Élections Canada

Établissement d’objectifs

Question 1

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour assurer le recrutement et la promotion des Autochtones, des Noirs et autres personnes racisées?

• Mon organisation a fixé des objectifs de recrutement pour les :
  • Autochtones
  • Personnes racisées
• Mon organisation a fixé des objectifs de promotion pour les :
  • Employés autochtones
  • Employés racisés

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris sur quoi se base votre organisation pour fixer ses objectifs (p. ex. priorités opérationnelles, disponibilité sur le marché du travail, données démographiques, disponibilité au sein de la population active) et la manière dont ces objectifs sont communiqués aux employés, le cas échéant. Avez-vous rencontré des obstacles à l’atteinte des objectifs que vous vous êtes fixés?

• Élections Canada a mis en place une stratégie d’équité en matière d’emploi, de diversité et d’inclusion (EEDI), qui comprend les éléments suivants :
  • Vision : Un lieu de travail équitable, diversifié et inclusif où tous se sentent les bienvenus.
  • Objectifs :
    • Réduire les écarts de représentation des groupes en quête d’équité en matière d’emploi tout en augmentant la diversité de notre main-d’œuvre :
      1. écarts au sein des postes cadre de premier échelon et des cadres intermédiaires d’ici 2025;
      2. écarts au sein des cadres supérieurs d’ici 2027.
    • Améliorer le sentiment d’appartenance à l’organisme parmi le personnel embauché pour des durées déterminées et indéterminées, en veillant à couvrir tous les types de profils.
  • Piliers :
    1. Recruter des personnes issues de diverses communautés dans des postes cadre de premier échelon, intermédiaires et supérieurs.
    2. Accroître la représentation des groupes en quête d’équité en matière d’emploi en appliquant les principes d’équité en matière d’emploi au perfectionnement du leadership, à la formation et aux plans de gestion des talents du personnel.
    3. Créer une culture inclusive pour retenir les employés des groupes en quête d’équité en matière d’emploi en offrant de la formation en gestion visant ces objectifs.
• La stratégie de recrutement EEDI d’Élections Canada est fondée sur les données relatives à la main-d’œuvre et vise à combler les lacunes en matière de représentation des Autochtones et des groupes racisés là où elles existent dans l’organisme (par secteur). Cette stratégie a été présentée à divers groupes de travail sur l’EEDI au sein d’Élections Canada, au Forum des ressources humaines et au Comité de gestion stratégique. Nous avons élaboré une matrice de recrutement EEDI pour aider les gestionnaires à repérer les écarts de représentation et à les combler par des efforts de recrutement appropriés. En 2024-2025, nous ajouterons des objectifs liés au recrutement et à la promotion des personnes noires dans nos stratégies de recrutement et de développement de l’EEDI visant à répondre à l’Appel à l’action.
• Le Programme de développement des gestionnaires intermédiaires d’Élections Canada, lancé en avril 2024, a accordé la priorité aux membres de groupes en quête d’équité. Le programme avait un objectif minimal de 30 % des participants qui soient membres de ces groupes. En 2024-2025, des objectifs précis seront ajoutés pour les personnes noires ou autrement racisées et les Autochtones.
• Élections Canada organise une série de conférences et tient des forums d’information. La série de conférences comporte trois volets destinés aux cadres, aux gestionnaires d’embauche et à l’ensemble du personnel. Différents conférenciers partagent leurs expériences vécues sur des sujets liés à la diversité et à l’inclusion. La série vise à bâtir un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif où tous se sentent les bienvenus. Les forums permettent au personnel de dialoguer avec de hauts fonctionnaires et des champions, de poser des questions et d’approfondir les discussions. Les forums sont l’occasion d’un échange informel, honnête et respectueux de pensées et d’idées autour de ces thèmes.

Question 2

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour favoriser une plus grande inclusion?

• Mon organisation a fixé des objectifs pour favoriser une plus grande inclusion.

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris les mesures ou données utilisées par votre organisation, le cas échéant (p. ex. vos résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, sondages éclairs, entrevues de départ, données administratives des ressources humaines).

