Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2013-2014

2.1 Au sujet d’Emploi et Développement social Canada

EDSC a pour mission de bâtir un pays plus fort et plus concurrentiel, d’aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leurs vies soient plus productives et gratifiantes, et d’améliorer leur qualité de vie.

Pour ce faire :

• Nous élaborons des politiques qui font du Canada une société au sein de laquelle tous les citoyens peuvent mettre à profit leurs talents, leurs compétences et leurs ressources pour participer à l’apprentissage, au travail et aux activités de leur collectivité;
• Nous créons des programmes et appuyons des initiatives qui aident la population canadienne à franchir les étapes de la vie – de la situation de famille avec enfants à aîné, de l’école au travail, d’un emploi à un autre, du chômage au marché du travail et du travail à la retraite;
• Nous créons en collaboration avec Service Canada et d’autres partenaires un meilleur contexte grâce à l’excellence des services;
• Nous sollicitons la participation de nos employés, créons un milieu de travail sain, soutenons une culture de travail d’équipe et développons notre capacité de leadership.

4.1 Délégation des pouvoirs liés à l’accès à l’information

L’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information habilite le dirigeant ou la dirigeante de l’institution à déléguer aux employés de celle-ci la totalité ou une partie des pouvoirs, des fonctions ou des attributions que lui confère la Loi.

En février 2009, l’honorable Diane Finley, ministre des Ressources humaines et du Développement des compétences, a approuvé une ordonnance de délégation de pouvoirs relative à l’application de la Loi sur l’accès à l’information; cette ordonnance délègue le pouvoir d’accès à l’information à postes clés au sein de l’équipe de la haute direction ainsi qu’à des agents du Ministère qui possèdent les connaissances et l’expertise nécessaires pour exercer les pouvoirs, les fonctions ou les attributions que la législation confère au ministre.

L’ordonnance de délégation est jointe à l’annexe A.

4.2 Chef de la protection des renseignements personnels

Le chef de la protection des renseignements personnels est l’autorité fonctionnelle du Ministère sur l’ensemble des questions relatives à la confidentialité, notamment il offre des conseils faisant autorité et une orientation fonctionnelle à l’ensemble des directions régionales et des régions du Ministère. Le chef de la protection des renseignements personnels est responsable de la gestion par anticipation des questions relatives à la protection des renseignements personnels au sein du Ministère et de la mise en place de cadres, de programmes et de processus d’examen complets pour la gestion de la protection des renseignements personnels ainsi que des stratégies de gestion des renseignements personnels axées sur le risque.

Outre la mise en place de directives, de normes, de lignes directrices et de processus ministériels en matière de confidentialité, le chef de la protection des renseignements personnels doit rendre des comptes relativement à la mise en œuvre du programme ministériel de gestion de la protection des renseignements personnels, y compris la coordination et la gestion des activités de gestion de la protection des renseignements personnels, qui comprend la surveillance de la structure de gouvernance du Ministère en matière de confidentialité, assortie d’obligations redditionnelles claires et d’objectifs définis qui s’inscrivent dans les politiques, les priorités et les plans ministériels et pangouvernementaux. Le programme ministériel de protection des renseignements personnels fait l’objet d’un suivi, d’une évaluation et de rapports afin d’en évaluer le rendement par rapport aux résultats attendus.

4.3 Transition au sein des rôles et des responsabilités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels

Depuis le 1^er octobre 2013, la Division de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels ainsi que la Division du renouvellement de la gestion de la protection des renseignements personnels ont été restructurées pour répondre à l’évolution de la fonction de gestion de la protection des renseignements personnels au sein du Ministère.

Les objectifs de la restructuration comprennent :

• Soutenir la modernisation continue de la fonction de protection des renseignements personnels du Ministère et la mise en œuvre du Plan d’action pour le renouvellement de la protection des renseignements personnels;
• Clarifier les mandats, les rôles et les responsabilités des divisions pour :
• Mieux répondre aux besoins en évolution du Ministère;
• Améliorer l’alignement des ressources aux priorités ministérielles;
• Structurer l’organisation pour optimiser le rendement et les résultats.

Les divisions ont été restructurées comme suit.

