Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels de l'exercice financier 2018 à 2019

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Sommaire exécutif

La mission d’Emploi et Développement social Canada (EDSC), qui comprend le Programme du travail et Service Canada, consiste à bâtir un Canada plus fort et plus inclusif pour aider les Canadiens à mener une vie productive et gratifiante et améliorer leur qualité de vie. Bon nombre des programmes et des services les plus importants et les plus connus du gouvernement fédéral sont offerts par le Ministère dans le cadre de son vaste mandat.

Par conséquent, EDSC utilise beaucoup de renseignements personnels et d’autres données afin d’offrir des programmes et des services importants aux Canadiens en son nom et en celui d’autres institutions fédérales. De plus, EDSC exerce ses activités dans l’un des régimes de protection des renseignements personnels les plus complexes au sein du gouvernement. Ses activités de collecte, d’utilisation, de conservation et de divulgation sont menées dans le cadre de ce régime. La protection du droit à la vie privée des Canadiens et la protection des renseignements personnels constituent une priorité clé pour le Ministère.

Comme il s’agit d’une institution fédérale, EDSC est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les deux lois obligent le Ministère à transmettre au Parlement un rapport annuel sur son application à la fin de chaque exercice. Ce rapport fusionné décrit les principaux faits saillants stratégiques et opérationnels d’EDSC en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport.

La modernisation et la transformation ont été, encore une fois, les thèmes dominants au cours de l’exercice 2018 à 2019. L’exercice a été marqué par des processus de réforme des lois et des politiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Des changements s’opèrent également à EDSC. En effet, le Ministère a lancé le Plan de transformation des services dans le but de réaliser des avancées dans la façon dont les programmes et les services sont offerts afin de répondre aux besoins des Canadiens.

À l’appui de ce travail, le Ministère a pris des mesures pour renforcer la gestion de la protection des renseignements personnels à EDSC en :

La Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social a été modifiée. La prestation de services au public a été ajoutée au mandat du Ministère dans le but d’améliorer les services aux Canadiens. Ces changements confèrent à EDSC le pouvoir de fournir des services au public pour les partenaires, y compris d’autres institutions et administrations fédérales, qui ont également intégré des règles supplémentaires sur la gestion des renseignements personnels.

En ce qui concerne l’accès à l’information, les activités ont porté sur l’état de préparation du Ministère pour mettre en œuvre de nouvelles dispositions de divulgation proactive découlant du projet de loi C-58–Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence et sur l’évolution de la complexité des fonctions de traitement et des demandes d’accès à l’information au quotidien. Voici quelques initiatives prises pour faire progresser l’accès à l’information :

EDSC continue de recevoir l’un des plus grands volumes de demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels parmi les institutions fédérales.

Les initiatives du Ministère pour moderniser et renforcer les processus opérationnels ont permis d’atteindre un taux de conformité de 87 % pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, soit une hausse de 4 points de pourcentage (83 %) par rapport à l’exercice 2017 à 2018.

Selon le classement des institutions du gouvernement du Canada pour l’exercice 2017 à 2018 publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère s’est classé au 7e rang des institutions fédérales en ce qui concerne le nombre de demandes d’accès à l’information reçues. Au cours du présent exercice, EDSC a reçu 1 409 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, une baisse de 27 % par rapport à l’exercice précédent, avec 1 942 demandes reçues. Cette diminution peut s’expliquer en partie par de nouveaux processus opérationnels qui transforment, avec le consentement du client, les demandes présentées par erreur en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en demandes plus précises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En ce qui concerne les demandes d’accès présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère s’est classé au 3e rang du classement des institutions fédérales établi au cours de l’exercice 2017 à 2018 par le Secrétariat du Conseil du Canada. Lors de l’exercice 2018 à 2019, EDSC a reçu 12 678 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit une hausse de 43 % par rapport à l’exercice précédent, lors duquel le Ministère avait reçu 8 852 demandes. Comme il est mentionné dans le paragraphe précédent, cette hausse s’explique essentiellement par les efforts du Ministère pour transformer les demandes faites en vertu de la Loi sur l’accès à information en demandes plus précises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des efforts pour transformer les demandes informelles en demandes officielles. Encore une fois cette année, le Ministère a atteint un taux de conformité de 99 %.

EDSC prévoit que les volumes ciblés de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information augmenteront au cours des prochaines années, en partie en raison des exigences de divulgation proactive pour l’accès à l’information prévues dans le projet de loi C-58, car la publication proactive de documents facilite la mobilisation et la participation du public, ce qui pourrait générer un plus grand nombre de demandes.

Comme par les années passées, il sera important de veiller à ce que les processus de demande d’accès à l’information et de renseignements personnels d’EDSC soient efficaces et efficients pour que le Ministère puisse continuer à répondre aux demandes dans les délais prévus.

Comme le démontre ce rapport, EDSC a la ferme volonté de rendre le gouvernement plus transparent et ouvert en cherchant à mieux comprendre les activités du Ministère en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels des Canadiens.

1. Introduction

Présentation du rapport

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels oblige le responsable d’une institution fédérale à soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de chacune de ces lois à la fin de chaque exercice. Emploi et Développement social Canada (EDSC) a le plaisir de remettre au Parlement son rapport annuel consolidé sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2018 à 2019.

Il s’agit de la deuxième année de publication par le Ministère d’un rapport unique sur ses activités menées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, autrement prises en compte dans des documents distincts. Le format consolidé de ce rapport donne une perspective plus complète des activités et des réalisations d’EDSC.

À propos d’Emploi et Développement social Canada

Emploi et Développement social Canada (EDSC), qui comprend le Programme du travail et Service Canada, offre de nombreux programmes et services du gouvernement fédéral. En raison de la vaste portée de son mandat, il s’agit d’un des plus importants ministères fédéraux et l’un des plus décentralisés, comptant 25 245 employés répartis partout au pays. EDSC interagit avec des millions de Canadiens chaque jour en leur fournissant des services et des programmes qui jouent un rôle important dans leur vie. Les Canadiens s’attendent à recevoir des services de grande qualité, faciles d’accès et sécuritaires qui répondent à leurs besoins, et ce, que ce soit par Internet, par l’entremise de centres d’appels ou en personne.

Les Canadiens ont recours aux programmes et aux services d’EDSC tout au long de leur vie. Par exemple, le Ministère vient en aide aux parents qui élèvent de jeunes enfants, aide les étudiants à financer leurs études postsecondaires, distribue un soutien au revenu aux chômeurs et verse un revenu de pension aux aînés. EDSC assure la prestation de nombreux programmes phares du gouvernement du Canada, comme le Programme canadien de prêts aux étudiants, l’assurance-emploi, la Sécurité de la vieillesse et le Régime de pensions du Canada. Dans l’ensemble, le Ministère est chargé de verser plus de 120 milliards de dollars en prestations directement aux particuliers et aux organismes, ce qui représente près de 5,5 % du produit intérieur brut du Canada.

Le Programme du travail contribue au bien-être socioéconomique en favorisant des milieux de travail sécuritaires, sains, équitables et inclusifs, ainsi que des relations de collaboration au travail dans les milieux de travail de compétence fédérale. Le Programme du travail fournit également des services de médiation en matière de relations de travail, veille au respect des conditions de travail minimales, fait la promotion du travail décent et favorise le respect des normes internationales du travail.

L’organe de prestation de services du Ministère, Service Canada, constitue pour les Canadiens un point d’accès unique aux programmes et aux prestations d’EDSC, ainsi qu’à d’autres programmes et services du gouvernement du Canada. Il exploite un réseau de 590 points de service en personne partout au pays, soit 318 Centres Service Canada, 247 sites de service mobiles réguliers et 31 bureaux de passeports autonomes. En plus des services en personne, Service Canada répond également aux besoins des Canadiens en ligne à Canada.ca, au moyen de Mon dossier Service Canada ainsi qu’au téléphone, au moyen de la ligne 1 800 O-Canada et de son réseau de centres d’appels.

À propos de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada un droit d’accès aux dossiers des institutions publiques qui sont assujetties à ladite LoiNote de bas de page 1. Ce droit fait l’objet d’exceptions et d’exclusions précises et limitées et conformément au principe selon lequel l’information du gouvernement devrait être accessible au public.

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des citoyens canadiens, des résidents permanents et des personnes présentes au Canada en ce qui a trait aux renseignements personnels les concernant détenus par une institution gouvernementale assujettie à la Loi et leur donne le droit d’accéder à ces renseignementsNote de bas de page 2. La Loi sur la protection des renseignements personnels renferme des dispositions sur la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation de renseignements personnels par les institutions fédérales.

Dispositions sur les renseignements personnels dans la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social

Outre la Loi sur la protection des renseignements personnels, la gestion des renseignements personnels par Emploi et Développement social Canada (EDSC) est régie par d’autres obligations législatives énoncées dans la Loi habilitante du Ministère. Ainsi, la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social énonce les règles qui s’appliquent aux renseignements personnels que contrôle EDSC dans le cadre de ses programmes. Ces dispositions prévoient les conditions permettant :

La Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social prévoit également une disposition relative aux infractions d’utilisation et de divulgation inappropriées de renseignements personnels qui relèvent d’EDSC.

Lorsque le Ministère fournit des services au public au nom d’autres institutions et administrations fédérales, ou lorsqu’il offre certains services pour le gouvernement du Canada, le régime de protection des renseignements personnels du partenaire (habituellement la Loi sur la protection des renseignements personnels pour les partenaires fédéraux) s’applique et non les dispositions sur les renseignements personnels contenus dans la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social.

2. Structure organisationnelle

Secrétariat ministériel et chef de la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat ministériel est la direction générale d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) qui est responsable de la gestion des activités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, de l’élaboration des politiques de protection des renseignements personnels et de la prestation de conseils et de directives en matière de protection des renseignements personnels au sein d’Emploi et Développement social Canada (EDSC). Les fonctions du Secrétariat ministériel en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels sont partagées entre deux divisions : la Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP) et la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP).

La Direction générale est dirigée par la Secrétaire ministérielle qui relève du Sous-ministre délégué. La Secrétaire ministérielle est également la chef de la protection des renseignements personnels du Ministère. La chef de la protection des renseignements personnels est l’autorité fonctionnelle du Ministère sur l’ensemble des questions relatives à la confidentialité, notamment elle offre des conseils faisant autorité et une orientation fonctionnelle à l’ensemble des directions régionales et des régions d’EDSC. Il incombe également à la chef de la protection des renseignements personnels d’établir des politiques, des cadres, des programmes, des processus d’examen de la protection des renseignements personnels et des approches d’évaluation des risques concernant la gestion de ces renseignements. Les directeurs de la DGPRP et d’OPS AIPRP relèvent de la Secrétaire ministérielle et soutiennent l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information au sein d’EDSC.

Figure 1 : Organisation des fonctions liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels au sein d’EDSC
Description textuelle du graphique 1

Ce plan organisationnel décrit une hiérarchie dans laquelle Secrétaire ministériel et Chef de la protection des renseignements personnels d'EDSC se retrouve au sommet. De ce niveau, une ligne pointillée mène aux gestionnaires régionaux de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Deux niveaux se retrouvent directement en-dessous de la Chef de la protection des renseignements personnels. Il s'agît de la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels et puis de la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Sous la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels on retrouve l'unité des politiques, de la planification et de la coordination ainsi que l'unité de la conformité et de l'examen de la protection des renseignements personnels. Sous la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels nous retrouvons l'unité de traitement des demandes ainsi que l'unité de gestion des incidents et des divulgations législatives.

Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP) met en œuvre les exigences législatives du Ministère aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle dirige le traitement de toutes les demandes présentées à Emploi et Développement social Canada (EDSC) en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et donne des conseils à cet effet, examine minutieusement les dossiers demandés en vertu de cette même Loi et offre des séances de formation et de sensibilisation sur l’application des lois aux employés ministériels. La directrice de la Division est la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) désignée du Ministère. Lors de l’exercice 2018 à 2019, environ 19 employés de la Division étaient affectés au traitement des demandes d’accès à l’information.

L’application quotidienne de la Loi sur l’accès à l’information est un effort déployé en collaboration entre la Division et le réseau d’agents de liaison régionaux et d’agents de directions régionales du Ministère. Pour appuyer ce travail, ils font des recherches, recueillent des documents et formulent des recommandations. Les agents de liaison jouent un rôle d’intermédiaire entre les analystes d’AIPRP et les experts en la matière dans l’ensemble d’EDSC. Les régions jouent également un rôle important, puisqu’elles traitent la grande partie des demandes de communication de renseignements personnels que reçoit EDSC. Enfin, la Division assure également la direction des préparatifs du Ministère pour la mise en œuvre du projet de loi C-58 - Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence, qui a reçu la sanction royale le 21 juin 2019.

