Trousse de consultation sur l’âgisme
Formats substituts
Trousse de consultation
L’âgisme renvoie « aux stéréotypes (la façon d’envisager l’âge), les préjugés (ce qu’inspire l’âge) et la discrimination (la façon de se comporter), dont on est soi-même victime ou dont autrui est victime en raison de l’âge. »
Organisation mondiale de la santé, 2020
But de la trousse de consultation
Le Forum des ministres fédéral, provinciaux et territoriaux (FPT) responsables des aînés organisera des consultations au sujet de l’âgisme à l’automne 2022. Ces consultations offriront aux Canadiens la possibilité de partager leur compréhension de l’âgisme et leurs idées pour s’y attaquer. Les discussions porteront sur 5 thèmes :
- l’emploi;
- la santé et les soins de santé;
- l’inclusion sociale;
- la protection et la sécurité;
- les médias et les médias sociaux.
Les groupes sont encouragés à organiser leurs propres événements (en personne ou par l’intermédiaire d’une plateforme de vidéoconférence comme Zoom) pour discuter des grandes questions à propos de l’âgisme. Les commentaires reçus dans le cadre de ces séances seront inclus dans un rapport sur ce que nous avons entendu et ils documenteront un rapport sur les options stratégiques à l’intention des ministres FPT. Ce rapport proposera des approches, des initiatives et des stratégies pour lutter contre l’âgisme au Canada.
Cette trousse de consultation appuie les événements de consultation en fournissant une orientation pour la planification, des modèles et des conseils, ainsi que des instructions pour évaluer les séances et en rendre compte. La trousse de consultation offre aux organisations participantes des questions cohérentes aux fins de discussion, des principes d’animation et des attentes en matière de rapports.
Vous trouverez plus d’information sur le site Web du projet.
Planifier votre activité de consultation
Différents types de groupes sont invités à organiser une activité de consultation. Les séances varieront en fonction des types d’organisations qui les dirigent, et du nombre ainsi que de la nature des participants. La plupart des événements de consultation seront de petites séances indépendantes, organisées précisément aux fins de la consultation. Certains groupes pourraient profiter d’une réunion régulière pour y ajouter la consultation ou avoir la consultation au lieu de leur réunion. D’autres groupes qui planifient déjà des événements pourraient organiser leur programme afin qu’une consultation en fasse partie. Les consultations peuvent aussi se dérouler virtuellement. Cela pourrait encourager une accessibilité accrue des participants dans les régions rurales ou éloignées, ou en réponse aux protocoles, aux préoccupations ou aux préférences liés à la pandémie de COVID-19. Si vous êtes un représentant d’un organisme communautaire et vous êtes intéressé à organiser une séance, veuillez présenter une déclaration d’intérêt.
Les lignes directrices et les outils suivants aideront le groupe organisateur à s’assurer que les participants profitent d’occasions opportunes de contribuer à cette importante conversation.
Voir l’annexe A pour une liste de vérification pour planifier votre événement de consultation et l’annexe B pour des conseils sur l’organisation de consultations virtuelles. Assurez-vous de lire le guide de discussion avant de planifier votre événement de consultation. Le guide de discussion présente un résumé et un aperçu général des récentes recherches menées sur l’âgisme, et il appuiera et documentera les conversations de la consultation.
Déterminer et inviter les participants
Les consultations profiteront de la participation des types de publics cibles suivants :
- personnes âgées;
- quiconque est touché par l’âgisme ou a été témoin d’âgisme à l’égard de personnes âgées;
- personnes qui donnent des soins directs aux personnes âgées dans leur propre résidence, dans un milieu de vie de groupe (par exemple, résidence de soins de longue durée, résidence-services), ou dans tout autre milieu de vie qui offre des soins de santé ou des soins en résidence;
- organisations qui représentent et appuient les personnes âgées (par exemple, organisations de défense, centres pour personnes âgées, services communautaires);
- professionnels de domaines tels que le milieu universitaire, le domaine de la santé, des finances, du droit ou tous les ordres de gouvernement (fédéral, provincial/territorial, administration municipale et Autochtones).
Les séances de consultation peuvent se concentrer sur l’un ou l’autre de ces groupes, ou elles peuvent comprendre un mélange de participants. Elles pourraient porter sur les populations générales de personnes âgées ou se concentrer sur la mobilisation de certains groupes particuliers de personnes âgées. Les nouveaux immigrants, les Autochtones, les communautés 2SLGBTQ+, les personnes ayant des incapacités ou les personnes vivant dans des régions rurales ou éloignées sont des exemples de groupes particuliers. Veuillez noter que le nombre de participants peut varier. Assurez-vous de fixer un nombre maximum de participants, et demandez aux invités de répondre à l’organisateur de la séance pour confirmer leur participation. Voir les annexes C, D et E pour des exemples de courriels d’invitation, de confirmation et de remerciement.
Soyez attentifs aux besoins des participants, et éliminez les obstacles à la participation dans la mesure du possible. Par exemple, envisagez comment :
- fournir du transport;
- fournir des services de traduction (s’il y a lieu et si possible)
- vous assurer que le site sélectionné dispose d’entrées et de toilettes accessibles;
- répondre aux besoins visuels et auditifs particuliers;
- consulter les participants que vous prévoyez inviter pour déterminer et éliminer les obstacles à la participation (accessibilité, visuels, auditifs, etc.);
- préparer les animateurs des tables à aider les participants qui sont aux prises avec des défis particuliers (voir la section E : Conseils pour créer des environnements sécuritaires et encourager la discussion).
Conseils pour la sélection du lieu et l’organisation
Rendez l’événement de consultation aussi inclusif et accessible que possible. Portez attention à l’emplacement, à l’espace physique, aux rafraîchissements et aux documents. Ces éléments peuvent faire en sorte que les participants se sentent bienvenus et en sécurité. Ils peuvent encourager les gens à participer pleinement aux discussions.
- Déterminez le nombre de personnes que vous aimeriez voir participer (ou la capacité du lieu de votre événement si vous choisissez d’organiser une activité en personne). Et n’oubliez pas de garder l’événement à une ampleur que votre groupe pourra gérer et organiser!
- Informez-vous des protocoles actuellement en place sur la COVID-19 et de toute restriction relativement aux rassemblements publics à l’intérieur.
- Si votre organisation ne dispose d’aucun espace convenable, essayez de trouver un endroit dans un lieu communautaire comme une bibliothèque, un centre pour personnes âgées ou un centre communautaire. Autant que possible, les lieux devraient disposer du WiFi et d’équipement audiovisuel convenable (écran, haut-parleurs, micro). De plus, les installations devraient être libres de tout obstacle, et offrir un accès au transport public ainsi qu’un stationnement gratuit ou à faible coût. Bon nombre de centres pour personnes âgées répondent à ces critères.
- Assurez-vous que les tables sont assez éloignées les unes des autres pour que les conversations se déroulent sans interférence sonore provenant des autres tables. Demandez aux participants s’ils peuvent tous entendre le présentateur. Envisagez la possibilité d’utiliser un microphone pour les grands groupes (si disponible).