5.1 Division de la gestion de la protection des renseignements personnels

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels constitue le point de convergence du Ministère en ce qui a trait à la gestion de la politique de confidentialité et à la mise en œuvre du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels du Ministère. Sous l’autorité et la direction du chef de la protection des renseignements personnels, la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels appuie la coordination horizontale et la mise en œuvre des plans et des priorités stratégiques du Ministère en lien avec la protection de la confidentialité, dont le plan d’action pluriannuel du Ministère sur la gestion de la protection des renseignements personnels. De plus, la Division gère la fonction de gestion des risques en matière de protection des renseignements personnels du Ministère, notamment le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et la mise au point d’ententes de partage de renseignements (EPR) dans lesquelles interviennent les renseignements personnels.

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels comprend deux unités :

• L’Unité de la conformité et de l’examen de la protection des renseignements personnels (UCEPRP) offre aux fonctionnaires du Ministère des conseils, une orientation et des services connexes à la confidentialité sur l’application des lois, des politiques, des directives et des orientations pertinentes. Ces activités comprennent la gestion des fichiers de renseignements personnels (FRP) du Ministère dans InfoSource, l’examen des avis de protection des renseignements personnels, des contrats et autres formulaires et instruments assurant la conformité aux exigences de confidentialité ainsi que la prestation de conseils et de directives pour élaborer des ententes de partage de renseignements. L’UCEPRP doit également gérer les questions quotidiennes en lien avec la protection des renseignements personnels dont le Ministère assure la garde et le contrôle;
• L’Unité des politiques, de la planification et de la coordination (UPPC) est responsable d’élaborer et de mettre en œuvre la série de politiques ministérielles ayant trait à la confidentialité, d’offrir des services de soutien stratégique au chef de la protection des renseignements personnels et au Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information ainsi que d’assurer des fonctions de planification stratégique et de présentation de rapports. De plus, l’UPPC est responsable de la conception et de la mise en œuvre du programme de protection des renseignements personnels du Ministère, du processus de gestion des risques en matière de confidentialité, de l’examen et de l’évaluation des priorités stratégiques des politiques et des programmes, des activités de soutien à l’élaboration des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ainsi que de la recherche et de l’évaluation des nouvelles tendances. L’UPPC appuie également la gestion et la mise en œuvre des questions horizontales et des groupes de travail, y compris le Groupe de travail sur le renouvellement de la protection des renseignements personnels, le Groupe de travail sur la gérance des renseignements et le Réseau de la protection des renseignements personnels ministériel.

5.2 Division des opérations de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels

La Division des opérations de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (Op. de l’AIPRP) met en œuvre les exigences législatives du Ministère aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) et de la Loi sur l’accès à l’information (LAI). La Division dirige le traitement de toutes les demandes présentées en vertu de la LAI et coordonne le traitement des demandes en vertu de la LPRP dont un grand nombre font l’objet d’un traitement à l’échelle régionale. Ce travail consiste à répondre aux demandes du public ainsi qu’à offrir des programmes de formation et de sensibilisation aux employés sur l’application de la LPRP et de la LAI.

La Division est responsable d’offrir des conseils aux régions sur les volets des opérations et de la présentation de rapports de la fonction d’AIPRP. Dans le contexte des pouvoirs délégués au sein de cette unité, la Division répond aux instruments juridiques dans lesquels le Ministère est sollicité pour communiquer des renseignements personnels (assignations à comparaître, ordonnances de cour, mandats de perquisition), assure la liaison avec le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) concernant les plaintes reçues par le Ministère, et joue le rôle d’interlocuteur du Ministère avec le Commissariat à la protection de la vie privée sur les cas de violation de la vie privée. De plus, la Division a la responsabilité de gérer la divulgation de renseignements à des tiers dans le cadre des divulgations dans l’intérêt public.

La Division des opérations de l’AIPRP comprend deux unités :

• L’Unité de traitement des demandes d’AIPRP effectue un examen détaillé des documents demandés aux termes de la LAI et de la LPRP. Des rapports sont présentés chaque semaine à titre informatif aux Bureaux des sous-ministres et aux cabinets des ministres sur les nouvelles demandes d’accès à l’information ainsi que les divulgations à venir au titre de la LAI.
• Pour favoriser le traitement, l’Unité de gestion des incidents et des divulgations législatives favorise le traitement uniforme des renseignements personnels confiés au Ministère et dirige les réponses du Ministère à tous les instruments juridiques reçus. L’unité gère également les plaintes déposées au CPVP par les clients du Ministère et interagit avec le CPVP relativement aux cas de violation de la vie privée en partenariat avec le Bureau de la sécurité du Ministère

5.3 Activités des directions générales et des régions liées à l’accès à l’information

Même si le directeur des Opérations de l’AIPRP, avec le soutien des agents des opérations d’AIPRP de la Division, est investi des pouvoirs généraux relatifs à l’application de la Loi sur l’accès à l’information, les directions générales et les régions jouent également un rôle clé dans ce domaine.

