Bureau du Ombudsman de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes

Établissement d’objectifs

Question 1

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour assurer le recrutement et la promotion des Autochtones, des Noirs et autres personnes racisées?

• Mon organisation a fixé des objectifs de recrutement pour les :
  • Autochtones
  • Personnes racisées
• Mon organisation a fixé des objectifs de promotion pour les :
  • Employés autochtones
  • Employés racisés

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris sur quoi se base votre organisation pour fixer ses objectifs (p. ex. priorités opérationnelles, disponibilité sur le marché du travail, données démographiques, disponibilité au sein de la population active) et la manière dont ces objectifs sont communiqués aux employés, le cas échéant. Avez-vous rencontré des obstacles à l’atteinte des objectifs que vous vous êtes fixés?

Établissement des objectifs et communication

Le Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (« l’Ombudsman ») avait publié le Plan stratégique sur l’équité en matière d’emploi, la diversité et l’inclusion (EEDI ) au printemps 2023. Le Plan comptait une liste de mesures de suivi et d’indicateurs de rendement clés (IRC) comprenant des objectifs significatifs et mesurables. En ce qui concerne le recrutement et la promotion des peuples autochtones et des personnes racisées, le Plan stratégique sur l’EEDI décrit l’objectif de l’Ombudsman d’atteindre, puis de dépasser la disponibilité de notre main-d’œuvre désignée. À l’avenir, l’Ombudsman publiera une fiche de rendement interne au Bureau à l’aide des données que nous avons recueillies à l’interne, ainsi que des données sur la disponibilité au sein de la population active fournies par le MDN. La fiche de rendement reflétera l’état de nos engagements envers le Bureau chaque automne, y compris les mises à jour ou les engagements nouvellement ajoutés à mesure que l’environnement change.

Méthodes et réussites

L’Ombudsman utilise diverses méthodes pour atteindre ses objectifs de recrutement, y compris l’optimisation des processus qui sont propres aux groupes d’équité en matière d’emploi. Nous tenons également compte de l’équité en matière d’emploi lorsque nous procédons à des nominations d’emploi non annoncées. En ce qui concerne les promotions, notre plan stratégique sur l’EEDI décrit les efforts visant à s’assurer que l’équité en matière d’emploi est prise en compte lors de la détermination des plans de gestion des talents; et l’Ombudsman continue d’accorder la priorité à la croissance interne lorsque cela est possible. De plus, nous allons mener une campagne de communication chaque année sur l’importance de l’auto-identification pour améliorer l’exactitude des données fournies à l’Ombudsman par le Ministère. Maximiser la sensibilisation et la compréhension de la valeur détenue par l’auto-identification garantit que nos données de référence sont les plus précises avec une auto-identification accrue.

De plus, l’Ombudsman utilise l’Outil sur l’atténuation des préjugés et des obstacles créé par le MDN pour chaque mesure de dotation. Cet outil aide les gestionnaires d’embauche à reconnaître et à documenter les préjugés ou les obstacles dans le processus d’embauche et leurs stratégies pour y remédier. Les mesures de dotation ne peuvent pas aller de l’avant sans que ce formulaire soit rempli, ce qui permet de s’assurer que les préjugés et les obstacles sont éliminés dès le départ.

Nos dernières données (mars 2023) montrent que nous avons dépassé nos objectifs de recrutement de personnes racisées, atteignant 143 % contre 106 % en 2022. Cependant, cette amélioration n’est pas directement liée à notre plan stratégique sur l’EEDI, car il n’avait pas encore été publié. Nous ne pouvons pas déclarer le taux de réalisation pour les employés autochtones, car le chiffre est inférieur à cinq.

Difficultés et obstacles

La principale difficulté à laquelle l’Ombudsman est confronté est que nos progrès actuels sont suivis par le biais des données sur la disponibilité au sein de la population active. Premièrement, les données elles-mêmes sont souvent retardées, mais en plus de cela, nos données sont ensuite fournies au MDN plutôt que directement à l’Ombudsman, ce qui favorise les retards et entrave l’accès aux données actuelles. Deuxièmement, comme l’Ombudsman est un petit bureau, nous n’avons pas été en mesure d’évaluer nos réussites en ce qui concerne le recrutement et la promotion des employés autochtones, car les chiffres inférieurs à cinq ne peuvent pas être fournis, pour des questions de respect de l’anonymat. Troisièmement, les données sur la disponibilité au sein de la population active que nous fournit le MDN n’incluent pas une ventilation des groupes racisés et, par conséquent, rendent les objectifs plus précis difficiles à introduire.

