Rapport annuel concernant l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels - 1 avril 2018 au 31 mars 2019

Table des matières

• Introduction
• Partie I – Aperçu de la Commission de la fonction publique du Canada
• 1. Raison d’être
  • Rôle et mandat
• 2. Inventaire des programmes
• Partie II – Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
• 1. Organisation de la délégation et des activités
  • 1.1 Décret de délégation
  • 1.2 Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  • 1.3 Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  • 1.4 Agents de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• 2. Rapport statistique : Interprétation
  • 2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • 2.2 Nature des demandes
  • 2.3 Consultations entre les organisations
  • 2.4 Demandes informelles
  • 2.5 Réponses aux demandes traitées
  • 2.6 Exceptions invoquées
  • 2.7 Exclusions invoquées
  • 2.8 Prorogation du délai
  • 2.9 Délai de traitement
  • 2.10 Traduction
  • 2.11 Support des documents communiqués
  • 2.12 Corrections et mentions
  • 2.13 Coûts
• 3. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  • 3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés
  • 3.2 Conseils et formation
  • 3.3 Système de suivi et imagiciel
  • 3.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels
  • 3.5 Atteintes à la vie privée
  • 3.6 Rapport annuel sur l’état des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• 4. Plaintes
  • 4.1 Nombre de plaintes
  • 4.2 Nature des plaintes
  • 4.3 Plaintes réglées
• 5. Décisions judiciaires
• 6. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A ─ Instrument de délégation
• Annexe B – Rapport statistique 2018-2019 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

La Loi établit le cadre juridique régissant la collecte, la conservation, l'utilisation, la communication, le retrait et l'exactitude des renseignements personnels dans le cadre de l'administration des programmes et des activités par les institutions gouvernementales visées par la Loi. En outre, la Loi confère aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès aux renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales, ainsi qu'un droit de correction de ces renseignements.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de chaque institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, un rapport annuel traitant de l’application de la Loi au sein de son organisation. Dans les 3 mois suivant la fin de chaque exercice financier, ces rapports sont déposés devant chacune des chambres du Parlement ou, si ces dernières ne siègent pas, dans les 15 premiers jours de la session suivante.

Le présent rapport annuel donne un aperçu de la gestion et de l’administration de la Loi à la Commission de la fonction publique du Canada pendant l’exercice ­2018-2019.

Le rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve également dans la page Publications de notre site Web.

Partie I – Aperçu de la Commission de la fonction publique du Canada

1. Raison d’être

Le président du Conseil privé de la Reine pour le Canada est responsable de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, et du dépôt du rapport annuel de la CFP au Parlement. La CFP rend compte indépendamment de l’exercice de son mandat au Parlement.

Depuis plus d’un siècle, la CFP est chargée de promouvoir et de préserver les nominations fondées sur le mérite, et de protéger l’impartialité politique de la fonction publique fédérale. Conformément au système de dotation déléguée prévu par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, la CFP s’acquitte de ses responsabilités en fournissant une orientation stratégique et une expertise, en effectuant de la surveillance, en offrant des services novateurs de dotation et d’évaluation et en faisant rapport au Parlement sur le rendement du système de dotation et sur l’impartialité politique dans la fonction publique. Il s’agit là de facteurs clés nous permettant d’édifier et de maintenir une fonction publique qui produit des résultats pour les Canadiens.

Rôle et mandat

Grâce à des conseils et à des orientations stratégiques, la CFP appuie les ministères et organismes dans l’embauche de personnes qualifiées provenant de l’intérieur et de l’extérieur de la fonction publique, en contribuant à établir un effectif représentatif de la diversité du Canada. La CFP offre des programmes de recrutement et des services d’évaluation qui appuient les priorités de recrutement stratégique du gouvernement du Canada et le renouvellement de la fonction publique, mettant à profit des outils modernes pour offrir aux Canadiens un accès exempt d’obstacles aux emplois de la fonction publique.

La CFP surveille les activités d’embauche à la fonction publique, veillant ainsi à l’intégrité du processus d’embauche. La CFP offre aux employés une orientation sur leurs droits et obligations en matière d’activités politiques, et rend des décisions sur les candidatures politiques; elle reconnaît aux employés leur droit de participer à des activités politiques tout en protégeant l’impartialité politique de la fonction publique.

