Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la Commission de la fonction publique du Canada, pour l’exercice financier 2023 à 2024 (non audité)
1. Introduction
Le présent document communique une information sommaire sur les mesures prises par la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris l’information sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités principales de la CFP se trouvent dans le Plan ministériel 2023 à 2024 et le Rapport sur les résultats ministériels 2023 à 2024.
2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
La CFP est dotée d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne dans l’ensemble. Un cadre organisationnel de gestion du contrôle interne est en place, et il comprend les éléments suivants :
- structures de responsabilisation organisationnelle liées à la gestion du contrôle interne permettant d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leur secteur de responsabilité respectif aux fins de gestion du contrôle;
- valeurs et éthique;
- communication et formation continues sur les exigences des lois et des politiques visant à assurer un contrôle et une saine gestion financière;
- surveillance de la gestion du contrôle interne, mises à jour régulières de la gestion du contrôle interne, et présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action à la présidente, à la haute direction et au Comité d’audit interne de la CFP.
Le Comité d’audit interne est un comité consultatif indépendant. Il est responsable de fournir des conseils à la présidente quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de la CFP.
2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers
La CFP compte sur d’autres ministères et organismes pour le traitement de certaines transactions consignées dans ses états financiers, comme suit :
2.2.1 Dispositions relatives aux services communs
- Services publics et Approvisionnement Canada gère le paiement des salaires, l’acquisition de biens et de services qui vont au-delà des pouvoirs contractuels délégués à la CFP, et fournit des services de gestion des locaux.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des renseignements sur l’assurance de la fonction publique et gère centralement le paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi.
- Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques.
- Services partagés Canada offre des services d’infrastructure de technologies de l’information.
Les personnes qui consultent la présente annexe peuvent aussi consulter les annexes des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.
La CFP compte sur un autre ministère pour le traitement de certains renseignements ou opérations qui sont consignés dans ses états financiers comme le présente le paragraphe suivant.
2.2.2 Ententes particulières
- Services publics et Approvisionnement Canada fournit à la CFP le soutien et la maintenance de l’application MesRHGC.
3. Résultats de l’évaluation de la Commission de la fonction publique du Canada pour l’exercice financier 2023 à 2024
Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice financier précédent.
| Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours | État d’avancement |
|---|---|
| Paye | Terminé comme prévu |
| Dépenses et comptes créditeurs | Commencé; achèvement reporté à l’exercice 2024 à 2025 |
| Immobilisations | Commencé; achèvement reporté à l’exercice 2024 à 2025 |
Les principales conclusions et rajustements requis découlant des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés dans les sous-sections suivantes.
3.1 Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, la CFP a achevé l’évaluation du processus opérationnel de la paye. Des tests ont été effectués pour évaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles clés qui devraient être en place. De manière générale, les contrôles clés testés ont fonctionné comme prévu, et aucun problème de contrôle important n’a été décelé. Pour les domaines nécessitant de l’amélioration, des mesures correctives seront mises en œuvre à l’exercice 2024 à 2025, et ils continueront d’être surveillés dans les prochaines années.
Des tests ciblés supplémentaires ont été effectués pour évaluer des contrôles clés spécifiques de la paie, tels que l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Aucune lacune de contrôle n’a été décelée.
L’examen de la documentation, de la conception et de l’efficacité opérationnelle des processus de dépenses et comptes créditeurs et d’immobilisations a débuté à l’exercice 2023 à 2024. Les tests connexes seront effectués à l’exercice 2024 à 2025 pour terminer l’évaluation qui inclura l’approche recommandée pour la passation de marchés publics fournie par le Secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général.
La CFP continuera de surveiller les modifications apportées à ses processus opérationnels de contrôle interne afin de cerner tout nouveau risque ou point à améliorer.
3.2 Points à améliorer
Processus de la paye : les observations portaient sur la nécessité de renforcer l’efficacité des contrôles en veillant à l’utilisation et au respect des procédures existantes et de la documentation connexe, ainsi qu’à la mise à jour continue de celles-ci.
4. Plan d’action de la Commission de la fonction publique du Canada pour le prochain exercice financier et les exercices suivants
Le tableau suivant montre le plan cyclique de surveillance continue de la CFP pour les 5 prochains exercices financiers. Le plan est fondé sur une validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé, et sur les rajustements connexes au plan de surveillance continu requis.
| Secteurs de contrôle clés | Exercice 2024 à 2025 | Exercice 2025 à 2026 | Exercice 2026 à 2027 | Exercice 2027 à 2028 | Exercice 2028 à 2029 |
|---|---|---|---|---|---|
| Paye (Note 1) | Tests ciblés | Tests ciblés | Tests ciblés | Tests ciblés | Oui |
| Dépenses et comptes créditeurs | Oui | Non | Non | Non | Non |
| Immobilisations | Oui | Non | Non | Non | Non |
| Revenus et comptes débiteurs | Non | Oui | Non | Non | Non |
| Contrôles au niveau de l’entité | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Contrôles généraux des technologies de l’information gérés par la CFP | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Planification, budgétisation et prévision | Non | Non | Non | Oui | Non |
| Rapports financiers | Non | Non | Non | Non | Oui |
Note 1 : La CFP effectuera, au besoin, des tests ciblés pour le processus de paye de l’exercice 2024 à 2025 à l’exercice 2027 à 2028, afin d’évaluer les améliorations découlant des recommandations formulées dans les plans d’action des exercices précédents sur les contrôles internes. Des tests ciblés seront également effectués pour toute modification apportée au processus opérationnel, suivant les recommandations formulées par l’Équipe intégrée des RH à la paye du gouvernement du Canada, ou l’orientation fournie par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor pour améliorer les ressources humaines et la paye.
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