Annexe F. Guide de l’utilisateur à l’intention des fournisseurs de Régime enregistré d’épargne-études – Comprendre les raisons de refus

F.1.1. Qu’est-ce qu’une raison de refus

Les raisons de refus indiquent les raisons pour lesquelles les transactions demandant une subvention ou un bon, qui respectent les règles de présentation, ne reçoivent pas le plein versement de subvention ou de bon. Chaque raison de refus a un code correspondant d’un seul caractère.

F.1.2. Comment les raisons de refus sont-elles signalées aux promoteurs

Le système du PCEE signale les raisons de refus aux 3 endroits suivants dans les types d’enregistrements (TE) 900 et 911 :

1. position de la transaction 67 pour la SCEE de base et le BEC;
2. position de la transaction 174 pour la SCEE supplémentaire;
3. position de la transaction 45 pour la SEEEFCB.

F.1.3. Comment une raison de refus diffère-t-elle d’un code d’erreurs

Dans certains cas, le système du PCEE peut rejeter des transactions envoyées par un promoteur. Cela peut arriver si le système du PCEE ne peut pas traiter une transaction pour un REEE envoyée par un promoteur à cause d’une erreur d’information dans la transaction. Dans de tels cas, le promoteur recevra un TE 800 correspondant à un code d’erreurs. Ce code d’erreurs indiquera pourquoi le système du PCEE ne peut pas traiter la transaction. Les promoteurs doivent faire une enquête sur les codes d’erreurs et transmettre de nouveau de nouvelles transactions avec les bons renseignements.

Les transactions qui sont traitées avec succès par le système du PCEE ne génèreront pas de codes d’erreurs. Toutefois, une transaction traitée recevra une raison de refus dans des TE 900 ou 911. Cela peut arriver si le PCEE ne verse pas le plein montant de la subvention ou du bon pour une transaction.

F.1.4. Pour utiliser cette annexe

Chaque incitatif a ses propres raisons de refus. La présente annexe énumère les renseignements suivants pour chaque incitatif :

• les codes des raisons de refus;
• les descriptions des NID pour chaque raison de refus;
• une explication détaillée de chaque raison de refus;
• la manière de résoudre ou de mieux comprendre ce qui a motivé le refus.

Communiquez avec le PCEE si les renseignements que vous trouvez dans la présente annexe ne répondent pas aux questions que vous vous posez sur des raisons de refus particulières.

F.1.5. Enregistrements des transactions

Voici les enregistrements des transactions mentionnés dans la présente annexe pour chaque incitatif :

• raisons de refus : Elles sont enregistrées dans les TE 900 et 911. Les promoteurs trouveront ces raisons de refus dans le rapport de traitement des transactions (.pro). Le système du PCEE les renvoie aux promoteurs à la fin de chaque période visée par le rapport;
• SCEE de base : Demandes de la SCEE transmises par les promoteurs au moyen d’une transaction de cotisation (400–11). Les promoteurs trouveront les raisons de refus à la position 67 du TE 900 dans le fichier .pro;
• SCEE supplémentaire : Demandes de la SCEE supplémentaire transmises par les promoteurs avec la demande de SCEE de base au moyen d’une transaction de cotisation (400–11). De plus, les promoteurs doivent fournir les informations suivantes concernant le responsable/conjoint pour demander la SCEE supplémentaire :
  • le numéro d’assurance sociale (NAS);
  • le nom de famille;
  • le prénom;
  • le type du responsable/conjoint.

Les promoteurs trouveront les raisons de refus à la position 174 du TE 900 dans le fichier .pro.

• BEC : Demandes de Bon d’études canadien transmises par les promoteurs au moyen d’une transaction de demande de BEC (400–24). Les promoteurs trouveront les raisons de refus à la position 67 du TE 900 dans le fichier .pro.
• SEEEFCB : Demandes de Subvention pour l’épargne-études et l’épargne-formation de la Colombie-Britannique transmises par les promoteurs au moyen d’une transaction de demande de la SEEEFCB (411–40). Les promoteurs trouveront les raisons de refus à la position 45 du TE 911 dans le fichier .pro.

F.2.1. SCEE de base

Raison de refus 1 : Le montant des droits à la SCEE de base disponible pour le bénéficiaire a été versé pour l’année civile où la cotisation a été effectuée.