En plus de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, la Division a également contribué à d’autres activités dans l’ensemble du Ministère en donnant des conseils et en offrant son expertise. Par exemple, le personnel de la Division examine souvent le matériel ministériel aux fins de divulgation proactive (contrats, reclassification de postes, frais de déplacement et d’accueil), les demandes informelles (vérifications et enquêtes administratives) et les publications du gouvernement ouvert (ensembles de données) pour repérer les vulnérabilités, comme les renseignements personnels et les documents confidentiels du Cabinet. Bien que ces chiffres ne soient pas pris en compte dans les données statistiques du présent rapport, ces activités constituent un élément important et croissant du renforcement de la transparence et de la responsabilisation.

Division de la gestion de la protection des renseignements personnels

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) constitue le point de convergence du Ministère en ce qui a trait à la gestion du programme de protection des renseignements personnels d’Emploi et Développement social Canada (EDSC). La Division soutient la coordination horizontale et la mise en œuvre des politiques et des initiatives du Ministère en matière de protection des renseignements personnels. Elle gère également les fonctions de gestion des risques liés à la protection des renseignements personnels du Ministère, y compris le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, l’orientation pour l’élaboration d’ententes d’échange de renseignements personnels et la prestation de conseils sur la conformité à la protection des renseignements personnels pour l’administration des programmes et services d’EDSC. De plus, la Division répond aux instruments juridiques, aux divulgations d’intérêt public et aux plaintes relatives à la protection des renseignements personnels non liés au traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de surveiller les atteintes à la vie privée en cas d’incident de sécurité mettant en cause des renseignements personnels pour le Ministère. La DGPRP est également responsable de donner des conseils stratégiques et analytiques sur la protection des renseignements personnels aux hauts dirigeants d’EDSC. La Division s’occupe également des campagnes de sensibilisation à la protection des renseignements personnels et de la formation en gestion des renseignements personnels du Ministère. Au 31 mars 2019, la Division comptait 28 employés à temps plein.

3. Cadre de gestion et gouvernance de la protection des renseignements personnels à Emploi et Développement social Canada

Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels

Compte tenu de l’importance de la protection des renseignements personnels, le Ministère applique une approche proactive fondée sur les risques à l’égard de la gestion de la protection des renseignements personnels. Cette approche prône l’intégration de la protection des renseignements personnels dès la conception des programmes et la planification des projets. Cette approche souligne l’importance de protéger les renseignements personnels directement dans l’architecture des programmes, des systèmes, des technologies et des processus opérationnels. Le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) est constitué de 5 principaux éléments, décrits à la figure 2.

Figure 2: Éléments et définitions du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels d’EDSC

Gouvernance et responsabilisation : Les rôles et les responsabilités en matière de gestion de la protection des renseignements personnels sont clairement définis en vue de se conformer aux exigences de la Loi, de la réglementation, des politiques et des normes ainsi que pour répondre aux attentes du public.

Intendance des renseignements personnels : Des mesures appropriées de protection des renseignements personnels sont mises en œuvre pour gérer les renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.

Assurance de la conformité : Des processus et des pratiques officiels sont établis pour assurer le respect des spécifications, des politiques, des normes et des lois en matière de protection des renseignements personnels.

Gestion efficace des risques : Des évaluations des risques structurées et coordonnées sont menées pour réduire la probabilité que des incidents négatifs se produisent et limiter leurs répercussions, le cas échéant, et maximiser les occasions qui s’offrent au Ministère par le recensement, l’évaluation et la priorisation des risques.

Culture, formation et sensibilisation : La protection des renseignements personnels est une valeur fondamentale de l’organisation et est essentielle pour conserver la confiance du public. Des activités officielles de formation et de sensibilisation à la protection de la vie privée font la promotion d’une organisation soucieuse de la protection des renseignements personnels qui accorde l’importance à la protection et à la gérance des renseignements personnels.

Politique ministérielle sur la gestion de la protection des renseignements personnels

La Politique ministérielle sur la gestion de la protection des renseignements personnels maintient un régime de protection des renseignements personnels solide pour la protection et l’utilisation judicieuse des renseignements personnels au sein d’Emploi et Développement social Canada (EDSC). La Politique définit les rôles et les responsabilités en matière de protection de la vie privée, ajoutant que tous les employés sont responsables de protéger les renseignements personnels sous leur responsabilité et leur contrôle. Elle précise également les responsabilités et les obligations redditionnelles fonctionnelles en matière de gestion de la protection des renseignements personnels pour la haute direction, y compris le chef de la protection des renseignements personnels, l’agent de sécurité du Ministère et le coordonnateur de la sécurité des technologies de l’information (TI) du Ministère.

Parmi les résultats escomptés de l’application de la Politique ministérielle sur la gestion de la protection des renseignements personnels figurent la saine gestion et la protection des renseignements personnels au sein du Ministère, les pratiques rigoureuses de repérage, d’évaluation et de gestion des risques pour les renseignements personnels et l’établissement de responsabilités, de structures de gouvernance et de mécanismes clairs pour protéger et gérer les renseignements personnels au sein d’EDSC.

Gouvernance de la protection des renseignements personnels à EDSC

Emploi et Développement social Canada (EDSC) est composé de comités pour appuyer la gouvernance de la protection des renseignements personnels, la surveillance des risques et la prise de décisions. Le principal comité de gouvernance du Ministère en matière de protection de la vie privée est le Comité sur les données et la protection des renseignements personnels des directeurs généraux. Coprésidé par le chef de la protection des renseignements personnels et le dirigeant principal des données, ce comité a pour mandat de superviser la gérance et la gestion des données et la protection des renseignements personnels dans l’ensemble du Ministère. Le Comité appuie l’intégration de la gestion des données, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité des TI; supervise les processus de gestion des risques d’EDSC en ce qui a trait aux renseignements personnels; et favorise une culture qui reconnaît que la protection des renseignements personnels est une valeur organisationnelle fondamentale et est essentielle au maintien de la confiance du public.

Le Comité des données et de la protection des renseignements personnels relève du Comité de gestion ministérielle des Sous-ministres adjoints, responsable de surveiller le programme de gestion du Ministère, y compris l’opérationnalisation des mesures de sécurité d’EDSC. Présidé par le Sous-ministre délégué, le Comité de gestion ministérielle est composé des chefs des directions générales et des régions, ainsi que des hauts dirigeants des principales activités fonctionnelles du Ministère.

4. Délégation de pouvoirs

L’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorisent le responsable d’une institution à déléguer certains des pouvoirs, des devoirs ou des fonctions qui lui sont conférés par ces lois à des employés de l’institution. Les arrêtés de délégation indiquent les pouvoirs, les devoirs et les fonctions d’application de chaque loi qui ont été délégués par le responsable de l’institution et précisent à qui ils ont été délégués.

Le ministre de l’Emploi et du Développement social est responsable de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la loi habilitante du Ministère, soit la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. Les instruments de délégations acceptés figurent à l’annexe A.

5. Initiatives et procédures

Activités et initiatives relatives à l’accès à l’information

Lors de l’exercice 2018 à 2019, les activités de la Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP) ont fait l’objet d’un examen afin de déterminer s’il y avait des lacunes en matière de rendement et des possibilités d’amélioration. À la suite de cet examen, une réorganisation a été effectuée afin de tenir compte de changements internes et externes.

Dans le cadre de cette réorganisation, une unité de réception a été créée et est devenue le principal point d’accès d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) pour toutes les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Cette nouvelle équipe supervise toutes les demandes reçues avant leur attribution à un analyste. De plus, la Division a investi dans sa stratégie de formation et son processus de perfectionnement pour faciliter le recrutement d’employés et leur maintien en poste.

La réorganisation a permis de regrouper et de fusionner un bon nombre des éléments actuels de l’examen, de la collaboration, de la formation et de l’assurance de la qualité en une nouvelle approche axée sur le travail d’équipe. Grâce à ces améliorations, OPS AIPRP a considérablement réduit l’arriéré de demandes, traité les plaintes de façon plus efficace et accru sa capacité d’adaptation.

Au cours de la période visée par le rapport, EDSC a également fait progresser un certain nombre d’initiatives et collaboré à celles-ci. Deux de celles-ci sont décrites dans les prochains paragraphes.

Projet de loi C-58 – Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence : État de préparation à la mise en œuvre

Réforme de la Loi sur l’accès à l’information : Préparation de la mise en œuvre

Les modifications décrites dans le projet de loi C-58 ont proposés plusieurs changements à l’administration courante de la Loi (partie I), y compris des obligations juridiques supplémentaires sur la publication proactive de renseignements ou de documents (partie II) concernant le Sénat, la Chambre des communes, les entités parlementaires, les cabinets de ministres, les institutions gouvernementales et les institutions qui appuient les cours supérieures. Ces changements visent à faciliter l’engagement et la participation du public, ce qui favorisera une plus grande transparence et une plus grande responsabilisation du gouvernement.

La Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP) a créé un groupe de travail intraministériel à l’automne 2017 pour s’assurer qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) soit prêt à se conformer à ces modifications législatives. Lors de l’exercice 2018 à 2019, le groupe de travail a poursuivi l’examen et la modification des processus opérationnels du Ministère; a déterminé les données volumétriques et les périodes de pointe de publication; et a fait connaître les pratiques exemplaires pour assurer la conformité à ces nouvelles exigences. Le groupe de travail a également élaboré un plan de communications internes, remanié des gabarits et mis en œuvre un portail offrant un guichet unique de ressources qui fournit aux employés d’EDSC de l’information et des outils à l’appui des activités de publication proactive du Ministère. OPS AIPRP a continué de mobiliser les directions générales et les régions pour accroître la sensibilisation, à collaborer avec les partenaires du gouvernement du Canada et à offrir un appui stratégique au Secrétariat du Conseil du Trésor en partageant ses enjeux et ses pratiques exemplaires.

Étude de faisabilité du projet de développement d’une communauté d’AIPRP

En collaboration avec l’Agence du revenu du Canada, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, Transports Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a réalisé, de 2018 à 2019, une étude de faisabilité sur la création d’une équipe spéciale de soutien aux groupes d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) à l’échelle du gouvernement et à la promotion de la discipline. Les conclusions de l’étude de faisabilité ont été présentées au Comité des Sous-ministres adjoints d’AIPRP à l’automne 2018 et des discussions sont en cours sur les prochaines étapes. Alors que ces travaux progressent, EDSC continuera d’appuyer cette importante initiative, car il est avantageux de disposer d’une équipe spéciale pour favoriser le soutien à la collaboration horizontale, au recrutement et au renforcement de la communauté.

Activités et initiatives relatives à la protection des renseignements personnels

Lors de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a continué à promouvoir une approche axée sur les risques en matière de gestion de la protection des renseignements personnels et à soutenir le développement d’une culture fondée sur la gestion responsable au sein du Ministère à l’égard des renseignements personnels sous le contrôle d’EDSC. Le Ministère a entrepris plusieurs activités stratégiques pour appuyer les activités de transformation et d’innovation de la prestation des services du Ministère, ainsi que pour relever les défis que posent les changements au sein du secteur de la protection des renseignements personnels, occasionnés par des changements technologiques rapides.

Modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Emploi et Développement social Canada (EDSC) a travaillé en étroite collaboration avec les fonctionnaires du ministère de la Justice à la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce processus de réforme de la Loi offre à EDSC une occasion unique de discuter des enjeux et de proposer des solutions possibles. Dans le cadre de ces activités, EDSC a mené à bien une consultation interne portant en particulier sur l’influence de la Loi sur la conception et la prestation de ses programmes et services, lors de l’exercice 2018 à 2019. Les conclusions et les recommandations ont ensuite été communiquées au ministère de la Justice. Il convient de noter que la sensibilisation à la protection des renseignements personnels s’est accrue au sein du Ministère au cours des dernières années et qu’un solide esprit de protection des renseignements personnels, c’est-à-dire la nécessité de respecter les obligations en matière de protection des renseignements personnels, constitue une valeur fondamentale pour les employés d’EDSC.

Modifications à la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social

Le 21 juin 2018, la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social a été modifiée. La prestation de services au public a été ajoutée au mandat du Ministère dans le but d’améliorer les services aux Canadiens. Ces changements confèrent au Ministère le pouvoir d’aider le gouvernement à améliorer la façon dont les Canadiens ont accès aux services, et comprennent, entre autres dispositions, le pouvoir législatif d’offrir des services au public pour les partenaires, y compris d’autres institutions fédérales et administrations, selon le principe du recouvrement des coûts, et de fournir certains services au gouvernement du Canada. Ces modifications prévoient que, dans le cadre de ces relations de prestation de services, les dispositions sur les renseignements personnels énoncées à la partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social ne s’appliquent pas aux partenaires lorsque les renseignements leur sont communiqués. Le régime de protection des renseignements personnels du partenaire (habituellement la Loi sur la protection des renseignements personnels pour les partenaires fédéraux) régira l’utilisation des renseignements par celui-ci. À titre de partenaire de prestation de services, Emploi et Développement social Canada (EDSC) ne peut utiliser les renseignements personnels qu’à des fins d’administration du programme du partenaire, de recherche et de statistique, ainsi que de divulgation dans l’intérêt public. Par conséquent, les renseignements ne peuvent pas être utilisés ou divulgués aux fins de l’administration des programmes d’EDSC.

