Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels - Emploi et Développement social Canada 2019 à 2020

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• Acronyms
• 1. Introduction
• 2. Structure organisationnelle
• 3. Cadre de gestion et gouvernance de la protection des renseignements personnels à EDSC
• 4. Délégation de pouvoirs
• 5. Initiatives et procédures
• 6. Rapports sur le rendement
• 7. Plaintes, enquêtes et recours judiciaires
• 8. Vérifications internes
• 9. Communications de renseignements dans l’intérêt public
• 10. Atteintes substantielles à la vie privée
• 11. Activités de formation et de sensibilisation
• Annexe A : Ordonnances de délégation de pouvoirs
• Annexe B : Sommaire des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui ont été réalisées
• Annexe C : Rapports statistiques

Formats substituts

Les formats en gros caractères, braille, MP3 (audio), texte électronique, et DAISY sont disponibles sur demande en commandant en ligne ou en composant le 1 800 O-Canada (1-800-622-6232). Si vous utilisez un téléscripteur (ATS), composez le 1-800-926-9105.

Acronyms

EDSC

Emploi et Développement social Canada

PCU

Prestation canadienne d’urgence

LMEDS

la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social

OPS AIPRP

Division des opérations de l’accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels

DGPRP

Division de la gestion de la protection des renseignements personnels

EFVP

évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

CIC

Commissariat à l’information du Canada

CPVP

Commissariat à la protection de la vie privée

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

GICMT

Gérance de l’information et comportements en milieu de travail

1. Introduction

Présentation du rapport

L’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels obligent le responsable d’une institution fédérale à déposer au Parlement un rapport annuel sur l’application de chacune de ces lois à la fin de chaque exercice. Emploi et Développement social Canada (EDSC) a le plaisir de remettre au Parlement son rapport annuel intégré sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice financier de 2019 à 2020.

En vertu de la Loi sur les frais de service, l’autorité compétente doit rendre compte chaque année au Parlement des frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements sont déclarés, conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service, à la section 6 du présent rapport.

À propos d’Emploi et Développement social Canada

EDSC, qui comprend le Programme du travail et Service Canada, offre de nombreux programmes et services du gouvernement fédéral. Vu la vaste portée de son mandat, il s’agit d’un des plus grands ministères fédéraux et d’un des plus décentralisés.

Les programmes et services d’EDSC jouent un rôle important dans la vie des Canadiens. Par exemple, le Ministère procure un soutien du revenu aux sans-emploi et un revenu de retraite aux aînés. De plus, durant le dernier mois de l’exercice 2019‑2020, EDSC a été au premier rang dans le cadre des efforts d’atténuation des conséquences sociales et économiques liées à la pandémie de COVID-19 au Canada, comme en témoigne notamment le lancement, en mars 2020, des travaux de création de la Prestation canadienne d’urgence (PCU) et de l’aide ciblée aux étudiants et aux aînés, entre autres.

Le Programme du travail contribue au bien-être socioéconomique en favorisant la création d’environnements de travail sécuritaires, sains, équitables et inclusifs, ainsi que le maintien de relations de collaboration dans les milieux de travail de compétence fédérale. Le Programme du travail fournit également des services de médiation en matière de relations de travail, veille au respect des conditions de travail minimales, fait la promotion du travail décent et favorise le respect des normes internationales du travail. Comme ce fut le cas ailleurs dans le Ministère, le Programme du travail a réagi avec souplesse face à la pandémie.

L’organe de prestation de services du Ministère, Service Canada, constitue pour les Canadiens un point d’accès unique aux programmes et aux prestations d’EDSC, ainsi qu’à d’autres programmes et services du gouvernement du Canada. Bien que la pandémie du COVID-19 ait eu une incidence directe sur la capacité de Service Canada de fournir des services en personne vers la fin du mois de mars 2020, des services en ligne et par téléphone ont pu continuer d’être assurés aux Canadiens.

À propos de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada un droit d’accès aux dossiers des institutions publiques qui sont assujetties à la Loi^{Note de bas de page 1}. Ce droit fait l’objet d’exceptions et d’exclusions précises et limitées, et est conforme au principe selon lequel l’information du gouvernement devrait être accessible au public. En 2019, le gouvernement du Canada a présenté de nouvelles exigences législatives en application de la Loi, obligeant notamment les ministères à publier de façon proactive les renseignements fréquemment demandés, dans une volonté de transparence et d’ouverture.

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des citoyens canadiens, des résidents permanents et des personnes présentes au Canada en ce qui a trait à leurs renseignements personnels que détient une institution gouvernementale fédérale assujettie à cette loi et leur donne le droit d’accéder à ces renseignements^{Note de bas de page 2}. La Loi sur la protection des renseignements personnels contient des dispositions sur la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation de renseignements personnels par les institutions fédérales.

Dispositions sur les renseignements personnels dans la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social

En plus de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la gestion des renseignements personnels par EDSC est régie par d’autres obligations législatives énoncées dans la loi habilitante du Ministère. Ainsi, la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social (LMEDS) énonce les règles qui s’appliquent aux renseignements personnels que contrôle EDSC. Ces dispositions prévoient les conditions qui régissent :

• la divulgation des renseignements personnels, y compris les renseignements d’intérêt public;
• l’accès aux renseignements contenus dans le Registre d’assurance sociale;
• l’utilisation des renseignements personnels à des fins d’analyse des politiques internes, de recherche et d’évaluation;
• la divulgation des renseignements personnels à des fins de recherche ou d’analyse statistique.

Lorsque le Ministère fournit des services au public au nom d’autres institutions et administrations fédérales ou lorsqu’il offre certains services au gouvernement du Canada, c’est plutôt le régime de protection des renseignements personnels du partenaire (habituellement la Loi sur la protection des renseignements personnels à l'intention des partenaires fédéraux) qui s’applique.

2. Structure organisationnelle

Secrétariat ministériel et chef de la protection des renseignements personnels

La direction générale du Secrétariat ministériel d’EDSC est responsable du programme d’accès à l’information du Ministère, de la publication et de la gestion de la politique de gestion de la protection des renseignements personnels, de la prestation de conseils et de directives en la matière et des activités liées à la protection des renseignements personnels dans la région de la capitale nationale. Ces fonctions sont exécutées par la Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP) d’EDSC et par la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP).

La Direction générale est dirigée par le secrétaire ministériel, qui est le chef désigné de la protection des renseignements personnels d’EDSC ainsi que l’autorité fonctionnelle du Ministère sur toutes les questions de protection des renseignements personnels et de mise en œuvre du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels. Les responsabilités du chef de la protection des renseignements personnels comprennent la prestation de conseils et de recommandations stratégiques en matière de protection des renseignements personnels, la gestion du programme de gestion de la protection des renseignements personnels d’EDSC et la surveillance de la conformité aux obligations législatives, aux politiques et aux normes pertinentes en matière de protection des renseignements personnels.

Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (OPS AIPRP) est le point de convergence du Ministère pour la gestion et le traitement des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels d’EDSC. Elle dirige le traitement de toutes les demandes présentées à EDSC en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et donne des conseils à cet effet, examine minutieusement les dossiers demandés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et offre des séances de formation et de sensibilisation sur l’application des lois aux employés ministériels. Environ 22 employés d’OPS AIPRP ont été affectés au traitement des demandes au cours de l’exercice 2019‑2020.

