Rapport annuel concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information - 1 avril 2018 au 31 mars 2019

Table des matières

• Introduction
• Partie I – Aperçu de la Commission de la fonction publique du Canada
• 1. Raison d’être
  • Rôle et mandat
• 2. Inventaire des programmes
• Partie II – Rapport annuel concernant la Loi sur l’accès à l’information
• 1. Organisation de la délégation et des activités
  • 1.1 Décret de délégation
  • 1.2 Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  • 1.3 Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  • 1.4 Agents de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• 2. Rapport statistique : Interprétation
  • 2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  • 2.2 Nature des demandes
  • 2.3 Consultations entre organisations
  • 2.4 Demandes informelles
  • 2.5 Réponses aux demandes traitées
  • 2.6 Exceptions invoquées
  • 2.7 Exclusions invoquées
  • 2.8 Prorogation du délai
  • 2.9 Délai de traitement
  • 2.10 Traduction
  • 2.11 Support des documents communiqués
  • 2.12 Frais
  • 2.13 Coûts
• 3. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  • 3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés
  • 3.2 Conseils et formation
  • 3.3 Système de suivi et imagiciel
• 4. Plaintes
  • 4.1 Nombre de plaintes
  • 4.2 Nature des plaintes
  • 4.3 Plaintes réglées
• 5. Affaires judiciaires
• Annexe A ─ Instrument de délégation
• Annexe B — Rapport statistique 2018-2019 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a été modifiée lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale le 12 décembre 2006. Certaines de ses dispositions sont entrées en vigueur le même jour, tandis que d’autres ont été mises en application les 1er avril et 1er septembre 2007.

La Loi confère aux citoyens canadiens et aux personnes qui se trouvent au Canada un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines conditions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de chaque institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel traitant de l’application de la Loi au sein de son organisation. Dans les 3 mois suivant la fin de chaque exercice financier, ces rapports sont déposés devant chacune des chambres du Parlement ou, si ces dernières ne siègent pas, dans les 15 premiers jours de la session suivante.

Le présent rapport annuel donne un aperçu de la gestion et de l’administration de la Loi à la Commission de la fonction publique du Canada pendant l’exercice 2018-2019.

Le rapport annuel concernant la Loi sur l’accès à l’information se trouve également dans la page Publications de notre site Web.

Partie I – Aperçu de la Commission de la fonction publique du Canada

1. Raison d’être

Le président du Conseil privé de la Reine pour le Canada est responsable de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, et du dépôt du rapport annuel de la CFP au Parlement. La CFP rend compte indépendamment de l’exercice de son mandat au Parlement.

Depuis plus d’un siècle, la CFP est chargée de promouvoir et de préserver les nominations fondées sur le mérite, et de protéger l’impartialité politique de la fonction publique fédérale. En conformité avec le système de dotation déléguée prévu par la LEFP, la CFP s’acquitte de ses responsabilités en fournissant une orientation stratégique et une expertise, en effectuant de la surveillance, en offrant des services novateurs de dotation et d’évaluation et en faisant rapport au Parlement sur le rendement du système de dotation et sur l’impartialité politique dans la fonction publique. Il s’agit là de facteurs clés nous permettant de créer et de maintenir une fonction publique qui produit des résultats pour la population canadienne.

Rôle et mandat

Grâce à des conseils et à des orientations stratégiques, la CFP appuie les ministères et organismes dans l’embauche de personnes qualifiées provenant de l’intérieur et de l’extérieur de la fonction publique, en contribuant à établir un effectif représentatif de la diversité du Canada. La CFP offre des programmes de recrutement et des services d’évaluation qui appuient les priorités de recrutement stratégique du gouvernement du Canada et le renouvellement de la fonction publique, mettant à profit des outils modernes pour offrir aux Canadiens un accès exempt d’obstacles aux emplois de la fonction publique.

