Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information

Survol de l'exercice 2023 à 2024 d'Emploi et Développement social Canada en ce qui concerne l'accès à l'information

Emploi et Développement social Canada (EDSC) est le ministère du gouvernement du Canada responsable de l'élaboration, de la gestion et de la prestation des programmes et services sociaux. Dans le cadre de son vaste mandat, EDSC est responsable de la prestation de bon nombre des programmes et services les plus importants et les plus connus comme l'assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada et le Programme de passeport. Au cours de l'exercice financier 2023 à 2024, le Ministère a reçu 1 710 demandes d'accès à l'information, a examiné un total de 74 776 pages (ce qui représente une hausse de 45 % par rapport à l'année précédente) et a atteint un taux de conformité de 88,3 %. EDSC a aussi continué le travail en parallèle avec le programme de modernisation de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) afin de créer et de maintenir une fonction d'AIPRP moderne, transparente et numérique, axée sur le client et adaptée à l'environnement de l'information numérique.

Des progrès significatifs ont été réalisés dans le cadre de ces efforts au cours de l'année. La transition vers un nouveau modèle de travail, vers une nouvelle méthode de gouvernance pour tous les sites opérationnels de l'AIPRP, ainsi que le travail en amont pour mettre en œuvre un nouveau système de suivi, ont marqué des étapes cruciales vers la pleine réalisation de l'engagement d'EDSC comme engagement envers la confiance et la transparence, conformément à une ambitieuse évolution de l'ensemble du gouvernement vers une approche ouverte dès la conception.

EDSC a continué à s'efforcer de fournir des informations proactives en temps opportun afin de satisfaire aux exigences législatives. En réponse à son mandat d'offrir un espace civique équitable, inclusif et protégé à tous les Canadiens, EDSC respecte les normes d'accessibilité les plus strictes conformément aux Règles pour l'accessibilité des contenus Web du Secrétariat du Conseil du Trésor. Dans certaines instances, le respect de ces normes a retardé les délais de divulgation, ayant une incidence sur le respect des délais de divulgation proactive. L'examen continu par EDSC de ses processus et procédures vise à apporter les correctifs nécessaires lorsque des situations semblables arrivent, et à améliorer la conformité à venir.

Les progrès réalisés par EDSC en matière de gouvernance ouverte dès la conception continueront d'évoluer dans les années à venir. Au cours de la période couverte par le présent rapport, EDSC a réussi à identifier certaines informations les plus fréquemment demandées, puis à améliorer les documents relatifs au programme des travailleurs étrangers temporaires sur le portail du Gouvernement ouvert. En outre, le ministère est resté déterminé à fournir aux Canadiens leurs informations personnelles lorsqu'ils le demandent, et à le faire de manière efficace et opportune. Au cours de l'exercice, EDSC a réalisé d'importants progrès pour améliorer les informations accessibles au public, en mettant à jour les orientations, la navigation et les résultats de recherche sur Canada.ca, afin d'aider les Canadiens à obtenir des informations de la manière la plus efficace possible. Lorsque les informations personnelles sont facilement accessibles et qu'il n'est pas nécessaire de faire une demande officielle pour y avoir accès, les personnes sont redirigées vers les services en ligne : Mon dossier Service Canada et de Mon dossier pour les particuliers (Agence du revenu du Canada). Les Canadiens peuvent également recevoir de l'aide pour soumettre leurs demandes sous forme numérique. Ces solutions devraient permettre de rediriger des milliers de demandes vers des sources plus facilement accessibles au lieu d'entreprendre le long processus associé aux demandes formelles sous les lois sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée.

EDSC est fier de fournir des programmes et des services aux Canadiens à des étapes clés de leur vie. Comme le montre le présent rapport, l'accès à l'information, la transparence et le service à la clientèle restent des priorités qui font partie intégrante de l'accomplissement de son mandat.

1. Introduction

Conformément à l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information, EDSC est ravi de présenter son rapport annuel 2023 à 2024 au Parlement. Ce rapport satisfait aux exigences législatives en faisant état du rendement du Ministère en matière d'accès à l'information et de ses efforts pour promouvoir des opérations gouvernementales modernes, transparentes et ouvertes. De plus, il respecte l'exigence de la Loi sur les frais de service en rendant compte des frais perçus. Des renseignements sur ces frais, comme l'exige l'article 20 de la Loi, sont précisés dans la section 8 du présent rapport.

Les résultats publiés dans le présent rapport démontrent l'engagement permanent d'EDSC à l'égard de l'excellence du service pour les Canadiens qui, d'ailleurs, se reflète dans les efforts continus déployés par le Ministère pour améliorer les services grâce aux progrès technologiques, au renforcement de ses capacités et à la formation.

Afin d'accroître la transparence et l'efficacité, EDSC mise sur la modernisation des opérations de l'AIPRP. Son orientation stratégique repose notamment sur l'amélioration du traitement des demandes d'accès à l'information, la divulgation proactive et les initiatives de gouvernement ouvert. Dans le cadre de son projet de modernisation de l'AIPRP, EDSC cherche à accroître davantage ses capacités en matière de services et à améliorer la surveillance de la conformité aux normes de protection des renseignements personnels.

Objet de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada un droit d'accès aux documents des institutions fédérales assujetties à la Loi. Ce droit est assujetti à des exemptions et à des exclusions limitées et précises, conformément au principe selon lequel l'information gouvernementale devrait être accessible au public.