Le Ministère compte sur son réseau de coordonnateurs régionaux, locaux et des directions générales pour assurer un grand nombre de ses responsabilités clés en matière de protection des renseignements personnels. La majorité des milliers de demandes au titre de la LPRP reçues chaque année par EDSC sont traitées par des employés des bureaux régionaux d’EDSC. Les activités régionales de protection des renseignements personnels ont été centralisées sous l’égide des centres de spécialisation régionaux en protection des renseignements personnels afin de protéger la capacité et l’expertise dans ce domaine. Les agents des centres de spécialisation régionaux en protection des renseignements personnels d’EDSC disposent de pouvoirs délégués pour traiter les demandes officielles de renseignements personnels en vertu de la LPRP et traitent également les demandes informelles reçues par le Ministère. Sous la direction fonctionnelle du chef de la protection des renseignements personnels du Ministère, les bureaux régionaux offrent également des conseils et des directives sur la protection des renseignements personnels aux équipes de direction régionales et aux membres du public.

5.4 Engagement d’EDSC à respecter les délais

Sauf dans des circonstances précises où une prorogation peut être sollicitée, la Loi sur l’accès à l’information prescrit 30 jours civils pour le traitement des demandes. Compte tenu de ces délais rigoureux et de l’engagement du Ministère à respecter l’esprit et la lettre de la loi, EDSC a mis en place les procédures et les responsabilités suivantes :

• Récupération des documents pertinents et formulation de recommandations : Les directions générales et les régions visées (bureaux de première responsabilité) disposent de huit jours ouvrables pour récupérer les documents complets et précis qui répondent à la demande et les remettre, assortis de recommandations, à la Division des opérations de l’AIPRP.
• Examen détaillé des documents pertinents : L’Unité de traitement des demandes d’AIPRP dispose de huit jours ouvrables pour procéder à un examen minutieux des documents demandés et invoquer les dispositions d’exception et d’exclusion limitées et précises applicables.
• Signatures attestant de la prise de connaissance et copies aux fins d’information : Sur demande, le cadre dirigeant ou la cadre dirigeante de la direction générale ou de la région visée obtient une copie des documents à communiquer et dispose de quatre jours ouvrables pour apposer sa signature signifiant qu’il ou elle est au courant de la divulgation des documents (sa signature attestant sa prise de connaissance). En même temps que les documents sont remis au bureau de première responsabilité, des copies de ces documents sont remises aux responsables ministériels des communications. Les employés des bureaux des sous-ministres et des cabinets des ministres reçoivent également une copie des documents à des fins d’information au besoin. Certains dossiers peuvent nécessiter la préparation d’info capsules. La préparation des produits de communication est assurée par les responsables des communications et des directions générales et n’a aucune incidence sur le traitement en temps opportun des demandes d’accès à l’information.

Les trois étapes susmentionnées prennent un total de 20 jours ouvrables. La Division des opérations de l’AIPRP d’EDSC a depuis longtemps pour pratique de tenir ses partenaires informés tout au long du processus de traitement des demandes d’accès à l’information. Cette approche collaborative favorise la stabilité de l’environnement pour les intervenants au sein d’EDSC et permet aux agents de la Division des opérations de l’AIPRP d’appliquer la loi dans les temps.

6.1 Défis

Cette année a été marquée par le départ à la retraite d’employés ayant de l’ancienneté au sein de l’Unité de traitement des demandes d’AIPRP; ces départs ont entraîné des répercussions importantes sur la capacité de la main-d’œuvre et suscité un besoin d’expertise dans l’unité. Pour maintenir le traitement efficace des demandes avec les ressources existantes, la Division des opérations de l’AIPRP a reconnu l’importance de trouver des méthodes nouvelles et novatrices pour traiter les demandes dans les délais réglementaires.