Engagement de notre organisation

• Le deuxième engagement d’Élections Canada pour 2023-2024 est le suivant :
  • Offrir des produits et des services améliorés pour accroître l’inclusion et l’accessibilité des groupes en quête d’équité au sein de l’organisation et du processus électoral.
• La stratégie d’EEDI d’Élections Canada comprend :
  • Vision : Un lieu de travail équitable, diversifié et inclusif où tous se sentent les bienvenus.
  • Objectifs :
    • Réduire les écarts de représentation des groupes en quête d’équité en matière d’emploi tout en augmentant la diversité de notre main-d’œuvre :
      1. écarts au sein des postes cadre de premier échelon et des cadres intermédiaires d’ici 2025;
      2. écarts au sein des cadres supérieurs d’ici 2027.
    • Améliorer le sentiment d’appartenance à l’organisme parmi le personnel embauché pour des durées déterminées et indéterminées, en veillant à couvrir tous les types de profils.
  • Piliers :
    1. Recruter des personnes issues de diverses communautés dans des postes cadre de premier échelon, intermédiaires et supérieurs.
    2. Accroître la représentation des groupes en quête d’équité en matière d’emploi en appliquant les principes d’équité en matière d’emploi au perfectionnement du leadership, à la formation et aux plans de gestion des talents du personnel.
    3. Créer une culture inclusive pour retenir les employés des groupes en quête d’équité en matière d’emploi en offrant de la formation en gestion visant ces objectifs.

Mesure des progrès

Question 3

Votre organisation a-t-elle établi une approche pour mesurer les progrès à l’égard de l’atteinte de vos objectifs fixés?

Comment l’approche est-elle mise en œuvre au sein de votre organisation? (Par exemple, de quelle manière est-elle communiquée aux employés? Quels sont les rôles des membres de l’équipe de direction – y compris le dirigeant principal des données, le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation et la direction régionale, le cas échéant? Comment produisez-vous des rapports sur les résultats en interne et en externe?)

Engagement de notre organisation

Les responsables des secteurs et les chefs des directions générales sont tenus d’apporter des contributions significatives aux engagements d’Élections Canada. L’évaluation des progrès réalisés dans le cadre du deuxième engagement de l’organisme (« offrir des produits et des services améliorés pour accroître l’inclusion et l’accessibilité des groupes en quête d’équité au sein de l’organisation et du processus électoral ») fait partie des évaluations de rendement de la haute direction. Tous les cadres supérieurs (EX) et les membres du groupe LC d’Élections Canada ont l’engagement et la mesure de rendement suivants dans leur entente de rendement.

Engagement

Faire progresser la réconciliation, la lutte contre le racisme, l’équité, l’inclusion et l’accessibilité dans la fonction publique.

Indicateur de rendement 

La planification des RH s’appuie sur les données sur l’effectif de l’organisme afin d’examiner et de réduire les écarts dans la représentation des groupes visés par l’équité en matière d’emploi, et les employés ont accès à des mesures d’adaptation au besoin.

Stratégie d’EEDI

Les trois piliers de la stratégie d’EEDI seront soutenus par une stratégie de données EEDI permettant une prise de décision basée sur des données solides, et une évaluation continue par rapport aux objectifs établis ainsi que par l’amélioration de la stratégie en fonction des résultats obtenus au fil du temps.

• Élections Canada en est aux étapes préliminaires de sa stratégie de données EEDI. Toutefois, pour soutenir le premier pilier de la stratégie d’EEDI, à savoir le recrutement d’employés issus de communautés diverses, l’organisme a pris les mesures suivantes afin de recueillir des données fiables sur les candidats dans le cadre des processus de dotation externes ou internes annoncés :
  • Des modifications ont été apportées aux outils de recrutement (p. ex. les rapports du comité d’évaluation) afin de saisir les renseignements des candidats relatifs à l’EEDI et de suivre les taux d’abandon à chaque étape du processus annoncé (sélection, test écrit, entretien, vérification des références, etc.).
  • Des tableaux de bord interactifs ont été développés dans Power BI pour fournir des données et des visualisations numériques liées aux aspects suivants :
    • diversité des candidats qui participent aux processus de dotation annoncés (y compris l’emplacement géographique et la maîtrise des langues officielles);
    • parcours des candidats (y compris les taux d’abandon) tout au long du processus, qui peut être filtré par caractéristique démographique, telle que l’appartenance à un groupe en quête d’équité en matière d’emploi;
    • profils démographiques des candidats retenus (c’est-à-dire ceux qui sont placés dans des bassins de candidats qualifiés ou partiellement qualifiés à l’issue d’un processus annoncé);
    • capacité de recherche (par profil démographique) des candidats dans les bassins actifs.
  • Dans le cadre de sa stratégie de transformation numérique, Élections Canada a créé une équipe de projet ressources humaines-technologie de l’information (RH-IT) afin de constituer un lac de données des ressources humaines (RH) qui, à l’avenir, facilitera l’alimentation directe des tableaux de bord Power BI en données sur les candidats de façon à soutenir la planification des RH et la prise de décision en matière de gestion.
• Pour mesurer le succès du troisième pilier, l’organisme recueille des données au moyen d’une enquête effectuée après chaque conférence afin de mesurer le transfert de connaissances.

