Commission du droit d’auteur du Canada

Établissement d’objectifs

Question 1

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour assurer le recrutement et la promotion des Autochtones, des Noirs et autres personnes racisées?

• Des travaux sont en cours pour fixer des objectifs.

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris sur quoi se base votre organisation pour fixer ses objectifs (p. ex. priorités opérationnelles, disponibilité sur le marché du travail, données démographiques, disponibilité au sein de la population active) et la manière dont ces objectifs sont communiqués aux employés, le cas échéant. Avez-vous rencontré des obstacles à l’atteinte des objectifs que vous vous êtes fixés?

La Commission du droit d'auteur est une micro-organisation qui compte moins de 25 employés et dispose d'un budget annuel de 4,2 millions de dollars. Depuis 2019, lorsque nous avons commencé à accorder une attention délibérée à l'équité, à la diversité et à l'inclusion en tant que priorité, nous avons exploré et examiné des moyens créatifs de fixer, de respecter et d'évaluer des engagements gérables (décrits tout au long du présent rapport). Nos objectifs généraux sont communiqués aux employés par le biais de nos plans ministériels, ainsi que lors des réunions de l'ensemble du personnel. L'accent a été mis récemment sur l'amélioration des mesures d'accessibilité au sein de la Commission.  Nous suivons activement les données relatives à nos employés et l'analyse du marché du travail. 

La Commission tire également parti des nombreuses ressources utiles disponibles par l'intermédiaire de divers réseaux interministériels et du Centre sur la diversité et l'inclusion au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le thème de l'équité, de la diversité et de l'inclusion reste également une priorité pour de nombreux réseaux de cadres ministériels auxquels je participe, tels que le Conseil des ressources humaines et les réseaux des petits ministères et organismes. Je suis reconnaissante du fait que les agences centrales tiennent ces réseaux informés en temps opportun. Ces réseaux nous ont également aidés, en tant que micro-organisation, à interagir avec des départements plus importants ou d'autres petites organisations afin que nous puissions emprunter ou profiter de leurs activités. Cependant, consacrer le temps et les efforts nécessaires pour identifier, rejoindre, avoir accès et, en particulier, adapter les ressources créées par d'autres peut être difficile à maintenir de manière systématique sur le long terme. Pour chaque connexion réussie, il y a aussi de faux départs et des tentatives ratées qui peuvent peser sur la motivation et l'engagement des gestionnaires de la Commission au fil du temps.

Question 2

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour favoriser une plus grande inclusion?

• Des travaux sont en cours pour fixer des objectifs.

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris les mesures ou données utilisées par votre organisation, le cas échéant (p. ex. vos résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, sondages éclairs, entrevues de départ, données administratives des ressources humaines).

Nous suivons régulièrement les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et les données administratives relatives aux ressources humaines.  Toutefois, ces données n'ont été que partiellement utiles pour fixer des objectifs et des mesures significatifs. Par exemple, les données sur les employés recueillies par le Secrétariat du Conseil Trésor ne reflètent pas les détachements et les détachements intérimaires, qui représentent un nombre important de nos actions de dotation. À ce jour, c'est la voie que nous avons empruntée avec le plus de succès pour recruter et contribuer au développement professionnel des personnes autochtones, des Noires et des personnes appartenant à d'autres groupes racialisés. Grâce aux détachements et aux détachements intérimaires, la Commission peut offrir aux employés autochtones et aux employés noirs et autres personnes racialisées qui travaillent dans d'autres ministères la possibilité de diversifier et d'élargir leur expérience, et de profiter d'un encadrement et d'un soutien en matière de gestion des talents. Parfois, un employé a choisi de rester à la Commission et a obtenu une promotion sur la base de son développement au cours de son détachement.  Ils se sont également vu proposer une formation linguistique ou autre, selon les besoins. Le plus souvent, les employés ont obtenu des nominations promotionnelles permanentes ailleurs, ce que la Commission considère également comme une réussite pour eux, ainsi que pour la Commission qui a facilité une expérience pratique à un niveau plus élevé. Depuis 2019, nous avons effectué sept détachements de ce type.

Mesure des progrès

Question 3

Votre organisation a-t-elle établi une approche pour mesurer les progrès à l’égard de l’atteinte de vos objectifs fixés?