À propos d'EDSC

Le ministère de l'Emploi et du Développement social, qu'on appelle communément EDSC, est le ministère du gouvernement du Canada responsable de l'élaboration, de la gestion et de la prestation des programmes et services sociaux. Il a pour mission de bâtir un Canada plus fort et plus inclusif, d'aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit productive et gratifiante, et d'améliorer leur qualité de vie. Les principales responsabilités d'EDSC sont les suivantes :

• Développement social - Améliorer l'inclusion et les possibilités de participation des Canadiens dans leurs collectivités.
• Régimes de pensions et prestations - Aider les Canadiens à conserver un revenu à la retraite et verser une aide financière aux conjoints survivants, aux personnes en situation de handicap et à leur famille;
• Apprentissage, développement des compétences et emploi - Aider les Canadiens à accéder aux études postsecondaires, à obtenir les compétences et la formation nécessaires pour participer à un marché du travail en évolution et offrir un soutien aux personnes qui sont temporairement sans emploi;
• Conditions et relations de travail - Promouvoir des conditions de travail sûres, saines, équitables et inclusives ainsi que des relations de travail axées sur la collaboration;
• Diffusion d'information et prestation de services au nom d'autres ministères - Fournir de l'information au public sur les programmes du gouvernement du Canada et offrir des services au nom d'autres ministères et partenaires.

La structure organisationnelle d'EDSC compte 3 grandes entités:

• Emploi et Développement social Canada conçoit et gère des programmes à l'intention de Canadiens de tous âges comme les aînés qui ont une sécurité du revenu de base, fournit un soutien aux chômeurs, aide les étudiants à financer leurs études postsecondaires et appuie les parents qui élèvent de jeunes enfants.
• Le Programme du travail contribue au bien-être social et économique en favorisant des environnements de travail sûrs, sains, équitables et inclusifs et des milieux de travail axés sur la collaboration qui relèvent de la compétence fédérale. Il fournit également des services de médiation en relations de travail, établit des conditions de travail minimales, fait la promotion du travail décent et favorise le respect des normes internationales du travail.
• Service Canada offre aux Canadiens un point d'accès unique à une vaste gamme de services et de prestations du gouvernement. En octobre 2022, il avait un réseau de 598 points de service en personne partout au pays, y compris 318 Centres Service Canada, 247 sites de services mobiles et 17 bureaux de passeport autonomes. Il exploitait 28 centres d'appels et 47 autres centres des opérations dans 5 régions canadiennes. En plus d'offrir des services en personne, Service Canada répond aux besoins des Canadiens en ligne sur le site Canada.ca et par l'entremise de MDSC, de la ligne téléphonique « 1 800 O-Canada » et de son réseau de centres d'appels.

Le Ministère est responsable de la conception et de la prestation de nombreux importants programmes et services fédéraux, dont les suivants :

• Programme de la Sécurité de la vieillesse;
• Régime de pensions du Canada;
• Assurance-emploi;
• Programme du numéro d'assurance sociale;
• Programme canadien pour l'épargne-invalidité;
• Programme canadien d'aide financière aux étudiants;
• Prêt canadien aux apprentis;
• Programme canadien pour l'épargne-études;
• Programme de protection des salaries;
• Services de passeport.

Ces programmes et services, ainsi que bien d'autres, comptent parmi les plus importants et les plus connus offerts par le gouvernement du Canada.

EDSC est dirigé par 5 ministres, appuyés par 5 sous-ministres responsables de ses activités quotidiennes, de son budget et de l'élaboration de ses programmes.

Comptant plus de 41 000 employés, EDSC est l'un des plus importants ministères du gouvernement fédéral. Il dessert l'ensemble du pays, et 73 % de ses employés travaillent à l'extérieur de la région de la capitale nationale.

Structure organisationnelle d'Emploi et Développement social Canada

Mission :

La mission d'Emploi et Développement social Canada, y compris du Programme du travail et Service Canada, consiste à bâtir un Canada plus fort et plus inclusif, à aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit productive et gratifiante, et à améliorer leur qualité de vie.

Ministres :

• Ministre de l'Emploi, du Développement de la main‑d'œuvre et des Langues officielles
• Ministre de la Famille, des Enfants et du Développement social
• Ministre du Travail et des Aînés
• Ministre de la Diversité, de l'Inclusion et des Personnes en situation de handicap
• Ministre des Services aux citoyens

Sous-ministres :

• Sous-ministre de l'Emploi et du Développement social
• Sous-ministre délégué de l'Emploi et du Développement social et chef de l'exploitation pour Service Canada
• Sous-ministre du Travail et sous-ministre déléguée de l'Emploi et du Développement social
• Sous-ministre déléguée principale de l'Emploi et du Développement social
• Dirigeant principal des activités, Modernisation du versement des prestations, Emploi et Développement social

Emploi et Développement social

Responsable de l'élaboration de politiques et de la conception et de la gestion de programmes :

• Programme de Sécurité de la vieillesse
• Régime de pensions du Canada
• Programme canadien d'aide financière aux étudiants
• Programme canadien pour l'épargne-études
• Service jeunesse Canada
• Stratégie canadienne de formation en apprentissage
• Régime d'assurance-emploi
• Fonds d'habilitation pour les communautés de langue officielle en situation minoritaire
• Programme de reconnaissance des titres de compétences étrangers
• Programme de formation pour les compétences et l'emploi destiné aux Autochtones
• Ententes de transfert relatives au marché du travail
• Fonds d'intégration pour les personnes handicapées
• Fonds pour les compétences et les partenariats
• Programme de la Stratégie emploi et compétences jeunesse

