Résumé des lignes directrices associées aux plans sur l’accessibilité

1. Introduction

La Loi canadienne sur l’accessibilité (la Loi) et le Règlement canadien sur l’accessibilité (règlement) établissent des règles pour que le Canada soit un pays sans obstacle d’ici 2040. Tel que défini dans la Loi, un obstacle est tout élément pouvant empêcher les personnes en situation de handicap de participer pleinement à la société canadienne.

Une des règles stipule que les organismes de responsabilité fédérale doivent préparer et publier des plans sur l’accessibilité.

Ce matériel d’orientation aide votre organisme à préparer et à publier des plans sur l’accessibilité. Il explique ce que vous devez savoir pour respecter la Loi et le règlement. Il donne également des idées pour concocter le meilleur plan possible.

Remarques importantes

La présente est un résumé des lignes directrices. Lisez la version complète des lignes directrices ici. Ni le résumé ni la version complète des lignes directrices ne sont des documents juridiques. Ils sont conçus uniquement pour vous aider à respecter la Loi.

Nous utilisons les verbes « devoir » et « exiger » pour décrire ce que vous devez faire pour respecter la loi. De plus, nous utilisons des termes tels que « recommandé », « devriez », « suggéré » et « pourriez » pour des éléments que nous recommandons, mais qui ne sont pas nécessaires.

Ce qui est un plan sur l’accessibilité

Votre plan sur l’accessibilité est un document qui explique comment vous prévoyez reconnaître et éliminer les obstacles au sein de votre organisme. Il devrait aussi montrer comment vous planifiez prévenir les obstacles à l’avenir. Pour obtenir un exemple de plan sur l’accessibilité, consultez ce modèle facultatif.

2. Exigences : ce que doit comprendre votre plan sur l’accessibilité

Selon le paragraphe 5(1) du règlement, votre plan sur l’accessibilité doit comprendre les rubriques suivantes :

• « Renseignements généraux »;
• titre de chacun des domaines décrits aux termes de l’article 5 de la Loi;
• « Consultations ».

À part ces rubriques, c’est à votre organisme de décider ce que vous incluez dans votre plan. Par contre, la section des recommandations ci-dessous comprend ce que nous vous suggérons d’inclure dans votre plan.

Votre plan sur l’accessibilité doit être rédigé dans un langage simple, clair et concis. Il doit donc être facile à lire et utile, sans être trop long, ni compliqué.

2a. Rubriques exigées : « Renseignements généraux »

Votre plan sur l’accessibilité doit inclure l’information suivante, sous la rubrique « Renseignements généraux » :

• le titre du poste de la personne responsable de recevoir la rétroaction du public sur les obstacles à l’accessibilité et votre plan sur l’accessibilité;
• une adresse postale, un numéro de téléphone et une adresse électronique que les gens peuvent utiliser pour :
• transmettre leur rétroaction;
• demander des exemplaires de votre plan sur l’accessibilité ou une description de votre processus de rétroaction.

Bien que ce ne soit pas exigé, nous vous recommandons aussi d’inclure un court aperçu ou résumé de votre plan sous cette rubrique. Vous pouvez fournir de l’information générale sur les activités, les employés, les clients, les valeurs et la vision de votre organisme.

2b. Rubrique exigées : domaines décrits en vertu de l’article 5 de la Loi

Votre plan sur l’accessibilité doit comprendre les titres des domaines décrits à l’article 5 de la Loi :

• emploi;
• environnement bâti;
• technologies de l’information et des communications (TIC);
• communications, autres que les TIC;
• acquisition de biens, de services et d’installations;
• conception et prestation de programmes et de services;
• transports.

Votre plan doit comprendre les titres exigés, même si vous ne trouvez aucun obstacle dans ces domaines.

C’est à votre organisme de décider quelle information vous fournissez sous ces titres. Nous vous recommandons d’inclure certains ou la totalité des éléments suivants :

• mesures que votre organisme prend, ou a déjà prises, pour retirer ou empêcher les obstacles dans ce domaine;
• réalisations ou jalons en matière d’accessibilité que vous vous attendez à atteindre dans ce domaine.

2c. Rubrique exigée : « Consultations »

Votre plan sur l’accessibilité doit comprendre une rubrique « Consultations » sous laquelle vous décrivez comment vous avez consulté les personnes en situation de handicap au sujet de votre plan.

La Loi stipule que vous devez consulter des personnes en situation de handicap lors de la préparation de votre plan sur l’accessibilité. Par contre, elle ne stipule pas comment vous devez les consulter ni quelle information vous devez fournir sous cette rubrique.

Nous vous recommandons d’inclure certains ou la totalité des éléments suivants sous « Consultations » :

• qui vous avez consulté :
• nom des participants (s’ils sont à l’aise de donner leur nom);
• nombre de personnes consultées;
• gamme de handicaps représentée.
• sur quoi vous les avez consultés :
• questions posées et réponses obtenues;
• façon dont les réponses ont été utilisées pour votre plan.
• quand vous les avez consultés :
• dates et durée des consultations;
• comment les consultations ont servi à l’élaboration de votre plan.
• comment vous les avez consultés :
• activités de consultation (rencontres en personne, sondages ou vidéoconférences);
• raison d’être de ces activités;
• façon dont vous les avez rendues accessibles.
• lieu de vos consultations :
• en ligne;
• communautés, villes ou ailleurs.

3. Exigences : publication du plan sur l’accessibilité

Le Règlement canadien sur l'accessibilité stipule la façon de publier votre plan sur l’accessibilité.

3a. Exigences de publication de votre plan

Les différents organismes ont différentes dates limites pour publier leur premier plan sur l’accessibilité :

• ministères du gouvernement fédéral, organismes, sociétés d’État, Forces canadiennes et entités parlementaires : 31 décembre 2022;
• grandes entreprises comptant 100 employés et plus : 1er juin 2023;
• petites entreprises comptant de 10 à 99 employés : 1er juin 2024.

Certains organismes de responsabilité fédérale n’ont pas à suivre le règlement pour ce qui est de la préparation et de la publication des plans sur l’accessibilité. Pour plus d’information sur ces organismes, veuillez consulter les articles 2 et 3 du règlement.

Ce que vous ferez de votre notification et de votre plan publié variera selon que votre organisme a une présence numérique publique ou non, comme un site web, un compte de médias sociaux ou toute autre plateforme numérique.

Si vous êtes présents sur les médias numériques publics, vous devez :

• publier une version numérique de votre plan sur l’accessibilité;
• envoyer au Commissaire à l’accessibilité un lien vers la nouvelle version ou la version à jour de votre plan;
• veiller à ce que le format respecte le niveau AA de la version la plus récente des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG), disponibles en anglais et en français (actuellement 2.0);
• cet ensemble de règles définit la façon de rendre les contenus Web plus accessibles aux personnes en situation de handicap.
• garder une copie numérique, en ligne et à la disposition du public, pendant 7 ans après la publication.

Si votre organisme n’est pas présent sur les médias numériques publics, vous devez :

• disposer des exemplaires papier de votre plan sur l’accessibilité à la réception ou à l’entrée de vos lieux d’affaires;
• envoyer au Commissaire à l’accessibilité les adresses postales des endroits où des exemplaires papier de votre plan ont été disposés;
• veiller à ce que ces exemplaires papier soient visibles et accessibles au public;
• garder une copie électronique ou imprimée de chaque plan à la disposition du public, pendant 7 ans après la publication.

3b. Exigences concernant les autres formats de votre plan

Si on vous le demande, vous devez fournir des exemplaires de vos plans sur l’accessibilité dans les autres formats suivants :

• imprimé;
• imprimé en gros caractère (taille et clarté de police augmentées);
• braille (système de points surélevés que les personnes aveugles ou ayant une faible vision peuvent lire avec leurs doigts);
• audio (enregistrement d’un texte lu à voix haute);
• électronique (texte qui peut être lu sur un appareil électronique conçu pour les personnes en situation de handicap).