Responsabilité conséquente

Question 4

Comment votre organisation utilise-t-elle les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents pour établir une responsabilité à l’égard des résultats?

• Les objectifs qualitatifs font partie des ententes de gestion du rendement.
• Les progrès à l’égard des objectifs de représentation et d’inclusion font partie des critères à prendre en considération pour la gestion des talents.
• Des travaux sont en cours pour élaborer des approches visant à établir une responsabilité à l’égard des résultats dans l’un ou l’autre de ces processus.

Veuillez donner des détails sur la manière dont les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents sont utilisés pour établir une responsabilité à l’égard des résultats.

• L’un des indicateurs de performance aidant Élections Canada à mesurer l’engagement des cadres supérieurs dans la mise en œuvre de sa stratégie d’EEDI est le suivant : Toutes les ententes de rendement des cadres supérieurs contiennent un engagement précis lié à la diversité.
• Le Programme de développement des gestionnaires intermédiaires d’Élections Canada, lancé en avril 2024, a donné la priorité aux membres du personnel en quête d’équité. L’objectif minimal du programme était de 30 % de personnes en quête d’équité parmi les participants. En 2024-2025, des objectifs précis seront ajoutés pour les personnes noires ou autrement racisées et les Autochtones.
• Sur la base de l’analyse des besoins des EX, Élections Canada suit une nouvelle approche pour évaluer la meilleure façon d’équilibrer les besoins opérationnels et les possibilités d’accroître la diversité au sein de ces postes.

Mesures précises et tangibles décrites dans les orientations à suivre concernant l’Appel à l’action

Question 5

Est-ce que vous, en tant que responsable de votre organisation, et/ou vos équipes de direction avez parrainé au moins deux employés autochtones, noirs ou autrement racisés pour les préparer à des rôles de direction?

• Ni moi ni mon équipe de direction n’avons parrainé au moins deux employés autochtones, noirs ou autrement racisés pour les préparer à des rôles de direction.

Veuillez donner des détails sur le type de parrainage que vous et/ou votre équipe de direction avez fourni, ainsi que sur vos autres programmes, tels que le mentorat ou le perfectionnement en leadership, le cas échéant.

s.o.

Question 6

En tant que responsable de votre organisation, avez-vous personnellement appuyé au moins une campagne de recrutement d’employés autochtones, noirs ou autrement racisés?

• Je n’ai pas personnellement appuyé au moins une campagne de recrutement d’employés autochtones, noirs ou autrement racisés.

Veuillez donner des détails.

En 2023-2024, Élections Canada n’a pas mené de campagne de recrutement visant les personnes noires ou autrement racisées, car son approche consistait à combler les écarts de représentation à l’échelle globale de l’organisme.

Question 7

Votre organisation a-t-elle priorisé la formation en langues officielles pour les employés autochtones, noirs ou autrement racisés qui sont prêts à être promus?

• Mon organisation a priorisé la formation en langues officielles pour les :
  • Employés autochtones
  • Employés noirs
  • Employés racisés

De quelle manière votre organisation priorise-t-elle la formation en langues officielles?

Élections Canada a conclu un protocole de services avec la Chambre des communes pour l’évaluation de la langue seconde. Au début de la période d’inscription, les secteurs sont invités à prendre en compte les membres de groupes en quête d’équité, en particulier les personnes autochtones, noires et autrement racisées qui sont en situation d’être promues, lorsqu’ils repèrent et priorisent les personnes ayant besoin d’une formation linguistique.

Votre organisation offre-t-elle un accès à la formation en langues autochtones ou prévoit-elle de l’offrir? Veuillez donner des détails.