Résolution : Aucune requise. Chaque bénéficiaire a droit chaque année à une SCEE de base de 500 $ (1 000 $ s’il y a eu report). Ce code d’erreur signifie que le bénéficiaire a reçu le montant maximal de la SCEE de base pour l’année.

F.2.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus 1 : Une transaction relative à la cotisation demandant une SCEE supplémentaire est refusée pour l’une des raisons suivantes :

• le particulier responsable a déclaré au moment de la cotisation avoir un revenu élevé selon l’Agence du revenu du Canada (ARC). Aucune SCEE supplémentaire ne peut donc être versée au bénéficiaire;
• le particulier responsable a déclaré au moment de la cotisation avoir un revenu se situant dans la tranche intermédiaire (10 %) ou dans la tranche faible (20 %). De plus, le bénéficiaire a reçu toute la SCEE supplémentaire pour l’année calculée en fonction de son revenu.

Résolution : Aucune requise, car le bénéficiaire a reçu toute la SCEE supplémentaire à laquelle il avait droit pour l’année.

F.2.3. BEC

Raison de refus 1 : Le bénéficiaire a déjà reçu le montant du BEC prévu pour l’année de prestation.

Résolution : Aucune requise, car le bénéficiaire a déjà reçu le montant du BEC pour l’année de prestation faisant l’objet de la demande.

F.3.1. SCEE de base

Raison de refus 2 : Le montant total des cotisations pour un bénéficiaire a atteint ou dépassé le plafond de 50 000 $. Toute cotisation ultérieure au-delà de ce plafond se verra refuser une SCEE de base.

Résolution : Le promoteur doit vérifier que le montant total des cotisations du bénéficiaire ne dépasse pas 50 000 $. Il doit aussi vérifier que les montants des cotisations déclarés sont tous exacts. En cas de divergence sur un montant, il convient d’annuler la mauvaise cotisation et d’en transmettre une nouvelle qui est exacte. Si les montants des cotisations sont tous exacts, il convient de communiquer avec le PCEE pour obtenir plus de précisions.

F.3.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus 2 : Le montant total des cotisations pour un bénéficiaire a atteint ou dépassé le plafond de 50 000 $. Toute cotisation versée au-delà de ce plafond se verra refuser une SCEE supplémentaire.

Résolution : Le promoteur doit vérifier que le montant total des cotisations du bénéficiaire ne dépasse pas 50 000 $. Il doit aussi vérifier que les montants des cotisations déclarés sont tous exacts. En cas de divergence sur un montant, il convient d’annuler la mauvaise cotisation et d’en transmettre une nouvelle qui est exacte. Si les montants des cotisations sont tous exacts, il convient de communiquer avec le PCEE pour obtenir plus de précisions.

F.4.1. SCEE de base

Raison de refus 3 : La date de la transaction relative à la cotisation est postérieure au 31 décembre de l’année où le bénéficiaire a atteint l’âge de 17 ans.

Résolution : Aucune requise. Le bénéficiaire n’est admissible au versement d’une subvention que jusqu’à la fin de l’année au cours de laquelle il atteint l’âge de 17 ans.

F.4.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus 3 : La date de la transaction relative à la cotisation est postérieure au 31 décembre de l’année où le bénéficiaire a atteint l’âge de 17 ans.

Résolution : Aucune requise. Le bénéficiaire n’est admissible au versement d’une subvention que jusqu’à la fin de l’année au cours de laquelle il atteint l’âge de 17 ans.

F.4.3. BEC

Raison de refus 3 : Une demande de BEC active est à l’étude en vue d’un versement pour une nouvelle année de prestation. De plus, la date de naissance du bénéficiaire a été modifiée pour une date antérieure au 1er janvier 2004.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur pour vérifier la date de naissance du bénéficiaire.

F.4.4. SEEEFCB

Raison de refus 3 : La date de la transaction relative à la demande de SEEEFCB (411–40) ne se trouve pas dans une des périodes suivantes :

• si l’enfant est né en 2006 : la date de la transaction relative à la demande de SEEEFCB doit se trouver dans la période du 15 août 2016 au 14 août 2019;
• si l’enfant est né en 2007 ou 2008 : la date de la transaction relative à la demande de SEEEFCB doit se trouver dans la période du 15 août 2015 au 14 août 2018;
• si l’enfant est né en 2009 : la date de la transaction relative à la demande de SEEEFCB doit se trouver dans la période due :
  • 15 août 2015 ou le jour où le bénéficiaire a atteint l’âge de 6 ans (la plus tardive de ces dates); et
  • 14 août 2018, où le jour avant le 9e anniversaire de naissance du bénéficiaire en 2018 (la plus tardive de ces dates).
• si l’enfant est né en 2010 ou après : la date de transaction de la demande de SEEEFCB doit être comprise entre le 6e anniversaire de l’enfant et la veille de son 9e anniversaire.