La CFP surveille les activités d’embauche à la fonction publique, veillant ainsi à l’intégrité du processus. La CFP offre aux employés une orientation sur leurs droits et obligations en matière d’activités politiques, et rend des décisions sur les candidatures politiques; elle reconnaît aux employés leur droit de participer à des activités politiques tout en protégeant l’impartialité politique de la fonction publique.

2. Inventaire des programmes

L’inventaire dresse une liste des programmes appuyant la prestation des résultats ministériels. Il décrit la façon dont la CFP atteint ses résultats en déterminant la façon dont les ressources y contribuent. Bien que les programmes soient très semblables à nos secteurs, ils n’ont pas été conçus pour tenir compte de cette structure. Par exemple, le résultat d’un programme ministériel peut se fonder sur le travail de plus d’un secteur.

La CFP gère 3 programmes relevant de la responsabilité respective d’un vice-président, chargé d’en assurer la réussite.

Programme ─ Soutien et orientation en matière de politiques

Le programme de soutien et d’orientation en matière de politiques vise à aider les ministères et organismes à embaucher des personnes qualifiées provenant de l’intérieur ou de l’extérieur de la fonction publique, d’expérimenter, d’innover en matière de dotation, et d’appuyer l’adoption de stratégies leur permettant de répondre aux besoins opérationnels et d’atteindre les objectifs de diversité et d’équité en matière d’emploi. Le programme établit une orientation pangouvernementale en matière de dotation grâce à des règlements et politiques. Il fournit également aux organisations une orientation permettant de faciliter le respect des lois, règlements et politiques, y compris la prestation de conseils d’experts. Il vise aussi à évaluer les demandes de permission des fonctionnaires souhaitant devenir candidats à une élection, et à tenir des activités de sensibilisation afin de s’assurer que les fonctionnaires connaissent bien leurs droits et obligations en matière d’activités politiques.

Programme ─ Services de recrutement et d'évaluation

Le programme de services de recrutement et d’évaluation a pour but d’appuyer les ministères et organismes dans l’embauche de personnes qualifiées provenant de l’intérieur ou de l’extérieur de la fonction publique, contribuant ainsi à établir une fonction publique représentative de la diversité du Canada. Ce programme assure la prestation de programmes de recrutement, d’emploi étudiant, de services d’évaluation, de mesures d’adaptation et l’administration des droits de priorité accordés par la loi. Grâce à des outils, des activités de sensibilisation, des systèmes en ligne et des technologies modernes, il fournit aux Canadiens un accès exempt d’obstacles aux emplois de la fonction publique. Ce programme prône également la collaboration avec les ministères et organismes pour créer et mettre en œuvre des approches de dotation et d’évaluation novatrices permettant de réaliser les priorités de recrutement stratégique du gouvernement du Canada et de renouveler la fonction publique.

Programme ─ Surveillance

Le programme de surveillance veille à l’intégrité du processus de nominations au mérite dans la fonction publique et de déceler les possibilités d’amélioration continue de la fonction publique. Ce programme prévoit la tenue de vérifications et d’enquêtes, et la réalisation de sondages afin de surveiller dans quelle mesure les ministères et organismes respectent les lois, règlements et politiques en matière de dotation, tout en présentant une vue globale du système de dotation dans la fonction publique. Ce programme vise également à surveiller et à analyser les données d’embauche, et à effectuer des recherches qui permettront de présenter aux ministères, aux organismes et aux Canadiens un portrait fidèle de l’embauche dans la fonction publique.

Partie II – Rapport annuel concernant la Loi sur l’accès à l’information

1. Organisation de la délégation et des activités

1.1 Décret de délégation

Le président de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) est désigné responsable de l’organisme gouvernemental aux fins de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi).

Conformément à l’article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, en vertu d’un arrêté dûment signé, déléguer certains de leurs pouvoirs à des cadres ou employés de l’organisme occupant un poste de niveau approprié, afin qu’ils exercent les pouvoirs ou assument les tâches et fonctions du responsable, tel que précisé dans l’arrêté.

En vertu de la Loi, une vaste proportion des pouvoirs, des responsabilités et des fonctions du président sont délégués au chef de cabinet, désigné comme coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour la CFP. La responsabilité opérationnelle de l’application de la Loi incombe au gestionnaire de l'AIPRP, qui dispose d’une délégation partielle. Voir l’Annexe A – Instrument de délégation.

1.2 Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces pour s’assurer que les demandes sont traitées efficacement en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (les lois).

Le coordonnateur est aussi responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, systèmes et procédures exigés par les 2 lois ainsi que par les politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Le coordonnateur exerce notamment les activités suivantes :

• Traiter les demandes présentées en vertu des 2 lois;
• Servir de porte-parole de la CFP auprès du SCT, du Commissariat à l’information, du Commissariat à la protection de la vie privée et d’autres ministères ou organismes fédéraux pour les questions législatives;
• Répondre aux demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales sur les documents de la CFP;
• Examiner les renseignements recueillis, conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada et à la Procédure de gestion de la recherche sur l’opinion publique;
• Produire le rapport annuel au Parlement et d’autres rapports exigés par la Loi, de même que tout autre document exigé par les organismes centraux;
• Promouvoir la sensibilisation et conseiller les employés pour assurer le respect des obligations des 2 lois et politiques du SCT, et évaluer leur incidence sur diverses initiatives de programme;
• Veiller à ce que les 2 lois, autres procédures et politiques applicables soient dûment respectés.

1.3 Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) appuie le coordonnateur de l’AIPRP dans l’application des dispositions relatives aux 2 lois et politiques connexes du SCT, à la CFP. Le Bureau compte actuellement un gestionnaire, 2 analystes et un adjoint administratif, et relève du Secrétariat aux affaires générales.

La tâche des analystes consiste à traiter les consultations et les demandes liées aux 2 lois, à rédiger les réponses aux plaintes, à examiner le chapitre d’Info Source sur la CFP et à appuyer les autres responsabilités en matière d'AIPRP. Les analystes offrent des conseils en matière de protection des renseignements personnels, un soutien dans l’évaluation des activités de programme et de l’aide dans la création de documents sur le respect de la protection des renseignements personnels, tels que les énoncés de confidentialité et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. De plus, les analystes appuient les représentants ministériels au chapitre de la gestion des atteintes à la vie privée et de la communication de renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP offre des séances de formation générale et personnalisée aux employés.

Enfin, le Bureau réexamine ses politiques et procédures pour offrir un soutien amélioré aux agents de liaison des secteurs, et de faire mieux comprendre leur rôle, leurs responsabilités et obligations quant au traitement des demandes présentées en vertu des 2 lois.

1.4 Agents de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP traite les demandes de concert avec les agents de liaison ─ des employés qui connaissent bien les activités de leur secteur. Un agent de liaison est attitré à chaque secteur, de même qu’au Secrétariat aux affaires générales et au chef de la vérification et de l’évaluation. En plus d’agir comme intermédiaires entre leur secteur et le Bureau, les agents de liaison de l’ AIPRP sont chargés de :

• demander aux spécialistes des programmes du secteur de trouver les documents pertinents;
• d’indiquer s’il existe d’autres bureaux de première responsabilité;
• de tenir le Bureau de l’AIPRP au courant des problèmes liés à certaines demandes (retards, entraves aux opérations, consultations requises);
• de fournir au Bureau de l'AIPRP, comme il se doit, les documents pertinents assortis des recommandations du secteur.

Les agents de liaison jouent un rôle important, soit celui de veiller à ce que la CFP effectue des recherches rigoureuses et exhaustives dans ses banques de données afin de répondre aux demandes.

2. Rapport statistique : Interprétation

Au cours de la dernière période de rapport, la CFP a reçu 124 demandes présentées en vertu des 2 lois, auxquelles elle a toutes répondu. Ce nombre représente une diminution de 18 % par rapport à l’exercice précédent. Comparativement à la moyenne historique, qui exclut la hausse temporaire de 2015 à 2017, ces 124 demandes représentent une augmentation de 20 %.