L’application quotidienne de la Loi sur l’accès à l’information est un effort de collaboration entre la Division et le réseau d’agents de liaison des directions du Ministère. Les régions jouent également un rôle important, puisqu’elles traitent la grande partie des demandes de communication de renseignements personnels que reçoit le Ministère. Enfin, la Division continue de jouer un rôle de chef de file pour le Ministère en ce qui concerne les modifications de 2019 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ci-après appelées modifications de 2019 de la LAI.

En plus de traiter les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, OPS AIPRP est chargée de publier chaque mois, de façon proactive, les titres des notes de breffage. En outre, OPS AIPRP examine (pour repérer les éléments de nature délicate tels que les renseignements personnels) tout le matériel ministériel devant faire l’objet d’une divulgation proactive ou d’une publication du gouvernement ouvert. Bien qu’elle ne soit pas prise en compte dans les données statistiques du présent rapport, cette fonction d’examen constitue une partie importante et croissante de la charge de travail de la Division.

Division de la gestion de la protection des renseignements personnels

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) est le point de convergence ministériel en ce qui concerne les conseils en matière de protection des renseignements personnels. Elle dirige la mise en œuvre transversale des politiques et initiatives ministérielles en matière de protection des renseignements personnels, effectue des analyses des risques, y compris des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), et offre un soutien à la conformité en matière de protection des renseignements personnels pour les programmes et services d’EDSC. La DGPRP gère aussi les demandes de documents à des fins juridiques et la communication de renseignements dans l’intérêt public, et joue un rôle clé dans la gestion et la prévention des atteintes à la vie privée au moyen d’activités de formation et de sensibilisation. Au 31 mars 2020, la Division comptait 31 employés à temps plein.

Impact opérationnel de la COVID-19

Lors du début de la pandémie de COVID-19 ayant eu lieu à la fin de l’exercice 2019‑2020, le Ministère a réorienté toutes les ressources disponibles pour fournir des services essentiels et les employés du Ministère ont été appelés à travailler 24 heures sur 24 pour fournir un soutien essentiel aux Canadiens. L’une des conséquences de cette intervention d’urgence a été son impact sur la capacité d’EDSC à répondre aux demandes dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les demandeurs ont été informés par courriel ou par l’entremise du site Web d’EDSC de la possibilité de retards. Le personnel de l’AIPRP a commencé à travailler à distance en mars et le Ministère a continué de traiter les demandes d’AIPRP dans toute la mesure du possible. Par exemple, travailler sur l’arriéré de demandes ou faire le suivi de celles pour lesquelles des documents, des recommandations et des approbations ont déjà été reçus.

La COVID-19 a eu un impact semblable sur la DGPRP pendant cette période, ce qui a retardé plusieurs EFVP devant faire l’objet d’une approbation à la fin de l’exercice.

3. Cadre de gestion et gouvernance de la protection des renseignements personnels à EDSC

Politique ministérielle sur la gestion de la protection des renseignements personnels

La Politique ministérielle sur la gestion de la protection des renseignements personnels soutient un régime solide de protection et d'utilisation judicieuse des renseignements personnels par EDSC. En plus de codifier les exigences et les normes de gestion et de protection des renseignements personnels et d’énoncer des principes clairs et universels en matière de protection des renseignements personnels, la politique expose le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels du Ministère, décrit ci-après, désigne la fonction de chef de la protection des renseignements personnels, définit les rôles et les responsabilités à l’égard des renseignements personnels et établit les mécanismes de gouvernance de la protection des renseignements personnels du Ministère.

Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels

Le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels d’EDSC établit la manière dont le Ministère s’organise au moyen de structures, de politiques, de systèmes et de procédures pour définir les responsabilités, coordonner les travaux, gérer les risques et assurer la conformité aux lois en matière de protection des renseignements personnels. Il encourage par ailleurs l’adoption d’une approche proactive de la gestion de la protection des renseignements personnels en favorisant son intégration à la conception des programmes, des systèmes et des processus opérationnels. Le Cadre est constitué de cinq éléments :

• Gouvernance et responsabilisation : Les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels sont clairement définis.
• Intendance des renseignements personnels : Des mesures appropriées de protection des renseignements personnels sont mises en œuvre pour bien gérer les renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.
• Assurance de la conformité : Des processus et des pratiques officiels sont en place afin d’assurer le respect des précisions, des politiques, des normes et des lois en matière de protection des renseignements personnels.
• Gestion efficace des risques : Des activités structurées et coordonnées d’identification et d’évaluation des risques sont menées pour réduire la probabilité que des incidents négatifs se produisent et limiter les répercussions de ces derniers, le cas échéant.
• Culture, formation et sensibilisation : Des activités de formation et de sensibilisation relatives à la protection de la vie privée soutiennent un organisme qui est conscient de cet enjeu et qui accorde de l’importance à la protection et à l’intendance des renseignements personnels.

Gouvernance de la protection des renseignements personnels à EDSC

Le principal organe de gouvernance du Ministère en matière de protection de la vie privée est le Comité sur les données et la protection des renseignements personnels des directeurs généraux. Coprésidé par le chef de la protection des renseignements personnels et le dirigeant principal des données, ce comité a pour mandat de superviser la gérance et la gestion des données ainsi que la protection des renseignements personnels dans l’ensemble du Ministère. Le Comité appuie l’intégration de la gestion des données, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité. De plus, il supervise les processus de gestion des risques d’EDSC en ce qui a trait aux renseignements personnels. Ce Comité relève du Comité de gestion ministérielle des sous-ministres adjoints

4. Délégation de pouvoirs

Les articles 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorisent le responsable d’une institution à déléguer certains des pouvoirs, des devoirs ou des fonctions qui lui sont conférés par ces lois à des employés de l’institution.

La ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et de l’Inclusion des personnes handicapées est responsable de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la loi habilitante du Ministère, c’est‑à‑dire la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social.

Pour soutenir l’application efficace et efficiente de la Loi sur l’accès à l’information, certains pouvoirs de délégation ont été étendus aux chefs d’équipe d’OPS AIPRP en mars 2020.

Les instruments de délégations acceptés figurent à l’annexe A.

5. Initiatives et procédures

Activités et initiatives relatives à l’accès à l’information

Tout au long de la période de 2019 à 2020 visée par le rapport, EDSC a cherché à mettre en œuvre les modifications de 2019 de la LAI :

• OPS AIPRP dirige toujours un groupe de travail ministériel qui a fait connaître la publication proactive et a élaboré de nouveaux outils et processus opérationnels ainsi que de la formation ministérielle dans le cadre de la stratégie de préparation d’EDSC aux modifications de 2019 de la LAI. Jusqu’à l’annonce de l’urgence de santé publique en mars 2020, le Ministère respectait chaque mois les échéances législatives en matière de publication proactive.
• OPS AIPRP a conçu un guide opérationnel afin que les analystes de l’AIPRP disposent de lignes directrices claires et sensées assurant l’application efficace du nouvel article 6.1 de la Loi, qui prévoit que les institutions peuvent demander au commissaire à l’information l’autorisation écrite de refuser de donner suite à une demande d’accès si celle-ci est jugée frivole ou vexatoire. Le guide permet à EDSC de prendre des décisions cohérentes et s’inscrit dans l’engagement du Ministère de donner un accès raisonnable à ses documents.