Résolution : Il convient de vérifier la date de la transaction relative à la demande et l’âge du bénéficiaire.

F.5.1. SCEE supplémentaire

Raison de refus 4 : Les renseignements transmis sur le responsable ou son conjoint ou sur le bénéficiaire ne correspondent pas à ceux dont dispose l’ARC relativement à la cotisation.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur pour qu’il demande au responsable d’appeler l’ARC. Ils doivent confirmer que tous les renseignements pertinents sont à jour et correspondent bien à ceux fournis au promoteur. Lorsque le souscripteur a confirmé que l’information de l’ARC était exacte, il convient de transmettre une transaction relative aux renseignements sur le responsable/conjoint pour la transaction financière qui a été refusée. Si le promoteur n’a pas transmis la transaction relative aux renseignements sur le responsable/conjoint en indiquant le bon responsable/conjoint, il est possible d’annuler la transaction initiale et de la transmettre de nouveau.

F.5.2. BEC

Raison de refus 4 : Les renseignements transmis sur le responsable ou son conjoint ou sur le bénéficiaire ne correspondent pas à ceux dont dispose l’ARC et qui figurent sur la demande de BEC.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur pour qu’il demande au responsable d’appeler l’ARC. Ils doivent confirmer que tous les renseignements pertinents sont à jour et correspondent bien à ceux fournis au promoteur. Lorsque le souscripteur a confirmé que l’information de l’ARC était exacte, il convient de transmettre une nouvelle demande de BEC avec les bons renseignements sur le responsable/conjoint.

F.6.1. SCEE de base

Raison de refus 5 : Le régime type désigné pour la cotisation n’est pas admissible à recevoir une subvention.

Résolution : Il convient de communiquer avec l’ARC pour déterminer l’état de ce régime type.

F.6.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus 5 : Le régime type désigné pour la cotisation n’est pas admissible à recevoir une subvention.

Résolution : Il convient de communiquer avec l’ARC pour déterminer l’état de ce régime type.

F.6.3. BEC

Raison de refus 5 : Une demande active de BEC est à l’étude en vue d’un versement. Toutefois, le régime type désigné sur la demande n’est plus admissible à recevoir le BEC.

Résolution : Il convient de communiquer avec l’ARC pour déterminer l’état de ce régime type.

F.6.4. SEEEFCB

Raison de refus 5 : Le régime type indiqué dans la demande n’est pas admissible à recevoir la SEEEFCB.

Résolution : Il convient de communiquer avec l’ARC pour établir l’état du régime type et de transmettre de nouveau la demande, s’il y a lieu.

F.7.1. SCEE de base

Raison de refus 6 : L’indicateur de subvention demandée est réglé à « Non » pour la cotisation.

Résolution : Il convient de vérifier si la subvention a bien été demandée. Dans l’affirmative, il convient d’annuler la transaction relative à la cotisation et d’en transmettre une nouvelle en réglant l’indicateur de subvention demandée réglé à « Oui ».

F.7.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus 6 : Les 4 champs des renseignements sur le responsable/conjoint ne comportent pas de valeur pour la transaction relative à la cotisation en vue de la demande d’une SCEE supplémentaire.

Résolution : Il convient de vérifier si la SCEE supplémentaire devait être demandée au moment de la cotisation. Dans l’affirmative, il convient de saisir les renseignements manquants sur le responsable/conjoint. Il est aussi possible d’annuler la transaction relative à la cotisation et d’en transmettre une nouvelle avec les renseignements manquants sur le responsable/conjoint.

F.7.3. BEC

Raison de refus 6 : L’indicateur de subvention demandée est réglé à « Non », ce qui est considéré comme une demande d’interruption du BEC.

Résolution : Il convient de confirmer que la demande consistait à interrompre le BEC. Dans le cas contraire, il convient de transmettre de nouveau la demande de BEC avec l’indicateur de subvention demandée réglé à « Oui ».