Directions générales :

• Direction générale de la sécurité du revenu et du développement social
• Direction générale de l'apprentissage
• Direction générale des compétences et de l'emploi
• Direction générale des politiques stratégiques et de service

Programme du travail

Responsable de résoudre les problèmes de main-d'œuvre qui touchent les industries sous réglementation fédérale au Canada :

• gestion des relations du gouvernement du Canada avec ses partenaires internationaux, fédéraux, provinciaux et territoriaux, ainsi qu'avec les syndicats et les employeurs
• prestation de services de médiation et de conciliation à l'intention des syndicats et des employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale
• promotion du respect des normes internationales du travail auprès des partenaires internationaux du Canada
• administration des règlements et des lois sur le travail dans les domaines de la sécurité au travail, des normes du travail, de l'équité en matière d'emploi et de l'indemnisation des employés de l'État

Directions générales :

• direction générale de la conformité, des opérations et du développement du programme
• direction générale de la politique, du règlement des différends et des affaires internationales

Service Canada

Responsable de fournir aux Canadiens des services et de l'information en personne, en ligne, par téléphone et par la poste, et constitue un point d'accès unique aux programmes d'EDSC et à d'autres programmes du gouvernement du Canada :

• Prestation de programme et versement de prestations
• Centres Service Canada (CSC)
• Sites de services mobiles réguliers
• Sites des CSC - Services de passeport
• Mon dossier Service Canada
• Services de liaison aux communautés
• Opérations téléphoniques
• Présence numérique (numéro d'assurance sociale électronique et Canada.ca)
• Gestion de l'identité
• Activités d'intégrité des programmes
• Programme des travailleurs étrangers temporaires

Directions générales :

• Direction générale des prestations et des services intégrés
• Service numérique canadien
• Direction générale des services aux citoyens
• Direction générale des services d'intégrité
• Direction générale des opérations de programmes
• Direction générale des politiques stratégiques et de service
• Direction générale du Programme des travailleurs étrangers temporaires
• Région de l'Atlantique
• Région du Québec
• Région de l'Ontario
• Région de l'Ouest et des Territoires

Facilitateurs internes

• Direction générale de la dirigeante principale des données
• Direction générale du dirigeant principal des finances
• Secrétariat ministériel
• Direction générale des services de ressources humaines
• Direction générale de l'innovation, de l'information et de la technologie ; Innovation, Information et Technologie
• Direction générale d'audit interne et gestion des risques d'entreprise
• Direction des services juridiques
• Direction générale des affaires publiques et des relations avec les intervenants

2. Contexte organisationnel

Secrétariat ministériel et chef de la protection des renseignements personnels d'EDSC

La Direction générale du Secrétariat ministériel est responsable de la publication et de la supervision de la politique de gestion de la protection des renseignements personnels du Ministère. Ses tâches consistent aussi à formuler des conseils et des directives en la matière, et à traiter les demandes de renseignements personnels reçues par EDSC dans la région de la capitale nationale. Ces activités sont menées par la Division des opérations de l'AIPRP de la Direction générale, avec le soutien fonctionnel des 4 directions générales régionales d'EDSC et de la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP) (voir la figure 1).

La secrétaire ministérielle dirige la Direction générale et est la chef de la protection des renseignements personnels (CPRP) désignée d'EDSC. La CPRP est l'autorité fonctionnelle du Ministère pour toutes les questions relatives à la protection des renseignements personnels, y compris le traitement des demandes reçues à cet égard et la gestion des renseignements personnels. La CPRP formule des conseils stratégiques sur la politique de protection des renseignements personnels et assure la prestation du programme de gestion de la protection des renseignements personnels d'EDSC, ce qui inclut la détermination de la conformité aux obligations législatives, aux politiques et aux normes, ainsi que la tenue de formations sur la protection des renseignements personnels et d'évaluations des risques en la matière. Tous ces éléments sont essentiels à la mise en œuvre d'une approche fondée sur le respect de la vie privée dès la conception.

Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division des opérations de l'AIPRP applique la Loi sur l'accès à l'information et les éléments de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernant les demandes reçues en vertu de cette loi pour EDSC. Elle dirige et conseille le traitement de toutes les demandes d'EDSC reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, procède à l'examen ligne par ligne des documents demandés en vertu des lois, et fournit des séances de formation et de sensibilisation aux employés du Ministère sur l'application de ces lois. Le directeur de la Division est le coordonnateur désigné de l'AIPRP pour EDSC.

La responsabilité du traitement des demandes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein d'EDSC est partagée entre la Division des opérations de l'AIPRP et les 4 directions régionales du Ministère : Atlantique, Ontario, Québec, et Ouest et Territoires. La Division des opérations de l'AIPRP a comme tâche de coordonner les activités d'AIPRP dans les directions générales et les bureaux régionaux d'EDSC, ce qui englobe les activités suivantes :

• répondre aux demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information;
• répondre à certaines demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• fournir une orientation fonctionnelle aux régions en ce qui concerne les volets des opérations et de la présentation de rapports de la fonction de protection des renseignements personnels;
• offrir aux employés des séances de formation générale et personnalisée sur l'application des 2 lois.

