Exemple de mise à jour mensuelle sur l’état d’avancement faite par l’employeur sur le processus de règlement – Avis d’incident de harcèlement et de violence sur le lieu de travail

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Exemple de lettre de mise à jour mensuelle de l’état d’avancement adressée à la partie principale ou à la partie intimée

Remarque : cette lettre mensuelle de mise à jour de l’état d’avancement n’est qu’un exemple, élaborée à des fins pédagogiques. Les employeurs peuvent modifier ou personnaliser ce document pour tenir compte de leurs besoins ou élaborer leurs propres procédures de mise à jour mensuelle de l’état d’avancement.

Date : [date]

Madame, Monsieur, [partie principale ou partie intimée]

La présente lettre fait le point sur le processus de règlement en réponse à l’avis d’incident reçu le [date]. À l’heure actuelle, nous [décrivez brièvement l’état d’avancement du processus de règlement, p. ex. nous faisons des démarches pour trouver un enquêteur]. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’employeur ou du destinataire désigné] à [coordonnées de l’employeur ou du destinataire désigné].

Vous avez accès à une liste de services disponibles à [l’employeur doit insérer le(s) lien(s) vers les services d’aide en ligne et l’emplacement d’autres ressources].

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations.

[Nom, numéro et/ou adresse courriel de l’employeur ou du destinataire désigné]

Ce que vous devez inclure dans votre mise à jour mensuelle finale de l’état d’avancement

La liste suivante comprend certains des principaux éléments que vous devez inclure dans la mise à jour mensuelle finale de l’état d’avancement :

  • indiquez la date à laquelle la partie principale ou le témoin a présenté l’avis d’incident;
  • indiquez la date du premier contact de l’employeur et/ou du destinataire désigné avec la partie principale et la partie intimée, le cas échéant;
  • si la partie principale et la partie intimée ont participé à un règlement négocié, incluez une phrase indiquant que l’option de règlement négocié a été acceptée par la partie principale;
  • décrivez les mesures prises par l’employeur ou le destinataire désigné pour régler l’incident avec la partie principale et les parties intimées;
  • si la partie principale et la partie intimée ont participé à la conciliation, incluez une phrase indiquant que les deux parties ont convenu de procéder par voie de conciliation;
  • si la partie principale et la partie intimée ont participé à une enquête, incluez une phrase indiquant que la partie principale a accepté l’enquête;
  • incluez une phrase indiquant que l’incident est maintenant résolu et que si l’une ou l’autre des parties en cause a exprimé des préoccupations ou est en désaccord avec le contenu de la lettre, elle devrait communiquer immédiatement avec l’employeur ou le destinataire désigné.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de lettres contenant les éléments recommandés.

Exemple de mise à jour mensuelle finale de l’état d’avancement - Lettre adressée à la partie principale

Remarque : ce modèle de mise à jour mensuelle finale de l’état d’avancement n'est qu'un exemple, et a été élaboré à des fins de formation. En tant qu’employeur ou destinataire désigné, vous pouvez :

  • modifier ou personnaliser ce document pour tenir compte de vos besoins; ou
  • élaborer vos propres procédures de mise à jour mensuelle finale de l’état d’avancement.

Date : [date actuelle]

Madame, Monsieur,

[Nom de l’employeur ou du destinataire désigné] a communiqué avec vous pour la première fois le [date] au sujet d’un incident de harcèlement et de violence. L’incident a été signalé à [nom de l’employeur ou du destinataire désigné] le [date]. [Nom de l’employeur ou du destinataire désigné] a pris les mesures suivantes pour régler l’incident : [décrire les mesures que vous avez prises pour régler l’incident]. Il semblerait que l’incident a maintenant été réglé [décrire les moyens par lesquels l’incident a été réglé : règlement négocié, conciliation ou enquête]. Par conséquent, le processus de règlement de l’incident signalé le [date] est maintenant terminé.

Si vous avez des questions au sujet du processus de règlement, veuillez communiquer avec [nom de l’employeur ou du destinataire désigné]. De plus, vous avez accès à une liste de services disponibles à l’adresse [l’employé doit insérer un ou plusieurs hyperliens vers les services d’aide en ligne et l’emplacement d’autres ressources].

Il vous est interdit de prendre des mesures de représailles. Veuillez informer [nom de l’employeur ou du destinataire désigné] si vous êtes victime de toutes formes de représailles de la part :

  • des parties en cause dans l’incident;
  • de témoins; et/ou
  • d’autres collègues ou superviseurs et gestionnaires.

De plus, vous devez respecter la confidentialité des renseignements relatifs à cet incident et au processus de règlement.

Remarque : ajouter la phrase suivante s’il y a lieu : [Nom de l’employeur] prendra des mesures disciplinaires appropriées à l’encontre de la partie intimée, étant donné que [nom de l’employeur ou de l’enquêteur] a confirmé les allégations énoncées dans l’avis initial d’incident.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations.

[Nom, numéro et/ou adresse courriel de l’employeur ou du destinataire désigné]

Exemple de mise à jour mensuelle finale de l’état d’avancement - Lettre adressée à la partie intimée

Remarque : ce modèle de mise à jour mensuelle finale de l’état d’avancement n'est qu'un exemple, et a été élaboré à des fins de formation. En tant qu’employeur ou destinataire désigné, vous pouvez :

  • modifier ou personnaliser ce document pour tenir compte de vos besoins; ou
  • élaborer vos propres procédures de mise à jour mensuelle finale de l’état d’avancement.

Date : [date actuelle]

Madame, Monsieur,

[Nom de l’employeur ou du destinataire désigné] a communiqué avec vous pour la première fois le [date] au sujet d’un incident de harcèlement et de violence. L’incident a été signalé à [nom de l’employeur ou du destinataire désigné] le [date]. Nous avons pris les mesures suivantes pour régler l’incident : [décrire les mesures prises par l’employeur ou le destinataire désigné pour régler l’incident]. [Nom de l’employeur ou du destinataire désigné] comprend que [nom de la partie principale] a convenu que l’incident signalé le [date] a été réglé par [indiquer le moyen par lequel il a été résolu : règlement négocié, conciliation ou enquête]. Par conséquent, le processus de règlement de l’incident signalé le [date] est maintenant terminé.

Si vous avez des questions au sujet du processus de règlement, veuillez communiquer immédiatement avec [nom de l’employeur ou du destinataire désigné]. De plus, vous avez accès à une liste de services disponibles à l’adresse [l’employeur doit insérer un ou plusieurs hyperliens vers les services d’aide en ligne et l’emplacement d’autres ressources].

Il vous est interdit de prendre des mesures de représailles. Veuillez informer [nom de l’employeur ou du destinataire désigné] si vous êtes victime de toutes formes de représailles de la part :

  • des parties en cause dans l’incident;
  • de témoins; et/ou
  • d’autres collègues ou superviseurs et gestionnaires.

De plus, vous devez respecter la confidentialité des renseignements relatifs à cet incident et au processus de règlement.

Remarque : ajouter la phrase suivante s’il y a lieu : [Nom de l’employeur] prendra les mesures disciplinaires appropriées étant donné que [nom de l’employeur ou de l’enquêteur] a confirmé les allégations énoncées dans l’avis initial d’incident.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations.

[Nom, numéro et/ou adresse courriel de l’employeur ou du destinataire désigné]

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