F.8.1. SCEE de base

Raison de refus 7 : La date de la transaction relative à la cotisation se situe dans l’année où le bénéficiaire a atteint l’âge de 16 ou 17 ans. De plus, le bénéficiaire ne remplit pas les conditions stipulées conformément à la règle des 16 et 17 ans et selon le système du PCEE. Ces conditions sont les suivantes :

• un total de cotisations de 100 $ pour 4 années quelconques; ou
• un total de 2 000 $ de cotisations accumulées et versées avant la fin de l’année civile où le bénéficiaire a atteint l’âge de 15 ans.

Résolution : Aucune action, à moins que le promoteur n’ait commis une erreur. Examinez l’historique des cotisations et déterminez si vous avez déclaré avec exactitude toutes les cotisations du bénéficiaire. Si aucune erreur n’a été commise de votre côté, il convient de contacter le souscripteur pour l’informer du refus. Il peut arriver que le bénéficiaire ait plusieurs plans et qu’une erreur se soit produite avec un autre promoteur. Dans ce cas, l’autre promoteur devra corriger son erreur. Une fois les corrections effectuées par l’autre promoteur, la demande peut être transmise de nouveau.

F.8.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus 7 : La date de la transaction relative à la cotisation se situe dans l’année où le bénéficiaire a atteint l’âge de 16 ou 17 ans et le bénéficiaire ne respecte pas les conditions conformément à la règle des 16 et 17 ans et au système du PCEE. Ces conditions sont les suivantes :

• un total de cotisations de 100 $ pour 4 années quelconques; ou
• un total de 2 000 $ de cotisations accumulées et versées avant la fin de l’année civile où le bénéficiaire a atteint l’âge de 15 ans.

Résolution : Aucune action, à moins que le promoteur n’ait commis une erreur. Examinez l’historique des cotisations et déterminez si vous avez déclaré avec exactitude toutes les cotisations du bénéficiaire. Si aucune erreur n’a été commise de votre côté, il convient de contacter le souscripteur pour l’informer du refus. Il peut arriver que le bénéficiaire ait plusieurs plans et qu’une erreur se soit produite avec un autre promoteur. Dans ce cas, l’autre promoteur devra corriger son erreur. Une fois les corrections effectuées par l’autre promoteur, la demande peut être transmise de nouveau.

F.9.1. BEC

Raison de refus 8 : Le bénéficiaire n’est pas admissible au versement du BEC pour l’année de prestation faisant l’objet de la demande.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur pour l’informer que le BEC ne sera pas versé pour cette année de prestation. Cette raison de refus indique que, selon les renseignements de l’ARC, le niveau de revenu du responsable est trop élevé pour être admissible au BEC. Malgré la raison de refus, la demande restera active pour les années suivantes. Si le particulier responsable croit qu’il devrait être admissible, il peut communiquer avec l’ARC au 1‑800‑387‑1194 pour obtenir de plus amples renseignements. Si le PCEE reçoit des informations mises à jour de l’Allocation canadienne pour enfants (ACE), le système du PCEE réévaluera la demande et le BEC sera automatiquement versé si le bénéficiaire est maintenant éligible.

F.10.1. SCEE de base

Raison de refus 9 : Le montant de la cotisation est inférieur au montant minimal de 0,03 $. Cela est requis pour avoir droit à cette subvention.

Résolution : Aucune, car les cotisations doivent être supérieures à 0,02 $ pour avoir droit à cette subvention.

F.10.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus 9 : Le montant de la cotisation est inférieur au montant minimal de 0,03 $. Cela est requis pour avoir droit à cette subvention.

Résolution : Aucune, car les cotisations doivent être supérieures à 0,02 $ pour avoir droit à cette subvention.

F.11.1. BEC

Raison de refus A : Une demande active de BEC est à l’étude pour une nouvelle année de prestation. Toutefois, le régime type désigné sur la demande n’est plus admissible aux fins d’un BEC dans le système du PCEE.

Résolution : Puisque le régime type déclaré sur la demande de BEC n’est plus admissible aux fins du BEC, le promoteur devrait communiquer avec le PCEE pour confirmer.