Le règlement établit des dates limites différentes auxquelles les différentes entités doivent transmettre des exemplaires de leur plan sur l’accessibilité dans certains formats :

• format imprimé, imprimé en gros caractères ou en format électronique :
• le gouvernement fédéral et les grandes entreprises (comptant 100 employés ou plus) ont 15 jours;
• les moyennes entreprises (comptant entre 10 et 99 employés) ont 20 jours.
• formats braille et audio :
• tous les organismes ont 45 jours.

4. Recommandations

4a. Contenu recommandé

Nous vous recommandons d’inclure les informations suivantes dans votre plan sur l’accessibilité.

Glossaire

Nous vous recommandons de définir les termes liés à l’accessibilité, notamment la façon dont la Loi définit les « obstacles ». Expliquez les différents types de handicaps et expliquez tout terme technique ou professionnel que votre organisme utilise.

Budget et ressources

Nous vous recommandons d’inclure des informations quant à la répartition de l’argent et des ressources que vous utiliserez pour mettre votre plan en action. Cela peut aider à démontrer votre engagement envers l’accessibilité aux employés, clients et membres de la communauté des personnes en situation de handicap.

Formation

Nous vous recommandons de décrire toute formation sur l’accessibilité que vous prévoyez offrir à votre personnel. Faites participer les personnes en situation de handicap à l’élaboration et à la prestation de vos programmes de formation.

4b. Premières étapes recommandées

Voici des étapes que vous nous recommandons de franchir au moment de préparer votre plan initial sur l’accessibilité :

• décider qui est responsable de préparer le plan sur l’accessibilité ou de recevoir la rétroaction et d’y répondre;
• analyser et examiner la capacité de votre organisme à reconnaître les obstacles actuels et éventuels;
• revoir les politiques, programmes, pratiques et services de votre organisme afin de reconnaître les obstacles et les occasions d’améliorer l’accessibilité;
• communiquer avec les employés, les clients, les organismes pour les personnes en situation de handicap et le public pour savoir comment améliorer l’accessibilité au sein de votre organisme.

4c. Recommandations pour la tenue de dossiers

Nous vous recommandons de garder des traces des mesures que votre organisme a prises pour reconnaître, éliminer et prévenir les obstacles. Cela vous aidera à mettre à jour votre plan sur l’accessibilité à l’avenir.

Voici une liste de ce que nous vous recommandons de garder dans vos dossiers :

• qui vous avez consulté pour préparer votre plan sur l’accessibilité;
• ce que votre organisme a fait pour éliminer les obstacles actuels, et quand;
• les mesures prises pour prévenir les obstacles dans le futur;
• les coûts et les ressources utilisées;
• les gens responsables de reconnaître, d’éliminer et de prévenir les obstacles;
• ce que vous avez entendu dire sur les obstacles au sein de votre organisme par votre processus de rétroaction;
• ce que vous avez entendu dire sur votre plan sur l’accessibilité par votre processus de rétroaction;
• où vous gardez la rétroaction reçue et comment vous avez utilisé cette rétroaction.

5. Mise à jour de votre plan sur l’accessibilité

Votre plan sur l’accessibilité est un élément d’un cycle de planification et de rapport de 3 ans que vous devez respecter :

• première année : publier un plan sur l’accessibilité;
• deuxième année : publier un rapport d’étape expliquant comment votre organisme met en action son plan sur l’accessibilité;
• troisième année : publier un autre rapport d’étape;
• quatrième année : publier un nouveau plan sur l’accessibilité;
• répéter (publier des rapports d’étape lors de la cinquième et de la sixième années, puis un plan mis à jour la septième année, et ainsi de suite).

D’autres lignes directrices sur les étapes de ce cycle seront publiés au début de 2022.