La Division examine également les publications effectuées conformément au principe du gouvernement ouvert pour s'assurer qu'elles respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Division des opérations de l'AIPRP est composée d'une unité de réception des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels et d'équipes chargées du traitement de ces demandes. À la fin de l'exercice 2023 à 2024, la Division des opérations de l'AIPRP comptait environ 28 employés.

Opérations régionales de protection des renseignements personnels

Les directions générales régionales jouent un rôle clé à l'appui des responsabilités du Ministère en ce qui concerne l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l'exercice 2023 à 2024, environ 65 employés des régions étaient chargés de traiter les dossiers d'AIPRP. Dans chaque région, un réseau d'agents de liaison et de gestionnaires appuie le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et fournit une orientation et des conseils directement aux secteurs de programme tout en assurant la coordination avec la Division des opérations de l'AIPRP.

Division de la gestion de la protection des renseignements personnels (DGPRP)

La DGPRP est le centre d'expertise d'EDSC en matière de politiques de protection des renseignements personnels, et le centre de liaison du Ministère pour les conseils d'expert en matière de protection des renseignements personnels. Elle dirige les travaux de mise en œuvre horizontale des politiques et initiatives ministérielles en matière de protection des renseignements personnels, effectue des évaluations des risques et fournit des consignes sur la conformité en matière de protection des renseignements personnels. Ce faisant, la Division adopte des approches axées sur la protection de la vie privée dès la conception qui intègrent les considérations relatives à la protection des renseignements personnels dès les premiers stades des nouveaux programmes et projets et des nouvelles initiatives. La DGPRP examine également les ententes d'échange de renseignements proposées et les ébauches de contrats. La Division répond aux demandes de documents provenant des tribunaux et des organismes d'application de la loi, gère les divulgations de renseignements dans l'intérêt public, joue un rôle clé dans la gestion et la prévention des atteintes à la vie privée, et appuie les activités de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels. En tant que centre d'expertise du Ministère en matière de protection des renseignements personnels, la DGPRP fournit des conseils analytiques et stratégiques sur la politique de protection des renseignements personnels au CPRP et aux cadres supérieurs d'EDSC.

La Division est organisée en 4 groupes fonctionnels, soit une unité d'évaluation des risques et de politique de protection des renseignements personnels, une unité de services consultatifs et de conformité en matière de protection des renseignements personnels, une unité de divulgations législatives et de gestion des incidents, et une très petite équipe de planification et de conseils stratégiques. À la fin de l'exercice 2023 à 2024, la DGPRP comptait 37 employés. De plus, 3 consultants ont été embauchés pour occuper des postes à temps partiel au cours de la période visée par le rapport.

Version textuelle de la figure 1

L’image représente le rapport hiérarchique direct entre la Secrétaire ministérielle et Chef de la protection des renseignements personnels et les divisions des opérations de l’AIPRP et de la gestion de la protection des renseignements personnels. Il existe une direction fonctionnelle entre la Secrétaire ministérielle et Chef de la protection des renseignements personnels et les bureaux régionaux d’AIPRP (Région de l’Ouest et des Territoires, Région de l’Ontario, Région du Québec et Région de l’Atlantique).

Entente de service avec Normes d'accessibilité Canada (NAC)

EDSC a conclu un protocole d'entente pour la prestation de services d'AIPRP avec NAC, un organisme ministériel indépendant faisant partie du portefeuille du Ministère. NAC, qui a été mise sur pied en vertu de la Loi canadienne sur l'accessibilité, a pour mandat de créer un Canada sans obstacle au plus tard le 1^er janvier 2040. Les services de protection des renseignements personnels fournis comprennent des services de traitement des demandes, des conseils et des statistiques en vue de la préparation des rapports annuels, des fonctions de liaison et de la formation. Au besoin, le Ministère fournit des analyses et formule des conseils en ce qui touche les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), les ententes d'échange de renseignements, les divulgations, la passation de marchés, la conformité aux lois et aux politiques, et assure la gestion des incidents de sécurité relatifs à des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information, un arrêté de délégation signé par le ministre de l'Emploi, du Développement de la main-d'œuvre et des Langues officielles désigne les sous-ministres, le secrétaire général, le directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi que les gestionnaires et les chefs d'équipe d'EDSC pour exercer tous les pouvoirs et fonctions, à titre de responsable de l'institution en vertu de la Loi.

Au cours de l'exercice 2023 à 2024, l'arrêté de délégation a fait l'objet d'une mise à jour afin que certains pouvoirs en vertu de la Loi soient délégués aux analystes et aux agents de l'AIPRP. Les changements apportés permettront de réaliser pleinement les gains d'efficience en matière d'accès à l'information prévus lors de l'élaboration du projet de modernisation de l'AIPRP.

Une copie de l'arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information se trouve à l'annexe A.

3. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

EDSC poursuit sa démarche de modernisation et de normalisation de ses processus en élaborant un modèle opérationnel commun à l'échelle du Ministère. D'importants progrès ont été réalisés au cours du dernier exercice financier, et la mise en œuvre est prévue pour 2024 à 2025.