F.12.1. SCEE de base

Raison de refus B : Le NAS du bénéficiaire déclaré au moment de la cotisation n’est plus valide dans la base de données du PCEE, car il est lié à un autre NAS.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur et de vérifier si un nouveau NAS a été attribué au bénéficiaire. En cas d’émission d’un nouveau NAS, il convient de transmettre une transaction relative aux renseignements sur le bénéficiaire. Cela va permettre d’associer le nouveau NAS du bénéficiaire au régime type. Il faut alors annuler la transaction relative à la cotisation et en transmettre une nouvelle avec le nouveau NAS valide.

F.12.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus B : Le NAS du bénéficiaire déclaré au moment de la cotisation n’est plus valide dans la base de données du PCEE, car il est lié à un autre NAS.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur et de vérifier si un nouveau NAS a été attribué au bénéficiaire. En cas d’émission d’un nouveau NAS, il convient de transmettre une transaction relative aux renseignements sur le bénéficiaire. Cela va permettre d’associer le nouveau NAS du bénéficiaire au régime type. Il faut alors annuler la transaction relative à la cotisation et en transmettre une nouvelle avec le nouveau NAS valide.

F.12.3. BEC

Raison de refus B : Le NAS du bénéficiaire déclaré au moment de la demande de BEC n’est plus valide dans la base de données du PCEE, car il est lié à un autre NAS.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur et de vérifier si un nouveau NAS a été attribué au bénéficiaire. En cas d’émission d’un nouveau NAS, il convient de transmettre une transaction relative aux renseignements sur le bénéficiaire pour vérifier que le nouveau NAS du bénéficiaire est associé au régime type. Il faut transmettre une nouvelle demande de BEC avec le nouveau NAS pour continuer à recevoir le BEC.

F.13.1. BEC

Raison de refus C : La demande de BEC n’est plus active dans le système du PCEE.

Résolution : Il convient de transmettre une nouvelle demande de BEC pour que les versements du BEC recommencent. La reprise des versements du BEC dépendra également du respect d’autres règles administratives, telles que celles relatives au revenu et à l’âge du bénéficiaire.

F.14.1. SCEE de base

Raison de refus D : Il y a un problème avec la date de la transaction relative à la cotisation. La transaction qui demande une SCEE de base dépasse de 3 ans la date qui figure dans l’enregistrement d’en-tête (001) du fichier de transaction transmis.

Résolution : Aucune

Explication : Le promoteur doit traiter avec succès les demandes de SCEE de bases effectuées dans le système du PCEE dans un délai de 3 ans. Les transactions transmises au-delà de 3 ans seront traitées, mais les demandes de subvention seront refusées.

F.14.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus D : Il y a un problème avec la date de la transaction relative à la cotisation. La transaction qui demande une SCEE supplémentaire dépasse de 3 ans la date qui figure dans l’enregistrement d’en-tête (001) du fichier de transaction transmis.

Résolution : Aucune

Explication : Le promoteur doit traiter avec succès les demandes de SCEE supplémentaires effectuées dans le système du PCEE dans un délai de 3 ans. Les transactions transmises au-delà de 3 ans seront traitées, mais les demandes de subvention seront refusées.

F.14.3. BEC

Raison de refus D : Il y a un problème avec la date de la transaction relative à la demande du BEC. La transaction qui demande le BEC dépasse de 3 ans la date qui figure dans l’enregistrement d’en-tête (001) du fichier de transaction transmis.

Résolution : Le promoteur doit transmettre une autre demande de BEC pour le bénéficiaire. Il doit utiliser une date de transaction qui est inférieure à 3 ans de la date de transmission du fichier.

Explication : Le promoteur doit traiter avec succès les demandes de BEC dans le système du PCEE dans un délai de 3 ans. Les transactions transmises au-delà de 3 ans seront traitées, mais les demandes de bon seront refusées.

F.14.4. SEEEFCB

Raison de refus D : Il y a un problème avec la date de la transaction relative à la demande de SEEEFCB. La transaction qui demande la SEEEFCB dépasse de 3 ans la date qui figure dans l’enregistrement d’en-tête (001) du fichier de transaction transmis.

Résolution : Aucune

Explication : Le promoteur doit réussir à traiter les demandes de SEEEFCB dans le système du PCEE dans les 3 ans alloués. Les transactions transmises au-delà de ce délai seront traitées, mais les demandes de subvention seront refusées.