Comment l’approche est-elle mise en œuvre au sein de votre organisation? (Par exemple, de quelle manière est-elle communiquée aux employés? Quels sont les rôles des membres de l’équipe de direction – y compris le dirigeant principal des données, le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation et la direction régionale, le cas échéant? Comment produisez-vous des rapports sur les résultats en interne et en externe?)

Comme indiqué ci-dessus, nous n'avons pas encore mis en place de mesures formelles permettant l'évaluation significative et la communication des progrès.

Responsabilité conséquente

Question 4

Comment votre organisation utilise-t-elle les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents pour établir une responsabilité à l’égard des résultats?

• Les travaux n’ont pas encore débuté en ce qui concerne l’élaboration des approches visant à établir une responsabilité à l’égard des résultats dans l’un ou l’autre de ces processus.

Veuillez donner des détails sur la manière dont les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents sont utilisés pour établir une responsabilité à l’égard des résultats.

s.o.

Mesures précises et tangibles décrites dans les orientations à suivre concernant l’Appel à l’action

Question 5

Est-ce que vous, en tant que responsable de votre organisation, et/ou vos équipes de direction avez parrainé au moins deux employés autochtones, noirs ou autrement racisés pour les préparer à des rôles de direction?

• Des travaux sont en cours pour élaborer une approche en matière de parrainage.

Veuillez donner des détails sur le type de parrainage que vous et/ou votre équipe de direction avez fourni, ainsi que sur vos autres programmes, tels que le mentorat ou le perfectionnement en leadership, le cas échéant.

s.o.

Question 6

En tant que responsable de votre organisation, avez-vous personnellement appuyé au moins une campagne de recrutement d’employés autochtones, noirs ou autrement racisés?

• Des travaux sont en cours pour que je puisse personnellement appuyer au moins une campagne de recrutement d’employés autochtones, noirs ou autrement racisés.

Veuillez donner des détails.

Le recrutement en général représente un défi constant pour la Commission. Les ressources en dotation sont limitées. En tant que micro-organisation, nous disposons d'une très petite équipe ministérielle qui assume une lourde charge de travail liée à de nombreuses responsabilités organisationnelles. En tant que tribunal administratif spécialisé, nous avons des gestionnaires d'équipe qui sont aussi des spécialistes techniques avec des responsabilités non dirigeantes, et un certain nombre de postes déjà difficiles à remplir en raison du niveau d'expertise technique et des exigences linguistiques. Nous avons rarement été en mesure de planifier les postes vacants et nous devons généralement trouver des remplaçants rapidement, car il y a peu de flexibilité pour réattribuer le travail à d'autres personnes pendant qu'un poste est vacant. Dans le passé, la dotation en personnel s'est souvent faite par le bouche-à-oreille et les connexions de réseau.  Nous ne disposions pas de bassins internes dédiés aux groupes visés par les mesures d’équité, et nous n'avons pas non plus réussi à cibler la dotation de certains postes spécifiquement pour les peuples autochtones, les Noirs et les autres personnes racialisées.

Ces défis fournissent un contexte important, mais ils ne sont pas propres à la Commission. Nous nous sommes engagés à trouver des moyens créatifs de fixer et d'atteindre les objectifs de recrutement. À ce jour, je me suis efforcée de nouer des liens avec les réseaux corporatifs et de micro-organisations, ainsi qu'avec les équipes de dotation des plus grands ministères afin de mieux soutenir nos activités de recrutement et de développement de l'équité en matière d'emploi. Au cours des deux dernières années, nous avons examiné la possibilité de consacrer deux postes, dont un poste d'expert juridique et un autre de dirigeant, au recrutement et au perfectionnement d'employés autochtones, d'employés noirs et d’employés appartenant à d'autres groupes racialisés. J'ai communiqué avec le ministère de la Justice, qui m'a chaleureusement offert l'accès à ses travaux en cours sur le recrutement de juristes autochtones. À cette fin, j’ai également demandé conseil au Centre sur la diversité et l'inclusion pour créer une opportunité de développement du leadership à l'avenir par le biais d'un détachement intérimaire. Ces deux initiatives prendront du temps à se concrétiser, une fois encore en raison de notre taille limitée, de nos priorités concurrentes et de nos besoins organisationnels souvent urgents. Nous espérons toutefois être bientôt en mesure de les formaliser et de les mettre en œuvre.

Question 7

Votre organisation a-t-elle priorisé la formation en langues officielles pour les employés autochtones, noirs ou autrement racisés qui sont prêts à être promus?