Modernisation de l'AIPRP

EDSC a préparé le terrain pour moderniser son infrastructure et ses processus d'AIPRP afin de créer un programme d'AIPRP moderne, adapté au numérique et axé sur le client qui peut répondre aux besoins de l'environnement des opérations de protection des renseignements personnels en évolution. Le Ministère a lancé ce programme pour remplacer les anciens systèmes d'AIPRP qui approchent la fin de leur cycle de vie et améliorer le service à la clientèle, le recrutement, la capacité et le maintien en poste du personnel.

Le projet de modernisation comprend 4 volets de programme qui ont pris de l'ampleur en 2023 à 2024: le renouvellement de la technologie, l'amélioration du service à la clientèle, l'examen et la normalisation des processus, et le renforcement des mesures de transparence. Il est prévu que les avantages de la modernisation seront réalisés au cours des prochains exercices et achevés d'ici 2026.

Au cours de l'exercice 2023 à 2024, des progrès ont été accomplis dans l'établissement de nouvelles procédures qui devraient :

• accroître la clarté et la pertinence de l'information concernant l'AIPRP sur le site Canada.ca afin d'orienter les Canadiens vers les ressources qui leur permettront de trouver leurs renseignements personnels ou d'obtenir de l'assistance pour ce faire;
• aider les clients à soumettre des demandes numériques;
• aider les clients à trouver un moyen efficace d'obtenir leurs renseignements par l'entremise de Mon dossier Service Canada, ce qui réduit le temps et le fardeau requis pour traiter une demande facultative en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• ouvrir la voie au renouvellement et aux avancées technologiques grâce à l'instauration, en 2024‑2025, de la plateforme d'AIPRP en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor et du nouveau système de traitement des demandes ATIPXpress.

Faits saillants du rapport statistique

Les résultats de l'exercice 2023 à 2024 montrent qu'EDSC a fermé dans les délais prévus par la loi 88,3 % des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. De plus, le Ministère a reçu un total de 21 722 demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une hausse par rapport aux 20 964 demandes de l'exercice précédent. De plus, le volume de pages traitées a aussi augmenté, passant de 1,8 million à 1,917 million de pages. Les chiffres correspondants à l'égard des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information sont présentés ci‑dessous sous forme de liste à puces.

Il convient de noter que le volume combiné des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels a encore une fois atteint des sommets. Les résultats détaillés suivants illustrent l'engagement continu du Ministère à l'égard d'un gouvernement ouvert et transparent. L'augmentation continue du nombre de demandes présentées en vertu des 2 lois souligne l'importance de la démarche de modernisation de l'AIPRP entreprise par EDSC. Le Ministère continue de travailler au perfectionnement de ses modes de services numériques qui permettront aux clients d'accéder directement à leurs renseignements personnels, ainsi qu'à la divulgation proactive de l'information institutionnelle dans le cadre de son vaste engagement visant à améliorer la transparence et l'accès. Voici un aperçu général des principaux résultats du Ministère en matière d'accès à l'information au cours de la période visée par le rapport :

• 1 710 demandes d'accès à l'information ont été reçues, comparativement à 1 930 l'année précédente. Malgré le fait que cela représente une diminution de 11 % par rapport aux volumes de l'exercice 2022 à 2023, il est trop tôt pour déterminer la présence d'une tendance à la baisse compte tenu des augmentations substantielles des volumes enregistrées par le Ministère au cours des 5 dernières années.
• 1 667 demandes ont été fermées, et un total de 74 776 pages ont été traitées, ce qui représente une hausse de 45 % par rapport à l'exercice précédent.
• 19 828 employés d'EDSC ont reçu une formation obligatoire sur la Gérance de l'information et comportements en milieu de travail.
• 15 586 employés ont suivi la formation obligatoire « La protection des renseignements personnels et l'accès à l'information : c'est l'affaire de tous ».

4. Aperçu des résultats

La section suivante présente une analyse et des statistiques clés des réalisations d'EDSC au cours des 4 exercices financiers précédents et montre comment le Ministère a contribué au plan d'action du gouvernement grâce à son programme d'accès à l'information. Les figures et tableaux suivants établissent une comparaison sur 4 ans afin de faire ressortir les tendances en matière de rendement afférentes à la Loi sur l'accès à l'information. Des rapports statistiques détaillés concernant la Loi figurent à l'annexe B.

Au cours de l'exercice 2023 à 2024, le Ministère a reçu un nombre moins élevé de demandes. De plus, le taux de conformité pour le nombre de demandes traitées a légèrement diminué en raison du volume accru de pages traitées, des ressources affectées à la résorption prioritaire de l'arriéré et aux projets de modernisation de l'AIPRP, ainsi que des facteurs de dotation.

Le volume de demandes reçues cette année est demeuré conforme aux tendances historiques du Ministère. Toutefois les stratégies en matière de transparence mises en œuvre par EDSC pour améliorer l'accès des clients et la divulgation proactive devraient favoriser une tendance à la baisse.

Demandes et consultations : volume total

EDSC a enregistré une diminution de (11 %) du nombre de demandes d'accès à l'information reçues, qui est passé de 1 930 demandes en 2022 à 2023 à 1 710 demandes en 2023 à 2024.

Version textuelle de la figure 2

Le graphique représente le nombre total de demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour les 4 dernières années.

2020 à 2021 : 1 177 demandes reçues

2021 à 2022 : 1 163 demandes reçues

2022 à 2023 : 1 930 demandes reçues

2023 à 2024 : 1 710 demandes reçues

En 2023 à 2024, le Ministère a également reçu moins de demandes de consultation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information que l’année précédente.