2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, la CFP a reçu 75 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (Loi), en plus des 6 demandes reportées de la période précédente. Ce nombre représente une diminution de 25 % des demandes reçues par rapport à l’exercice précédent.

La CFP a répondu à 77 demandes au cours de la période visée par le présent rapport, ce qui a exigé l’examen de 13 084 pages d’information. Au terme de la période visée par le rapport, 4 demandes étaient encore en cours de traitement; par conséquent, elles ont été reportées à la période suivante.

2.2 Nature des demandes

La nature des 77 demandes réglées au cours de la période visée par le présent rapport était conforme à celle des demandes reçues au cours des années précédentes :

• 14 demandes (18 %) concernaient des contrats, des commandes subséquentes et le recrutement de personnel temporaire
• 11 demandes (14 %) visaient des enquêtes et des vérifications réalisées en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique
• 7 demandes (9 %) visaient à obtenir des renseignements statistiques ou des données brutes sur les activités de programme
• 6 demandes (8 %) concernaient des activités de dotation
• 39 autres demandes (51 %) portaient sur divers sujets

2.3 Consultations entre organisations

La CFP a reçu 47 demandes de consultation de la part d’autres ministères et organismes. Le traitement de ces demandes a exigé l’examen de 862 pages de documents. La CFP a répondu à 45 de ces demandes au cours de la période visée par le présent rapport, et 2 ont été reportées à l’exercice 2019-2020.

En réponse aux 45 demandes de consultation réglées au cours de la période visée par le rapport, la CFP n’a soulevé aucune objection à la divulgation des documents liés à 29 demandes. Elle a par ailleurs recommandé des exceptions partielles visant 13 demandes, alors que 3 demandes, transmises à la CFP par erreur, n’ont pas été traitées.

La CFP a consulté d’autres ministères et organismes à 12 reprises afin de traiter 6 demandes réglées durant la période visée par le présent rapport.

2.4 Demandes informelles

Afin d’améliorer et de simplifier l’accès à l’information, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a pour politique de traiter les demandes de manière informelle lorsque les documents ont déjà été communiqués à la suite d’une demande précédente d’accès à l’information. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a reçu et traité 21 demandes de cette nature.

Pour consulter le sommaire des demandes d’accès à l’information réglées, visitez le Portail des données ouvertes

2.5 Réponses aux demandes traitées

En réponse aux 77 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, l’information a été communiquée en totalité ou en partie dans 47 cas, soit 63 % d’entre elles. Les 30 autres demandes ont, soit été abandonnées (17 %), soit transférées (4 %), ou n’ont fait l’objet d’aucun rapport (16 %).

2.6 Exceptions invoquées

Les articles 13 à 24 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger l’information sur certains intérêts publics ou privés. Chaque fois que la CFP a invoqué une exception, elle a appliqué le principe de prélèvement prévu à l’article 25 de la Loi, afin de communiquer le plus de renseignements possible. Au cours de la période visée par le présent rapport, les exceptions les plus souvent invoquées étaient celles énoncées au paragraphe 19(1) (renseignements personnels) et à l’alinéa 20(1)c) (renseignements liés à un tiers).

2.7 Exclusions invoquées

Les articles 68 et 69 précisent les types de renseignements soustraits à l’application de la Loi. Ces exclusions concernent les documents publiés, les documents de bibliothèque ou de musée, les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada par ou pour des tiers, certains documents liés à Énergie atomique du Canada limitée et à Radio-Canada ainsi que les documents confidentiels du Cabinet.

La CFP n’a pas exclu d’information au cours de la période visée.

2.8 Prorogation du délai

Conformément au paragraphe 9(1) de la Loi, il est possible de proroger le délai établi de 30 jours pour répondre à une demande. Ce paragraphe précise les différents motifs justifiant une prorogation. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a invoqué 12 prorogations de réponse pour 9 demandes traitées (12 %).