- Assurez-vous de fournir assez de place pour l’inscription/l’enregistrement et pour des rafraîchissements, s’il y en a de fournis. Les organisateurs devraient souhaiter la bienvenue à tous les participants à leur arrivée, fournir un porte-nom et les documents de la consultation, et offrir une assistance au besoin.
- Assurez-vous que le nombre de participants à chaque table est facile à gérer. Assurez-vous que tout le monde peut s’entendre et que chacun a la possibilité de répondre pendant le temps accordé.
- Pour les séances en grands nombres, envisagez d’avoir 1 ou 2 tables pour chaque thème. Assurez-vous d’avoir suffisamment d’animateurs par table et de preneurs de notes pour chaque table. Sinon, s’il y a très peu de participants, envisagez d’avoir moins de groupes de table et d’accompagner les gens à travers les 5 thèmes ensemble sans avoir à changer de table.
- Fournissez des rafraîchissements adéquats et en quantité suffisante, comme des boissons et des collations, pour les événements plus longs si votre budget le permet.
- Pour les longues séances, assurez-vous d’ajouter de brèves « pauses d’étirement ».
- Visez un événement respectueux de l’environnement – évitez les déchets et recyclez le plus possible. Par exemple, fournissez de l’eau dans des pichets plutôt que des bouteilles d’eau jetables. Publiez l’ordre du jour en ligne et les questions aux fins de discussion sur un tableau à feuilles mobiles (ou sur une diapositive PowerPoint, si vous utilisez l’audiovisuel) au devant de la salle plutôt que de fournir de la documentation.
Formats et ordre du jour de l’événement
Les événements de consultation prendront habituellement de 2 heures à 2 heures et demie. Cela comprend le temps d’inscription et d’enregistrement, les introductions, les discussions dirigées, la rétroaction et l’évaluation et la conclusion de l’événement. Il faudra peut-être prévoir plus de temps pour la traduction, le réseautage, un dîner ou d’autres activités.
Toutes les séances de consultation comprendront plusieurs parties clés : introduction, conversations dirigées et conclusion. Cette trousse de consultation présente les sujets particuliers à inclure dans chaque partie. Quelques options ou variations supplémentaires que les animateurs pourraient incorporer, en fonction des besoins des participants, du temps ou de l’accès à l’équipement et aux fournitures, sont aussi incluses. Voir un exemple d’Ordre du jour d’une séance de consultation - Annexe F. Au terme de la séance, recueillez toutes les notes de discussion auprès des animateurs et des preneurs de notes. Les organisations hôtesses devraient compiler les formulaires de rétroaction sur les séances et les soumettre comme précisé à la section G.
- Bienvenue et introduction à la consultation (accorder de 15 à 30 minutes)
- Reconnaissance du territoire autochtone.
- Questions d’ordre administratif : emplacement des toilettes, heures et durées des pauses, etc.
- Aperçu du projet : contexte, buts, site Web (voir le narratif – Annexe G).
- Énoncé de confidentialité : Vous assurer que les participants sont au courant de l’Avis sur la protection des renseignements personnels (Annexe H). En participant, ils consentent à l’Avis sur la protection des renseignements personnels.
- Diapositive de bienvenue (Annexe I) à partager à l’écran de la vidéoconférence (par l’intermédiaire du bouton Partager votre écran) pendant l’organisation de la réunion (pour les séances virtuelles) ou imprimée et placée sur les tables (pour les séances en personne).
- Infographie de l’aperçu de la consultation (Annexe J) à distribuer dans la messagerie instantanée (pour les séances virtuelles) ou imprimée et placée sur les tables (pour les séances en personne) comme référence pour les participants tout au long de la séance.
- Processus pour la séance : instructions et durées des conversations.
- Introductions : selon la taille du groupe et le temps disponible, demander aux participants de se présenter et d’expliquer leur intérêt à participer.
- Activités de mobilisation (facultatives - voir l’Annexe K)
- Dans le cadre des commentaires d’introduction, présenter le sujet à l’aide d’une courte vidéo.
- Le questionnaire Attitude d’âgisme ou les activités « Histoire d’âgisme » peuvent être des activités brise-glace alors que les gens arrivent et s’installent.
- Conversations dirigées (accorder 1,5 heure pour les discussions, y compris une pause de 15 minutes)
- L’animateur de l’événement devrait expliquer au groupe le format des conversations dirigées et préciser les règles fondamentales pour les discussions, par exemple :
- garder les commentaires brefs et pertinents;
- écouter attentivement les autres lorsqu’ils parlent et ne pas les interrompre;
- traiter tout le monde avec respect;
- se concentrer sur la tâche;
- ne pas juger;
- éviter les hypothèses;
- reconnaître les préjugés inconscients (attitudes ou convictions qui, sans en être conscient, modifient notre façon de nous sentir et de réfléchir à propos des autres, par exemple, présumer que les personnes âgées ne peuvent s’adapter à la technologie).
- Asseoir entre 5 et 8 participants à chaque table. Demander que les participants à chaque table nomment un animateur de la table ou un preneur de notes pour guider la conversation et enregistrer les points clés. La taille et le format du groupe de discussion peuvent être flexibles, en fonction de facteurs tels que l’établissement, le nombre de participants et la nature de l’organisation. Voici quelques options pour structurer les discussions :
- option 1 : Les participants, l’animateur de la table et le preneur de notes de la table demeurent ensemble alors qu’ils se déplacent à travers les 5 thèmes, en passant 15 minutes à chaque thème;
- option 2 : Attribuer à chaque table un thème de discussion. Les participants changent de table aux 15 minutes OU l’animateur et le preneur de notes changent de table aux 15 minutes pour faciliter la tâche aux participants;
- option 3 : Pour les événements avec un petit nombre de participants, les 5 thèmes pourraient être discutés un à la suite de l’autre en grand groupe.
- Accorder suffisamment de temps pour la traduction ainsi qu’un espace adéquat pour les traducteurs et les interprètes de langue ASL, au besoin. Si les chiffres le permettent, ajouter des non-anglophones ou non-francophones dans le même groupe. Si possible, avoir un animateur et un preneur de notes qui maîtrisent leur langue. Dans de tels cas, l’animateur et le preneur de notes resteraient avec le groupe de la table pour couvrir les conversations sur les 5 thèmes.
- L’animateur de l’événement devrait expliquer au groupe le format des conversations dirigées et préciser les règles fondamentales pour les discussions, par exemple :
- Rendre compte (accorder de 5 à 10 minutes, selon le nombre de groupes)
Demander à chaque groupe de rendre compte d’un fait saillant ou d’un Moment Aha! » de leurs conversations. S’il n’y a qu’un petit nombre de participants, demander à chaque personne de dire 1 mot ou 2 pour résumer son expérience de la journée. - Conclusion/évaluation de l’événement (accorder 10 minutes)
- Remercier les participants pour leur temps et leurs contributions.