F.15.1. SCEE de base

Raison de refus E : Le bénéficiaire a reçu le montant cumulatif maximal admissible de la SCEE (SCEE de base et SCEE supplémentaire combinée) qui s’établit à 7 200 $.

Résolution : Aucune, car le bénéficiaire a reçu toutes les subventions auxquelles il avait droit, soit un maximum de 7 200 $.

F.15.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus E : Le bénéficiaire a reçu le montant cumulatif maximal admissible de la SCEE (SCEE de base et SCEE supplémentaire combinée) qui s’établit à 7 200 $.

Résolution : Aucune, car le bénéficiaire a reçu toutes les subventions auxquelles il avait droit, soit un maximum de 7 200 $.

F.15.3. BEC

Raison de refus E : Le bénéficiaire a reçu le montant cumulatif maximal admissible du BEC calculé en fonction du nombre d’années de prestation auxquelles il avait droit, à concurrence de 2 000 $.

Résolution : Aucune, car le bénéficiaire a reçu l’intégralité du montant du BEC auquel il avait droit.

F.15.4. SEEEFCB

Raison de refus E : Le bénéficiaire a reçu le montant cumulatif maximal admissible de 1 200 $.

Résolution : Aucune, car le bénéficiaire a reçu la totalité de la subvention à laquelle il avait droit, soit un maximum de 1 200 $.

F.16.1. SCEE supplémentaire

Raison de refus F : Le bénéficiaire désigné pour la cotisation demandant la SCEE supplémentaire est entaché. Un bénéficiaire est entaché parce qu’il y a eu remboursement de subvention dans le cadre d’un contrat auquel il était associé et dont :

• la date de transaction était le 22 mars 2004 ou après;
• la raison du remboursement étant retrait de cotisation; et
• le montant de subvention étant supérieur à 0.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur pour déterminer s’il a déjà retiré des cotisations d’un REEE. Dans ce cas, c’est ce qui peut avoir mené à désigner le bénéficiaire comme étant entaché.

F.17.1. SCEE supplémentaire

Raison de refus G : Une transaction relative à la cotisation demandant une SCEE supplémentaire comporte une date de transaction qui est antérieure au 1er janvier 2005.

Résolution : La SCEE supplémentaire n’est versée qu’aux transactions relatives à la cotisation datées du 1er janvier 2005 ou après. Il peut arriver que le promoteur ait fait une erreur dans la date de la transaction relative à la cotisation. Dans ce cas, il convient d’annuler la transaction relative à la cotisation précédente et d’en transmettre une nouvelle avec une bonne date de transaction.

F.18.1. SCEE supplémentaire

Raison de refus H : Au moins un des champs suivants ne contient pas de valeur :

• NAS;
• nom de famille;
• prénom; et
• type de responsable/conjoint.

Résolution : Pour bénéficier de la SCEE supplémentaire, les champs NAS, prénom, nom de famille et type de responsable/conjoint doivent comporter des valeurs. Si l’une de ces valeurs est absente, il convient d’utiliser une transaction relative aux renseignements sur le responsable/conjoint qui est à jour pour ajouter cette information manquante. Il est aussi possible d’annuler la transaction relative à la cotisation et d’en transmettre une nouvelle avec l’information manquante.

F.19.1. SCEE supplémentaire

Raison de refus I : Le NAS du particulier responsable/conjoint n’est pas valide du point de vue numérique. EDSC utilise une formule mathématique pour déterminer la validité de la composition du NAS.

Résolution : Il convient de vérifier que le NAS du particulier responsable/conjoint comporte bien 9 chiffres. Le cas échéant, il convient de communiquer avec le souscripteur pour l’informer que le NAS du particulier responsable/conjoint qu’il a fourni n’est pas valide. S’il fournit le nouveau NAS du particulier responsable/conjoint, il convient de modifier l’information. Pour ce faire, se servir d’une transaction relative aux renseignements sur le responsable/conjoint pour modifier l’information ou annuler la transaction relative à la cotisation et en transmettre une nouvelle avec l’information à jour.

F.20.1. SCEE supplémentaire

Raison de refus J : Le contrat n’est pas désigné comme individuel ou frère et sœur seulement.