Version textuelle de la figure 3

Le graphique représente le nombre total de demandes de consultation reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour les 4 dernières années.

2020 à 2021 : 137 demandes reçues

2021 à 2022 : 189 demandes reçues

2022 à 2023 : 172 demandes reçues

2023 à 2024 : 123 demandes reçues

Nombre total de demandes reçues et traitées

Au cours de l'exercice 2023 à 2024, EDSC a reçu 1 710 demandes et traité 1 667 demandes.

Version textuelle de la figure 4

Le graphique représente le nombre total de demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour les 4 dernières années.

2020 à 2021 : 1 177 demandes reçues et 1 234 demandes traitées

2021 à 2022 : 1 163 demandes reçues et 1 176 demandes traitées

2022 à 2023 : 1 930 demandes reçues et 1 786 demandes traitées

2023 à 2024 : 1 710 demandes reçues et 1 667 demandes traitées

Demandes selon le nombre de jours civils nécessaires pour le traitement

EDSC a traité 79 % (1 313) des demandes terminées (1 667) qui ont été présentées au titre de Loi sur l'accès à l'information dans les 30 jours suivant leur réception, ce qui représente une diminution de 4 points de pourcentage par rapport à l'exercice précédent.

Version textuelle de la figure 5

Le graphique représente le nombre de jours civils de traitement des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour les 4 dernières années.

2020 à 2021 : 569 demandes traitées dans 30 jours civils, 152 traitées entre 31 et 60 jours civils et 513 demandes traitées en plus de 61 jours civils

2021 à 2022 : 609 demandes traitées dans 30 jours civils, 235 traitées entre 31 et 60 jours civils et 332 demandes traitées en plus de 61 jours civils

2022 à 2023 : 1 487 demandes traitées dans 30 jours civils, 121 traitées entre 31 et 60 jours civils et 178 demandes traitées en plus de 61 jours civils

2023 à 2024 : 1313 demandes traitées dans 30 jours civils, 99 traitées entre 31 et 60 jours civils et 255 demandes traitées en plus de 61 jours civils

Délais

EDSC a traité 1 472 demandes dans les délais prévus par la loi et a atteint un taux de conformité de 88 %. Toutefois, le Ministère a eu de la difficulté à respecter les délais prévus par la loi pour 195 demandes, surtout en raison d'une augmentation substantielle du volume de pages examinées, de l'obligation d'affecter des ressources pour répondre aux ordonnances du Commissariat à l'information du Canada et des efforts déployés pour s'attaquer aux demandes en retard.

À la fin de l'exercice financier, le nombre de demandes dont le délai de traitement a dépassé celui prévu par la loi (en retard) a légèrement augmenté, passant de 286 demandes en 2022 à 2023 à 319 demandes en 2023 à 2024. Des mesures ont été prises pour accélérer le traitement de ces dossiers, et plusieurs ressources ont été embauchées pour prêter main-forte aux équipes. Ces efforts ont permis de traiter 48 dossiers qui étaient en retard depuis plus d'un an.

Conformément à la Loi sur l'accès à l'information, les institutions peuvent demander une prorogation du délai initial de 30 jours prévu par la loi dans les cas où il est impossible de respecter la date statuaire en raison d'un grand volume de pages à examiner. Elles peuvent aussi demander une prorogation lorsqu'il n'est pas possible de raisonnablement mener les consultations requises dans le délai initial de 30 jours ou lorsqu'un avis est donné à un tiers. Au cours de l'exercice 2023 à 2024, EDSC a demandé 310 prorogations : 65 % en vertu de l'alinéa 9(1)a) (entraves au fonctionnement et à la charge de travail) et 35 % en vertu des alinéas 9(1)b) et 9(1)c) (consultations nécessaires et avis donné à des tiers).

Version textuelle de la figure 6

Le graphique représente le pourcentage des demandes traitées dans les délais prévus à la loi ou au-delà de ceux-ci pour les 4 dernières années.

2020 à 2021 : 63% demandes traitées dans les délais et 37% au-delà

2021 à 2022 : 84% demandes traitées dans les délais et 16% au-delà

2022 à 2023 : 94% demandes traitées dans les délais et 6% au-delà

2023 à 2024 : 88% demandes traitées dans les délais et 12% au-delà

• Remarque: Des renseignements additionnels sur les plaintes sont disponibles à la section 7.

Pages traitées et divulguées

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a enregistré une augmentation de 45 % du nombre total de pages traitées par rapport à l'exercice précédent, ce qui indique un retour possible aux volumes antérieurs, ainsi qu'une augmentation de 25 % du nombre de pages divulguées pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Version textuelle de la figure 7

Le graphique représente le nombre de pages traitées et divulguées pour les 4 dernières années.

2020 à 2021 : 92 080 pages traitées et 69 052 pages divulguées

2021 à 2022 : 93 092 pages traitées et 66 018 pages divulguées

2022 à 2023 : 51 468 pages traitées et 30 203 pages divulguées

2023 à 2024 : 74 776 pages traitées et 37 747 pages divulguées

Exemptions et exclusions

EDSC détient de très grands volumes de renseignements personnels. Pour assurer la protection de ces renseignements, il est souvent nécessaire d'appliquer des exemptions et exclusions à des dossiers.