2. Inventaire des programmes

L’inventaire dresse une liste des programmes appuyant la prestation des résultats ministériels. Il décrit la façon dont la CFP atteint ses résultats en déterminant la façon dont les ressources y contribuent. Bien que les programmes soient très semblables aux différents secteurs d’activité, ils n’ont pas été conçus pour tenir compte de cette structure. Par exemple, le résultat d’un programme ministériel peut se fonder sur le travail de plus d’un secteur.

La CFP gère 3 programmes, relevant de la responsabilité respective d’un vice-président chargé d’en assurer la réussite.

Programme ─ Soutien et orientation en matière de politiques

Le programme de soutien et d’orientation en matière de politiques vise à aider les ministères et organismes à embaucher des personnes qualifiées provenant de l’intérieur ou de l’extérieur de la fonction publique, à expérimenter et à innover dans leurs approches de dotation, et à appuyer l’adoption de stratégies pour leur permettre de répondre à leurs besoins opérationnels et atteindre leurs objectifs de diversité et d’équité en matière d’emploi. Ce programme établit une orientation pangouvernementale en matière de dotation grâce à des règlements et des politiques. Il fournit également aux organisations des orientations pour appuyer le respect des lois, règlements et politiques, y compris la prestation de conseils d’experts. Il a aussi pour but d’évaluer les demandes de permission des fonctionnaires qui souhaitent se présenter à titre de candidats à une élection, et de tenir des activités de communication pour s’assurer que les fonctionnaires connaissent leurs droits et obligations en matière d’activités politiques.

Programme ─ Services de recrutement et d'évaluation

Le programme de services de recrutement et d’évaluation vise à aider les ministères et organismes à embaucher des personnes qualifiées provenant de l’intérieur ou de l’extérieur de la fonction publique, contribuant ainsi à établir une fonction publique qui reflète la diversité du Canada. Ce programme comprend l’exécution des programmes de recrutement, des programmes d’emploi pour les étudiants, des services d’évaluation et mesures d’adaptation, ainsi que l’administration des droits de priorité accordés par la loi. Grâce à des outils, des activités de sensibilisation, des systèmes en ligne et des technologies modernes, il fournit aux Canadiens un accès exempt d’obstacles aux emplois de la fonction publique. Ce programme prône également la collaboration avec les ministères et organismes pour créer et mettre en œuvre des approches de dotation et d’évaluation novatrices permettant de réaliser les priorités de recrutement stratégique du gouvernement du Canada et de renouveler la fonction publique.

Programme ─ Surveillance

Le programme de surveillance a pour but de veiller à l’intégrité du processus de nominations au mérite dans la fonction publique et de déceler les possibilités d’amélioration continue. Ce programme prévoit la tenue de vérifications et d’enquêtes et la réalisation de sondages afin de surveiller dans quelle mesure les ministères et organismes respectent les lois, règlements et politiques en matière de dotation, tout en présentant une vue globale du système de dotation dans la fonction publique. Ce programme vise également à surveiller et à analyser les données d’embauche et à effectuer des recherches qui permettront de présenter aux ministères, aux organismes et aux Canadiens un portrait fidèle de l’embauche dans la fonction publique.

Partie II – Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Organisation de la délégation et des activités

1.1 Décret de délégation

Le président de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) est désigné comme responsable de l’organisme gouvernemental aux fins de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi).

Conformément à l’article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, en vertu d’un arrêté dûment signé, déléguer certains de leurs pouvoirs à des cadres ou employés occupant un poste de niveau approprié, afin qu’ils exercent les pouvoirs ou assument les tâches et fonctions du responsable, tel que précisé dans l’arrêté.

En vertu de la Loi, une vaste proportion des pouvoirs, des responsabilités et des fonctions du président sont délégués au chef de cabinet, désigné comme coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) désigné pour la CFP. La responsabilité opérationnelle de l’application de la Loi incombe au gestionnaire de l'AIPRP, qui dispose d’une délégation partielle. Une délégation partielle est accordée à l’agent de sécurité du Ministère pour communiquer des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi. Cette délégation se produit dans des circonstances particulières liées à la sécurité, lorsque l’information a été obtenue en dehors des activités de programme de la CFP. Voir l’Annexe A – Instrument de délégation.