Résolution : Pour recevoir une SCEE supplémentaire, le contrat déclaré au moment de la transaction relative à la cotisation doit avoir l’indicateur individuel ou frère et sœur seulement règle à « Oui » dans le système du PCEE. Pour placer l’indicateur à « Oui », il convient de transmettre une transaction relative aux renseignements sur le contrat en réglant l’indicateur individuel ou frère et sœur seulement à « Oui ». Il convient d’annuler ensuite la transaction précédemment refusée et de la transmettre de nouveau afin de recevoir la SCEE supplémentaire.

F.20.2. BEC

Raison de refus J : Le contrat n’est pas désigné comme individuel ou frère et sœur seulement.

Résolution : Depuis le traitement de la dernière transaction relative à la demande de BEC, le contrat déclaré au moment de la transaction a été modifié et l’indicateur individuel ou frère et sœur seulement a été réglé à « Non » dans le système du PCEE. Le promoteur devrait vérifier que le contrat n’est pas un contrat individuel ou frère et sœur seulement.

F.21.1. SCEE supplémentaire

Raison de refus L : L’ARC ne parvient pas à trouver les renseignements sur le NAS du particulier responsable/conjoint ou le NE de l’organisme qui a été fourni au moment de la transaction relative à la cotisation demandant une SCEE supplémentaire.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur. Informer celui-ci que le NAS du particulier responsable/conjoint ou le NE de l’organisme déclaré au moment de la transaction relative à la cotisation ne correspond pas à l’information dont dispose l’ARC dans ses fichiers. Il convient de confirmer avec le souscripteur les bons renseignements sur le responsable/conjoint. Ensuite, si requis, utiliser une transaction relative aux renseignements sur le responsable/conjoint mise à jour afin de modifier les renseignements sur le responsable/conjoint. Il est aussi possible d’annuler la transaction relative à la cotisation et d’en transmettre une nouvelle avec les renseignements à jour sur le responsable/conjoint. Il est important de noter que cette raison de refus s’applique seulement pour une demande de BEC pour les bénéficiaires de moins de 18 ans.

F.21.2. BEC

Raison de refus L : L’ARC ne parvient pas à trouver le NAS du particulier responsable/conjoint ou le NE de l’organisme déclaré au moment de la demande de BEC.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur. Informer celui-ci que le NAS du particulier responsable/conjoint ou le NE de l’organisme déclaré au moment de la demande de BEC ne correspond à aucun NAS de particulier responsable/conjoint ou à aucun NE d’organisme dont dispose l’ARC dans ses fichiers. Il convient de transmettre une nouvelle demande de BEC après avoir obtenu les bons renseignements sur le responsable/conjoint.

F.22.1. SCEE supplémentaire

Raison de refus M : Selon l’ARC, le responsable déclaré au moment de la transaction relative à la cotisation, ou le responsable lié au conjoint indiqué au moment de la transaction relative à la cotisation demandant une SCEE supplémentaire ne correspond pas au responsable désigné pour le bénéficiaire durant le mois et l’année où a eu lieu la transaction.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur. Informer celui-ci que, selon l’ARC, le responsable déclaré au moment de la transaction relative à la cotisation n’a pas la garde du bénéficiaire au cours du mois et de l’année où a eu lieu la transaction. Le responsable est alors tenu de communiquer avec l’ARC pour vérifier l’information figurant au dossier. En cas d’obtention de nouveaux renseignements sur le responsable/conjoint, il convient d’utiliser une transaction relative aux renseignements sur le responsable/conjoint (511–12) mise à jour pour modifier les renseignements sur le responsable/conjoint. Il est aussi possible d’annuler la transaction relative à la cotisation et d’en transmettre une nouvelle avec les renseignements à jour sur le responsable/conjoint.

F.22.2. BEC

Raison de refus M : Le responsable indiqué sur la demande de BEC ou le responsable lié au conjoint indiqué sur la demande de BEC ne correspond pas au responsable désigné pour le bénéficiaire au cours de tous les mois à partir de la date de la transaction relative à la demande de BEC jusqu’à la fin de l’année de prestation au cours de la période en question.

Résolution : Communiquez avec le souscripteur. Informer celui-ci que, selon l’ARC, le responsable indiqué sur la demande de BEC n’a pas la garde du bénéficiaire pour lequel on présente une demande. Le responsable est alors tenu de communiquer avec l’ARC pour vérifier les renseignements figurant au dossier. Le cas échéant, il convient de transmettre de nouveau la demande de BEC. En cas d’obtention de nouveaux renseignements sur le responsable/conjoint, transmettre une nouvelle demande de BEC. Il est important de noter que cette raison de refus s’applique seulement pour une demande de BEC pour les bénéficiaires de moins de 18 ans.