EDSC a lancé son initiative de modernisation de l’AIPRP au cours de la période visée par le rapport et a commencé à étudier diverses options pour la création d’un bureau sans papier (poste électronique, signatures numériques, etc.). Ce travail s’est vu accorder une priorité accrue à la suite de l’annonce de la pandémie mondiale.

Activités et initiatives relatives à la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC a continué de préconiser l’adoption d’une approche proactive et fondée sur les risques en matière de gestion de la protection de la vie privée. Le Ministère a entrepris plusieurs initiatives de gestion des renseignements personnels à l’appui de ses activités de prestation de programmes et de services, ainsi que pour s’adapter aux besoins découlant de l’évolution de l’environnement de la protection des renseignements personnels.

EDSC est à mi-chemin de la réalisation de sa Feuille de route triennale de gestion de la protection des renseignements personnels, qui a pour but de maintenir un régime rigoureux de protection des renseignements personnels en période de changement et de transformation. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère :

• a désigné la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels comme centre d’expertise d’EDSC en matière de protection des renseignements personnels et autorité quant à la politique en la matière, de sorte qu’EDSC dispose maintenant d’un guichet unique pour accéder aux analyses et aux conseils en matière de protection des renseignements personnels;
• a continué d’améliorer ses outils d’analyse de la protection des renseignements personnels et d’évaluation des risques qui peuvent être adaptés à la portée et à l’échelle d’une initiative ainsi qu’à son niveau de risque estimé au départ;
• a mit à l’essai des processus de gouvernance simplifiés pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée dans le cas des initiatives à faible risque;
• a établi la surveillance systématique des plans d’action d’EFVP;
• a commencé à fournir des conseils et un soutien en matière de protection des renseignements personnels pour la mise en œuvre des nouvelles dispositions de prestation de services de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social.

Des services consultatifs spécialisés ont été fournis pour :

• les activités de modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels menées par Justice Canada, y compris la tenue de vastes consultations au sein d’EDSC et la communication de l’analyse et des résultats;
• le traitement avancé des données, la prise de décision automatisée et les politiques, processus et activités d’intelligence artificielle;
• l’ajout du Bureau de la sécurité des transports au Règlement sur le ministère de l’Emploi et du Développement social.

À la fin de l’exercice 2019‑2020, la réponse à la situation d’urgence causée par la COVID-19 comprenait :

• la prestation de conseils et d’analyses en matière de protection des renseignements personnels pour des initiatives clés du Plan d’intervention économique du Canada pour répondre à la COVID-19;
• le soutien de la transformation accélérée des modes de prestation des services d’EDSC;
• la transformation de la DGPRP en une équipe de télétravail pleinement fonctionnelle qui a fourni en temps opportun des conseils et analyses en matière de protection des renseignements personnels à un vaste éventail de clients et d’intervenants ministériels et interministériels.

EDSC a réalisé neuf évaluations des facteurs relatifs à la vie privée dont des copies ont été transmises au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée. On trouvera de l’information sur ces évaluations à l’annexe B et à la page Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du site Web d’EDSC.

6. Rapports sur le rendement

La section suivante fournit des statistiques et des analyses majeures sur les réalisations d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) lors des quatre derniers exercices et sur la contribution du Ministère à la réalisation du programme gouvernemental en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Les figures 3 à 5 établissent une comparaison sur quatre ans afin de souligner les tendances en matière de rendement afférentes à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les rapports statistiques détaillés concernant les deux lois figurent à l’annexe C.

Demandes et consultations : Volume total

Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC a connu une augmentation importante (21 %) des demandes combinées d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, qui sont passées de 14 347 au cours de l’exercice 2018‑2019 à 16 801 au cours de la période de 2019‑2020 visée par le rapport. Au cours de l’exercice 2019‑2020, les demandes d’accès à l’information ont été stables, tandis que les demandes d’accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont continué d’augmenter, comme elles l’ont toujours fait depuis l’exercice 2015‑2016. Les demandes de consultation ont également augmenté d’une année à l’autre.

Texte descriptif pour la figure 1 - Demandes et consultations soumises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels : Volume total reçu

Année	Reçues
2016-2017	10 614
2017-2018	10 749
2018-2019	14 07
2019-2020	16 801

Texte descriptif pour la figure 2 - Demandes de consultations soumises au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels – Volume total reçu

Année	Reçues
2016-2017	193
2017-2018	255
2018-2019	260
2019-2020	358

Le commissaire fait rapport de ses constatations et peut formuler des recommandations. Comme le montre la figure 5, seize plaintes ont été déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée au cours de l’exercice 2019‑2020, ce qui représente une augmentation par rapport à l’exercice précédent alors que neuf plaintes avaient été reçues, mais une diminution par rapport à la moyenne des quatre exercices précédents. Le nombre d’atteintes substantielles à la vie privée a augmenté au cours de la période de déclaration, passant de 74, en 2018‑2019, à 210, en 2019‑2020. L’augmentation, qui est évaluée en profondeur à la section 10 du présent rapport, est largement attribuable au nombre accru de passeports perdus dans le courrier ainsi qu’au nouveau projet visant à mieux détecter les vues non autorisées des renseignements sur les clients par les employés d’EDSC en 2019.

Total des demandes reçues et traitées

Loi sur l’accès à l’information

Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC a reçu 1 396 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, soit une diminution de 1 % par rapport à l’exercice précédent, au cours duquel le Ministère avait reçu 1 409 demandes. C’est la troisième fois au cours des dernières années qu’EDSC a observé une diminution du nombre de demandes reçues. Cette diminution peut s’expliquer en partie par de nouveaux processus opérationnels qui transforment, avec le consentement du client, les demandes présentées par erreur au titre de la Loi sur l’accès à l’information en demandes plus précises liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le nombre de demandes fermées au cours de la période visée par le rapport a baissé, passant de 1 509, en 2018‑2019, à 1 302, en 2019‑2020. Cette réduction est en grande partie attribuable à l’impact initial de la pandémie de COVID-19, qui a retardé les activités concernant l’accès à l’information au cours du dernier mois de l’exercice.

Texte descriptif pour la figure 5 - Demandes reçues et achevées, Loi sur l’accès à l’information

Année	Reçues	Complétées
2016-2017	2 268	2 276
2017-2018	1 942	1 899
2018-2019	1 409	1 509
2019-2020	1 396	1 302

Loi sur la protection des renseignements personnels

Lors de l’exercice 2019‑2020, EDSC a reçu 15 405 demandes officielles sur le fondement de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit une hausse de 18 % par rapport à l’exercice précédent, lors duquel le Ministère avait reçu 12 678 demandes. Il s’agit de la troisième augmentation annuelle consécutive du nombre de demandes reçues; elle reflète l’importance croissante que les Canadiens accordent à l’information visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux nouveaux processus opérationnels, qui transforment, avec le consentement des clients, les demandes présentées par erreur au titre de la Loi sur l’accès à l’information en demandes plus précises en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Durant la période visée par le rapport, il y a eu une hausse semblable du nombre de demandes fermées, qui est passé de 12 260, en 2018‑2019, à 15 004, en 2019‑2020. Cette augmentation est le fruit d’un travail continu d’EDSC et représente un taux de conformité de plus de 99 % (ce chiffre comprend 96 % des demandes fermées en moins de 30 jours et 3 % des demandes fermées dans les 60 jours suivant la demande de prorogation).