Examen de la gouvernance de la protection des renseignements personnels

Un examen de la gouvernance de la protection des renseignements personnels a été effectué lors de l’exercice 2018 à 2019. EDSC a entrepris l’examen de son architecture et de ses mécanismes de gouvernance de la protection des renseignements personnels pour s’assurer que le Ministère serait en mesure de réagir à la nature évolutive des renseignements personnels et aux risques que ces changements présentent en raison des progrès technologiques et de l’utilisation accrue des données. Le Ministère voulait également s’assurer que ses mécanismes de gouvernance de la protection des renseignements personnels étaient en mesure d’appuyer ses initiatives de transformation et d’innovation.

L’examen a confirmé que l’accent est passé d’une perspective strictement axée sur la protection des renseignements personnels et de sécurité à une perspective qui serait le complément de la gestion des renseignements personnels, avec la mise en œuvre de la stratégie sur les données d’EDSC. L’examen a également mené à la création du Comité sur les données et la protection des renseignements personnels, chargé de superviser la gérance des données ainsi que la protection des renseignements personnels à l’échelle du Ministère. Outre les changements apportés à la structure des comités, l’examen a recommandé la création d’un cadre pour les processus d’approbation de la protection des renseignements personnels d’EDSC et le renforcement des évaluations des risques et de la surveillance.

Grâce à ces changements, le Ministère entend atteindre l’objectif de gérer les données afin d’en optimiser la valeur pour les Canadiens tout en veillant à ce que leurs renseignements personnels soient protégés. Il appuie une culture organisationnelle dans laquelle les droits à la protection des renseignements personnels sont respectés de façon proactive lorsque les données sont utilisées pour la prestation des services, l’analyse et la prise de décisions. Cela signifie :

Vision et feuille de route du service de gestion de la protection des renseignements personnels

Lors de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a présenté une nouvelle vision des services pour sa fonction de gestion de la protection des renseignements personnels et une feuille de route pluriannuelle pour sa mise en œuvre. Élaborée en réponse aux changements rapides au sein de l’environnement de la protection des renseignements personnels et à l’appui des initiatives de transformation et d’innovation du Ministère, cette vision prévoit la création d’un régime de gestion de la protection des renseignements personnels qui protège ceux-ci et maintient de solides processus de gestion des risques liés à la protection des renseignements personnels, tout en aidant le Ministère à réaliser son mandat et ses objectifs. Les contrôles de gestion de la protection des renseignements personnels et le processus de gestion des risques seront plus rigoureux. Parallèlement, l’analyse et les conseils en matière de protection des renseignements personnels deviendront plus pragmatiques et nuancés et tiendront compte de la nature et de l’ampleur des risques et des menaces potentielles et du niveau de tolérance au risque de l’organisation.

Aux fins de la mise en œuvre de la feuille de route, la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) a mis en place une série d’outils de diagnostic et d’analyse pour effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui sont adaptées au projet ou à l’activité soutenu. D’autres initiatives sont axées sur le soutien de la Stratégie de données, comme l’élaboration d’exigences en matière de protection des renseignements personnels pour le jumelage des données, les processus automatisés et les activités liées à l’intelligence artificielle.

Des changements organisationnels ont été apportés au cours de l’exercice 2018 à 2019 pour créer un centre ministériel de politique de protection des renseignements personnels, ce qui a entraîné l’intégration de l’analyse de la protection des renseignements personnels dans l’ensemble des fonctions. L’équipe de Gestion d’incidents et de divulgations législatives, qui faisait auparavant partie de la Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP), relève maintenant de la DGPRP. L’examen de la protection des renseignements personnels des projets d’analyse des politiques, de recherche et d’évaluation touchant des renseignements personnels, qui était auparavant effectué par la Direction de l’évaluation d’EDSC, est maintenant dirigé par la DGPRP. EDSC s’attend à ce que ces changements améliorent la prestation de conseils et de services en matière de protection des renseignements personnels aux clients internes et renforcent les activités de désignation, d’évaluation et de surveillance des risques liés à la protection des renseignements personnels, grâce au regroupement de ces fonctions au sein de la DGPRP.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Conformément à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), Emploi et Développement social Canada (EDSC) est tenu d’effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant d’établir tout nouveau programme ou programme modifié de façon importante ou toute activité demandant l’utilisation administrative de renseignements personnels. Le repérage et l’évaluation des risques pesant sur la protection des renseignements personnels sont les objectifs les plus importants des EFVP.

EDSC a effectué cinq évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au cours de l’exercice 2018 à 2019. Des copies des rapports d’EFVP approuvés ont été transmises au SCT et au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Les résumés de ces évaluations sont fournis à l’annexe B, et les renseignements sont disponibles sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. En outre, les résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectués lors des deux exercices antérieurs ont été publiés sur le site Web du Ministère à l’hiver 2018.

Prestation de conseils et de directives sur la protection des renseignements personnels

En plus de mener des évaluations de facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) a donné des conseils sur la protection des renseignements personnels et a commencé à examiner les programmes et les initiatives ministérielles sur le plan du respect de la protection des renseignements personnels. La Division a répondu à 365 demandes de conseils sur les politiques et les examens de conformité en matière de protection des renseignements personnels concernant divers éléments et documents, comme les formulaires de consentement, les énoncés d’avis de confidentialité, les contrats, les énoncés de travaux, les formulaires, les sondages et les questionnaires. La Division a également donné des conseils sur la protection des renseignements personnels pour des présentations au Conseil du Trésor et des mémoires au Cabinet.

Ententes d’échange de renseignements mettant en cause des renseignements personnels

Une entente d’échange de renseignements est un accord écrit conclu entre des parties. Il décrit les conditions régissant l’échange de renseignements personnels entre elles. La partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social énonce les dispositions relatives à l’échange de renseignements personnels dans certaines circonstances bien précises. Au cours de l’exercice 2017 à 2018, la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) a fourni des conseils et des directives aux secteurs de programme au sujet de 66 ententes d’échange de renseignements.

Atteinte à la vie privée

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) a mis au point un outil d’évaluation des atteintes à la vie privée afin d’améliorer l’uniformité de l’évaluation des atteintes substantielles à la vie privée. Cet outil intègre les définitions d’atteinte à la vie privée et d’atteinte substantielle établies par le Conseil du Trésor, et fournit aux analystes une grille plus objective pour évaluer les répercussions des atteintes à la vie privée.

6. Rapports sur le rendement

La section suivante fournit des statistiques et des renseignements majeurs sur les réalisations d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) lors des trois derniers exercices et sur la contribution du Ministère à la réalisation du programme gouvernemental en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Les figures 3 à 5 établissent une comparaison sur 4 ans afin de souligner les tendances en matière de rendement ainsi que l’intégration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les rapports statistiques détaillés concernant les deux lois figurent à l’annexe C.

Demandes et consultations : Volume total

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a connu une augmentation importante (29,8 %) des demandes combinées d’accès à l’information, de protection des renseignements personnels et de consultation, passant de 11 049 demandes lors de l’exercice 2017 à 2018 à 14 347 Au cours de l’exercice 2018 à 2019.

Figure 3: Demandes et consultations soumises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Volume total reçu
Description textuelle du graphique 3
Année Reçues
2015 à 2016 10 113
2016 à  2017 10 814
2017 à  2018 11 049
2018 à  2019 14 347

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, bien que les demandes d’accès à l’information aient légèrement diminué, celles faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont augmenté, et ce, de façon constante depuis l’exercice 2015 à 2016.

Figure 4 : Résumé des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Activité 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019
Demandes officielles reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information 1 572 2 268 1 942 1 409
Demandes traitées pendant la période visée par le rapport 1 439 2 276 1 899 1 509Note de bas de page 3
Nombre de pages traitées 257 249 438 368* 970 992* 118 818
Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la loi (incluant les prorogations) 1 178 1 748 1 567 1 305
Nombre de demandes traitées au-delà des délais prévus par la loi 261 528 332 204
Proportion des demandes répondu dans les délais prescrits par la Loi 82 % 77 % 83 % 87 %
Plaintes déposées auprès du Commissaire à l’information 42 23 40 35

* Note : Comprend des demandes exceptionnellement volumineuses contenant un très grand nombre de pages entièrement publiées.

Figure 5 : Résumé des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Activité 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019
Demandes officielles reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 8 353 8 353 8 852 12 678
Demandes traitées pendant la période visée par le rapport 8 240 8 510 8 817 12 260
Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la Loi (incluant les prorogations) 8 033 8 439 8 728 12 137
Nombre de demandes traitées au-delà des délais prévus par la Loi 207 71 89 123
Proportion des demandes répondu dans les délais prescrits par la Loi 98 % 99 % 99 % 99 %
Divulgations d’intérêt public 230 300 329 261
Atteintes substantielles à la vie privéeNote de bas de page 4 18 141 128 74
Plaintes déposées au Commissariat à la protection de la vie privée 12Note de bas de page 5 22 29 9

Le Commissaire à la protection de la vie privée est un agent du Parlement qui reçoit des plaintes de demandeurs, lesquels estiment que les institutions gouvernementales n’ont pas respecté leurs droits en vertu de la Loi et qui fait enquête de façon indépendante sur ces plaintes. Le Commissaire fait rapport de ses constatations et peut formuler des recommandations. Comme le montre la figure 5, 9 plaintes ont été déposées auprès du Commissaire à la protection de la vie privée lors de l’exercice 2018 à 2019, en baisse par rapport à l’année dernière, alors que 29 plaintes avaient été déposées.

Total des demandes reçues et traitées

Afin de réduire efficacement l’arriéré, la division des Opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a élaboré une stratégie prévoyant la réaffectation de ressources spécialisées pour gérer les vieux dossiers volumineux et les plaintes. Cette stratégie de gestion de l’arriéré a permis au Ministère de traiter 100 dossiers de plus que le nombre reçu au cours de l’exercice 2018 à 2019 (1 409 demandes reçues et 1 509 complétées – veuillez vous reporter à la figure 6).

Loi sur l’accès à l’information

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a reçu 1 409 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, soit une diminution de 27 % par rapport à l’exercice précédent, au cours duquel le Ministère avait reçu 1 942 demandes. C’est la deuxième fois au cours des dernières années qu’EDSC a observé une diminution du nombre de demandes reçues. Cette diminution peut s’expliquer en partie par de nouveaux processus opérationnels, qui convertissent, avec le consentement du client, les demandes erronément soumises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels plus exactes.

Figure 6 : Demandes reçues et complétées, Loi sur l’accès à l’information
Description textuelle du graphique 6
Années Reçues Complétées
2015 à 2016 1 572 1 439
2016 à 2017 2 268 2 276
2017 à 2018 1 942 1 899
2018 à 2019 1 409 1 509

Loi sur la protection des renseignements personnels

Par le passé, Emploi et Développement social Canada (EDSC) traitait de façon informelle un certain nombre de demandes de renseignements personnels de nature « simple », lorsque les demandeurs ne mentionnent pas la Loi sur la protection des renseignements personnels dans leurs demandes. Le recours à des demandes informelles visait ultimement à réduire le fardeau administratif pour EDSC et le demandeur. Bien que cette stratégie se soit révélée très efficace, elle a de façon non-intentionnelle limité le droit du demandeur de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée. Pour résoudre ce problème, EDSC a lancé une nouvelle approche dans laquelle les demandes informelles sont de plus en plus traitées de manière formelle. En grande partie dû à cette nouvelle approche, EDSC a reçu, lors de l’exercice 2018 à 2019,12 678 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit une hausse de 43 % par rapport à l’exercice précédent, au cours duquel le Ministère avait reçu 8 852 demandes.

Figure 7: Demandes reçues et complétées, Loi sur la protection des renseignements personnels
Description textuelle du graphique 7
Années Reçues Complétées
2015 à 2016 8 353 8 240
2016 à 2017 8 353 8 510
2017 à 2018 8 852 8 817
2018 à 2019 12 678 12 260

Demandes en jours civils nécessaires pour être traitées

Loi sur l’accès à l’information

De 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a traité 57,4 % (866) de toutes les demandes (1 509) déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information dans les 30 jours suivant leur réception, un résultat comparable à celui de l’an dernier, avec le traitement dans les 30 jours de 56,9 % (1 081) des demandes (1 899) déposées en vertu de la Loi.

