2020-2021 Rapport annuel au Parlement concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
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Introduction
Le Bureau du Conseil privé (BCP) relève directement du premier ministre et est dirigé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet. Le BCP est à la fois le secrétariat du Cabinet et l’organe de la fonction publique chargé de faire les recommandations au premier ministre concernant l’ensemble des questions stratégiques et opérationnelles du gouvernement. En tant qu’organisme central de la fonction publique qui appuie le premier ministre ainsi que le Cabinet et ses structures décisionnelles de façon impartiale, le BCP voit à ce que le gouvernement et les Canadiens soient servis par une fonction publique visant l’excellence.
Le BCP apporte également un soutien au premier ministre, à la vice-première ministre et ministre des Finances, au leader du gouvernement à la Chambre des communes, au président du Conseil privé de la Reine, au ministre des Affaires intergouvernementales et au représentant spécial pour les Prairies.
Les trois rôles principaux du BCP sont les suivants :
- Conseiller de manière professionnelle et non partisane le premier ministre, les ministres du portefeuille, le Cabinet ainsi que ses comités sur les questions d’envergure nationale et internationale.
- Assurer le bon fonctionnement du processus décisionnel du Cabinet et contribuer à la mise en œuvre du programme du gouvernement.
- Encourager un rendement élevé et la responsabilisation au sein de la fonction publique.
Il s’agit du 38e Rapport annuel au Parlement présenté par le BCP en application de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) et l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Il porte sur la période du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.
Il est possible d’en obtenir des exemplaires à l’adresse suivante :
- Division de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du Conseil privé
11, rue Metcalfe
Ottawa (Ontario) K1A 0A3
Faits saillants
- Au cours de l'exercice financier de 2020-2021, 20 demandes de renseignements personnels ont été reçues ; qui est conforme avec les 21 demandes reçues en 2019-2020.
- Le BCP a effectué deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en 2020-2021 et a travaillé avec le Commissariat à la protection de la vie privée sur plusieurs documents ministériels traitant des renseignements personnels.
Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) – structure organisationnelle
La LPRP protège les renseignements personnels recueillis par le gouvernement du Canada et assure la protection de ces renseignements contre l’utilisation et la divulgation non autorisées, et accorde aux personnes un droit d’accès à leurs renseignements personnels et un moyen de les corriger.
La division de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du BCP est le point central d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au BCP. Elle est chargée de gérer les demandes de communication de renseignements ministériels et personnels, d’assurer la compréhension et l’observation de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la LPRP au sein de l’organisme, et de sensibiliser son personnel aux droits et responsabilités dans ces domaines. Elle agit en outre à titre de principal organe de liaison avec le Commissariat à l’information (le Commissariat), le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les ministères partenaires pour les questions d’accès à l’information.
La division de l’AIPRP dispose d’un effectif d’environ 27,5 équivalents temps plein (ETP), structuré autour de deux domaines de responsabilité. Ces deux domaines sont organisés comme suit :
- Activités relatives à l’AIPRP (21,5 ETP)
- traitement des demandes relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels;
- supervision de la collecte et de la communication de renseignements personnels et/ou opérationnels;
- expertise sur les politiques relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels;
- étude des tendances et des pratiques exemplaires concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels;
- élaboration et exécution de programmes de formation en matière d’AIPRP;
- divulgation et publication de manière proactive des titres des notes d’information, des documents de transition, des fiches pour la période de questions et des dossiers des comités.
- Services à la clientèle (6 ETP)
- coordination de la formation et préparation de produits promotionnels;
- tratement des réponses aux questions et aux pétitions présentées au Parlement au nom du BCP;
- administration de la base de données.
Des 27,5 ETP que comptait la division en 2020-2021, environ 26,5 ont été affectés à des activités liées à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et 1 à des activités liées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Suivi de la conformité
Afin de respecter le délai prévu par la Loi pour le traitement des demandes de communication de renseignements personnels, le temps de traitement de chaque demande fait l’objet d’un suivi rigoureux. Des réunions régulières et différents rapports permettent de s’assurer que le traitement de toutes les demandes se poursuit comme prévu, afin de respecter l’échéance. En raison des arrêtés de délégation (décrits dans la prochaine section), la division de l’AIPRP du BCP collabore très étroitement avec ses bureaux de première responsabilité (BPR) pour que les délais d’exécution et d’approbation soient respectés.