- Remercier les animateurs, les preneurs de notes et les autres bénévoles.
- Noter les prochaines étapes du processus de consultation. Expliquer que les animateurs soumettront les renseignements au Forum FPT des aînés. Expliquer que ces renseignements documenteront un « Rapport sur ce que nous avons entendu » et un « Rapport sur les options stratégiques » (voir Texte d’introduction à la consultation - Annexe G).
- Noter le site Web du projet et la possibilité de partager des histoires et récits (voir le texte de dialogue).
- Demander aux participants de remplir le Formulaire d’évaluation de la consultation (Annexe L).
Questions aux fins de discussion
- Quels sont les enjeux liés à l’âgisme les plus importants dans le cadre de chacun des thèmes?
- Quelles répercussions la pandémie de COVID-19 a-t-elle eues sur l’âgisme dans le cadre de chacun des thèmes?
- Quels efforts fait-on actuellement pour lutter contre l’âgisme dans le cadre de chacun des thèmes?
- Que pourrait-on faire de plus (p. ex., en matière de stratégies, d’initiatives ou de programmes) pour mieux lutter contre l’âgisme dans le cadre de chacun des thèmes, et qui devrait y participer?
Le matériel et les fournitures
- Guide de discussion et trousse de consultation (peuvent être téléchargés à partir du site Web du projet)
- Programme
- Diapositive et infographie de bienvenue
- Liste d’inscription/feuille d’enregistrement et porte-nom
- Masques et désinfectant pour les mains – requis ou facultatifs en fonction des protocoles actuels sur la COVID-19
- Modèles de prise de notes pour chaque table et thème (consulter la section F ci-dessous)
- Formulaires d’évaluation de la consultation
- Papier pour prendre des notes et stylos à chaque table
- Système de haut-parleur/microphone; projecteur et écran; cordons électriques - au besoin
- Rafraîchissements (par exemple, eau, thé, café, jus, collations) – facultatif
Conseils pour créer des environnements sécuritaires et encourager la discussion
L’animateur à chaque table créera un espace sécuritaire pour la discussion, encouragera chacun à participer et guidera la conversation. Pour ce faire, ils pourront :
- s’asseoir près du centre de la table afin qu’ils puissent voir et entendre tous les participants;
- se présenter et demander aux participants de se présenter brièvement;
- clarifier les instructions et fournir des conseils sur le processus (si cela n’a pas été fait lors de l’introduction générale);
- garantir un langage et une terminologie neutres et inclusifs. Par exemple, lors des introductions, inclure les pronoms de préférence. C’est à cette étape que les gens indiquent s’ils aimeraient que les autres parlent d’eux en employant elle, il, ou un autre pronom personnel;
- garder les participants concentrés sur les questions, et les questionner lorsque les réponses ne sont pas claires ou ne viennent pas;
- reconnaître quand un participant réagit à un élément déclencheur émotionnel et veiller à répondre de manière appropriée. Par exemple, les animateurs peuvent prendre une pause et répondre doucement pour valider les sentiments du participant. Ils devraient ensuite déterminer si le participant souhaite continuer dans le groupe et avec le sujet;
- appuyer un dialogue respectueux qui mobilise tous les participants. Par exemple :
- aborder avec tact les situations où 1 ou 2 participants dominent la conversation;
- veiller à ce que tout le monde autour de la table ait l’occasion de contribuer;
- orienter de manière proactive les questions vers les participants qui n’ont pas encore contribué.
- surveiller le temps pour permettre suffisamment de temps pour discuter de chaque question, et s’assurer d’aborder toutes les questions dans la période de temps accordée;
- veiller à ce que le preneur de notes arrive à noter tous les points clés.
Pour les groupes particuliers de personnes âgées, des étapes supplémentaires pourraient être nécessaires pour appuyer une participation entière. Les groupes particuliers peuvent comprendre les nouveaux immigrants, les Autochtones, les communautés 2SLGBTQ+, les personnes ayant des incapacités ou les personnes vivant dans des régions rurales ou éloignées, etc.
- Reconnaître et éliminer les obstacles à la participation. Par exemple, porter une attention particulière aux besoins des personnes ayant des limitations langagières ou fonctionnelles. Veiller à les inviter à apporter leur contribution plutôt que de l’attendre.
- Éviter d’utiliser le jargon, la langue courante ou les métaphores qui pourraient entraîner la confusion ou l’incompréhension.
- Accorder un peu plus de temps aux gens pour réfléchir et trouver des réponses aux questions, au besoin.
- Si des questions de nature sensible sont soulevées et des participants deviennent émotifs, prendre une pause et leur donner le temps de poursuivre. Au besoin, leur demander s’ils souhaitent continuer.
- Pour les personnes ayant une déficience auditive, veiller à ce qu’elles soient assises dans un endroit où elles peuvent comprendre plus facilement les autres qui parlent. Pour les personnes ayant une déficience visuelle, fournir des documents imprimés adéquats, par exemple, avec des polices de caractère de plus grande taille.
- Reconnaître, valider et discuter des idées pour se pencher sur les défis uniques auxquels se butent souvent les sous-populations de personnes âgées. Par exemple :
- celles qui vivent dans des régions rurales ou éloignées pourraient avoir un accès limité à des options de soins de santé et d’emploi;
- les nouveaux arrivants pourraient se buter à des obstacles sur le plan de la culture et de la langue qui pourraient empêcher l’inclusion sociale;
- les membres des communautés 2SLGBTQ+ pourraient vivre de la discrimination.
Pour plus d’information sur la création d’un environnement sécuritaire qui encourage la confiance avec vulnérabilité dans l’espace, voir l’Annexe M : Lignes directrices sur la sécurité psychologique.
Prise de notes
Les preneurs de notes à chaque table saisiront les points clés dans les modèles de prise de notes – (qui peuvent être téléchargés à partir du site Web du projet, ou postés à l’avance, sur demande) :
- inclure la date et le lieu de la séance;
- numéroter les pages;
- écouter attentivement la discussion et vous concentrer sur ce que les participants disent en réponse aux questions;
- les notes doivent être textuelles, mais devraient saisir les points clés, en style télégraphique;
- ne pas attribuer de commentaires à un interlocuteur en particulier. Saisir toutefois les remarques qui sont particulièrement convaincantes ou intuitives sous forme de citations textuelles;
- ne pas hésiter à interrompre l’interlocuteur et à lui demander de répéter ce qu’il vient de dire si vous avez manqué quelque chose d’important;
- les notes peuvent être prises sur une tablette ou un ordinateur portatif, ou par écrit (si elles sont prises par écrit, veuillez vous assurer qu’elles sont lisibles);
- demander à l’animateur de la table d’examiner les notes et d’ajouter tout point clé qui n’a pas été saisi par le preneur de notes de la table;
- corriger les notes pour en assurer l’exactitude et la clarté et détecter les coquilles, etc. avant de les soumettre.