2.9 Délai de traitement

Sur les 77 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, 64 (83 %); ont été réglées dans un délai de 30 jours ou moins, soit 83 % de l’ensemble des demandes. 8 demandes (10 %) ont été traitées dans un délai dedans un délai de 31 à 60 jours, 5 (7 %) dans un délai de 61 à 120 jours, et aucune n’a nécessité plus de 120 jours.

Les 77 demandes ont été traitées selon l’échéance établie. Lorsque le 30e jour de l’échéance correspond à un week-end ou à un jour férié, la demande est considérée comme étant traitée dans les temps, dès que la réponse est transmise au cours de la journée ouvrable suivante.

2.10 Traduction

La CFP n’a reçu aucune demande de traduction de documents en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi.

2.11 Support des documents communiqués

Sur les 47 demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués, en partie ou complètement, une copie papier a été fournie pour 12 demandes (26 %) et par voie électronique pour les 35 autres (74 %).

2.12 Frais

La Loi et le Règlement sur l’accès à l’information autorisent la facturation de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes d’accès présentées officiellement. En plus des frais de 5 $ exigés pour le traitement d’une demande, d’autres frais peuvent s’appliquer pour la recherche de divers documents, leur préparation et leur reproduction.

Le 5 mai 2016, le président du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a promulgué la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, aux termes de laquelle, outre les frais initiaux, tous les autres frais ne seraient plus facturés. Aucuns frais n’ont donc été imposés pour la recherche, la préparation et la reproduction de renseignements au cours de la période visée.

La CFP a perçu 355 $ et renoncé à 5 $ à titre de frais de demandes reçues au cours de la période visée. De plus, 3 des demandes examinées au cours de la période visée ont été abandonnées avant le paiement des frais.

2.13 Coûts

Au cours de la période visée, le Bureau de l’AIPRP a déboursé 142 918 $ en salaires et 5 100 $ en fournitures et services, incluant 812 $ liés à des contrats de services professionnels aux fins de l’administration de la Loi.

Les coûts des salaires et des services professionnels représentent 1,99 équivalent temps plein.

3. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) s’est efforcé de simplifier et d’améliorer ses processus. Les formulaires de réponse pour la récupération de documents dans les programmes ministériels ont été mis à jour afin de s’assurer que les bureaux de première responsabilité (BPR) fournissent des réponses complètes et réduisent au minimum le va-et-vient entre le Bureau de l’AIPRP et le BPR. Cette mise à jour comprenait une liste de contrôle à laquelle les BPR pouvaient consulter pour confirmer qu’ils ont satisfait à toutes les exigences.

3.2 Conseils et formation

Conseils

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de l’AIPRP conseille les gestionnaires et employés de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP), et oriente d’autres organisations et le grand public sur divers enjeux et questions relatifs à ces lois.
Ces demandes d’orientation et de conseils portaient entre autres sur :

• La révision des protocoles d’entente et des ententes sur l’échange de renseignements pour vérifier leur conformité aux dispositions des lois et politiques connexes;
• La révision des rapports de vérification, des réponses aux questions émanant du Parlement et d’autres documents avant leur publication pour s’assurer que les renseignements sont communiqués conformément aux lois;
• La révision des rapports d’enquêtes administratives (rapports sur la violence en milieu de travail ou le harcèlement) avant de les communiquer aux parties concernées, afin de garantir que l’information est divulguée conformément aux principes des exceptions définies dans les lois;
• Les réponses aux demandes de renseignements généraux présentées par le public, par écrit et par téléphone.

Participation au processus de gouvernance

Le coordonnateur de l’AIPRP fait partie du Comité exécutif de gestion, du Comité d’intégration, du Comité de gestion des ressources ainsi que du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert. Le gestionnaire de l’AIPRP siège au Comité de gestion de l’information et de la technologie de l’information, au Comité de sécurité et dans l’équipe du projet de base sur les données ouvertes. De plus, le Bureau de l’AIPRP siège à titre de membre sans droit de vote au Comité de révision des projets et au sein du Groupe d’affaires et de GI-TI sur les opérations. Le Bureau de l’AIPRP joue également un rôle consultatif au sein du groupe du projet Code for Canada et du Comité principal de gestion du projet de transformation d’Emplois GC.