Texte descriptif pour la figure 6 - Demandes reçues et complétées, Loi sur la protection des renseignements personnels

Année	Reçues	Complétées
2016-2017	8 353	8 510
2017-2018	8 852	8 817
2018-2019	12 678	12 260
2019-2020	15 405	15 004

Demandes traitées en jours civils

Loi sur l’accès à l’information

Pendant l’exercice financier 2019‑2020, EDSC a traité 52 % (673) de toutes les demandes (1 302) déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information dans les 30 jours suivant leur réception, un résultat légèrement en baisse par rapport à celui de l’an dernier, alors qu’EDSC avait traité en moins de 30 jours 57 % (866) de toutes les demandes (1 509) déposées au titre de la Loi.

Texte descriptif pour la figure 7 - Nombre de demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information et le nombre de jours civils de traitement

Année	30 jours civils	31 à 60 jours civils	61 jours civils ou plus
2016-2017	1 200 (53%)	516 (23%)	560 (24%)
2017-2018	1 081 (57%)	371 (19%)	447 (24%)
2018-2019	866 (57%)	232 (16%)	411 (27%)
2019-2020	673 (57%)	240 (16%)	389 (27%)

Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC a traité 96 % (14 613) de toutes les demandes (15 004) effectuées au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans les 30 premiers jours suivant leur réception. Il s’agit là d’une légère baisse par rapport à l’an dernier, alors qu’EDSC avait traité, 97 % (11 832) de toutes les demandes (12 260) déposées au titre de la Loi dans les 30 premiers jours de leur réception. Il convient de noter que le Ministère a reçu 2 744 demandes de plus qu’au cours de l’exercice précédent.

Texte descriptif pour la figure 8 - Demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels et le nombre de jours civils de traitement

Année	30 jours civils	31 à 60 jours civils	61 jours civils ou plus
2016-2017	8 234 (97%)	252 (2%)	24 (1%)
2017-2018	8 595 (97%)	179 (2%)	43 (1%)
2018-2019	11 832 (96%)	370 (3%)	58 (1%)
2019-2020	14 613 (96%)	358 (3%)	33 (1%)

Délais

Loi sur l’accès à l’information

Lors de l’exercice 2019‑2020, le Ministère a respecté les délais prévus par la Loi pour 1 094 demandes présentées au titre de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui représente un taux de conformité de 84 % et une diminution de 3 points de pourcentage par rapport au taux de conformité de 2017‑2018 (87 %). Comme indiqué précédemment, l’impact de la COVID-19 à la fin de la période visée par le rapport ainsi que l’affectation de ressources supplémentaires aux efforts de publication proactive durant l’exercice a nui à la capacité du Ministère de respecter les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information.

Les institutions peuvent appliquer une prorogation du délai initial de 30 jours prévu par la Loi, lorsqu’il est impossible de respecter la date statutaire, en raison du volume de pages à traiter; lorsque les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai initial de 30 jours; ou lorsqu’un avis de la demande a été donné à un tiers. Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC a demandé 484 prorogations.

EDSC n’a pas été en mesure de respecter les délais prévus par la Loi pour 208 demandes au cours de l’exercice, soit presque exactement le même nombre que l’exercice précédent (204).

Texte descriptif pour la figure 9 - Nombre de demandes traitées à l’intérieur et au-delà des délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information

Année	À l'intérieur	Au-delà
2016-2017	77%	23%
2017-2018	83%	17%
2018-2019	87%	13%
2019-2020	84%	16%

Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC a respecté les délais prévus par la Loi pour 14 949 demandes, ce qui représente un taux de conformité de 99 % et un rendement semblable à celui des deux exercices précédents. EDSC n’a pas été en mesure de respecter les délais prévus par la Loi pour 55 demandes pendant l’exercice, ce qui représente un taux de non-conformité de moins de la moitié de 1 %.

Les institutions peuvent appliquer une prorogation du délai initial de 30 jours prévu par la Loi, lorsqu’il est impossible de respecter la date statutaire, en raison du volume de pages à traiter; lorsque les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai initial de 30 jours; ou aux fins de traduction ou pour convertir un document dans un autre format. Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC a demandé 260 prorogations, soit une hausse par rapport au dernier exercice, au cours duquel EDSC a demandé une prorogation à 128 reprises.

Texte descriptif pour la figure 10 - Nombre de demandes traitées à l’intérieur et au-delà des délais prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels

Année	À l'intérieur	Au-delà
2016-2017	99%	1%
2017-2018	99%	1%
2018-2019	99%	1%
2019-2020	99%	1%

Surveillance des délais

Loi sur l’accès à l’information

Sauf dans des circonstances précises où une prorogation est possible, la Loi sur l’accès à l’information prescrit 30 jours civils (environ 20 jours ouvrables) pour traiter les demandes. Compte tenu des délais prescrits par la Loi et de l’engagement d’EDSC à respecter l’esprit et la lettre de la Loi sur l’accès à l’information, le Ministère continue de suivre le processus établi et d’exercer les responsabilités définies, comme l’indique la figure 11.

Rôles et responsabilités

Description :
Récupération des documents pertinents et formulation de recommandations

• Lorsqu’une demande est reçue, elle est attribuée aux directions générales ou aux régions visées, les bureaux de première responsabilité (BPR). Les BPR disposent ensuite de huit jours ouvrables pour récupérer les documents pertinents et les remettre, y compris toutes les recommandations, aux Opérations de l’AIPRP.

Examen détaillé des documents pertinents

• Les Opérations de l’AIPRP disposent de huit jours ouvrables pour procéder à un examen minutieux des documents demandés et pour invoquer toutes les dispositions d’exception ou d’exclusion applicables.

Avis préalable à la communication

• Les intervenants clés reçoivent un avis indiquant que les documents à communiquer ont été publiés par voie électronique sur un site interne sécurisé au moins quatre jours ouvrables avant la date de communication prévue. Ce mécanisme permet à toutes les parties concernées de fournir des observations finales avant de la communiquer.

À l’appui de la surveillance de l’échéancier, OPS AIPRP transmet au cabinet du ministre et à la haute direction un rapport hebdomadaire. De plus, un rapport trimestriel, résumant les principaux indicateurs de rendement du traitement des demandes liées à l’AIPRP, est communiqué à tous les sous-ministres et sous-ministres adjoints. Ces rapports permettent aux directions générales et aux régions de surveiller en continu les demandes d’accès à l’information.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Les bureaux régionaux d’EDSC gèrent la majorité des demandes de protection des renseignements personnels et préparent les rapports hebdomadaires au sujet des nouvelles demandes, de la charge de travail et de l’état pour le suivi du respect des délais pour les demandes de renseignements personnels. Les bureaux régionaux produisent également des rapports sur le rendement sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle.

Pages traitées et divulguées

Loi sur l’accès à l’information

Au cours de l’exercice 2019‑2020, le Ministère a observé une hausse de 13 %, d’une année à l’autre, du nombre total de pages de documents traitées et divulguées pour les demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information (se référer à la figure 12).