6.2 Refonte des processus administratifs

Par conséquent, en mai 2013, EDSC a lancé une refonte des processus administratifs pour accéder à l’information dans le Ministère visant à examiner et à déterminer des moyens efficaces et novateurs de gérer le volume et la complexité accrus des demandes d’accès à l’information. L’initiative visait également à améliorer l’efficacité de la gestion et du traitement des demandes d’accès à l’information dans l’ensemble du Ministère (EDS, Service Canada et Programme du travail), à simplifier et à rationaliser les exigences de travail pour le personnel de la Division des opérations de l’AIPRP et les partenaires (directions générales et régions), à mieux s’acquitter des obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et à réduire le fardeau administratif.

6.3 Outil de la gérance de l’information et des comportements en milieu de travail

EDSC a élaboré un cours obligatoire en ligne conçu pour apprendre aux employés comment protéger et gérer les ressources, y compris les renseignements personnels dont ils ont la garde à titre d’employés d’EDSC. L’outil de la gérance de l’information et des comportements en milieu de travail, produit par le Collège Service Canada, a été créé par des pédagogues en collaboration avec des spécialistes dans le domaine, y compris des personnes de la Division des opérations de l’AIPRP. Le module couvre six disciplines liées à la gestion de l’information : sécurité, sécurité de la technologie de l’information (TI), gestion de l’information, valeurs et éthique/code de conduite, protection des renseignements personnels et accès à l’information.

6.4 Activités de formation et de sensibilisation à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels

En 2013-2014, la Division des opérations de l’AIPRP a dispensé 14 séances de formation en personne sur les questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels à 109 employés dans l’ensemble du Ministère. Pour répondre aux demandes récurrentes des experts du programme concernant l’évaluation des documents et la formulation des recommandations concernant les dispositions d’exception et d’exclusion de la Loi sur l’accès à l’information, la Division des opérations de l’AIPRP a mis à jour et communiqué ses directives sur ces questions aux secteurs de programme. Reconnaissant que ce ne sont pas tous les employés qui reçoivent régulièrement des demandes, la Division a formulé des directives concises qui offrent des points de référence pour aider les personnes responsables de la récupération des documents à remplir leurs fonctions.

En plus des séances offertes par la Division des opérations de l’AIPRP, des responsables régionaux de la protection des renseignements personnels ont également dispensé des séances d’information à leurs collègues. Les responsables régionaux ont dispensé 20 séances à 677 employés en 2013-2014.

7.1 Demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Voici un résumé de l’information contenue dans le rapport statistique sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information de 2013-2014 joint à l’annexe B.

7.2 Nombre total de demandes d’accès à l’information traitées

Durant la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 861 demandes et en a traité 932. Ces deux chiffres ont augmenté par rapport aux exercices précédents

Description de l'image - Demandes reçues et complétées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Cette figure est un tableau dans lequel on indique le nombre de demandes d’accès à des dossiers relatives à la Loi sur l’accès à l’information qui ont été reçues et traitées par EDSC au cours de chacun des trois derniers exercices (2011-2012 à 2013-2014).

Les demandes sont classées selon les deux catégories suivantes : «demandes officielles relatives à la Loi sur l’accès à l’information reçues» et «demandes officielles relatives à la Loi sur l’accès à l’information traitées».”

Figure 1- Demandes reçues et complétées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

	Reçues	Complétées
2011-2012	579	531
2012-2013	746	630
2013-2014	861	932

7.3 Origine des demandes

Le grand public a été à l’origine du plus grand nombre de demandes (36 %), suivi par les entreprises (23 %), les organismes (22 %) et les médias (18 %). Le milieu universitaire a présenté 1 % des demandes à EDSC en 2013-2014.

Description de l'image - Origine des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Cette figure est un tableau dans lequel on indique le pourcentage du nombre total de demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information associé à chaque source de demandes au cours de l’exercice 2013-2014.

Les sources de demandes sont classées selon les cinq catégories suivantes : « grand public », « entreprises », « médias », « organisations » et « établissements d’enseignement ».

Origine des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Entreprises	23 %
Milieu universitaire	1 %
Membres du public	36 %
Médias	18 %
Organismes	22 %

Les demandes ont compris typiquement les suivantes :

• demandes de statistiques sur les différents programmes ministériels; notes documentaires;
• recherches et études sur des sujets qui concernent le portefeuille de EDSC;
• demandes des employeurs ou de leurs représentants qui ont besoin d’information sur leur propre demande dans le cadre du Programme des travailleurs étrangers temporaires;
• demandes de renseignements sur les contrats, y compris les livrables;
• demandes de documents concernant des enjeux rapportés dans les médias d’information.