La participation active à ces comités et à différents autres groupes de travail permet au Bureau de l’AIPRP :

• de se tenir au fait des questions, des initiatives et des projets à venir qui pourraient avoir une incidence sur l'AIPRP;
• d’intégrer des considérations relatives à l’AIPRP à la planification et à la mise en œuvre d’initiatives et de projets.

Gouvernement ouvert

Le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert décrit un ensemble d’activités et de livrables pour répondre aux exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Le Plan vise à permettre à la CFP d’élaborer des mécanismes internes afin de maximiser la communication des renseignements et des données du gouvernement ayant une valeur opérationnelle. À titre de membre du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert et de l’équipe de base de l’Initiative sur les données ouvertes, le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils stratégiques sur les enjeux liés à la protection des renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité.

La CFP a mis en œuvre des processus opérationnels pour l’accès libre à l’information et aux données, qui comprennent un examen par le Bureau de l'AIPRP. Cet examen tient compte des principes d’exception définis dans la Loi afin de protéger les renseignements de nature délicate avant leur publication.

Rapports internes

La CFP possède un programme d’AIPRP stable et efficace. Le Bureau de l’AIPRP rencontre les différents cadres supérieurs pour répondre à des questions précises, et rend compte, au besoin, des questions importantes à la haute direction.

Le Bureau de l’AIPRP présente également des mises à jour annuelles au Comité exécutif de gestion sur l’administration du programme d’AIPRP et le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Formation

Le Bureau de l’AIPRP continue d’offrir une formation de base aux superviseurs et gestionnaires. L’objectif principal de ce programme est de s’assurer que les gestionnaires connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu des 2 lois et politiques connexes.

Le cours autodirigé Principes fondamentaux de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l’École de la fonction publique du Canada est également recommandé à tous les employés.

3.3 Système de suivi et imagiciel

Le Bureau de l’AIPRP continue d’utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. En prévision de la migration ultérieure de l’organisme vers Windows 10, nous procédons aux essais de la dernière version de la suite logicielle AccessPro en vue de son déploiement au Bureau.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Au cours de la période visée, la Commission de la fonction publique du Canada n’a reçu aucune plainte du Commissariat à l’information concernant le traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Une enquête sur une plainte est toujours en cours depuis le rapport 2017 2018.

4.2 Nature des plaintes

Aucune plainte n’a été reçue au cours de la période visée.

4.3 Plaintes réglées

Au cours de la période visée, le Commissariat à l’information a confirmé que la plainte reportée de la période précédente avait été classée comme étant fondée et réglée. Elle portait sur l’application des exceptions.

5. Affaires judiciaires

Aucune plainte en justice n’a été intentée contre la Commission de la fonction publique du Canada au cours de la période visée.

Annexe A ─ Instrument de délégation

Loi sur l’accès à l’information – Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Présidente de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre de responsable d'une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, certaines de ses attributions, précisées ci-après et décrites plus en détail dans l'annexe, aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Poste	Articles de la Loi sur l’accès à l’information
Chef de Cabinet/Coordonnatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels	Loi: 4(2.1), 7(a), 7(b), 8(1), 9, 11(2) - 11(6), 12(2)(b), 12(3)(b), 13-16, 16.5-20, 21-24, 25, 26, 27(1), 27(4), 28(1), 28(2), 28(4), 29(1), 33, 35(2), 37(4), 43(1), 44(2), 52(2), 52(3), 71(1), 72 Règlements: 6(1), 7(2), 7(3), 8, 8.1.
Gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels	Loi: 4(2.1), 8(1), 9, 12(2)(b), 12(3)(b),27(1), 27(4) Règlements: 6(1), 8

Cette délégation est effective à partir du 29e jour du mois de décembre, 2016.