Figure 8 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information par nombre de jours civils de traitement
Description textuelle du graphique 8
Année 30 jours civils 31 à 60 jours civils 61 jours civils ou plus
2015 à 2016 787 (55%) 352 (24%) 300 (21%)
2016 à 2017 1 200 (53%) 516 (23%) 560 (24%)
2017 à 2018 1 081 (57%) 371 (19%) 447 (24%)
2018 à 2019 866 (57%) 232 (16%) 411 (27%)

Loi sur la protection des renseignements personnels

Lors de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a traité 96 % (11 832) des demandes totales (12 260) présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) dans les 30 jours suivant leur réception. Ces statistiques sont comparables à celle de l’an dernier lorsque EDSC a traité 97 % (8 595) des demandes totales (8 817) présentés en vertu de la LPRP dans les 30 jours suivant leur réception. Il y a toutefois lieu de souligner que le Ministère a reçu 3 443 requêtes de plus que l’an dernier.

Figure 9 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels par nombre de jours civils de traitement
Description textuelle du graphique 9
Année 30 jours civils 31 à 60 jours civils 61 jours civils ou plus
2015 à 2016 7 169 (87%) 999 (12%) 72 (1%)
2016 à 2017 8 234 (97%) 252 (3%) 24 (0%)
2017 à 2018 8 595 (97%) 179 (2%) 43 (1%)
2018 à 2019 11 832 (96%) 370 (3%) 58 (1%)

Délais

Loi sur l’accès à l’information

Lors de l’exercice 2018 à 2019, le Ministère a respecté les délais prévus par la Loi pour 1 305 demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La majorité des demandes ont été traitées dans les délais prévus par la Loi, ce qui représente un taux de conformité de 87 %. Cela représente une augmentation de 4 points de pourcentage par rapport au taux de conformité du Ministère au cours de l’exercice 2017 à 2018 (83%).

Les institutions peuvent appliquer une prorogation du délai initial de 30 jours prévu par la Loi lorsqu’il est impossible de respecter la date statutaire, en raison du volume de pages à traiter, lorsque les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai initial de 30 jours, ou lorsqu’un avis de la demande a été donné à un tiers. Au cours de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a demandé 508 prorogations.

Toutefois, EDSC n’a pas été en mesure de respecter les délais prévus par la Loi pour 204 demandes pendant l’exercice, ce qui constitue une amélioration par rapport à l’exercice précédent, au cours duquel 332 demandes n’ont pas été traitées dans les délais prescrits.

Figure 10 : Nombre de demandes traitées à l’intérieur et au-delà des délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information
Description textuelle du graphique 10
Année À l'intérieur Au-delà
2015 à 2016 82% 18%
2016 à 2017 77% 23%
2017 à 2018 83% 17%
2018 à 2019 87% 13%

Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a respecté les délais prévus par la Loi pour 12 137 demandes, ce qui représente un taux de conformité de 99 % et un rendement semblable à celui de l’exercice précédent. EDSC n’a pas été en mesure de respecter les délais prévus par la Loi pour 123 demandes pendant l’exercice, ce qui représente un taux de non-conformité de 1%.

Les institutions peuvent appliquer une prorogation du délai initial de 30 jours prévu par la Loi, lorsqu’il est impossible de respecter la date statutaire, en raison du volume de pages à traiter; lorsque les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai initial de 30 jours; ou aux fins de traduction ou pour convertir un document dans un autre format. Au cours de l’exercice 2018 à 2019, EDSC a demandé 128 prorogations. Ceci représente une hausse par rapport au dernier exercice financier, au cours duquel EDSC a demandé une prorogation à 76 reprises.

Figure 11 : Nombre de demandes traitées à l’intérieur et au-delà des délais prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels
Description textuelle du graphique 11
Année À l'intérieur Au-delà
2015 à 2016 98% 2%
2016 à 2017 99% 1%
2017 à 2018 99% 1%
2018 à 2019 99% 1%

Surveillance des délais

Loi sur l’accès à l’information

Sauf dans des circonstances précises où une prorogation est possible, la Loi sur l’accès à l’information prescrit 30 jours civils (environ 20 jours ouvrables) pour traiter les demandes. Compte tenu des délais prescrits par la Loi et de l’engagement d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) à respecter l’esprit et la lettre de la Loi sur l’accès à l’information, le Ministère a mis en place un processus et défini les responsabilités décrites à la figure 12.

Surveillance des délais à Emploi et Développement social Canada, Stratégies fondées sur les objectifs afin de respecter le processus et les engagements d’EDSC

Figure 12 : Rôles, responsabilités et leur description

À l’appui de la surveillance de l’échéancier, la division des Opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP) transmet au cabinet du ministre et à d’autres hauts fonctionnaires un rapport hebdomadaire. De plus, un rapport trimestriel, résumant les principaux indicateurs de rendement du traitement des demandes liées à l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), est partagé avec tous les sous-ministres et les sous-ministres adjoints. Ces améliorations placent les directions générales et les régions en position favorable pour être plus proactives dans la surveillance des demandes d’accès à l’information.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Les bureaux régionaux d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) gèrent la majorité des demandes de protection des renseignements personnels et préparent les rapports hebdomadaires au sujet des nouvelles demandes, de la charge de travail et de l’état pour le suivi du respect des délais pour les demandes de renseignements personnels. Les bureaux régionaux produisent également des rapports sur le rendement sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle.

Pages traitées et communiquées

Loi sur l’accès à l’information

En 2017-2018, le Ministère a observé une augmentation considérable, par rapport à l’exercice précédent, du nombre total de pages de documents traitées et divulguées pour les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (voir le graphique ci-dessous). Cette tendance est conforme à celle observée depuis 2014-2015. Sur les 970 000 pages traitées au cours de cet exercice financier, 774 731 pages ont été publiées en réponse à une demande portant sur des ensembles de données. Bien que ce type de demande ne suppose pas d’examen minutieux avant la divulgation, il nécessite néanmoins suffisamment de capacité et de ressources internes pour traiter les demandes impliquant des ensembles de données.

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, le Ministère a observé une baisseNote de bas de page 6 de 87,8 %, d’une année à l’autre, du nombre total de pages de documents traitées et divulguées pour les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (se référer à la figure 13). Cette diminution s’explique en partie par le fait qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a reçu au cours de l’exercice 2017 à 2018 une seule demande d’ensemble de données contenant 774 731 pages.

Figure 13 : Nombre de pages traitées et nombre de pages divulguées, Loi sur l’accès à l’information
Description textuelle du graphique 13
Années Pages Traitées Pages Communiquées
2015 à 2016 257 249 216 929
2016 à 2017 438 368 410 089
2017 à 2018 970 992 943 669
2018 à 2019 118 818 94 115

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le nombre total de pages traitées et divulguées pour les demandes liées aux renseignements personnels s’est accru lors de l’exercice 2018 à 2019. Au cours de la période visée par le présent rapport, 979 247 pages ont été traitées pour les exceptions et les exclusions, ce qui représente une hausse de 23 % par rapport à l’exercice précédent, où 796 436 pages avaient été traitées. Un grand total de 934 672 pages ont été divulguées, ce qui constitue une hausse par rapport aux 771 256 pages divulguées au cours de l’exercice précédent.

Figure 14 : Nombre de pages traitées et nombre de pages divulguées, Loi sur la protection des renseignements personnels
Description textuelle du graphique 14
Années Pages Traitées Pages Divulguées
2015 à 2016 789 762 740 582
2016 à 2017 818 954 769 173
2017 à 2018 798 436 771 256
2018 à 2019 979 247 934 672

Source des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information provenaient le plus souvent des médias (429), suivis du public (350) et du secteur commercial/secteur privé (332). Cette tendance s’est ainsi maintenue depuis l’exercice précédent, où les médias étaient la source principale de demandeurs. Les listes de notes de breffage et les documents en eux-mêmes sont le type de documents ministériels le plus demandé.

Figure 15 : Nombre de demandes et pourcentage total de demandes
Source 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019
Médias 257 (16 %) 670 (30 %) 649 (33 %) 429 (30 %)
Secteur universitaire 19 (1 %) 22 (1 %) 39 (2 %) 26 (2 %)
Secteur commercial/secteur privé 395 (25 %) 438 (19 %) 357 (18 %) 332 (24 %)
Organisme 105 (7 %) 113 (5 %) 124 (6 %) 140 (10 %)
Public 492 (31 %) 580 (26 %) 611 (31 %) 350 (25 %)
Refus de s’identifier 304 (19 %) 445 (20 %) 162 (8 %) 132 (9 %)

Exceptions et exclusions

Emploi et Développement social Canada (EDSC) est l’un des plus importants détenteurs de renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada, ce qui a une incidence sur la fréquence à laquelle les exceptions et exclusions sont appliquées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur l’accès à l’information

Exceptions

La Loi sur l'accès à l'information autorise et, dans certains cas, impose que certaines informations relatives aux processus décisionnels internes du gouvernement, de la sécurité nationale, de l'application de la Loi ou des secrets commerciaux soient exemptées et ne soient pas divulguées.

Le tableau suivant (figure 16) décrit les exceptions les plus souvent invoquées au cours des 4 derniers exercices. En raison de la nature du mandat d’Emploi et Développement social Canada (EDSC), la plupart des renseignements sous le contrôle du Ministère contiennent des renseignements personnels sur des personnes et doivent être retenus en vertu des exceptions obligatoires stipulées à l’article 19 (Renseignements personnels), à moins que certaines conditions soient respectées. Bien que l’article 21 (Avis) n’ait pas été l’exception la plus souvent utilisée au cours de l’exercice 2018 à 2019, il a continué de représenter un pourcentage important du total et a été appliqué dans 304 cas.

Figure 16 : Nombre de demandes et pourcentage du total des exceptions
Article 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019
art. 19 – Renseignements personnels 405 (29 %) 501 (23 %) 385 (27 %) 306 (25 %)
art. 16 – Application de la Loi et enquête 193 (14 %) 269 (13 %) 149 (10 %) 160 (13 %)
art. 20 – Renseignements de tiers 170 (12 %) 229 (11 %) 152 (11 %) 164 (13 %)
art. 21 – Avis et recommandations 247 (18 %) 658 (31 %) 362 (25 %) 304 (25 %)
art. 24 – Interdictions fondées sur d’autres lois 170 (12 %) 186 (9 %) 149 (10 %) 84 (7 %)

* Les chiffres ont été arrondis à des fins de lisibilité

Exclusions

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à l’information qui est déjà publique, tel que les documents publiés par le gouvernement (article 68) et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 69), qui exigent une consultation avec le ministère de la Justice. Au cours de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a exclu des documents en vertu de l’article 69 pour 108 demandes.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Exceptions

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) reconnaît que les personnes accordent de la valeur à leur vie privée et à la protection de leurs renseignements personnels. Le gouvernement reconnaît que cette protection s'agit d'un élément essentiel du maintien de la confiance du public à son égard. Bien que la LPRP accorde aux personnes un droit d’accès exécutoire à leurs renseignements personnels, il existe des cas où certaines exemptions spécifiques et limitées peuvent être appliquées.

En raison de la nature du mandat d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) et de ses fonds de renseignements personnels, l’exception en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels appliquée le plus fréquemment est l’article 26, qui protège les renseignements personnels au sujet d’une autre personne, tel qu’elle est définie à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette exception a été invoquée dans 8 082 cas de demandes traitées au cours de l’exercice 2018 à 2019. Ceci représente une hausse de 2 184 cas par rapport à l’exercice financier antérieur.

Figure 17 : Nombre de demandes et pourcentage du total des exceptions
Article 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019
art. 22 - Application de la Loi et enquête 24 (0,4 %) 47 (0,8 %) 101 (1,7 %) 61 (0,7 %)
art. 26 – Renseignements concernant un autre individu 5 664 (97,9 %) 5 977 (97,7 %) 5 898 (96,7 %) 8 082 (98,1 %)
art. 27 – Secret professionnel des avocats 88 (1,5 %) 91 (1,5 %) 81 (1,3 %) 72 (0,9 %)

Exclusions

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet d’exclure certains types de renseignements, tels que les documents qui sont déjà accessibles au public (article 69) et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 70). Au cours de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) n’a exclu aucun document pour les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

Loi sur l’accès à l’information

Lors de l’exercice 2018 à 2019, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a reçu 222 demandes de consultation externe, qui provenaient d’autres institutions fédérales et organismes, et a requis l’examen de 15 299 pages supplémentaires. Cela représente une légère augmentation par rapport aux deux exercices précédents, au cours desquels EDSC a reçu 220 demandes de consultations externes et examiné 11 567 pages supplémentaires.

