Politique ministérielle sur la protection des renseignements personnels, EDSC

Préambule

Emploi et Développement social Canada (EDSC) a élaboré une politique ministérielle sur la protection des renseignements personnels afin d’aider les employés à s’assurer que les mesures ayant trait à la protection des renseignements personnels qui relèvent d’eux soient incorporées à l’ensemble des programmes et des activités. Cette politique repose sur les principes de protection de la vie privé propres aux codes de protection reconnus à l’échelle internationale et elle est conforme à :

• Charte canadienne des droits et libertés,
• la Loi sur la protection des renseignements personnels,
• la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social (MEDS),
• la Loi sur le ministère du Développement social (MDS),
• la Loi sur l’assurance-emploi
• Régime de pensions du Canada (RPC)
• la Loi sur la sécurité de la vieillesse (SV) et
• politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)

La présente politique doit être lue en parallèle avec la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulée « Protection des renseignements personnels ». Elle aide également à promouvoir une culture sensible à la protection des renseignements personnels au sein du ministère, à démontrer du leadership dans la protection des renseignements personnels et à conserver la confiance des Canadiens en énonçant l'engagement d’Emploi et Développement social Canada à protéger les renseignements personnels avec efficacité.

Objectifs de la politique

Les objectifs de la présente politique sont d'assurer que le ministère (EDSC) peut gérer avec efficacité les renseignements personnels qui relèvent de lui, qu'il est sensible aux besoins en information du public et qu'il crée un climat de confiance, de crédibilité et de compréhension en :

• réaffirmant son engagement à protéger les renseignements personnels qui relèvent de lui;
• énonçant les exigences en matière de protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur le ministère d’Emploi et Développement social, de la Loi sur le ministère du Développement social, de la Loi sur l'a.-e., et du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur la sécurité de la vieillesse;
• appuyant l'adoption de principes et de lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels qui orienteront Emploi et Développement social Canada dans la protection des renseignements personnels;
• mettant en œuvre une approche harmonisée pour la gestion de la protection des renseignements personnels dans l'ensemble de d’Emploi et Développement social Canada;
• démontrant de l'ouverture et de la transparence au sujet des pratiques en matière de protection des renseignements personnels de d’Emploi et Développement social Canada.

Énoncé de politique

EDSC a pour politique:

• de procéder à la collecte, à l'utilisation, à la communication, à la conservation et au retrait de renseignements personnels d'une manière qui respecte les principes relatifs à la protection des renseignements personnels énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les autres lois, règlements et politiques applicables du Secrétariat du Conseil du Trésor;
• de s'assurer que la protection des renseignements personnels est un aspect fondamental dans l'ensemble de ses programmes et activités;
• de protéger les renseignements personnels qui relèvent de lui, tout en permettant aux fonctionnaires du ministère d'accéder aux renseignements et de les utiliser, au besoin, pour maintenir et exécuter les programmes et les activités;
• de communiquer ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels au public;
• de s'assurer que des mesures de protection efficaces et à jour des renseignements personnels sont en place;
• de veiller à ce que les niveaux appropriés de protection des renseignements personnels soient en place au moment de traiter avec les intervenants et les partenaires, y compris les provinces/territoires, les gouvernements étrangers et les organisations internationales.

Application

La présente politique s'applique à tous les programmes et les activités d’Emploi et Développement social Canada, incluant l’initiative Service Canada et le Programme du travail, qui exigent la collecte, l'utilisation, et/ou la communication de renseignements personnels par d’Emploi et Développement social Canada.

La présente politique vise tous les renseignements personnels, y compris, entre autres, les renseignements personnels au sujet des clients et des employés, qui relèvent d’Emploi et Développement social Canada, incluant l’initiative Service Canada et le Programme du travail.

Responsabilités

Il revient à chaque employé de se conformer à la Politique ministérielle sur la protection des renseignements personnels comme suit:

• la responsabilité de tous les membres du personnel d'appliquer la politique dans l'exécution de leurs fonctions,
• la responsabilité de tous les gestionnaires de voir à ce que les mesures de protection des renseignements personnels soient intégrées à leurs activités opérationnelles,
• la responsabilité de l'agent supérieur de la protection des renseignements personnels de promouvoir la conformité du ministère aux exigences de la politique et,
• l'imputabilité des cadres supérieurs à l'égard de la promotion et de la mise en ouvre de la présente politique.

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d’Emploi et Développement social Canada donne des conseils et un soutien, ainsi qu'une orientation pratique relativement à l'adoption de pratiques efficaces et uniformes en matière de protection des renseignements personnels.

Les rôles et les responsabilités ayant trait à la gestion et à la protection des renseignements personnels sont définis de façon plus détaillée dans le document ministériel intitulé « Responsabilités en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité », qui est accessible à partir du site Web d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Exigences

EDSC doit prendre les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels en:

• établissant des procédures pour anticiper et atténuer les risques d'atteinte à la vie privée;
• incorporant les exigences relatives à la protection des renseignements personnels aux programmes et aux activités conformément à la présente politique et en mettant à jour les mesures de protection des renseignements personnels au besoin;
• préconisant la sensibilisation du personnel et des bonnes pratiques concernant la protection des renseignements personnels;
• s'assurant que la responsabilisation à l'égard de la protection des renseignements personnels est clairement incorporée aux tâches des gestionnaires de programme et aux autres employés associés aux fonds de renseignements personnels;
• communiquant les mesures de protection des renseignements personnels qui ont été adoptés et mises en œuvre;
• examinant les activités et les progrès réalisés en vertu de la présente politique et en présentant des rapports à cet égard;
• s'assurant que les tierces parties qui recueillent, utilisent et/ou communiquent des renseignements personnels au nom d’Emploi et Développement social Canada ont des mesures de protection des renseignements personnels adéquates.

Les lignes directrices ci-jointes sont destinées à aider les employés du ministère à se conformer à la présente politique.

Examen de la politique

La présente politique sera examinée tous les cinq ans ou au besoin, pour déterminer l'efficacité de l'orientation qu'elle fournit à EDSC. Le Comité directeur du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels dirigera cet examen.

Références

La présente loi doit être lue en parallèle avec les principales références suivantes: