Bibliothèque et Archives Canada

Établissement d’objectifs

Question 1

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour assurer le recrutement et la promotion des Autochtones, des Noirs et autres personnes racisées?

• Mon organisation a fixé des objectifs de recrutement pour les :
  • Autochtones
• Des travaux sont en cours pour fixer des objectifs.

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris sur quoi se base votre organisation pour fixer ses objectifs (p. ex. priorités opérationnelles, disponibilité sur le marché du travail, données démographiques, disponibilité au sein de la population active) et la manière dont ces objectifs sont communiqués aux employés, le cas échéant. Avez-vous rencontré des obstacles à l’atteinte des objectifs que vous vous êtes fixés?

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a élaboré une Stratégie de recrutement et de maintien en poste des membres des Premières Nations, des Inuit et de la Nation métisse (2021-2024) pour accroître l’embauche de personnes autochtones. Plusieurs processus de nomination ont été ciblés, améliorant ainsi la représentativité des Autochtones au sein de l’organisation. Cette stratégie est actuellement mise à jour pour s’adapter aux besoins et défis actuels.

BAC a également développé une Stratégie d’acquisition et de rétention des talents (2023-2025) avec des actions concrètes pour attirer, retenir et développer le personnel. La diversité et l’inclusion sont au cœur de cette stratégie, notamment à travers le pilier identitaire de BAC, visant à attirer une main-d’œuvre diversifiée. Nous révisons notre image de marque et nos pratiques d’attraction et de rétention des talents. Un Plan d’action sur l’équité, la diversité, l’inclusion et l’accessibilité (EDIA) en gestion des personnes est en cours d’approbation, de même que notre programme d’orientation pour favoriser le recrutement et l’intégration des personnes issues des groupes d’équité. Le Rapport d’étape sur le Plan sur l’accessibilité de BAC, publié en janvier dernier, permet de rendre compte sur les progrès réalisés.

De plus, un plan de communication a été développé pour maximiser notre visibilité sur les réseaux sociaux et élargir la diffusion des offres d’emploi, par exemple en promouvant les offres d’emploi dans les communautés et en établissant des partenariats avec les universités. L’objectif est de recruter des talents diversifiés et d’adapter nos pratiques afin que BAC soit un employeur de choix.

De l’information est partagée sur les différentes options de dotation disponibles et nous promouvons les outils conçus pour aider nos gestionnaires à mieux cibler les besoins en matière de recrutement et de diversification des équipes. Tous les niveaux de gestion ont récemment été invités à une séance d’information présentée par l’équipe de Gina Wilson, sous-ministre de Services aux Autochtones Canada, où des outils et ressources spécifiques pour l’embauche de personnes autochtones ont été communiqués.

Question 2

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour favoriser une plus grande inclusion?

• Des travaux sont en cours pour fixer des objectifs.

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris les mesures ou données utilisées par votre organisation, le cas échéant (p. ex. vos résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, sondages éclairs, entrevues de départ, données administratives des ressources humaines).

L’EDIA est un des piliers des orientations stratégiques de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) 2024 à 2027, en appui au plan stratégique de l’institution intitulé Vision 2030.

Bibliothèque et Archives Canada a mis en place une orientation stratégique en gestion des personnes pour 2024-2025, alignée sur la Vision 2030. Cette vision intègre les principes d’équité, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité (EDIA) au cœur de toutes nos activités et nos instruments de politiques.

Le plan d’action EDIA en gestion des personnes est à l’étape d’approbation. Il a été soutenu par les consultations menées auprès des membres des groupes d’équité pour obtenir leurs commentaires et discuter des actions concrètes à mettre en œuvre pour favoriser l’inclusion dans les prochaines années.

Quant à lui, le Plan sur l’accessibilité de BAC vise à stimuler l’emploi des personnes en situation de handicap et à réduire les obstacles à l’accessibilité. Ses objectifs incluent l’embauche de personnes ayant un handicap et la mise en place de mesures d’adaptation pour créer un environnement de travail inclusif. Au cours de la dernière année, nous avons adopté le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail et fait connaître les mesures d’adaptation. BAC promeut également l’auto-identification.

La révision de nos systèmes d’emploi a été faite avec l’aide de consultants d’une entreprise autochtone. Les recommandations formulées dans le rapport sont présentement à l’étude mais ont déjà pour objectif de prévenir les obstacles à l’emploi et favoriser un environnement de travail sain, sécuritaire et inclusif.

Mesure des progrès

Question 3

Votre organisation a-t-elle établi une approche pour mesurer les progrès à l’égard de l’atteinte de vos objectifs fixés?

Comment l’approche est-elle mise en œuvre au sein de votre organisation? (Par exemple, de quelle manière est-elle communiquée aux employés? Quels sont les rôles des membres de l’équipe de direction – y compris le dirigeant principal des données, le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation et la direction régionale, le cas échéant? Comment produisez-vous des rapports sur les résultats en interne et en externe?)