Arrêtés de délégation du Bureau du Conseil privé
Il incombe aux ministres chargés de chacune des institutions gouvernementales de veiller à l’application de la LPRP dans leur institution. Conformément à l’article 73 de la LPRP, le premier ministre, à titre de chef du Bureau du Conseil privé, est tenu de mettre en application cette loi au BCP. Le premier ministre a délégué au directeur exécutif de l’AIPRP au BCP les pouvoirs, fonctions, et tâches administratives se rapportant à la LPRP. Les BPRs du BCP sont les détenteurs de documents désignés dans une demande de communication de renseignements personnels, approuvent la divulgation de l’information aux demandeurs ainsi que l’application d’exceptions et d’exclusions, avec justifications à l’appui. Cette délégation de pouvoirs partagée est exercée avec diligence au sein du BCP et elle est consignée officiellement aux stades appropriés du processus. Les arrêtés de délégation du BCP en vigueur en 2020-2021 se trouvent à l’annexe A.
Activités de formation et de sensibilisation
Au sein de la division de l’AIPRP, des réunions se tiennent chaque semaine pour s’assurer que toutes les demandes sont traitées dans le respect des délais prévus par la loi ainsi que pour examiner les prorogations prévues par la loi et discuter de tout nouveau processus. Le BCP fournit de l’information sur les exigences et les pratiques exemplaires en matière d’AIPRP par l’entremise de produits d’apprentissage, d’événements spéciaux dans la direction générale et/ou l’ensemble de l’organisme, ainsi que sur l’intranet.
En 2020-2021, le BCP a donné des séances de formation ou de sensibilisation sur l’AIPRP à environ 88 employés par l’intermédiaire de 10 activités de formation. Ces scéances consistaient d’un tours d’horizon présentés aux secrétariats internes pour donner un aperçu des processus de l’AIPRP, de la gestion de l’information et de l’application des exemptions.
Les hauts fonctionnaires du BCP ont reçu un résumé des statistiques sur le rendement et la conformité en ce qui concerne les demandes d’accès à l’information et de communication des renseignements personnels afin de favoriser la compréhension des responsabilités en matière d’AIPRP. Le directeur exécutif responsable de l’AIPRP a régulièrement communiqué avec le personnel supérieur du BCP, et le personnel principal de l’AIPRP a rencontré des cadres supérieurs des secrétariats du BCP pour clarifier les rôles et améliorer les relations de travail. Tout au long de 2020-2021, les analystes de l’AIPRP sont régulièrement entrés en contact avec des clients pour leur expliquer l’échéancier en cinq étapes, les informer des processus liés notamment à la recherche ou à l’examen de documents, et leur expliquer leur rôle.
Le personnel du BCP a accès à de l’information clé sur l’AIPRP. Cette information facilement accessible prend la forme de feuillets d’instructions sur l’AIPRP, d’une boîte de courrier électronique pour les questions, d’outils d’apprentissage à emporter ainsi que d’un contenu de formation complet sur le site intranet du BCP.
Autres activités
a) Activités générales
Les statistiques ne brossent pas nécessairement un tableau complet des services de soutien offerts aux demandeurs par la division de l’AIPRP du BCP. Par exemple, elles ne rendent pas compte des demandes qui, chaque fois que cela est possible, sont traitées de façon informelle et reçoivent une réponse satisfaisante. De plus, le bureau de l'AIPRP du BCP fournit des conseils et de l’orientation sur les questions et les activités liées à la protection de la vie privée dans l'ensemble du ministère. L'AIPRP du BCP effectue des EFVP et aide des fonctionnaires de divers secteurs du ministère à s'assurer que toute activité liée aux renseignements personnels soit conforme à nos responsabilités en vertu de la LPRP.
b) Couplage et échange de données
Pour la période de référence 2020-2021, le BCP n’a établi aucun nouveau système ou processus menant au couplage ou à la diffusion de renseignements personnels, ni au sein de l’organisme ni avec des sources externes. L’organisme n’a participé à aucune activité de couplage de données.
Politiques, lignes directrices et procédures relatives à la protection des renseignements personnels
a) Passage au bureau électronique
Dans le cadre de l’initiative Au-delà de 2020, qui vise à promouvoir l’écologisation des opérations du gouvernement, le BCP a entamé le processus de transformation en un bureau sans papier en 2016-2017, en introduisant la distribution des tâches et l’avis de divulgation par voie électronique. Les efforts relatifs à ces deux seuls processus ont été couronnés de succès et ont grandement réduit le nombre de pages imprimées chaque jour. En 2018-2019, le BCP a fait partie de la première vague d’institutions à accepter les demandes par l’entremise du portail en ligne du SCT.
