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Conseils pour postuler aux processus de dotation en personnel de communication

Par : Gouvernement du Canada avec des extraits de la Trousse d'entrevue de Santé Canada et de la Trousse de rédaction de CV de Santé Canada

Si vous avez déjà posé votre candidature à un processus de dotation du gouvernement du Canada, vous savez qu’il s’agit de processus rigoureux permettant aux chercheurs d’emploi à l’échelle du pays de se qualifier. Dans cet article, nous explorons quelques conseils clés et les pratiques exemplaires pour vous aider dans votre prochain processus de recrutement. Mais d’abord, consultez L’ABC de l’embauche à la fonction publique pour apprendre la terminologie utilisée dans les processus d’embauche.

Trouver un emploi

Si c’est la première fois que vous postulez, vous devez d’abord créer un compte et vous connecter à Emplois GC. Sélectionnez l’option « Recherche d’emploi » en haut de la page. Vous pouvez chercher des emplois par mot-clé ou, si vous êtes un employé du gouvernement du Canada, vous pouvez chercher par classification, comme IS-03, IS-04, etc.

Énoncé des critères de mérite

Comme il est expliqué dans la trousse d’entrevue de Santé Canada (la trousse d’entrevue), une fois que vous aurez trouvé une offre d’emploi qui vous convient, vous remarquerez qu’elle comprend l’énoncé des critères de mérite, qui énumèrent les qualifications essentielles, les qualifications constituant un atout et les exigences opérationnelles du poste. Il s’agit de la mesure utilisée pour évaluer les candidats dans le processus de nomination. Lisez attentivement l’offre d’emploi pour les exigences de sélection spécifiques (la section qui dit, « Les candidats doivent démontrer qu’ils répondent aux critères suivants »).

Conseil : Utilisez toujours l’énoncé des critères de mérite pour mettre à jour votre curriculum vitæ et vous préparer à l’entrevue.

Conseil : Si vous remarquez que vous manquez d’expérience ou de compétences, demandez à votre responsable comment vous pouvez les acquérir dans votre poste actuel.

Être présélectionné est une occasion de faire évaluer vos qualifications, de voir si vous êtes le bon candidat pour le poste et l’organisation. Lisez très attentivement l’offre d’emploi et l’énoncé des critères de mérite. Assurez-vous que :

Si vous pouvez honnêtement répondre par l’affirmative aux quatre points ci-dessus et que le poste vous intéresse, posez votre candidature, même si vous ne possédez pas les qualifications requises pour le poste, les besoins de l’organisation ou les exigences opérationnelles. Vous devriez surtout postuler si l’annonce indique que le processus de nomination sera utilisé pour établir un bassin de candidats qualifiés.

Si vous décidez de postuler, l’étape suivante consiste à préparer votre curriculum vitæ pour illustrer de manière claire et convaincante que ce que vous avez à offrir répond aux besoins du poste et de l’organisation. En adaptant votre curriculum vitæ au poste à pourvoir, vous augmenterez vos chances d'être présélectionné et de passer à l'étape suivante du processus.

Demande

Il vous sera demandé de démontrer comment vous répondez aux qualifications essentielles et aux qualifications d’atout (le cas échéant). Au cours de la procédure de candidature, il vous sera peut-être demandé de rédiger une lettre de motivation ou de répondre à des questions de présélection.

Écouter : Lorsque vous démontrez votre expérience, B E C S bref et concis, s’il vous plaît (1.5 heure)

Conseil : La trousse d’entrevue suggère de faire des recherches sur l’organisation, l’énoncé de mission du service, le plan des ressources humaines, les sites Web et d’autres documents pour vous aider à orienter vos réponses, et ce, avant même de mettre à jour votre curriculum vitæ, de rédiger une lettre de motivation ou de répondre aux questions de présélection. Comprendre le type de programmes et de travail de l’organisation peut vous aider à choisir les meilleurs exemples et à établir des parallèles entre votre travail et le poste pour lequel vous postulez.