1.2 Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l'AIPRP est chargé d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices, des systèmes et des procédures efficaces pour s’assurer que les demandes sont traitées efficacement en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le coordonnateur est aussi responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, systèmes et procédures exigés par les deux lois ainsi que par les politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Le coordonnateur exerce notamment les activités suivantes :

• Traiter les demandes présentées en vertu des 2 lois
• Servir de porte-parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissariat à l’information, du Commissariat à la protection de la vie privée et d’autres ministères ou organismes fédéraux pour les questions législatives
• Répondre aux demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales au sujet de documents de la CFP
• Examiner les renseignements recueillis, conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada et à la Procédure de gestion de la recherche sur l’opinion publique
• Produire le rapport annuel au Parlement et d’autres rapports exigés par la Loi, de même que tout autre document exigé par les organismes centraux
• Promouvoir la sensibilisation et conseiller les employés pour assurer le respect des obligations des 2 lois et politiques du SCT sont respectées, et évaluer leur incidence sur diverses initiatives de programme
• Veiller à ce que les 2 lois, les règlements et les autres procédures et politiques applicables soient dûment respectés

1.3 Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) appuie le coordonnateur de l'AIPRP dans l’application des dispositions relatives aux 2 lois et des politiques connexes du SCT, à la CFP. Le Bureau compte actuellement un gestionnaire, 2 analystes et un adjoint administratif, et relève du Secrétariat aux affaires générales.

La tâche des analystes consiste à traiter les consultations et les demandes liées aux 2 lois, à rédiger les réponses aux plaintes, à examiner le chapitre d’Info Source sur la CFP et à appuyer les autres responsabilités en matière d'AIPRP. Les analystes offrent des conseils en matière de protection des renseignements personnels, un soutien dans l’évaluation des activités de programme et de l’aide dans la rédaction de documents concernant le respect de la protection des renseignements personnels, tels que les énoncés de confidentialité et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. De plus, les analystes aident les employés de la CFP à gérer les cas d’atteinte à la vie privée et la communication de renseignements personnels.

Le Bureau de l'AIPRP offre des séances de formation générale et personnalisée aux employés.

Enfin, le Bureau réexamine ses politiques et ses procédures pour offrir un soutien amélioré aux agents de liaison des secteurs, et de faire de mieux comprendre leur rôle, responsabilités et obligations quant au traitement des demandes présentées en vertu des 2 lois.

1.4 Agents de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l'AIPRP traite les demandes de concert avec les agents de liaison ─ des employés qui connaissent bien les activités de leur secteur. Un agent de liaison est attitré à chaque secteur, de même qu’au Secrétariat aux affaires générales et au chef de la vérification et de l’évaluation. En plus d’agir comme intermédiaires entre leur secteur et le Bureau de l'AIPRP, les agents de liaison sont chargés :

• de demander aux spécialistes des programmes du secteur de trouver les documents pertinents;
• d’indiquer s’il existe d’autres bureaux de première responsabilité;
• de tenir le Bureau de l'AIPRP au courant des problèmes liés à certaines demandes (retards, entraves aux opérations, consultations requises);
• de fournir au Bureau de l'AIPRP les documents pertinents assortis des recommandations du secteur.

Les agents de liaison jouent un rôle important, soit de veiller à ce que la CFP effectue des recherches rigoureuses et exhaustives dans ses banques de données afin de répondre aux demandes.

2. Rapport statistique : Interprétation

Au cours de la dernière période de rapport, la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) a reçu au total 124 demandes présentées en vertu des deux lois. La CFP a répondu à toutes ces demandes. Ce nombre représente une diminution de 18 % du nombre de demandes reçues par rapport à l’exercice précédent. Comparativement à la moyenne historique, qui exclut la hausse temporaire de 2015 à 2017, ces 124 demandes représentent une augmentation de 20 %.

2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, la CFP a reçu 49 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (Loi), en plus d’une demande reportée de la période précédente. Ce chiffre représente une diminution de 4 % des demandes reçues par rapport à l’exercice précédent.

La CFP a répondu à 47 demandes au cours de la période visée par le présent rapport, ce qui a exigé l’examen de 4 054 pages d’information. Au terme de la période visée par le rapport, 3 demandes étaient encore en cours de traitement; par conséquent, elles ont été reportées à la période suivante.