Exemptions

La Loi sur l'accès à l'information permet et, dans certains cas, exige que des renseignements fassent l'objet d'une exemption ou ne soient pas communiqués. Par exemple, il peut s'agir de renseignements afférents aux processus décisionnels internes du gouvernement, à la sécurité nationale, à l'application de la loi ou à des secrets commerciaux.

Le tableau suivant présente les exemptions les plus fréquemment invoquées au cours des 4 derniers exercices. En raison de la nature du mandat d'EDSC, la plupart des informations sous sa garde contiennent des renseignements personnels concernant des individus qui sont visés par les exemptions obligatoires prévues à l'article 19 (Renseignements personnels), ce qui fait qu'ils ne doivent pas être communiqués, à moins que certaines conditions ne soient respectées. L'article 16 (Enquêtes) et l'article 21 (Activités du gouvernement) sont des articles en vertu desquels des exceptions sont fréquemment appliquées.

• * Les chiffres ont été arrondis aux fins de lisibilité.

Exclusions

La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux renseignements accessibles au public, comme les publications gouvernementales (article 68) et les documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada (article 69), qui nécessitent une consultation avec le ministère de la Justice. Au cours de l'exercice 2023 à 2024, EDSC a exclu des documents en vertu de l'article 68 pour 3 demandes, et en vertu de l'article 69 pour 55 demandes.

Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et d'autres organismes

Au cours du dernier exercice, EDSC a reçu 123 demandes de consultation externes d'autres institutions du gouvernement du Canada et d'autres organismes, ce qui représente 5 184 pages examinées. Il s'agit d'une diminution par rapport aux 172 demandes reçues en 2022 à 2023, ainsi que d'une diminution proportionnelle du nombre de pages examinées (9 468).

Le Ministère a fermé 108 demandes de consultation. De ce nombre, 37 ont été traitées dans le délai de 30 jours prévu par la loi, 51 ont fait l'objet d'une divulgation totale et 41 ont fait l'objet d'une divulgation partielle.

5. Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Trois responsables des processus opérationnels coordonnent principalement les exigences d'EDSC en matière de publications proactives à l'échelle du Ministère.

À l'appui de l'engagement du gouvernement du Canada à l'égard d'un gouvernement ouvert et transparent en vertu du projet de loi C-58, le Ministère tient à jour les normes de codage Web pour s'assurer que l'information est accessible, utilisable et conforme aux politiques ministérielles et gouvernementales.

EDSC cherche continuellement des moyens d'accroître la transparence et, en 2023 à 2024, a commencé à publier les politiques afférentes au programme des travailleurs étrangers temporaires afin de répondre au nombre élevé de demandes semblables d'accès à l'information. À ce jour, 6 politiques sont accessibles sur la page WEB du Gouvernement ouvert Politiques - Programme des travailleurs étrangers temporaires

Ces taux de conformité illustrent la performance d'EDSC dans l'exercice de ses responsabilités en matière de divulgation proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information. Au cours de l'exercice 2023 à 2024, EDSC a atteint la pleine conformité pour 11 des 16 types de publications proactives. Certains des résultats reposaient sur un très petit échantillon. Par exemple, on comptait seulement 2 publications en vertu des paragraphes 88(a) et 88(c), respectivement. Les délais de publication supplémentaires requis variaient de 30 à 60 jours.

Toutes les publications proactives de l'institution sont accessibles sur la page Web de renseignements organisationnels d'EDSC Transparence - EDSC.

6. Formation et sensibilisation

Formation en ligne sur l'accès à l'information

EDSC a élaboré un programme complet de formation obligatoire à l'échelle du Ministère afin d'accroître les connaissances et la sensibilisation relativement aux questions importantes touchant la gérance de l'information et l'accès à l'information. Tous les employés doivent détenir une certification en Gérance de l'information et comportements en milieu de travail valide qui atteste qu'ils ont suivi le cours de formation requis portant sur la Loi sur l'accès à l'information, la gestion de l'information, la protection des renseignements personnels, le traitement des renseignements personnels, les questions de sécurité, les valeurs et l'éthique. Ce cours fait partie du programme de formation essentielle du Ministère et est offert en ligne. À la fin de la période visée par le rapport, 19 828 employés avaient obtenu la certification en Gérance de l'information et comportements en milieu de travail au cours de l'exercice 2023 à 2024, qui est valide pendant 2 ans.

En plus de cette certification, EDSC offre d'autres cours en ligne pertinents dans son catalogue de formation. Entre autres, le cours intitulé « La protection des renseignements personnels et l'accès à l'information : c'est l'affaire de tous » permet aux employés d'acquérir les connaissances dont ils ont besoin pour protéger, utiliser et divulguer des renseignements personnels, en plus de les aider à intégrer les principes d'ouverture et de transparence dans leurs activités courantes. Au cours du dernier exercice, 15 586 employés ont suivi ce cours de formation.

Les nouveaux employés doivent suivre le cours « Bien faire les choses et faire la bonne chose : mettre en action le Code de conduite ministériel », qui comporte un volet important sur l'accès à l'information. Le cours aide les participants à comprendre comment adopter des comportements éthiques en milieu de travail et utiliser ces connaissances pour les guider dans leur travail et leur prise de décisions quotidienne, de même que dans leurs interactions avec les clients et leurs collègues. Au cours de l'exercice 2023 à 2024, 16 302 employés ont suivi ce cours de formation.