Conseil : Lisez les petits caractères. L’offre d’emploi et le site Web de candidature peuvent contenir des informations supplémentaires sur la manière de postuler. Par exemple, les instructions sur ce qu’il faut inclure dans la lettre de motivation peuvent figurer dans l’offre d’emploi, tandis que les informations sur les questions de présélection peuvent se trouver sur la page Web de la candidature.

Dans votre lettre de motivation ou dans vos réponses aux questions de sélection, vous devez fournir une description détaillée de la manière dont vous avez acquis cette expérience. Il est recommandé de fournir, pour chaque qualification essentielle, deux ou trois exemples concrets plutôt qu’un seul exemple qui ne montre pas l’étendue de votre expérience. Si vous n’écrivez qu’un court paragraphe par qualification essentielle, vous n’avez pas fourni suffisamment de détails pour que l’on puisse évaluer votre expérience. Veillez également à indiquer clairement dans vos exemples comment vous avez dirigé un projet ou une initiative ou participé directement à la réalisation de ceux-ci. Votre candidature risque d’être rejetée si vous mentionnez seulement la manière dont vous avez soutenu la réalisation d’un projet au sein d'une équipe. L'utilisation du « je » par rapport au « nous » fait une grande différence lorsque vous répondez aux questions de présélection.

Conseil : Assurez-vous de respecter le nombre de mots ou la limite de caractères pour chaque question. Vérifiez aussi que votre texte n’est pas coupé au bas des zones de texte avant de soumettre vos réponses. Cela se produit lorsque votre réponse dépasse la limite de caractères.

Conseil : Incluez toujours les réponses aux cinq questions de base dans votre exemple décrivant comment vous répondez aux qualifications essentielles : qui, quoi, où, quand et pourquoi. Si vous n’avez pas répondu aux cinq questions, votre réponse manquera certains détails nécessaires pour expliquer comment vous avez acquis cette expérience.

Conseil : Pour les questions de présélection, vérifiez toujours deux fois que vous avez choisi la bonne réponse (« oui » ou « non ») lorsque vous cochez la case indiquant si vous remplissez les conditions requises au-dessus de chaque question de présélection. Si vous sélectionnez « non » à la question sur les qualifications essentielles, vous serez automatiquement éliminé, même si vous avez fourni une réponse détaillée dans la zone de texte. Le souci du détail est essentiel.

Conseil : Réutilisez les mêmes mots-clés que ceux des questions pour vos réponses et vos exemples.

Curriculum vitæ

Lorsque vous rédigez ou mettez à jour votre curriculum vitæ, veillez à ce qu’il reflète les qualifications essentielles de l’offre d’emploi. Vous devez également vous assurer que les informations que vous fournissez sont véridiques. Elles peuvent être vérifiées, et toute information fausse ou frauduleuse peut entraîner de graves conséquences, comme le rejet de votre candidature, la révocation de votre emploi dans la fonction publique (si vous avez déjà été embauché(e)) ou une enquête criminelle. Si ce n’est pas le lieu de la fausse modestie, ce n’est pas non plus le lieu de l’exagération ou de l’embellissement.

Écouter : Formats et techniques pour des curriculum vitae remarquables (1,5 heure), puis la présentation GC Jobs: Connecting you and your future (accessible sur le réseau du gouvernement du Canada et en anglais seulement)

Lire : Rédaction de CV à faire et ne pas faire (bilingue)

Utilisez la liste de vérification suivante tirée de la trousse à outils pour la rédaction de CV de Santé Canada pour vous assurer que votre curriculum vitæ est prêt à être soumis.

Liste de vérification pour l’édition

Enfin, consultez la Collection de CV pour l’inspiration pour créer votre propre CV et la présentation Connaître vos compétences et vos intérêts.

Examen écrit

De nombreux processus de recrutement comprennent un examen écrit destiné à évaluer vos connaissances et vos capacités. L’offre d’emploi et la convocation à l’examen écrit indiqueront les critères qui seront évalués lors de l’examen.