2.2 Nature des demandes

La nature des 47 demandes réglées au cours de la période visée par le présent rapport se répartit de la façon suivante :

• 17 demandes (37 %) concernaient des activités de dotation; pour la plupart, les demandeurs cherchaient de l’information relative à des documents de dotation, à l’administration des droits de priorité et aux évaluations.
• 10 demandes (21 %) concernaient des renseignements personnels détenus par des employés particuliers de la CFP.
• 2 demandes (4 %) visaient des enquêtes réalisées en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique .
• Les 18 autres demandes (38 %) portaient sur divers sujets.

2.3 Consultations entre les organisations

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a reçu une demande de consultation de la part d’un autre organisme; aucune demande n’avait été reportée de la période de rapport précédente. Le traitement de la seule demande reçue a exigé l’examen de cinq pages. Aucune consultation n’était encore active à la fin de la période et n’a fait l’objet d’un report à l’exercice 2019-2020.

En réponse à la seule consultation menée au cours de la période visée par le rapport, la CFP ne s’est pas opposée à la divulgation des documents.

La CFP a consulté d’autres ministères et organismes à une reprise afin de traiter la seule demande réglée pendant la période visée par le présent rapport.

2.4 Demandes informelles

Afin d’améliorer et de simplifier l’accès à l’information, la CFP traite autant de demandes d’information que possible de manière informelle. Un demandeur peut, dans certains cas, obtenir l’accès aux renseignements personnels qui le concernent en communiquant informellement avec le gestionnaire du programme qui contrôle ces documents. Dans ce cas, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels offre de l’aide et des conseils, selon les besoins.

2.5 Réponses aux demandes traitées

En réponse aux 47 demandes traitées pendant la période visée par le présent rapport, l’information demandée a été communiquée en totalité ou en partie dans 20 cas, soit 42,5 % des demandes. Les 27 autres demandes ont été abandonnées (51,1 %) ou n’ont fait l’objet d’aucun rapport (6,4 %). Sur les 24 demandes abandonnées au cours de la période visée, 19 étaient destinées à une autre institution fédérale, et ont été transférées de façon informelle avec le consentement du requérant.

2.6 Exceptions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger les renseignements liés à un intérêt public ou privé particulier. Au cours de la période visée par le présent rapport, les exceptions les plus souvent invoquées étaient liées à l’article 26 (renseignements concernant un autre individu) et à l’article 27 (secret professionnel des avocats).

2.7 Exclusions invoquées

Les articles 69 et 70 de la Loi précisent les types de renseignements auxquels celle-ci ne s’applique pas. Ces exclusions concernent les documents publiés, les documents de bibliothèque ou de musée, les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada par ou pour des tiers, certains documents relatifs à Radio-Canada ainsi que les documents confidentiels du Cabinet.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP n’a invoqué aucune exclusion.

2.8 Prorogation du délai

Conformément à l’article 15 de la Loi, il est possible de proroger le délai établi de 30 jours pour répondre à une demande. L’article 15 comporte plusieurs dispositions en vertu desquelles une prorogation peut être accordée. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a eu recours à une prorogation 4 fois pour les demandes traitées.

2.9 Délai de traitement

La CFP a répondu à 41 des 47 demandes traitées (82 %) en 30 jours ou moins; 3 demandes (6,3 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 3 demandes (6,3 %) dans un délai de 61 à 120 jours, et aucune n’a nécessité plus de 120 jours.

De ces demandes, 46 (98 %) ont été terminées dans les délais permis. Lorsque le 30e jour de l’échéance correspond à un week-end ou à un jour férié, la demande est considérée comme étant traitée dans les temps, dès que la réponse est transmise au cours de la journée ouvrable suivante.

2.10 Traduction

La CFP n’a reçu aucune demande de traduction de renseignements personnels au titre de l’alinéa 17(2)b) de la Loi.

2.11 Support des documents communiqués

En ce qui concerne les 20 demandes pour lesquelles l’information a été communiquée en tout ou en partie, pour 7 demandes (35 %) l’information a été fournie sur papier; l’information concernant les 13 autres (65 %).

