Rapport du Comité de vérification interne présenté aux commissaires de la Commission de la fonction publique Année civile 2009

(Février 2010)

Introduction

Le Comité de vérification interne (CVI) de la Commission de la fonction publique (CFP), constitué de membres externes, est chargé de fournir à la présidente des avis impartiaux à propos des contrôles de gestion et des rapports sur les plans et les résultats. Conformément au mandat du Comité, le présent rapport décrit les activités menées au cours de l’année civile 2009.

Composition et réunions

Le Comité a été présidé par la présidente et compte parmi ses membres Mme D. Adam, Ph. D., ainsi que MM. P. Boomgaardt et R. Little; en l'absence de la présidente, d'autres membres ont dirigé les réunions par rotation. Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) était invité à participer à toutes les réunions. Certains membres de la haute direction et des employés de la vérification interne de la CFP étaient présents à titre d'observateurs et pour répondre aux questions des membres.

Le Comité s'est réuni à six reprises durant l'année (janvier, février, mai, août, octobre et décembre) et les membres externes ont participé à toutes les réunions en personne ou par téléconférence. Deux des membres externes ont rencontré tous les commissaires le 15 mai. Le Comité a aussi tenu régulièrement des séances « à huis clos » auxquelles seuls les membres externes, la présidente ainsi que d'autres membres du personnel ont participé, au besoin.

Mandat du Comité

Le Comité a mis son mandat à jour en octobre en vue de refléter la nouvelle politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor de juillet 2009.

Le Comité a utilisé adéquatement des aides-mémoires fournies par le BCG sur les huit domaines clés de responsabilité de supervision du Comité de vérification interne de la CFP.

Huit domaines de responsabilité de surveillance

Valeurs et éthique

En octobre 2008, le Comité a été informé sur la façon dont la CFP promeut son code de valeurs et d'éthique auprès de tous les employés, tout en les encourageant à le respecter grâce au leadership, à l'infrastructure et aux initiatives de la culture de l'organisation. L’exposé a également porté sur la façon dont les valeurs de la CFP (intégrité, respect, justice et transparence) et les dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) (justice, égalité d'accès, transparence, mérite et représentativité) ont été incluses dans chaque volet du travail de l'organisation. On a révisé un plan de gestion pluriannuel visant notamment à améliorer la communication et la mesure du rendement des valeurs et de l'éthique; à mettre en œuvre les recommandations issues des sondages annuels auprès des employés ainsi qu’à renforcer les activités du Bureau de l'Ombudsman en matière d'éthique et de règlement de plaintes et de la formation dans l'exercice des mécanismes de recours. On prévoit couvrir ce sujet et examiner le progrès enregistré dans la mise en œuvre du plan de gestion à la réunion de mai 2010.

Gestion des risques

Le Comité a examiné le profil de risques de l'organisation et les stratégies d'atténuation connexes prévues dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et le Rapport ministériel sur le rendement (RMR). Le Comité a sélectionné trois domaines de risque qui feront l'objet d'un suivi particulier au cours de prochaines réunions, à savoir : le Programme de modernisation de la dotation de la fonction publique (PMDFP), le recouvrement des coûts et la mise en œuvre de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI). Au cours de l'année, il est devenu évident qu'il y avait un certain nombre d'évaluations du risque différentes qui étaient gérées (p. ex. côté externe par la Direction générale des services de dotation et d'évaluation [DGSDE], côté interne par la Direction de la vérification interne [DVI], etc.). Le Comité a demandé la préparation d'un rapport consolidé sur l'évaluation du risque. Le Comité était bien informé sur les progrès du plan d'action relatif à la sécurité des tests dans l'atténuation des risques.

Cadre de contrôle de la gestion

Le Comité a été informé des principaux dossiers de gestion et des méthodes qui ont été adoptées pour atténuer les préoccupations et produire les résultats souhaités. En particulier, le Comité s'est penché sur le Sommaire des examens de contrôle et les évaluations du Cadre de responsabilisation de gestion. Le Comité a reçu les principaux rapports utilisés par le comité de direction de la CFP pour surveiller les activités et a entamé des discussions pleines et ouvertes sur des dossiers précis avec des mesures de suivi inscrites dans les comptes rendus des réunions. Le Comité a noté les mécanismes de contrôle financier en place au sein de la CFP comme le prouvaient les résultats des vérifications financières cycliques, la vérification annuelle des états financiers par le BVG ainsi que l'amélioration des résultats de la gestion budgétaire.

BVG et organismes centraux

Grâce à la présence régulière d'un représentant du BVG, le Comité était bien au fait des questions soulevées par le BVG et de ses plans de vérification. Le dirigeant principal de la vérification a informé périodiquement le Comité sur les développements survenus dans le Bureau du contrôleur général (BCG), particulièrement sur l'évolution du rôle de la vérification interne et de ses comités de vérification. Les membres ont participé à plusieurs symposiums, à des groupes de réflexion et aux cours de perfectionnement parrainés par le BCG au cours de l'année. Le Comité a noté que toutes les neuf bonnes pratiques décrites dans la vérification horizontale du BVG sur les voyages et l'accueil dans les petits ministères et organismes ont déjà été mises en œuvre au sein de la CFP.

Suivi des plans d'action de la gestion

Le Comité utilise trois méthodes pour faire le suivi des plans d'action de la gestion. Les mesures générales prises par le Comité sont incluses dans le rapport intitulé « Suivi des actions du CVI » qui fait l'objet d'une mise à jour à chaque réunion. Les plans en matière de gestion et les progrès réalisés sur les mesures issues des recommandations de vérifications internes font l'objet d'un rapport semestriel. Les progrès réalisés en matière des engagements de la CFP et les plans d'action découlant des vérifications externes de la CFP font également l'objet d'un rapport semestriel. Dans tous les cas, les mesures individuelles sont surveillées de près jusqu'à ce que le Comité soit satisfait que les changements recommandés aient été réalisés avec succès.