Annexe A

Loi sur l'accès à l'information

4(2.1)	Responsable de l'institution fédérale
7(a)	Aviser l'auteur de la demande d'accès
7(b)	Autoriser l'accès à un document
8(1)	Transmettre la demande à une autre institution
9	Prorogation du délai
11(2),11(3), 11(4), 11(5), 11(6)	Frais de communications etc.
12(2)(b)	Langue de communication des renseignements
12(3)(b)	Accès aux renseignements sur un support de substitution
13	Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel
14	Exception - Affaires fédéro-provinciales
15	Exception - Affaires internationales et défense
16	Exception - Application de la loi et enquêtes
16.5	Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
17	Exception - Sécurité des individus
18	Exception - Intérêts économiques du Canada
18.1	Exceptions - Intérêts économiques de la Société canadienne des postes, d'Exportation et développement Canada, de l'Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public et de VIA Rail Canada Inc.
19	Exception - Renseignements personnels
20	Exception - Renseignements de tiers
21	Exception - Activités du gouvernement
22	Exception - Procédures de vérification
22.1	Exception - Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification
23	Exception - Secret professionnel des avocats
24	Exception - Interdictions réglementaires
25	Prélèvements
26	Exception - Renseignements devant être publiés
27(1), 27(4), 28(1)(b), 28(2), 28(4)	Avis aux tiers
29(1)	Recommandation du Commissaire à l'information
33	Avis au Commissaire à l'information de la participation d'un tiers
35(2)(b)	Droit de présenter des observations
37(4)	Accès accordé au plaignant
43(1)	Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale)
44(2)	Avis à l'auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers)
52(2)(b), 52(3)	Règles spéciales concernant les audiences
71(1)	Consultation des manuels; exclusions des renseignements protégés
72	Élaborer un rapport annuel à l'intention du Parlement

Access à Information Regulations

6(1)	Appliquer les procédures relatives à la transmission d'une demande d'accès à une autre institution fédérale conformément au paragraphe 8(1) de la Loi
7(2)	Frais liés à la recherche et à la préparation
7(3)	Frais liés à la production et aux programmes
8	Donner accès aux documents
8.1	Restrictions applicables au support

Annexe B — Rapport statistique 2018-2019 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution: Commission de la Fonction Publique (CFP)

Période d'établissement de rapport: 2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	75
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	6
Total	81
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	77
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	4

1.2 Source des demandes

Source	Nombre de demandes
Médias	11
Secteur universitaire	2
Secteur commercial (secteur privé)	17
Organisation	2
Public	40
Refus de s'identifier	3
Total	75

1.3 Demandes informelles

Délai de traitement
1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
7	8	3	3	0	0	0	21

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition	Délai de traitement
1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	1	11	3	0	0	0	0	15
Communication partielle	1	21	5	5	0	0	0	32
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n’existe	5	7	0	0	0	0	0	12
Demande transmise	3	0	0	0	0	0	0	3
Demande abandonnée	14	1	0	0	0	0	0	15
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	24	40	8	5	0	0	0	77

2.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
13(1)(a)	0	16(2)	2	18(a)	0	20.1	0
13(1)(b)	0	16(2)(a)	0	18(b)	0	20.2	0
13(1)(c)	0	16(2)(b)	0	18(c)	0	20.4	0
13(1)(d)	0	16(2)(c)	0	18(d)	0	21(1)(a)	2
13(1)(e)	0	16(3)	0	18.1(1)(a)	0	21(1)(b)	3
14	0	16.1(1)(a)	0	18.1(1)(b)	0	21(1)(c)	0
14(a)	0	16.1(1)(b)	0	18.1(1)(c)	0	21(1)(d)	0
14(b)	0	16.1(1)(c)	0	18.1(1)(d)	0	22	7
15(1)	0	16.1(1)(d)	0	19(1)	29	22.1(1)	0
15(1) - I.A.*	0	16.2(1)	0	20(1)(a)	0	23	4
15(1) - Def.*	0	16.3	0	20(1)(b)	1	24(1)	0
15(1) - S.A.*	0	16.4(1)(a)	0	20(1)(b.1)	0	26	0
16(1)(a)(i)	0	16.4(1)(b)	0	20(1)(c)	11
16(1)(a)(ii)	0	16.5	0	20(1)(d)	0
16(1)(a)(iii)	0	17	0
16(1)(b)	0
16(1)(c)	3
16(1)(d)	0		*A.I. : Affaires internationales      Déf. : Défense du Canada     A.S. : Activités subversives