Formation et sensibilisation en personne et virtuelles

Des séances d'information ont également été offertes à toutes les personnes-ressources des bureaux de première responsabilité. Un total de 258 employés ont assisté à l'une des 4 séances prévues. Des séances d'information complémentaires ont également été offertes sur demande aux responsables de programme afin d'aborder divers sujets, dont l'application du caviardage, les mécanismes et processus d'AIPRP ainsi que les responsabilités des employés.

Ces séances d'information ont été conçues pour répondre aux préoccupations des intervenants internes en ce qui concerne le contexte particulier de chaque programme ainsi que les diverses responsabilités des employés à l'égard des demandes de renseignements.

7. Plaintes, enquêtes et recours judiciaires

En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les personnes ont le droit de déposer des plaintes auprès du Commissariat à l'information du Canada concernant leurs demandes d'accès à l'information.

En 2023 à 2024, le Ministère a reçu 45 plaintes de cette nature, ce qui représente une baisse par rapport aux 55 plaintes reçues au cours de l'exercice précédent. Le Commissariat à l'information du Canada a résolu 56 plaintes l'an dernier, après avoir jugé que 36 d'entre elles étaient fondées. Aucun recours judiciaire n'a été intenté (voir le tableau suivant pour de plus amples précisions).

Pendant l'exercice 2023 à 2024, la plupart des enquêtes sur les plaintes résolues ont porté sur les retards de traitement. Pour accélérer la résolution des plaintes, des réunions hebdomadaires de gestion ont été tenues pour examiner l'état de traitement, surveiller les progrès et formuler des solutions. La mise en œuvre d'un processus de surveillance est venue appuyer l'analyse des dossiers en suspens, la collecte de renseignements nécessaires, la mobilisation des intervenants internes ainsi que l'élaboration d'approches de traitement plus efficaces qui ont permis de résoudre rapidement les plaintes des clients.

• Remarque : Le nombre total d’avis de plaintes reçus et le nombre total d’enquêtes ayant donné lieu à des conclusions ne seront pas nécessairement les mêmes au cours d’un exercice donné. Les enquêtes peuvent porter sur des plaintes reçues par le Commissariat à l’information du Canada au cours d’un exercice antérieur à la période visée par le présent rapport.

8. Rapports sur les frais d’accès à l’information pour l’application de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige que les autorités responsables présentent un rapport annuel au Parlement au sujet des frais perçus par l'institution. Les renseignements figurant au tableau 9 ci-dessous sont présentés conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

9. Surveillance de la conformité

Sauf dans certaines circonstances, la Loi sur l'accès à l'information fixe un délai de 30 jours civils pour répondre aux demandes. EDSC a établi des processus et défini des responsabilités pour traiter les demandes dans les délais prévus par la loi, comme le montre le tableau 10.

De plus, la Division des opérations de l'AIPRP présente des rapports hebdomadaires et trimestriels à la haute direction du Ministère. Ces rapports aident les directions générales et les régions à surveiller les demandes d'accès à l'information qu'elles reçoivent, à cerner les problèmes systémiques et à mettre en œuvre des solutions en temps opportun.

EDSC travaille en étroite collaboration avec d'autres institutions fédérales, y compris Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, l'Agence des services frontaliers du Canada et Affaires mondiales Canada. Souvent, des consultations fréquentes et une collaboration étroite avec ses institutions sont requises en raison de la nature délicate des dossiers demandés. Afin de limiter le nombre de consultations requises et de raccourcir ses délais de réponse, EDSC procède à un examen initial des documents afin de préciser les prochaines étapes. Le Ministère envoie également des avis de divulgation à d'autres organismes gouvernementaux tenant lieu de demandes de consultation.

La Direction de la gestion des investissements, des biens et de l'approvisionnement d'EDSC, au sein de la Direction générale du dirigeant principal des finances, a établi un solide cadre de gouvernance ministériel pour s'assurer que tous les contrats et toutes les ententes sont gérés conformément à l'article 4.2.8 de la Directive sur les demandes d'accès à l'information. Une clause d'« accès à l'information » est habituellement incluse dans tous les contrats d'EDSC pour informer les entrepreneurs de leurs obligations et responsabilités afin d'aider le Ministère à s'acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Annexe A: Ordonnances de délégation

Loi sur l'accès à l'information et Règlement sur l'accès à l'information : Délégation de pouvoirs, ministère de l'Emploi et du Développement social

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 11 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, le Ministre de l'emploi et du Développement social délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable du Ministère de l'Emploi et Développement social, investi par les dispositions desdites Lois ou de leurs règlements mentionnées en regard de chaque poste.

Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Original signé le 6 mars 2024 par le très Honorable Randy Boissonnault, Ministre de l'Emploi et du Développement social

Emploi et Développement social Canada

Annexe B: Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Emploi et Développement social Canada

Période visée par le rapport : Du 1 avril 2023 au 31 mars 2024

Section 1 Demandes présentées au titre de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 Demandes informelles

Section 3 Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

• * A.I.: Affaires internationales
• Déf.: Défense du Canada
• A.S.: Activitées subversives

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

Section 5 Prorogations

Section 6 Frais

Section 7 Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 Enquêtes et compte rendu de conclusion

Section 10 Recours judiciaire

Section 11 Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information