Conseil : Pour vous préparer à un examen, faites des recherches sur les priorités et les programmes du ministère ou de l’organisme. Découvrez-les en visitant le site Web et les plateformes de médias sociaux de l’organisation.

Au cours de l’examen, des questions vous seront posées pour vérifier vos connaissances et vos capacités. Il est plus que probable que l’on vous demande également de rédiger des produits de communication et/ou de concevoir une présentation, de résoudre un problème et de démontrer votre capacité de rédaction.

Conseil : Avoir à portée de main quelques modèles de communication pour l’examen écrit, tels que des plans de communication, des communiqués de presse et des notes de synthèse.

Conseil : Assurez-vous de pouvoir démontrer votre connaissance de la Politique sur les communications et l’identité fédérale et de son application.

Lisez les questions de l’examen plusieurs fois pour vous assurer que vous les comprenez. De nombreux candidats ne réussissent pas l’examen parce qu’ils comprennent mal les questions et n’y répondent pas de manière appropriée. Prévoyez également du temps pour réviser et corriger vos réponses, car vous serez certainement évalué sur votre capacité à communiquer efficacement par écrit. Assurez-vous que votre texte est correctement structuré, que vos idées coulent bien et qu’elles sont cohérentes.

Conseil : Sauvegardez souvent votre travail et gérez votre temps. Les examens écrits sont généralement chronométrés (sauf si vous avez besoin de mesures d’adaptation) et si vous perdez votre travail, vous n’aurez pas plus de temps.

Entrevue

Au cours de l’entrevue, on vous posera des questions selon les informations contenues dans l’offre d’emploi. Habituellement, les questions sont basées sur des compétences, telles que le souci du détail, la capacité à travailler sous pression, le jugement, la fiabilité, etc. Les questions portent souvent sur la façon dont vous géreriez un projet ou un collègue difficile, sur la résolution de problèmes et la façon dont vous gérez vos priorités. Vous recevrez parfois les questions à l’avance (généralement environ 30 minutes) pour préparer vos réponses. Utilisez ce temps de façon judicieuse.

Lire : Interview Guide by Michel Brazeau (en anglais seulement)

Écouter : Les fondements d’une carrière (avec sous-titres en français) (1,5 heure)

Conseil : Pour gagner du temps lors de la préparation de votre entrevue, procédez à un remue-méninges à l’avance pour trouver des exemples de réponses basées sur votre expérience. Regardez l’offre d’emploi et consultez des collègues qui ont passé des entrevues similaires pour déduire les types de questions qui pourraient être posées. Si vous avez des exemples prêts à l’avance, vous pouvez utiliser votre temps plus efficacement pour préparer votre entrevue.

N’oubliez pas que votre capacité à communiquer de vive vois sera également évaluée. Vérifiez votre débit et votre vitesse de parole (ne parlez pas trop vite) et structurez vos idées. La technique STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat) constitue une bonne façon d’organiser vos idées et vos pensées.

La technique STAR pour les réponses aux entrevues :

Vous devez être en mesure de fournir un exemple d’une occasion où vous avez démontré chacune des qualifications clés décrites dans l’offre d’emploi et votre curriculum vitæ. Vous n’aurez peut-être pas besoin de fournir des exemples fondés sur le modèle STAR pour toutes les questions posées, mais en ayant défini des exemples selon ce modèle et fait des exercices connexes, vous serez plus à l’aise de parler de vos compétences et de vos qualifications. Incluez également les cinq questions suivantes : qui, où, quand, quoi et, surtout, pourquoi. C’est l’occasion d’expliquer votre processus de réflexion et de montrer que vous êtes capable de réfléchir. Fournissez des réponses détaillées avec les noms des organisations pour lesquelles vous avez travaillé et les dates auxquelles vous avez travaillé pour elles. Démontrez également comment vous avez accompli les tâches et pourquoi vous avez choisi de faire ce que vous avez fait.