Vers la fin de 2019-2020, la division de l’AIPRP est officiellement devenue un bureau sans papier; avec l’aide de la division des opérations de la technologie de l’information du BCP, la division de l’AIPRP a lancé des processus électroniques pour la récupération des dossiers, les consultations avec d’autres institutions, les approbations internes et les réponses finales.
Interprétation du rapport statistique
Le rapport statistique de 2020-2021 de la LPRP figure à l’annexe B.
Partie 1 − Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)
Entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020, le BCP a reçu 21 demandes de renseignements personnels en vertu de la LPRP, comparativement à neuf demandes l’année précédente.
Version texte - Volume de demandes reçus par années
| 2017-2018 | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
|---|---|---|---|
| 12 | 9 | 21 | 20 |
Partie 2 − Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
En 2020-2021, le BCP a achevé le traitement de neuf demandes de renseignements personnels en vertu de la LPRP. De ce total :
- 5 demandes (56%) ont fait l’objet d’une divulgation partielle;
- 2 demandes (22%) n’ont pas eu de documents pertinents; et
- 2 demandes (22%) ont fait l’objet d’une divulgation totale.
Treize (13) demandes sont demeurées actives et ont été reportées à l’exercice 2021-2022.
Dans certaines circonstances, une demande de renseignements personnels peut nécessiter plus de 30 jours à compléter (p. ex. la nécessité de consulter des organisations externes ou le grand volume de pages à consulter). En 2020-2021, une demande a été traitée dans un délai de 16 à 30 jours, quatre demandes se sont achevées dans un délai de 61 à 120 jours, deux demandes se sont achevées dans un délai de 121 à 180 jours et deux demandes se sont achevées dans un délai de 181 à 365 jours.
2.2 Exceptions
Parfois, il convient de protéger les renseignements en application de la LPRP. En 2020-2021, des exceptions ont été invoquées pour un certain nombre de demandes :
- 5 en vertu de l’article 26 – renseignements concernant un autre individu; et
- 1 en vertu de l’article 27 – information protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire ou par le privilège relatif au litige.
2.3 Exclusions
La LPRP ne s’applique pas à l’information publique décrite aux paragraphes 69(1) et 69(2), ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, conformément au paragraphe 70(1). Pendant la période de référence, aucune exclusion a été invoquée.
2.4 Format des renseignements communiqués
En 2020-2021, le BCP a fourni des réponses électroniques sur disques compacts pour six demandes. Un demandeur a choisi de recevoir leur information en copies papier.
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
En 2020-2021, un total de 974 pages ont été traitées en réponse aux sept demandes pour lesquelles des documents existaient, dont 787 pages ont été divulguées.
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
Des sept demandes pour lesquelles des documents existaient et ayant fait l’objet d’une divulgation partielle ou totale, quatre demandes avaient moins de 100 pages à traiter et trois demandes avaient entre 101 et 500 pages à traiter.
2.5.3 Autres complexités
Des consultations externes et des avis juridiques sont souvent nécessaires, dû à la nature complexe de l’information dans de nombreux documents sous le contrôle du BCP. Cette exigence est la cause principale de la période prolongée de traitement de certaines demandes.
Au cours de l'année de référence, quatre demandes complétées comportaient des renseignements personnels sur une autre personne qui avaient été entremêlés avec ceux du demandeur. Une demande a nécessité un avis juridique et aucune demande a nécessité des consultations.
2.6 Demandes complétées
2.6.1 Nombre de demandes complétées dans les délais prévus par la loi
En 2020-2021, une demande (11,1 %) a été complétée dans les délais prévus par la LPRP.
2.7 Présomption de refus
2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
En 2020-2021, huit demandes n’ont pas été traitées dans les délais prévus par la loi principalement en raison de l’incidence de la pandémie de COVID-19.
2.7.2 Demandes complétées au-delà des délais prévus par la loi (y compris les demandes prorogées)
Trois des huit demandes complétées après la date limite prévue par la LPRP ont été complétées entre 31 et 60 jours après la date limite. Deux demandes ont été complétées entre 61 et 120 jours après la date limite. Une demande a été complétée entre 121 et 180 jours après la date limite et deux demandes ont été complétées entre 181 et 365 jours après la date limite. Aucune des demandes complétées au-déla des délais prévue par la LPRP a été prorogée.