Texte descriptif pour la figure 12 - Nombre de pages traitées et nombre de pages divulguées, Loi sur l’accès à l’information

Années	Pages Traitées	Pages Communiquées
2016-2017	438 368	410 089
2017-2018	970 992	943 669
2018-2019	118 818	94 115
2019-2020	133 982	91 228

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le nombre total de pages traitées et divulguées pour les demandes de renseignements personnels a augmenté au cours de l’exercice 2019‑2020. Au cours de la période visée par le présent rapport, 1 259 755 pages ont été traitées pour les exceptions et les exclusions, ce qui représente une hausse de 29 % par rapport à l’exercice précédent, où 979 247 pages avaient été traitées. Au total, 1 208 351 pages ont été divulguées, ce qui représente une augmentation par rapport à l’exercice précédent, lors duquel 934 672 pages ont été divulguées.

Texte descriptif pour la figure 13 - Nombre de pages traitées et nombre de pages divulguées, Loi sur la protection des renseignements personnels

Années	Pages Traitées	Pages Divulguées
2016-2017	818 954	769 173
2017-2018	798 436	771 256
2018-2019	979 247	934 672
2019-2020	1 259 755	1 208 351

Source des demandes présentées au titre de la Loi sur l’accès à l’information

Pendant l’exercice 2019‑2020, les demandes présentées au titre de la Loi sur l’accès à l’information provenaient le plus souvent des médias (584), suivis du public (374) et du secteur commercial/secteur privé (315). Cette tendance s’est ainsi maintenue depuis les exercices précédents, où les médias étaient la source principale de demandeurs. Les listes de notes de breffage et les notes de breffage elles-mêmes sont les types de documents ministériels les plus demandées.

Exceptions et exclusions

EDSC est l’un des plus importants détenteurs de renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada, ce qui a une incidence sur la fréquence à laquelle des exceptions et exclusions sont appliquées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur l’accès à l’information

Exceptions

La Loi sur l’accès à l’information autorise et, dans certains cas, impose que certains renseignements relatifs aux processus décisionnels internes du gouvernement, à la sécurité nationale, à l’application de la Loi ou à des secrets commerciaux soient exemptées et ne soient pas divulguées.

Le tableau suivant (figure 15) décrit les exceptions les plus souvent invoquées au cours des quatre derniers exercices. En raison de la nature du mandat d’EDSC, la plupart des renseignements sous le contrôle du Ministère contiennent des renseignements personnels sur des personnes et doivent être retenus conformément aux exceptions obligatoires prévues à l’article 19 (Renseignements personnels), à moins que certaines conditions soient respectées. L’article 21 (Avis) a été l’exception la plus souvent utilisée au cours de l’exercice 2019-2020; il continue de représenter un pourcentage important du total et a été appliqué dans 300 cas.

Exclusions

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à l’information qui est déjà publique, telle que les documents publiés par le gouvernement (article 68) et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 69), qui exigent une consultation avec le ministère de la Justice. Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC a exclu des documents en vertu de l’article 69 pour 102 demandes.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Exceptions

La Loi sur la protection des renseignements personnels reconnaît que les personnes accordent de la valeur à leur vie privée et à la protection de leurs renseignements personnels. Le gouvernement reconnaît que cette protection constitue un élément essentiel du maintien de la confiance du public à son égard. Bien que la Loi accorde aux personnes un droit d’accès exécutoire à leurs renseignements personnels, il existe des cas où certaines exemptions précises et limitées peuvent être appliquées.

En raison de la nature du mandat d’EDSC et de ses fonds de renseignements personnels, l’exception au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels appliquée le plus fréquemment est l’article 26, qui protège les renseignements personnels au sujet d’une autre personne, tel qu’elle est définie à l’article 3 de la Loi. Cette exception a été invoquée dans 9 812 cas de demandes traitées au cours de l’exercice 2019-2020. Cela représente une hausse de 1 730 cas par rapport à l’exercice antérieur.

Exclusions

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet d’exclure certains types de renseignements, tels que les documents qui sont déjà accessibles au public (article 69) et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 70). Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC n’a exclu aucun document par rapport aux demandes présentées au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

Loi sur l’accès à l’information

Lors de l’exercice 2019‑2020, EDSC a reçu 309 demandes de consultation externe, qui provenaient d’institutions fédérales et d’autres organismes, et a requis l’examen de 10 823 pages supplémentaires, ce qui représente une augmentation du nombre de demandes de consultation par rapport à l’exercice précédent (222), mais une réduction importante du nombre de pages examinées de 2018‑2019 (15 299).

Le Ministère a pu clore 291 demandes de consultation^{Note de bas de page 5}, dont 170 (58 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours. Les trois quarts de ces dossiers (219) ont donné lieu à une recommandation de divulgation complète et 57 (20 %) à une recommandation de divulgation partielle.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2019‑2020, EDSC a reçu 20 demandes de consultation externe qui provenaient d’institutions fédérales et d’autres organismes, ce qui a nécessité l’examen de 3 137 pages supplémentaires. Cela représente une augmentation par rapport à l’exercice précédent, au cours duquel EDSC a examiné 1 549 pages.

Le Ministère a pu clore 21 demandes de consultation, dont 18 (86 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours. De ces demandes, 14 (67 %) ont entraîné une recommandation de divulgation complète, et 3 (14 %), une recommandation de divulgation partielle par l’institution ou l’organisme.

Demandes de correction des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne a le droit de demander la correction de renseignements personnels erronés la concernant, qui sont conservés par une institution fédérale, à condition que la personne puisse adéquatement justifier sa demande. EDSC a accepté une demande de correction des renseignements personnels pendant l’exercice 2018‑2019.

Rapport sur les frais imposés au titre de l’accès à l’information, conformément à la Loi sur les frais de service

En 2017, le gouvernement du Canada a adopté la Loi sur les frais de service, qui remplaça la Loi sur les frais d’utilisation. Tous les ministères et organismes qui facturent des frais de service sont assujettis à cette loi, y compris EDSC.

En vertu de la Loi sur les frais de service, l’autorité compétente doit rendre compte chaque année au Parlement des frais perçus par l’institution. Conformément à la politique du Conseil du Trésor, les frais imposés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doivent être déclarés dans le Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information. Par conséquent, EDSC déclare ces frais dans le présent rapport consolidé.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Renseignements généraux sur les frais

La figure 19 fournit des renseignements sur les frais de traitement des demandes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Frais de traitement des demandes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Pouvoir d’établissement des frais

• La Loi sur l’accès à l’information

Montant des frais

• 5 $

Norme de service

• Réponse fournie dans les 30 jours suivant la réception de la demande; le délai de réponse peut être prolongé en vertu de l’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information. L’avis de prolongation doit être envoyé dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

Résultats des performances

• Total des demandes reçues : 1 396
• Total des demandes fermées : 1 3026
• Demandes traitées dans les 30 jours : 1 094
• Demandes traitées dans les délais prescrits pour les prolongations : 484
• Demandes traitées après la date limite : 208
• Délai prescrit respecté 84 % du temps

Autre information

• Conformément à la Directive provisoire sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, publiée le 5 mai 2016 et les modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, EDSC renonce à tous les frais prescrits par la Loi et ses règlements, autres que les frais de 5 $ pour la demande établie à l’alinéa 7(1)a) des règlements.