2.12 Corrections et mentions

La CFP n’a reçu aucune demande de correction des renseignements personnels en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi.

2.13 Coûts

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP a déboursé 142 919 $ en salaires et 27 445 $ en fournitures et services, incluant 26 633 $ liés à des contrats de services professionnels aux fins de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les coûts des salaires et des services professionnels représentent 2,09 équivalents temps plein.

3. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

3.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a engagé un conseiller pour effectuer un examen de l’ensemble des politiques. Il en est résulté un nouveau cadre de gestion pour la protection des renseignements personnels, qui venait remplacer cinq instruments de politique distincts. De plus, cet examen a produit une nouvelle norme pour la gestion des atteintes à la vie privée et une directive sur les protocoles de protection des renseignements personnels.

Par ailleurs, au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP a élaboré un plan de travail pour effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sur les programmes existants de la CFP au cours des 5 prochaines années.

3.2 Conseils et formation

Conseils

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de l'AIPRP fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP), et oriente d’autres organisations et le grand public sur divers enjeux et questions relatifs à ces lois.

Ces demandes d’orientation et de conseils portaient entre autres sur :

• La révision des protocoles d’entente et des ententes sur l’échange de renseignements pour vérifier leur conformité aux dispositions des deux lois et des politiques connexes.
• La révision des rapports de vérification, des réponses aux questions du Parlement et d’autres documents avant leur publication pour s’assurer que les renseignements sont communiqués conformément aux deux lois.
• La révision des rapports d’enquêtes administratives (par exemple, les rapports sur la violence en milieu de travail ou sur le harcèlement) avant la communication aux parties concernées afin de garantir que l’information est divulguée conformément aux principes des exceptions définies dans les lois.
• La formulation de recommandations concernant la communication des renseignements personnels.
• Les réponses aux demandes de renseignements généraux présentées par le public, par écrit et par téléphone.

Participation au processus de gouvernance

Le coordonnateur de l'AIPRP fait partie du Comité exécutif de gestion, du Comité d’intégration, du Comité de gestion des ressources ainsi que du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert. Le gestionnaire de l'AIPRP siège au Comité de gestion de l’information et de la technologie de l’information, au Comité de sécurité et dans l’équipe du projet de base sur les données ouvertes. De plus, le Bureau de l'AIPRP siège à titre de membre sans droit de vote au Comité de révision des projets et au sein de l’équipe chargée des activités opérationnelles des services de TI. Le Bureau de l'AIPRP joue également un rôle consultatif au sein du groupe du projet Code for Canada et du Comité de gestion de base sur la transformation d’Emplois GC.

La participation active à ces comités et à différents autres groupes de travail permet au Bureau de l'AIPRP :

• de se tenir au fait des questions, des initiatives et des projets à venir qui pourraient avoir une incidence sur l'AIPRP;
• d’intégrer des considérations relatives à l'AIPRP à la planification et à la mise en œuvre d’initiatives et de projets.

Gouvernement ouvert

Le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert décrit un ensemble d’activités et de produits livrables pour répondre aux exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Le Plan vise à permettre à la CFP d’élaborer des mécanismes internes afin de maximiser la communication des renseignements et des données du gouvernement ayant une valeur opérationnelle. À titre de membre du Groupe consultatif sur le gouvernement ouvert et de l’équipe de base de l’Initiative sur les données ouvertes, le Bureau de l'AIPRP fournit des conseils stratégiques sur les enjeux liés à la protection des renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité.

La CFP a mis en œuvre des processus opérationnels pour l’accès libre à l’information et aux données, qui comprennent un examen par le Bureau de l'AIPRP. Cet examen tient compte des principes d’exception définis dans la Loi afin de protéger les renseignements de nature délicate avant leur publication.

Rapports internes

La CFP possède un programme d'AIPRP stable et efficace. Le Bureau de l'AIPRP rencontre les différents cadres supérieurs pour répondre à des questions précises, et rend compte, au besoin, des questions importantes à la haute direction.

Tout cas d’atteinte à la vie privée est signalé au président dès qu’il est constaté. Les atteintes à la vie privée sont également signalées chaque trimestre au comité sur la sécurité ministérielle et au Comité de gestion de l’information et de la technologie de l’information.