Rendre compte de votre événement
Un élément important des séances sera de recueillir des commentaires sur l’événement de consultation. Les animateurs peuvent remettre le Formulaire d’évaluation de la consultation - Participant (Annexe L) à la suite des conversations aux tables, ou ajouter les formulaires aux documents fournis lors de l’arrivée.
À la suite des discussions dirigées, attirer l’attention des participants vers le devant de la salle pour la conclusion. Voir la section 5 – Conclusion et Évaluation de l’événement. Rappeler aux participants de remplir le Formulaire d’évaluation de la consultation - Participant. L’organisateur de la séance devrait aussi préparer un Formulaire d’évaluation de la consultation - Organisateur (Annexe N). Pour les consultations virtuelles, le formulaire, à l’Annexe L, devrait être envoyé aux participants sous forme de lien (à fournir par le fournisseur de services) peu après l’événement de consultation. Leurs réponses seront recueillies et colligées par le fournisseur de services; elles seront ensuite communiquées lors du Forum FPT des aînés.
L’organisateur de la séance devrait recueillir toutes les notes des preneurs de notes des tables et les Formulaires d’évaluation de la consultation des participants. L’organisateur de la séance remettra ensuite ces documents et le Formulaire d’évaluation de la consultation - Organisateur rempli à l’équipe de projet par la poste ou par courriel à :
Adresse postale :
Secrétariat du Forum FPT des aînés
Emploi et Développement social Canada
140, promenade du Portage, Phase IV
Gatineau QuC K1A 0J9
Adresses courriel : esdc.na.agisme.consultations-consultations.ageism.na.edsc@hrsdc-rhdcc.gc.ca
Annexe A : Liste de vérification de la planification de la consultation
Date | Activité | Qui | Commentaires |
---|---|---|---|
De 2 à 6 semaines avant l’événement | Confirmer la date et le lieu | ||
Vérifier les protocoles actuels ainsi que les exigences liés à la COVID | |||
Préparer la liste d’invitations | |||
Envoyer le message Réserver la date | |||
De 2 à 5 semaines avant l’événement | Préparer l’inscription à l’événement (par exemple, Eventbrite) | ||
Préparer et envoyer les invitations | |||
Rédiger l’ébauche de l’ordre du jour | |||
De 1 à 3 semaines avant l’événement | Finaliser les rôles et responsabilités : inscription/table d’accueil; maître de cérémonie; animateurs aux tables; preneurs de notes | ||
Finaliser l’ordre du jour | |||
Confirmer les protocoles et les exigences liés à la COVID | |||
Planifier l’organisation de la salle (tables, chaises, etc); prévoir l’équipement (micro, haut-parleurs, projecteur, écran) | |||
De 1 à 2 semaines avant l’événement | Envoyer un rappel de l’événement; inclure l’ordre du jour et le Guide de discussion | ||
1 semaine avant l’événement | Confirmer les participants | ||
Prévoir les services de traiteur (au besoin) | |||
Préparer les documents à remettre, y compris les thèmes de discussion et les questions; la liste de soutiens communautaires et en santé mentale et les coordonnées disponibles pour les personnes qui pourraient en avoir besoin | |||
Copier les modèles de prise de notes pour les preneurs de notes | |||
Télécharger la vidéo ou le lien (le cas échéant) | |||
Confirmer la reconnaissance du territoire autochtone (le cas échéant) | |||
Acheter les fournitures manquantes | |||
La veille de l’événement | Acheter les rafraîchissements (s’il n’y a pas de service de traiteur) | ||
La journée de l’événement | Organiser la salle : - tables et chaises pour les participants - papier pour prendre des notes, stylos et activités brise-glace (le cas échéant) à chaque table - table d’enregistrement : porte-nom; liste des participants; documents à remettre; désinfectant pour les mains; masques - table de rafraîchissements (le cas échéant) | ||
Installation et vérification de l’équipement audiovisuel | |||
Documents : Ordre du jour, Guide de discussion, formulaire de rétroaction sur l’événement | |||
À la suite de l’événement | Soumettre les notes et l’évaluation/le résumé des commentaires de la séance | ||
Envoyer un courriel de suivi aux participants pour les remercier, présenter les prochaines étapes et leur rappeler qu’ils peuvent partager leurs histoires sur le site Web du projet. | |||
Séance de retour sur l’activité avec les collègues, y compris les formulaires de commentaires sur l’événement. |
Annexe B : Information, procédures et conseils pour organiser des séances de consultation virtuelles
Les groupes qui organisent leurs propres événements pour discuter de questions clés à propos de l’âgisme pourraient choisir de mener une séance virtuelle en plus ou en remplacement d’un événement en personne. Dans de tels cas, les documents de la trousse de consultation, y compris la Liste de vérification de la planification de la consultation et l’ordre du jour, et les modèles d’invitation, de confirmation de participation, de courriel de remerciement, de prise de notes et d’évaluation seront encore pertinents, même si quelques-uns pourraient nécessiter une légère adaptation.
De plus, l’information et les procédures propres à la planification et à la réalisation d’événements de consultation virtuels devraient être considérées pour veiller à ce que la séance se déroule sans heurts et qu’elle appuie une participation et des contributions efficaces :
Avant la séance, faire ce qui suit
Sélectionner une plateforme de vidéoconférence à laquelle votre organisation a accès et qu’elle connaît, et qui sera facile à utiliser pour les participants.
Nommer un coordonnateur de la vidéoconférence qui connaît bien la plateforme de vidéoconférence pour gérer et exécuter les aspects techniques de la séance. De plus, un remplaçant devrait aussi être nommé pour aider le coordonnateur ou pour le remplacer s’il n’est plus disponible.
Assurer vous que les présentateurs connaissent bien les caractéristiques et les fonctions qui seront utilisées, comme Partager l’écran, Sondage, Messagerie instantanée, Lever la main, etc.
Préparer les participants en envoyant une « Feuille de références » pour la plateforme de vidéoconférence que vous utiliserez lorsque vous envoyez la Confirmation de participation (voir l’exemple ci-dessous). Veiller à ce qu’ils aient les coordonnées d’une personne qui peut les aider s’ils ont de la difficulté à accéder à la réunion ou à la quitter. Ajouter des options de participation à accès par réseau commuté pour les personnes qui n’ont pas d’ordinateur ou d’accès Internet.
Préparer les animateurs de groupe en organisant une séance de pratique pour vous assurer :
- qu’ils comprennent bien l’ordre du jour et leur rôle d’animation (voir Conseils pour créer des environnements sécuritaires et appuyer la discussion);
- qu’ils sont préparés à aider avec tact les participants qui sont aux prises avec des défis particuliers (voir la section E : Conseils pour créer des environnements sécuritaires et encourager la discussion);
- qu’ils connaissent bien la plateforme de vidéoconférence et les fonctions de salle de réunion.
Préparer les preneurs de notes de groupe en leur envoyant l’ordre du jour, les directives sur la prise de notes (Section F : Prise de notes) et les modèles de prise de notes à l’avance pour vous assurer qu’ils connaissent bien le format de la séance et leur rôle lors de la prise de notes.