La figure 20 est un résumé de l’information financière pour tous les frais liés à la Loi sur l’accès à l’information.

* Basé sur le nombre total de demandes reçues en 2018‑2019, moins les remises.

7. Plaintes, enquêtes et recours judiciaires

Loi sur l’accès à l’information

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, une personne a le droit de déposer une plainte relative à sa demande de document auprès du Commissariat à l’information du Canada (CIC).

Au cours de la période 2019‑2020 visée par le rapport, le Ministère a été avisé par le CIC de 52 plaintes en matière d’accès et a reporté 21 plaintes de l’exercice précédent. Le CIC a clos 56 plaintes et a conclu que 12 étaient fondées. Aucun recours judiciaire n’a été lancé au cours de la période visée par le présent rapport. Veuillez consulter la figure 21 pour en savoir plus sur les plaintes.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Les demandeurs qui ne sont pas satisfaits du traitement de leur demande de renseignements personnels ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP).

Au cours de la période de 2019‑2020 visée par le rapport, le CPVP a informé le Ministère de 16 plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et reporté 7 plaintes de l’exercice précédent. Le CPVP a clos 26 plaintes, dont 10 ont été jugées fondées. Aucun recours judiciaire n’a été lancé au cours de la période visée par le présent rapport. Veuillez consulter la figure 21 pour en savoir plus sur les plaintes.

8. Vérifications internes

Vérifications relatives à l’accès à l’information

Vérification du processus d’accès à l’information

Un audit interne de 2016‑2017 du processus d’accès à l’information a permis de conclure que la fonction d’accès à l’information d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) est conforme à la Loi sur l’accès à l’information. On a aussi cerné des possibilités d’améliorer la surveillance, de répondre rapidement aux interventions et aux pénuries de compétences, d’améliorer l’intégrité des données et de combler les lacunes en matière de formation afin d’accroître la conformité et de répondre aux demandes de manière plus efficace.

OPS AIPRP a achevé et clos le plan d’action de la direction pour cet audit et continue de mobiliser activement la haute direction d’EDSC, d’accroître la capacité d’accès à l’information (p. ex., par la délégation de pouvoirs et de tâches supplémentaires au personnel d’OPS AIPRP), de prendre des mesures pour assurer la production de rapports complets et exacts sur le rendement et de mettre à jour des solutions d’apprentissage électronique (comme la formation en ligne « La protection des renseignements personnels et l’accès à l’information : c’est l’affaire de tous » d’EDSC) et d’explorer des initiatives de modernisation pour créer un bureau sans papier.

Vérifications relatives à la protection des renseignements personnels

En 2018‑2019, l’audit de la gestion et de la mise en œuvre de certaines évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a permis de déterminer la nécessité d’améliorer les contrôles de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de cerner de façon exhaustive et uniforme les risques pour les renseignements personnels dans le cadre du processus d’EFVP. Il a également souligné que le Ministère devait assurer le suivi périodique des activités d’atténuation établies dans les EFVP. Comme prévu dans le rapport annuel de l’an dernier, EDSC a achevé et clos le plan d’action de la direction pour cet audit en 2019‑2020.

9. Communications de renseignements dans l’intérêt public

Les communications de renseignements dans l’intérêt public sont réalisées par Emploi et Développement social Canada (EDSC) en application du paragraphe 37(1) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social (LMEDS)plutôt que sur le fondement de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les divulgations faites en vertu de cette disposition sont signalées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP).

Au cours de l’exercice 2019‑2020, le Ministère a approuvé la divulgation de renseignements personnels dans l’intérêt public dans 419 cas. EDSC a traité 392 communications dans l’intérêt public dans les régions; les documents portaient principalement sur des incidents impliquant des personnes menaçant de se faire du mal ou de faire du mal à autrui. Dans les cas comme ceux-là, où il y a menace imminente pour la sûreté et la sécurité des personnes, les employés ont le pouvoir délégué d’effectuer les divulgations. Étant donné l’urgence de ces situations, le CPVP est informé après la divulgation.

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) a approuvé la divulgation de renseignements personnels dans 27 cas supplémentaire s. Le CPVP a été informé par lettre dans 21 cas avant la divulgation et dans 6 cas après la divulgation.

10. Atteintes substantielles à la vie privée

Selon les Lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), l’atteinte à la vie privée se définit comme étant « la collecte, l’usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels » et cette atteinte est qualifiée de substantielle si elle vise des renseignements personnels de nature délicate et pourrait raisonnablement causer des dommages ou des préjudices à l’individu ou toucher un grand nombre de personnes.

Au cours de l’exercice 2019‑2020, le Ministère a signalé 210 atteintes substantielles au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et au SCT (se reporter à la figure 23), ce qui représente une augmentation importante par rapport à l’exercice précédent. Ces atteintes étaient principalement attribuables à des erreurs opérationnelles entraînant la perte de renseignements personnels en transit dans le système postal ou de renseignements envoyés à la mauvaise personne. Par rapport aux millions de transactions effectuées par EDSC chaque année, le taux d’incidents est statistiquement très faible.

La grande majorité de ces incidents (170 des 210 cas) concernaient des passeports perdus ou mal acheminés et la Société canadienne des postes a accepté la responsabilité de l’atteinte pour 143 d’entre eux. À noter qu’au cours des exercices précédents, la perte de passeports n’était pas considérée d’office comme une atteinte substantielle à la vie privée et n’était incluse dans le nombre total que lorsqu’elle incluait les pièces justificatives, comme un certificat de naissance. À la suite de discussions avec Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et Affaires mondiales Canada, et en consultation avec le Commissariat à la protection de la vie privée, il a été convenu que la perte du seul passeport devait être considérée comme une atteinte substantielle à la vie privée en raison de la confidentialité du document en soi. Ce changement de méthode de déclaration explique presque à lui seul l’augmentation des cas d’atteinte substantielle à la vie privée signalés par le Ministère. De plus, l’accès non autorisé par les employés d’EDSC aux renseignements personnels stockés dans les systèmes du Ministère a donné lieu à 19 incidents. Ces cas ont été repérés à la suite de la nouvelle initiative du Ministère qui tient à contrôler la piste d’audit pour détecter les accès non autorisés par les employés d’EDSC aux renseignements personnels contenus dans les banques de données électroniques d’EDSC. On s’attend à ce que d’autres incidents de ce genre soient détectés au cours de l’exercice 2020‑2021, à mesure que la portée de ce projet augmentera.

Le Ministère continue d’explorer les moyens de réduire les atteintes à la vie privée. Grâce aux activités de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels d’EDSC, les employés sont renseignés et formés sur le traitement des renseignements personnels, y compris leur utilisation appropriée et les protocoles de protection.

11. Activités de formation et de sensibilisation

Formation sur la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information

EDSC a mis en place un programme de formation complet et obligatoire pour diffuser les connaissances sur la gérance de l’information et la faire connaître. Tous les employés doivent maintenir une certification valide de gérance de l’information et comportements en milieu de travail (GICMT), qui porte sur la confidentialité et le traitement des renseignements personnels, l’accès à l’information, la gestion de l’information, la sécurité et les valeurs et l’éthique. Délivrée en ligne, la certification GICMT est valide pendant deux ans. À la fin de l’exercice 2019‑2020, 25 961 personnes, soit 82 % du total des effectifs, étaient titulaires d’un certificat GICMT. La formation GICMT a été mise à jour au cours de la période visée par le rapport, afin qu’elle tienne compte des modifications de la Loi sur l’accès à l’information en 2019.