2.8 Demandes de traduction
La LPRP stipule ce qui suit au paragraphe 17(2) : « Un individu reçoit communication des renseignements personnels dans la langue officielle qu’il a précisée dans les cas suivants : s’il en existe une version dans cette langue ou s’il n’en existe pas de version dans cette langue mais le responsable de l’institution fédérale dont ils relèvent juge nécessaire de les faire traduire ou de fournir à l’individu les services d’un interprète afin qu’il puisse les comprendre ». Pendant la période de référence, aucune traduction n’a été requise.
Partie 3 − Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
La LPRP définit au paragraphe 8(2) les circonstances précises dans lesquelles une institution gouvernementale peut divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu qu’ils concernent. L’alinéa 8(2)(e) permet la divulgation à « un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés ». L'alinéa 8(2)(m) de la Loi autorise la divulgation de renseignements personnels lorsque : « (i) des raisons d’l'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou (ii) l’individu concerné en tirerait un avantage certain ». Le BCP n’a divulgué aucun renseignement en application des alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m) de la LPRP pendant la période de référence.
La LPRP souligne au paragraphe 8(5) que « dans le cas prévu de l’alinéa (2)m), le responsable de l’institution fédérales concernée donne un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au Commissaire à la protection de la vie privée si les circonstances le justifient; sinon, il en avise par écrit le Commissaire immédiatement après la communication. » Aucune divulgation a été fait en vertu du paragraphe 8(5) de la LPRP en 2020-2021.
Partie 4 − Demandes de correction des renseignements personnels et mentions
La LPRP précise au paragraphe 12(1) que tout citoyen canadien ou tout résident permanent a le droit de se faire communiquer, sur demande, les renseignements personnels le concernant et versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que les renseignements personnels relevant d’une institution fédérale. Un individu a le droit de faire corriger l’information personnelle en cas d’erreur ou d’omission, d’exiger qu’il soit fait mention des corrections, et de recevoir l’assurance que quiconque a présenté une demande relative à cette information au cours des deux années précédentes soit avisé de la correction et apporte les changements à ses copies. Aucune demande de correction de renseignements personnels et de mention n’a été présentée pendant la période de référence.
Partie 5 − Prorogations
5.1 Motifs de prorogation et disposition des demandes
La LPRP autorise la prorogation de la période limite de 30 jours afin de permettre des consultations ou lorsque le respect de la période initiale nuirait aux activités de l’institution gouvernementale. Aucune des demandes complétées pendant la période de référence a été prorogée.
5.2 Durée des prorogations
Aucune des demandes complétées pendant la période de référence a été prorogée.
Partie 6 − Demandes de consultation d’autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
En 2020-2021, le BCP a reçu deux demandes de consultation provenant de d’autres institutions gouvernementales, pour un total de 22 pages. Ce nombre est conforme à la quantité de consultations reçues au cours des deux derniers exercices, tel qu'illustré dans le tableau ci-dessous. De plus, une consultation reçue en 2019-2020 avec un total de 232 pages a été reporté à cette période de référence. Le traitement des demandes de consultation nécessite des ressources à un niveau comparable à celui du traitement des demandes relatives aux renseignements personnels. Aucune demande de consultation n’a été reçue d’autres organisations.
Version texte - Demandes de consultations reçues par années
| 2016-2017 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 4 | 2 | 2 | 2 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Les trois consultations reçues ou reportées à l'exercice 2020-2021 ont été complétées en 2020-2021. Une consultation a été traitée dans un délai de 16 à 30 jours et le BCP a recommandé la divulgation totale des documents. Le BCP a recommandé que les deux autres consultations soient divulguées en partie. L'une de ces consultations a été traitée entre 31 et 60 jours et l'autre entre 121 et 180 jours.
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Le BCP n’a pas reçu des demandes d’autres organisations en 2020-2021.
Partie 7 − Délai de traitement des consultations sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
Il est à noter qu’en ce qui concerne l’AIPRP, le BCP consulte le Secteur des services juridiques du BCP (le SSJ du BCP). Par conséquent, il n’y a aucune donnée dans le tableau « Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet – Demandes auprès des services juridiques ».
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Aucune consultation auprès du SSJ du BCP a été conduite pendant cet exercice.
Partie 8 − Plaintes et enquêtes
En 2020-2021, le BCP a reçu deux plaintes venant du Commissariat de la Protection de la Vie privée.
