à l’annexe A.

Contexte organisationnel

Mandat

BAC réunit les collections, les services et le personnel de deux anciennes institutions, la Bibliothèque nationale du Canada et les Archives nationales du Canada. Tel que libellé dans le Préambule de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de BAC consiste à :

Défis

Selon le Plan ministériel 2019-2020 de BAC, l’organisation poursuivra la mise en œuvre de sa stratégie numérique. Il y a un risque que l’intégration de cette stratégie numérique ne se fasse pas sans heurt, ce qui pourrait avoir un impact négatif sur son efficacité. Par conséquent, BAC tiendra compte des interdépendances des systèmes et des processus et veillera également à ce que les nouvelles solutions technologiques proposées soient analysées par son comité d’examen des projets et de l’architecture afin d’assurer leur compatibilité avec l’architecture organisationnelle.

De plus, en se fondant sur son cadre d’apprentissage, BAC offrira à ses employés des possibilités de formation et de perfectionnement de manière à répondre aux besoins organisationnels. En particulier, un nouveau programme de perfectionnement professionnel destiné aux bibliothécaires sera mis en place. BAC travaillera également à promouvoir la dotation axée sur les risques et les résultats afin d’attirer et de maintenir en poste un effectif diversifié, compétent et à haut rendement. À cette fin, BAC élaborera des stratégies novatrices pour améliorer l’efficacité de ses processus de recrutement en collaboration avec la CFP.

Effectif et activités de dotation

Effectif

BAC est une organisation de taille moyenne qui compte 986 employés (au 31 mars 2019).

Activités de dotation

En 2018-2019, BAC a procédé à un total de 694 activités de dotation :

En ce qui concerne le recours aux programmes ciblés de la CFP :

Veuillez-vous reporter à l’annexe B pour obtenir plus de détails sur les activités de dotation.

Durée du processus de dotation

En ce qui a trait aux nominations internes annoncées, le temps de dotation moyen à BAC est de 145 jours, ce qui est inférieur à la moyenne de 176 jours pour la fonction publique.

En raison du nombre limité de processus de nomination externes annoncés menés par BAC en 2018-2019, les données sont insuffisantes pour fournir de l’information sur la durée des processus de dotation.

Cadre de dotation

Mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation (NOD)

BAC a travaillé en collaboration avec la conseillère au soutien en dotation (CSD) pendant l’élaboration de son nouveau cadre de dotation et a rempli toutes les exigences obligatoires découlant de la mise en œuvre de la NOD. BAC a adopté une approche de dotation axée sur les risques et les résultats, ce qui lui permet d’adapter son cadre de dotation selon ses besoins particuliers et de tirer parti de la souplesse prévue par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. L’organisation a mis en œuvre ce nouveau cadre le 31 janvier 2017.

En date du 1er avril 2016, tous les formulaires d’attestation ont été signés par les gestionnaires subdélégués. Ces derniers ont mis à jour leur instrument de subdélégation afin de l’harmoniser avec le nouvel Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination et les lignes directrices de la CFP en matière de nomination. Leur instrument a été approuvé en mars 2017.

BAC a communiqué son cadre de nomination à la CFP.

Le cadre de surveillance de la dotation de BAC a été approuvé par le bibliothécaire et archiviste du Canada le 29 avril 2018, et sa mise en œuvre est en cours.

Rapport prévus par l’annexe D de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Recours au Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique et au Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique

BAC a indiqué que l’organisation n’a pas approuvé de nouvelle exemption en vertu du Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique(DELOFP), mais qu’elle a accordé une exemption en vertu du Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique. Cette exemption avait été initialement approuvée pour la période allant du 14 avril 2016 au 13 avril 2018, et a par la suite été prolongée jusqu’au 13 avril 2020. Comme la période de prolongation respecte toujours les échéances du DELOFP, aucune mesure n’est requise de la part de la CFP pour l’instant.

Exceptions approuvées par les administrateurs généraux à l’exigence d’avoir une zone nationale de sélection dans le cadre de processus de nomination externes annoncés

BAC n’a pas approuvé d’exemptions à la zone nationale de sélection.

Résultats de l’évaluation cyclique de l’organisation

BAC n’a pas présenté de rapport sur son évaluation cyclique, la date d’échéance étant le 1er mai 2021.

Demandes de renseignements et tendances

BAC a consulté la CSD à plusieurs reprises afin d’aborder divers sujets. Les principales questions concernaient le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, l’évaluation, le recours aux processus annoncés et non annoncés, ainsi que le site Web et les systèmes de la CFP (p. ex. le Système de ressourcement de la fonction publique).

Surveillance

Vérifications

L’organisation fait partie des 30 organisations sélectionnées aux fins de la vérification qui est en cours portant sur la représentation des groupes visés par l’équité en matière d’emploi lors du recrutement.