7.4 Délais de traitement

Sur les demandes où des documents ont été remis au requérant, dans 26 % des cas toute l’information a été divulguée tandis que dans 52 % des cas une partie de l’information a été conservée conformément aux dispositions d’exception et d’exclusion de la Loi sur l’accès à l’information. Près de la moitié des demandes reçues (48 %) ont été traitées dans les 30 jours et 77 % ont été traitées dans un délai de 60 jours

Description de l'image - Délai de traitement des demandes en vertu de la Lois sur l’accès à l’information

Cette figure est un tableau dans lequel on indique le nombre de demandes traitées au cours de chacun des trois derniers exercices (2011-2012 à 2013-2014), réparties en fonction du nombre de jours civils requis pour leur traitement.

Les demandes sont classées selon les trois catégories suivantes : « demandes traitées dans un délai de 30 jours ou moins », « demandes traitées dans un délai de 31 à 60 jours » et « demandes traitées dans un délai de 61 jours ou plus ».

Délai de traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

	30 jours	31-60 jours	61 jours ou plus
2011-2012	53 %	33 %	15 %
2012-2013	50 %	31 %	19 %
2013-2014	48 %	29 %	23 %

7.5 Exceptions et exclusions

Les exceptions et les exclusions sont les seuls motifs de non-divulgation de l’information se trouvant dans des documents demandés au titre de la Loi sur l’accès à l’information. Leur application est limitée et précise comme le prévoit la Loi. Parmi les demandes où une exception a été invoquée, la disposition le plus souvent appliquée correspondait au paragraphe 19(1) qui vise à protéger les renseignements personnels au sujet d’une personne autre que le requérant.

Parmi les autres exceptions fréquemment invoquées, citons l’article 21, qui vise à protéger l’intégrité du processus décisionnel du gouvernement, y compris les avis, les recommandations, les délibérations, les projets et les positions liés à des négociations en cours; l’article 20, qui vise à protéger les renseignements confidentiels d’un tiers contenus dans des documents du gouvernement; le paragraphe 24(1), qui permet de refuser la communication de renseignements dont la divulgation est interdite par d’autres lois fédérales, par exemple la Loi de l’impôt sur le revenu; l’article 16, qui permet aux institutions de refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation pourrait nuire au déroulement d’enquêtes licites ou faciliter la perpétration d’infractions; l’article 23, qui permet de refuser de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client; l’article 14, qui permet de refuser des communiquer des renseignements dont la divulgation pourrait nuire aux relations ou aux négociations fédérales-provinciales. D’autres exceptions ont été invoquées dans 29 cas ou moins.

La Loi précise que certains types de documents sont exclus de son application, notamment les documents déjà mis à la disposition du public (article 68) et les documents confidentiels du Cabinet (article 69). Durant la période visée par le rapport, les dispositions d’exclusion de l’article 69 ont été invoquées 64 fois au total relativement à 42 demandes.

Le Ministère a fourni les documents demandés sur support papier dans 564 cas et sous forme électronique (sur CD) dans 152 cas. Lorsque les documents demandés contiennent un grand nombre de pages, ils sont en général fournis sous forme électronique.

7.6 Pages traitées

Un total de 101 577 pages ont été examinées (traitées) par le personnel durant la période visée par le rapport, dont 87 116 pages ont été divulguées (en totalité ou en partie) aux requérants. Les 14 461 pages restantes n’ont pas été communiquées soit en application d’une ou de plusieurs dispositions d’exception ou d’exclusion de la Loi soit parce que le requérant a abandonné la demande.

La plupart des demandes (80 %) ont donné lieu à un examen de 500 pages ou moins, mais 24 demandes (3 %) ont nécessité d’examiner plus de 1 000 pages chacune. Ces 24 demandes ont entraîné la communication de 36 541 pages ou de 42 % du nombre de pages divulguées durant la période visée par le rapport.