Le Bureau de l'AIPRP présente également des mises à jour annuelles au Comité exécutif de gestion sur l’administration du programme d'AIPRP et le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Formation

Le Bureau de l'AIPRP continue d’offrir une formation de base aux superviseurs et aux gestionnaires. L’objectif principal de ce programme est de s’assurer que les gestionnaires connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu des 2 lois et des politiques connexes.

Le cours autodirigé Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de l’École de la fonction publique du Canada est également recommandé pour tous les employés.

3.3 Système de suivi et imagiciel

Le Bureau de l'AIPRP continue d’utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. En prévision de la migration ultérieure de l’organisme vers Windows 10, nous procédons aux essais de la dernière version de la suite logicielle AccessPro en vue de son déploiement au Bureau.

3.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

3.4.1 Fichiers de renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a examiné 77 fichiers de renseignements personnels pour s’assurer de leur conformité au répertoire des programmes ministériels.

3.4.2 Fichiers inconsultables

La CFP ne détient aucun fichier inconsultable. Aucun accès n’a été refusé au titre du paragraphe 18(2) de la Loi.

3.4.3 Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi, les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Conformément à l’alinéa 8(2)(e), il est possible de communiquer des renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites. Aucun renseignement personnel n’a été communiqué en vertu de cette disposition au cours de la période visée.

L’alinéa 8(2)(m) de la Loi s’applique aux communications à toute autre fin lorsque, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou encore si la personne concernée pouvait en tirer un avantage certain. La CFP a invoqué cette disposition à deux reprises au cours de la période visée par le rapport.

Une communication était dans l’intérêt supérieur du public, et les renseignements personnels ont donc été communiqués à une autre institution fédérale. Des renseignements personnels ont été communiqués à la Gendarmerie royale du Canada dans un deuxième cas parce que leur communication était dans l’intérêt de la personne concernée. Dans les deux cas, le Commissaire à la protection de la vie privée a été avisé après la communication de ces renseignements personnels.

3.4.4 Examen des documents

Le Bureau de l'AIPRP examine régulièrement certains documents avant leur communication afin de relever les renseignements personnels qu’ils pourraient contenir. Cet examen permet l’application des procédures appropriées avant la communication de ces documents et respecte les dispositions de la Loi.

Afin de protéger les renseignements personnels des participants aux enquêtes internes, le Bureau de l'AIPRP offre un service d’examen des rapports d’enquête avant qu’ils soient communiqués aux individus concernés.

3.5 Atteintes à la vie privée

Six cas d’atteinte à la vie privée ont été confirmés durant la période visée. Cinq d’entre eux étaient le résultat d’erreurs humaines ou de problèmes découlant de l’initiative de transformation du courrier électronique de la CFP (passage au domaine de courrier électronique @canada.ca). L’autre atteinte a été causée par une mauvaise connaissance des exigences de la Loi et de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. Cette lacune a été comblée dans le cadre d’une formation officielle offerte au secteur de programme où l’atteinte a été commise. Ces 6 cas d’atteinte à la vie privée ont été signalés au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et au Commissaire à la protection de la vie privée.

La politique de la CFP sur les atteintes à la vie privée ne fait aucune distinction entre les cas d’atteinte substantielle et les cas d’atteinte mineure à la vie privée. Par conséquent, tous les cas d’atteinte à la vie privée sont signalés au SCT et au Commissariat à la protection de la vie privée. Toutefois, la norme proposée de la CFP sur la gestion des atteintes à la vie privée prévoit l’adoption d’une nouvelle approche pour évaluer l’importance relative et exige seulement que les cas d’atteinte substantielle à la vie privée soient signalés au SCT et au Commissariat à la protection de la vie privée. Par conséquent, on s’attend à un changement dans la présentation des rapports au cours de l’exercice financier 2019-2020.

Au moment de la rédaction du présent rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée avait répondu à l’un de ces cas d’atteinte à la vie privée.

3.6 Rapport annuel sur l’état des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

En juin 2018, le Bureau de l'AIPRP a présenté au Comité exécutif de gestion le troisième rapport d’étape annuel sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, qui a été remanié. Cette année, les objectifs du rapport sont les suivants :

• dresser la liste de toutes les collectes de renseignements personnels menées par chaque secteur de programme;
• fournir de l’information sur le statut des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée à la CFP;
• relever les lacunes concernant la gestion des risques associés à la collecte de renseignements personnels.