Question 2

Votre organisation a-t-elle fixé des objectifs (pour l’exercice financier 2023-2024 ou les exercices à venir) pour favoriser une plus grande inclusion?

• Mon organisation a fixé des objectifs pour favoriser une plus grande inclusion.

Veuillez donner des détails et/ou des exemples, y compris les mesures ou données utilisées par votre organisation, le cas échéant (p. ex. vos résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, sondages éclairs, entrevues de départ, données administratives des ressources humaines).

Comme il a été mentionné précédemment, l’Ombudsman a élaboré et publié un plan stratégique sur l’EEDI qui comprend des mesures de suivi et des IRC propres aux initiatives d’EEDI.

Des mesures de suivi ont été élaborées pour améliorer et permettre des pratiques inclusives et feront l’objet d’un suivi en fonction de leur état d’achèvement. Les mesures de suivi comprennent, sans toutefois s’y limiter :

• Effectuer des examens de la documentation interne à l’aide de l’analyse comparative entre les sexes Plus (ACS Plus) et d’un point de vue de l’EEDI afin d’éliminer tout obstacle systémique.
• Maximiser l’utilisation des outils d’EEDI fournis par le MDN .
• Inclure les questions sur l’EEDI dans notre processus d’entrevue de départ.
• Distribuer régulièrement de l’information sur les progrès et les événements des initiatives ministérielles et gouvernementales à tous les employés.

En plus des mesures de suivi, des IRC ont été élaborés et associés à leurs mesures et données correspondantes. La source des données comprend le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) ainsi que les données recueillies par l’équipe interne des HR de l’Ombudsman. Ces IRC comprennent, sans toutefois s’y limiter :

• Le nombre d’instructions permanentes d’opération élaborées par notre bureau qui ont été examinées ou mises à jour pour assurer le recours au point de vue de l’équité, à un langage inclusif ou à des considérations relatives à l’ACS Plus pour les problèmes systémiques et structurels.
• Le nombre d’employés ayant suivi le cours d’introduction à l’ACS Plus.
• Des questions du SAFF sur la diversité, la lutte contre le racisme et les horaires de travail flexibles.

Comme le premier exercice financier s’est maintenant terminé depuis la publication du Plan stratégique sur l’EEDI , des données sont actuellement recueillies pour faire rapport à l’Ombudsman et aux employés du Bureau sur l’état de toutes les mesures de suivi et des IRC.

Mesure des progrès

Question 3

Votre organisation a-t-elle établi une approche pour mesurer les progrès à l’égard de l’atteinte de vos objectifs fixés?

Comment l’approche est-elle mise en œuvre au sein de votre organisation? (Par exemple, de quelle manière est-elle communiquée aux employés? Quels sont les rôles des membres de l’équipe de direction – y compris le dirigeant principal des données, le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation et la direction régionale, le cas échéant? Comment produisez-vous des rapports sur les résultats en interne et en externe?)

Comme mentionné précédemment, l’Ombudsman a élaboré un plan stratégique sur l’EEDI avec des mesures de suivi mesurables et des IRC. Comme nous venons de terminer la première année de production des données requises, l’information sera recueillie, évaluée et distribuée sous forme de fiche de rendement au Bureau.

Une fois que les données seront prêtes, l’équipe de la haute direction de l’Ombudsman sera le premier groupe à être consulté aux fins d’examen et de rétroaction sur les prochaines étapes, au besoin. Notre comité interne sur l’ACS Plus et notre groupe de travail du SAFF seront consultés peu de temps après. Une fois les consultations terminées, la fiche de rendement sera achevée et remise à l’Ombudsman pour distribution.

Responsabilité conséquente

Question 4

Comment votre organisation utilise-t-elle les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents pour établir une responsabilité à l’égard des résultats?