Enquêtes

Du 1er avril 2017 au 28 août 2019, la CFP a reçu un cas d’enquête, à la demande de l’administratrice générale de BAC. Cette enquête est fondée.

Tableau 1 - Enquêtes

Nature de la question

Cas reçus

Cas renvoyés par l’organisation

Fermé – Non accepté

Achevé –Non fondé

Achevé –Fondé

En cours

Paragraphe 67(2) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique – Nominations internes (à la demande de l’administrateur général)

1

1

0

0

1

0

Total

1

1

0

0

1

0

Note : Le nombre total peut être différent, car les cas abandonnés et les cas résolus par une intervention précoce ne sont pas inclus dans ce tableau.

Résultats du Sondage sur la dotation et l’impartialité politique

Dans l’ensemble, les résultats du Sondage sur la dotation et l’impartialité politique (SDIP) de BAC sont semblables à ceux des autres organisations de taille moyenne.
Vous trouverez ci-dessous les principales constatations tirées des résultats du SDIP de BAC pour 2018

Profil de la diversité

Équité en matière d’emploi (EE)

Les estimations relatives à la disponibilité au sein de la population active (DPA) dans la fonction publique pour 2019 ont été mises à jour dans le Profil de l’effectif, mais les nouvelles estimations pour les organisations ne seront publiées qu’au cours du prochain mois. D’après les données de 2017-2018, BAC embauche au-delà de la disponibilité des femmes au sein de la population active, et affiche également un bon taux de représentation des peuples autochtones et des personnes handicapées. Toutefois, l’organisation embauche en deçà de la disponibilité des membres des minorités visibles au sein de la population active. Ces résultats seront révisés lorsque de nouvelles estimations seront publiées.

Tableau 2 - Équité en matière d'emploi

Groupe désigné

Disponibilité au sein de la population active (DPA) – 2018

Bibliothèque et Archives Canada

Représentation dans l’ensemble de la fonction publique du Canada

Disponibilité au sein de la population active (DPA) dans la fonction publique (2019)

Femmes

52.5%

62.0%

54.8%

52.5%

Peuples autochtones

3.4%

3.9%

5.1%

4%

Personnes handicapées

4.4%

4.5%

5.3%

9%

Membres des minorités visibles

13.0%

8.6%

15.7%

15.3%

Source : L’équité en matière d’emploi dans la fonction publique du Canada, exercice 2017 à 2018 
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Droits de priorité vétérans

En date du 15 août 2019, BAC comptait quatre bénéficiaires de droits de priorité. Ils étaient tous des fonctionnaires de retour de congé bénéficiant d’un droit de priorité. Du 1er avril 2018 au 22 août 2019, BAC a nommé à des postes trois bénéficiaires de droits de priorité à partir du Système de gestion de l’information sur les priorités de la CFP. Les trois bénéficiaires de droits de priorité venaient de leur propre organisation et détenaient des priorités de fonctionnaire en congé.

BAC n’a nommé aucun bénéficiaire de priorité législative des Forces armées canadiennes (FAC) (raisons attribuables au service) et aucun bénéficiaire de priorité réglementaire des FAC (raisons non attribuables au service) depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur l’embauche des anciens combattants, le 1er juillet 2015.

Du 1er avril 2018 au 22 août 2019, BAC a présenté 418 demandes d’autorisation en matière de priorité.

Tableau 3 - Droits de priorité et Anciens combattants

Périodes

Attribuables au service (statutaire)

Non attribuables au service (réglementaire)

2015 (1er juillet) - 2016

0

0

2016 - 2017

0

0

2017 - 2018

0

0

2018 – 2019

0

0

Août 2019

0

0

Total

0

0

Source: Système de gestion de l’information sur les priorités de la CFP

Impartialité politique dans la fonction publique

Depuis le 1er avril 2015, la CFP n’a traité aucune demande d’autorisation de mise en candidature à des élections provenant de l’organisation.
Les résultats du SDIP de 2018 indiquent que le niveau de sensibilisation des employés de BAC à l’égard de leurs droits et responsabilités légales en matière d’activités politiques est de 81 %, comparativement à 80,1 % pour l’ensemble de la fonction publique.

Initiatives de la Commission de la fonction publique (CFP)

BAC ne participe à aucune initiative de la CFP.

Soutien en dotation

Représentants de la Commission de la fonction publique et personnes-ressources au sein de l’organisation

La CSD assignée à cette organisation est Véronique Geoffroy, la principale personne-ressource au sein de l’organisation est Nathalie Des Rosiers, directrice des programmes et politiques en matière de ressources humaines (RH), et la chef des RH est Nancy Taillon, directrice générale et dirigeante principale de la sécurité.