Des mesures de rendement annuel sont en place pour assurer la progression de notre Plan sur l’accessibilité de BAC et notre plan EDIA sur la gestion des personnes tant pour mesurer l’accès à l’emploi que l’élimination des obstacles à l’accessibilité.

Responsabilité conséquente

Question 4

Comment votre organisation utilise-t-elle les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents pour établir une responsabilité à l’égard des résultats?

• Les objectifs qualitatifs font partie des ententes de gestion du rendement.
• Les travaux n’ont pas encore débuté en ce qui concerne l’élaboration des approches visant à établir une responsabilité à l’égard des résultats dans l’un ou l’autre de ces processus.

Veuillez donner des détails sur la manière dont les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents sont utilisés pour établir une responsabilité à l’égard des résultats.

En ce qui concerne la gestion du rendement et des talents des employés, l’objectif organisationnel et l’engagement horizontal, obligatoires pour tous, constituent un bon point de départ. Cependant, nous pensons qu’il est possible de cibler un engagement plus précis qui responsabilisera les membres quant aux résultats.

Pour la gestion du rendement et des talents pour les cadres supérieurs, les objectifs qualitatifs font partie des ententes de gestion du rendement. Les indicateurs de rendement liés aux priorités pangouvernementales et aux engagements horizontaux et organisationnels sont qualitatifs, car ils décrivent bien les attentes pour chaque secteur. Nous n’avons pas jugé bon d’intégrer des indicateurs quantitatifs puisque nous ne rendons pas de comptes à ce sujet. BAC travaille néanmoins sur un mécanisme d’analyse des données quantitatives, tel qu’un tableau de bord partagé par les directions générales et les secteurs, pour déterminer les actions à prendre.

BAC explore également l’ajout d’un engagement horizontal pour tous ses chefs de secteur, afin d’assurer l’avancement des orientations stratégiques et son engagement envers la réconciliation et l’intégration des principes d’EDIA.

Mesures précises et tangibles décrites dans les orientations à suivre concernant l’Appel à l’action

Question 5

Est-ce que vous, en tant que responsable de votre organisation, et/ou vos équipes de direction avez parrainé au moins deux employés autochtones, noirs ou autrement racisés pour les préparer à des rôles de direction?

• Mon équipe de direction a parrainé au moins deux employés autochtones, noirs ou autrement racisés pour les préparer à des rôles de direction.

Veuillez donner des détails sur le type de parrainage que vous et/ou votre équipe de direction avez fourni, ainsi que sur vos autres programmes, tels que le mentorat ou le perfectionnement en leadership, le cas échéant.

Le premier exercice de parrainage à BAC a eu lieu durant l’exercice financier 2022-2023. Le projet pilote était connu sous le nom de Mentorat Plus, une initiative qui a été élaborée conjointement par les membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi (EE) et des groupes en quête d’EE afin de mieux appuyer l’avancement professionnel, avec une attention particulière sur l’appui des membres de groupes sous-représentés qui souhaitent occuper des postes de cadre et de direction.

Cette première cohorte a permis de jumeler trois (3) employés de BAC avec trois (3) mentors et ainsi apporter un appui à la progression de carrière, augmenter la visibilité des réseaux informels et acquérir des compétences pour devenir cadre supérieur.

Nous prévoyons mettre sur pied une nouvelle cohorte dès l’automne 2024.

Question 6

En tant que responsable de votre organisation, avez-vous personnellement appuyé au moins une campagne de recrutement d’employés autochtones, noirs ou autrement racisés?

• J’ai personnellement appuyé au moins une campagne de recrutement pour les :
  • Employés autochtones
  • Employés noirs
  • Employés racisés

Veuillez donner des détails.

BAC a mené quatre processus de dotation ciblés pour les personnes autochtones en 2022, lors de la création de la Division des initiatives autochtones. Ces processus de nomination externe étaient réservés aux personnes autochtones, pour pourvoir des postes aux groupes et niveaux ressources humaines-02, AS-04, AS-05 et EC-02.

L’organisation a aussi établi un inventaire de candidatures pour des possibilités d’emploi à niveau ciblant quatre groupes d’équité en matière d’emploi afin d’appuyer les gestionnaires dans leurs efforts de recrutement et de favoriser l’embauche des membres de groupes d’équité ou en quête d’équité.

Question 7

Votre organisation a-t-elle priorisé la formation en langues officielles pour les employés autochtones, noirs ou autrement racisés qui sont prêts à être promus?

• Mon organisation n’a pas priorisé la formation en langues officielles pour les employés autochtones, noirs ou autrement racisés qui sont prêts à être promus.

De quelle manière votre organisation priorise-t-elle la formation en langues officielles?

BAC prévoit d’aligner son programme de formation linguistique interne avec les recommandations sur l’accessibilité à la formation qui seront formulées dans le Cadre de formation linguistique du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les priorités d’accès à la formation linguistique interne sont définies dans la Directive sur l’apprentissage des langues officielles, qui établit une responsabilité partagée entre les employés, les gestionnaires et l’organisation.

Lors de l’exercice de planification intégrée, les gestionnaires identifient les besoins en apprentissage et perfectionnement des langues secondes au sein de leurs équipes. Ils doivent discuter des objectifs d’apprentissage des langues officielles avec leurs employés, surveiller leurs progrès et inclure la formation linguistique dans les plans d’apprentissage individuels. Les employés de BAC doivent avoir un accès juste et équitable à l’apprentissage des langues officielles, en fonction des priorités établies dans la directive.

Nous envisageons actuellement d’ajouter une priorité spécifique pour les employés autochtones, tout en maintenant l’accès à la formation linguistique pour les priorités déjà en place.

Votre organisation offre-t-elle un accès à la formation en langues autochtones ou prévoit-elle de l’offrir? Veuillez donner des détails.

Non.

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) prévoit aligner le programme de formation linguistique interne sur les recommandations sur l’accessibilité à la formation qui seront formulées dans le Cadre de formation linguistique du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Question 8

Votre organisation a-t-elle apporté son soutien aux réseaux et communautés d’employés et/ou investi des ressources dans ces réseaux et communautés?

• Les échanges avec les employés et réseaux d’employés au sujet du processus décisionnel de mon organisation sont constructifs et périodiques.
• Des structures de gouvernance sont en place pour soutenir les réseaux et communautés d’employés (p. ex. champions, participation des champions et présidents aux tables de gestion).
• Des travaux sont en cours au sein de mon organisation pour échanger davantage avec les réseaux et communautés d’employés ou renforcer le soutien qui leur est offert et/ou investir plus de ressources dans ces réseaux et communautés.

Veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont votre organisation échange avec les réseaux et communautés d’employés et leur offre du soutien.

BAC a mis en place une Table de coordination afin de faciliter l’alignement et les discussions au sein des réseaux d’employés. Des groupes de discussion/de travail ont été créés afin de représenter les groupes d’équité et en quête d’équité pour discuter de questions spécifiques, échanger des idées et raconter des expériences. Ces groupes sont également appelés à fournir leur rétroaction sur des stratégies/plans et aider à promouvoir les activités de sensibilisation.  

À cette table, nous retrouvons :

• la championne du multiculturalisme, de la diversité et de l’inclusion
• la championne de l’accessibilité
• le co-champion du comité 2SLGBTQIA+
• la directrice de la gestion des talents, équipe EDIA en gestion des personnes
• la directrice générale des communications

Les champions et leur équipe, ainsi que les ressources humaines, collaborent afin de participer aux comités interministériels concernant les groupes d’équité et en quête d’équité et de transmettre l’information pertinente à la Table de coordination. Le travail de collaboration permet d’analyser les tendances afin d’identifier les activités pour soutenir les réseaux d’employés nécessitant une attention particulière.

BAC étudie actuellement la possibilité de mettre sur pied un Centre d’expertise en EDIA, duquel relèverait la Table de coordination. Il assurera la coordination et l’horizontalité de tous les efforts déployés dans ce domaine.

Question 9

Les travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont-ils intégrés dans le plan d’activités intégré et/ou le plan en matière de santé mentale de votre organisation?

• Des travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont en cours pour les intégrer dans notre plan d’activités intégré et/ou notre plan en matière de santé mentale.

Question 10

Votre organisation a-t-elle un calendrier pour éviter de tenir des réunions et activités d’envergure lors des périodes qui revêtent une grande importance sur le plan religieux, spirituel ou culturel?

• Des travaux sont en cours pour établir ce calendrier au sein de mon organisation.

Si le calendrier existe déjà, veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont son utilisation est communiquée et encouragée au sein de votre organisation.

BAC communique régulièrement les différentes activités menées par l’organisation et par la fonction publique dans son ensemble, et encourage ses employés à y participer.

BAC travaille également à l’élaboration d’un calendrier ou figureront certaines activités prisées et des thématiques choisies de façon concertée. On y notera aussi les journées commémoratives pouvant revêtir une grande importance sur le plan religieux, spirituel ou culturel pour ne pas y faire entrave.

Renseignements supplémentaires sur les initiatives en cours de votre organisation

Question 11

Quels sont deux ou trois obstacles précis auxquels vous vous êtes heurtés pour faire progresser l’Appel à l’action?

Veuillez donner deux ou trois exemples.

BAC est confronté à trois obstacles précis. Le premier réside dans le fait que les employés manifestent encore beaucoup de résistance à s’auto-identifier. N’ayant pas de données exactes sur nos communautés, il est difficile de prévoir des actions qui répondront au besoin de diversification.

Le second obstacle est propre aux organismes de la même taille que BAC. Mettre en place un programme de mentorat exige un bassin et une communauté de cadres acceptable pour permettre un choix adéquat mentors/mentorés, préserver la sensibilité des sujets traités et conseils et avis fournis dans des réalités similaires et non celles de très grands organismes.

Finalement, le dernier obstacle découle du manque de processus conjoints entre organismes de la taille du nôtre et de l’absence de bassins communs. Entre organismes, l’entraide dans ces processus serait indéniable, permettant à la fois le partage des meilleures pratiques et de l’expertise de recrutement.

En dépit de ces obstacles, nous avons redoublé d’efforts et avons adopté une approche proactive et stratégique pour faire avancer l’Appel à l’action au sein de notre organisation. Le plan d’action sur l’EDIA en gestion des personnes et le Plan sur l’accessibilité de BAC permettront de démontrer cette approche et les actions concrètes qui seront prises par notre organisation.

Question 12

Vu que les employés ont souvent plusieurs identités, quelles mesures votre organisation prend-elle pour soutenir les employés autochtones, noirs et autrement racisés qui appartiennent également à d’autres communautés, comme les personnes en situation de handicap, les communautés 2ELGBTQIA+ et les minorités religieuses qui se heurtent à une aggravation des obstacles discriminatoires?

Veuillez donner des détails.

Bien entendu, de la formation sur l’EDIA est offerte. De plus, avec la mise en place de notre Plan d’action sur l’EDIA en gestion des personnes, des actions concrètes seront mises de l’avant pour créer un environnement de travail inclusif où chaque employé se sent valorisé, respecté et soutenu, quelles que soient son identité et ses expériences personnelles. Nous travaillons actuellement au développement d’un programme de formation sur l’EDIA afin que chacun puisse poursuivre son apprentissage à son gré et selon ses intérêts.

BAC reconnaît l’importance de soutenir tous les employés, en tenant compte des diverses identités et des défis liés à la discrimination. Voici quelques mesures prises pour soutenir les employés autochtones, noirs et racisés appartenant à d’autres communautés :

• En 2023-2024, BAC a offert six séances de civilité et communication bienveillante, ainsi que huit ateliers pour superviseurs et gestionnaires visant à améliorer la communication, la collaboration et le climat de travail.
• BAC met en place un Centre d’excellence en EDIA, dirigé par la championne du multiculturalisme, de la diversité et de l’inclusion, pour créer un environnement valorisant et diversifié pour les employés.
• La Politique de prévention du harcèlement et de la violence au travail stipule que BAC ne tolérera pas de harcèlement ou de violence. Une formation obligatoire est fournie à tous les employés.
• BAC soutient les personnes en situation de handicap grâce à son Plan sur l’accessibilité et à une consultation continue.
• BAC participe au programme Mentorat Plus pour les groupes d’équité en emploi (EE), permettant à un cadre de parrainer un employé et de promouvoir sa candidature. Cette année, le programme s’étend aux groupes de la relève.
• Tous les gestionnaires subdélégués doivent suivre le cours COR-120 sur les pratiques d’embauches inclusives de l’École de la fonction publique du Canada.

Question 13

Au cours de votre première année de mise en œuvre des orientations à suivre concernant l’Appel à l’action, quelles ont été les répercussions de ce travail sur la culture de votre organisation?

Veuillez indiquer les deux ou trois répercussions les plus importantes.

À BAC, la direction et les employés s’engagent à créer un milieu de travail sain, respectueux, inclusif et sécuritaire. En réponse à l’Appel à l’action, nous avons identifié deux répercussions majeures sur la culture de notre organisation :

1. Sensibilisation : L’exploration des mesures de l’Appel à l’action a initié la sensibilisation des employés à l’importance de l’EDIA. Cette sensibilisation initiale a déjà suscité des discussions et des réflexions au sein de nos équipes.
2. Réflexion sur les pratiques existantes : La revue des mesures de l’Appel à l’action nous a poussés à examiner nos pratiques et politiques actuelles en matière d’EDIA. Les consultations menées lors de l’Étude des systèmes d’emploi ont mis en lumière des thèmes et des améliorations à apporter dans nos processus de recrutement, la formation, le leadership et la gestion, ainsi que la culture organisationnelle.

Ces premières réflexions et discussions ont déjà eu un impact positif sur notre culture organisationnelle et nous ont incités à prendre des mesures significatives pour promouvoir l’EDIA à BAC. La mise en œuvre concrète de ces mesures débutera avec notre Plan d’action sur l’EDIA.