• Les objectifs quantitatifs font partie des ententes de gestion du rendement.
• Les objectifs qualitatifs font partie des ententes de gestion du rendement.
• Les progrès à l’égard des objectifs de représentation et d’inclusion font partie des critères à prendre en considération pour la gestion des talents.

Veuillez donner des détails sur la manière dont les processus de gestion du rendement et/ou de gestion des talents sont utilisés pour établir une responsabilité à l’égard des résultats.

Notre plan stratégique sur l’EEDI comporte une section sur l’amélioration des taux de promotion et des possibilités pour tous les groupes de la diversité. Dans cette section, des mesures de suivi et des IRC ont été élaborés afin de maximiser l’utilisation des ententes de rendement, des plans d’apprentissage et des plans de gestion des talents. En ce qui concerne les plans de gestion des talents, le Plan stratégique sur l’EEDI comprend une mesure de suivi liée à l’appui des groupes d’équité en matière d’emploi dans l’obtention de possibilités de perfectionnement.

Bien que nous ne soyons pas encore en mesure de rendre compte de l’état d’avancement de la mesure de suivi, car nous recueillons encore des données, nous assurons à tout le moins la responsabilisation de l’achèvement des ententes de rendement au sein du Bureau et nous ferons rapport sur la conformité dans notre fiche de rendement du Plan stratégique sur l’EEDI .

Mesures précises et tangibles décrites dans les orientations à suivre concernant l’Appel à l’action

Question 5

Est-ce que vous, en tant que responsable de votre organisation, et/ou vos équipes de direction avez parrainé au moins deux employés autochtones, noirs ou autrement racisés pour les préparer à des rôles de direction?

• Mon équipe de direction a parrainé au moins deux employés autochtones, noirs ou autrement racisés pour les préparer à des rôles de direction.

Veuillez donner des détails sur le type de parrainage que vous et/ou votre équipe de direction avez fourni, ainsi que sur vos autres programmes, tels que le mentorat ou le perfectionnement en leadership, le cas échéant.

L’Ombudsman est une petite organisation qui compte deux cadres. Par conséquent, il peut être difficile de s’engager à gérer et à maintenir un parrainage de cette nature.

Question 6

En tant que responsable de votre organisation, avez-vous personnellement appuyé au moins une campagne de recrutement d’employés autochtones, noirs ou autrement racisés?

• J’ai personnellement appuyé au moins une campagne de recrutement pour les :
  • Employés autochtones
  • Employés noirs
  • Employés racisés

Veuillez donner des détails.

Bien que l’Ombudsman n’ait mené aucune campagne de recrutement au cours du dernier exercice financier, nous avons largement diffusé et annoncé toutes les campagnes de recrutement applicables, y compris les initiatives ministérielles et pangouvernementales. Cela se fait par la distribution par courriel et par les annonces lors de réunions mensuelles à l’échelle du Bureau.

Question 7

Votre organisation a-t-elle priorisé la formation en langues officielles pour les employés autochtones, noirs ou autrement racisés qui sont prêts à être promus?

• Mon organisation a priorisé la formation en langues officielles pour les :
  • Employés autochtones
  • Employés noirs
  • Employés racisés

De quelle manière votre organisation priorise-t-elle la formation en langues officielles?

L’Ombudsman publie chaque année un plan d’apprentissage et de perfectionnement organisationnel qui encourage les employés à tirer parti de la formation personnalisée en langues officielles. Nous avons la chance d’avoir pu approuver et encourager la formation en langues officielles pour tous les employés qui ont manifesté de l’intérêt, et les gestionnaires approuvent le temps que les employés consacrent à leur participation à la formation sur les langues officielles.

Votre organisation offre-t-elle un accès à la formation en langues autochtones ou prévoit-elle de l’offrir? Veuillez donner des détails.

À l’heure actuelle, l’Ombudsman n’a pas de formation en langues autochtones dans son plan d’apprentissage et de perfectionnement organisationnel.

Bien qu’il ne s’agisse pas directement d’une formation linguistique autochtone, il est important de noter que l’Ombudsman produit des produits externes dans cinq langues autochtones afin de promouvoir davantage la diversité et l’inclusion.