F.23.1. SCEE de base

Raison de refus N : Le RAS indique que le NAS qui figure sur la transaction relative à la cotisation demandant une SCEE est « inutilisable ».

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur. Vérifier avec lui le statut du NAS du bénéficiaire. Si ce NAS a été annulé et qu’un nouveau NAS a été émis, il convient de transmettre une transaction relative aux renseignements sur le bénéficiaire. Cela permettra d’associer le nouveau NAS du bénéficiaire au régime type. Une fois cette opération effectuée, il convient d’annuler l’ancienne transaction relative à la cotisation et d’en transmettre une nouvelle avec le nouveau NAS.

F.23.2. SCEE supplémentaire

Raison de refus N : Le RAS indique que le NAS qui figure sur la transaction relative à la cotisation demandant une SCEE supplémentaire est « inutilisable ».

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur. Vérifier avec lui le statut du NAS du bénéficiaire. Si ce NAS a été annulé et qu’un nouveau NAS a été émis, il convient de transmettre une transaction relative aux renseignements sur le bénéficiaire, cela permettra d’associer le nouveau NAS du bénéficiaire au régime type. Une fois cette opération effectuée, il convient d’annuler l’ancienne transaction relative à la cotisation et d’en transmettre une nouvelle avec le nouveau NAS.

F.23.3. BEC

Raison de refus N : Le RAS indique que le NAS qui figure sur la demande de BEC est « inutilisable ».

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur. Vérifier avec lui le statut du NAS du bénéficiaire. Si ce NAS a été annulé et qu’un nouveau NAS a été émis, il convient de transmettre une transaction relative aux renseignements sur le bénéficiaire. Cela permettra d’associer le nouveau NAS du bénéficiaire au régime type. Une fois cette opération effectuée, il convient de transmettre une nouvelle demande de BEC.

F.23.4. SEEEFCB

Raison de refus N : Le RAS indique que le NAS qui figure sur la transaction relative à la cotisation demandant une SEEEFCB est « inutilisable ».

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur. Vérifier avec lui l’état du NAS du bénéficiaire. Si le NAS a été annulé et qu’un nouveau NAS a été attribué, il convient de transmettre une transaction relative aux renseignements sur le bénéficiaire. Cela permettra d’associer le nouveau NAS du bénéficiaire au régime type. Une fois cette opération effectuée, transmettre une nouvelle transaction relative à la demande de SEEEFCB pour cette cotisation.

F.24.1. SCEE supplémentaire

Raison de refus P : Le conjoint déclaré au moment de la cotisation n’est pas dans une relation active avec le responsable au moment de la transaction relative à la cotisation, selon la date de cette transaction.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur. Informez-le que, selon l’ARC, le conjoint déclaré au moment de la cotisation n’est pas dans une relation active avec le responsable au moment de la transaction relative à la cotisation. Le responsable est alors tenu de communiquer avec l’ARC pour vérifier l’information figurant au dossier. En cas d’obtention de nouveaux renseignements sur le responsable/conjoint, il convient d’envoyer l’information en utilisant :

• une transaction relative aux renseignements sur le responsable/conjoint (511-12) mise à jour pour modifier les renseignements sur le responsable/conjoint; ou
• l’annulation de la transaction relative à la cotisation et la transmission d’une nouvelle avec les renseignements à jour sur le responsable/conjoint.

F.24.2. BEC

Raison de refus P : Le conjoint indiqué sur la demande de BEC n’est pas dans une relation active avec le responsable au moment de la demande de BEC, selon la date de la transaction relative à cette demande.

Résolution : Il convient de communiquer avec le souscripteur. Informez le que, selon l’ARC, le conjoint indiqué sur la demande de BEC n’est pas dans une relation active avec le responsable au moment de la demande de BEC. Le responsable est alors tenu de communiquer avec l’ARC pour vérifier l’information figurant au dossier. Le cas échéant, il convient de transmettre de nouveau la demande de BEC. En cas d’obtention de nouveaux renseignements sur le responsable/conjoint, transmettre une nouvelle demande de BEC.