• Mon organisation a priorisé la formation en langues officielles pour les :
  • Employés autochtones
  • Employés racisés

De quelle manière votre organisation priorise-t-elle la formation en langues officielles?

De manière générale, la Commission est très favorable à la formation en langues officielles, compte tenu de la culture très bilingue de notre organisation et de notre travail.  Depuis 2019, nous avons offert des possibilités de formation linguistique à un employé autochtone en détachement intérimaire et à un employé racialisé en période de probation.  Dans les deux cas, les employés n'ont pas terminé leur formation linguistique avec la Commission, pour des raisons différentes.

Votre organisation offre-t-elle un accès à la formation en langues autochtones ou prévoit-elle de l’offrir? Veuillez donner des détails.

Pas actuellement.

Question 8

Votre organisation a-t-elle apporté son soutien aux réseaux et communautés d’employés et/ou investi des ressources dans ces réseaux et communautés?

• Les échanges avec les employés et réseaux d’employés au sujet du processus décisionnel de mon organisation sont constructifs et périodiques.
• Des structures de gouvernance sont en place pour soutenir les réseaux et communautés d’employés (p. ex. champions, participation des champions et présidents aux tables de gestion).
• Les réseaux et communautés d’employés bénéficient d’un soutien pertinent (p. ex. financement réservé, soutien en équivalents temps plein, temps dégagé pour participer aux activités).

Veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont votre organisation échange avec les réseaux et communautés d’employés et leur offre du soutien.

Pour l'instant, nous utilisons des ressources partagées par d'autres ministères, identifiées dans le cadre de nos accords de services ou par le biais d'un réseautage actif. Nous soutenons un comité de bien-être à l'initiative des employés au sein de la Commission. Nous organisons des réunions mensuelles formelles avec l'ensemble du personnel, au cours desquelles les champions des différentes priorités organisationnelles font le point avec l'ensemble des employés.  Lors de ces réunions, les employés de la Commission participent à la prise de décisions au sein de l'organisation, par exemple en ce qui concerne la planification du calendrier modifié de la rentrée des classes prévue pour le mois de septembre. Une fois par mois, j'organise également une discussion informelle, ouverte à tous les employés, au cours de laquelle ces derniers peuvent discuter des priorités et des engagements de la Commission avec la haute gestion. Nous reconnaissons et valorisons ces contributions par le biais de l'entente de rendement de chaque employé, dans lequel une attente est fixée pour leur participation à la réalisation des priorités de l'organisation. Cela peut inclure la participation au comité de bien-être, l'organisation de discussions pédagogiques, ou le fait d'agir en tant qu’un champion pour la Commission.

Question 9

Les travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont-ils intégrés dans le plan d’activités intégré et/ou le plan en matière de santé mentale de votre organisation?

• Des travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont en cours pour les intégrer dans notre plan d’activités intégré et/ou notre plan en matière de santé mentale.

Question 10

Votre organisation a-t-elle un calendrier pour éviter de tenir des réunions et activités d’envergure lors des périodes qui revêtent une grande importance sur le plan religieux, spirituel ou culturel?

• Mon organisation utilise actuellement un calendrier à cette fin.

Si le calendrier existe déjà, veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont son utilisation est communiquée et encouragée au sein de votre organisation.

Dans le cadre de notre accord de service avec le ministère de l'innovation, des sciences et du développement économique (ISDE), nos employés ont accès à toutes les ressources en ligne de l'ISDE sur l'équité, la diversité et l'inclusion, y compris leur calendrier sur l'équité, la diversité et l'inclusion. Nous sommes reconnaissants de pouvoir profiter de leur travail dévoué et de leur soutien sur ces questions.

Renseignements supplémentaires sur les initiatives en cours de votre organisation

Question 11

Quels sont deux ou trois obstacles précis auxquels vous vous êtes heurtés pour faire progresser l’Appel à l’action?

Veuillez donner deux ou trois exemples.