Préparer la plateforme de vidéoconférence à l’avance autant que possible en activant toutes les fonctions requises, comme l’inscription, les rappels/notifications, les salles d’attente, les attributions de salles d’atelier, le sous-titrage, les sondages et autres fonctions qui contribueront à un événement qui se déroule efficacement et sans heurts. Vous assurer que les fonctions de sécurité sont appliquées de sorte que seuls les participants inscrits puissent accéder à la séance.
Pendant la séance
Vérification technique - Inclure des instructions techniques de base sur les fonctions de vidéoconférence dans l’introduction à la séance de consultation. Vous pouvez y inclure des choses telles que les fonctions Activer/désactiver la mise en sourdine; Messagerie instantanée; Salles d’atelier; Lever la main et les coordonnées pour un soutien technique.
Note : Veuillez clarifier auprès des participants si la messagerie instantanée sera utilisée lors de la séance. Si l’organisateur choisit d’utiliser la messagerie instantanée, toutes les ressources partagées par l’entremise de la messagerie instantanée devraient être incluses dans les documents que vous transmettrez au Secrétariat, pour documenter le rapport final.
Vidéo - Encourager les participants à activer leurs caméras pour contribuer à créer une atmosphère chaleureuse et d’accueil et pour encourager l’engagement.
Audio – Demander aux participants de garder leur micro fermé, sauf lorsqu’ils parlent.
Introductions - Selon la taille du groupe et le temps disponible, demander aux participants d’activer le son pour se présenter et d’expliquer leur intérêt à participer. S’il n’y a pas assez de temps pour faire cela, inviter les participants à se présenter dans la messagerie instantanée en indiquant leur nom, d’où ils participent et leur intérêt pour la consultation.
Engagement - Utiliser la fonction « sondage » pour engager les participants en posant des questions à choix multiples ou de type oui ou non, par exemple, s’ils ont déjà été victimes d’âgisme, s’ils ont fait preuve d’âgisme envers eux-mêmes ou envers leur groupe d’âge. Encourager les questions, les commentaires et le partage de l’information dans la messagerie instantanée et ne pas oublier de la surveiller tout au long de la séance.
Salles d’atelier ou de sous-groupes – Accorder suffisamment de temps à l’ordre du jour pour les séances en petits groupes pour être prêt à commencer et à retourner à la réunion principale. Surveiller le temps pour laisser savoir aux salles d’atelier qu’il ne reste que quelques minutes. Tenir compte du fait qu’il pourrait y avoir des personnes qui auront besoin de plus d’aide pour entrer dans les salles d’atelier.
Enregistrer la séance pour contribuer à clarifier les notes de discussion en petits groupes au besoin. Si vous enregistrez la séance, ne pas oublier d’informer les participants qu’elle sera enregistrée.
Exemple de feuille de références du participant pour la plateforme de vidéoconférence de la consultation virtuelle
Entrer dans la réunion Zoom
L’hôte de votre réunion fournira l’URL pour accéder à la salle Zoom. Vous n’aurez qu’à cliquer sur l’URL ou à le coller dans votre navigateur de préférence pour ouvrir la réunion.
Lorsque la réunion commencera, vous verrez la barre de menu Zoom au bas de l’écran. Si vous ne voyez pas la barre de menu, déplacez légèrement votre souris et le menu s’affichera. Il se peut que la barre de menu disparaisse en mode pleine page.
- Activer/Désactiver la mise en sourdine – cliquer simplement sur le curseur marqué Activer pour ce faire.
- Vidéo activée/Désactivée – cliquer sur l’icône « Arrêter la vidéo » pour activer ou désactiver la vidéo.
- Participants – vous permet de voir qui est dans la réunion.
- Messagerie instantanée – vous permet de taper une question ou un commentaire pendant la réunion. Vous pouvez décider si vous voulez que tout le monde voit votre question/commentaire ou seulement l’organisateur de la réunion.
Modifier votre nom affiché
Pendant une réunion, votre nom s’affiche toujours sous votre vidéo afin que les autres puissent le voir. Pour changer votre nom, déplacer votre curseur vers votre vidéo. Une icône « mettre en sourdine » s’affichera, accompagnée de 3 points dans le coin supérieur droit de votre vidéo.
Cliquer sur le bouton des 3 points et défiler vers le bas, puis cliquer sur « Renommer ».
Entrer le nom que vous souhaiteriez voir affiché dans la réunion Zoom. Cliquer sur le bouton « Renommer ».
Comment lever la main
Pendant une réunion, cliquer sur l’icône « Participants » en bas au centre de votre écran. Au bas de la fenêtre, du côté droit de l’écran, cliquer sur le bouton « Lever la main. » Votre main numérique est maintenant levée. Cliquer sur l’icône Lever la main encore une fois pour l’enlever.
Différentes vues
Dans le coin supérieur droit, vous verrez une icône pour modifier comment vous voyez les participants ou l’interlocuteur.
Affichage interlocuteur – dans cet affichage, l’interlocuteur est dans une grande case, avec de petites cases en rangée au-dessus qui montrent d’autres participants. Vous pouvez défiler vers la gauche ou vers la droite pour voir plus de participants. C’est un bon choix lorsqu’une personne parle.
Mosaïque – dans cet affichage, tous les participants sont montrés de la même taille dans une grille de rectangles. Si plus de personnes peuvent être vues dans un écran, Zoom place une flèche au côté droit qui vous permet de voir une seconde grille avec d’autres personnes qui s’y trouvent. L’affichage Mosaïque est un bon choix si un grand nombre de personnes discutent et l’interlocuteur change fréquemment.
Participer dans des salles d’atelier ou de sous-groupe
Les salles de sous-groupe sont des séances qui sont séparées de la réunion Zoom principale. Elles permettent aux participants de se réunir en plus petits groupes et elles sont complètement isolées, sur le plan de l’audio et de la vidéo, de la séance principale.
Lorsqu’on vous attribue une salle de sous-groupe, vous verrez un affichage qui ressemble à ce qui suit :
Pendant que les participants sont dans la salle de sous-groupe, vous pouvez demander de l’aide. Cliquer sur le bouton Demander de l’aide dans la barre d’outils du bas. Vous aurez l’option d’inviter l’hôte à votre salle de sous-groupe.
Annexe C : Exemple d’invitation (veuillez l’adapter à vos besoins)
Consultation nationale sur l’âgisme : Participez à la conversation!
L’âgisme renvoie « aux stéréotypes (la façon d’envisager l’âge), les préjugés (ce qu’inspire l’âge) et la discrimination (la façon de se comporter), dont on est soi-même victime ou dont autrui est victime en raison de l’âge. »
Organisation mondiale de la santé, 2020
Contrairement à d’autres formes de discrimination, l’âgisme est rarement contesté ou remis en question, même s’il peut avoir d’importantes répercussions économiques, sociales et psychologiques négatives sur les personnes âgées, les communautés, les pays et les économies.