Partie 9 − Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels
9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Au cours de l’exercice 2020-2021, le BCP a réalisé deux EFVP sur Microsoft 365 et un contrat d’écoute sociale.
9.2 Fichiers de renseignements personnels
Le BCP a 51 fichiers de renseignements personnels (FRP) actifs.
Partie 10 − Atteintes substantielles à la vie privée
Au cours de l’exercice 2020-2021, aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s’est produit ou n’a été signalé au SCT ou au CPVP.
Partie 11 − Ressources liées à la LPRP
11.1 Coûts
En 2020-2021, le coût total des salaires liés à l’administration de la LPRP s’est élevé à 92 412 $, similaire à l’année précédente. Il n’y avait aucun coût associé à des heures supplémentaires ni de coût particulier associé aux biens et services.
11.2 Ressources humaines
En 2020-2021, la division de l’AIPRP avait 27,5 ETP dont environ 1 a été affecté à des activités liées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le montre le graphique ci-dessus. Cela est la même que les années précédentes.
Version texte - ETPs par année
| 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
|---|---|---|
| 1 | 1 | 1 |
Partie 12 - Incidence de la COVID-19
Depuis la mi-mars 2020, la COVID-19 a nui à la capacité de la division de l’AIPRP d’attribuer aux secrétariats des tâches relatives aux renseignements pertinents et de répondre aux demandes en temps utile. Comme l’indique le rapport statistique supplémentaire (annexe C), même si le BCP a maintenu sa capacité de recevoir des demandes tout au long de la période 2020-2021, sa capacité de traiter les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels a été réduite. Comme la plupart des autres institutions, un pourcentage élevé des employés du BCP travaille à domicile depuis le début de la pandémie. Bien que la majorité des demandes de renseignements personnels puissent continuer à être traitées sans accès à des réseaux sécurisés, il demeure encore difficile d’accéder au réseau à distance et à obtenir, efficacement les approbations nécessaires. De plus, si des consultations avec d'autres institutions sont nécessaires, seul un nombre limité d'entre elles ont été en mesure de traiter rapidement les demandes de consultation.
Afin d'atténuer les retards possibles dans le traitement des demandes de renseignements personnels, la division de l’AIPRP du BCP a adapté de nouvelles procédures pour se transformer en bureau sans papier afin de pouvoir fonctionner à distance. Le BCP a mis en place GCdocs en 2019, et nous avons utilisé ce dépôt pour transférer et soumettre l’information par voie électronique. Étant donné que le BCP ne reçoit pas un volume élevé de demandes de renseignements personnels, ces mesures nous ont permis de poursuivre avec les approbations aussi efficacement que possible.
Annexes
Annexe A : Arrêtés de délégation
Loi sur la protection des renseignements personnels
Le Premier ministre, en sa qualité de responsable du Bureau du Conseil privé et conformément à l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa, délègue aux titulaires des postes énumérés en annexe, et à toutes autres personnes agissant dans ces postes de façon intérimaire, ses attributions à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes des articles de la Loi et du règlement figurant en regard de chaque poste à l’annexe.
Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout arrêté qui le précède.
Premier ministre
Justin Trudeau
2 octobre 2020
a L.R. 1985, ch. P-21
Annexe
| Poste | Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnelsa | Articles du Règlement sur la protection des renseignements personnelsb |
|---|---|---|
| 1. Greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet. | Délégation entière. | Délégation entière. |
| 2. Tout poste de la haute gestion au sein du Bureau du Conseil privé, qui se rapporte directement au poste indiqué au paragraphe 1 ci-dessus. | Délégation entière. | Délégation entière. |
| 3. Tous les Secrétaires adjoints et les Sous-ministres adjoints au sein du Bureau du Conseil privé. | Délégation entière. | Délégation entière. |
| 4. Tout poste de gestionnaire qui est responsable pour une unité au sein du Bureau du Conseil privé et qui se rapporte directement à un poste envisagé au paragraphe 2 ci-dessus autre que le Sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels. | Délégation entière. | Délégation entière. |
| 5. Coordonateur/trice de la protection des renseignements personnels au sein du Bureau du Conseil privé. | 8(4); 8(5); 9(1); 9(4); 10(1); 14; 15; 16; 17; 19; 35(4). | 7; 9; 11(2); 11(4). |
a L.R. 1985, ch. P-21 |
||
Annexe B : Rapport statistique de 2020-2021 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
Période visée par le rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31
Section 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
1.1 Nombre de demandes
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 20 |
| En suspens à la fin de la pendant la période d'établissement de rapport précédente | 2 |
| Total | 22 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 9 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 13 |
Section 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 0 | 0 | 2 |
| Communication partielle | 0 | 1 | 0 | 2 | 1 | 1 | 0 | 5 |
| Exception total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | 2 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 0 | 4 | 2 | 2 | 0 | 9 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1)(a)(i) | 0 |
| 22(1)(a)(ii) | 0 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 0 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 22.4 | 0 |
| 23(a) | 0 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 5 |
| 27 | 1 |