En plus de la certification et de la formation en ligne, EDSC a réalisé plusieurs activités et séances de formation en personne et en ligne en matière de protection des renseignements personnels. EDSC a donné 13 séances en personne à 313 employés au cours de l’exercice 2019‑2020. De plus, les structures de gouvernance ministérielles ont été utilisées pour mobiliser les sous-ministres adjoints et les cadres des échelons supérieurs au sujet de la protection des renseignements personnels et de l’accès à l’information et pour maintenir la grande visibilité et l’importance de ces questions au sein de l’organisme.

Sensibilisation à l’accès à l’information

En ce qui concerne la formation des employés ne faisant pas partie de l’AIPRP, EDSC a donné à 211 participants 10 séances de formation en personne sur l’AIPRP au cours de la période visée par le rapport. Le Ministère a également continué de profiter des possibilités (par exemple, pendant la formation sur l’AIPRP) pour mieux faire connaître les exigences des modifications de l’AIPRP de 2019 et leurs répercussions sur les activités ministérielles de divulgation proactive et d’accès à l’information. Même si EDSC n’a pu augmenter comme prévu le nombre de séances de formation sur l’AIPRP au cours de l’exercice 2019‑2020, il a encouragé les employés à suivre en ligne sa formation sur l’AIPRP.

Sensibilisation à la protection des renseignements personnels

Tout au long de la période visée par le rapport, le Ministère a continué de fournir aux employés des informations et des directives pratiques, faciles à comprendre et facilement accessibles sur la protection des renseignements personnels afin de renforcer la mise en application de pratiques appropriées de traitement et de protection des renseignements personnels. Ces activités comprenaient l’organisation de divers événements informatifs portant sur la protection des renseignements personnels, tels que la Semaine de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels en mai 2019, une Journée de la protection des données en janvier 2020, et une série de conférences en connaissances spécialisées.

Annexe A : Ordonnances de délégation de pouvoirs

Ordonnance de délégation de pouvoirs – Emploi et du Développement social

En vertu de l'article 11 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, le ministre de l'Emploi et du Développement social délègue, par les présentes, aux personnes, cadres ou employés qui occupent les postes mentionnés en annexe au ministère de l'Emploi et du Développement social Canada, ou aux personnes, cadres ou employés occupant ces postes à titre intérimaire, les attributions du ministre ou du responsable de l'institution, comme il est indiqué en annexe.

• Loi sur l'accès à l'information

Signée en date du 12 mars 2020 par l'honorable Carla Qualtrough, Ministre de l'Emploi et du Développement social.

Loi sur l’accès à l’information

Emploi et Développement social Canada

Loi et Règlement sur la protection des renseignements personnels : Délégation de pouvoirs, Emploi et Développement social Canada

Ordonnance de délégation de pouvoirs – Emploi et du Développement social

En vertu de l'article 11 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, le ministre de l'Emploi et du Développement social délègue, par les présentes, aux personnes, cadres ou employés qui occupent les postes mentionnés en annexe au ministère de l'Emploi et du Développement social Canada, ou aux personnes, cadres ou employés occupant ces postes à titre intérimaire, les attributions du ministre ou du responsable de l'institution, comme il est indiqué en annexe.

• Loi sur la protection des renseignements personnels

Signée en date du 12 mars 2020 par l'honorable Carla Qualtrough, Ministre de l'Emploi et du Développement social.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Ministère de l’Emploi et du Développement social

Règlement sur la protection des renseignements personnels : Pouvoirs délégués

Annexe B : Sommaire des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui ont été réalisées

EDSC a effectué neuf évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) au cours du dernier exercice. L’information sur ces EFVP se trouve ci-dessous ainsi qu’à la page Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du site Web.

Projet d’expansion de la biométrie : services de collecte de données biométriques effectués au Canada par Service Canada pour le compte du ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté Canada

Le ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté Canada (IRCC) a commencé à recueillir des données biométriques (photographies numériques et empreintes digitales) auprès de certains ressortissants en 2013, dans le cadre du Projet de biométrie pour les résidents temporaires. À la suite du succès de cette initiative, le Projet d’expansion de la biométrie a été lancé pour étendre la collecte de données biométriques à tous les demandeurs de visa de résident temporaire, de permis de travail ou d’études et de permis de résident temporaire (à l’exclusion des ressortissants américains) et à tous les demandeurs de résidence permanente. L’un des mandats de base du Projet est la prestation des services de collecte de données biométriques au Canada fournis par Service Canada au nom d’IRCC. L’EFVP a examiné les répercussions sur la vie privée découlant du volet des services de collecte de données biométriques au Canada qui relève d’EDSC, plus particulièrement la collecte de données biométriques par Service Canada et leur communication à IRCC.

Programme d’assurance de la qualité des évaluations médicales effectuées dans le cadre du Régime de pensions du Canada (phase 1)

Le Programme de prestations d’invalidité du Régime de pensions du Canada (PPIRPC) fournit un remplacement partiel du revenu aux cotisants admissibles du RPC qui ont moins de 65 ans et qui ont une invalidité grave et prolongée. Les évaluateurs médicaux évaluent les demandes de prestations d’invalidité du RPC pour déterminer leur admissibilité. Le Programme d’assurance de la qualité des évaluations médicales du PPIRPC a été élaboré pour assurer le respect d’un solide cadre d’assurance de la qualité des évaluations médicales. La première étape de cette initiative consiste en l’examen d’un échantillon aléatoire de demandes de prestations d’invalidité du RPC qui ont été évaluées par des évaluateurs médicaux, afin de fournir de l’information sur la qualité des preuves et des analyses dans le cadre du processus d’évaluation médicale. La phase 1 comprenait aussi la création d’une nouvelle base de données contenant des renseignements personnels, afin de permettre à EDSC de déterminer la qualité et la cohérence du processus d’évaluation médicale et des décisions. Cette EFVP a été effectuée pour évaluer les répercussions sur la vie privée de la première étape du programme d’assurance qualité des évaluations médicales du PPIRPC.

Programme des Prix pour le bénévolat du Canada

Chaque année, les Prix pour le bénévolat du Canada (PBC) reconnaissent l’importante contribution qu’apportent les bénévoles, les groupes de bénévoles, les organismes sans but lucratif et les entreprises socialement responsables de tout le Canada quand il s’agit d’aider les collectivités. L’appel de candidatures annuel des PBC exige la collecte de renseignements personnels auprès d’un certain nombre d’intervenants – en particulier les présentateurs, les candidats, les auteurs de lettres d’appui, les examinateurs régionaux et les membres du Comité consultatif national – pour la mise en candidature et la sélection des lauréats. Un nouveau système de mise en candidature a été élaboré pour les PBC, ce qui a nécessité une EFVP pour examiner les répercussions sur la vie privée causées par la collecte et l’utilisation de renseignements personnels par EDSC pendant les processus de mise en candidature et de sélection des prix.