Joignez-vous à nous pour partager vos perceptions et vos expériences à propos de l’âgisme et de ses répercussions, ainsi que vos idées pour s’y attaquer. Les renseignements recueillis lors de cet événement contribueront à une Consultation nationale pour contrer les répercussions sociales et économiques dues à l’âgisme au Canada, menée par le Forum fédéral, provincial et territorial des ministres responsables des aînés.
Date :
Heure :
Lieu :
Inscription : (lien)
Pour plus de renseignements, veuillez communiquer avec :
Annexe D : Exemple de confirmation de participation (veuillez l’adapter à vos besoins)
Consultation nationale sur l’âgisme : Participez à la conversation!
Merci de vous être inscrit pour participer à la Consultation nationale sur l’âgisme au Canada. La séance aura lieu le (date) de (heure) à (heure) à (lieu). (inclure un lien vers une carte géographique)
Nous sommes heureux de constater votre intérêt à partager vos perceptions et vos expériences à propos de l’âgisme et de ses répercussions, ainsi que vos idées pour s’y attaquer. Les renseignements recueillis lors de cet événement contribueront à une Consultation nationale pour contrer les répercussions sociales et économiques dues à l’âgisme, menée par le Forum des ministres fédéral, provinciaux et territoriaux responsables des aînés.
Pour assurer le confort et la sécurité des participants, les protocoles de sécurité actuels pour la COVID-19 seront en place, notamment : (insérer les détails appropriés)
Pour plus de renseignements, veuillez communiquer avec :
Annexe E : Modèle de courriel de remerciement (veuillez l’adapter à vos besoins)
Consultation nationale sur l’âgisme : Merci de faire partie de la conversation!
Merci d’avoir participé à la Consultation nationale pour contrer les répercussions sociales et économiques dues à l’âgisme au Canada en prenant part à la séance du (date).
Les résultats de la série de consultations, ainsi que d’un questionnaire en ligne, seront résumés dans un rapport de type « Ce que nous avons entendu » qui sera accessible en ligne en 2023. Ce rapport éclairera et documentera un Rapport sur les options stratégiques pour le Forum des ministres fédéral, provinciaux et territoriaux responsables des aînés qui proposera des approches, des initiatives et des stratégies pour lutter contre l’âgisme au Canada.
Si vous souhaitez contribuer davantage en racontant comment l’âgisme vous a touché, vous ou un être cher, ou entendre parler des expériences des autres, vous pouvez partager votre histoire personnelle ou lire celles d’autres personnes.
Annexe F : Exemple d’ordre du jour (veuillez l’adapter à vos besoins)
Contrer les répercussions sociales et économiques dues à l’âgisme du
Séance de consultation
Centre pour personnes âgées Silver Harbour
1234 Main Street, Halifax, Nouvelle-Écosse
Le 20 septembre 2022, de 13 h à 15 h 30
Ordre du jour
Buts de la séance de consultation :
- avoir des précisions et des perceptions sur les répercussions de l’âgismel;
- entendre des expériences individuelles liées à l’âgisme;
- recueillir des idées de solutions.
13 h Bienvenue et introduction à la consultation
13 h 30 Conversations dirigées (15 minutes pour chaque thème, plus une pause)
- Emploi
- Santé et soins de santé
- Inclusion sociale
- Protection et sécurité
- Médias et médias sociaux
15 h Conclusion : Récapitulation, prochaines étapes et évaluation de l’événement
15 h 30 Fin de la séance
Questions de discussion pour la consultation
- Quels sont les enjeux liés à l’âgisme les plus importants dans le cadre de chacun des thèmes?
- Quelles répercussions la pandémie de COVID-19 a-t-elle eues sur l’âgisme dans le cadre de chacun des thèmes?
- Quels efforts fait-on actuellement pour lutter contre l’âgisme dans le cadre de chacun des thèmes?
- Que pourrait-on faire de plus (par exemple, en matière de stratégies, d’initiatives ou de programmes) pour mieux lutter contre l’âgisme dans le cadre de chacun des thèmes, et qui devrait y participer?
Annexe G : Texte pour l’introduction à la consultation
L’introduction à la consultation devrait mettre la table pour un événement couronné de succès en procédant comme suit :
- souhaiter la bienvenue aux participants et créer une atmosphère amicale et confortable;
- reconnaître le territoire autochtone sur lequel l’événement se déroule;
- informer les participants des questions d’ordre administratif telles que l’emplacement des toilettes, les heures et la durée des pauses, les rafraîchissements offerts et le mot de passe du WiFi;
- lire l’énoncé de confidentialité aux participants. Notez que la lecture de la déclaration de confidentialité n’est pas facultative; elle doit être faite avant de commencer l’activité de consultation;
- présenter l’objectif de la séance, passer en revue l’ordre du jour (y compris le processus, les questions de discussion et le temps prévu), et répondre à toutes les questions au sujet des questions d’ordre administratif et de la séance elle-même;
- demander aux participants de se présenter et d’expliquer pourquoi ils sont intéressés à participer. En fonction de la taille du groupe et du temps disponible, les introductions peuvent être plus brèves, par exemple, les participants pourraient se présenter à la personne à côté d’eux; et
- incorporer une activité pour engager les participants et les amener dans le vif du sujet, par exemple, montrer une courte vidéo sur l’âgisme, ou mener un jeu-questionnaire sur l’âgisme. (Voir l’Annexe I).
L’introduction devrait prendre environ de 15 à 30 minutes, selon le temps alloué pour les présentations des participants et les activités d’engagement. Le fait de vous assurer que les participants comprennent bien le but et le processus de la consultation les aidera à répondre de manière adéquate aux questions de discussion et de contribuer efficacement. Il devrait aussi être clairement indiqué que la séance fait partie d’une initiative nationale pour donner une voix à leurs connaissances et leurs idées à propos de l’âgisme.
Voici un exemple de texte d’introduction pour présenter l’objectif et le processus de la Consultation et l’ordre du jour de la séance :
Bonjour. Je m’appelle (nom) et je suis (poste/organisme).
C’est avec plaisir que je vous accueille à cette séance de consultation sur l’âgisme qui fait partie des efforts du Forum fédéral, provincial et territorial (FPT) des aînés pour mieux comprendre les répercussions de l’âgisme au niveau de la personne et de la collectivité.
J’aimerais souligner que nous sommes réunis sur le (reconnaissance territoriale appropriée).
Avant d’aller de l’avant, j’aimerais vous informer des (questions d’ordre administratif).
J’aimerais maintenant expliquer en quoi consiste la consultation et partager quelques renseignements généraux qui seront utiles pour nos discussions aujourd’hui.
L’Organisation mondiale de la Santé définit l’âgisme comme « les stéréotypes (comment nous pensons), les préjugés (comment nous nous sentons) et la discrimination (comment nous agissons) contre les autres ou nous-mêmes en fonction de l’âge. » De nombreuses recherches décrivent les répercussions sanitaires, sociales, sociétales et économiques négatives de l’âgisme. Vous trouverez un résumé des recherches sur l’âgisme dans le Guide de discussion qui a été fourni pour appuyer et éclairer les conversations de la consultation.