| 27.1 | 0 |
| 28 | 0 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 0 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1)(a) | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| 70(1)(d) | 0 |
| 70(1)(e) | 0 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|
| 1 | 6 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinents traitées et communiquées
| Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 974 | 723 | 7 |
2.5.2 Pages pertinents traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 2 | 112 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 2 | 8 | 3 | 603 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 4 | 120 | 3 | 603 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 1 | 4 | 0 | 5 |
| Exception total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 4 | 0 | 5 |
2.6 Demandes fermées
2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
| Demandes fermées dans les délais prévus par la loi | |
|---|---|
| Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi | 1 |
| Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) | 11,1 |
2.7 Présomptions de refus
2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
| Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Entrave au fonctionnement / Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 8 | 0 | 0 | 0 | 8 |
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
| Nombe de jours au-delà des délais prévus par la loi | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi oû aucune prolongation n'a été prise | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi oû une prolongation a été prise | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 jours | 3 | 0 | 3 |
| 61 à 120 jours | 2 | 0 | 2 |
| 121 à 180 jours | 1 | 0 | 1 |
| 181 à 365 days | 2 | 0 | 2 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Total | 8 | 0 | 8 |
2.8 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Section 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Alinéa 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Section 5 - Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
| Nombre de demandes pour laquelles une prorogation a été prise | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou cas de transfère | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficile à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) | Externe | Interne | ||
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou cas de transfère | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficile à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) | Externe | Interne | ||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 31 jours | 0 | |||||||
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 2 | 22 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 1 | 232 | 0 | 0 |
| Total | 3 | 254 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 3 | 254 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 | 2 |
| Exception total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autres | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 | 3 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autres | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 8 - Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 2 | 0 | 0 | 0 | 2 |
Section 9 - Évaluations des factures relatifs à la vie privée (ÉFVP) et fichiers de renseignements personnels (FRP)
9.1 Évaluations des factures relatifs à la vie privée
| Nombre d'ÉFVP terminées | 2 |
|---|
9.2 Fichiers de renseignements personnels
| Actifs | Créés | Supprimés | Modifiés |
|---|---|---|---|
| 51 | 0 | 0 | 0 |
Section 10 - Atteintes substantielles à la vie privée
| Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée au SCT | 0 |
|---|---|
| Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée au CPVP | 0 |
Section 11 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
11.1 Coûts
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 92 412 $ | |
| Heures supplémentaires | 0 $ | |
| Biens et services | 0 $ | |
| • Contrats de service professionnels | 0 $ | |
| • Autres | 0 $ | |
| Total | 92 412 $ | |
11.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 1,000 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,000 |
| Employés régionaux | 0,000 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0,000 |
| Étudiants | 0,000 |
| Total | 1,000 |
| Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales. | |
Annexe C : Rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l'institution : Bureau du Conseil privé
Période visée par le rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31
Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP
1.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux
| Nombre de semaines | |
|---|---|
| En mesure de recevoir des demandes par la poste | 52 |
| En mesure de recevoir des demandes par courriel | 52 |
| En mesure de recevoir des demandes en moyen d’un service de demande numérique | 52 |
Section 2 : Capacité de traiter les dossiers
2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification
| Ne peut pas traiter | Peut traiter en partie | Peut traiter en totalité | Total | |
|---|---|---|---|---|
| Documents électroniques non classifiés | 0 | 52 | 0 | 52 |
| Documents électroniques Protégé B | 0 | 52 | 0 | 52 |
| Documents électroniques Secret et Très secret | 0 | 52 | 0 | 52 |
2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification
| Ne peut pas traiter | Peut traiter en partie | Peut traiter en totalité | Total | |
|---|---|---|---|---|
| Documents électroniques non classifiés | 0 | 52 | 0 | 52 |
| Documents électroniques Protégé B | 0 | 52 | 0 | 52 |
| Documents électroniques Secret et Très secret | 0 | 52 | 0 | 52 |
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