Employeurs : Incident de harcèlement ou de violence en milieu de travail – Régler avec le/la plaignant(e)

3. Régler avec le/la plaignant(e)

Lorsqu'un avis d’incident est déposé, en tant qu'employeur, vous avez l'obligation de la régler. Vous devez suivre ces étapes pour régler l'incident avec le/la plaignant(e).

Étape 1

Lorsque vous ou le destinataire désigné recevez un avis d’incident, informez l'employé visé par l'incident (la partie principale) dans les 7 jours :

• que vous avez reçu son avis d’incident; ou
• qu’il a été identifié comme faisant l’objet d’un incident de harcèlement ou de violence dans un avis d’incident déposé par un témoin.

Si la partie principale ou un témoin souhaite déposer un avis d’incident de vive voix, vous devez remplir un formulaire d’avis d’incident en son nom pour documenter l’incident. Nous vous encourageons à élaborer un formulaire que vos employés peuvent utiliser pour signaler un incident. Vous pouvez également utiliser ce modèle d’avis d’incident. Le formulaire doit contenir :

• le nom de la partie principale et celui de la partie intimée, s'ils sont connus;
• la date de l'incident; et
• une description détaillée de l'incident.

Étape 2

Dans votre réponse officielle à un avis d’incident donnée à la partie principale, informez-la des points suivants :

• son avis d’incident a été reçu ou elle a été nommée ou identifiée comme partie principale dans un avis d’incident déposé par un témoin;
• les procédures pour avoir accès à la politique sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail;
• expliquer chaque étape du processus de résolution de l’incident; et
• la personne peut être représentée pendant le processus de résolution (par exemple, par un membre de la famille, un collègue, un ami, un représentant syndical ou une autre personne de soutien).

Étape 3

Vous ou le destinataire désigné devez organiser une rencontre avec la partie principale (en personne, virtuellement, par téléphone, etc.) dans les 45 jours suivant la réception de l'avis d’incident pour amorcer la résolution négociée. Vous, le destinataire désigné, et la partie principale devez faire tous les efforts raisonnables pour régler l’incident par ce processus.

Étape 4

Dans le cadre d’une résolution négociée, vous ou le destinataire désigné examinerez conjointement avec la partie principale l’avis d’incident au regard de la définition du harcèlement et de la violence. Vous ou le destinataire désigné êtes tenu de poursuivre le processus de résolution si :

• vous ou le destinataire désigné et la partie principale ne pouvez pas vous entendre sur la question de savoir si l'incident relève de la définition du harcèlement et de la violence; et
• la partie principale souhaite poursuivre le processus de résolution.

Vous devez mener à bien le processus de résolution de manière transparente dans un délai d’un an à compter de la réception de l'avis d’incident.

Étape 5

Si l’événement n’est pas réglé par résolution négociée, vous devez donner à la partie principale la possibilité de demander une résolution par conciliation ou une enquête. Ces options peuvent être parallèles aux efforts continus d’une résolution négociée.

Si la partie principale décide de recourir au processus de conciliation

La partie principale et la partie intimée devront convenir de participer au processus de conciliation. Les deux parties devront également s'entendre sur la personne qui agira comme conciliateur.

Si la partie principale décide de demander une enquête

Vous ou le destinataire désigné devez aviser la partie principale et la partie intimée qu’une enquête sera menée. Vous pouvez nommer un enquêteur à partir d’une liste d’enquêteurs qui a été établie conjointement avec les personnes suivantes (en fonction de la taille de votre lieu de travail) :

• les membres du comité d'orientation;
• les membres du comité local; ou
• le représentant en santé et sécurité.

Si une liste d'enquêteurs n'a pas été établie conjointement comme il est indiqué ci-dessus, vous ou le destinataire désigné devez décider conjointement avec la partie principale et la partie intimée qui agira à titre d'enquêteur. Vous devez prendre une décision conjointe dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous ou le bénéficiaire désigné avez donné avis de la tenue d'une enquête.

Étape 6

Si vous ou le destinataire désigné, la partie principale et la partie intimée ne pouvez pas vous entendre sur le nom de l’enquêteur dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous ou le destinataire désigné avez fourni l’avis d’enquête, vous pouvez sélectionner un enquêteur qualifié à partir de la liste fournie par le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail.

Étape 7

À la fin de l’enquête, l’enquêteur soumettra un rapport qui fournit :

• une description générale de l'incident;
• ses conclusions de l'enquêteur; et
• ses recommandations visant à éliminer ou à réduire au minimum le risque de récidive à l'avenir.

Une fois que vous avez reçu le rapport de l'enquêteur, vous devez rencontrer les membres du comité local ou le représentant en santé et sécurité. Ensemble, vous déterminerez quelle(s) recommandation(s) énoncée(s) dans le rapport de l'enquêteur vous devriez mettre en place.

Étape 8

En tant qu'employeur, vous devez :

• enregistrer tous les incidents de harcèlement et de violence qui vous ont été signalés; et
• en faire part au Programme du travail, même s'ils sont réglés à l'interne avec les employés touchés.

Enquêtes et rapports sur les incidents dangereux et les décès

Si un employé décède en raison d'un incident de harcèlement ou de violence, vous devez signaler au Programme du travail dans un délai de 24 heures :

• la date et l'heure de l'incident;
• une description générale de l'incident; et
• le nom de la personne à contacter pour obtenir des précisions.

Liens connexes

• Obligations des employeurs pour prévenir le harcèlement et la violence en milieu de travail sous réglementation fédérale
• Guide de rédaction d'un énoncé de politique de santé et de sécurité au travail
• Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail, information sur la violence et l'intimidation