Alors l’événement d’aujourd’hui et les autres séances qui auront lieu à l’automne 2022 ont été conçus pour offrir la possibilité aux Canadiens de partager leur compréhension de l’âgisme et leurs idées pour s’y attaquer. [Si le questionnaire est encore ouvert…] De plus, un questionnaire en ligne offre une autre occasion aux Canadiens de fournir des commentaires et de partager leurs histoires à propos de l’âgisme. Vous êtes encouragés à remplir le questionnaire en ligne en plus de votre participation aujourd’hui.
Les renseignements recueillis lors de ces séances et grâce au questionnaire seront inclus dans un rapport de type Ce que nous avons entendu. Ils documenteront également un Rapport sur les options stratégiques à l’intention des ministres FPT alors que les administrations travaillent pour lutter contre l’âgisme au Canada.
Nos discussions porteront sur 5 thèmes : L’emploi; la santé et les soins de santé; l’inclusion sociale; la protection et la sécurité et les médias et les médias sociaux. Les questions suivantes guideront les discussions pour chaque thème :
- Quels sont les enjeux liés à l’âgisme les plus importants dans le cadre de chacun des thèmes?
- Quelles répercussions la pandémie de COVID-19 a-t-elle eues sur l’âgisme dans le cadre de chacun des thèmes?
- Quels efforts fait-on actuellement pour lutter contre l’âgisme dans le cadre de chacun des thèmes?
- Que pourrait-on faire de plus (par exemple, en matière de stratégies, d’initiatives ou de programmes) pour mieux lutter contre l’âgisme dans le cadre de chacun des thèmes, et qui devrait y participer?
On demande à chaque table de participants d’identifier un animateur pour guider vos discussions, ainsi qu’un preneur de notes qui saisira les points clés. Vous aurez 15 minutes pour chacun des thèmes. (Fournir les instructions pour l’Option 1 – les participants restent à leur table pour les discussions des 5 thèmes ou fournir les instructions pour l’Option 2 - les participants se déplacent de table en table pour chaque thème. Pour les événements avec un petit nombre de participants, les 5 thèmes pourraient être discutés un à la suite de l’autre en grand groupe.)
Après les discussions, nous reviendrons tous ensemble et chaque groupe rendra compte d’un fait saillant ou d’un moment Aha! de leurs conversations.
Et finalement, avant de commencer vos conversations de table, j’aimerais attirer votre attention sur l’Avis sur la protection des renseignements personnels qui se trouve sur chacune des tables et qui a été affiché à la table d’inscription. Nous devons préciser qu’en participant, vous consentez à l’Avis sur la protection des renseignements personnels.
Je cède maintenant la parole aux animateurs de table pour commencer vos conversations.
Annexe H : Avis sur la protection des renseignements personnels
But de la collecte d'information - La consultation et l’engagement sont définis comme un processus au cours duquel Emploi et Développement social Canada (EDSC) invite des organismes ou des personnes à donner leurs points de vue sur une variété de sujets. La consultation et l’engagement contribuent à élaborer des politiques, des programmes et des services améliorés, plus éclairés et plus efficaces. Les activités comprennent, sans s’y limiter :
- des réunions ou des événements en personne (réunions en table ronde ou réunions avec des intervenants, rencontres de discussion ouverte, réunions publiques, forums, ateliers et comités consultatifs);
- des consultations en ligne (sondages, enquêtes, forums de discussion, médias sociaux, concours);
- des propositions orales ou écrites (par téléphone, par courriel, par télécopieur ou par la poste).
La participation est volontaire - La participation à toutes les activités de consultation et d’engagement d’EDSC est volontaire. L’acceptation ou le refus de participer n’aura aucune incidence sur vos relations avec EDSC ou avec le gouvernement du Canada.
Pouvoir d’EDSC de recueillir des renseignements - Vos renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférés par la Loi sur la Gestion des Finances Publiques. Vos renseignements personnels seront traités et administrés conformément à la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social (LMEDS), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux autres lois applicables.
Utilisations et divulgations de vos renseignements personnels - Les utilisations et divulgations de vos renseignements personnels ne donneront jamais lieu à une décision administrative à votre sujet. Vos renseignements personnels seront utilisés par EDSC, d’autres ministères du gouvernement du Canada ou d’autres ordres de gouvernement aux fins d’analyse politique, de recherche, d’opérations de programmes ou de communications.
Traitement de vos renseignements personnels - Les renseignements fournis dans le cadre des activités de consultation et d’engagement d’EDSC ne devraient comprendre aucun renseignement personnel à propos de vous ou de toute autre personne qui pourrait vous identifier - outre votre nom, votre organisme et ses coordonnées. Si vos commentaires comportent des renseignements personnels non sollicités aux fins d’attribution, EDSC pourrait décider d’inclure ces renseignements dans des rapports sur la consultation accessibles au public ou ailleurs. Si des renseignements personnels sont fournis par un membre du grand public (qui ne participe pas au nom d’un organisme), EDSC les retirera avant d’ajouter les réponses de la personne dans l’analyse des données, à moins d’indications contraires.
Vos droits - Vous avez le droit à la protection de vos renseignements personnels, et vous avez le droit d’y accéder et de les corriger, renseignements qui figurent dans les fichiers de renseignements personnels POU 914 (Communications publiques) ou POU 938 (Activités de sensibilisation) d’EDSC. Les directives pour obtenir ces renseignements sont décrites dans Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements. Vous pouvez également consulter Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements en ligne dans tous les Centres Service Canada. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée au sujet du traitement de vos renseignements personnels par EDSC.
Gouvernement ouvert - Votre proposition, ou certaines parties de votre proposition, pourraient être publiées sur Canada.ca ou incluses dans les rapports sur la consultation accessibles au public. Elles pourraient être compilées avec d’autres réponses à la consultation dans une proposition de données ouvertes sur Open.Canada.ca, ou partagées à l’étendue du gouvernement du Canada ou avec d’autres ordres de gouvernement. Veuillez noter que seules les données agrégées seront publiées et aucune réponse liée à une personne identifiable ne sera publiée.
Annexe I : Diapositive de bienvenu
Annexe J : Infographie d’aperçu général de la consultation
Annexe K : Activités d’engagement
- Vidéos – Montrer 1 ou 2 courtes vidéos pendant l’introduction à la séance pour souligner les concepts ou des exemples d’âgisme et mobiliser visuellement les participants. (Sous-titrage en français disponible dans les vidéos YouTube.)