États financiers et établissement de rapports sur les comptes publics

En ce qui a trait à la vérification des états financiers de la CFP en date du 31 mars 2009 menée par le BVG, le Comité a noté que le Bureau a émis une opinion favorable sur les états financiers présentés. Il n'a signalé aucune préoccupation, ni formulé de recommandations relatives aux améliorations à la gestion.

Obligation de rendre compte

Au cours de sa première réunion de l'année en janvier 2009, le Comité a examiné la version préliminaire du RPP de 2009-2010. À sa réunion d'août, il s'est penché sur la version préliminaire du RMR de 2008-2009, ainsi que sur les états financiers vérifiés de l'exercice 2009. En décembre, il s’est penché sur la version préliminaire du RPP de 2010-2011. Le Comité a présenté un certain nombre de suggestions mineures en vue d'améliorer la clarté et l'exhaustivité, mais, en général, il était satisfait que la CFP ait présenté des rapports justes et raisonnables au Parlement. Le Comité a été tenu informé des résultats de la Ronde VI de l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) et du plan d'action résultant de la CFP. Le Comité a assisté à des séances d'information sur les efforts d'amélioration continue visant la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Il convient de noter particulièrement les séances d'information sur les constatations du Comité d'examen indépendant contenues dans son rapport de janvier 2009 intitulé « Examen des activités de surveillance de la Commission de la fonction publique » et le plan d'action de la CFP visant à répondre aux 18 recommandations qu’il contient. Le Comité continue à surveiller de près ces mesures ainsi que la préparation de l'examen quinquennal de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Le Comité a reçu des comptes rendus réguliers sur des questions stratégiques et des dossiers clés tels que l'élaboration du PMDFP et la mise en œuvre des politiques et des procédures portant sur l'accroissement du recouvrement des coûts des services. Le Comité a reçu, à titre d'information, un exemplaire du Rapport annuel de la CFP de l'exercice 2008-2009 présenté au Parlement.

Fonction de vérification interne

Le Comité a examiné la version préliminaire du plan de vérification interne pour 2009-2010 et de l'aperçu connexe pour 2013-2014, a fait quelques suggestions pour l'avenir et a recommandé le plan à la présidente aux fins d'approbation. Le Comité a également bénéficié de séances d'information sur les ressources de la vérification interne et sur toutes les mesures de dotation durant l'année. À chaque réunion, les membres du Comité ont été informés de la situation relative aux vérifications et aux plans; selon le cas, en tenant compte des constatations de l'étape préliminaire de l'étude, on a apporté des modifications supplémentaires sur recommandation du Comité. Tous les rapports de vérification interne, avec une attention particulière apportée aux conclusions et aux recommandations, ainsi que les plans de redressement de la direction ont été présentés au Comité. Tous les rapports de vérification interne ont été recommandés aux fins d'approbation. On a adopté une approche systématique approfondie pour informer les membres du Comité de la mise en œuvre des recommandations découlant de chaque vérification interne. Le dirigeant principal de la vérification a présenté aux membres du Comité les plans visant à préparer un rapport d’assurance annuel en 2010, comme le prévoient les politiques et les directives émises par le BCG. Les membres du Comité considèrent que la fonction de vérification interne : a) est dotée par des personnes professionnellement qualifiées; b) établit un programme de vérification en utilisant une méthodologie axée sur le risque; c) applique une approche professionnelle à la planification, l'exécution, l'examen et l'établissement de rapports sur ses vérifications; d) suit de façon systématique les progrès réalisés pour la mise en œuvre des mesures de la direction en réponse aux rapports de vérification; e) respecte les lignes directrices établies par la politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Par conséquent, les membres du Comité considèrent que la fonction de vérification interne continue à évoluer en harmonie avec les lignes directrices du BCG, qu'elle dispose d'une capacité raisonnable pour aborder son mandat et qu'elle joue son rôle d'une manière satisfaisante.

Conclusion

Prenant appui sur l’expérience accumulée depuis 2006, le Comité estime que les activités de 2009 constituent de bons progrès dans le domaine en pleine évolution des comités de vérification internes dans la fonction publique. Les membres ont reçu de l’information pertinente et transparente, ce qui a permis au Comité de s’acquitter de son mandat. En effet, les membres étaient régulièrement renseignés sur la façon dont la CFP relève les principaux défis qui se présentent à elle. Les membres se sont dit satisfaits du professionnalisme du personnel, de sa franchise concernant les difficultés qu’il rencontre et de sa volonté de donner suite aux suggestions.

Après sa quatrième année d'activités, le Comité juge avoir une appréciation réaliste des dossiers complexes auxquels est confrontée la CFP et de ses processus de gestion. Compte tenu des observations faites au cours de la dernière année, le Comité conclut que la CFP a une démarche rationnelle et un cadre de contrôle de la gestion systématique pour remplir son mandat, surveiller les résultats et rendre compte publiquement de ses activités.

Aperçu

En 2010, le CVI a planifié d’examiner les activités de gestion clés décrites dans le document joint.

De plus, les questions précises que le CVI compte aborder comprennent ce qui suit :

• Évaluation et élaboration d'un cadre de gestion du risque consolidé de la CFP.
• Mise en œuvre d'une politique de contrôle interne pour l'établissement de rapports financiers, au moyen d’un logiciel innovateur.
• Déterminations du modèle de capacités de la vérification interne et de la responsabilisation.
• Accroissement du PMDFP, y compris le recouvrement des coûts connexes et les développements de la technologie de l'information.
• Examen quinquennal de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

Pièce jointe : Plan annuel du Comité de vérification interne pour 2010