Le Ministère a pu clore 223 demandes de consultationNote de bas de page 7, dont 141 (63 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours. Près des trois quarts de ces dossiers (163) ont donné lieu à une recommandation de divulgation complète et 44 (20 %), une recommandation de divulgation partielle.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Emploi et Développement social Canada (EDSC) a reçu 38 demandes de consultation externe au cours de l’exercice 2018 à 2019, qui provenaient d’institutions fédérales et d’autres organismes, nécessitant un examen supplémentaire de 1 549 pages. Cela représente une diminution par rapport à l’exercice précédent, au cours duquel EDSC a examiné 5 355 pages.

Le Ministère a pu clore 36 demandes de consultation qui ont toutes été traitées dans un délai de 30 jours. De ces 36 demandes de consultation, 5 (14 %) demandes de consultation ont entraîné une recommandation de divulguer la totalité des documents, et 31 (86 %) que l’institution ou l’organisme les divulgue en partie.

Figure 18 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

Loi sur l’accès à l’information
Consultations 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019
Demandes de consultations reçues sous la Loi sur l’accès à l’information 163 185 220 222
Pages additionnelles revues sous la Loi sur l’accès à l’information 5 357 7 301 7 908 15 564
Demandes fermées de consultation sous la Loi sur l’accès à l’information 170 171 210 223
Demandes fermées dans les 30 jours pour les consultations sous la Loi sur l’accès à l’information 115 116 124 141
Loi sur la protection des renseignements personnels
Consultations 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019
Demandes de consultations reçues sous la Loi sur la protection des renseignements personnels 25 8 35 38
Pages additionnelles revues sous la Loi sur la protection des renseignements personnels 2 640 132 5 355 1 549
Demandes fermées de consultation sous la Loi sur la protection des renseignements personnels 23 8 34 36
Demandes fermées dans les 30 jours pour les consultations sous la Loi sur la protection des renseignements personnels 20 7 29 36

Demandes de correction des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne a le droit de demander la correction de renseignements personnels erronés la concernant, qui sont conservés par une institution fédérale, à condition que la personne puisse adéquatement justifier sa demande. Emploi et Développement social Canada (EDSC) a accepté une demande de correction des renseignements personnels de l’exercice 2018 à 2019.

Rapport sur les frais imposés au titre de l’accès à l’information, conformément à la Loi sur les frais de service

En 2017, le gouvernement du Canada a adopté la Loi sur les frais de service, qui remplaça la Loi sur les frais d’utilisation. Tous les ministères et organismes qui facturent des frais de service sont assujettis à cette Loi, y compris Emploi et Développement social Canada (EDSC).

En vertu de la Loi sur les frais de service, l’autorité compétente doit rendre compte chaque année au Parlement des frais perçus par l’institution. Conforme à la politique du Conseil du trésor, les frais imposés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doivent être déclarés dans le rapport annuel sur l’accès à l’information. Par conséquent, EDSC déclare ces frais dans le présent rapport consolidé.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Renseignements généraux sur les frais

La figure 19 fournit des renseignements sur les frais de traitement des demandes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, notamment :

La figure 20 est un résumé de l’information financière pour tous les frais ainsi qu’une liste des frais relevant du pouvoir du Ministère. Cette liste comprend les montants en dollars des frais existants.

Figure 19: Frais de traitement des demandes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Frais de traitement des demandes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Figure 20 : Information financière (dollars)

*Selon le total des demandes reçues lors de l’exercice 2018 à 2019, moins les remises

7. Plaintes, enquêtes et recours judiciaires

Loi sur l’accès à l’information

Au cours de la période de 2018 à 2019 visée par le présent rapport, le Ministère a été informé par le Commissariat à l’information du Canada (CIC) de 35 plaintes sur l’accès à l’information, ce qui représente 2.5% de toutes les demandes d’accès à l’information reçues par EDSC (1 409). Le Ministère a reçu des conclusions sur 25 plaintes. Aucun recours judiciaire n’a été lancé au cours de la période visée par le présent rapport. Veuillez vous reporter à la figure 21 pour obtenir de plus amples renseignements.

Emploi et Développement social Canada (EDSC) a reçu 2 plaintes en vertu du paragraphe 35(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Ces plaintes portaient sur l’utilisation par le Ministère du paragraphe 10(2) de la Loi, qui permet à une institution de ni confirmer ni nier l’existence d’un dossier en réponse à une demande d’accès. Cette disposition de la Loi vise les situations où la simple confirmation de l’existence ou de la non-existence d’un document révélerait des renseignements qui devraient être protégés en vertu de la Loi. Le 31 mars 2019, une décision du Commissariat à l’information était toujours en attente; les conclusions de ces enquêtes seront donc communiquées au cours l’exercice 2019 à 2020.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période de 2018 à 2019 visée par le présent rapport, le Ministère a été informé par le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) du Canada de neuf plaintes sur la protection des renseignements personnels. Par rapport aux centaines de millions de transactions effectuées par Emploi et Développement social Canada (EDSC) au cours d'une année, le nombre de plaintes est statistiquement faible. Huit des résultats d’enquête reçus au cours de l’exercice 2018 à 2019 ont été jugés fondés, mais le CPVP n’a formulé aucune recommandation. Aucun recours judiciaire n’a été lancé au cours de la période visée par le présent rapport.

Figure 21 : Plaintes, enquêtes et recours judiciaires, 2018 à 2019
Item Loi sur l’accès à l’information Loi sur la protection des renseignements personnels
Plaintes
Plaintes reçues 35 9

Accès refusé

11 6

Prorogation de délai déraisonnable

5 0

Délais de traitement

11 2

Exceptions appliquées de façon inappropriée

8 0

Collection

S.O. 1

Utilisation et divulgation / Conservation et destruction

S.O. 0
Enquêtes
Conclusions reçues 25 21

Fondées

13 8

Non fondées

3 10

Abandonnées

5 2
Recours judiciaires
Nombre de recours judiciaires 0 0

Note : Le nombre total d’avis de plaintes reçus et le nombre total d’enquêtes ayant donné lieu à des constatations ne seront pas nécessairement les mêmes au cours d’un exercice donné. Les enquêtes pourraient porter sur des plaintes reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée au cours d’un exercice antérieur à la période visée de 2018 à 2019.

8. Vérifications internes

Vérifications relatives à l’accès à l’information

Vérification du processus d’accès à l’information

En 2016, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a entrepris une vérification interne sur l’administration de l’accès à l’information. Bien que la vérification a permis de conclure que la fonction d’accès à l’information d’EDSC est conforme à la Loi sur l’accès à l’information (LAI), on a cerné des possibilités (i) d’améliorer la surveillance, (ii) de répondre rapidement aux interventions et aux pénuries de compétences, (iii) d’améliorer l’intégrité des données et de (iv) combler les lacunes en matière de formation et de modernisation pour accroître la conformité et donner suite plus efficacement aux demandes d’accès à l’information.

Au cours des deux dernières années et demie, la division des Opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP) a donné suite aux trois premières recommandations de la vérification interne, en mobilisant activement la haute direction d’EDSC, en augmentant la capacité d’AIPRP, et en prenant des mesures pour assurer la production de rapports complets et exacts sur le rendement. Au cours de l’exercice 2018 à 2019, l’accent a été mis sur les lacunes en matière de formation et les efforts de modernisation afin d’accroître davantage la conformité et le traitement efficace des demandes d’accès à l’information.

Une formation sur la LAI a été offerte à 27 agents de liaison ministériels et à un certain nombre d’observateurs. Des analystes subalternes d’AIPRP ont également reçu une formation dans le cadre d’un programme de perfectionnement professionnel. Au cours l’exercice 2018 à 2019, plusieurs séances de sensibilisation à la LAI ont également été offertes au personnel d’EDSC (se référer au chapitre 11). OPS AIPRP a profité de ces séances pour informer les participants des nouvelles exigences de publication proactive du projet de loi C-58 – Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence.

Tout au long de l’exercice, OPS AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec le Collège@EDSC afin d’examiner les possibilités de fournir à un plus grand nombre du matériel de formation et d’apprentissage pour aider les employés d’EDSC à mettre en œuvre la LAI (p. ex. reconnaître les documents confidentiels du Cabinet), à respecter les nouvelles exigences de divulgation proactive en mettant l’accent sur la protection et la sauvegarde de la divulgation de renseignements de nature délicate.

À l’avenir, OPS AIPRP travaillera avec ses partenaires ministériels pour mettre au point une proposition d’apprentissage et mettra en œuvre des solutions à court, moyen et long terme (p. ex. apprentissage en ligne) à l’appui des activités en matière d’accès à l’information et de publication proactive. La stratégie d’OPS AIPRP est de chercher des occasions de tirer parti des initiatives ministérielles existantes et de la formation pour sensibiliser davantage les employés sur l’AIPRP.

Ces activités démontrent que les engagements pris à la suite des recommandations de l'audit interne ont été adressés et sont maintenant considérés comme étant complétés.

Vérifications relatives à la protection des renseignements personnels

Dans le cadre de son plan de vérification, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a continué d’aborder la gestion des risques pour la vie privée et la protection des renseignements personnels grâce à des examens ciblés. Au cours de l’exercice 2018 à 2019, la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) a participé aux vérifications suivantes :

Vérification de la gestion et de la mise en œuvre de certaines évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Cette vérification a permis de déterminer la nécessité d’améliorer les contrôles d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de cerner de façon exhaustive et uniforme les risques pour les renseignements personnels, au moyen du processus d’évaluation. Il a également souligné que le Ministère devait assurer le suivi des activités d’atténuation établies dans les évaluations individuelles. La vérification a donné lieu aux 3 recommandations suivantes :

Le chef de la protection des renseignements personnels a accepté les recommandations et a élaboré un plan d’action de la direction. La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) collabore avec la Direction générale des services de vérification interne pour mettre en œuvre les recommandations de la vérification interne. On prévoit que la mise en œuvre complète sera réalisée à l’exercice 2019 à 2020.

9. Communication de renseignements dans l’intérêt public

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social a préséance sur la Loi sur la protection des renseignements personnels concernant l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels. Les communications de renseignements d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) dans l’intérêt public ne sont pas réalisées au titre de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, mais en vertu du paragraphe 37(1) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. Ce paragraphe stipule que les renseignements personnels peuvent être divulgués « [...] si le ministre estime que l’intérêt du public à la communication justifierait nettement une éventuelle violation de la vie privée ou que la communication profiterait nettement au particulier visé par les renseignements. » Comme dans le cas des divulgations d’intérêt public en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les divulgations d’intérêt public faites en vertu de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social sont également déclarées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP).

Au cours l’exercice 2018 à 2019, le Ministère a approuvé la divulgation de renseignements personnels dans l’intérêt public dans 261 cas. Le Ministère a traité 228 communications dans l’intérêt public dans les régions, qui comprenaient des personnes menaçant de se faire du mal ou de faire du mal à autrui. En cas de menace imminente pour la sûreté et la sécurité des personnes, les employés régionaux ont le pouvoir délégué d’effectuer les divulgations. Étant donné l’urgence de ces situations, le CPVP est informé après la divulgation.

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) a approuvé la divulgation de renseignements personnels dans 33 cas supplémentaires. De ces 33 cas, le CPVP a été informé avant la divulgation dans 24 cas (oralement et avec une lettre de suivi, ou par courrier seulement), et par courrier après la divulgation dans 9 cas.

Figure 22 : Motif de la divulgation
Motif de la divulgation Nombre de divulgations
Divulgations faites par les Régions 288
Divulgations faites par l’Administration Centrale

Enquêtes sur les homocides

3

Retrouver un individu/membres de famille

7

Fraude/cas soupçonnés de maltraitance des personnes âgées

5

Violence/menace d’utiliser la violence/menace de bombe/vandalisme

1

Retrouver une personne disparue

13

Menace de suicide/automutilation/s’assurer du bien-être d’un individu et de sa sécurité

2

Autres

2
Sous-total 33
Total 261

10. Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée se définit comme la collecte, l’usage, la divulgation, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels. D’après le Secrétariat du Conseil du Trésor, « une atteinte substantielle à la vie privée présente le risque d’impact le plus élevé et est définie ainsi : elle concerne des renseignements personnels sensibles; et on peut raisonnablement penser qu’elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou implique un nombre élevé de personnes touchées ».

Compte tenu de l’ampleur et de la portée du mandat d’Emploi et Développement social Canada (EDSC), le Ministère détient l’un des fonds de renseignements personnels les plus importants du gouvernement fédéral. Pour certains programmes d’EDSC, des renseignements personnels détaillés et souvent de nature délicate sont nécessaires pour déterminer l’admissibilité à un programme ou pour recevoir des prestations et des services. Les renseignements personnels sont traités par un grand nombre d’employés, qui fournissent des services dans l’ensemble du pays au moyen des nombreux systèmes de TI et bases de données d’EDSC. De plus, les renseignements personnels détenus par le Ministère sont recherchés par un grand nombre de partenaires et d’intervenants à de nombreuses fins, et leur sont communiqués, y compris pour la prestation de leurs programmes, la détermination de l’admissibilité à des programmes fédéraux et provinciaux et à des avantages, l’authentification de personnes, la gestion de l’identité, la recherche et la statistique, les opérations d’intégrité, la gestion du rendement et les procédures judiciaires. En bref, l’ampleur et la complexité des responsabilités en matière de gestion des renseignements personnels d’EDSC sont considérables, et sont caractérisées par des millions de transactions chaque année, qui comportent des renseignements personnels.