- HelpAge (International) - Break free from ageism (1:00)
- Ageism is all around us - hear how it affects older people around the world (2:25)
- Australia APIA - Are our perceptions of age distorted? (3:44)
- Every Age Counts (animation) - Imagine a world without ageism (2:38)
- Ashton Applewhite - Aging Isn't A Curse. But Ageism Is A Serious Global Problem (3:42)
- Réseau FADOQ - Was I a Victim of Ageism (0.34) Est-ce que je suis victime d'âgisme? (0.36)
- Campagne mondiale pour lutter contre l’âgisme - Age doesn’t define you (1.44)
- Revelstoke Community Response Network - Take Time for Seniors (2:53)
- AARP (USA)
- Jeux-questionnaires sur l’âgisme – Imprimer les questions et réponses de ces jeux-questionnaires pour les utiliser comme activité brise-glace aux tables. Vous pouvez aussi remettre des tablettes aux participants pour qu’ils fassent le jeu-questionnaire en ligne.
Jeu-questionnaire EveryAGE Counts
https://www.everyagecounts.org.au/take_the_quiz
Are You Age Aware?
https://www.ageismore.com/about/are-you-age-aware
- Histoires sur l’âgisme - Placer des cartes sur chaque table avec les questions suivantes. Elles peuvent servir pour amorcer la conversation ou les participants peuvent y répondre individuellement. Les participants peuvent partager leurs réponses à la fin de la séance, si le temps le permet :
« Vous souvenez-vous d’une situation où vous avez été victime d’âgisme? Quelles étaient les circonstances? Comment vous êtes-vous senti? Comment avez-vous répondu ou réagi? »
Annexe L : Formulaire d’évaluation de la consultation - participant
Contrer les répercussions sociales et économiques dues à l’âgisme au Canada
Évaluation de la consultation (formulaire du participant)
Date :
Organisation :
Lieu (le cas échéant) :
Ville :
Province :
Veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d’accord avec les déclarations suivantes
- Le but et les objectifs de la réunion étaient clairs.
(1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - Les renseignements généraux fournis étaient utiles.
(1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - La façon dont la séance s’est déroulée (format) a bien fonctionné pour atteindre le but.
(1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - J’ai trouvé les activités utiles.
(1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - On m’a aidé à participer et à exprimer mes opinions.
(1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - La discussion n’a pas dévié et les temps prévus ont été respectés.
(1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - J’en sais maintenant plus à propos de l’âgisme.
(1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - Qu’avez-vous apprécié à propos de cet événement? [boite d’entrée de données]
- Comment pourrait-on améliorer cet événement? [boite d’entrée de données]
- Autres commentaires : [boite d’entrée de données]
Annexe M : Lignes directrices sur la sécurité psychologique
Les lignes directrices suivantes visent à offrir un soutien psychologique qu’il pourrait être nécessaire de fournir lors des consultations. La discussion sur les expériences liées à l’âgisme et à la COVID-19 pourraient déclencher de fortes réactions émotives. Ces mesures contribueront à créer un environnement sécuritaire qui encourage la confiance avec la vulnérabilité dans l’espace.
Dans l’introduction à la séance, fournir aux participants des renseignements à propos des soutiens psychologiques qui ont été créés pour l’événement. Les soutiens peuvent comprendre ce qui suit :
- rappeler aux participants qu’ils peuvent quitter pour prendre une pause en tout temps pendant la séance et se rendre dans un espace désigné, par exemple, un corridor tranquille ou une cour extérieure;
- demander à une personne désignée au sein de l’équipe organisatrice de garder un œil sur les personnes qui vont à cet endroit. Elle devrait le faire après quelques minutes, afin de ne pas trop attirer l’attention vers la personne qui quitte, et afin de s’assurer qu’elle a eu de l’espace pour elle-même;
- lorsque vous retournez voir une personne qui a eu une réaction émotive, demandez-lui comment elle se sent, et comment vous pouvez l’aider à cet instant. Parfois, le fait d’offrir des options pour rejoindre le groupe ou pour quitter la séance lui rappelle qu’elle a le pouvoir de choisir ce dont elle a besoin sur le plan émotionnel à cet instant;
- si une personne réagit fortement et ne peut retourner auprès du groupe, demandez-lui s’il y a quelqu’un avec qui elle voudrait que l’organisateur communique. Demandez-lui comment l’équipe organisatrice peut l’aider en ce moment;
- si la personne décide de retourner, offrez-lui alors toute l’aide dont elle a besoin. Elle pourrait avoir besoin d’être raccompagnée auprès du groupe, ou elle pourrait vouloir y retourner d’elle-même. Lors du retour, il est important de ne pas en faire tout un plat, de sorte à ne pas attirer l’attention à l’intérieur du groupe.
À la fin de la séance, l’animateur peut reconnaître que les sujets discutés peuvent être émotionnels. Il faut rappeler aux participants que s’ils ont besoin d’aide, des renseignements peuvent être fournis sur les ressources pour en trouver (cela dépendra de la communauté et des soutiens offerts en santé mentale). Une liste de ressources peut être disponible, que les participants pourront prendre à la sortie de la consultation.
Annexe N : Formulaire d’évaluation de la consultation – organisateur
Contrer les répercussions sociales et économiques dues à l’âgisme au Canada
Évaluation de l’événement de consultation (formulaire de l’organisateur)
Date :
Organisme d'accueil :
Nombre de participants :
Nombre de formulaires de participant retournés :
Lieu de l’événement :
Ville :
Province :
Qu’est-ce qui décrit le mieux la majorité des participants à l’événement :
- personnes âgées;
- personnes qui donnent des soins directs aux personnes âgées à domicile, dans un milieu de vie de groupe (par exemple : résidence de soins de longue durée, résidence-services), ou dans tout autre milieu de vie qui offre des soins de santé;
- organisations qui représentent et appuient les personnes âgées (par exemple : organisations de défense, centres pour personnes âgées, services communautaires);
- intervenants experts de domaines tels que le milieu universitaire, le domaine de la santé, des finances, du droit ou tous les ordres de gouvernement (fédéral, provincial/territorial, administration municipale et Autochtones).
Si l’événement s’adressait à une sous-population particulière, par exemple, immigrants récents, Autochtones, membres des communautés 2+LGBTQ, personnes ayant des incapacités, personnes vivant dans des régions rurales ou éloignées, veuillez décrire :
Veuillez répondre aux énoncés suivants :
- Le but et les objectifs de la réunion étaient clairs.
(Choix entre : 1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - Les renseignements généraux fournis étaient utiles.
(Choix entre : 1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - Les documents de la Trousse de consultation ont été utiles pour la planification et le déroulement de l’événement.
(Choix entre : 1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - Le format de l’événement était convenable.
(Choix entre : 1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - Le temps alloué était convenable.
(Choix entre : 1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - Les directives pour soumettre les notes de consultation et les évaluations étaient claires.
(Choix entre : 1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - L’accès aux renseignements, au Guide de discussion, à la Trousse de consultation, au questionnaire et aux autres documents de la consultation était facile et pratique.
(Choix entre : 1 = fortement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = ni d’accord, ni en désaccord; 4 = d’accord; 5 = fortement d’accord) - Quels aspects de cet événement ont été particulièrement précieux pour vous en tant qu’organisateur? [boite d’entrée de données]
- Comment pourrait-on améliorer cet événement? [boite d’entrée de données]
- Autres commentaires : [boite d’entrée de données]
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