2.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
68(a)	0	69(1)	0	69(1)(g) re (a)	0
68(b)	0	69(1)(a)	0	69(1)(g) re (b)	0
68(c)	0	69(1)(b)	0	69(1)(g) re (c)	0
68.1	0	69(1)(c)	0	69(1)(g) re (d)	0
68.2(a)	0	69(1)(d)	0	69(1)(g) re (e)	0
68.2(b)	0	69(1)(e)	0	69(1)(g) re (f)	0
		69(1)(f)	0	69.1(1)	0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition	Papier	Électronique	Autres
Communication totale	8	7	0
Communication partielle	4	28	0
Total	12	35	0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
Communication totale	1229	1177	15
Communication partielle	11855	8089	32
Exception totale	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	15
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Estimation des frais	Avis juridique	Autres	Total
Communication totale	0	0	0	5	5
Communication partielle	7	0	0	6	13
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	7	7
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	7	0	0	18	25

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Motif principal
Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
0	0	0	0	0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard	Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé	Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé	Total
1 à 15 jours	0	0	0
16 à 30 jours	0	0	0
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	0	0
121  à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	0	0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Partie 3 - Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé	9(1)a) Entrave au fonctionnement	9(1)(b) Consultation	9(1)c) Avis à un tiers
Article 69	Autres
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	6	0	6	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Total	6	0	6	0

3.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	9(1)(a) Entrave au fonctionnement	9(1)(b) Consultation	9(1)(c) Avis à un tiers
Article 69	Autres
30 jours ou moins	4	0	5	0
31 à 60 jours	1	0	1	0
61 à 120 jours	1	0	0	0
121 à 180 jours	0	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0	0
365 jours ou plus	0	0	0	0
Total	6	0	6	0

Partie 4: Frais

Type de frais	Frais perçus	Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes	Montant	Nombre de demandes	Montant
Présentation	71	$355	1	$5
Recherche	0	0$	0	0$
Production	0	0$	0	0$
Programmation	0	0$	0	0$
Préparation	0	0$	0	0$
Support de substitution	0	0$	0	0$
Reproduction	0	0$	0	0$
Total	71	$355	1	$5

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organisations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	45	862	2	0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	0	0	0	0
Total	45	862	2	0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	43	852	2	0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	2	10	0	0

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121  à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	28	1	0	0	0	0	0	29
Communiquer en partie	9	3	0	1	0	0	0	13
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	1	0	0	0	0	1
Total	37	4	1	1	0	0	0	43

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121  à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Communiquer en partie	0	0	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	2	0	0	0	0	0	0	2
Total	2	0	0	0	0	0	0	2

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Article 32	Article 35	Article 37	Total
0	1	1	2

Partie 8 - Recours judiciaire

Article 41	Article 42	Article 44	Total
0	0	0	0

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9. Coûts

Dépenses	Montant
Salaires	$142,918
Heures supplémentaires	$0
Biens et services	$5,100
• Contrats de services professionnels	$4,288
• Autres	$812
Total	$148,018

9.2  Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein	1.99
Employés à temps partiel et occasionnels	0.00
Employés régionaux	0.00
Experts-conseils et personnel d’agence	0.00
Étudiants	0.00
Total	1.99

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.