Conseil : Concentrez-vous sur les tâches que vous avez effectuées. Ne parlez pas au « nous » (vous et votre équipe); parlez de vous-même et de votre rôle spécifique dans une situation ou un projet. Vous êtes la personne évaluée, pas vos collègues.

Le simple récit d’une situation n’est qu’un élément de la réponse selon le modèle STAR. Pensez à vos exemples et assurez-vous de comprendre ce qui s’est passé et pourquoi vous avez pris des décisions précises ou certaines mesures, et aussi de savoir pourquoi elles sont liées aux résultats finaux. Utilisez la technique de communication narrative. Selon le guide des RH de Polywogg, il existe de manière générale trois grands types de questions :

Écouter : Appliquer les principes TikTok à votre présentation lors d’une entrevue (1,5 heure)

Écouter : Comment maîtriser les techniques d’entrevue dans la fonction publique canadienne (en anglais seulement) (1 heure)

Écouter : Élaborer des solutions potentielles (sous-titré en français) (1 heure)

La trousse d’entrevue présente trois types de questions auxquels vous pouvez vous attendre dans le cadre d’une entrevue.

Entrevue : Questions sur les connaissances professionnelles

Ces questions évaluent les connaissances professionnelles qui sont essentielles au rendement au travail et qui doivent avoir été acquises avant d’occuper l’emploi. Ces questions concernent souvent les aspects techniques de l’emploi ou les connaissances de base qui sont essentielles pour se fondre dans le poste. Selon le niveau et les exigences du poste, ces questions peuvent évaluer des compétences professionnelles de base ou des compétences de gestion très complexes.

Exemple : « Quelles sont les étapes de l’élaboration d’un plan de communication? »

Entrevue : Questions situationnelles

Ces questions portent généralement sur une situation professionnelle hypothétique. Vous devez répondre en décrivant ce que vous feriez dans une situation donnée.

Exemple : « Si vous étiez nommé directeur, que feriez-vous pour créer des équipes de travail plus uniformes? »

Entrevue : Questions comportementales

Les questions d’entrevue fondées sur le comportement reposent sur la notion selon laquelle le comportement antérieur constitue le meilleur indicateur du comportement futur. Il y a des moyens utiles de découvrir si les candidats ont démontré leurs qualifications dans des situations réelles.

Exemple : « Pouvez-vous me parler d’une situation difficile en travaillant avec un collègue, un client ou un partenaire sur un projet et comment vous avez abordé la situation pour que le travail soit fait? »

Utilisez la liste de vérification suivante, tirée de la trousse d’entrevue de Santé Canada, pour vous assurer d’être prêt(e).

Liste de vérification pour le jour de l’entrevue

Après l’entrevue

La trousse d’entrevue recommande ce qui suit : « dès que possible après l’entrevue, prenez le temps de réfléchir à ce qui s’est bien passé et à ce qui ne s’est pas bien passé. Soyez positif, objectif et aussi honnête que possible avec vous-même. Notez ce qui s’est bien passé et ce que vous avez appris du processus. Réfléchissez à la manière dont vous avez géré votre comportement non verbal, votre présentation et la manière dont vous avez conclu l’entrevue. Vous devez également noter les réalisations importantes que vous avez oublié de mentionner, les compétences que vous n’avez pas suffisamment mises en évidence ou les erreurs que vous souhaitez corriger pour les entrevues futures ». Enfin, notez le plus grand nombre de questions dont vous vous souvenez afin de pouvoir vous entraîner pour d’autres entrevues. N’oubliez pas d’évaluer le travail lui-même. Est-ce la bonne solution pour vos objectifs?

Vous pouvez aussi faire un suivi auprès du ministère d’embauche en écrivant un courriel de suivi.