Projet de remplacement du Système ministériel des comptes débiteurs

L’Agence du revenu du Canada (ARC) est responsable du recouvrement des dettes envers l’État pour plusieurs programmes législatifs d’EDSC. Pour ce faire, les représentants des deux institutions utilisent le Système ministériel des comptes débiteurs d’EDSC, qui est remplacé par le système de gestion des perceptions et décaissements du secteur public, un module du système SAP. Cette EFVP a évalué les incidences sur la vie privée liées à la gestion et à la protection des renseignements personnels se rapportant aux nouveaux processus opérationnels associés à ce module.

Divulgation de renseignements recueillis en vertu de la Loi sur la sécurité de la vieillesse à la province de Terre-Neuve-et-Labrador

EDSC divulgue au gouvernement de Terre-Neuve-et-Labrador les renseignements personnels des personnes résidant dans la province qui sont admissibles aux programmes de la Sécurité de la vieillesse et du Supplément de revenu garanti afin de déterminer l’admissibilité au régime 65 Plus de la province. Le régime 65 Plus donne accès à des médicaments sur ordonnance à un coût réduit. Cette EFVP a évalué les répercussions et les risques en matière de protection des renseignements personnels découlant d’une nouvelle entente d’échange de renseignements entre les deux gouvernements, qui a remplacé une lettre d’entente vieille de 40 ans, ainsi que les processus et les technologies de l’information connexes.

Guichet-Emplois

Le Guichet-Emplois est offert par EDSC au nom de la Commission de l’assurance-emploi du Canada dans le cadre des Services nationaux d’emploi. Il s’agit d’un service national en ligne gratuit qui permet aux chercheurs d’emploi de consulter des offres d’emploi et aux employeurs de trouver des candidats qualifiés. En décembre 2014, une EFVP a examiné les mises à jour de Guichet-Emplois 2.0, plus particulièrement les nouveaux processus d’inscription et d’authentification pour créer des comptes d’utilisateur. Cette EFVP a aussi examiné les répercussions sur la vie privée des services du Guichet-Emplois qui ont été instaurés depuis 2015, ainsi que certaines nouvelles fonctions qui seront mises au point dans le cadre du projet Guichet-Emplois 3.0, dont Jumelage-emploi, Concepteur de CV, Transmission de CV aux employeurs, Alertes-Emplois et Guichet-Emplois pour employeurs.

Échange de renseignements personnels entre Emploi et Développement social Canada, le ministère des Services communautaires de la Nouvelle-Écosse et Service Nouvelle-Écosse

EDSC et le ministère des Services communautaires de la Nouvelle-Écosse ont regroupé plusieurs arrangements concernant l'échange d'information afin que ce dernier administre le Programme d’aide au revenu et de soutien aux personnes en situation de handicap de la province. De plus, un arrangement concernant l’échange d’information a été conclu entre EDSC et Service Nouvelle‑Écosse afin de tenir compte de l’administration du remboursement d’impôt foncier pour les aînés et du programme d’aide au chauffage de la province. Une EFVP a été effectuée pour évaluer les répercussions sur la protection des renseignements personnels liées à l’échange et à l’utilisation de renseignements personnels du Régime de pensions du Canada, du programme de la Sécurité de la vieillesse et de la prestation du Supplément de revenu garanti aux fins d’administration de ces programmes en Nouvelle-Écosse.

Projet pilote d’identité numérique MyAlberta

Le projet pilote d’identité numérique MyAlberta a pour but de donner aux résidents de l’Alberta l’occasion de simplifier leur accès à Mon dossier Service Canada grâce à un justificatif d’identité approuvé par la province, soit l’identité numérique de confiance. Une EFVP a été effectuée pour examiner les répercussions sur la protection des renseignements personnels liées au traitement des renseignements personnels durant les processus d’inscription et d’authentification qu’un utilisateur doit entreprendre avant d’accéder à Mon dossier Service Canada au moyen d’identité numérique MyAlberta.

Réception, par le régime d’assurance-emploi, des données de l’Agence des services frontaliers du Canada sur les entrées et les sorties

Au sein d’EDSC, la Direction générale des services d’intégrité de Service Canada est chargée d’enquêter sur les cas de fraude et d’abus du régime d’assurance-emploi en se fondant sur l’information de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), pour vérifier si les prestataires d’assurance-emploi ont bien déclaré leurs absences du Canada. Auparavant, l’ASFC utilisait les cartes de déclaration douanière et en transmettait les données à EDSC pour qu’il détecte les prestataires d’assurance-emploi qui ont quitté le Canada alors qu’ils touchaient des prestations d’assurance-emploi. L’ASFC a maintenant mis en place un système électronique qui recueillera des données sur les sorties auprès des compagnies aériennes et du United States Customs and Border Protection ainsi que des données sur l’entrée des voyageurs étant de retour au Canada. Une EFVP a été effectuée pour déterminer et évaluer les répercussions sur la protection des renseignements personnels associées à la collecte de données sur les entrées et les sorties de ce nouveau système électronique aux fins de l’administration et de l’application du régime d’assurance-emploi et du programme de Sécurité de la vieillesse d’EDSC.

De plus, EDSC a mis à l’essai une nouvelle formule d’évaluation, dont deux ont été remplies au cours de l’exercice, pour les activités à faible risque qui comportent l’utilisation de renseignements personnels à des fins administratives. Cette « EFVP allégée » vise à simplifier l’approche tout en conservant toutes les considérations relatives aux risques d’une EFVP au moyen d’une évaluation en fonction des 10 principes de protection des renseignements personnels.

Annexe C : Rapports statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Emploi et Développement social Canada

Période de référence : Du 01-04-2019 au 31-03-2020

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Sources des demandes

1.3 Demandes informelles

Partie 2 : Motifs pour ne pas donner suite à une demande

Partie 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

*A.I. : Affaires internationales

Déf. : Défense du Canada

A.S. : Activités subversives

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motif du non-respect du délai prévu par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Partie 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition prise à l’égard des demandes

4.2 Durée des prorogations

Partie 5 : Frais

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 8 : Plaintes et enquêtes

Partie 9 : Action judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Nouvelle obligation de rapport

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Emploi et Développement social Canada

Période d’établissement de rapport : Du 01-04-2019 au 31-03-2020

Partie 1 : Demandes présentées au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période de référence

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomption de refus

2.7.1 Motif du non-respect du délai statutaire

2.7.2 Nombre de jours de retard

2.8 Demandes de traduction

Partie 3 : Communications aux termes des paragraphes 8(2) et 8(5)*

3.1 Communications aux termes des paragraphes 8(2) et 8(5)*

* Les divulgations qui seraient autrement effectuées aux termes de ces paragraphes de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont faites en vertu des pouvoirs énoncés à la Partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. Il est possible d’obtenir plus de détails à ce sujet en consultant le rapport à la section 9 : Divulgations d’intérêt public.

Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

4.1 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition prise à l’égard des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes effectuées auprès des Services juridiques

7.2 Demandes effectuées auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 8 : Plaintes et enquêtes

8.1 Plaintes et enquêtes

Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Partie 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

10.1 Atteintes substantielles à la vie privée

Partie 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Nouvelle obligation de rapport

Loi sur la protection des renseignements personnels