Au cours l’exercice 2018 à 2019, on a compté 74 atteintes substantielles, ce qui représente une diminution de 42 % comparativement aux 128 atteintes lors de l’exercice 2017 à 2018 (se référer la figure 23). Ces atteintes étaient le résultat de processus opérationnels, comme la perte de renseignements en transit dans le système postal. Comparativement aux centaines de millions de transactions effectuées par EDSC au cours d’une année, le taux d’incidents est statistiquement très faible.

Au cours des trois dernières années, du temps et des ressources supplémentaires ont été investis afin de favoriser une organisation soucieuse à la protection des renseignements personnels, par des activités formelles de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels. Le Ministère continue d’explorer les moyens de réduire le nombre d’atteintes à la vie privée. À titre d’exemple, au cours de l’exercice 2018 à 2019, le Programme canadien de prêts aux étudiants a mis en œuvre un modèle de livraison électronique pour son entente maîtresse sur l’aide financière aux étudiants, ce qui a donné lieu à des fonctions améliorées de libre-service pour les étudiants à temps plein. Au cours de la première phase des améliorations, il a été possible d’effectuer la vérification de l’identité ainsi que la signature et la présentation de documents en ligne. Cela a éliminé la nécessité d’envoyer des documents papier par la poste, ce qui a considérablement réduit le risque de documents mal acheminés et perdus. Ce facteur a eu la plus grande influence sur la réduction des atteintes substantielles à la vie privée lors de l’exercice 2018 à 2019.

Figure 23 : Atteintes substantielles
Nombre d’atteintes substantielles Sommaire et nature de l’information compromise Stratégies de communication et de notification Mesures prises en réponse aux atteintes
54 Des documents contenant des renseignements personnels sur des clients ont été perdus ou volés. Dans la mesure du possible, les personnes touchées ont été avisées par la poste ou par téléphone qu’une atteinte est survenue.
  • On a demandé aux personnes de soumettre leur demande de nouveau et, dans quelques cas, les coûts reliés aux nouveaux documents, photos et au courrier ont été remboursés.
  • Conformément aux procédures habituelles, les passeports ont été annulés et de nouveaux passeports ont été délivrés sans frais.
  • On a pris des mesures correctives à l’interne, notamment pour rappeler aux employés l’importance de protéger les renseignements personnels et les procédures d’envoi postal.
  • Des recherches approfondies ont été effectuées pour retrouver les documents manquants.
20 Des renseignements personnels (certains accompagnés de documents à l’appui) ont été communiqués de façon incorrecte aux mauvaises personnes, à des tiers. Des lettres personnelles ont été envoyées aux personnes concernées pour les informer de l’atteinte.
  • Il y a eu des discussions avec les agents au sujet des procédures et des mesures de protection appropriées au besoin.
  • On a rappelé l’importance et la nature délicate du traitement des renseignements personnels.
  • On a rappelé les exigences en matière de sécurité applicables à l’envoi ou au transport de renseignements personnels.
  • Des changements et des modifications ont été mis en place.
Total de 74 atteintes substantielles

11. Activités de formation et de sensibilisation

Formation sur la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information

Emploi et Développement social Canada (EDSC) a une stratégie de formation en ligne complète et obligatoire pour renforcer les connaissances et accroître la sensibilisation au sujet de la gestion de l’information, et dont la gestion et la protection des renseignements personnels constituent un élément clé. Dans le cadre de l’engagement du Ministère à maintenir la sécurité de ses systèmes et à protéger les renseignements personnels de ses clients et collègues, tous les employés d’EDSC doivent maintenir une certification valide de gérance de l’information et comportements en milieu de travail. Lancée en 2014 et mise à jour en 2016, la gérance de l’information et comportements en milieu de travail traite de l’accès à l’information, de la gestion de l’information, de la sécurité et des valeurs et de l’éthique, en plus de la gestion des renseignements personnels.

La certification de gérance de l’information et comportements en milieu de travail est valide pendant 2 ans. Il incombe à tous les employés du Ministère de maintenir une certification valide. En tout, 2 391 employés (y compris les étudiants, les employés occasionnels et ceux embauchés pour une période déterminée et indéterminée) avaient réussi la formation à la fin de l’exercice 2018 à 2019. Des 21 568 employés inscrits dans le système de formation en ligne d’EDSC, 19 084 (88,5 %) ont maintenu leur certification à la fin de l’exercice, ce qui constitue une augmentation de 4 % par rapport à l’exercice 2017 à 2018. EDSC fera un suivi auprès des autres employés au sujet de l’obtention de leur certification.

Par ailleurs, depuis l’exercice 2014 à 2015, 12 265 employés ont suivi la formation en ligne, intitulée Protection des renseignements personnels et accès à l’information : c’est l’affaire de tous, dont 3 152 lors de l’exercice visé par le présent rapport.

En plus de la formation en ligne et de la certification, EDSC a entrepris un certain nombre de séances de formation en personne et par WebEx ainsi que des activités. Depuis l’exercice 2014 à 2015, le Ministère a proposé 214 séances en personne à 6 148 employés. Au cours de l’exercice 2018 à 2019, EDSC a proposé 29 séances en personne à 817 employés.

Figure 24 : Séances de formation en ligne sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels – employés formés par exercice
Description textuelle du graphique 24
Année Gestion de l’information et comportements efficaces en milieu de travail La protection des renseignements personnels et l’accès à l’information : c’est l’affaire de tous
2015 à 2016 1 678 1 742
2016 à 2017 2 251 2 364
2017 à 2018 20 613 3 651
2018 à 2019 2 391 3 152
Figure 25 : Séances de formation en personne sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels – employés formés par exercice
Description textuelle du graphique 25
Année Nombre de séances de formation Nombre d’employés formés
2015 à 2016 48 1 131
2016 à 2017 59 963
2017 à 2018 35 1 467
2018 à 2019 29 817

Sensibilisation à l’accès à l’information

Comme il a été mentionné précédemment, la formation était une priorité pour la Division des Opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP) au cours de l’exercice 2018 à 2019. En ce qui concerne la formation à l’intention des fonctionnaires ne faisant pas partie de la Loi sur l’accès à l’information, 15 séances de formation ont eu lieu dans la région de la capitale nationale pour 199 participants, tandis que 3 autres séances ont eu lieu dans les régions, attirant 45 participants. OPS AIPRP travaille à améliorer sa capacité à offrir des séances de formation, dans le but d’augmenter le nombre de séances au cours de l’exercice 2019 à 2020. Elle a également collaboré avec des directions générales et des régions au sein d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) (p. ex. en présentant des exposés aux cadres supérieurs) pour les sensibiliser au sujet des modifications à la Loi sur l’accès à l’information et ses répercussions sur la divulgation proactive et les activités liées à l’accès à l’information du Ministère.

Sensibilisation à la protection des renseignements personnels

Tout au long de l’exercice 2018 à 2019, le Ministère a continué à promouvoir auprès des employés des renseignements et des conseils pratiques, faciles à comprendre et facilement accessibles sur la protection des renseignements personnels afin de renforcer l’application de pratiques adaptées de protection des renseignements personnels. Cela comprenait l’organisation de divers événements informatifs portant sur la protection des renseignements personnels, tels que la Semaine de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels en mai 2018, la Journée de la protection des données en janvier 2019, et une série de conférences en connaissances spécialisées. Au cours de la semaine de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels, des kiosques d’information ont été installés et dotés, et des centaines de dépliants et brochures d’information, élaborés par le Ministère et le Commissariat à la protection des renseignements personnels, ont été distribués au personnel d’EDSC.

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels a également élaboré et mis en place un outil de vérification simplifié de la protection des renseignements personnels afin d’évaluer le degré de mobilisation des renseignements personnels nécessaire pour une initiative donnée. Il est utilisé au cours de la phase initiale de conception, et souvent dans le cadre du mémoire au Cabinet et des processus d’élaboration des présentations au Conseil du Trésor. L’utilisation de cet outil a donné lieu à la mobilisation précoce de la Division auprès des directions du Ministère, pour faire la promotion de discussions utiles sur les répercussions de la protection des renseignements personnels d’une initiative et leur meilleure compréhension.

12. Prochaines étapes

En ce qui concerne la gestion de la fonction d’accès à l’information, Emploi et Développement social Canada (EDSC) reconnaît l’importance des investissements faits lors des exercices précédents; particulièrement en matière de renforcement des capacités, ce qui inclut : le recrutement et le perfectionnement des compétences. Au cours de l’exercice 2019 à 2020, EDSC poursuivra ses stratégies de formation pour mieux connaître les exigences de la Loi sur l’accès à l’information à l’échelle du Ministère et exploiter la technologie, les systèmes et les outils pour continuer d’améliorer les délais de traitement des demandes d’accès à l’information. La Division des Opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels poursuivra également son travail avec les directions générales et les régions d’EDSC pour les sensibiliser et assurer le respect des nouvelles exigences de publication du projet de loi C-58 – Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence.

En ce qui concerne les priorités en matière de gestion des renseignements personnels, EDSC continuera au cours de l’exercice 2019 à 2020 d’appuyer les activités actuelles de refonte des lois et des politiques sur la protection des renseignements personnels, poursuivra la mise en œuvre des changements découlant de l’examen de la gouvernance de la protection des renseignements personnels au Ministère, travaillera à la réalisation de la vision des services de gestion de la protection des renseignements personnels et appuiera activement les activités de transformation des services.

Annexe A : Ordonnances de délégation de pouvoirs Loi et Règlement sur l’accès à l’information : Délégation de pouvoirs, Emploi et Développement social Canada

Ordonnance de délégation de pouvoirs – Emploi et du Développement social

En vertu de l'article 11 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, le ministre de l'Emploi et du Développement social délègue, par les présentes, aux personnes, cadres ou employés qui occupent les postes mentionnés en annexe au ministère de l'Emploi et du Développement social Canada, ou aux personnes, cadres ou employés occupant ces postes à titre intérimaire, les attributions du ministre ou du responsable de l'institution, comme il est indiqué en annexe.

Signée en date du 22 juin 2017 par l'honorable Jean-Yves Duclos, Ministre de l'Emploi et du Développement social

Loi sur l’accès à l’information
Description Article Pouvoir délégué
Responsable de l’institution fédérale 4 (2,1)
  • Sous-ministre, Emploi et Développement social Canada (EDSC)
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Chef d’équipe, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Analyste de l’AIPRP, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Conseiller en droits du public, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Agent de programme de l'AIPRP, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Analyste subalterne, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Notification 7 a)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Communication du document 7 b)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Transmission de la demande à une autre institution fédérale 8 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Chef d’équipe, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Prorogation du délai 9
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Chef d’équipe, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Supplément 11 (2)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Versement de frais pour document informatisé 11 (3)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Acompte 11 (4)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Avis 11 (5)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Dispense ou remboursement de frais 11 (6)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Version de la communication 12 (2)b)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Chef d’équipe, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Communication sur support de substitution   12 (3)b)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Chef d’équipe, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication de renseignements obtenus à titre confidentiel 13
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – affaires fédéro-provinciales 14
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – affaires internationales et défense   15
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – enquêtes   16
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles 16,5
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – sécurité des individus 17
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – intérêts économiques du Canada 18
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – Intérêts économiques de la Société canadienne des postes, d’Exportation et développement Canada, de l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public et de VIA Rail Canada Inc. 18,1
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – renseignements personnels 19
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – renseignements de tiers 20
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – activités du gouvernement 21
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – examens et vérifications 22
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – documents de travail se rapportant à la vérification et rapports préliminaires d’une vérification interne 22,1
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – secret professionnel 23
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Refuser la communication des renseignements – interdictions fondées sur d’autres lois 24
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Prélèvements 25
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Publication 26
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Avis aux tiers 27 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Chef d’équipe, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Avis aux tiers – prorogation de délai 27 (4)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Chef d’équipe, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Avis aux tiers – avis de décision 28 (1)b)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Avis aux tiers – observations écrites 28 (2)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
Avis aux tiers – communication du document 28 (4)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Recommandation du Commissaire à l’information visant la communication du document 29 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Avis au commissaire à l’information de la participation d’un tiers 33
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Droit de présenter des observations 35 (2)b)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Communication accordée au plaignant 37 (4)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Avis au tiers (recours devant la Cour fédérale) 43 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
Avis à la personne qui a fait la demande (recours devant la Cour fédérale exercé par le tiers) 44 (2)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
Règles spéciales concernant les auditions 52 (2)b)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
Présentation d’arguments en l’absence d’une partie (Cour fédérale) 52 (3)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
Installations pour consulter les manuels 71 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
Rapports annuels au Parlement 72
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
Règlement sur l’accès à l’information
Description Article Pouvoir délégué
Transmission de la demande 6 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
  • Chef d’équipe, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Frais liés à la recherche et à la préparation   7 (2)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Frais liés à la production et aux programmes 7 (3)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Accès aux documents 8
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP
Restrictions applicables au support 8,1
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire général
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l’AIPRP

Loi et Règlement sur la protection des renseignements personnels : Délégation de pouvoirs, Emploi et Développement social Canada

Ordonnance de délégation de pouvoirs – Emploi et du Développement social

En vertu de l'article 11 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, le ministre de l'Emploi et du Développement social délègue, par les présentes, aux personnes, cadres ou employés qui occupent les postes mentionnés en annexe au ministère de l'Emploi et du Développement social Canada, ou aux personnes, cadres ou employés occupant ces postes à titre intérimaire, les attributions du ministre ou du responsable de l'institution, comme il est indiqué en annexe.