Au cours de la dernière période de rapport, le Bureau de l'AIPRP a présenté à la haute direction un rapport sur l’architecture des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, aux fins d’approbation. Ce modèle d’état final appuie la désignation et la gestion complètes des risques d’entrave à la vie privée dans toutes nos activités de programme et a contribué à l’élaboration d’un plan de travail quinquennal d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui détermine à quel moment chaque secteur de programme fera l’objet d’une évaluation. Ce plan de travail établit l’ordre de priorité des secteurs de programme qui recueillent ou utilisent des renseignements personnels considérés comme étant à risque élevé.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Au cours de la période visée, 3 plaintes ont été déposées au Commissariat à la protection de la vie privée concernant le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

4.2 Nature des plaintes

Les plaintes suivantes ont été déposées pendant la période visée :

• 1 plainte concernant l’application des exceptions;
• 1 plainte concernant des documents manquants dans une réponse à une demande;
• 1 plainte concernant le retard d’une réponse à une demande

4.3 Plaintes réglées

Au cours de la période visée par le rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée a confirmé qu’une enquête avait été jugée non justifiée.

5. Décisions judiciaires

Aucune plainte en justice n’a été intentée contre la Commission de la fonction publique du Canada au cours de la période visée.

6. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est entrée en vigueur en avril 2010. Cette directive a pour but de permettre aux institutions du gouvernement de déterminer si un programme ou une initiative de prestation des services comprenant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels tels que définis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, se conforme aux principes de protection de la vie privée. Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée visent également à éviter ou à atténuer les risques identifiables d’atteinte à la vie privée. Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) donne des conseils et de l’aide aux gestionnaires de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) tout au long du processus de production des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Entre autres, elle examine les rapports sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et assure la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

On peut consulter les sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sur notre site Web.

Le Centre de psychologie du personnel et la Direction des enquêtes de la CFP mettent actuellement la dernière main aux rapports sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Le Bureau de l'AIPRP continuera d’appuyer les secteurs de programme pour terminer ces rapports.

Annexe A ─ Instrument de délégation

Loi sur la protection des renseignements personnels

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le Président de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre de responsable d'une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l'annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire :

Poste	Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Chef de cabinet / Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels	Loi: (8)(2)(j), 8(4), 8(5), 9(1), 9(4), 10, 14, 15, 17(2)(b), 17(3)(b), 18(2), 19-22, 22.3-28, 31, 33(2), 35(1), 35(4), 36(3), 37(3), 51(2)(b), 51(3), 72(1) Règlements: 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14
Gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels	Loi: 15, 17(2)(b), 17(3)(b) Règlements: 9, 11(2)
Vice-président, Affaires ministérielles et Agent de sécurité ministériel (ASM)	Une délégation limitée est accordée au poste identifié aux présentes afin d'exercer le pouvoir de divulguer des renseignements personnels conformément aux sous-alinéas 8(2)(m)(i) et 8(2)(m)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette délégation est limitée aux cas où la divulgation concerne des questions de sécurité qui ne proviennent pas des programmes de la CFP. L'ASM travaillera en collaboration avec la Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui a le pouvoir délégué d'agir en vertu du paragraphe 8 (5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cette délégation est effective à partir du 30e jour du mois de juillet, 2018

Annexe A

Loi sur la protection des renseignements personnels

8(2)(j)	Communication à des fins de recherche
8(4)	Conservation des copies des demandes en vertu de l’alinéa 8(2)e)
8(5)	Avis de communication en vertu de l’alinéa 8(2)m)
9(1)	Conservation d'un relevé des cas d'usage
9(4)	Usages compatibles
10	Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
14	Notification lors de demande de communication
15	Prorogation du délai
17(2)(b)	Version de la communication
17(3)(b)	Communication sur support de substitution
18(2)	Exception (fichiers inconsultables)- autorisation de refuser
19(1)	Exception - renseignements obtenus à titre confidentiel
19(2)	Exception - cas où la divulgation est autorisée
20	Exception - affaires fédéro-provinciales
21	Exception - affaires internationales et défense
22	Exception - application de la loi et enquêtes
22.3	Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
23	Exception - enquêtes de sécurité
24	Exception - individus condamnés pour une infraction
25	Exception - sécurité des individus
26	Exception - renseignements concernant un autre individu
27	Exception - secret professionnel des avocats
28	Exception - dossiers médicaux
31	Avis d'enquête
33(2)	Droit de présenter ses observations
35(1)	Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée
35(4)	Communication accordée
36(3)	Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)
37(3)	Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (Contrôle d'application)
51 (2)(b)	Règles spéciales (auditions)
51(3)	Présentation d'arguments en l'absence d'une partie
72(1)	Rapports au Parlement