Préparé par:

Véronique Geoffroy,
Conseillère au soutien en dotation

Annexes:

Annexe A

Une nouvelle orientation en dotation - un système fondé sur le mérite et axé sur l’efficacité, l’efficience et la justice

Politique de nomination

L’accent est davantage mis sur  les exigences de base afin de fournir aux personnes subdéléguées une plus grande  latitude à l’égard des nominations

Délégation

Toutes les exigences de la CFP en matière de surveillance et de présentation de rapports figurent maintenant dans l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

Surveillance et rapports

La surveillance est établie par les organisations, ciblée à leurs besoins

Surveillance de la CFP

Axée sur l’ensemble du système

Ce document doit être lu conjointement avec la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique, la ligne directrice en matière de nomination de la CFP ainsi que l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination de la CFP.

Annexe B

Figure 1 - Population selon la durée d'emploi au 31 mars
Version texte
Tableau 4 - Effectif régi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique au 31 mars selon la durée d’emploi

Année

Indéterminée

Déterminée

Occasionnels

Étudiant

Total

Au 31 mars 2014

776

113

135

18

1 042

Au 31 mars 2015

776

126

105

18

1 025

Au 31 mars 2016

744

111

71

9

935

Au 31 mars 2017

767

92

91

17

967

Au 31 mars 2018

780

104

48

17

949

Au 31 mars 2019

808

92

64

22

986

Figure 2 - Population selon le profil linguistique au 31 mars 2019
Version texte
Tableau 5 - Effectif régi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique selon le profil linguistique au 31 mars 2019

Profil linguistique

Effectif au 31 mars 2019

Pourcentage de l'effectif au 31 mars 2019

Bilingue

580

72%

Unilingue

230

28%

Inconnus

176

0%

Figure 3 - Population selon le groupe professionnel au 31 mars 2019
Version texte
Tableau 6 - Groupes d’emploi, pourcentage de l'effectif régi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique au 31 mars 2019

Groupes professionnels

Effectif au 31 mars 2019

Pourcentage de l'effectif au 31 mars 2019

EC – Groupe Économique et services sciences sociales

224

23%

AS – Services administratifs

135

14%

HR – Recherche historique

135

14%

CR – Commis aux écritures et aux règlements

106

11%

CS – Systèmes d’ordinateurs

90

9%

Autre

274

28%

Figure 4 - Population selon la région au 31 mars 2019
Version texte
Tableau 7 - Effectif par région, pourcentage de l'effectif régi par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique au 31 mars 2019

Région

Effectif au 31 mars 2019

Pourcentage de l'effectif au 31 mars 2019

Région de la capitale nationale (RCN)

942

96%

Régions à l’extérieur de la RCN

43

4%

Inconnus

1

0%

Figure 5 - Embauche externe pour une période indéterminée selon le groupe professionnel, 2018-2019
Version texte
Tableau 8 - Embauche externe à des postes pour une période indéterminée selon le groupe professionnel, de 2018 à 2019

Groupes professionnels

Nombre d'embauches pour une période indéterminée

Pourcentage d'embauches pour une période indéterminée

CS – Systèmes d’ordinateurs

6

23%

CR – Commis aux écritures et aux règlements

5

19%

AS – Services administratifs

4

15%

HR – Recherche historique

4

15%

Autre

7

27%

Total

26

100%

Figure 6 - Dotation selon la région
Version texte
Tableau 9 - Pourcentage des activités de dotation dans la région de la capitale nationale en comparaison avec les régions à l’extérieur de la région de la capitale nationale selon l'exercice financier

L'exercice financier

Pourcentage des activités de dotation à l’organisation qui a eu lieu dans la région de la capitale nationale (RCN)

Pourcentage des activités de dotation à l’organisation qui a eu lieu à l’extérieur de la région de la capitale nationale (RCN)

2014 à 2015

93%

7%

2015 à 2016

93%

7%

2016 à 2017

93%

7%

2017 à 2018

98%

2%

2018 à 2019

96%

4%

Figure 7 - Dotation selon le type de processus
Version texte
Tableau 10 - Nombre et pourcentage des activités de dotation selon le type de processus et l’exercice financier

Exercice financier

Processus non annoncé (inconnus exclus)

Processus annoncés

Pourcentage de processus non annoncés

2014 à 2015

35

171

17%

2015 à 2016

29

102

22%

2016 à 2017

36

98

27%

2017 à 2018

45

117

28%

2018 à 2019

95

158

38%

Figure 8 - Dotation selon le type de nomination
Version texte
Tableau 11 - Activités de dotation selon le type de nomination et exercice financier

Exercice financier

Promotions

Déplacements latéraux et régressifs

Nominations à la fonction publique (y compris les employés occasionnels et les étudiants)

Nominations intérimaires (Excluant les nominations de moins de 4 mois)