Signée en date du 22 juin 2017 par l'honorable Jean-Yves Duclos, Ministre de l'Emploi et du Développement social

Loi sur la protection des renseignements personnels
Description Article Pouvoir délégué
Conservation d’une copie des demandes reçues et d’une mention des renseignements communiqués aux organismes d’enquête en ayant fait la demande aux termes de l’alinéa 8 (2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels 8 (4)
  • Sous-ministre, Emploi et Développement social Canada (EDSC)
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Gestion d’incidents liés à l’AIPRP et divulgations aux termes de la loi, Opérations à l’AIPRP, AC
Conservation des relevés des cas d’usage de renseignements personnels 9 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Gestion de la protection des renseignements personnels
Aviser le commissaire à la protection de la vie privée de tous les nouveaux cas compatibles d’usage de renseignements personnels et veiller à ce que ces cas soient recensés dans le prochain relevé des cas compatibles d’usage compris dans le répertoire 9 (4)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Gestion de la protection des renseignements personnels, AC
Verser les renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels 10
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Gestion de la protection des renseignements personnels, AC
Répondre aux demandes de communication dans les 30 jours suivant leur réception puis aviser par écrit. Communiquer les renseignements advenant une réponse positive 14
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Prorogation du délai prévu de 30 jours pour répondre à une demande de renseignements personnels 15
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Décision de faire traduire ou non une réponse à une demande de renseignements personnels vers l’une des deux langues officielles 17 (2)b)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Décision de transférer ou non les renseignements personnels sur un support de substitution 17 (3)b)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Décision de refuser la communication des renseignements personnels contenus dans des fichiers inconsultables 18 (2)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
Décision de refuser la communication des renseignements personnels qui ont été obtenus à titre confidentiel des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes; des organisations internationales d’États ou de leurs organismes; des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes; des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes; du conseil, au sens de l’Accord d’autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank mis en vigueur par la Loi sur l’autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank et du conseil de la première nation participante selon la Loi sur la compétence des premières nations en matière d’éducation en Colombie-Britannique 19 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Pouvoir de communiquer les renseignements personnels visés au paragraphe 19(1) si le gouvernement, l’organisation ou l’institution décrit dans ce paragraphe consent à la communication ou rend les renseignements publics 19 (2)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires fédéro-provinciales 20
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
Refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense du Canada ou d’États alliés 21
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal et chef de l'exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
Refuser la communication de renseignements personnels préparés par un organisme d’enquête, de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire aux activités destinées à faire respecter une loi, ou de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des établissements pénitentiaires 22
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Refuser de divulguer des renseignements personnels préparés pour la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles 22,3
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
Refuser de divulguer des renseignements personnels préparés par un organisme d’enquête lors des enquêtes de sécurité 23
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Refuser à un individu de lui communiquer des renseignements personnels qui ont été recueillis par le Service correctionnel du Canada ou la Commission des libérations conditionnelles du Canada pendant qu’il était sous le coup d’une condamnation si les conditions énoncées dans l’article sont respectées 24
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Refuser de communiquer des renseignements personnels qui risqueraient de nuire à la sécurité des individus 25
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
Refuser de communiquer des renseignements personnels qui portent sur un autre individu et refuser obligatoirement la communication des renseignements dans les cas où elle est interdite aux termes de l’article 8 26
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Refuser de communiquer des renseignements personnels qui sont protégés par le secret professionnel 27
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Consultant régional (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Refuser la communication de renseignements personnels portant sur l’état physique ou mental de l’individu, dans les cas où la prise de connaissance par l’individu concerné de ces renseignements desservirait celui-ci 28
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Recevoir un avis d’enquête du commissaire à la protection de la vie privée 31
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
Avoir droit de présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête 33 (2)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Directeur, Gestion de la protection des renseignements personnels, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Recevoir du commissaire à la protection de la vie privée un rapport des conclusions de son enquête et signaler les mesures prises 35 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Communication de renseignements personnels supplémentaires à un plaignant après la réception d’un avis aux termes de l’alinéa 35 (1)(b) 35 (4)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseillers régionaux, AIPRP
  • Agents de l’AIPRP (AIPRP des régions)
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée concernant son enquête sur le contenu du fichier inconsultable 36 (3)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Directeur, Gestion de la protection des renseignements personnels, AC
Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée concernant son enquête sur la conformité 37 (3)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Unité de traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Directeur, Gestion de la protection des renseignements personnels, AC
Demander qu’une audience commencée conformément à certaines dispositions de la Loi soit tenue dans la région de la capitale nationale 51 (2)b)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
Demander et recevoir le droit de présenter des observations au cours des audiences tenues conformément à l’article 51 51 (3)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
Préparer les rapports annuels à l’intention du Parlement 72 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Directeur, Gestion de la protection des renseignements personnels
Règlement sur la protection des renseignements personnels
Description Article Pouvoir délégué
Autorisation de consulter des documents (salle de lecture) 9
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseiller régional, AIPRP
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Avis de corrections 11 (2)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseiller régional, AIPRP
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Correction refusée, mention du dossier 11 (4)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseiller régional, AIPRP
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Divulgation de renseignements personnels à un praticien médical ou à un psychologue 13 (1)
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseiller régional, AIPRP
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
Divulgation de renseignements personnels en présence d’un praticien médical ou d’un psychologue 14
  • Sous-ministre, EDSC
  • Sous-ministre, Travail
  • Sous-ministre délégué principal, EDSC, et chef de l’exploitation pour Service Canada
  • Sous-ministre délégué, EDSC
  • Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
  • Directeur, Opérations à l’AIPRP, AC
  • Gestionnaire, Traitement des demandes d’AIPRP, Opérations à l’AIPRP AC
  • Chefs d’équipe, AC
  • Gestionnaire de service (AIPRP des régions)
  • Chefs d’équipe (AIPRP des régions)
  • Conseiller régional, AIPRP
  • Consultant régional en expertise opérationnelle (AIPRP QC)
  • Consultant principal (AIPRP QC)
  • Consultant principal en expertise opérationnelle (AIPRP QC)

Annexe B : Sommaire des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée réalisées

Au cours du dernier exercice, EDSC a effectué cinq EFVP, dont les résumés figurent dans les paragraphes suivants. Ces renseignements ont également été affichés sur le site Web du Ministère à l’adresse suivante : https://www.canada.ca/fr/emploi-developpement-social/ministere/transparence/aai/rapports/rrp.html.

Rôle de Service Canada dans les enquêtes du Programme des travailleurs étrangers temporaires et du Programme de mobilité internationale

Le Programme des travailleurs étrangers temporaires aide les employeurs à combler leurs graves pénuries de main-d’œuvre de façon temporaire et limitée lorsque les Canadiens et les résidents permanents qualifiés ne sont pas disponibles. Il est administré conjointement par EDSC, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada. Le Programme vise à améliorer la capacité du gouvernement du Canada de mener des enquêtes sur l’intégrité pour détecter les cas d’usage abusif et réduire les risques de mauvais traitements envers les travailleurs étrangers. Cette EFVP a été réalisée pour tenir compte de la transition vers un nouveau système de technologie de l’information, ce qui représentait une modification importante aux opérations du programme et modifiait la façon dont les renseignements personnels étaient traités. L’EFVP portait surtout sur les modifications qui devaient être apportées à l’entente actuelle d’échange de renseignements entre EDSC et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, et sur les changements apportés à l’interface du nouveau système de gestion des cas.

Service de consultation pour l’épargne-études

Le gouvernement du Canada encourage les Canadiens à utiliser le régime enregistré d’épargne-études pour épargner en prévision des études postsecondaires d’un enfant. Le Service de références pour l’épargne-études permettra aux parents de l’Ontario qui ont un nouveau-né de consentir à ce qu’un promoteur communique avec eux afin d’en apprendre davantage sur le régime enregistré d’épargne études et, peut-être, entreprendre le processus d’ouverture d’un régime et demander les incitatifs à l’épargne-études. Cette EFVP a été réalisée puisque le Service de références représente une nouvelle collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels. Le Service de référence vise à faciliter l’accès aux incitatifs à l’épargne. L’évaluation portait surtout sur l’échange de renseignements personnels avec la province de l’Ontario et sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Initiative d’échange de données sur les décès à l’étranger

L’initiative d’échange de données sur les décès à l’étranger facilite la suspension et la cessation en temps opportun, par EDSC, des prestations du Régime de pensions du Canada et de la Sécurité de la vieillesse versées aux bénéficiaires qui vivaient à l’extérieur du Canada au moment de leur décès. Cette initiative, menée de concert avec les Pays-Bas, aborde la question des trop-payés, qui peuvent être difficiles à recouvrer auprès de la succession du bénéficiaire décédé ou de son représentant désigné. Cette EFVP a été effectuée pour cerner les risques d’entrave à la vie privée, car les renseignements personnels seront utilisés à des fins administratives. L’EFVP portait sur les autorisations légales de conclure l’entente d’échange de renseignements entre le Ministère et les Pays-Bas, sur la méthode d’échange de renseignements personnels, le couplage des données, et le flux de travail et les processus associés à la mise en œuvre de l’initiative d’échange de données sur les décès à l’étranger. L’évaluation est destinée à servir de base aux futures ententes d’échange de renseignements conclues avec différents partenaires dans le cadre de l’initiative d’échange de données sur les décès à l’étranger. L’EFVP sera modifiée ou mise à jour à mesure que de nouvelles ententes seront négociées.

L’échange de renseignements entre EDSC et le ministère du Développement social et de la Réduction de la pauvreté de la Colombie-Britannique

L’échange de renseignements entre EDSC et le Ministry of Social Development and Poverty Reduction de la Colombie-Britannique permet l’échange de renseignements personnels entre la Colombie-Britannique et EDSC, ce qui permettra d’améliorer l’administration des programmes provinciaux d’aide sociale et de supplément, comme les programmes d’aide au revenu et d’aide aux personnes en situation de handicap et le programme de laissez-passer d’autobus. Cette EFVP a été effectuée, car les renseignements personnels transmis par EDSC seront utilisés par la Colombie-Britannique dans le cadre du processus décisionnel qui aura une incidence directe sur les personnes. Elle a porté surtout sur l’échange de renseignements du Régime de pensions du Canada et de la Sécurité de la vieillesse pour déterminer l’admissibilité aux programmes provinciaux offerts par la Colombie-Britannique. L’EFVP a également examiné les systèmes de technologie de l’information requis pour la mise en correspondance des données et le processus d’échange de renseignements.

Entente d’échange de renseignements entre EDSC et le ministère de la Justice

L’entente d’échange de renseignements conclue entre EDSC et le ministère de la Justice permet à ce dernier de recevoir certains renseignements personnels provenant de deux bases de données supplémentaires d’EDSC. Les renseignements personnels sont partagés pour aider à retrouver certaines personnes qui ne respectent pas les ordonnances alimentaires ou qui enfreignent les droits de garde ou de visite. Cet échange de renseignements a donné lieu à une EFVP, car il représente une modification importante d’une activité existante dans le cadre de laquelle des renseignements personnels sont utilisés ou doivent être utilisés à des fins administratives. Cette EFVP a porté surtout sur les risques d’entrave à la vie privée qui sont associés à l’échange de renseignements sur les correspondances avec certaines bases de données avec le ministère de la Justice aux fins de l’administration de la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales.