Question 8

Votre organisation a-t-elle apporté son soutien aux réseaux et communautés d’employés et/ou investi des ressources dans ces réseaux et communautés?

• Les échanges avec les employés et réseaux d’employés au sujet du processus décisionnel de mon organisation sont constructifs et périodiques.
• Des structures de gouvernance sont en place pour soutenir les réseaux et communautés d’employés (p. ex. champions, participation des champions et présidents aux tables de gestion).
• Les réseaux et communautés d’employés bénéficient d’un soutien pertinent (p. ex. financement réservé, soutien en équivalents temps plein, temps dégagé pour participer aux activités).

Veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont votre organisation échange avec les réseaux et communautés d’employés et leur offre du soutien.

L’Ombudsman compte une multitude de comités internes, qui ont tous leur propre mandat individualisé et des structures de gouvernance mises en place. Les comités comme la Santé et la sécurité au travail, l’ACS Plus et le groupe de travail du SAFF sont fréquemment consultés tout au long du processus d’élaboration ou de mise à jour de toute politique ou de tout programme organisationnel. Les employés sont encouragés à jouer un rôle dans les comités et à participer aux événements prévus par les comités. Afin de s’assurer que la participation est soutenue et encouragée sur le plan organisationnel, l’Ombudsman établit chaque année une priorité organisationnelle dans les ententes de rendement exigeant une participation active à au moins une activité ou initiative liée à l’inclusion, à la diversité et à la santé mentale (y compris dans les coulisses par le biais de remue-méninges, de planification, de coordination, de préparation de l’ordre du jour, de procès-verbaux de réunions; ou sur le devant de la scène dans des discussions, des consultations et des activités de direction, dans la présidence de réunions, etc.).

Question 9

Les travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont-ils intégrés dans le plan d’activités intégré et/ou le plan en matière de santé mentale de votre organisation?

• Les travaux en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion sont intégrés dans le plan organisationnel.

Question 10

Votre organisation a-t-elle un calendrier pour éviter de tenir des réunions et activités d’envergure lors des périodes qui revêtent une grande importance sur le plan religieux, spirituel ou culturel?

• Les travaux n’ont pas encore débuté en ce qui concerne l’établissement de ce calendrier pour mon organisation.

Si le calendrier existe déjà, veuillez donner des détails supplémentaires sur la manière dont son utilisation est communiquée et encouragée au sein de votre organisation.

Cette initiative n’existe pas à l’heure actuelle; mais on examinera les méthodes potentielles visant sa mise en œuvre.

Renseignements supplémentaires sur les initiatives en cours de votre organisation

Question 11

Quels sont deux ou trois obstacles précis auxquels vous vous êtes heurtés pour faire progresser l’Appel à l’action?

Veuillez donner deux ou trois exemples.

1. L’accès à des données en temps réel en ce qui concerne la disponibilité au sein de la population active et la dépendance à l’égard du MDN pour les données.
2. L’Ombudsman est une petite organisation et, par conséquent, nous avons de la difficulté à réaliser des progrès dans l’atteinte des objectifs établis par le MDN en ce qui a trait à l’équité en matière d’emploi, plus particulièrement au sein de la direction. Étant donné que notre directoire se compose uniquement de deux dirigeants ainsi que d’un roulement minimal au sein des groupes de gestion et de relève, il est difficile de s’engager à accroître l’équité en matière d’emploi au sein de la direction. Toutefois, l’Ombudsman s’est engagé à tenir compte de l’équité en matière d’emploi lorsque les postes sont libérés.

Question 12

Vu que les employés ont souvent plusieurs identités, quelles mesures votre organisation prend-elle pour soutenir les employés autochtones, noirs et autrement racisés qui appartiennent également à d’autres communautés, comme les personnes en situation de handicap, les communautés 2ELGBTQIA+ et les minorités religieuses qui se heurtent à une aggravation des obstacles discriminatoires?

Veuillez donner des détails.