Non.

Question 8

Votre organisation a-t-elle apporté son soutien aux réseaux et communautés d’employés et/ou investi des ressources dans ces réseaux et communautés?

• Les échanges avec les employés et réseaux d’employés au sujet du processus décisionnel de mon organisation sont constructifs et périodiques.
• Des structures de gouvernance sont en place pour soutenir les réseaux et communautés d’employés (p. ex. champions, participation des champions et présidents aux tables de gestion).

Veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont votre organisation échange avec les réseaux et communautés d’employés et leur offre du soutien.

• Élections Canada dispose d’un champion, d’un groupe de travail, d’un groupe de représentants du personnel et d’une équipe principale associés à l’EEDI.
• Il dispose aussi d’un haut fonctionnaire désigné responsable de l’accessibilité, d’un groupe de travail et d’un comité directeur composé de représentants du personnel.
• L’organisme travaille également à la création d’un groupe de travail interne sur l’accessibilité composé de membres du personnel.
• Étant une petite organisation, Élections Canada encourage les membres de son personnel à tirer profit des communautés et des réseaux existants au sein de la fonction publique afin qu’ils bénéficient des discussions et des échanges offerts par ces communautés et réseaux plus vastes.

Question 9

Les travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont-ils intégrés dans le plan d’activités intégré et/ou le plan en matière de santé mentale de votre organisation?

• Les travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont intégrés dans le plan organisationnel.

Question 10

Votre organisation a-t-elle un calendrier pour éviter de tenir des réunions et activités d’envergure lors des périodes qui revêtent une grande importance sur le plan religieux, spirituel ou culturel?

• Mon organisation utilise actuellement un calendrier à cette fin.

Si le calendrier existe déjà, veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont son utilisation est communiquée et encouragée au sein de votre organisation.

Élections Canada dispose d’un calendrier qui respecte les périodes religieuses, spirituelles et culturelles importantes afin d’éviter d’organiser des scrutins pendant ces périodes. De plus, il suit un calendrier multiculturel en ce qui concerne la planification des réunions et des communications stratégiques à l’échelle de l’organisme.

Renseignements supplémentaires sur les initiatives en cours de votre organisation

Question 11

Quels sont deux ou trois obstacles précis auxquels vous vous êtes heurtés pour faire progresser l’Appel à l’action?

Veuillez donner deux ou trois exemples.

Le fait qu’Élections Canada soit une petite organisation qui dépend fortement (de 50 % à 75 %) d’une main-d’œuvre embauchée pour une période déterminée ou temporaire ayant un taux de roulement élevé constitue un défi important lorsqu’il s’agit d’attirer de nouveaux talents, y compris les membres de groupes en quête d’équité, et rend difficile l’atteinte des objectifs en matière de représentation.

Question 12

Vu que les employés ont souvent plusieurs identités, quelles mesures votre organisation prend-elle pour soutenir les employés autochtones, noirs et autrement racisés qui appartiennent également à d’autres communautés, comme les personnes en situation de handicap, les communautés 2ELGBTQIA+ et les minorités religieuses qui se heurtent à une aggravation des obstacles discriminatoires?

Veuillez donner des détails.

Élections Canada met actuellement en place une politique et une stratégie d’analyse comparative entre les sexes plus (ACS Plus) afin de s’assurer que les programmes et les services sont fournis et évalués dans une optique intersectionnelle. Le secrétariat de l’ACS Plus soutient l’élaboration de méthodes de collecte de données ventilées par genre afin de s’assurer que les programmes sont inclusifs. En outre, la série de conférences d’Élections Canada aborde les thématiques dans une optique intersectionnelle afin de créer un environnement plus inclusif pour les employés en quête d’équité qui s’identifient à plus d’un groupe.

Question 13

Au cours de votre première année de mise en œuvre des orientations à suivre concernant l’Appel à l’action, quelles ont été les répercussions de ce travail sur la culture de votre organisation?

Veuillez indiquer les deux ou trois répercussions les plus importantes.

Élections Canada constate une prise de conscience collective et une sensibilité accrue aux questions d’inclusion, de diversité et d’équité. Cette prise de conscience se manifeste dans les communications internes et externes, dans les processus de dotation internes et externes ainsi que dans la mise en œuvre des programmes et des services de l’organisme.