Annexe C : Rapports statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Emploi et Développement social Canada
Période d’établissement de rapport : Du 01-04-2018 au 31-03-2019

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes
Nombre de demandes
Reçues pendant la période de référence 1 409
En suspens à la fin de la période de référence précédente 414
Total 1 823
Fermées pendant la période de référence 1 509
Reportées à la prochaine période de référence 314
1.2 Sources des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 429
Secteur universitaire 26
Secteur commercial (secteur privé) 332
Organisme 140
Public 350
Refus de s’identifier 132
Total 1 409
1.3 Demandes informelles
Délai de traitement
1 à
15 jours
16 à
30 jours
31 à
60 jours
61 à
120 jours
121 à
180 jours
181 à
365 jours
Plus de
365
jours
Total
131 114 421 115 6 4 3 794

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition
Délai de traitement
Disposition
1 à
15 jours
16 à
30 jours
31 à
60 jours
61 à
120 jours
121 à
180 jours
181 à
365 jours
Plus de
365
jours
Total
Communication totale 51 246 106 48 14 8 1 474
Communication partielle 26 182 92 119 94 60 34 607
Exception totale 0 2 2 4 3 0 0 11
Exclusion totale 0 1 1 1 2 1 0 6
Aucun document n’existe 70 73 24 1 0 1 0 169
Demande transmise 12 2 0 0 0 1 0 15
Demande abandonnée 179 21 7 2 2 7 8 226
Demande ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 339 527 232 175 115 78 43 1 509
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1)(a) 3
13(1)(b) 2
13(1)(c) 7
13(1)(d) 1
13(1)(e) 0
14 46
14(a) 0
14(b) 0
15(1) 22
15(1) - I.A.* 23
15(1) - Def.* 23
15(1) -S.A.* 0
16(1)(a)(i) 0
16(1)(a)(ii) 0
16(1)(a)(iii) 0
16(1)(b) 4
16(1)(c) 19
6(1)(d) 1
16(2) 128
16(2)(a) 0
16(2)(b) 0
16(2)(c) 8
16(3) 0
16.1(1)(a) 0
16.1(1)(b) 0
16.1(1)(c) 0
16.1(1)(d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1)(a) 0
16.4(1)(b) 0
16.5 0
17 3
18(a) 2
18(b) 7
18(c) 0
18(d) 1
18.1(1)(a) 0
18.1(1)(b) 0
18.1(1)(c) 0
18.1(1)(d) 0
19(1) 306
20(1)(a) 0
20(1)(b) 90
20(1)(b.1) 0
20(1)(c) 68
20(1)(d) 6
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1)(a) 138
21(1)(b) 150
21(1)(c) 14
21(1)(d) 2
22 5
22.1(1) 5
23 46
24(1) 84
26 5
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68(a) 0
68(b) 0
68(c) 0
68.1 0
68.2(a) 0
68.2(b) 0
69(1) 0
69(1)(a) 3
69(1)(b) 0
69(1)(c) 0
69(1)(d) 3
69(1)(e) 2
69(1)(f) 0
69(1)(g) re (a) 53
69(1)(g) re (b) 0
69(1)(g) re (c) 22
69(1)(g) re (d) 11
69(1)(g) re (e) 1
69(1)(g) re (f) 16
69.1(1) 0
2.4 Support des documents communiqués
Répartition Papier Électronique Autres formats
Communication totale 440 340 0
Communication partielle 397 208 2
Total 837 242 2

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition prise à
l’égard de la demande
Nombre de pages traitées Nombre de pages
communiquées
Nombre de demandes
Communication totale 17 631 16 922 474
Communication partielle 95 186 73 234 607
Exception totale 352 0 11
Exclusion totale 533 0 6
Demande abandonnée 5 116 3 959 226
Demande ni confirmée ni
infirmée
0 0 1
Total 118 818 94 115 1 325
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition
prise à l’égard
de la demande
Moins de
100 pages traitées
De 101 à
500 pages traitées
De 501 à
1 000 pages
traitées
De 1 001 à
5 000 pages
traitées
Plus de
5 000 pages
traitées
Nombre de
demandes
Pages
Communi-
quées
Nombre de
demandes
Pages
Communi-
quées
Nombre de
demandes
Pages
Communi-
quées
Nombre de
demandes
Pages
Commun-quées
Nombre de
demandes
Pages
Communi-quées
Communication totale 450 467 5 19 3 147 2 1 232 3 7 076 0 0
Communication partielle 450 12 314 110 22 566 28 15 605 18 22 531 1 218
Exception totale 10 0 1 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 5 0 1 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 222 128 2 376 1 698 1 2 757 0 0
Demande ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 138 17 909 133 26 089 31 17 535 22 32 364 1 218
2.5.3 Autres complexités
Disposition prise à l’égard de la demande Consultation
requise
Estimation des frais Demande
d’avis juridique
Autres Total
Communication totale 68 0 1 0 69
Communication partielle 220 0 1 0 221
Exception totale 4 0 0 0 4
Exclusion totale 4 0 0 0 4
Demande abandonnée 9 0 0 0 9
Demande ni confirmée ni
infirmée
0 0 0 0 0
Total 305 0 2 0 307

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motif du non-respect du délai prévu par la loi
Nombre de demandes fermées en
retard
Raison principale
Charge de
travail
Consultation
externe
Consultation
interne
Autres
204 91 38 4 71
2.6.2 Nombre de jours en retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en
retard où le délai n’a pas été prorogé
Nombre de demandes
en retard où le délai a
été prorogé
Total
1 à 15 jours 24 14 38
16 à 30 jours 7 17 24
31 à 60 jours 5 20 25
61 à 120 jours 5 27 32
121  à 180 jours 14 12 26
181 à 365 jours 9 24 33
Plus de 365 jours 3 23 26
Total 67 137 204
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
Anglais au français 0 0 0
Français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 : Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition prise à l’égard des demandes
Disposition prise à l’égard des demandes nécessitant une prorogation 9(1)(a)
Entrave au
fonctionnement
9(1)(b)
Consultation
9(1)c)
Article 69 Autres Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 10 0 84 5
Communication partielle 90 4 238 30
Exception totale 90 4 238 30
Exclusion totale 1 1 4 0
Demande ni confirmée ni
infirmée
0 0 1 0
Demande abandonnée 13 0 15 3
Total 114 5 351 38
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au
fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)(c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
De 30 jours ou moins 65 0 54 0
De 31 à 60 jours 25 0 45 32
De 61 à 120 jours 16 5 234 5
De 121 à 180 jours 6 0 18 1
De 181 à 365 jours 2 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 114 5 351 38
Partie 4 : Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 1 072 5 360 $ 337 1 685 $
Recherche 0 0 $ 0 0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 1 072 5 360 $ 337 1 685 $

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 216 1 548 6 16
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 24 555 2 23
Total 240 16 103 8 39
Fermées pendant la période d'établissement de rapport         219 15 277 4 22
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport         21 826 4 17
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 52 64 31 11 1 0 0 159
Communication partielle 1 10 19 11 2 1 0 44
Exception totale    0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale      0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 1 0 0 0 0 1
Autre 8 3 4 2 0 0 0 15
Total 61 77 55 22 3 1 0 219
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 3 1 0 0 0 0 4
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 3 1 0 0 0 0 4

Partie 6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des Services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées
1 à 15 1 22 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 1 24 1 140 0 0 0 0 0 0
31 à 60 26 574 1 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 25 787 1 327 0 0 0 0 0 0
121 à 180 7 182 1 171 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 60 1 589 4 638 0 0 0 0 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 3 73 1 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 73 1 0 0 0 0 0 0 0
Partie 7 : Plaintes et enquêtes
Section 32 Section 35 Section 37 Total
35 59 25 119
Partie 8 : Action judiciaire
Section 41 Section 42 Section 44 Total
0 0 0 0

Partie 9 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 393 730 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 128 135 $
Contrats de services professionnels          123 764 $
Autres 4 371 $
Total 1 521 865 $
9.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 17,68
Employés à temps partiel et occasionnels 0,48
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 1,04
Étudiants 0,28
Total 19,48

Nouvelle exigence de déclaration

Loi sur l’accès à l’information
Article Nombre de demandes
16.31 Enquête en vertu de la Loi électorale 0
16.6 Comité de la sécurité nationale et du renseignement 0
23.1 Brevet ou privilège de marque de commerce 0

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Emploi et Développement social Canada
Période d’établissement de rapport : Du 01-04-2018 au 31-03-2019

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Détails Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 12 678
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 409
Total 13 087
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 12 260
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 827

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1  à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 261 585 20 5 0 1 0 872
Communication partielle 3 581 5 551 337 39 5 4 0 9 517
Exception totale 3 4 1 0 0 0 0 8
Exclusion totale 3 2 0 0 0 0 0 5
Aucun document n’existe 1 429 212 5 3 0 0 0 208
Demande abandonnée 152 49 7 0 0 0 0 208
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 1 0 0 1
Total 5 429 6 403 370 47 6 5 0 12 260
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1) a)(i) 1 23 a) 0
19(1) (a) 0 22(1) a)(ii) 2 23 b) 0
19(1) (b) 0 22(1) a)(iii) 0 24 a) 0
19(1) (c) 0 22(1) b) 57 24 b) 0
19(1) (d) 0 22(1) c) 0 25 1
19(1) (e) 8 22(2) 0 26 8 082
19(1) (f) 8 22.1 3 27 72
20 0 22.2 0 28 4
21 0 22.3 1 -
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1) a) 0 70(1) 0 70(1) d) 0
69(1) b) 0 70(1) a) 0 70(1) e) 0
69.1 0 70(1) b) 0 70(1) f) 0
- 70(1) c) 0 70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 719 147 6
Communication partielle 7 751 1 751 15
Total 8 470 1 898 21

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 18 388 16 273 872
Communication partielle 959 204 917 163 9 517
Exception totale 66 0 8
Exclusion totale 0 0 5
Demande abandonnée 1 589 1 236 208
Ni confirmée ni infirmée 0 0 1
Total 979 247 934 672 10 611
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées
Communication totale 831 10 043 40 6 180 1 50 0 0 0 0
Communication partielle 6 506 236 236 2 807 512 453 153 91 226 50 69 801 1 7 447
Exception totale 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 204 637 4 599 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 7 555 246 916 2 851 519 232 154 91 276 50 69 801 1 7 447
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseigne-ments entremêlés Autres Total
Communication totale 1 0 5 0 6
Communication partielle 56 0 463 0 519
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 6 0 1 0 7
Ni confirmée ni infirmée 1 0 0 0 1
Total 64 0 469 0 533

2.6 Présomption de refus

2.6.1 Motif du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
123 106 0 2 15
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 63 26 89
16 à 30 jours 7 4 11
31 à 60 jours 7 4 11
61 à 120 jours 4 6 10
121 à 180 jours 2 0 2
181 à 365 jours 0 3 3
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 82 41 123
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 3 1 4
Total 3 1 4
Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)*
Alinéa 8 (2) e) Alinéa 8 (2) (m) Paragraphe 8 (5) Total
0 0 0 0

* Les divulgations qui seraient autrement effectuées aux termes de ces paragraphes de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont faites en vertu des pouvoirs énoncés à la Partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement socialNote de bas de page 11. Il est possible d’obtenir plus de détails à ce sujet en consultant le rapport à la section 9 : Divulgations d’intérêt public.

Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 4
Demandes de correction acceptées 1
Total 5

Partie 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition prise à l’égard des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15 a)(i)
Entrave au fonctionnement
15 a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 2 0 0 0
Communication partielle 109 0 7 2
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 1 0 1 0
Demande abandonnée 6 0 0 0
Total 118 0 8 2
5.2 Durée des prorogations
Length of Extensions 15 a)(i)
Entrave au fonctionnement
15 a)(ii)
Consultation
15 b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 1 0 0 0
16 à 30 jours 117 0 8 2
Total 118 0 8 2

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 26 1 1097 12 452
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 1 26 0 0
Total 27 1 123 12 452
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 26 1 093 10 186
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1 30 2 266
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 3 2 0 0 0 0 0 5
Communication partielle 16 4 1 1 0 0 0 20
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 20 6 0 0 0 0 0 26
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 6 4 1 0 0 0 0 10
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 6 4 1 0 0 0 0 10

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Number of Days Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 8 : Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
9 23 21 0 53
Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
Nombre d’ÉFVP terminées 5

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 5 693 185 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 160 187 $
Contrats de services professionnels 44 069 $
Autres 116 118 $
Total 5 853 372 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 34,80
Employés à temps partiel et occasionnels 0,41
Employés régionaux 45,46
Experts-conseils et personnel d’agence 0,36
Étudiants 0,28
Total 81,31

Nouvelle exigence de déclaration

Loi sur la protection des renseignements personnels
Article Nombre de demandes
22.4 Comité de la sécurité nationale et du renseignement 0
27.1 Brevet ou privilège de marque de commerce 0
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