7.7 Autres complexités

Outre l’information sur le nombre de pages traitées, le rapport statistique renferme des chiffres sous la rubrique « Autres complexités », c’est-à-dire le nombre de demandes pour lesquelles des consultations ont été requises, des frais ont été estimés, un avis juridique a été sollicité ou autres. « La catégorie “Autres”, selon le Secrétariat du Conseil du Trésor, englobe les dossiers à forte visibilité, les demandes portant sur les dossiers qui se trouvent dans une région ou dans un autre pays et les demandes concernant des dossiers dont la langue n’est ni le français ni l’anglais. »

Quatre-vingt-treize (93) demandes ont fait l’objet de consultations. Des avis juridiques ont été sollicités dans le traitement de 42 demandes en 2013-2014. Des frais ont été estimés dans 58 demandes. Enfin, 194 demandes sont tombées dans la catégorie « Autres » correspondant aux demandes de documents régionaux.

7.8 Rendement

Le Ministère n’a pas pu respecter ses délais dans 87 cas, qui représentent 9 % du nombre total des demandes traitées. La charge de travail a été la raison la plus souvent invoquée (61 %) pour justifier le non-respect des délais et les consultations internes ont été invoquées pour les demandes restantes.

Au cours de l’année, alors qu’un nombre croissant de demandes ont nécessité des consultations prolongées, la Division des opérations de l’AIPRP a continué de communiquer avec les requérants pour leur demander s’ils voulaient exclure les dossiers nécessitant ce type de consultations afin de réduire le temps de traitement des demandes. Cette initiative a été avantageuse pour les requérants, le Ministère et les autres institutions responsables de répondre aux consultations. Le traitement des demandes a accusé un retard 30 jours ou moins dans 45 des 87 cas. Les 42 demandes restantes ont été traitées avec un retard de 30 à 365 jours.

7.9 Prorogations

Une prorogation du délai initial de 30 jours est autorisée lorsque le traitement de la demande exige d’examiner une grande quantité de documents, lorsque la réponse à ces demandes dans un délai de 30 jours entraverait de manière déraisonnable les activités ou lorsque des consultations externes (auprès d’une autre institution, d’un organisme ou d’une entreprise) sont nécessaires. En 2013-2014, le Ministère a sollicité une prorogation de délai pour 319 demandes, le plus souvent en raison du volume des documents concernés

7.10 Demandes de traduction

Aucune demande de traduction n’a été reçue durant l’exercice 2013-2014.

7.11 Frais

Le Ministère a perçu 3 793 $ de frais, comme le permet la Loi et le règlement y afférent, et a renoncé à 17 953 $ de frais. La majeure partie des dispenses de frais correspondent aux frais de reproduction, que l’on ne facture plus au client en raison de l’utilisation accrue de médias électroniques pour communiquer les dossiers. Lorsqu’un requérant obtient l’information sur CD, il est dispensé d’acquitter les frais de reproduction. Lorsque l’information à communiquer comprend 125 pages ou moins, le Ministère n’impose pas de frais de reproduction conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

7.12 Consultations reçues par ESDC

EDSC a répondu à 188 consultations, qui ont nécessité l’examen de 12 828 pages, émanant d’autres institutions fédérales. Dans 86 % des cas, le Ministère a pu répondre aux consultations dans les 30 jours, la majorité des réponses ayant été données en 15 jours ou moins. Près de 65 % de ces consultations ont donné lieu à la recommandation de divulguer les documents dans leur intégralité, et dans environ 30 % des cas, le Ministère a conseillé à l’institution consultante de procéder à une divulgation partielle. Dans le reste des cas, le Ministère a demandé à l’institution consultante de consulter une autre institution, d’exempter les documents dans leur intégralité ou de prendre d’autres mesures (catégorie « Autres »).

Des consultations sur des documents confidentiels du Cabinet ont été envoyées au Bureau du conseil privé pour 14 des demandes traitées en 2013–2014 et à l’unité des services juridiques pour 9 demandes conformément aux nouvelles procédures entrées en vigueur en juillet 2013. Le processus révisé imposé par le SCT exige que les consultations sur les documents confidentiels du Cabinet soient envoyées à l’Unité des services juridiques plutôt qu’au Bureau du Conseil privé.

7.13 Considérations financières

Le Ministère a dépensé 640 000 $ en salaires associés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Les frais non salariaux ont représenté 7 500 $.

Environ 8 employés spécialisés de l’administration centrale ont participé à l’application de la Loi sur l’accès à l’information en 2013-2014.

Loi sur l’accès à l’information – Délégation de pouvoirs

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

Annexe A

Les tableaux ci-dessus de l’annexe A du rapport statistique englobent les données 2013-2014 en vertu de la Loi sur l’Accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, tel que souligné par les exigences relatives aux déclarations, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada