Bureau de l’Ombudsman de l’approvisionnement

Établissement d’objectifs

Question 1

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour assurer le recrutement et la promotion des Autochtones, des Noirs et autres personnes racisées?

• Mon organisation a fixé des objectifs de recrutement pour les :
  • Autochtones
  • Personnes noires
  • Personnes racisées
• Des travaux sont en cours pour fixer des objectifs.

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris sur quoi se base votre organisation pour fixer ses objectifs (p. ex. priorités opérationnelles, disponibilité sur le marché du travail, données démographiques, disponibilité au sein de la population active) et la manière dont ces objectifs sont communiqués aux employés, le cas échéant. Avez-vous rencontré des obstacles à l’atteinte des objectifs que vous vous êtes fixés?

En 2020, le Comité sur la diversité et l’inclusion du Bureau de l’ombud de l’approvisionnement (BOA) a vu le jour. Ce comité est au cœur du BOA et il orchestre des initiatives importantes pour le Bureau; si importantes que de nombreux indicateurs clés de rendement (ICR) du Comité ont été intégrés aux ICR globaux du BOA.

Parmi les travaux réalisés dans le domaine des ressources humaines (RH), on peut citer l’engagement du BOA en faveur de l’objectif de diversité 50/30, qui consiste à atteindre un effectif composé à 50 % de femmes et à 30 % de personnes issues de la diversité. Le BOA a assuré le suivi de cette question avec diligence et il a pris des mesures pour garantir la réussite de cet engagement :

• Priorité à l’équité en matière d’emploi (EE) au moyen d’annonces et de processus en RH.
• Ajout du Passeport sur l’accessibilité sur toutes les annonces et dans tous les processus.
• Demande et examen de curriculum vitae (CV) sur l’EE pour toutes les nouvelles embauches.

Le BOA est conscient de l’incidence de chaque décision en matière de ressources humaines sur l’organisation, en particulier dans le cas d’un Bureau composé de 30 membres. L’EE représente donc un élément essentiel qui est pris en compte pour chaque promotion et chaque embauche.

Le Comité sur la diversité et l’inclusion (D et I) étudie actuellement la possibilité d’intégrer des objectifs de promotion pour les Autochtones et les groupes sous-représentés.

Question 2

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour favoriser une plus grande inclusion?

• Mon organisation a fixé des objectifs pour favoriser une plus grande inclusion.

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris les mesures ou données utilisées par votre organisation, le cas échéant (p. ex. vos résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, sondages éclairs, entrevues de départ, données administratives des ressources humaines).

Les indicateurs clés de rendement du BOA et le Comité sur la D et I ont préparé des plans qui prévoient des objectifs, des engagements et des indicateurs clés de rendement dont la réalisation fait l’objet d’évaluation. En voici quelques-uns :

• Demander au personnel de faire part de ses besoins en matière d’accessibilité aux technologies de l’information dans le cadre du sondage annuel mené auprès des employés du BOA.
• Atteindre une représentation féminine d’au moins 50 % pour le Bureau et d’au moins 30 % de groupes sous-représentés.
• Participer à au moins quatre activités de sensibilisation (c’est-à-dire des stands, des kiosques et des événements où un membre du BOA est présentateur ou panéliste) visant des fournisseurs diversifiés.
• Octroyer 30 % du budget ou de l’objectif publicitaire à la promotion des services du BOA auprès de fournisseurs diversifiés.
• Cerner diverses associations de l’industrie et participer à au moins deux événements de sensibilisation connexes.

Outre ce qui précède, le BOA a communiqué en octobre 2023 à l’interne les cinq piliers fondamentaux qui forment l’essentiel du BOA et du travail qu’il accomplit pour les Canadiens – ces piliers figurent depuis sur le site Web du BOA :

• Diversité
• Simplification
• Transparence
• Approfondissement et partage des connaissances (APC)
• Règlement extrajudiciaire des différends (RED)

Mesure des progrès

Question 3

Votre organisation a-t-elle établi une approche pour mesurer les progrès à l’égard de l’atteinte de vos objectifs fixés?

Comment l’approche est-elle mise en œuvre au sein de votre organisation? (Par exemple, de quelle manière est-elle communiquée aux employés? Quels sont les rôles des membres de l’équipe de direction – y compris le dirigeant principal des données, le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation et la direction régionale, le cas échéant? Comment produisez-vous des rapports sur les résultats en interne et en externe?)

Oui, le BOA a mis au point des indicateurs clés de rendement qui cadrent avec les objectifs. Ils sont mesurés tout au long de l’année.

Responsabilité conséquente

Question 4

Comment votre organisation utilise-t-elle les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents pour établir une responsabilité à l’égard des résultats?

• Les objectifs qualitatifs font partie des ententes de gestion du rendement.

Veuillez donner des détails sur la manière dont les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents sont utilisés pour établir une responsabilité à l’égard des résultats.

Outre les priorités à l’échelle du gouvernement et les engagements organisationnels, chaque APD et directeur compte des engagements propres au BOA par rapport auxquels ils sont évalués en ce qui concerne l’avancement de la D et I et l’application de mesures s’y rattachant.

Mesures précises et tangibles décrites dans les orientations à suivre concernant l’Appel à l’action

Question 5

Est-ce que vous, en tant que responsable de votre organisation, et/ou vos équipes de direction avez parrainé au moins deux employés autochtones, noirs ou autrement racisés pour les préparer à des rôles de direction?

• Ni moi ni mon équipe de direction n’avons parrainé au moins deux employés autochtones, noirs ou autrement racisés pour les préparer à des rôles de direction.

Veuillez donner des détails sur le type de parrainage que vous et/ou votre équipe de direction avez fourni, ainsi que sur vos autres programmes, tels que le mentorat ou le perfectionnement en leadership, le cas échéant.

Le BOA est un petit bureau composé de 30 membres et, bien qu’il ait été en mesure de nommer des employés noirs et racisés dans le passé, il a travaillé sans relâche pour obtenir des CV qui lui permettraient de respecter ses engagements actuels.

Question 6

En tant que responsable de votre organisation, avez-vous personnellement appuyé au moins une campagne de recrutement d’employés autochtones, noirs ou autrement racisés?

• J’ai personnellement appuyé au moins une campagne de recrutement pour les :
  • Employés autochtones
  • Employés noirs
  • Employés racisés

Veuillez donner des détails.

Depuis 2021, le BOA donne la priorité à l’embauche de personnes qui s’identifient comme membres de l’un des groupes d’équité en matière d’emploi suivants : les Autochtones, les personnes en situation de handicap ou les minorités visibles. Ces renseignements ont été ajoutés aux affiches qui ont permis de faire des annonces publicitaires pour le BOA (par exemple : Gestionnaire des communications (cfp-psc.gc.ca), Avez-vous le niveau nécessaire ou êtes-vous qualifié pour faire partie d’un bassin de postes AS-07? (cfp-psc.gc.ca)).

Question 7

Votre organisation a-t-elle priorisé la formation en langues officielles pour les employés autochtones, noirs ou autrement racisés qui sont prêts à être promus?

• Mon organisation a priorisé la formation en langues officielles pour les :
  • Employés autochtones
  • Employés noirs
  • Employés racisés

De quelle manière votre organisation priorise-t-elle la formation en langues officielles?

Le BOA a proposé des formations de groupe à tous les membres de l’équipe qui le souhaitaient, quel que soit leur niveau ou leur auto-identification. Des formations individuelles en langue seconde à temps partiel et à temps plein ont été proposées aux employés qui en ont fait la demande ou qui en ont besoin pour des raisons opérationnelles.

Votre organisation offre-t-elle un accès à la formation en langues autochtones ou prévoit-elle de l’offrir? Veuillez donner des détails.

Les employés du BOA ont également accès au même titre que les employés de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et au système d’apprentissage ALTO n’offre pas exclusivement des formations en langues autochtones.

Question 8

Votre organisation a-t-elle apporté son soutien aux réseaux et communautés d’employés et/ou investi des ressources dans ces réseaux et communautés?

• Les échanges avec les employés et réseaux d’employés au sujet du processus décisionnel de mon organisation sont constructifs et périodiques.

Veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont votre organisation échange avec les réseaux et communautés d’employés et leur offre du soutien.

Outre le Comité sur la D et I, certains membres de l’équipe du BOA font partie de la communauté de pratique interministérielle sur l’accessibilité, des agents de changement pour l’approvisionnement accessible, du Réseau interministériel sur la diversité et l’équité en emploi, de l’équipe du Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada, entre autres.

Depuis 2018-2019, le BOA a organisé cinq itérations de son sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement fédérale, qui a accueilli plus de 2 000 participants au fil des ans. Le sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement fédérale s’adressait aux fournisseurs sous-représentés tels que les Autochtones, les personnes 2ELGBTQI+, les personnes racisées, les personnes en situation de handicap et d’autres groupes minoritaires désireux de faire des affaires avec le gouvernement fédéral.

Afin de continuer à promouvoir la diversité dans la chaîne d’approvisionnement fédérale et compte tenu de son personnel et de son budget limités, le BOA a dû s’adapter et a organisé une séance de mentorat rapide avec des entreprises sous-représentées à Ottawa en 2024 afin de mieux faire connaître les services du bureau à ses parties prenantes. Il s’agissait d’une nouvelle activité de sensibilisation pour le bureau afin de continuer à communiquer les diverses informations concernant les programmes et les outils du gouvernement fédéral qui permettent de comprendre la procédure de passation des marchés publics fédéraux et d’aider les fournisseurs de ces groupes à obtenir des contrats fédéraux.

Question 9

Les travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont-ils intégrés dans le plan d’activités intégré et/ou le plan en matière de santé mentale de votre organisation?

• Les travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont intégrés dans le plan organisationnel.

Question 10

Votre organisation a-t-elle un calendrier pour éviter de tenir des réunions et activités d’envergure lors des périodes qui revêtent une grande importance sur le plan religieux, spirituel ou culturel?

• Les travaux n’ont pas encore débuté en ce qui concerne l’établissement de ce calendrier pour mon organisation.

Si le calendrier existe déjà, veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont son utilisation est communiquée et encouragée au sein de votre organisation.

Il n’existe pas de calendrier à l’heure actuelle, mais ce sujet a été transmis au Comité sur la D et I pour un examen plus approfondi.

Renseignements supplémentaires sur les initiatives en cours de votre organisation

Question 11

Quels sont deux ou trois obstacles précis auxquels vous vous êtes heurtés pour faire progresser l’Appel à l’action?

Veuillez donner deux ou trois exemples.

Il faut redoubler d’efforts pour faire progresser la diversité et l’inclusion à l’échelle fédérale et de nos communautés. Les membres de l’équipe du BOA donnent de leur temps (et souvent en dehors des heures de travail) pour mener à bien de nombreuses initiatives. Étant donné que les ressources du BOA sont limitées (puisque que son budget n’a pas été majoré depuis sa création) et qu’il doit respecter les priorités qui lui ont été fixées, d’autres ressources s’imposent pour faciliter le travail à exécuter sur les initiatives entreprises.

Le deuxième obstacle repose sur les données de référence limitées. En 2020-2021, le BOA a mené un sondage sur la diversité auprès des ministères fédéraux dans l’espoir d’obtenir des données de référence sur les initiatives en matière de diversité dans les marchés publics fédéraux. Nous avons attiré l’attention sur le besoin d’approfondir les données et de communiquer des connaissances sur l’approvisionnement social et cette étude a été publiée en 2019-2020. On a soulevé un facteur clé dans cette étude : la collecte de données représente un défi constant et un obstacle pour la plupart des organisations. Pourtant, les données sont essentielles pour établir des bases de référence, fixer des objectifs significatifs et mesurer les progrès accomplis par rapport à ces objectifs. En outre, elles facilitent le travail du gouvernement fédéral qui vise à comprendre comment les communautés racisées contribuent actuellement à la chaîne d’approvisionnement fédérale et comment les processus d’approvisionnement peuvent avoir une incidence négative et disproportionnée sur ces communautés. En bref, l’acquisition de données constitue la première étape pour l’adoption de mesures significatives.

Question 12

Vu que les employés ont souvent plusieurs identités, quelles mesures votre organisation prend-elle pour soutenir les employés autochtones, noirs et autrement racisés qui appartiennent également à d’autres communautés, comme les personnes en situation de handicap, les communautés 2ELGBTQIA+ et les minorités religieuses qui se heurtent à une aggravation des obstacles discriminatoires?

Veuillez donner des détails.

Le BOA a mis en place de nombreuses ressources que tous les employés peuvent envisager et qui leur permettent de signaler les obstacles auxquels ils sont confrontés. Outre le sondage annuel auprès des fonctionnaires, le BOA dispose d’une boîte à idées et à innovations anonyme en ligne qui permettent aux employés de faire part des problèmes qu’ils doivent surmonter ou de formuler des suggestions susceptibles d’améliorer l’organisation ou la culture. Ces suggestions sont transmises à la direction générale chaque fois qu’elles sont saisies, elles sont ensuite examinées aux réunions hebdomadaires du comité de la haute direction et une recommandation est formulée, qui est ensuite communiquée à la réunion suivante de l’ensemble du personnel. Il s’agit d’un mécanisme anonyme qui permet aux membres de se prononcer sur n’importe quel sujet s’ils ne souhaitent pas en parler à leurs gestionnaires.

Question 13

Au cours de votre première année de mise en œuvre des orientations à suivre concernant l’Appel à l’action, quelles ont été les répercussions de ce travail sur la culture de votre organisation?

Veuillez indiquer les deux ou trois répercussions les plus importantes.

1. Au 31 mars 2022, soit un an après l’engagement quinquennal prévu visant à atteindre un effectif composé à 50 % de femmes et à 30 % de personnes issues de la diversité, les résultats d’un sondage d’auto-identification indiquent que le BOA comptait 74 % de femmes et 26 % de personnes issues de la diversité.
2. Même si le BOA disposait d’un financement limité et a dû renoncer à organiser ses sommets sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement fédérale, il a pu trouver d’autres solutions pour entrer en contact avec des fournisseurs sous-représentés, tels que les Autochtones, les personnes LGBTQ2+, les personnes racisées, les personnes en situation de handicap et d’autres groupes minoritaires désireux de faire affaire avec le gouvernement fédéral.
3. Intégrer la question de la diversité et de l’inclusion dans toutes les pratiques du BOA afin qu’il s’agisse d’un automatisme lorsque l’on étudie n’importe quel dossier en mettant davantage l’accent sur l’incidence de chaque décision et de chaque action.