Total

2014 à 2015

70

111

396

123

700

2015 à 2016

48

68

240

105

461

2016 à 2017

95

128

297

39

559

2017 à 2018

75

77

255

35

442

2018 à 2019

122

145

306

121

694

Figure 9 - Dotation selon la durée d'emploi
Version texte
Tableau 12 - Activités de dotation selon la durée d’emploi et l’exercice financier

Exercice financier

Activités de dotation pour des postes pour une période indéterminée

Activités de dotation pour des postes de durée déterminée

Activités de dotation de durée pour les emplois occasionnels

Activités de dotation pour les emplois étudiants

Activités de dotation totale

2014 à 2015

284

144

221

51

700

2015 à 2016

193

105

140

23

461

2016 à 2017

253

78

177

51

559

2017 à 2018

178

98

122

44

442

2018 à 2019

389

119

146

40

694

Sondage sur la dotation et l’impartialité politique (2018) – Principales constatations

Figure 10 - Embauche d'étudiants
Version texte
Tableau 13 - Activités d’embauche d’étudiants selon le programme de recrutement et l’exercice financier

Exercice financier

Programme fédéral d’expérience de travail étudiant

Programme postsecondaire d'enseignement coopératif/de stages

Programme des adjoints de recherche

Total

2014 à 2015

29

22

0

51

2015 à 2016

19

4

0

23

2016 à 2017

30

21

0

51

2017 à 2018

28

16

0

44

2018 à 2019

29

11

0

40

Figure 11 - Activités d'embauche externe pour une période indéterminée et d'une durée déterminée : Programme de recrutement postsecondaire et embauche d'anciens étudiants
Version texte
Tableau 14 - Activités d'embauche externe pour une période indéterminée et d'une durée déterminée : Programme de recrutement postsecondaire et embauche d'anciens étudiants selon l’exercice financier

Exercice financier

Embauches du programme de recrutement postsecondaire

Embauches d’anciens étudiants

2014 à 2015

3

28

2015 à 2016

0

9

2016 à 2017

4

15

2017 à 2018

5

9

2018 à 2019

12

22

Figure 12 - Durée de dotation interne médiane pour la fonction publique = 176 jours 2018-2019
Figure 13 - Durée de dotation interne médiane pour la fonction publique = 145 jours 2018-2019
Version texte
Tableau 15 - Durée de dotation interne et externe

Nombre de jours civils

Le nombre de premières embauches internes dans un processus interne (durée de dotation interne) dans les organisations assujetties à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, dans le nombre de jours civils spécifié

Le nombre de premières embauches internes dans un processus interne (durée de dotation interne) dans l’organisation spécifiée, dans le nombre de jours civils spécifié

Le nombre de premières embauches externes dans un processus externe (durée de dotation externe) dans les organisations assujetties à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, dans le nombre de jours civils spécifié

0 jours civils

0

0

0

0 à 29 jours civils

15

0

49

30 à 59 jours civils

130

2

82

60 à 89 jours civils

277

2

124

90 à 119 jours civils

391

8

160

120 à 149 jours civils

367

5

181

150 à 179 jours civils

322

3

179

180 à 209 jours civils

278

4

160

210 à 239 jours civils

241

1

139

240 à 269 jours civils

165

0

84

270 à 299 jours civils

134

2

73

300 à 329 jours civils

107

0

61

330 à 359 jours civils

77

0

41

360 à 389 jours civils

61

0

43

390 à 419 jours civils

53

0

49

420 à 449 jours civils

51

0

35

450 à 479 jours civils

42

0

22

480 à 509 jours civils

40

2

27

510 à 539 jours civils

32

0

17

540 à 569 jours civils

24

0

15

570 à 599 jours civils

21

0

14

600 à 629 jours civils

11

0

12

630 à 659 jours civils

19

1

7

660 à 689 jours civils

3

0

5

690 à 719 jours civils

13

0

7

720 à 749 jours civils

6

0

11

750 à 779 jours civils

5

0

3

780 à 809 jours civils

8

0

7

810 à 839 jours civils

4

0

2

840 à 869 jours civils

10

0

2

870 à 899 jours civils

4

0

0

900 à 929 jours civils

5

0

3

930 à 959 jours civils

5

0

1

960 à 989 jours civils

3

0

0

Plus de 990 jours civils

23

1

0

La durée de dotation interne correspond au nombre de jours civils entre la date d'ouverture de l'annonce et la date de la première notification.

La durée médiane de dotation interne pour la fonction publique (organisations assujetties à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique) pour l’exercice financier 2018 à 2019 est 176 jours

Durée de dotation interne pour l’exercice financier de 2018 à 2019

La durée médiane de dotation interne à Bibliothèque et Archives Canada pour l’exercice financier 2018 à 2019 est 145 jours

Notes techniques:

Source:

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