Règlement sur la protection des renseignements personnels

9	Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels
11(2)	Avis que les corrections demandées ont été effectuées
11(4)	Avis que les corrections demandées ont été refusées
13(1)	Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique au mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice.
14	Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice.

Annexe B – Rapport statistique 2018-2019 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution: Commission de la fonction publique (CFP)

Période d'établissement de rapport: 2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	49
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	1
Total	50
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	47
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapporte	3

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	3	5	1	0	0	0	0	9
Communication partielle	0	6	2	3	0	0	0	11
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document existant	0	3	0	0	0	0	0	3
Demande abandonnée	23	1	0	0	0	0	0	24
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	26	15	3	3	0	0	0	47

2.2 Exemptions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
18(2)	0	22(1)(a)(i)	0	23(a)	0
19(1)(a)	0	22(1)(a)(ii)	0	23(b)	0
19(1)(b)	0	22(1)(a)(iii)	0	24(a)	0
19(1)(c)	0	22(1)(b)	0	24(b)	0
19(1)(d)	0	22(1)(c)	0	25	0
19(1)(e)	0	22(2)	0	26	8
19(1)(f)	0	22.1	0	27	2
20	0	22.2	0	28	0
21	0	22.3	0

2.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
69(1)(a)	0	70(1)	0	70(1)(d)	0
69(1)(b)	0	70(1)(a)	0	70(1)(e)	0
69.1	0	70(1)(b)	0	70(1)(f)	0
		70(1)(c)	0	70.1	0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition	Papier	Électronique	Autres
Communication totale	6	3	0
Communication partielle	1	10	0
Total	7	13	0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
Communication totale	243	177	9
Communication partielle	3811	2683	11
Exception totale	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	24
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0
Total	4054	2860	44

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Renseignements entremêlés	Autres	Total
Communication totale	1	0	0	0	1
Communication partielle	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	1	0	0	0	1

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Motif principal
	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
1	1	0	0	0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard	Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé	Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé	Total
1 à 15 jours	0	1	1
16 à 30 jours	0	0	0
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	0	0
121  à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	1	1

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e)	Alinéa 8(2)m)	Paragraphe 8(5)	Total
0	2	2	4

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues	Nombre
Mentions annexées	0
Demandes de correction acceptées	0
Total	0

Partie 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé	15(a)(i) Entrave au fonctionnement	15(a)(ii) Consultation		15(b) Traduction ou conversion
		Article 70	Autres
Communication totale	0	0	1	0
Communication partielle	3	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document existant	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Total	3	0	1	0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	15(a)(i) Entrave au fonctionnement	15(a)(ii) Consultation		15(b) Traduction ou conversion
		Article 70	Autres
1 à 15 jours	0	0	0	0
16 à 30 jours	3	0	1	0
Total	3	0	1	0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organisations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	1	5	0	0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	0	0	0	0
Total	1	5	0	0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	1	5	0	0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	0	0	0	0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121  à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	1	0	0	0	0	0	0	1
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	1	0	0	0	0	0	0	1

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121  à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autres	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

Partie 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Requêtes du conseil privé

Partie 8 - Plaintes et enquêtes

Article 31	Article 33	Article 35	Recours judiciaire	Total
3	1	1	0	5

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées

0

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1  Coûts

Dépenses		Montant
Salaires		$142,919
Heures supplémentaires		$0
Biens et services		$27,445
• Contrats de services professionnels	$26,633
• Autres	$812
Total		$170,364

10.2  Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein	1.99
Employés à temps partiel et occasionnels	0.00
Employés régionaux	0.00
Experts-conseils et personnel d’agence	0.10
Étudiants	0.00
Total	2.09

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.