Références

Parfois, on peut vous demander de fournir le nom de votre gestionnaire ou superviseur actuel et précédent comme référence. D'autres fois, vous pourrez peut-être choisir vos références. Vous devez choisir les bonnes personnes lorsque vous sélectionnez vos références. Il n’est pas toujours permis de choisir, mais si vous pouvez le faire, veillez à ce qu’il s’agisse de directeurs, de responsables, de collègues ou de partenaires qui ont vu vos meilleurs travaux et qui ont une opinion favorable de vous. La pratique exemplaire consiste à demander la permission avant de communiquer le nom et les coordonnées d’une référence. Remplir des documents de référence prend du temps et tout le monde ne veut pas être une référence. C’est aussi une bonne pratique de préparer un courriel de rappel pour les personnes en question avec des exemples du travail que vous avez fait avec elles et comment vous avez fait preuve de vos compétences en faisant ce travail, afin de leur rafraîchir la mémoire.

Lire : Prochaine étape : mettre de l’ordre dans vos références

Écouter : Ce n’est pas encore fini… s’outiller pour la suite du processus (1,5 heure)

Bassins et réseaux

Chaque offre d’emploi comporte une section « intention du processus » dans laquelle il est indiqué si un bassin de candidats qualifiés sera établi. Pour les processus qui créent un bassin, vous serez informé par courriel si votre candidature a été retenue et si vous avez été placé dans un bassin. Il se peut que l’on vous propose le poste pour lequel vous avez postulé, mais ne comptez pas là-dessus.

Lire : Entrer dans le bassin (bilingue)

C’est le moment d’utiliser votre réseau et de faire savoir que vous faites partie d’un bassin. Notez qu’un responsable du recrutement peut vous tirer du bassin d’un autre service. Si vous souhaitez évoluer vers le haut, ou latéralement, au sein de votre propre organisation, vous pouvez informer votre équipe de direction et parler à votre responsable des possibilités qui s’offrent à vous. Vous pouvez également contacter d’anciens collègues et gestionnaires pour voir s’ils ont des postes à pourvoir dans leur organisation.

Vous pouvez également faire part de votre disponibilité pour de nouvelles possibilités dans des groupes tels que le Marché des carrières (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) sur GCconnex ou le groupe Facebook GC Communications (Informal/Unofficial). Enfin, assurez-vous de contacter le Bureau de la collectivité des communications pour demander d’être ajouté à leur liste de candidats à niveau ou à leur liste de candidats dont le nom figure dans un bassin ministériel; ces listes sont transmises aux gestionnaires d’embauche qui cherchent à pourvoir des postes dans leur organisation.

Demander une discussion informelle

La trousse d’entrevue précise que, « en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le processus de nomination comprend la possibilité pour un candidat dont la candidature a été éliminée de demander une discussion informelle avant qu’une nomination ne soit faite. Une discussion informelle est une rencontre individuelle avec un gestionnaire ou un membre du comité d’évaluation pour obtenir des informations sur vos résultats. »

Lire : Série d’orientation – Participer à des discussions informelles

La trousse stipule également ce qui suit : « La discussion informelle est une occasion de découvrir pourquoi votre candidature n’a pas été retenue dans le cadre d’un processus de nomination, afin que vous puissiez tirer des enseignements de cette information. C’est l’occasion pour vous d’obtenir une rétroaction précieuse que vous pourrez appliquer au développement de votre carrière. Demandez à obtenir des renseignements précis sur les réponses attendues, sur vos points forts à l’entrevue et sur ce que vous devez améliorer pour la prochaine entrevue.

Acceptez les suggestions d’améliorations à apporter et assurez-vous de dire « merci ». Vous voulez encourager la personne à vous donner des commentaires honnêtes afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de l’expérience.

Si votre candidature n’est pas retenue, ne vous découragez pas. N’oubliez pas que toutes les entrevues contribuent à votre perfectionnement. Et, surtout, n’en faites pas une affaire personnelle! Votre préparation avant chaque entrevue, votre pratique lors de chaque entrevue et les commentaires que vous recevez après chaque entrevue ne peuvent qu’améliorer votre rendement la prochaine fois. Bonne chance! »

Ressources additionnelles :

Bibliographie

  1. Gouvernement du Canada. (s.d.). STAR
  2. Gouvernement du Canada. (s.d.). Trousse d’entrevue de Santé Canada (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). GCconnex.
  3. Gouvernement du Canada. (s.d.). Trousse de rédaction de CV de Santé Canada (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). GCconnex.
  4. Polywogg. (s.d.). HR Guide (en anglais seulement).