L’Ombudsman reconnaît que la diversité et l’inclusion ne peuvent exister sans reconnaître l’intersectionnalité et les complexités qui en découlent. Notre plan stratégique sur l’EEDI indique que l’intersectionnalité n’est pas actuellement prise en compte dans nos statistiques sur l’équité en matière d’emploi et que, par conséquent, les données fournies par l’intermédiaire de la disponibilité au sein de la population active manquent de nuances importantes.

Dans un effort pour résoudre ce problème, il est impératif que nous maintenions, suivions, continuions d’améliorer et d’adapter les mesures de suivi élaborées pour répondre à ces préoccupations, par des moyens tels que les suivants :

• Créer des pratiques inclusives avec des mesures de suivi significatives et mesurables et des IRC grâce à la consultation de notre comité sur l’ACS Plus, de notre groupe de travail du SAFF et de l’équipe de la haute direction.
• Favoriser une culture diversifiée en milieu de travail qui encourage l’inclusion, le respect de toutes les identités et célèbre les journées culturelles, religieuses et autres journées importantes pour accroître la sensibilisation et l’appréciation.
• Accorder la priorité à la formation et à l’éducation en rendant obligatoire la formation sur l’ACS Plus et en encourageant la participation aux réseaux locaux à l’échelle du Ministère et du gouvernement.
• Créer des espaces sûrs dans le bureau physique, y compris un espace de réflexion multiconfessionnel désigné.
• Fournir des conditions de travail flexibles, dans les limites de nos capacités, pour répondre à différents besoins tels que ceux liés aux handicaps ou aux pratiques religieuses.
• Tirer parti des résultats du SAFF par l’intermédiaire de notre groupe de travail interne sur le SAFF pour s’assurer que les voix des employés sont entendues et que des mesures concrètes sont prises.
• Consulter notre comité interne sur l’ACS Plus pour examiner les pratiques et les programmes dans une optique intersectionnelle.

Question 13

Au cours de votre première année de mise en œuvre des orientations à suivre concernant l’Appel à l’action, quelles ont été les répercussions de ce travail sur la culture de votre organisation?

Veuillez indiquer les deux ou trois répercussions les plus importantes.

La mise en œuvre de l’orientation prospective de l’Appel à l’action a eu de nombreuses répercussions positives sur la culture de l’Ombudsman.

Premièrement, l’Appel à l’action a permis d’officialiser les efforts de collecte de données. En réponse à la lettre initiale sur la mise en œuvre de l’Appel à l’action en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion, l’Ombudsman a noté qu’il y avait une lacune dans les données et les paramètres pour mesurer le rendement. L’Ombudsman s’est engagé à élaborer une méthode quantitative pour démontrer nos progrès à l’avenir. Depuis, l’Ombudsman a élaboré des mesures quantitatives et qualitatives dans les mesures de suivi et les IRC dans le cadre du Plan stratégique sur l’EEDI. L’Ombudsman est une micro-organisation qui doit souvent compter sur le MDN, mais il s’est assuré de respecter l’engagement de combler le manque de données. Bien que nous ne recueillions que maintenant les données finales aux fins d’examen et de publication, nous pouvons signaler que les consultations menées auprès des employés tout au long du processus d’élaboration du Plan stratégique sur l’EEDI ont donné suite à des conversations constructives et importantes. L’élaboration et les consultations du Plan stratégique sur l’EEDI ont permis aux employés de faire entendre leur voix et de s’assurer que les mesures de suivi et les IRC seraient efficaces et significatifs.

Deuxièmement, l’Appel à l’action a donné lieu à des ajustements dans le cadre de la fonction de notre comité sur l’IRC Plus. Bien que le comité continue d’échanger des renseignements sur les journées et les événements spéciaux tout au long de l’année, l’Appel à l’action a également donné lieu à des discussions sur d’autres façons dont le comité sur l’IRC Plus pourrait mieux renforcer le soutien qu’il offre. L’Ombudsman travaille maintenant à engager en sous-traitance un expert en la matière sur l’IRC Plus afin d’appuyer l’officialisation de l’apprentissage pour que les membres du comité soient dans la meilleure position possible pour fournir des conseils et des idées à l’interne à partir d’une perspective d’IRC Plus.