J'ai relevé quelques obstacles ci-dessus - des obstacles typiques sont par exemple les ressources limitées, de multiples priorités concurrentes, etc. Cependant, je pense que l'un des grands défis à relever pour fixer et atteindre des objectifs significatifs en matière de diversité et d'inclusion réside tout simplement dans la taille et l'échelle de notre organisation. De nombreuses initiatives et mesures éprouvées, actuellement adoptées dans les grands ministères, ne s'adaptent pas bien à la Commission. Par exemple, les bassins de talents pour l'équité en matière d'emploi ne sont pas viables lorsque nous n'avons qu'un ou deux postes pour une classification donnée. Nos chiffres de représentation peuvent passer de 100 % à 0 % dans un instant. Enfin, comme nous l'avons indiqué ci-dessus, nous sommes confrontés à un dilemme lorsqu'il s'agit de prendre le temps nécessaire pour identifier ou développer des candidats qualifiés. Nombre de nos postes sont difficiles à doter en toutes circonstances, car ils requièrent une spécialisation en droit ou en économie, ainsi que la capacité de travailler efficacement dans un environnement bilingue. Le fait de s'assurer qu'un candidat appartient également à un groupe visé par l'équité limite encore davantage la disponibilité à un moment donné. Idéalement, nous devrions contribuer au développement externe des candidats potentiels avant qu'ils ne se présentent à la Commission - certains ministères collaborent avec des institutions éducatives pour identifier des personnes autochtones, noires ou racialisées dans des domaines spécialisés afin d'accroître la disponibilité. Bien que nous ayons établi des liens avec des institutions éducatives de diverses manières à des fins de recrutement, nous ne sommes pas en mesure de soutenir des initiatives externes de ce type, du moins pas seuls. Le coût pour l'organisation est également élevé lorsque la dotation en personnel ou l'intégration sont prolongées en raison du manque de candidats disponibles, en termes de surcharge de travail pour les autres employés, d'arriérés de dossiers ou d'obligations organisationnelles.

Notre approche a plutôt consisté à rechercher des moyens créatifs à plus petite échelle pour atteindre nos objectifs, également mentionnés ci-dessus. Il s'agit notamment d'exploiter d'autres réseaux de dotation, de recrutement et de développement axés sur l'équité en matière d'emploi. Cependant, que nous essayions d'imaginer et de concevoir notre propre initiative, comme le fait d’identifier un poste de perfectionnement, ou que nous profitions des efforts d'autres organisations, comme le recours à des bassins de dotation, nous ne contrôlerons pas parfaitement le calendrier, les ressources nécessaires ou les résultats. Les dirigeants doivent faire preuve d'un effort et d'un engagement soutenus, mais nous ne sommes qu'un petit nombre de personnes et disposons d'une marge de manœuvre réduite pour partager ou déplacer les priorités. Les succès mesurables viendront après de nombreuses tentatives infructueuses, et il faudra peut-être beaucoup plus de temps pour les obtenir.

Je suis très intéressée par la réflexion sur les moyens de surmonter cet obstacle, qui n'est pas unique à la Commission. Je sais que de nombreuses personnes dans les micro-organisations sont très attachées à la diversité et à l'inclusion, et ont travaillé ensemble pour atteindre un succès collectif. S'appuyer sur ces éléments avec des ressources dédiées pourrait être un moyen concret d'avancer, en particulier pour les organisations qui ont des classifications d'employés similaires. Cela pourrait essentiellement créer une certaine marge de manœuvre pour les micro-organisations, afin que l'action et la mesure du succès soient prises en charge et partagées collectivement. 

Question 12

Vu que les employés ont souvent plusieurs identités, quelles mesures votre organisation prend-elle pour soutenir les employés autochtones, noirs et autrement racisés qui appartiennent également à d’autres communautés, comme les personnes en situation de handicap, les communautés 2ELGBTQIA+ et les minorités religieuses qui se heurtent à une aggravation des obstacles discriminatoires?

Veuillez donner des détails.

Rien de spécifique pour le moment. La Commission fait régulièrement la promotion des activités et des ressources existantes en diffusant des communications pertinentes des réseaux divers d’ISDE sur l'équité, la diversité et l'inclusion et d'autres réseaux de fonctionnaires fédéraux (par exemple, des informations sur des événements, des réunions, des messages importants, etc.). Ces communications sont envoyées par courriel à tous les employés par notre équipe ministérielle ou par notre secrétaire général.

Question 13

Au cours de votre première année de mise en œuvre des orientations à suivre concernant l’Appel à l’action, quelles ont été les répercussions de ce travail sur la culture de votre organisation?

Veuillez indiquer les deux ou trois répercussions les plus importantes.

Comme indiqué ci-dessus, nous n'avons pas encore mis en place de mesures significatives pour déterminer l'impact global sur l'organisation.