Références

  1. Brazeau, M. (s.d.). Practical Guidelines to help prepare for Interviews (en anglais seulement) [présentation PowerPoint]. Gouvernement du Canada. 
  2. École de la fonction publique du Canada. (s.d.) Principes d’un récit efficace en milieu de travail [document Word]. Gouvernement du Canada.
  3. GC Communications (Informal/Unofficial). (s.d.) Accueil [page Facebook]. Facebook. Consulté le 23 juin 2022.
  4. Gouvernement du Canada (document consulté le 23 juin 2022). Politique sur les communications et l’image de marque.
  5. Gouvernement du Canada. (18 janvier 2022). Appliquer les principes TikTok à votre présentation lors d’une entrevue [vidéo]. YouTube.
  6. Gouvernement du Canada. (18 janvier 2022). Camp de carrières/Styles de CV. GCcollab.
  7. Gouvernement du Canada. (18 janvier 2022). Comment maîtriser les techniques d’entrevue dans la fonction publique canadienne [vidéo]. Vimeo.
  8. Gouvernement du Canada. (18 janvier 2022). Démystifier les bases du processus d’embauche du GC [vidéo]. YouTube.
  9. Gouvernement du Canada. (18 janvier 2022). Élaborer des solutions potentielles [vidéo]. YouTube.
  10. Gouvernement du Canada. (18 janvier 2022). Formats et techniques pour des curriculum vitae remarquables [vidéo]. YouTube.
  11. Gouvernement du Canada. (18 janvier 2022). GC Emplois [vidéo]. YouTube.
  12. Gouvernement du Canada. (18 janvier 2022). Les fondements d’une carrière [vidéo]. YouTube.
  13. Gouvernement du Canada. (18 janvier 2022). Lorsque vous démontrez votre expérience, B.E.C.S. (bref et concis, s’il vous plaît) [vidéo]. YouTube.
  14. Gouvernement du Canada. (25 janvier 2022). Ce n’est pas encore fini… s’outiller pour la suite du processus [vidéo]. YouTube.
  15. Gouvernement du Canada. (31 décembre 2015). Archivé – Série d’orientation – Évaluation, sélection et nomination.
  16. Gouvernement du Canada. (31 décembre 2015). Série d’orientation – Participer à des discussions informelles.
  17. Gouvernement du Canada. (31 mars 2020). Postuler un emploi au gouvernement du Canada : À quoi vous attendre.
  18. Gouvernement du Canada. (s.d.). Comment postuler. GCcollab.
  19. Gouvernement du Canada. (s.d.). Entrer dans le bassin. GCcollab.
  20. Gouvernement du Canada. (s.d.). Entrevue terminée, quelle est la prochaine étape? GCcollab.
  21. Gouvernement du Canada. (s.d.). Marché des carrières. GCconnex.
  22. Gouvernement du Canada. (s.d.). Postuler aux processus de dotation de la fonction publique – Questions de sélection et CV 2021. GCcollab.
  23. Gouvernement du Canada. (s.d.). Prochaine étape : mettre de l’ordre dans vos références. GCcollab.
  24. Gouvernement du Canada. (s.d.). Rédaction de CV : à faire et ne pas faire. GCconnex. 
  25. Lahyane, Z. (s.d.). GC Jobs: Connecting you and your future (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada et en anglais seulement) [présentation PowerPoint]. Gouvernement du Canada. 
  26. Sacca, A. (Janvier 2022). Connaître vos compétences et vos intérêts : s’intégrer ou trouver sa place [présentation PowerPoint]. Gouvernement du Canada. 

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